制造企业ERP标准业务样本.doc

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XX
制
造
企
业
ERP
标
准
业
务
流
程
图

（一） 销售合同管理流程:
业务编号
SA-001
业务名称
销售合同管理
流程适用范围
所有的销售业务必须以审核后的合同签审单作为业务起点
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售助理
销售订单增加、 审核
录入、 审核、 关闭
总调室
存货目录、 产品结构
录入、 审核
财务项目核算员
项目目录
录入

相关部门或岗位
销售业务员
销售助理
总调室调度人员
财务项目核算员

具体工作流程
客户签订销售合同
产品是否存在
录入销售订单
增加存货档案、 产品结构
增加项目目录
存货项目增加

存货、 产品结构增加申请

审核销售订单
发货

物料需求

关闭销售订单

描

述

1、 销售部门销售业务员签订销售合同( 参见公司合同审批流程) 。所有的销售订单必须填写销售合同审批单( 见表: PR-SA-01) ,进行各部门审批。总调室调度人员在接到销售合同审批单后, 根据订单内容、 存货情况、 产品技术设计情况在【物料需求计划】模块增加存货档案并建立相关的产品结构; 根据销售合同审批单上总调室增加的存货档案、 产品结构情况财务部门项目核算人员在【总账】模块增加成本对象项目的项目目录;
2、 销售助理根据审批后的销售合同审批单在【销售管理】模块中录入销售订单( 见表: PR-SA--02) , 录入完毕后检查无误后, 销售助理在【销售管理】模块对销售订单进行审核;
3、 财务部门项目核算人员根据销售合同审批单在【总账】模块增加成本对象项目的项目目录, 以便进行项目的统计核算;
4、 总调室调度人员根据审核后的销售订单在【物料需求计划】模块安排生产计划及采购计划; 产品生产完毕后, 总调室调度人员根据销售订单预发货日期进行组织发货。

操作要点:
1、 销售类型( 按照产品项) 分为五种: 车体改装销售
机加产品销售
多媒体商品销售
材料销售
系统集成销售

重点提示: 根据销售统计和核算的需要, 在销售订单的表头栏目内必须选择对应的销售类型, 从以上五种分类中进行选择。

2、 销售业务类型( 按照结算情况界定) 为三种:
u 普通销售业务: 无论赊销、 现销, 当月完成发货后( 含多次发货) 当月结算完毕( 含多次结算) 的销售业务, 在增加销售订单时选择业务类型为普通销售业务。具体操作见普通销售业务处理流程
u 分期收款业务: 当月完成发货后( 含多次发货) , 需分次、 跨月进行结算、 开发票, 分批结转收入成本的销售业务, 在增加销售订单时选择业务类型为: 分期收款。具体操作见分期收款业务处理流程。
u 直运销售: 销售的商品不经过公司库房, 直接将商品从供应商处发送到客户方的销售业务( 例如: 商品代购业务) , 在增加销售订单时选择业务类型为: 直运销售。具体操作见直运销售业务处理流程。

重点提示: 根据销售统计和核算的需要, 在销售订单的表头栏目内必须选择对应的业务类型, 从以上三种分类中进行选择。因为三种业务的核算处理方式不同, 因此在增加销售订单时一定要区分清楚。

( 二) 普通销售流程:
编号: PR-SA-002
业务编号
SA-002
业务名称
普通销售业务
流程适用范围
无论赊销、 现销, 当月完成发货后( 含多次发货) 当月结算完毕( 含多次结算) 的销售业务
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售助理
销售管理模块中录入销售订单、 销售开票通知
录入、 审核、 复核
总调室调度人员
销售管理模块中录入发货单
增加、 审核
库房记账人员
库存管理模块中销售出库审核确认
审核
材料成本会计
存货核算模块中记账、 制单
记账、 制单
应收往来会计
应收账款模块中结转收入、 应收往来核算
审核、 核销、 制单

