医药连锁配送中心管理制度样本.doc

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曹县同福堂医药连锁配送中心管理制度

第一章   总 则
配送中心是公司配送各种物资及物资管理的重要场所。它的主要任务是: 保管好库存物资, 做到数量准确, 质量完好, 确保安全, 收发迅速, 降低费用, 加速资金周转。
为了保障配送中心货品保管安全、 提高仓库工作效率和物流对接规范, 制定本管理制度, 确保本公司的物资储运安全。

第二章   适用范围
一、 针对配送中心仓库。
二、 使用于配送中心所有员工。

第三章 岗位设置与职责
一、 配送中心包括采购部、 仓储部、 财务部等; 设经理、 采购员、 仓库管理员、 财务人员、 看库工等岗位; 固定编制8人, 节假繁忙时节可增编2名钟点工。
二、 配送中心经理负责中心的全面管理, 公司物资采购计划汇总及实施、 供应商的开发与管理、 物资的储备与保管、 配送与运输、 安全与防范、 部门之间的协调等工作, 保证按时、 按量供应质优、 价美的物品给各分店部门。
三、 采购员负责按申购计划及时采购各种物资, 并对所有采购物资的质量及其安全性、 可靠性负责, 及时了解和反馈市场行情, 做到保质、 比价、 择优、 安全、 及时。
四、 仓库管理员负责物料的收单、 收料、 检验、 入库、 发料、 退料、 储存、 防护等工作, 对所收发、 保管的物品数量和质量负责, 执行5S规范, 做到分区储货、 存量合理、 账物相符、 日清日结。
五、 仓库看管工负责夜间仓库安全。
六、 财务部作为业务监督部门, 负责定期盘点、 核查配送中心的货物流转与储存情况, 并主导资金收付的处理。

第三章   作业行为规范
一、 严格遵守公司和部门各项规章制度: 
1、 自觉遵守公司的《员工手册》及本部门的规章制度, 服从领导, 强调守时和效率, 主动工作, 服务好一线部门。
2、 仓库人员申购汇总收单要全面及时、 分门别类、 做好与各部门的沟通, 根据库存量对申购单进行分解处理, 拟定合理的采购与配送计划, 并将采购计划及时上报。
3、 采购人员根据采购计划及时采购, 坚持货比三家、 质量保证、 安全可靠、 价格合理的采购原则; 对长期定量的采购项目, 寻找具备相应资质的供应商合作。
4、 非配送中心员工不得进入仓库, 因工作需要的经请示中心经理同意后, 在仓管员的陪同下方可进入仓库, 任何进入仓库的人员必须遵守仓库管理制度。
5、 所有人员进出仓库时必须自觉配合仓管员的检查。
6、 严禁在仓库和配货区内吸烟, 严禁在库区内吃东西, 违者依照《员工手册》相关条款处罚。
7、 严禁员工向供应商索要任何回扣、 赠品、 商品。
8、 服从上级的工作安排, 并按时保质保量完成上级交待的任务。
 二、 严格执行仓库的货物保管制度:
1、 严格按照”5S”( 整理、 整顿、 清扫、 安全、 清洁) 的标准要求, 规范仓库货物管理 。
2、 仓管员、 看库工必须全面掌握仓库所有货物的贮存环境、 分区、 堆层、 搬运等注意事项, 以及货品配置配套( 包括礼品等) 、 性能和一些故障及排除方法。
3、 仓管员对所有入库货物的质量进行严格检查和控制。
4、 贮存在仓库的货物, 按照货物的品类、 品牌、 型号、 规格等分区归类, 整洁摆放, 在货架、 货板上作相应的标识, 并制作一个《仓库货物摆放平面图》, 张贴于仓库入口处。
5、 同品的货物, 不同批次入库要分开摆放, 发货时要按照”先进先出”的顺序原则出库。
6、 严格遵照货物对仓库的贮存环境要求( 如: 温、 湿度等) 进行贮存保管, 定时对货物进行清洁和整理, 注意冷库、 中药库、 阴凉库等关键部位。
7、 保证仓库环境卫生、 过道畅通、 空气清新, 并做好防火、 防潮、 防盗等安全防范的工作, 学会使用灭火器等工具, 每天下班前必须检查各种电器电源等安全情况。
8、 仓管员按照财务部的要求及时地记录好所有货物进出仓的账目情况, 每天做好盘点对数工作, 保证账目和实物一致。
9、 仓管员、 看库工不得挪用、 转送仓库内的任何物品, 其它人员需要到仓库借用货物的, 必须经过本中心负责人在借条上批准后才能让其借走。
10、 仓库、 配货区、 包装耗材及其它贵重物品的专柜、 专库锁匙由中心负责人和仓管员专人保管, 不得转借、 转交她人保管和使用, 更不得随意配制。
 三、 严格执行货物进出仓库规程: 
1、 严格执行仓库的货物进出仓的运作流程, 确保仓库区域货物的贮存安全。
2、 采购人员协同仓管员按出库单、 派车单等对单作业, 逐一配货。
3、 仓管员在接到入库通知时, 按照入库单与采购员、 送货员做好货物清点交接工作, 并在入库单、 送货单上签字确认, 中心经理核查。
4、 仓管员在接到出库通知时, 按照出库单与配送员做好货物清点交接工作, 并要求司机/配送员在出库单上签字确认; 配送到分店等的配送单据, 必须有分店等收货负责人的确认签收单交回仓库。
5、 仓管员、 配送员必须按照进出仓流程做好各项交接工作。 

