深圳物业管理公司办公室工作手册模板.doc

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深圳物业管理公司办公室工作手册模板 171 2020年4月19日资料内容仅供您学习参考，如有不当或者侵权，请联系改正或者删除。深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.QR/BG 修改状态 A版第0次修改标题办公室工作手册目录页码第1页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号文件编号文件名称页数 01 HFWY.QP-5.5.1-07 办公室岗位设置及职责…………………………………04 02 HFWY.WI/BG-01 会议管理规程……………………………………………03 03 HFWY.QR/TY-022 会议( 培训) 签到表……………………………………01 04 HFWY.QR/TY-023 会议记录…………………………………………………01 05 HFWY.QR/TY-024 会议记录( 续页) ………………………………………01 06 HFWY.WI/BG-02 公文管理规程……………………………………………03 07 HFWY.QR/TY-025 文件签收登记表…………………………………………01 08 HFWY.QR/TY-026 文件传阅办理登记表……………………………………01 09 HFWY.QR/TY-027 送达回证…………………………………………………01 10 HFWY.QR/TY-028 文件签发单………………………………………………01 11 HFWY.QR/TY-029 发文登记表………………………………………………01 12 HFWY.QR/TY-030 收文登记处理表…………………………………………01 13 HFWY.QR/TY-031 公文批办单………………………………………………01 14 HFWY.QR/TY-032 工作联系函………………………………………………01 15 HFWY.QR/TY-033 发送传真审批单…………………………………………01 16 HFWY.WI/BG-03 合同管理规程……………………………………………03 17 HFWY.QR/TY-034 合同审批表………………………………………………01 18 HFWY.WI/BG-04 档案管理规程……………………………………………03 19 HFWY.QR/BG-001 档案借阅审批表…………………………………………01 20 HFWY.QR/BG-002 档案销毁登记表…………………………………………01 21 HFWY.WI/BG-05 公章管理规程……………………………………………02 22 HFWY.QR/BG-003 公章使用登记表…………………………………………01 23 HFWY.WI/BG-07 车辆管理规程……………………………………………03 24 HFWY.QR/TY-035 用车单……………………………………………………01 深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.QR/BG 修改状态 A版第0次修改标题办公室工作手册目录页码第2页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号文件编号文件名称页数 25 HFWY.QR/BG-004 出车记录表………………………………………………01 26 HFWY.WI/BG-08 员工行为规范……………………………………………05 27 HFWY.WI/BG-09 福利管理规程……………………………………………02 28 HFWY.WI/BG-10 保险办理规程……………………………………………03 29 HFWY.WI/BG-11 考勤管理规程……………………………………………04 30 HFWY.QR/TY-036 请假单……………………………………………………01 31 HFWY.QR/TY-037 调休单……………………………………………………01 32 HFWY.QR/TY-038 年月份管理( 部门) 考勤统计表…………01 33 HFWY.WI/BG-12 人员定编规程……………………………………………03 34 HFWY.QR/TY-039 人员增补申请表…………………………………………01 35 HFWY.WI/BG-13 人员招聘程序……………………………………………09 36 HFWY.QR/TY-040 面试人员登记表…………………………………………01 37 HFWY.QR/TY-041 招聘新人员测试总评汇总表……………………………01 38 HFWY.QR/BG-005 背景调查意见书…………………………………………01 39 HFWY.QR/BG-006 请求协助函………………………………………………01 40 HFWY.QR/BG-007 背景调查表………………………………………………01 41 HFWY.WI/BG-14 员工入职与试用规程……………………………………02 42 HFWY.QR/BG-008 员工花名册………………………………………………01 