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房地产销售收款管理流程

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销售收款管理流程

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一、 流程概况
流程目的
规范公司销售收款工作, 规避财务管理风险。
定义
无
流程参与部门
财务部、 客户服务部、 营销部
流程关键点
关键点说明
支持文件
签订认购协议、 合同

收款/开票

日常清帐

二、 流程图

三、 职责
3.1 地区公司营销部
3.1.1 负责与客户签订认购协议。
3.1.2 负责将认购协议到财务部备案。
3.2 地区公司客户服务部
3.2.1 负责与客户签订购房合同, 填写合同日报表。
3.2.2 负责通知客户交款。
3.2.3 负责编制销售资金回笼计划。
3.2.4 负责通知客户领取全款发票和领取按揭款发票。
3.2.5 负责录入销售软件更新销售资源。
3.3 地区公司财务部销售收银
3.3.1 负责收取定金, 开具定金的收款通知单, 第一联给财务部出纳, 第二联给营销部。
3.3.2 负责收取房款, 开具正式发票, 填写《收款日报表》。
3.3.3 负责将现金存入银行。
3.3.4 负责编制《收款日报表》。
3.3.5 负责登记销售台帐。
3.3.6 负责与财务部出纳进行收款票据的交接。
3.4 地区公司财务部会计
3.4.1 登记销售台帐。
3.4.2 负责审核房款是否结清。
3.5 地区公司财务部出纳
3.5.1 与财务部销售收银、 营销部对接收款事宜。
3.5.2 与银行确认支票、 汇款、 按揭贷款、 组合贷款是否到帐。
3.5.3 填写《现金日记帐》和《银行存款日记账》。

