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第五节　机关常见公文选讲
一、通知
（一）定义
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（二）区别使用“批转”或“转发”
1．批转性通知与转发性通知的主要区别：
发文
形式
来文
单位
来文
性质
谁来
发文
有无
批示权
发文的
主要意图
发文
效力
批

转
下级
机关
比较重要的工作、比较重大的事项
受文机关本身
有权
批示
表明态度，
提出要求

没有
什么
区别
转

发
上级机关、同级机关、不相隶属机关
一般性工作意见、比较具体的事项
受文
机关的
文秘
部门

无权
批示
以传达、推荐为主，只能以受文机关的名义适当提出辅助性要求

2．批转（转发）性通知的其他注意事项：
（1）被批转或转发的原文件如果是法规、规章，引用原文件标题时必须使用全称，外面加书名号；除此之外，不得在通知的标题中随意使用书名号。
（2）原文件的制发机关名称较长时，可以使用规范的简称；原文件如果属于联合发文，可以只保留主办机关名称，而将协办机关用“等部门（单位）”予以简化，或者干脆将原文件的制发机关全部予以省略。
（3）原文件也是一份通知时，为了避免在标题中出现两个“通知”，可以将标题中文种名称这一项予以省略，换言之，可以省略后一个“通知”。
（4）层层转发时，涉及的单位和层次较多，如果每次转发都要在标题中加以体现，必然会出现两个以上的“关于”、两个以上的“的通知”，既显得拖沓冗长，又不便于理解。为使标题简洁明了，必要时可以将中间过渡的转发机关予以省略，直接转发原文件，而将各层转发的情况改在正文中加以说明。如《关于转发市经委关于转发省经委关于转发国家经委办公厅批转〈经济日报〉发行工作座谈会纪要的通知的通知》，就可以直接改为《转发国家经委办公厅批转〈经济日报〉发行工作座谈会纪要的通知》。
不过，根据公文处理的实际情况来看，这类通知的标题有时也会出现两个“转发”。例如：广东省人民政府办公厅《转发国务院办公厅转发国务院体改办等部门关于整顿和规范药品市场意见的通知》（粤府办〔2001〕22号）、《转发国务院办公厅转发国务院体改办等部门关于整顿和规范药品市场意见的通知》（粤府办〔2001〕22号），标题中除了第一个“转发”外，剩下的全是原通知的标题。应该说，即使是这种一种比较特殊的标题，其实也在努力精简标题的结构。
（三）事项性通知的内容一定要具体明确
在众多的公文种类中，通知与实际工作的关系最密切，事项性通知尤为突出。因此，通知的内容必须详尽而具体，便于理解和执行。这就要求在撰写通知之前必须做好调查研究工作，缜密思考，反复推敲，充分保证发文质量。
衡量一份通知的内容是否明确具体，一般可以借鉴新闻写作中的“六个Ｗ”作为标准，即who、why、what、when、where、how。这“六个Ｗ”大致可以对应为通知的六项内容：主送机关、发文原由、具体事项、时间要求、实施范围、具体步骤（或质量要求）。

［例文一］
转发中国注册会计师协会关于加强培训工作的指导意见的通知
粤注协〔2002〕16号

各地级以上市、顺德市注册会计师协会，广州、珠海市资产评估协会，各会计师事务所、资产评估机构：
现将《中国注册会计师协会关于加强培训工作的指导意见》（〔会协（2001）287号〕）转发给你们，并提出以下贯彻意见，请一并遵照执行。
一、各市注协（评协）、各会计师事务所、资产评估机构必须充分认识注册会计师、注册资产评估师（以下简称“两师”）后续教育培训工作的重要性，按照中注协“两师”后续教育有关规定，认真做好“两师”后续教育培训工作，提高“两师”的专业素质和职业道德水平。
二、各市注协（评协）要加强培训工作的组织管理，建立“两师”培训档案，做好“两师”培训的组织、督促、检查工作，保证“两师”按要求完成后续教育培训任务。
三、省注协将加强各类培训班的监督管理力度，加强对学员的考勤管理，运用考核、测验等手段，提高培训班的培训效果。对未按规定完成后续教育的事务所及执业人员，除年检不予通过外，还将给予通报批评；对重视培训工作、完成后续教育较好的事务所，将给予表扬。