相关部门或岗位
客户
销售助理
总调室调度人员
库房记账员
材料成本会计/往来会计

具体工作流程
收货

合同签定, 相关项目及存货目录已增加完毕。

复核

现结
收款
销售发票通知

审核销售订单

填写销售订单

参照销售订单生成发货通知单

审核出库
销售出库单

收款单制单

应收账款
结转销售成本

流

程

描

述

1、 销售业务员与客户签订销售合同, 销售助理依据签审完毕的销售合同审批单在【销售管理】模块录入销售订单并审核。
2、 产品生产完毕完工入库后, 总调室调度人员在【销售管理】模块根据销售订单生成销售发货通知单( 见表: PR-SA-03) ;
3、 销售助理根据客户开票需求,查询销售发货通知单审核状态, 对已审核的销售发货通知单在【销售管理】模块中根据销售发货通知单生成销售开票通知单( 见表: PR-SA-04) ,进行复核处理;
4、 财务往来会计根据销售助理复核后的销售开票通知单, 手工开具销售专用发票、 销售普通发票, 并在【应收账款】模块中对销售开票通知单进行审核处理, 形成应收账款往来;
5、 【销售管理】模块中审核后的销售发货单通知单自动传递到【库存管理】模块生成销售出库单。实物出库后, 库房记账人员根据将销售出库单( 见表: PR-SA-05) ( 一式三联, 库房保管人员、 库房留存、 材料成本会计) 进行打印留存, 在【库存管理】模块对销售出库单进行审核, 材料成本会计在【存货核算】模块对销售出库单进行单据记账, 系统自动结转销售出库成本, 材料成本会计进行制单生成销售成本结转凭证。

操作要点:
1、 销售发货分三种情况:
机加产品发货: 由总调室调度人员先发组装通知到机加工程部, 机加工程部从仓库领取散件进行组装。组装完成后, 凭总调室调度人员下达的销售发货通知单由机加工程部发货。总调室调度人员在【销售管理】模块根据销售订单生成销售发货通知单, 进行打印, 一式六联［财务部、 总调室、 销售部、 机加工程部、 客户( 代出门证) ］, 分别由财务部确定是否已经收款; 由机加车间工程部进行发货, 实物出库后, 机加车间工程部在销售发货通知单上进行签字确认; 销售发货通知单回执给销售部门作为索要欠款的依据; 给客户作为出门依据。总调室调度人员依据经各部门签字确认后回执的销售发货通知单, 在【销售管理】模块中对销售发货通知单进行审核;

车体改装、 系统集成设备产品发货: 车体改装项目、 系统集成产品完工后, 总调室调度人员在【销售管理】模块根据销售订单生成销售发货通知单, 进行打印, 一式五联［财务部、 总调室、 销售部、 客户( 代出门证) 、 生产车间］, 由财务部确定是否已经收款; 总调室进行通知发货, 在销售发货通知单上进行签字确认; 销售发货通知单回执给销售部门作为索要欠款的依据; 给客户作为出门依据。总调室调度人员依据经各部门签字确认后回执的销售发货通知单, 在【销售管理】模块中对销售发货通知单进行审核;

材料、 商品销售发货: 总调室调度人员在【销售管理】模块根据销售订单生成销售发货通知单, 进行打印［一式五联, 财务部、 总调室、 销售部、 客户、 库房保管］, 由财务部确定是否已经收款; 总调室通知库房保管人员发货出库, 实物出库后, 库房保管人员在销售发货通知单上进行签字确认; 销售发货通知单回执给销售部门作为索要欠款的依据; 给客户作为出门依据。总调室调度人员依据经各部门签字确认后回执的销售发货通知单, 在【销售管理】模块中对销售发货通知单进行审核;
2、 在填制销售发货通知单时, 对于销售类型为车体改装的业务单据, 需要在销售发货通知单
表体录入对应成本对象项目( 合同号) 。

重点提示:
销售部不进行收款结算, 所有的开票通知无论是否收款, 销售部门都直接在【销售管理】模块内进行复核处理, 系统将自动转入应收管理模块( 挂应收账款) , 由财务部根据收款情况在应收账款模块依据财务收款流程进行结算处理。
对于客户不要发票的销售业务, 销售部也需要在【销售管理】模块中做开票通知处理

