大数据时代事业单位档案的电子化管理路径研究.pdf

中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 34 大数据时代事业单位档案的电子化管理路径研究 徐秀娟 山西省大同市浑源县直属机关事务服务中心，山西 大同 037400 摘要：摘要：大数据时代电子档案成为了事业单位较为重要的资源之一，如何妥善管理与运用电子档案，属于事业单位应解决的管理问题。文章针对大数据时代事业单位档案的电子化管理基本原则、现状与路径加以分析，分析结果表明，事业单位应实施目的性原则、可控性原则、综合性原则，同时构建架构、技术赋能、注意安全、制度支撑并培养人才，以期提升档案电子化管理水平。关键词：关键词：大数据时代；事业单位；档案电子化管理；技术赋能 中图分类号：中图分类号：F81 在线上数据膨胀、技术水平持续更迭的大背景下，事业单位步入了数字化发展新阶段，把各项工作转移到网上是大势所趋，其目的是在“网络+”工作模式的助力下提高效率、压缩成本、深入改革。档案电子化属于档案管理工作、数字技术融合的一种表现，具有节约纸质档案存储空间、提高线上档案管理服务效率等价值。虽然在大数据时代档案管理有更多可能性，但部分事业单位存在基础框架不稳固、技术更新意识不强等问题，这就会降低档案电子化管理的有效性。基于此，为了助推档案管理工作与时俱进，探析大数据时代事业单位档案电子化管理的路径显得尤为重要。1 大数据时代事业单位档案电子化管理的基本原则 1.1 目的性原则 档案电子化管理应具有目的性，无论是否利用高新技术完成管理任务，专职人员均需做好档案价值鉴定、整理、收集、保管、检索、统计、编辑等基础工作，实践证明，无法满足基础工作需求的技术手段并无引入档案电子化管理系统的现实意义，还会造成系统庞杂、运转效率低、安全风险高等后果。基于此，在档案电子化管理之前事业单位要明确目的，受目的驱动更新或引入技术手段，进而利用数字技术追加管理效益。以档案统计为例，事业单位需用数字、表册表明档案数量，依据法规、政策、制度、规划定量、定性统计与分析，针对档案整理、鉴定、移出、收进、保管、利用等实际情况进行专门的统计，依据统计结果加强管理，档案统计需实事求是，真实反馈事业单位档案的实际情况，确保统计内容与分析结果准确无误。为了能达到上述工作目的，事业单位可在档案电子化管理中使用高拍仪，用数字设备自动上传有待统计与分析的档案，从源头解决档案内容失真的问题，确保档案统计结果客观、精准、全面。1.2 可控性原则 大数据时代信息技术持续增多，并非所有的技术都适合在事业单位档案电子化管理中发挥作用，主要源于事业单位技术水平会制约高新技术的投入与发展，一旦出现电子化管理技术难度过大且超出事业单位档案管理能力范围的情况，那么就会造成技术投入脱离实际的后果，不仅会影响档案电子化管理效果，还会冲击现有技术体系，亦需在体系升级环节投入较多成本，徒增技术成本风险。这说明事业单位档案电子化管理技术并非越超前越好，只有管理实力与数字技术相匹配，才能优化档案管理系统。为了提高档案管理实力、数字技术的匹配度，事业单位需客观剖析自身技术实力，对现阶段的档案电子化管理要求予以明确，同时预见管理趋势，在着眼当下、兼顾未来的基础上引入技术、更新系统、开发软件，保障技术可控、系统可靠、软件可用，进而在需求的指引下逐渐强化档案电子化管理综合实力。1.3 综合性原则 大数据时代事业单位档案电子化管理最为突出的特点是数字资源内在价值能转变为单位变革、人才管理、基础建设、战略规划的依据，亦可共享数据，提升事业单位跨时空提供档案管理服务的水平。因为数字档案价值具有泛在性，所以挖掘难度较大。为了满足档案资源应用方的个性化需求，实现提供“定制”中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 35 服务的管理目标，事业单位需增强数据库技术集成性，消除信息孤岛，提高异构源数据、分散数据抽取、挖掘、剖析的有效性。打造大数据平台，并添加数据集成、挖掘、分析等功能模块，将实时数据、历史数据关联在一起，运用 Web Service 采集数据，针对采集所得数据进行详单处理、明细处理、预处理、主题式处理。