附件：《中国注册会计师协会关于加强培训工作的指导意见》〔会协（2001）287号〕

（印）
二○○二年三月十五日
［例文二］
关于组织申报省科技成果推广计划项目的通知

院属各研究所：
根据省科技厅发布的《科技成果推广计划项目申报指南》，现将有关事项通知如下：
1、请对照《指南》，相关研究所和相关专业按支持内容、申报要求和组织要求，充分发挥各专业特色，相互联系，相互沟通，整合专业力量，配备队伍，突出重点，联合组织申报。
2、鉴于省科技成果推广计划项目限项申报，若各单位申报项目超过3项（指全院各单位申报合计数），院将组织专家进行遴选，择优上报。
3、申报材料一式五份，电子文档一份，项目评上后承担单位对申报材料进行修改并补足一式七份上报；
4、申报材料接收截止时间：2006年2月22日前。
为便于掌握院属单位的申报信息，及时引导、调整，减少浪费，请各研究所于2月10日前将申报项目名称、主持人及内容摘要报送我处。

附件：科技成果推广计划项目申报指南.doc
科技推广处
二○○六年一月二十六日

联系人：
电　话：87596251
［修改］
关于组织申报省科技成果推广计划项目的通知

院属各研究所：
最近，省科技厅公布了《科技成果推广计划项目申报指南》（见附件。以下简称《指南》）。为了切实做好我院的申报工作，根据主管院领导的要求，现将有关事项通知如下：
1、为提高我院的整体命中率，希望相关研究所和相关专业充分发挥团结合作的精神，整合力量，突出重点，强化优势。
2、请各研究所严格按照《指南》的具体要求，组织人员，认真填写申报材料。为便于掌握全院的申报信息，及时调整，统筹兼顾，杜绝多头申报导致的资源浪费，请各研究所于2月10日前将申报项目名称、主持人及内容摘要提前报送我处。
3、《指南》规定：“每个推荐单位推荐的项目不能超过3项。”有鉴于此，全院申报项目如果累计超过3项，将组织专家进行遴选，择优上报。
4、接收申报材料的截止日期为2月22日。各项申报材料提交一式五份，另附电子文档一份。

附件：科技成果推广计划项目申报指南.doc

科技推广处
二○○六年一月二十六日
（联系人：×××，联系电话：87596251）

［例文三］
机关游泳池办证的通知

机关各处室、各直属单位：
机关游泳池定于六月一日正式开放，经研究决定，六月十日起开始办理游泳证。请你们接此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳证的所有手续。
一、办证对象：仅限你单位干部或职工身体健康者。
二、办证方法：由你单位统一登记名单、加盖印章到俱乐部办理，交一张免冠照片。
三、每个游泳证收费五角，此外不再收取任何费用。
四、凭证入池游泳，主动示证，遵守纪律，听从管理人员指挥。游泳证要妥加保管，不
得涂污，不得蓄意破坏，不得将此证转让他人使用，违者没收作废。
五、家属游泳一律凭家属证，临时购买另票，在规定的开放时间入池。小孩游泳，必须
有大人陪同监护，否则的话，一旦发生意外，本俱乐部概不负责。
六、各单位领导同志要带头做到“先办证，后游泳”，带头杜绝无证游泳的现象，共同
维护机关内部管理的良好秩序，为精神文明建设多作贡献。
七、离（退）休同志年老体弱，行动迟缓，为避免发生意外，谢绝入场。
八、未尽事宜，另行通知。

×××俱乐部
00年5月12日
［评析］
这篇通知的主要毛病有以下几个方面：
（1）标题不规范。一是事由项“机关游泳池办证”有歧义，二是没有使用“关于……的”。
（2）主送机关称谓欠妥，可称“机关各处室”，或称“机关直属各单位”。
（3）正文中的时间颇多矛盾，应该是审核不严所致。此外，除署时外，其他时间均应使用阿拉伯数字表示。
（4）“办证对象”、“办证方法”等条表述不清，容易引起误解。
（5）第四、第六条不属于办证通知的范围，第五条后半部分也属于此范围，均应删除。
（6）第七条容易引致批评和投诉，不如不写。
（7）第八条纯属画蛇添足。
（8）各段格式不合规范，回行时应顶格。
（9）成文时间应使用汉字小写，写全年份。
［修改］
关于统一办理游泳证的通知