普通销售业务财务核算处理:
业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单据
销售发货 销售发货通知单进行审核 借: 产品销售成本---二级科目 发货通知单
商品销售成本---二级科目
贷: 库存商品

销售开票 销售开票通知进行复核, 借: 应收账款---xx客户 开票通知单
应收账款进行审核。 贷: 产品销售收入---二级科目
商品销售收入---二级科目
应交税金---应交增值税---销项

( 三) 、 分期收款销售业务:
编号: PR-SA-003
业务编号
SA-003
业务名称
分期收款销售业务
业务流程简述
分期收款销售业务管理
流程适用范围
对于当月产品发出或跨月多次发出后, 本月不能全部结算, 需要跨月分期进行开票、 结转收入成本
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售内勤
销售订单录入、 销售开票通知
录入、 审核、 复核
总调
发货单录入
增加、 审核
库房
销售出库审核确认
审核
财务成本核算
记账、 制单
结转销售成本
财务往来
计收入账, 进行收款
结转收入、 收款

相关部门或岗位
客户
销售内勤
总调室
库房
财务

具体工作流程
合同签定, 相关项目及存货目录已增加完毕。

收货

销售发票通知

审核销售订单

填写销售订单

参照销售订单生成发货通知

审核销售出库单
销售出库单

列收入账、 开票、 收款结算
结转销售成本
发出商品账

描

述

1、 销售业务员与客户签订销售合同, 销售助理依据签审完毕的销售合同审批单在【销售管理】模块录入销售订单并审核; 销售发货和销售开票流程同普通销售业务的流程。
2、 财务材料成本会计在【存货核算】模块对分期收款销售发货单进行记账, 将发出的商品核算成本库存商品转到发出商品进行管理。
3、 客户根据约定的付款条件进行分期付款。销售助理根据实际的收到款项比例, 在【销售管理】模块分次开具销售开票通知单并进行复核处理, 通知财务部门进行开票。
4、 财务往来会计根据销售助理复核后的销售开票通知单, 手工开具销售专用发票、 销售普通发票, 完成后在【应收账款】模块中对销售开票通知单进行审核处理, 形成销售收入; 在【应收账款】模块填制收款单, 进行收款核账, 生成冲销往来账款业务。
5、 财务材料成本会计在【存货核算】模块根据销售助理开具的分期收款销售开票通知单结转对应的销售成本。

操作要点:
重点提示:
分期收款业务下销售订单的业务类型必须选择为”分期收款”
对于一次开票, 分期收款的业务不适用本范围, 而应当采用普通销售流程。
分期收款业务下销售开票通知, 必须参照销售发货通知单生成, 不允许手工或参照销售订单生成。
分期收款业务下需要根据开票金额占合同总金额比例( 用开票金额÷合同总金额) 作为开票数量。

分期收款销售业务财务核算处理:

业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单据
销售发货 分期收款发货单在存货核算模块进行 借: 发出商品 分期收款发货单
记账, 将库存商品转到发出商品账。 贷: 库存商品

销售开票 销售开票通知进行复核, 借: 应收账款---xx客户 分期收款开票通知单
应收账款进行审核。 贷: 产品销售收入---二级科目
商品销售收入---二级科目
应交税金---应交增值税---销项

结转成本 在存货核算管理系统根据分期收 借: 产品销售成本---二级科目
款开票通知单进行记账 商品销售成本---二级科目
贷: 发出商品

( 四) 、 直运销售业务
编号: PR-SA-04
业务编号
SA-004
业务名称
直运销售业务
业务流程简述
直运销售业务管理( 多媒体部门)
流程适用范围
销售的商品不经过公司库房, 直接将商品从供应商处发送到客户方的销售业务
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售内勤
销售订单录入、 销售开票通知
录入、 审核、 复核
财务往来
记收入账, 进行收款
结转收入、 收款