43 HFWY.QR/BG-009 员工登记表………………………………………………01 44 HFWY.QR/BG-010 押金通知…………………………………………………01 45 HFWY.QR/BG-011 新聘员工报到通知书……………………………………01 46 HFWY.QR/BG-012 新员工报到表……………………………………………01 47 HFWY.WI/BG-15 行政奖罚规程……………………………………………04 48 HFWY.QR/TY-042 奖惩建议申请书…………………………………………01 深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.QR/BG 修改状态 A版第0次修改标题办公室工作手册目录页码第3页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号文件编号文件名称页数 49 HFWY.QR/TY-043 员工违规警告通知书…………………………………01 50 HFWY.QR/BG-013 解聘通知书……………………………………………01 51 HFWY.WI/BG-16 转正、晋升、降级、调薪规程………………………03 52 HFWY.QR/BG-014 员工试用/晋职考核表 ………………………………01 53 HFWY.QR/BG-015 月份人员转正情况汇总表……………………………01 54 HFWY.WI/BG-17 员工离职、调动规程…………………………………03 55 HFWY.QR/TY-044 辞工申请单……………………………………………01 56 HFWY.QR/TY-045 员工自动离职通知书…………………………………01 57 HFWY.QR/TY-046 员工离职移交表………………………………………01 58 HFWY.QR/BG-016 离职咨询表……………………………………………01 59 HFWY.QR/BG-017 离职咨询表( 续页) …………………………………01 60 HFWY.QR/TY-047 员工工资结算单………………………………………01 61 HFWY.QR/TY-048 公司内部人事调动函…………………………………01 62 HFWY.QR/TY-049 公司内部人事借调函…………………………………01 64 HFWY.QP-7.4.1-01 采购控制程序…………………………………………04 65 HFWY.QR/BG-018 供应商调查表…………………………………………01 66 HFWY.QR/BG-019 合格供应商清单………………………………………01 67 HFWY.QR/TY-050 月份采购计划表………………………………………01 68 HFWY.QR/TY-052 零星物品采购申请表…………………………………01 69 HFWY.QR/BG-020 送货清单………………………………………………01 70 HFWY.QR/BG-021 订货清单………………………………………………01 71 HFWY.QP-7.5.3-01 标识制作程序…………………………………………02 72 HFWY.QR/TY-053 标识制作申请单………………………………………01 深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.QR/BG 修改状态 A版第0次修改标题办公室工作手册目录页码第4页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号文件编号文件名称页数 73 HFWY.WI/BG-18 合理化建议奖励规程…………………………………02 74 HFWY.QR/TY-053 合理化建议提请单……………………………………01 75 HFWY.WI/BG-19 员工申诉规程…………………………………………02 深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.QP-5.5.1-07 修改状态 A版第0次修改标题办公室岗位设置及职责页码第1页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某 1.0 岗位设置办公室主任 1人行政秘书 1 人总机接待 1 人美工 1 人采购员 1 人人事秘书 1 人司机 2 人编制: 共8人 2.0 办公室职责 2.1 传达、贯彻公司的决议、会议精神和领导指示。 2.2 公司的合同、档案、文件管理和保密工作。 2.3 负责核定各部门人员编制。 2.4 公司的人事管理工作( 人力资源的开发、运用、人员选拔、任命、考评等) 。 2.5 负责公司各类保险的办理和理赔工作。 2.6 供应商评审、市场价格调研及公司所需物品的采购工作。 2.7 公司办公环境的管理。深圳某物业管理公司文件编号 HFWY. QP-5.5.1-07 修改状态 A版第0次修改标题办公室岗位设置及职责页码第2页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某 2.8 制定公司各项规章制度并监督执行。 2.9 组织实施公司新员工的入职培训。 