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NC003资金集中管理解决方案

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2020年5月29日
文档仅供参考

资金集中管理方案

围绕企业生存、发展、获利的很多问题都和企业资金的管理相关,资金是企业的血液,健康的资金流对于企业的生存和发展至关重要。一直以来,资金的管理和监督都是现代企业管理的一项重要内容。
随着企业规模的不断扩大、业务管理日趋复杂,对企业资金的实时管理和监督必须要借助体现”集中管理”思想的先进手段来实现,如:数据与应用的集中监控,跨单位的审批、查询,实时预警,网上银行等。
1.企业资金管理现状分析
1.1资金管理分散,监控不力
由于企业集团的业务发展,或行政事业单位独立核算等原因,资金往往处于分散管理状态,由此带来了非常多的负面问题:
l 下级单位多头开户,集团或上级单位无法及时了解其资金状况;
l 资金账外循环,资金支出无控制,资金流向不清楚;
l 内部资金的余缺调剂不力, 闲置与短缺并存;
l 资金贷款、担保、投资无控制,筹投资不能统筹规划,财务费用高;
只有建立起资金的集中统一管理体系,才能较好的来平衡自有资金和借贷资金之间的关系”;加强对资金流动的监控;
1.2资金使用效率低,资金风险大
由于企业内、外部资金分散,管理监控不力;资金的沉淀现象严重:
l 对应收款控制程度较弱,资金回笼及坏账准备无法科学管理;
l 内部单位互相拖欠,形成三角债,陷入资金困境;
l 在资金状况良好,偿付能力较强的情况下,不能科学选择合适的时点支付各类应付款项,从而既建立企业信用,又争取到较大的现金折扣;
只有经过资金集中管理才能使资金的循环和周转顺畅、迅速,进而提高资金的使用效率;监控及时,降低资金风险;
1.3不利于规范财务管理,影响生产经营活动的正常进行
计划是管理的前提,而且企业集团中:
l 资金管理无预算,或资金预算无法落实,形同虚设;
l 资金收支没有全面合理的预测与控制,不能及时满足生产、经营需要;
l 缺乏资金管理的有效手段,影响企业财务管理工作以及对外信用度;
只有严格按照合理的资金收支计划进行财务管理,企业管理才有效果。
1.4信息失真,难以为科学决策提供依据
资金的分散管理,造成:
l 信息严重不透明、不对称、不集成,存在人为制造的信息孤岛;
l 企业各层面都截留信息,甚至提供虚假信息,使汇总信息普遍失真;
l 严重影响企业的科学决策;
将每个业务部门、每一笔业务等核算主体的资金占压成本量化,无疑将大大地增强绩效考核职能;同时由此也才能给企业的决策层领导提供更为科学的决策依据;

2.资金集中管理的关键控制点
资金集中管理从编制资金计划开始,经过对日常生产经营活动、筹资活动和投资活动的资金运做进行监督和控制,进而达到加速资金运转,降低资金风险的目的。

资金集中管理主要处理集团和分子公司间资金流入流出、内外部结算、资金预测及筹投资运作相关业务;同时管理、监控下属各单位的资金运作情况。
2.1机构和角色

逻辑角色
角色职责
部门经办或员工
根据业务需要及权限办理请款及报销手续等
主 管一、(二)…
既定权限内审批
应 收 会 计
负责处理应收款确认、收款业务及统计查询工作
应 付 会 计
负责处理应付款确认、付款业务及统计查询工作
出 纳
负责资金收付及资金日常业务
资 金 会 计
负责企业资金管理
总 账 会 计
负责各类账、证、表工作

2.2审批流、预警平台
l 对单笔资金的审批控制,根据单据发生金额及预先设定的不同级别主管的审批权限进行控制。能够经过设置多个代理人或连接多个审批流,并参照各自的审批意见由相应审批主管进行裁决;最终审批后,财务部门才能根据单据付款。审批流必须完全支持跨组织管理。

l 对资金的预算控制,配合计划预算管理对各项资金支出进行控制,控制方式可选择:超预算后严格控制,追加预算后再审批;或是超预算后另走特批流程,由具有特批权限的主管特批后办理付款。预警平台也是完全支持跨组织管理的。
2.3账户管理
账户管理是结算中心管理的重要内容,目的在于避免分子公司多头开户,降低资金风险。主要包括:内、外部账户的管理(开户、销户)、账户限额管理(最高限额、最低限额)、账户的冻结和解冻、账户的收支管理等。