机关各处室：
机关游泳池定于6月1日正式开放，5月10日起开始办理游泳证。请各单位接此通知后，按下列规定，于5月30日前到机关俱乐部统一办理游泳证。
一、办证对象仅限各单位身体健康的干部和职工，必须提供县（区）级以上人民医院的体检证明。
二、各单位统一登记名单，加盖印章，集中办理。不受理个人申请。
三、每人交1张小1寸近期免冠黑白照片，每个游泳证收取工本费0.5元。
四、家属游泳，一律凭家属证临时购票。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　×××俱乐部（印）
二○○二年五月八日

二、决定
（一）定义
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）注意事项
1．“重要”、“重大”带有相对性。
2．决定的事项一定要和该文种相匹配。
3．不容忽视的一项功能：变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
［例文］
撤销你县关于兴建娱乐服务场所决定的决定
×府〔2000〕××号

××县人民政府：
查你县〔2000〕××号文件，决定于年底动工兴建一座娱乐服务场所。但根据2000年6月23日公安部、监察部、文化部、工商局联合发出的“意见”，规定从该意见发布之日起，各地一律不再审批新的娱乐服务场所。为此，现撤销你县该份决定，你县须立即停止兴建新的娱乐服务场所。

××市人民政府
二○○○年十一月八日

三、通告
（一）定义
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（二）注意事项
1．通告不能误用为公告
（1）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（2）原因：
▲发文单位的心态　　　▲媒体的推波助澜
2．通告的“专门性”、“专业性”比较突出
3．通告与通知、通报不同，与广告也不同
▲一个特殊的例子：
《关于申请2006年度复旦管理学奖的通知》
［例文一］
广东省邮政局通告

根据国家信息产业部统一部署，广东省邮政局于1998年12月28日挂牌成立，新建立的广东省邮政局定于……
广东省邮政局既是公用企业，又是行政机构。（下略）
邮政是传播信息的使者，沟通情感的桥梁。邮政恒久不变的承诺——迅速、准确、安全、方便，为你邮上一片真情，寄去一份厚爱。（下略）
［例文二］
通　告

近日在我县国道各路段上，时有群众占用路面翻晒稻谷或其他杂物。为保障人民群众的生命财产安全，为我县国道交通的畅通无阻，自发布本通告即日起，严禁再有类似现象发生，一经发现，必以相应法规处罚。
特此通告。

××县公安局
一九××年×月×日
［例文三］作为新闻通稿的“通告”

广大市民群众：
市政府已经决定暂缓建设ＰＸ项目。目前项目已经停工，正在进行区域规划环评，环评需要半年以上时间，你们有什么好的意见和建议，请你们通过正常渠道向市政府反映，我们一定将你们的意见和建议转交环保专家。
联系单位：厦门市人民建议征集办公室
电话：[phone]
传真：[phone]
邮箱：Xxf@

厦门市人民政府新闻发言人
2007年6月1日
［例文四］作为新闻通稿的“通告”

广大市民群众：
昨、今两日，我市连续发生非法集会游行，严重扰乱了社会公共秩序，妨碍了广大市民群众的工作、生活。
今天上午，公安网监部门发现有人采用拼接手段在网络上伪造所谓6月1日上午在火车站广场一带集会游行的虚假图片，企图混淆视听。而实际情况是，火车站广场前道路目前正在施工，这一区域根本未发生此类情况。此外，我们还发现有人以非法组织“反ＰＸ联盟”的名义给市长专线打匿名电话，对政府工作人员进行恐吓、威胁等。从这些现象和公安机关了解掌握的情况看，当前事件的性质正在发生变化，非法集会游行有被违法分子操纵、利用的迹象，请广大市民群众务必引起高度警觉。
对此，市公安局呼吁广大市民群众珍惜和谐稳定的良好局面，配合公安局履行职责，保持高度警觉，千万不要被违法分子所利用。
公安机关重申：对违法行为，将依法予以严肃查处。