相关部门或岗位
客户
销售内勤
总调室
采购部
财务

具体工作流程
合同签定, 相关项目及存货目录已增加完毕。

销售发票通知
填写销售订单

审核订单

采购发票
参照销售订单生成采购订单

挂账、 开票、 收款结算
结转销售成本
采购成本
应付账款

描

述

1、 销售业务员与客户签订销售合同, 销售助理依据签审完毕的销售合同审批单在【销售管理】模块录入销售订单并审核; 对于直运的物品需要销售部门通知采购部门进行直运业务处理。
2、 采购部门根据销售订单生成采购订单, 由总调室调度人员进行审核后执行;
3、 客户货物收到后, 由销售助理在【销售管理】模块根据销售订单生成开票通知, 进行复核处理;
4、 采购部门从供应商处取得相关的采购发票, 在【采购管理】模块录入; 财务往来会计在【应付账款】模块根据采购发票进行应付账款核算处理; 财务材料成本会计在【采购管理】进行采购结算, 在【存货核算】核算采购成本;
5、 财务材料成本会计在【存货核算】模块结转直运业务销售成本。

重点提示:

直运销售业务无采购入库、 销售发货的处理过程( 多媒体商品部分业务能够使用此种处理) , 销售订单的业务类型必须选择为”直运销售”。

直运业务能够拷贝直运销售订单直接生成直运采购订单, 采购订单的类型为”直运采购”

直运销售业务财务核算处理:

业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单据
销售完成 直运销售发票进行复核处理 借: 应收账款---xx客户 开票通知单
应收账款进行审核。 贷: 产品销售收入---二级科目
商品销售收入---二级科目
应交税金---应交增值税---销项

结转直运 在存货核算管理系统根据 借: 库存商品 采购发票
采购成本 采购发票记账 应交税金—应交增值税—进项
贷: 应付账款

结转销售 在存货核算模块对直运 借: 商品销售成本
成本 销售发票进行记账 贷: 库存商品

( 五) 、 销售退货业务:
编号: PR-SA-05
业务编号
SA-005
业务名称
销售退货业务
业务流程简述
销售退货业务处理
流程适用范围
销售退货业务处理流程
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售助理
销售订单、 销售退货
录入
总调
退货审核
增加、 审核
库房
销售出库单( 红字)
审核
财务成本核算
记账、 制单
结转退货成本
财务往来
进行冲款
往来核销

相关部门或岗位
销售助理
总调室调度人员
库 房
财务

具体操作流程

销售退货
红字销售发票货
销售发货

审核

红字销售出库

冲销收入
退货成本

描述

1、 退货业务需要严格的审批程序, 销售助理在【销售管理】模块参照原销售订单或发货通知单生成销售退货单( 见表PR-SA-06, 一式五联, 经总调、 财务、 库房) , 合同数额较大时需要总裁批准; 审批完成后, 货物退回公司后, 由销售助理对销售退货单进行审核处理。
2、 如果是已开发票的退货, 销售助理在【销售管理】模块根据销售退货单开具红字开票通知, 进行复核处理。
3、 财务往来会计在【应收账款】模块冲销客户欠款或付款; 材料成本会计在【存货核算】模块核算退货成本。

操作要点:
1、 未开票前退货:
填制退货单, 【销售管理】—【业务】—【发货】—【销售退货单】
销售退货单参照销售发货单生成, 参照发货单生成的退货单自动冲减发货单的未开票数量。开票时参照发货单即可, 开票数量为冲减后的数量。

2、 开票后退货处理:
填制退货单, 【销售管理】—【业务】—【发货】—【销售退货单】
填制红字发票, 【销售管理】—【业务】—【开票】—【红字销售普通发票】
参照原有合同录入退货单, 根据退货单开具红字销售发票, 冲原有应收账款。
对冲应收账款, 【应收账款】—【业务】—【日常处理】—【转账】--【红票对冲】财务往来会计在应收账款进行红蓝票对冲, 自动对冲开票后的退货。

3、 退货退票退款处理:
开票后的退货, 参照原有合同进行退货单录入, 根据退货单开具红字销售发票。退款时,
能够对红字销售普通发票进行现结处理, 也可在应收账款中进行付款处理。