2.4票据管理
票据管理包含对空白票据及业务关联票据的管理。空白票据管理主要是指对空白票据的购置、领用、报销、作废、催报等管理。如:支票的购买、领用、核销等;汇票管理;以及对票据的”自动”报销处理。

2.5存贷款管理
内部存、贷款管理和资金计息的有偿使用,使内部企业减少对外利息支出,也使资金富余企业获得利息,调动其积极性。针对资金账户、应收款、应付款等对象进行利息计算,计算与考核资金的占用成本;经过对每笔资金设定计息条件、利息率、逾期利息率,能够对每笔资金进行计息。
存款管理包括:内部企业存款取款业务,设定内部存款利率等。分子公司的富余资金存入结算中心转为企业的内部存款,获取利息收入。
贷款管理包括:企业信用分析、企业信贷额度分析、企业贷款业务处理,贷款到期报警设置、企业还贷催收等。

2.6内、外部结算管理
在内部交易发生时,能够由交易的任何一方向资金管理部门提出结算要求,如:供货方提出托收要求,或采购方提出付款申请,资金管理部门据此执行划转账业务。资金管理部门实时结转双方账户资金,经过内部结算减少了企业在途资金占用。

分子公司在对外支付款项前,必须事先向资金管理部门提出资金计划和预算,资金管理部门依据资金支付计划和预算向分子公司的账户内拨入款项,分子公司向外支付款项。而分子公司与客户发生交易后,一般由分子公司直接向客户提出收款请求,客户把款项打入分子公司收入账户;分子公司也能够向资金管理部门提出收款要求,由资金管理部门统一办理向客户托收、催款、收款等业务。
2.7银行对账(内外部)
经过定期的核对、编制银行对账单、银行存款余额调节表等避免企业内外部资金损失。

2.8资金预测和计划
为了更有效利用资金,资金管理部门依据各分子公司提出近期资金计划,进行资金的预测,可进行短期或中长期的资金预测,资金预测的结果在时间轴上顺序展开,使决策者事前及时准确把握信息,何时需要投资、何时需要融资,为筹投资管理决策提供依据。

2.9筹投资管理
在合理、有偿取得和使用资金,提高资金的利用率的管理背景下,需要加强筹资投资业务管理,资金占用成本的计算与考核。
依据资金的计划和预测,制订企业的筹投资计划。在资金短缺时及时进行筹资,而在资金富余时,进行投资,提高资金的收益能力。主要包括:筹资合同管理、筹资成本的统筹规划;投资合同管理、担保、抵押、质押等管理,

2.10资金管理决策支持
能够实时对资金的流入、流出按照收支的项目进行分析,随时查询现金流量表的情况。
经过应收、应付及收付款的集成处理,可进行短期或中长期的资金预测,从而减少资金缺口,使资金运作有序。

3.资金集中管理模式浅析
在集团企业的多种资金管理模式中,从应用范围和发展趋势上有:统收统支、拨付备用金、结算中心(收支一、二条线)、内部银行、财务公司等五种形式。其中又以前三者应用最为广泛;结算中心是许多企业当前正在实践的有效的资金管理模式;而财务公司等只是在个别国家特大型集团公司中尝试。
统收统支模式、拨付备用金模式适用于:
l 同城或相距不远的非独立核算的分支机构;分子公司除外;
l 多地点办公的单一企业(企业在各地设多个办事处);
3.1统收统支
企业指定资金管理部门(实际就是财务部门)集中管理企业资金及收付款业务,其它各部门不涉及资金收付及其它运作。一切的现金收、支都经过财务部,现金收支的批准权高度集中在经营者,或者经营者授权的代表手中。
”理想的”统收统支的方式有助于企业实现全面收支平衡,提高现金的流转效率,减少资金的沉淀,控制现金的流出。
但如果企业现金交易过多,私自多头开户,那么限于管理手段的不足,则容易产生小金库等不良现象。