2.10 统筹、管理公司的车辆、信息及其它行政事务。 2.11 组织、策划公司有关活动, 创立良好的企业文化。 2.12 协调公司各部门间的联系, 建立良好外部公共关系。 2.13 设计、制作公司的各种标识。I 2.14 完成领导交办的其它工作。 3.0 办公室主任岗位职责 3.1 办公室主任在公司总经理的领导下, 主持办公室的全面工作, 并对总经理负责。 3.2 安排、督促、检查办公室各岗位的工作。 3.3 贯彻公司会议精神、决议和指令。 3.4 负责公司公文的处理, 规范公司行文格式。 3.5 协调公司各部门之间关系以及公司与政府主管部门之间的联络沟通。 3.6 处理来信来访。 3.7 分析、掌握员工思想动态, 为公司决策提供依据。 3.8 负责组织员工的考核工作。 3.9 分析、掌握公司人力资源状况, 定期制定公司人力发展规划方案, 并实施监督。 3.10 负责公司车辆的管理。 3.11 负责本部门的费用控制和审核。 3.12 负责完成总经理交办的其它工作。 4.0 行政秘书岗位职责 4.1 行政秘书在办公室主任的领导下开展工作, 并对办公室主任负责。 4.2 负责公司档案管理工作。 4.3 负责公司文件的拟稿、打印、文面设计、校对、送审、编号、下发、签收、归档及其它部门文件的办理。深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.QP-5.5.1-07 修改状态 A版第0次修改标题办公室岗位设置及职责页码第3页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某 4.4 负责信、函、公文的登记和传阅。 4.5 负责会议的准备、记录, 会议纪要的整理。 4.6 负责印章管理。 4.7 负责公司车辆的出车统计。 4.8 完成办公室主任交办的其它事项。 5.0 人事秘书岗位职责 5.1 人事秘书在办公室主任的领导下开展工作, 并对办公室主任负责。 5.2 负责人事资料的建立、保存及档案管理。 5.3 负责人事招聘。 5.4 负责办理员工入职、离职、晋职、调动、任免、考核手续。 5.5 负责公司考勤的监督、汇总。 5.6 负责人力资源的统计、分析。 5.7 负责劳动用工年审、招( 调) 干、暂住证办理。 5.8 负责公司各类保险的投保及理赔工作。 5.9 掌握员工思想动态, 收集整理合理化建议。 5.10 完成办公室主任交办的其它工作。 6.0 前台接待员岗位职责 6.1 前台接待员在办公室主任的领导下开展工作, 并对办公室主任负责。 6.2 负责总经理办公室环境卫生。 6.3 负责来宾的服务。 6.4 负责报刊、杂志的征订及报刊、杂志、信件分发、登记。 6.5 负责电话总机话务、交换机保养, 长途电话管理及传真的收发。 6.6 负责会议室、办公室的卫生及秩序管理。 6.7 负责工作餐的统计及联系。 6.8 完成办公室主任安排的其它工作。深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.QP-5.5.1-07 修改状态 A版第0次修改标题办公室岗位设置及职责页码第4页共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某 7.0 司机岗位职责 7.1 司机在办公室主任的领导下开展工作, 并对办公室主任负责。 7.2 保障正常出车。 7.3 遵守交通规则。 7.4 负责车辆使用证件的保管、审验、更换。 7.5 负责车辆的使用、清洁、保养。 7.6 完成领导交办的其它工作。 8.0 美工岗位职责 8.1 美工在办公室主任的领导下开展工作, 并对办公室主任负责。 8.2 负责公司形象标识设计、制作、维护、更换。 8.3 负责公司办公环境的监管工作。 8.4 公司会务、公益活动、社区文化现场布置策划、设计工作。 8.5 负责标识制作成本的计费和费用分摊。 8.6 负责美工专用设施、设备的管理养护工作。 8.7 负责员工工作牌的制作。 8.8 完成办公室主任安排的其它工作。 9.0 采购员岗位职责 9.1 采购员在办公室主任的领导下开展工作, 并对办公室主任负责。 9.2 每月汇总管理处的《月份采购计划表》, 报公司审批, 再递送给定点供应商。 9.3 对供应商供应的材料质量、价格进行检查、监督。 9.4 负责采购定点供应商不能供应的材料。 9.5 审查定点供应商所送材料的送货单和发票。 9.6 负责收集各部门的使用信息, 统计并反馈给相关人员。 9.7 及时了解市场行情, 就某些材料价格的上浮、下浮与供应商协商, 作相应的调整。 9.8 完成办公室主任安排的其它工作。深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.WI/BG-01 修改状态 A版第0次修改标题会议管理规程页码第1页共3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某 1.0 目的规范公司内部会议管理。 2.0 适用范围适用于公司内部所有会议。 3.0 职责 3.1 总经理负责主持公司总经理办公会议、公司办公例会。 3.2 公司各部门经理( 主任) 负责召开本部门相关专题会议、工作例会。 4.0 工作程序 4.1 总经理办公会议 4.1.1 总经理办公会议的主要任务是讨论、决策公司重大问题、事项。 