4、 返利与换票业务
退补业务: 只是涉及销售金额的调整, 没有销售产品的出入库管理, 即在添加销售开票通知单时在表体”退补标志”选择”退补”处理。标记为”退补”标志的发货、 发票记录只会调整金额并不生成销售出库单。
Ø 对于返利的业务, 可直接根据返利额开具红字发票并标记为”退补”。
Ø 对于需要换开的发票, 可先开具与原票金额相反的发票将其冲销, 并标记为
”退补”; 然后再开具内容正确的发票, 并标记为”退补”。

销售退货业务财务核算处理:

业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单据
销售退回 红字销售发票进行复核处理 借: 应收账款---xx客户 红字开票通知单
应收账款进行审核。 贷: 产品销售收入---二级科目
商品销售收入---二级科目
应交税金---应交增值税---销项

结转销售 在存货核算模块对红字 借: 商品销售成本 退货单
退货成本 销售发票进行记账 贷: 库存商品

二、 采购部分
( 一) 采购计划
编号: PR-PU-06
业务编号
PU-001
业务名称
采购计划编制
业务流程简述
总调室根据审核确认后的销售订单、 物资需求订单, 综合考虑库存结存、 损耗率等运算因素, 进行规划生产计划, 采购计划, 进行下达生产订单。
流程适用范围
采购计划、 生产订单编制
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
车间设计员
需求录入

总调室
规划运算
录入、 审核、 记账
车间主管
审核确认

相关部门或岗位
车间设计员
销售部门
总调室
库房记账

具体工作流程
采购计划
生产订单
用料预测
车间审 批
根据工艺卡算料

销售订单
审批

采购流程
产品结构
生产计划
生产订单
MRP运算

库存现存量
安全库存量

描

述

1、 销售业务员在与客户达成协议后, 手工填写销售合同审批单进行各部门合同会审。总调室调度人员接到销售订单后, 对车体改装项目直接在【物料需求计划】中录入生产订单( 见表: PR-PU-02) , 同时给车间下达任务通知单( 见表: PR-PU-01) ( 预测项目用料) 。
2、 车体改装项目的生产是以订单生产方式, 订单确认后需由车间设计人员计算每个项目的物料需求。车体改造车间、 系统集成车间主任在接到总调室调度人员的任务通知单后, 车间设计人员计算项目生产所需的物料, 手工填制用料预测单( 见表: PR-PU-03) , 经部门经理审批后, 交总调室调度人员在【物料需求计划】模块中录入用料预测单。
3、 机加产品生产需求, 由总调度室根据库存量进行管理。总调室在【物料需求计划】系统中进行运算, 对低于库存量的产品, 总调下达生产任务, 直接在【物料需求计划】中录入生产订单。机加车间接到生产订单后, 由车间进行算料, 手工填制用料预测单, 经部门经理审批后, 交总调室调度人员在【物料需求计划】模块中录入用料预测单。
4、 生产车间日常消耗品需求统一报库房( 工具库) , 库房管理人员根据实际的库存量提出采购请购, 补充库存需要。库房管理人员手工填制请购单, 交总调室, 经总调室审核后, 由采购人员在【采购管理】模块填制采购请购单( 见表: PR-PU-04) , 直接作为采购的依据, 不参加MRP运算。
5、 总调室调度人员以车间设计人员提出的用料预测、 库房提出补库申请、 已经确认后的销售订单作为MRP需求来源, 综和考虑库存管理模块存货库存现存量、 存货安全库存量、 存货置前期、 定额损耗率等因素, 在【物料需求计划】模块进行MRP运算, 由系统进行规划展开。
6、 总调人员根据系统规划产生的采购计划( 见表: PR-PU-05) 进行适当调整, 经部门经理审核确认后, 进行打印下发采购部门进行采购; 具有自制属性的存货( 半成品、 产成品) , 系统根据提前期、 产品结构自动规划生产计划, 安排产品及其子件的生产( 车体改装部分手工规划生产任务) 。
7、 总调室调度人员根据各生产车间实际工作负荷情况, 安排生产, 在【物料需求计划】模块将生产计划进行下达生成生产订单, 进行打印后下发, 作为各生产车间完工入库、 材料领用的依据。
重点提示:
鉴于当前公司生产的产品多为项目式生产, 大部分产品没有准确的产品结构, 而系统MRP运算对产品结构的准确性和完整性要求比较严格, 否则规划产生的采购计划、 生产计划会造成成倍的放大效应造成数据规划的错误; 因此在物料需求计划的应用上先对机加产品进行辅助规划, 作为手工规划的辅助手段, 随着数据的逐步完善和准确, 能够以系统规划数据为准;
对于生产车间的紧急用料( 价值较小使用较特殊的物料) 由车间进行提出采购需求, 直接进行采购, 根据采购发票、 使用部门签字直接在财务部列项目成本费用处理。
( 二) 普通采购业务
编号: PR-PU-07
业务编号
PU-002
业务名称
采购业务
业务流程简述
普通采购业务处理
流程适用范围
适用于原材料、 委外加工( 包工包料) 、 多媒体产品的采购结算。
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
采购内勤
采购订单、 采购到货
录入
总调
订单审核
增加、 审核
库房
采购入库单
填加、
财务成本核算
记账、 制单
结转采购成本
财务往来
进行付款
往来付款