厦门市公安局新闻发言人
2007年6月2日

四、请示
（一）定义
适用于向上级机关请求指示、批准。
（二）基本类型
1．请求解决的：要办一件事，却缺少一定的财力、物力，因而报请上级机关审核批拨或调配使用。这类请示一般只涉及经济或物质问题。
2．请求批示的：如增减职工编制、机构改革或重大处分等人事组织问题，提出处理意见后需报请上级机关批准后再执行。
3．请求指示的：遇到疑难问题须请求上级机关作出指示性意见，如对上面的有关精神把握不准，就要请求有关机关作出明确的解释。这类请示要解决的一般多为认识上的问题，往往涉及一些法律或政策的“真空状态”，必须及时行文。
（三）写作的注意事项
1．努力增强说服力；
2．结尾用语一定要有，而且一定要得体；
3．熟练掌握请示的行文规则；
4．不能忽略新规定：留下联系人姓名和电话。
（四）请示和报告的比较
1．请示和报告的相同之处
（1）行文方向一致。均属于典型的上行文。
（2）报送要求一样。一般都只能主送一个机关，如同时送其他机关，应使用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。一般都不得越级报送。
2．请示和报告的不同之处
（1）行文目的不同。请示是为了解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准，请示的事情往往是本级机关难以解决的问题；报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系。
（2）性质要求不同。请示属于请求性公文，需要上级机关给予批复回答。报告则属于陈述性公文，一般不需要上级回复。
（3）行文时限不同。请示一般须在事前行文；报告在事前、事后及事情进行中行文都可以。
（4）内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，即“一事一请示”的原则；报告则一事、数事皆可。（请示“一文一事”在实际运用中的困难：一件事情如果包含了多个方面、多个层次、多个阶段，这时应该算几件事？）
3．请示与报告不得错用、混用
请示和报告的混用，虽然有例可循，也有合乎逻辑的地方。但既然已经明确划清界限，就必须区别使用，以免影响行文效果。
是请示则不能标作“请示报告”，否则容易使上级机关误认为就是报告，不利于问题的及时解决；是报告则不能夹带请示事项，因为报告一般是不给予回复的。
［例文一］
关于拨款帮助我镇在建交通路段的请示

市人民政府：
我镇位于我市东部偏僻山区，在市府所辖的十二个乡镇中，是财政收入较少的一个乡镇。自199×年以来，我们遵照市府关于发展我市东部地区建设、加强外向型经济结构、迅速改变我市贫困地区经济局面的指示，在通外主干公路的建设方面下了不少气力，具体表现在：财政为建路让路。我们两年来在总财政收入中投入公路建设的部分高达9.7%；在国家政策法规允许的范围内向当地群众广加宣传、解释并加大集资力度，共筹得×××万元。
但是，我镇财政收入有限，加上当地群众生活并不富裕，我们又无法联系到外面企业或外商投资本镇交通建设，这使我镇能使用的资金并不能解决在建道路的所有资金问题。为此，我镇曾专门召开了数次会议，并让群众代表列席参加，共商大计、共论政事，会议中通过了大多数群众代表的提议，决定由群众继续无偿承担其中部分非技术性的劳务，即是大家所熟知的土方工程、沙石采集等。这样，在缺口资金中，我们又解决了相当大的部分比例。但尽管我们竭尽所能，离全额资金仍有一定差距，这使在建公路仍有功亏一篑的危险。而我们深知，假若在建公路不能如期完成，市府关于发展东部山区经济的决策将不能有效地实现，而更为严重的影响是，这将会拖全市经济发展迈向一个新台阶的后腿，使市府关于第一步贫困地区脱贫、第二步全市经济腾飞的战略决策严重受挫。为此，我镇政府在经过慎重考虑的前提下，恳请市府拨给×××万元，以使在建公路能如期完成。我们相信，如市府给我们伸出援助之手，当地群众将会感激不尽，同时，也必将给我镇经济建设的发展打下坚实的基础。