A. 公司的经营方针、远景规划、重大改革方案、年度工作计划及目标的制定; B. 重大投资项目和商贸活动; C. 公司各部门的设置、编制、撤销或重要岗位人员调整; D. 公司部门副经理以上人员( 含副经理级) 任职和辞退; E. 公司工资调整、下属单位承包方案或经营目标责任的制定。 4.1.2 总经理办公会议每月根据需要和工作安排不定期召开。 4.1.3 总经理因事不能主持, 可书面或口头委托办公室主任主持召开。 4.1.4 总经理办公会议参加人员一般为总经理以及办公室、财务部、品质部等部门经理( 主任) , 若因工作需要, 可通知其它相关部门经理( 主任) 参加。 4.1.5 办公室做好会议记录, 对重大问题的研究、讨论要形成会议纪要, 以便贯彻实施。 4.2 公司办公例会 4.2.1 办公例会的主要内容: A. 各部门汇报工作: a) 上阶段工作完成情况, 以介绍经验和案例为主; b) 提出需要公司和其它部门协助解决的问题; 深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.WI/BG-01 修改状态 A版第0次修改标题会议管理规程页码第2页共3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某 c) 下一步工作计划和完成的时间。 B. 总经理落实、安排工作: a) 落实上次例会所安排的工作完成情况; b) 解决部门提出的问题; c) 安排下一步的工作或通报相关情况。 4.2.2 办公例会根据公司运作需要决定具体召开时间, 一般定为每月两次, 由办公室负责通知召集。 4.2.3 会议由总经理主持, 总经理因事不能参加, 可书面或电话委托有关负责人主持召开。 4.2.4 办公例会参加人员一般为总经理及各部门主要负责人, 若因会议需要, 可通知相关部门的主管人员参加。 4.2.5 办公例会由办公室做好记录, 对重大问题的研究讨论要形成会议纪要, 以便贯彻实施。 4.3 专题会议 4.3.1 专题会议的主要任务是汇报、总结、交流各部门专项工作及讨论解决有关问题, 并由公司布置专项具体工作。 4.3.2 公司各类专题会议由职能部门不定期组织召开, 由组织部门负责通知召集。 4.3.3 专题会议由组织部门经理( 主任) 主持, 重要事项可邀请总经理参加, 做好会议记录, 重要会议形成会议纪要, 并报办公室存档。 4.3.4 专题会议参加人员由组织会议的部门确定参会人员名单, 并报办公室备案。 4.4 各部门工作例会 4.4.1 各部门工作例会的任务是听取上周的工作汇报, 交流经验, 处理问题, 布置下一周的具体工作。 4.4.2 例会正常情况下每周一召开, 遇节假日顺延, 特殊情况可作临时调整。 4.4.3 例会由本部门经理( 主任) 主持召开, 负责人因事不能参加, 可委托其它人员召集。 4.4.4 各职能部门参加例会人员为本部门全体人员, 各管理处参加人员为管理处负责人、主管、班长。深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.WI/BG-01 修改状态 A版第0次修改标题会议管理规程页码第3页共3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某 4.4.5 工作例会要作好会议记录, 以便贯彻实施。 4.5 会议组织原则 4.5.1 会议主题( 议题) 明确。 4.5.2 会议通知: 公司会议提前一天通知; 部门例会时间固定, 不另行通知。 4.5.3 会议准备: 包括有关会议资料、安排发言人准备等。 4.5.4 会议签到: 准时到会, 并在《会议( 培训) 签到表》上签到。 4.5.5 纪要整理: 公司办公例会纪要两个工作日内整理并发放至各部门, 其它会议纪要视情况而定。 4.5.6 会场纪律: A. 参会人员必须准时到会, 因故不能参会者必须于会前向召集人请假; B. 未经批准, 不得中途离场, 特殊情况应向主持人请假; C. 会议期间手机、传呼机一律关机或调到振动状态; D. 非会议人员不得滞留会场。 5.0 相关文件和记录 5.1 《会议( 培训) 签到表》 HFWY.QR/TY-022 5.2 《会议记录》 HFWY.QR/TY-023 5.3 《会议记录( 续页) 》 HFWY.QR/TY－024 深圳某物业管理公司会议( 培训) 签到表编号: HFWY. QR/TY－022 版本: A/0 序号: 会议议题会议时间会议地点主持人记录人应到人数实到人数缺席序号姓名签到时间序号姓名签到时间时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分时分深圳某物业管理公司会议记录编号: HFWY. QR/TY－023 版本: A/0 序号: 会议议题会议时间会议地点会议主持会议记录会议内容深圳某物业管理公司会议记录编号: HFWY. QR/TY－024 版本: A/0 序号: 会议内容( 续上页) 深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.WI/BG-02 修改状态 A版第 0 次修改标题公文管理规程页码第 1 页共3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某 1.0 目的规范公司公文运作, 理顺公文管理流程, 确保公文严谨、实用、规范、科学, 提高工作效率。 