基于大数据的集成性电子档案管理数据库共计五层，即网络层、数据源、集成层、数据云、应用层。其中，网络层包括各类数据传输方式，MySQL 数据库为数据源，采用多数据库一体化、集成式建设思路构建集成层，数据云设有数据访问控制功能模块，应用层有数据访问、挖掘、分析等功能，继而为事业单位档案电子化管理提供条件，同时在档案数据持续膨胀的新时代不断提升档案电子化综合服务能力。2 大数据时代事业单位档案电子化管理的现状 “十四五”推进国家政务信息化规划指出，要各部门、各地区打造统一的政务专网，实现信息应联尽联的目标，增强政务专网的功能性，完善经济、自然资源、国家人口及其他基础信息库，有效的强化开发与利用数字资源的能力。国家从宏观规划视角切入加大力度进行信息化变革，在广泛配置数字基础设施的基础上达到泛在智联的目的，为智能设施进一步升级给予支持1。事业单位作为政务信息化规划发展主体之一，响应政策号召，加大变革力度，使数字技术能够成为单位管理变革动力之一。档案管理属于变革抓手，虽然数字技术持续引用，但存在以下几点问题，未能提升档案电子化管理水平：第一，基础框架不够稳定，还存在更新成本过高的问题；第二，技术更新意识不强，未能主动顺应大数据时代发展热潮引用高新科技；第三，轻视网络安全，安全风险较大，冲击管理系统，还会出现数据外泄、资料丢失等情况；第四，制度建设滞后，同时缺乏引领性、控制性；第五，部分事业单位懂技术、有责任感且善于服务的管理人员较少，在人才供应不足的情况下就会降低档案电子化管理的有效性。3 大数据时代事业单位档案电子化管理的路径 3.1 构建框架，赋予档案电子化管理基础性与发展性 为了使大数据时代事业单位档案电子化管理有着长远性，打造可持续发展的管理环境，有效控制技术引用成本，减轻技术更新压力，事业单位需构建基础框架，为“大数据+档案管理”给予支持。基础框架可分为以下几个部分：第一，理论层。事业单位需在剖析基于大数据的档案电子化管理价值的前提下，端正管理态度，重视大数据，了解其特征、内涵、作用、发展趋势、常用技术，在此前提下，把大数据理论、档案管理理论、事业单位变革理论、政务数字化政策理论融合在一起，在理论多元整合、长久博弈的状态下，压实档案电子化管理理论层，为更多技术、政策、先进理论引入事业单位给予支持；第二，数据层。建设集成化数据库，打造稳定、庞大的数据库运行平台，确保自动录入该平台的电子档案能集中存储、针对性处理、分类识别、灵活取用，提高电子档案汇总、编辑、整理等基础工作的效率，还可依据主题、任务清单、用户需求灵活检索并调取数据，挖掘数据价值，解析数据关联，利用数据解决事业单位基建、改革、人员晋升等方面的管理问题，确保事业单位管理数据基础扎实；第三，应用层。从狭义来讲，基于大数据的档案电子化管理需聚焦鉴别、共享、编辑、整理等基础工作开发应用模块，如档案自动鉴别模块、档案在线调取与共享模块等。从广义来讲，事业单位需着眼于社会效益并开发功能模块，使档案资料能流入单位为民服务的各个环节，凸显电子化档案管理的民生性与社会性；第四，交互层。基于人机交互设计档案电子化管理界面，该界面具有友好、简洁、直观等特点，使事业单位工作者能在无培训的状态下尽快熟悉操作界面，亦可灵活使用各类功能，凸显大数据时代档案电子化管理的人本性。3.2 技术赋能，不断的引用数字技术提升管理水平 技术进步是档案电子化管理提质增效的关键，在保障事业单位有实力驾驭高新技术的前提下，要在档案电子化管理过程中注重技术赋能。AI 技术是事业单位新时代档案电子化管理主要技术手段，智能机器人可以作为档案管理人员的助理，完成具有复杂、重复、高劳动强度等特点的工作，如库房 24 小时巡查、档案盘存、实体档案上架或下架等，继而在减轻管理人员日常工作压力的同时可达到档案全周期自动化管理的中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 36 目的。在固有机器设备上添加 RFID、图像识别、语音控制、大数据分析、机器学习等高新技术，使 AI 机器人更为智能，可以助推事业单位档案电子化管理向着精准、高效、安全的方向发展2。