3.2拨付备用金
企业所属各分支机构或子公司不独立设置财务部门,由资金管理部门(实际就是企业财务部门)按照一定的期限统拨给所属部门/机构/子公司一定数额的现金,备其使用。各部门/机构/子公司发生现金支出后,持有关凭证到集团财务部审核、报销以补足其备用金;而现金收入必须集中到企业财务部门。
l 企业各部门/机构/子公司有了一定的现金经营权,即,在企业规定的现金支出范围和支出标准之内,能够对拨付的备用金的使用行使决策权。
l 可是其支出的报销仍要经过企业财务部门的审核,现金收入必须集中到企业财务部门,超范围和超标准的开支必须经过经营者或其授权的代表批准。
l 企业统一管理各种大额资金的收支,如采购等。
l 如果企业的管理效率不高,那么资金的循序周转和使用一定程度上制约了企业的竞争力提升。

3.3结算中心
结算中心一般是由企业集团内部设立,办理内部各成员或分子公司现金收付和往来结算业务的专门机构。它是一个独立运行的职能机构。
针对当前企业集团的不同管理要求和信息手段的现状,结算中心相应有3种应用方式,即,松散型、半松散型(收支二条线)、紧密型(收支一条线)。

松散型

特点:
l 集团公司与各分子公司按现行开户规则在外部银行分别开户,集团不作限制和约定。分子公司外部账户可理解为”结算中心”为方便企业外部结算而设置的结算窗口,分子公司外部账户存款不为企业实际拥有。企业可支配的只是”结算中心”规定的日控制金额,超额或大额资金流动需严格执行逐级审批制度。分子公司在日控制金额内的支配如出现透支,”结算中心”视为分子公司贷款,计收本金、利息。
l 各分子公司在”结算中心”开设内部账户,初始余额与外部账户余额对应。”结算中心” 经过”账户档案”集中管理、严格掌控各分子公司的账户。
l 分子公司自身的所有交易均需实时反映到内部账户,内部账户余额为企业实际支配的货币资金;
l 分子公司间交易一律经过”结算中心”内部账户结转,各自对应的内部账户作增减变化,但外部账户货币资金不作流通。外部结算按业务规则正常进行;
l ”结算中心”经过资金调拨令调拨下属分子公司内部账户余额,调剂各分子公司资金余缺;定期进行核算,并进行内部利益调整。
l 如果需要在分子公司之间频繁调拨资金,则资金调拨费用较高。
应用前提:
l 分子公司位置分散,无法控制都在同一协议行开户。
l 从集团角度看,内部交易量远大于外部交易量;
l 集团公司”结算中心”对分子公司有强大的资金管理控制权,各分子公司管理水平较高,令行禁止;
l 集团公司及分子公司皆有较好的网络硬件环境,且有支持工作流,支持集中管理、协同商务运作的管理软件作支撑,”结算中心”方能实时洞悉各分子公司运作,高效率地完成审批流,使分子公司的外部结算行为与其在结算中心的内部账户增减协同同步动作,进而保障资金调拨及时、正确、有效。
紧密型(收支一条线)

特点:
l 集中开户,全集团只有一个外部账号,各分子公司在”结算中心”开设内部账户;分子公司外部结算统一经过集团外部账户进行,业务发生时”结算中心”内部账户同步做增减处理;分子公司间内部结算经过”结算中心”内部账户进行划转;
l 建立严格的审批制度,对各分子公司提出的用款申请有两种管理方式:逐项审批制,各项要款必须列明用途、数额、时间,经营者或其授权人批准后方可拨出;超权限审批制,超过分子公司经理审批权限的部分,必须经过经营者或其授权人批准。权限有三种表示方式:一是每笔现金支用的额度;一是一定时间(如日,月)现金支用的额度;一是超过现金流入量的现金支用。
l 由集团统一制定现金管理的规定,包括收入和支出的规定,”结算中心”根据这些规定监控各分子公司的现金缴纳与支用。
应用前提:
l 有先进发达的银行结算系统(全国范围内)
l 集团公司及分子公司皆有较好的网络硬件环境,且有支持工作流,支持集中管理、协同商务运作的管理软件作支撑。
半松散型(收支两条线)

