公司档案管理规定范文.docx

公司档案管理规定范文
公司档案管理规定范文1一、公司管理档案的范围及管理权限的划分
1、公司级档案管理范围，由公司专人管理并负责一切借阅、复印、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：
（1）公司设立、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;
（2）业务来往方面的文件材料（含合同、对方资料、银企联系函件等）;
（3）政府、项目批文、合同;
（4）上级机关发来的本公司有关的决定、决议、指示、命令、条列、规定、计划等文件资料;
（5）公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项文件流程、公司决定等）;
（6）工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸;
（7）公司月度、年中、年度工作计划;
（8）公司签订的各类合同;
（9）公司有效证件、印章;
（10）公司重要的会议材料、包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等;
（11）公司大事记及反映本公司重要活动的简报、相片、录像等;
（12）其他具有法律效益力及保护价值的文件。
（13）各项目相关资料分类存放。
2、档案管理范围，有指定专职文书管理。档案文件如下。
（1）报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表等;
（2）相关业务单位函件管理;
（3）公司媒体宣传资料;
二、公司档案管理准则
1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制，即坚持收集、管理文件材料的制度。由负责人主体档案的管理，并对档案管理工作进行督促和指导。设立专门档案柜，配备专人分管档案工作。
2、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的规范范围，收集管理本部门的文件材料。
3、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每极度末前应将归档文件材料归档完毕。
4、承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记。
三、档案管理、归档文件整理
1、部门以公司名义制作的规划规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、项目方案等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档、抄送综合办档案室存档。
2、归档时限
各部门专职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。
3、归档文件的整理
1）归档材料必须时办理完毕的正式材料。
2）归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起。
3）归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。
4）不同年度的文件分开存放。
5）合同按内分开，分别分为工程合同、设计合同、申元合同、申德合同。
四、档案的销毁
1、个人非经允许不得销毁公司档案资料。
2、对于多余、重复、过时和和无保存价值的或是盗了销毁期限的档案，由总经理批示后执行。
五、档案保管
1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;
2、保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防强光的工作，门窗应结实牢固。
3、随时对档案进行清理，清除不必要保存的材料;对破坏褪色的材料进行修补和复制。
公司档案管理规定范文2一、目的
为规范公司档案资料管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同（包括劳动合同）、工程资料、业主/客户资料、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、档案资料管理员
公司的档案资料管理由总经理/副总经理指定档案资料管理员负责，各部门资料如各部门负责人指定档案资料管理员负责。
四、档案管理员的职责
1、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
2、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
3、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
4、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
5、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行及时归档及年度归档制度，即。日常工作时间公司来往文件/业主资料的归档及每年二月份为公司档案资料归档。
2、各主管部门负责人应积极配合与支持档案管理员各主管部门收集应该归档的原始资料。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以
上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司实际情况及档案资料的实际使用性实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类根据公司的实际情况及档案资料的查找实用性归档。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案资料的保存期限。
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：。
1、永久保存。（1）公司章程;（2）股东名簿;（3）组织规程及办事细则;（4）董事会及股东会纪录;（5）财务报表;（6）政府机关核准文件;（7）不动产所有权状及其他债权凭证;（8）工程设计图;（9）工程资料及业主资料档案;（10）其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存。（1）预算、决算书类;（2）会计凭证;（3）事业计划资料;（4）其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存。（1）期满或解除之合约;（2）其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存。结案后无长期保存必要者。
5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
七、档案的借阅
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材
料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经借阅的档案资料的部门负责人及公司总经理/副总经理批准;借阅详细的业主资料档案必须由部门负责人报公司副总经理/总经理批准后借阅。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司总经理/副总经理批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理
员催还。需要长期借出的，须经公司总经理/副总经理批准。
5、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污
文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
7、会计档案由财务部自行保管。会计档案一律不准外借。内部调阅应经财
务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公
文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。
八、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交副总经理审核经总经理批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由副总经理批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档
案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理/副总经理指定专人监督销毁。
九、罚则
1、无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍
拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。
2、公司各部门员工凡泄露公司档案资料，经核实情况属实，并无其他正当
理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。对涂改、拆散或未经公司领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。
3、公司各部门员工不按借阅期限归还档案资料的，限期归还并责令其当事
人写出书面检查。
4、公司各部门员工遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，
经核实情况属实，并无其他正当理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。
十、本管理规定自公布之日起实施。
公司档案管理规定范文31、总则
为加强本公司文书立卷工作，完善档案管理制度，特制定本规定。
2、适用范围
归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。
3、原则
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
4、文件材料的收集管理
坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
5、办公室收集
凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
6、主管部门收集
6.1一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
6.2公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
6.3本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
7、各部门专（兼）职文书的职责
7.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
7.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份
前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
7.3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
8、归档范围
8.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
8.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
8.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
8.4本公司的请示与上级机关的批复。
8.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。
8.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
8.7信访工作材料。
8.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8.9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
8.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
8.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
9、平时归卷
各部门者要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
10、案卷目录
各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。
11、资料送交
公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
12、登记
专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记簿上注明。
13、案卷质量
为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
案卷质量的基本要求是。遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
14、归档资料
归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，会议记录、统计报表及简报等要及时送档案室存档。
15、档案检查
档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。
16、本规定自布之日起施行。
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