第四章    物品的申购、 采购、 验收及退换

一、 申购下单:
1、 各分店出品部所需货品于当天晚上下班前分类做出次日的申购计划表, 店长批准; 将申购单分类录入电脑系统并确认上传成功后, 发微信知会配送中心。
２、 固定资产类设备的申购, 统一由各申购单位向公司经理书面申购, 再由总经理审批后交采购部采购。
3、 特殊情况需临时追加采购的, 各店申购人员要在每天上午9:00之前向采购部补单申购, 以免造成采购与配送的延误和混乱; 各单位要尽力减少计划外申购, 若经常追加的要追究申购人的责任。
4、 特殊产品、 新产品或系统无品名的材料可用电话微信下单; 电脑系统故障时全部改为电话微信下单。
二、 采 购:
１、 采购部负责公司货品的采购工作, 其它部门无权直接进行常规采购。
２、 采购部接到接受申购指令后, 必须分轻重缓急, 按规定时间及时分单给各分管采购员或已签约供应商及时购进, 否则影响申购部门正常运作的, 责任由采购部负责; 无论是采购员自购, 还是让供货商供货, 务必遵循”货比三家、 价比三家”的原则, 充分利用买方优势, 力求物美价廉。
３、 畅销品类的采购作业在总数量方面按申购单±20%以内进行, 严禁超量, 以免造成积货; 品种能够根据市场的变化灵活处理, 但保持类型相近; 药品质量一定要求新鲜适销, 对质量不合格的, 采购人员要负直接责任。
４、 配送中心经理负责接收各分店下单、 总仓分单工作及与所有供应商的往来业务, 可授权仓管员负责部分日常作业; 采购员负责本市原材料及零星采购任务; 外地采购任务由中心经理布置, 其接货工作由配送员负责; 采购员要注意＂存量警示、 销量警示”, 不要无视库存情况。
三、 收货与检验:
1、 所有货物均须在配送中心( 或指定分店) 集中验收, 验收后检验人员要及时在送货单( 或市场小票) 上签字确认, 回交配送中心。具体安排如下:
货物来源
品质验收员
审 核 员
物流提货
仓管员/配送员
采购员
供应商送货
仓管员
采购员
3、 原则上当天收货的物料需要当天处理完毕, 进行入库信息的统计, 点数入库、 填数入账。  
4、 仓管员必须严格按照规定对每一个入库单的入库物料进行数量确认, 发现异常情况要追查原因, 及时处理( 有缺料的, 有破损的不能登帐入库; 如已登帐入库需要开”退货通知单”扣除等同入库数量) 。 
7、 中心经理、 仓管员、 各分店店长是各类物品的质量检验员, 行使对相应申购物品的质量检验权力, 承担相应责任; 特殊原因需由其它人员检验收货的, 由相关责任人授权并承担责任。
  四、 退换货:
1、 中心总仓、 各申购使用单位对货不对板、 质量不符的物品均可退换货。
2、 属于货不对板、 质量不好或严重超量而影响正常销售或使用的药材及物品, 要即时通报配送中心经理, 再进行换货或退货处理
3、 由各部门检验人员书面注明退换货理由, 连同所列物品退回配送中心, 配送中心再与相关供应商或采购人员交涉, 及时妥善处理。
4、 退换货品应尽量保持收货时的原状, 不要出现人为损坏现象, 以便配送中心的后续处理。
5、 属于本部门内部管理不善造成的不合格货品, 或由于延误时间造成变质的货品不予退换, 且要追究当事人的责任。
4、 仓管员对退仓货品必须当日次分拣归类, 即残次品、 即期品、 正品等, 登记入账, 及时退换处理。