相关部门或岗位
采购员
总 调
检验
库房
财务

具体工作流程
采购发票
到货单
采购订单

审核订单
审核采购合同
采购任务

进行质检

入库单

暂估处理
入库成本
结算
付款处理

描

述

1、 总调室调度人员在【物料需求计划】模块对系统规划的采购计划进行调整, 打印后经部门经理签字确认, 在【物料需求计划】模块对采购计划进行审核, 将采购计划下发采购部门执行;
2、 采购部门根据总调室调度人员下发的采购计划, 进行对外的询价、 订货, 在【采购管理】模块参照采购计划生成采购订单; 采购订单( 见表: PR-PU-06) 经手工的合同审批手续( 具体审批流程参考公司相关采购合同管理规定) 完毕后, 由总调室调度人员在【采购管理】模块内对采购订单进行审核。
3、 供应商材料送到后, 由采购部门在【采购管理】模块中填制到货单通知单( 见表: PR-PU-07) 进行打印( 一式三联分别传递到质检部门、 库房管理人员) , 库房管理人员根据到货通知单查收货物, 并进行签字确认; 质量检验人员依据到货单通知单进行入库检验。
4、 质量检验人员对入库材料进行质量检验, 检验后填写质检单( 见表: PR-PU-08) ; 根据经确认的到货通知单和质检单, 库房记账人员在【库存管理】模块参照采购到货单生成采购入库单, ( 见表: PR-PU-09) 打印( 一式5联, 财务、 库房、 总调、 采购) , 库房管理人员点收实物后手工在采购入库单上进行签字确认, 由仓库主管在【库存管理】模块内对采购入库单进行审核, 财务材料成本会计核算采购成本。
5、 采购发票( 货物增值税专用发票、 货物普通发票、 运费发票、 港杂费) ( 见表: PR-PU-10) 收到后, 采购部门在【采购管理】模块进行录入; 所有的采购发票到齐后, 财务往来会计在【采购管理】模块进行采购结算, 核算材料入库成本, 根据采购发票在【应付账款】模块作付款或挂账处理; 如果月末未作采购结算处理, 则系统自动记录为暂估入库。

操作要点:
1、 对于所有的采购业务必须有采购订单, 对紧急采购能够先行入库领用, 再进行补入库手续的处理。
2、 对于生产车间的五金、 备件、 工具, 由各生产车间根据生产需要到库房进行领料, 库房管理人员根据实际的库存量、 及安全库存量提出采购申请, 采购后手工填制入库单, 根据库房的采购入库单和采购发票, 采购部门到财务部进行直接列账处理, 不走正常的采购流程。

重点提示:
采购结算必须所有的采购发票( 运杂费、 货物发票等) 到齐后, 财务材料成本会计才能做采购结算处理。

采购业务财务核算处理:

业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单据
采购入库 在库存管理模块录入 借: 原材料 采购入库单
未做结算 存货核算模块进行记账 贷: 应付暂估款