××镇人民政府
一九九×年××月×日
［例文二］
关于交通肇事是否给予
被害人家属抚恤问题的请示

最高人民法院：
据我省××县人民法院的请示，他们对交通肇事致被害人死亡，是否给予被害人家属抚恤的问题，有不同意见。一种意见认为，被害人若是有劳动能力的人，并遗有家属需要抚养的，就给予抚恤；被害人若是没有劳动能力的老人或儿童，就不给予抚恤。另一种意见认为，只要不是由被害人自己的过失所引起的死亡事故，不管被害人有无劳动能力，都应酌情给予抚恤。我们同意后一种意见，几年来的实践经验证明，这样做有利于安抚死者家属。此做法因无现行法律和有关政策、指示作根据，是否妥当，请批示。

××省高级人民法院（印）
一九××年×月×日
［例文三］
关于国内驾驶员持Ａ、Ｂ类驾驶证
驾驶香港直通货柜车是否违章问题的请示

广东省公安厅交通警察总队：
我市交警近期在上路执勤时，查出很多国内驾驶员持Ａ、Ｂ类驾驶证驾驶香港直通货柜车的现象。这类行为是否属于违章？如属违章，应该如何处理？
特此请示，恳请批复。

东莞市公安局交通警察支队（印）
一九九九年九月十三日
［例文四］
关于增拨办税大厅基建经费的请示

××省人民政府、××省长：
1995年11月，我局派出调查组到广西柳州市国税局学习考察其办税大厅的建设情况。调查组认为办税大厅功能较齐全，适应税收征管模式的改革，方便纳税人缴纳税款。为此我局于1996年决定建办税大厅，并得到省人民政府的支持，在×府［1996］×号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中，拨给我局150万元，此项资金已专款专用。
但由于建筑材料涨价，原预算资金缺口较大，恳请省人民政府拨给不足部分，否则将影响办税大厅的竣工及我省税收任务的完成。
特此请示报告

××省地方税务局
一九九九年十月十日
［评析］
这篇“请示”的主要毛病有：
（1）缘由部分未将请示的理由、根据说清楚，当然更谈不上充分有力了。既然是“增拨”经费，更应该将增拨的理据作为重点讲清楚、讲明白、讲充分。按此原则来衡量，这份请示就显得轻重不分、详略不当。“建筑材料涨价，原预算资金缺口较大”一句，好像提出了理据，但空洞乏力，没有具体情况，说服力很弱。
（2）请示事项不明。“不足部分”没有说清楚具体的数额，上级机关很难批复。
（3）主送机关违背了请示“只写一个主送机关”和“不得直接送领导者个人”的规则。
（4）结束语不恰当，没有表达出请求的意思。应改为“以上请求，恳请批复”。
（5）引用原文件时，标点符号不对。结束语没有加句号。

五、批复
（一）定义
适用于答复下级机关的请示事项。
（二）批复引语的三种写法：
1．你单位××××年×月×日《关于××××的请示》（××〔××××〕×号）收悉。
2．你单位《关于××××的请示》（××〔××××〕×号）收悉。
3．你单位××〔××××〕×号文收悉。
［例文］
关于同意广州市正和会计师事务所变更主任会计师的批复
粤财会〔2004〕61号

广州市正和会计师事务所：
你所关于《变更主任会计师申请》及有关资料收悉。经审查，苏鄂同志符合主任会计师任职相关条件，同意其担任广州市正和会计师事务所主任会计师。

（印）
二○○四年十一月十一日

六、报告
（一）定义
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（二）不同类型及其不同写法
1．工作报告：综合报告、专题报告
（1）综合报告：按常规制度进行，定期对某一阶段工作的各种情况进行综合性的汇报，内容全面，有时甚至无所不包。
综合报告一般采取横向式结构，分题展开汇报，也就是将内容按照性质归类，设计不同的板块。
（2）专题报告：就某一专项工作的完成情况向上级作专门性的汇报。
专题报告既可采取横向式结构，也可采取纵向式结构。
专题报告的一般结构通式：概述专项工作的完成情况＋下一步工作计划＋请求上级指导
［例文一］
关于大连分公司筹备工作进展状况的报告
（结构分析）