第五章 物品配送

一、 所有物品以配送中心为主要集结地, 按计划分车次循环配送, 配送员定时送达到各店后, 再由各店长、 店务助理等检验人员确认货品的品质与数量。
二、 配送货品包装分门别类做好标识, 对单装车, 分区摆放, 单随货走; 送货单必须有品名、 规格、 单价、 数量等项目。
三、 配送员/司机要主导卸货, 验货完毕之后, 收回已经被确认的送货单一联, 装入专用文件袋带回; 所有单据收货送货人员均须签字确认, 以备考核。
四、 配送车辆配备周转箱、 戒刀、 封箱胶带、 行车记录本等工具, 以方便验收作业, 工具由配送员保管, 遗失赔偿。
五、 原则中心采购人员、 签约供应商不得直接押货到店, 接触各店验收人员。

第六章   单据传递
一、 各单位常规表单由财务部统一编制, 以公司”药天下管理系统”为常规传递通道, 汇总至配送中心及财务部; 系统出现故障时, 改为纸质; 固定资产采购采用纸质表单。
二、 所有有关财物的单据, 必须有经手人确认签字。所有单据流程由财务部规定相关流程。
三、 数据与单据关系到货款支付和成本核算, 各分店一定要有专人负责管理, 并做好成本登记, 以便内部核算, 同时要及时提交财务部记账。

第七章    盘点管理
   一、 盘点时间: 分为定期和不定期。
1、 定期盘点: 每月最后一天, 由财务部主导, 配送中心人员配合。
2、 不定期盘点: 由仓储部牵头, 协同配送中心不定时对某品牌、 某单品进行抽查。 
3、 盘点过程中发现异常问题及时反馈处理, 处理时限不超过24小时。
4、 盘点时需保证盘点数量的准确性和公正性, 弄虚作假, 不按盘点作业流程作业等要追究相关责任人责任。 
5、 盘点初盘、 复盘责任人均需签名确认, 并对结果负责。 
二、 帐物不符处理 :
库存物料发现帐物不符时需要查明原因, 追踪溯源, 再根据责任轻重进行处理, 处理分为按规定扣分罚款、 承担直接经济损失、 报案等。
三、 物品报废处理:
1、 对即期品、 过期品要按照规范标准迅速处理, 报中心经理审定。
2、 对确认的报废物品由仓管人员填写《报损单》交于经理确认, 并经财务部审核后, 仓管人员根据《报损单》将过期报废产品的规格、 数量清点清楚, 方可报废处理。

第八章   其 它
一、 依据公司《奖惩条例》, 对执行本制度的优秀者予以奖励, 对执行本制度的失误者予以处罚, 每月由公司经理据实考核及处理。
二、 本制度自 9月1日起执行, 原有的相关规定与本制度相抵触时, 则以本制度为准, 原有的相关规定同时废止。
三、 公司行政部对本制度具有解释权和修订权。