财务处置子系统的日常处置.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第三章 账务处理子系统日常处理,第1页,主要内容,第一节 凭证管理,第二节 账簿管理,第三节 期末处理,第2页,总账系统日常处理是经过凭证处理、记账、编制报表等处理过程完成会计核实，并经过输出各种账和会计报表输出系统处理结果。此系统是一切财务数据搜集点。,第3页,总账业务流程图,第4页,第一节 凭证管理,会计凭证是整个会计核实系统主要数据起源，会计凭证正确性将直接影响到整个会计信息系统真实性、可靠性，所以系统必须能确保会计凭证录入数据正确性。包含凭证输入、凭证审核、凭证输出、凭证汇总和记账等过程。,第5页,一、凭证输入,记账凭证内容普通包含两部分：一是凭证头部分，包含凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包含摘要、会计分录和金额等。假如输入会计科目有辅助核实要求，则应输入辅助核实内容。,第6页,1.,凭证头部分,(,1),凭证字。输入设置时已定义凭证类别编号或名称。,(2),凭证号。普通地，凭证号由系统自动产生,并对连续性进行控制。编号由凭证类别编号和凭证次序编号组成，如：收款,1,、收款,2,等。,（一,),输入内容,第7页,1.,凭证头部分,(3),业务日期：凭证录入日期，可修改,(4),日期：只能是当前会计期间日期或以后日期，不能是以前日期。,(5),附件张数，即本张凭证所附原始凭证张数。,（一,),输入内容,第8页,三、网络课程制作特色,2.,凭证正文部分,(1),摘要。即对本凭证所反应经济业务内容说明。凭证每行必须有摘要内容，不一样行摘要内容能够不一样，每行摘要将随其内容在明细账、日志账中出现。,(2),科目。输入科目时,普通输入科目编码，计算机将依据科目编码自动切换为对应会计科目名称。输入科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层科目编码。录入科目代码，能够按,F7,查询,（一,),输入内容,第9页,2.,凭证正文部分,(3),金额。金额不能为,“,零,”,；红字以,“,”,号表示（冲销业务时）；会计科目借贷双方金额必须平衡。,(4),核实项目标内容。假如在科目设置时定义了对应,“,核实项目,”,，则在输入每笔分录时，同时输入核实项目标内容。,（一,),输入内容,第10页,第11页,2.,凭证正文部分,(,5),累计。自动计算借方科目和贷方科目标金额累计数。,(6),制单人签字。系统依据当前进入本功效时操作员姓名自动输入。,（一,),输入内容,第12页,（二）辅助核实数据输入,当会计科目有辅助核实要求时，会出现辅助核实内容，如部门，客户，职员等。,1.,外币核实科目,如 收到 外商投资款,20,000,美元，汇率,8.05,电汇，编号,456,第13页,第14页,2.,数量核实科目,如 新购空白光盘一批,2,元,100,片，转账支票号,901,第15页,第16页,3.,往来科目：如收回客户欠应收帐款,在输入科目回车后，,光标移至此处,第17页,4.,部门核实,如 报销本月管理人员通讯费 借 管理费用,通讯费,市场部,李丹 贷 现金,第18页,5.,银行类科目,如 提取现金,10 000,元备用，现金支票号,123,第19页,（三）凭证输入辅助功效,惯用摘要输入功效：,第20页,第21页,惯用凭证输入功效：保留模板凭证,-,（凭证录入中）调入模式凭证,第22页,（四）凭证输入正确性控制办法,凭证类型和编号：系统自动按分类编号，防止重号、漏号，不可修改,制单日期：制单日期控制不能为已结账月份，缺省用系统日期，用户可依据情况改，但日期要随凭证编号增加而递增。,会计科目有效控制。系统对输入会计科目进行存在性检验、是否最末级科目检验和符合相关要求检验。,如非法对应科目检验,:,如收款凭证中借方必要有,“,现金,”,、,“,银行存款,”,，付款凭证中贷方必要,“,现金,”,、,“,银行存款,”,，但转账凭证中不能出现,“,现金,”,、,“,银行存款,”,金额控制：科目金额不能为零。保留凭证时，系统安装“有借必有贷，借贷必相等”标准检验数据是否可接收,。,第23页,第24页,二、凭证查询,假如认为系统中满足条件凭证没有,显示出来，查看这两个选项是否设置错误,第25页,审核是指由含有审核权限操作员按照会计制度要求，对制单人填制记账凭证进行正当性检验。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等,假如审查认为错误或有异议凭证，应交与填制人员修改后，再审核。经过审核后记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理。,注：审核人和制单人不能是同一个人,取消审核只能由审核人进行。,凭证一旦进行了审核，就不允许对其进行修改和删除，必须经过取消审核操作后才能对凭证进行修改和删除。