特点:
l 各分子公司都有自身的财务部门、有独立的帐号(一般是二级帐号),进行独立核算,拥有现金的经营权和决策权。
l 为了减少因分散管理而导致的现金沉淀增加,提高现金的周转效率,节约资金成本,集团公司对各分子公司的资金集中控制。
l 实行收支两条线。
l 各分子公司不直接对外借款,由”结算中心”统一对外办理,实行统贷统还。

3.4内部银行
内部银行是将社会银行的基本职能与管理方式引入企业内部管理机制而建立起来的一种内部资金管理机构,主要职责是进行企业或集团内部日常的往来结算和资金调拨、运筹。
设立内部银行是把一种模拟的银企关系引入到集团内部的资金管理中,各分公司与集团是一种贷款管理关系,内部银行成了结算中心、货币发行中心、贷款中心和监管中心。

特点:
l 各分公司之间的现金收付和结算事项均经过内部银行统一开立帐号办理,一般不直接对外进行。
l 各分公司在内部银行开立存款帐户和贷款帐户,实行存贷分户管理,具有收支两条线的特征。各分公司与内部银行是存贷关系,实行有偿存贷制度。
l 各分公司在财务上享有独立财权,对贷款有权按用途自行安排使用,也即各分公司享有现金经营权和决策权。
3.5财务公司
财务公司是经营部分银行业务的非银行金融机构,其经营范围除抵押放款以外,还有外汇、联合贷款、包销债券、不动产抵押、财务及投资咨询等业务。中国的财务公司大多是在集团公司发展到一定水平后,由人民银行批准,作为集团公司的子公司而设立的,因此,它还担负着集团公司的理财任务。
l 它是独立的法人企业,与其它企业的关系是一种等价交换的市场竞争关系。
l 它是部分银行业务的非银行金融机构,它行使银行的部分职能。
l 承担集团公司募集资金、供应资金和投资的功能,而且对集团所属子公司寻找项目供应资金,因而财务公司也行使对子公司和对投资项目资金使用的监控功能。
l 集团设立财务公司是把一种完全市场化的企业与企业或银企关系引入到集团资金管理中,使得集团各子公司具有完全独立的财权,能够自行经营自身的现金,对现金的使用行使决策权。
l 集团对各子公司的现金控制是经过财务公司进行的,财务公司对集团各子公司进行专门约束,而且这种约束是建立在各自具有独立的经济利益基础上的。集团公司经营者(或最高决策机构)不再直接干预子公司的现金使用和取得。

4.资金集中管理的实现
针对以上五种资金管理模式,用友NC均提供了相应的实现方案;结合当前绝大多数集团企业资金管理的实际应用环境,我们建议”结算中心”模式作为管理目标。

4.1统收统支/ 拨付备用金制
部门或员工借款、报销业务

流程说明:
l 经过NC提供的审批流平台,对单据进行大额单笔审批或结合预算体系进行预算控制,严格控制资金支出,使各项资金支出在既定的规则内实时接受监控;
l 部门经办或员工提交的借款单和报销单,经过预定的审批流审批后,经过动态会计平台可自动生成会计凭证传至总账。
l 审批流能够支持跨公司的审批。
应收应付与筹投资集成管理

流程说明:
l 应收会计所管理的应收单,一部分是在销售系统进行收入确认的同时形成的;在此也能够录入其它内容的应收单,例如应收员工的各种款项等等。根据应收单的到期情况进行催收,同时进行收款处理。
l 应付会计所管理的应付单,一部分来自于采购系统的采购发票的确认;在此也能够录入其它内容的应付单。根据应付单的到期情况进行支付,并在支付的同时进行严格的控制。
l 对需要计息的应收、应付、筹投资单据、以及各资金账户,利用NC系统预置的计息公式编制利息单;
l 将各类需要财务计量的单据经过动态会计平台传至总账。

4.2结算中心(收支二条线)
外部结算

流程说明:
l 根据应用架构,集团公司设立外部账号,分子公司在指定的协议行设立分账号——收入专户和支出专户;
l 分子公司在预算内安排资金支出,但各项支出须经预置审批流审批,当日收入存入外部银行收入专户,协议行定时上划至结算中心外部账户,根据上划的单据在结算中心协同生成划账结转单,同期增加结算中心外部存款和分子公司在结算中心账户的存款;
l 分子公司独立处理对外收付;
l 各类单据经过动态会计平台预置的凭证模板生成相应的会计凭证。