2.0 适用范围适用公司及各部门公文管理工作。 3.0 职责 3.1 总经理负责公司文件审批。 3.2 各部门经理( 主任) 负责本部门文件的拟制和审核。 3.3 办公室主任负责公司文件格式及内容的审核。 3.4 办公室行政秘书负责公司文件的草拟、收发、办理、归档、打印、用印及文号管理。 4.0 工作程序 4.1 上行文的办理 4.1.1 部门向公司呈文 A. 公司办公室收到各部门上报的文件以后, 行政秘书对文件进行签收并登记, 填写《文件批办单》交办公室主任; B. 办公室主任对文件提出批办意见: a) 需其它部门会签的公文, 交相关部门会签。 b) 不同意或修改内容较多的公文, 返回呈文部门, 重新拟文上报。 C. 行政秘书将呈文报总经理审批; D. 办公室主任根据总经理批示办理; E. 将批文复印件返回呈文部门和相关部门, 原件存办公室。 4.1.2 公司向集团或行业主管单位、政府机关呈文 A. 以公司名义上报的文件, 由办公室负责草拟或审核, 呈总经理签发后上报; B. 办公室负责跟踪上报文件的处理情况。 4.2 平行文的办理深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.WI/BG-02 修改状态 A版第 0 次修改标题公文管理规程页码第 2 页共3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某 4.2.1 公司内各部门之间的工作以《工作联系函》的方式进行。 4.2.2 公司与没有隶属关系的单位之间工作联系以函的形式进行, 由办公室进行审核, 总经理审批。 4.3 下行文的办理 4.3.1 由办公室负责或组织相关部门拟制公文, 填写《文件签发单》后, 交给行政秘书。 4.3.2 行政秘书对呈文的文字、格式、语法等进行初审, 交办公室主任。 4.3.3 办公室主任审核, 根据实际情况, 签署具体意见。 4.3.4 行政秘书将呈文报总经理处, 由总经理签发。 4.3.5 行政秘书给出文号, 并在《发文登记表》中登记。 4.3.6 发文部门进行文件打印和最后校对。 4.3.7 办公室将文件发送各部门, 并登记在《文件签收登记表》中。 A. 各部门签收文件, 相关人员要做好文件的传阅及承办工作, 部门资料员将文件及时归档; B. 办公室将文件原件进行存档。 4.4 外来公文办理 4.4.1 办公室行政秘书对收到的外来公文进行签收、登记和编号; 并填写《公文批办单》交办公室主任。 4.4.2 办公室主任根据公文内容签署具体批办意见, 呈总经理批示。 4.4.3 办公室根据总经理的批示交相关部门传阅和办理。 4.4.4 办公室将公文进行存档。 5.0 相关文件和记录 5.1 《文件签收登记表》 HFWY.QR/TY－025 5.2 《文件传阅办理登记表》 HFWY.QR/TY－026 5.3 《文件签发单》 HFWY.QR/TY－028 5.4 《发文登记表》 HFWY.QR/TY－029 深圳某物业管理公司文件编号 HFWY.WI/BG-02 修改状态 A版第0次修改标题公文管理规程页码第 3 页共3页编制唐某某审核杨某某批准卜某某 5.5 《收文登记处理表》 HFWY.QR/TY－030 5.6 《公文批办单》 HFWY.QR/TY－031 5.7 《工作联系函》 HFWY.QR/TY－032 5.8 《送达回证》 HFWY.QR/TY－027 5.9 《发送传真审批单》 HFWY.QR/TY－033 5.10 《公章管理规程》 HFWY.WI/BG-05 5.11 《档案管理规程》 HFWY.WI/BG-04 深圳某物业管理公司文件签收登记表编号: HFWY. QR/TY－025 版本: A/0 序号: 序号来文单位文件名称文件签收办理备注部门签收人日期深圳某物业管理公司文件传阅办理登记表编号: HFWY. QR/TY－026 版本: A/0 序号: 文件名称拟文部门传阅情况传阅部门传阅人收文时间归还时间备注办理结果: 深圳某物业管理公司文件传阅办理登记表编号: HFWY. QR/TY－026 版本: A/0 序号: 文件名称拟文部门传阅情况传阅部门传阅人收文时间归还时间备注办理结果: 恒丰物业深圳某物业管理公司送达回证编号: HFWY. QR/TY－027 版本: A/0 序号: 递送文件名称附件递送单位送达单位递送人收文( 件) 人递送时间收文( 件) 时间恒丰物业深圳某物业管理公司送达回证编号: HFWY. QR/TY－027 版本: A/0 序号: 递送文件名称附件递送单位送达单位递送人收文( 件) 人递送时间收文( 件) 时间深圳某物业管理公司文件签发单编号: HFWY. QR/TY－028 版本: A/0 序号: 标题附件发文字号份数签发人: 拟文部门拟稿人校对人部门负责人会签: 审核人主题词主送抄报抄送备注深圳某物业管理公司发文登记表编号: HFWY. QR/TY－029 版本: A/0 序号: 文件编号文件名称发文部门拟稿人签发人秘级及紧急程度发文日期归档日期备注

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