,三、审核凭证,第26页,审核方法有目测法、二次录入效验（双敲审核）,最惯用方法是目测法。,目测法时,可直接依据原始凭证,对屏幕上显示记账凭证进行审核,对正确记账凭证,执行审核命令，计算机在凭证上填入审核人名字；对错误记账凭证，不予审核或执行标错命令。,三、审核凭证,第27页,第28页,第29页,四、凭证汇总,记账凭证全部输入完成后，可依据输入汇总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。,进行汇总凭证能够是已记账凭证，也能够是未记账凭证，所以，财务人员能够在凭证未记账前，随时查看企业当前经营情况和其它财务信息，同时还能够依据数据异常情况检验工作中失误，从而确保凭证准确性。,第30页,第31页,第32页,五、过帐,凭证过账就是系统将已录入记账凭证依据其会计科目登记到相关明细账薄中过程。,第33页,第34页,记账处理过程,记账凭证检验：检验凭证是否平衡，假如有不平衡凭证时不能记账。,保护记账前状态：记账前，系统将自动进行硬盘备份,保留记账前数据。,开始记账,:,由计算机按照预先设计记账程序自动进行正当性检验、科目汇总、登记账簿等操作,打开科目发生额,/,余额表及银行对账、辅助核实信息，从凭证文件取统计，按照科目发生额,/,余额表数据要求分类汇总相关科目标发生额,/,余额，,-,逐层汇总、更新上级科目标发生额,/,余额，同时更新辅助核销信息。,记账标志：,第35页,第36页,检验上月是否过账或结账,:,上月未过或结账时，本月不能过账。,检验是否经过审核,:,若有未经过审核凭证时，不能过账。,检验凭证是否平衡,:,假如有不平衡凭证时不能过账。,过账中止发生在正式记帐过程中，先经过“反过账”恢复上次未完整过账处理前状态。,过账处理需注意问题,第37页,第38页,六、凭证修改,（,1,）过账前凭证修改,未审核凭证：直接修改,已审核：反审核后修改，再审核,第39页,(2,）过账后修改,凭证过账后凭证发觉有误，可经过冲销和补充凭证法修改,凭证金额少记，科目和方向正确,-,补充凭证,比如：报销差旅费,1000,元，但在编制凭证时误记为,100,元，并已登记入账。更正方法是编制调整凭证，会计分录以下,借：财务费用,900,贷：银行存款,900,摘要栏注明：调整,号某类凭证,第40页,凭证金额多记，借、应贷科目和方向正确，采取负数冲销法（红字冲销法）,比如：计提短期借款利息,1000,元，但在编制凭证时误记为,1100,元，并已登记入账。更正方法是：将多记金额,100,（,1100-1000,）元，填写一张会计科目、记账方向、与原凭证相同，金额为,100,元负数凭证用以冲销多记金额，会计分录以下：,借：财务费用,-100,贷：应付利息,-100,摘要栏注明：冲销（或调整）,号某类凭证。,第41页,第42页,第二节 账簿管理,企业发生业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式会计账簿，对发生经济业务进行查询、统计分析操作要经过账簿输出与管理模块完成。,操作者指定输出条件后，系统对数据库中数据进行暂时处理，形成所需要数据。,总账子系统提供账簿包含：分类账、明细账、日志账、科目发生额,/,余额表、辅助核实账簿等。,第43页,总分类账,反应各科目标各月借方或贷方发生额、本年累计、期初和期末余额,案例：查询1月份各科目标总账。,操作步骤：,1、点击【财务会计】-【总账】-【帐簿】-【总分类帐】，进入总分类账过滤条件界面,2、总分类账簿引出,案例：将第1期全部科目总分类账簿引出为Excel文件。,操作步骤：在总分类账查看界面点击菜单栏中【文件】-【引出】,第44页,第45页,科目余额表,反映各科目本月借方或贷方发生额、本年累计发生额、期初和期末余额,第46页,明细分类账,反应各科目标本期发生明细账数据，有凭证号，摘要。,查看该科目,总账数据,查看下一个科目,明细账,第47页,多栏式明细账,反应全部明细科目和核实科目标发生额，如管理费用下折旧、工资福利、通讯费,增加应收账款多栏账：,案例：查看宏远企业第1期应收账款多栏账。,操作步骤：,1、点击【财务会计】-【总账】-【帐簿】-【多栏帐】，在上面界面中单击【设计】，弹出“多栏式明细账定义”界面对多栏账进行设计。,2、选择该界面中编辑页面，点击【新增】按钮，在“会计科目”栏中选择“应收账款”，在核实项目类别栏选择“客户”，币别代码中选择“人民币”，点击右下角【自动编排】按钮。点击【保留】。结束多栏账设置。在多栏账选择界面选择刚定义完成“应收账款多栏明细账”。点击【确定】，进入多栏账查看界面。,第48页,数量金额总账,查询设置为数量金额核实科目标期初、本期收入、发出、本年累计及数量和单价。,如：原材料科目下有甲、乙两类,数量金额明细账,在数量金额总账中点击能够看到明细账，如甲材料本期购进，凭证号等,第49页,核实项目分类总账,反应某类核实项目，比如与客户、部门、供给商相关全部科目标业务。