内部结算

结算模式 1:

流程说明:
l 集团内交易客户和供应商在”结算中心”有对应内部账户,相互间发生购销业务时,销货方根据销售发票生成应收单。购货方审验发票后生成应付单,确认付款,生成内部付款单。购货方在规定账期内经过”结算中心”付款;
l ① 结算中心根据经购货方内部付款单协同生成”划账结转单”,并审核转账;
l ② 结算中心审核转账后的”划账结转单”,销货方协同生成”内部收款单”;
l 购销双方将内部收、付款单与应收、应付单核销;
l 相关单据经动态会计平台生成记账凭证。

结算模式2:

流程说明:
l 集团内交易内部客户和供应商在”结算中心”有对应内部账户;
l A: 销货方(内部供应商)开具发票传递给收货方(内部客户),传递采用随货同行、业务员送达、邮寄等方式;同时生成销货通知单供收货方签收;
l B: 收货方根据检验确认后的入库单及收到的签收销货通知单,同意付款,如拒付,须有正当理由;
l C: 销货方生成应收单;
① 结算中心根据收货方确认的销货通知单协同生成”划账结转单”,并审核转账;
② 结算中心审核转账后的”划账结转单”,购货方协同生成”内部付款单”;
③ 结算中心审核转账后的”划账结转单”,销货方协同生成”内部收款单”;
l 购销双方将内部收、付款单与应收、应付单核销;
l 相关单据经动态会计平台生成记账凭证。
注:销货方除传递销货通知单供收货方确认外亦可先根据销售发票生成应收单后再将应收单传递给收货方,供收货方克确认;结算中心根据确认后的应收单协同生成划账结转单,随后的操作不变。
4.3内部银行
外部结算:

内部结算:

流程说明:
l 按照应用架构各分子公司在集团内部银行开户;
l 分子公司发生应收、应付款项后,按正常结算程序确认应收应付,形成应收、应付单。
l 外部结算:集团内部银行负责与客户、供应商结算,形成外部结算单。
l 内部结算:如客户、供应商为其它分子公司(内部单位),同样由集团内部银行负责与其结算,但形成的单据为内部结算单。
l 内部协同:集团内部银行形成的内外部结算单经过内部协同自动形成相应分子公司的收付款单;
l 核销:将收、付款单与应收、应付单核销。
l 内部银行定期出对账单,与各分子公司核对内部银行账户余额及发生额信息。

5.资金集中管理的价值
5.1建立统一的资金管理体系,加强资金监控
l 完善资金管理制度,明确资金管理机构及其职责。
l 统一账户管理,统一往来结算,便于进行监控。
l 严格的资金支出控制,清晰的资金流向追踪。

5.2规范资金管理,提高资金使用效率,降低资金成本
l 统一调剂资金余缺,减少资金沉淀,及时弥补资金缺口。
l 对外贷款统借统还,投资、担保决策权统一管理,有效控制资金风险。
l 资金结算迅速及时,减少拖欠,提高企业信用水平。
l 明确资金使用与资金成本配比关系,避免资金缺口,合理利用闲散资金,提高资金利用率,降低资金成本。
l 有效的应收应付款管理,均衡调剂资金使用,加速资金周转。

(某烟草集团公司实行结算中心前后有关数据对比图)
5.3提升财务管理水平,增强企业竞争力
l 资金收支情况得到合理的计划和预测, 便于合理利用资金。
l 以资金预算作为支出控制依据,合理安排生产经营所需资金。
l 资金流动顺畅,促进企业提高经济效益,增强竞争力。
5.4结合全面计划预算体系,保证支出的合理性
l 经过集团完善的资金预算体系自上而下配合功能强大的审批流平台控制分子公司各项资金支出,保证资金支出的合理性。
l 结合全面的计划体系筹划和控制资金收支,均衡资金收支,使资金流转健康、有序、高效。

5.5集中管理,多模式实现对分子公司资金流动的监控
l 利用数据集中优势,加强对分子公司资金运作监控,实时查询分析分子公司运营情况,既促证信息真实又提高效率。
l 支持多种资金管理、监控模式。

(某烟草集团公司实行结算中心前后有关数据对比图)