四、 工作程序
4.1 签订认购协议或合同
4.1.1 置业顾问与客户签订认购协议后, 将认购协议送财务部备案。
4.1.2 客户服务部签约管理与客户签订购房合同后, 经部门负责人审核后送财务部审核登记。
4.2 收款:
4.2.1 签订认购协议后客户交纳定金; 签订购房合同后客户交纳房款, 财务部销售收银负责收款, 并编制《收款日报表》。
4.2.2 现金收款: 必须保证准确及安全, 所有现金收入必须经点钞复检过方可收下, 送存银行时若出现假钞必须由当班销售收银负责赔偿。
4.2.3 POS机收款: 持卡人须为购房者本人( 可经过卡背面的签名进行识别, 没有签名者一律当场补签) , 如由其它人代为刷卡, 必须要求持卡人写份《承诺书》, 承诺同意代购房者缴纳房款。使用未设密码的信用卡刷卡需验证持卡人身份证件( 留存复印件) , POS机交易单第一联和发票( 收据) 记帐联粘贴在一起交财务部入帐, 第二联交客户。
4.2.4 票据( 支票、 汇票、 本票) 收款:
1） 销售收银人员对客户交付的支票、 汇票、 本票等票据须认真进行审核, 重点查看出票日期、 金额、 收款单位名称、 用途是否填写无误, 没有填全这些要素的, 需销售收银人员当场补齐。
2） 所有票据的出票方如和购房者名称不符的, 必须由原出票方出具委托书原件, 未提供委托书的可暂时先给客户开具收据, 待补齐后再进行更换发票。
3） 支票付款的必须当场填写保证书, 如遇票据退票, 及时与客户联系, 同时告知置业顾问进行催收, 客户来取退票时, 要求她们补齐退票房款, 并交回原发票( 收据) , 同时用红字发票冲回, 重新按实际交款方式开具新发票。
4） 销售收银人员应及时将收到的票据原件经过票据传送人员交给财务部出纳, 并将票据复印件、 委托书原件、 保证书原件和发票( 收据) 记帐联粘贴在一起交财务部入帐。
4.2.5 按揭收款: 按揭收款单据由按揭银行直接交付财务部。销售收银员应于收到按揭进帐单的当天开具发票, 并录入销售系统, 特殊情况不得晚于次日。所有按揭进帐清单( 即按揭贷款借方凭证) 应和发票( 收据) 记帐联粘贴在一起交财务部入帐, 按揭进帐汇总单( 即特种转帐贷方传票) 单独摆放, 如只有按揭进帐清单而无汇总单的, 需在按揭进帐清单上注明”合并”字样。
4.2.6 外汇收款: 外币现钞原则上不收, 若遇特殊情况及时汇报后处理。
4.2.7 收尾款: 客户交尾款时应核对应收款清单, 出现不符及时通知财务部核查, 确认后再行操作。
4.2.8 如客户要求先交现金后用支票或转帐方式换取现金的, 一律事前经过书面的批准并在一定的期限内( 一般不超过三个月) 方可办理。
4.3 开票
4.3.1 发票领用, 每当收银前台库存仅剩1本时, 请速与财务部联系, 预约领取。一般一次能够领取2本, 特殊情况可另行处理。空白发票、 收据要求放置在保管箱内并妥善保管, 若有遗失、 损毁要立即与财务部联系。
4.3.2 发票管理 , 收银前台要建立发票、 收据领用登记薄, 认真填写领用存情况, 并要有交接人签名并签署交接日期。《发票领用存月报表》要在每月6号前上报财务部。已用完的发票必须在2个工作日内一并交到财务部。
4.3.3 发票装订, 严格按税务局的要求装订发票( 电脑版25份一本, 并采用统一封底、 封面) 。封面内容要填写清楚完整, 并将销售软件打印的票据清单与已用发票核对后装订在每本发票的最后一页, 封底之前。
4.3.4 必须严格按照发票的使用规定开票, 并要求客户在发票上签字认可。
4.3.5 因支票退票客户重新付款时, 需先冲回原发票( 收据) 后再按新付款方式重新开票。
4.3.6 发票( 收据) 各栏内容必须填写齐全, 包括交款人姓名、 楼号、 付款方式、 支票号码( 若有) 等相关辅助信息, 而且必须在当日输入系统, 核对正确无误。
4.3.7 不同的收款方式不得开具同一张发票( 收据) ,也不得在换票时合并一张发票( 收据) , 所有换票业务中开具的红冲发票( 收据) 必须在录入软件时, 将交款方式选择”转帐”, 并在结算单号中录入当天对冲的蓝字发票( 收据) 号码。
4.3.8 换票时, 必须要求客户交还原发票( 收据) , 并和红冲发票( 收据) 粘贴在一起, 红冲发票( 收据) 必须在同一天开出。如客户遗失原发票( 收据) , 需要客户出具《发票( 收据) 遗失声明》和原发票( 收据) 存根联( 记帐联) 复印件, 并验证身份证件和留存复印件。
4.3.9 属于换房、 更名等情况客户要求换开发票时, 必须出具有公司领导签字认可的销售退换房审批表或客户意见处理单方可办理。开票后由销售代表及客户在发票( 收据) 上签字确认, 资料不全, 不予办理。并根据不同情况, 作出如下处理:
1） ”A”变更”B”
客户服务部填写”客户联系单”, 由营销主管副总经理审批, 并要求A承诺将已付款转入B所购的房屋款项中, 同时B与我公司订立销售合同; 再凭原发票及合同换取财务部开具的新发票, 承诺书原件应和发票( 收据) 记帐联粘贴在一起交财务部入帐。
2） ”A”变更”A、 B”
客户服务部填写”客户联系单”, 并由营销主管副总经理指定现场人员进行审批, 同时与我公司订立销售合同; 再凭原发票( 收据) 换取财务部开具的新发票。
3） ”A、 B”变更”A”
客户服务部填写”客户联系单”, 并由营销主管副总经理指定现场人员进行审批, 同时要求B出具承诺书, 确认该房原由A、 B购买, 现确认由A购买并承担付款责任, B放弃对该房的任何权利, 已付款项转入A的购房款。A即可凭原发票及合同换取财务部开具的新发票, 承诺书原件应和发票( 收据) 记帐联粘贴在一起交财务部入帐。
4.4 日常清帐和与财务部周/月结帐
4.4.1 财务部、 营销部、 客户服务部建立销售台帐。日常清帐必须日结日清, 即当天收款和开具发票必须当天登记, 并核对相符( 包括税控系统) , 每月结束再对系统发票汇总数与税控系统的发票汇总数核对一致。
4.4.2 每日清帐, 以便登记每日工作交接单, 明确职责。
4.4.3 每日收取的现金必须及时存入银行, 并将收取的票据和每日存入银行现金逐笔登记《领取现金及票据登记簿》, 由取款人签字确认。跨结帐期缴存的现金应单独注明。
4.4.4 与财务部结帐每周一次( 周一) , 逢月底, 则下月初的第一天另增一次结帐。每日收取的POS款和转帐款必须逐笔登记《POS收款和转帐收款明细清单》。
4.4.5 周结帐前, 先将软件中结帐期间的收款清单按日期、 楼号、 票据号进行排序, 然后分别打印出收款清单和收款汇总表。
4.4.6 周结帐内容: 核对《领取现金及票据登记簿》的现金及票据收款和收款汇总表数字相符, 核对《POS收款和转帐收款明细清单》的POS单及转帐收款和收款汇总表数字相符, 并分别和收款清单以及相关原始单据核对无误。
4.4.7 每周帐结平后, 将收款清单、 收款汇总表、 《领取现金及票据登记簿》原件( 自行保留复印件以备查) 、 《POS收款和转帐收款明细清单》原件和已结帐发票( 收据) 记帐联及相应的收款凭证交到财务部, 所有已结帐发票( 收据) 记帐联按已排序的收款清单次序摆放。

五、 支持性文件
无

六、 相关记录
6.1 OP-QR-XS017销售台帐格式
6.2 OP-QR-XS018收款通知单
6.3 OP-QR-XS019收款日报表