,【,财务会计,】-【,总账,】-【,帐簿,】-【,核实项目分类总账,】-【,项目类别,】,，选择“客户”、“供给商”或“部门”等。,第50页,第51页,财务报表,总括反应企业在某一时点资产情况及财务情况、经营结果。,主要介绍核实项目报表,第52页,辅助核实，是指在账务处理过程中为提供比普通账务资料更为详尽核实信息，或为提升会计信息质量而采取一些附加核实伎俩。,辅助核实三种基本类型：,（,1,）项目核实,（,2,）部门核实,（,3,）往来核实,辅助核实,第53页,辅助核实优势：,第一，辅助核实在核实项目标设置和利用上比会计科目更含有灵活性。,第二，项目共享特征打破了会计科目标树形结构体系，构筑起了账户间交叉引用网状数据结构形式。,第54页,部门核实,信息系统中，不再将部门作为明细科目核实，而是作为辅助核实,在会计科目设置时，需要将进行部门核实科目设置为“部门核实”,需要建立部门档案,第55页,（,1,）部门核实列示,:,核实项目科目组合表,第56页,往来业务是指企业在业务处理过程中所发生包括应收、应付、预收、预付等会计事项业务。,往来业务可区分为与外部单位往来业务和与内部个人往来业务，与外部单位往来业务又可分为客户往来业务和供给商往来业务。,个人往来是指单位与内部职员之间发生应收应付款业务，比如销售人员预支差旅费、内勤人员预支备用金等。,经过往来信息项目标辅助核实，借助于系统在核销和信息输出方面强大功效来实现对往来业务监管。,往来核实,第57页,往来辅助核实方式下科目设置,为往来业务设置会计科目以下表：,往来核实,第58页,系统中往来核实,提供往来管理，包含核销、对账单、账龄分析等一体化处理。,在,【,系统设置,】-【,基础资料,】-【,公共资料,】-【,科目,】,基础资料，对“应收账款”选中，勾选“往来业务核实”,在,【,往来,】-【,核实管理,】-【,过滤条件,】-,选,【,会计科目,】,（如应收账款）,选择待核销统计。,注意：,已经核销业务无法进行反过账，必须进行反核销方可。,第59页,第60页,第61页,往来对账单,往来款项对账单,_单位：贵单位_月_日购置我企业_产品_套（张），货款￥_还未付清，请查对后将回联单寄回。,_清查单位（盖章）,_月_日 沿此虚线裁开，将以下回联单寄回。FAX：,往来款项对账单（回联）,_清查单位：你单位寄来往来款项对账单已收到，经查对相符无误。,_单位：（盖章）_月_日,第62页,账龄分析：,注意选择,【,项目类别,】,坏账明细表：,在往来对账单中选择明细项目,-【,确认坏账,】,第63页,第三节 期末处理,期末处理是指会计人员在每个会计期末要完成一些特定会计处理工作，如一些费用计提、摊销、调汇、结转损益类科目等等。期末处理每个月只能做一次。,第64页,自动转账,在会计业务中有一类凭证，每个月有规律重复出现。比如,:,每个月都需要将制造费用转生产成本凭证，前期预付保险费、经营租赁预付租金、预付报刊杂志费，要摊入本期费用，或定时需要做转账业务：如结转利息。这些凭证摘要、借贷方科目每个月基本不变，金额起源或计算方法也相当固定。所以，我们能够把这类凭证摘要、借贷方科目、金额起源或计算方法预先制成模板，称为自动转账凭证定义。使用时，选择需要自动转账凭证模板生成凭证，系统就会按照定义生成对应凭证，无须会计人员每个月重复编制，这就是账务处理中自动转账。,第65页,摊销应由本月负担报刊杂志费。,自动转账,第66页,自动转账凭证格式设置完成之后，在需要生成对应转账凭证时，就能够生成记账凭证了。,注意：不能忘记要将“自动结转”生成转账凭证审核过账。,第67页,汇率调整,主要用于对外币核实账户在期末自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证。,注意：,不能忘记要将“期末调汇”生成转账凭证审核过账。,第68页,结转损益,能够将全部损益类科目标本期余额全部自动转入本年利润科目，自动生成结转损益记账凭证,注意：,在结转损益前用户一定要将全部凭证全部录入并审核过账,(,包含自动转账生成凭证），不然结转损益数据不正确！,附：按其余额相反方向结转损益：选择了此项目后，系统会依据损益类科目发生额所在借贷方相反方向转出金额，其用处是在账簿中能够表达出当月损益类科目标实际发生额。如财务费用期末余额在贷方,12 000,，选择此项后结转为财务费用,-12 000.,不选此项则为借方,12 000,。,第69页,期末结账,在本期全部会计业务全部处理完成之后，就能够进行期末结账了。系统数据处理都是针对于本期，要进行下一期间处理，必须将本期账务全部进行结账处理，系统才能进入下一期间。,在期末处理窗口中单击,【,期末结账,】,按钮，系统进入结账处理界面。,注意：,系统在过账之前要对账务处理进行常规性检验，必须将本期间全部会计凭证及业务资料全部输入了而且过账之后才能结账。假如系统发觉本期内还有未过账记账凭证，系统会发出警告，然后中止结账。,第70页,