3.3 注重安全，基于大数据时代减小档案电子化管理安全隐患 虽然事业单位档案电子化管理基础稳固、平台稳定、技术水平较为先进，但依旧会面临安全风险，如系统崩溃、黑客入侵、病毒传播等，这就需要事业单位注重安全，加强安全管控，能在大数据时代降低档案线上管理风险发生的几率3。在大数据时代档案电子化安全管理方法有以下几个：一是基于循证安全加强管理，以科学证据为依托解决档案电子化管理问题。其中，“科学证据”包括事故调查分析结果、数据库运行标准、档案法、权威专家意见等。在大数据时代，“科学证据”得以汇聚到一起，持续壮大科技源信息，这些信息为档案电子化安全管理给予支持，弥合理论、实践之间的鸿沟；二是基于数据驱动指导安全管理，在数据库内存储安全信息，这些信息为安全执行、决策、预测提供依据，在信息对比的基础上系统可发现问题，具体的问题会成为安全管理的突破口；三是基于情报主导展开安全管理活动，在档案电子化管理全周期获取“情报”，相较于安全数据，“情报”产生过程更为复杂，主要依托“安全数据-数据分析-情报汇总”这一思路产生，“情报”能说明管理现状及主要问题，“情报主导”与安全管理息息相关，从理论上讲，在电子设备日益智能的背景下，基于安全数据所获取的情报将更具严谨性、细致性，可以发现隐藏的安全问题，还能自动弥补管理漏洞。3.4 制度支撑，确保档案电子化管理规范、高效 大数据时代事业单位档案管理电子化水平不断提升，为了使现有的技术可发挥作用、更多技术可引入管理系统，同时系统能持续更新，单位要注重加强制度支撑。在广泛占有档案电子化管理经验的条件下，以展现技术优势、弥补管理短板、驱动系统进步、达成改革目标为出发点，制定档案电子化管理制度，如事业单位电子档案线上共享制度、基于大数据的事业单位档案电子化管理流程、档案电子化管理系统运维须知等，在制度指引下，档案管理人员能认清形势、了解技术、端正态度，并自觉融入电子化管理系统，加之监督、绩效等机制的约束，达到合理运用大数据、AI、RFID 等技术完成管理工作的目的。事业单位档案电子化管理制度应有以下几个特点：一是切实可行，紧跟单位档案电子化管理形势予以调整，及时补全细则，确保制度符合实际情况，能指引工作者落实电子化档案管理目标；二是针对性强，聚焦档案整理、识别、鉴定等环节规设制度，使大数据时代各类技术手段能渗入档案管理各个环节；三是有引领性，因为事业单位档案电子化管理处于起步时期，应用、推广有现实意义的高新技术是累积电子化管理经验的关键，同时这些经验可为技术升级、软件研发、安全管理给予支持，所以制度需能说明档案电子化管理目的、流程、标准等内容，使工作人员可规范操作，高效利用技术，提高管理质量4。3.5 培养人才，组建懂技术、乐服务、有责任感的管理队伍 事业单位档案电子化管理需以人为本，在工作人员了解、使用、革新数字技术的条件下，助推电子化档案管理系统升级迭代。因为档案电子化管理有难度，所以需组织工作人员参与专题培训，在整理、鉴别、存储、共享、加工档案资料等各个管理环节运用数字技术，属于专题培训的发力点，通过培训指引工作者形成“大数据+”观念，强化创新意识，提升电子化管理服务能力，提高改革觉悟，同时具备创新、学习等能力，还可强化安全管理责任感，严格遵照单位现行规程行事，继而建成懂技术、乐服务、有责任感且综合素质过硬的管理队伍，更好的运用数字技术实现电子化档案管理目标。4 结束语 综上所述，事业单位在大数据时代加强档案电子化管理能节约成本并高效服务。基于此，事业单位要通过打造稳固的基础架构赋予档案电子化管理长效性，在此前提下，引用高新技术，加强安全管理，制定配套制度，通过培训组建优质管理队伍，进而助推档案电子化管理向着合理、规范、智能的方向稳步发展。参考文献 1任榆琴.事业单位会计档案电子化管理现状与优化中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 37 策略J.兰台内外,2023(03):73-74.2林静颖.行政事业单位会计档案电子化管理探究J.交通财会,2022(9):63-68.3缪永绥.事业单位档案电子化管理分析J.城建档案,2021(10):35-36.4王晓燕.关于事业单位会计档案电子化管理的几点思考J.财会学习,2021(6):89-90.