采购入库 在库存管理模块录入 借: 原材料 采购入库单
结算后 存货核算模块进行记账 贷: 物资采购

采购结算 采购发票在采购管理模块录入 借: 物资采购 采购发票
存货核算模块进行记账 应交税金---应交增值税—进项
贷: 应付账款

( 三) 采购退货业务流程
编号: PR-PU-08
业务编号
PU-003
业务名称
采购退货业务
业务流程简述
采购退货业务处理
流程适用范围
适用于采购物资进行采购到货检验不合格品退货、 生产过程发现不合格退货处理。
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
采购人员
采购订单、 采购到货
录入
库房
采购入库单
填加、
财务成本核算
记账、 制单
结转采购成本
财务往来
进行付款
往来付款

采购部
检验部门
库 房
财 务

具体工作流程

红字采购发票
采购退货

质检单

红字采购入库单

结算, 冲成本
冲销应付

描

述

采购退货分为入库前检验不合格退货和入库后进行退货两种情况。
1、 入库前发现检验不合格品: 由质检部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货: 如果是换货处理而且换货时间很快则能够不做处理; 如果是退货处理, 则由采购部门直接修改【采购管理】模块中到货通知单到货数量。
2、 入库后但未结算前发现不合格品: 质检部门会同库房管理人员将不合格品进行挑选, 由质检部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货, 则采购部门在【采购管理】模块录入采购退货单( 见表PR-PU-11) ( 报总调、 财务、 库房) , 实物出库后, 库房记账人员在【库存管理】模块参照采购退货单生成红字采购入库单, 库房管理人员进行签字确认后传财务、 采购、 总调; 财务材料成本会计在进行采购结算时红蓝入库单一起进行结算处理。
3、 入库后已经结算发现不合格品: 质检部门会同库房管理人员将不合格品进行挑选, 由质检部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货, 则采购部门在【采购管理】模块录入采购退货单( 报总调、 财务、 库房) , 实物出库后, 库房记账人员在【库存管理】模块参照采购退货单生成红字采购入库单, 库房管理人员进行签字确认后传财务、 采购、 总调; 采购部门收到供应商的红字发票后, 在采购管理模块根据红字采购入库单生成红字采购发票, 进行相关的账务处理; 财务材料成本会计在进行采购结算时红字采购入库单和红字采购发票一起进行结算处理; 财务往来会计依据红字采购发票在【应付账款】模块进行冲减应付款处理。

采购退货业务补充说明
业务名称
采购退货在当月
业务现状
现状: 货物已入库, 且在系统中录入了”采购入库单”及采购发票, 但当月尚未在存货核算模块中进行月末处理即未跨月。经验收后发现货物存在质量问题, 需要退货。
背景知识:
按照当前税法规定, 购买方在未付货款而且未做账务情况下, 须将原发票联和抵扣联主动退还销售方。销售方收到后, 应在该发票联和和税款抵扣联及有关的存根联、 记账联上注明”作废”字样, 作为扣减当期销项税额的凭证, 并依次粘贴在存根联后面, 下月领购专用发票时随同其它专用发标存根联一起提交税务机关核查。销货方未收到购买方退还的的专用发票前, 销售方不得扣减当期销售项税额。
处理方法
1、 未录入”采购发票”; 如果是全部退货, 可删除”采购入库单”; 如是部分退货, 可根据验收合格的数量直接修改”采购入库单”。
2、 已录入”采购发票”但未进行手工账务处理或在系统中未做结算;
如果是全部退货, 这时要分情况进行处理,
（1） 经与供应商协调可进行调换相同的货物, 且货物很快到达, 在系统中对已录入的单据不做任何处理。如果货物换货周期较长, 则将系统的采购入库单及发票删除, 并将发票退回供应商, 等货物到达验收合格后, 再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。
（2） 经协商调换不同的货物, 将系统的采购入库单及发票删除, 并将发票退回供应商, 等货物到达验收合格后, 再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。
（3） 不进行调货处理, 按照退货对待, 即将货物全部退还给供应商。则将系统的