引语：
我们分公司筹备小组在总公司领导的指示和安排下，于199×年×月×日到大连开展筹备分公司的工作，现工作已进行了××天。现将筹备工作第一阶段主要进展情况电传总公司，向领导汇报如下：
主体：
一、在筹备工作中，我们始终坚持总公司领导结合市场需求、积极稳妥地落实各项工作的指导精神，在具体项目办理工作中，大搞市场调查研究工作，做到结合实际，以充分的调查数据作为决策指导。
二、分公司的营销部选址选在该市的××街××号××大厦，共租××间房，总共×××平方米，租价意向为每年××万元。我们是根据办公点是否有利于业务声誉和价钱是否合理的标准选址的。如果这一选址得到总公司的批准，我们将进行下一阶段的装修、购买办公设备及招聘公司职员的广告准备工作。
三、分公司接运总公司材料的仓储地及企业部选取在该市××区××镇。选用这一地址的做法标准是节省成本，如在该市市区内选点，经我们匡算，总成本将比现选址高出15%以上。现在我们与该镇人民政府关于该选点的意向已经确定。
四、分公司筹备小组在该市开展工作，其困难程度要比原来预想的大得多，目前尚有不少工作比预定日期慢了半拍。其中的主要问题是和本地的有关单位协调的问题。我们原匡算的资金投入与现在的市价有一定的差距，这是造成我们在原有意向的基础上谈判期延长的主要原因。为此，请总公司领导在加大投入作出预前考虑，加大部分所需比例约为原计划的3%。
结语：
筹组工作虽有种种困难，但我们准备加大工作力度，相信第二阶段的筹组工作能如期完成。请总公司领导及时将工作指导意见电传给我们。
特此报告。
（下略）
2．情况报告：反映重大情况、重大事故
以重大事故情况报告为例，情况报告的一般结构式如下：概述事故基本情况＋善后处理事宜＋事故发生的直接原因＋事故发生的间接原因＋整改措施＋其他内容
既有时间顺序：事故发生→善后工作→调查原因→进行整改；又有逻辑顺序：事故现象→原因分析（表层原因→深层原因）
［例文二］
铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告

①5月28日16时05分，由济南开往……
②事故发生后，东北铁路办事处……
③经调查分析，造成这次事故的直接原因，是……
④这次事故……在政治上造成了极坏的影响，性质是非常严重的，我们的心情十分沉痛。这次事故的发生和最近一个时期安全工作不稳定的状况，说明了我们铁路基础工作薄弱，管理不善，思想政治工作不落实，反映了我们作风不扎实，对安全工作抓得不利，在安全生产中管理不严，职工纪律松弛的问题长期没有得到解决。
⑤为了使全路职工从这起严重事故中吸取教训，我们于5月31日召开了有……负责同志参加的紧急电话会议，通报了这次事故，提出了搞好安全生产的紧急措施……
⑥我们在6月份开展的“人民铁路为人民”活动中，要把搞好安全生产作为重点，并在今后当作长期的根本任务来抓。……
⑦锦州铁路局对这次事故的主要责任者，已按照法律程序提出起诉，追究刑事责任。……这次事故虽然发生在下边，但我们负有重要的领导责任，为接受教训，教育全路职工，恳请国务院给我们以处分。
3．答复报告：专用于答复上级机关的询问
（三）几点注意事项
1．“建议报告”这一小类业已取消，其功能已经被新文种“意见”（作为上行文的“意见”）代替。但建议报告的“迂回性”、“间接性”对于理解行文关系、掌握行文规则仍有重要的参考价值。“建议报告”有如下特征：
（1）适用于向上级机关提出意见或建议。
（2）一般是职能部门就某项工作提出解决办法、处理方案，呈报上级机关批转有关单位执行。职能部门由于受到职权范围和隶属关系的限制，一般不能直接给有关单位行文，于是提出意见或建议，由共同的上级机关批转。
（3）政策性强。工作意见或建议一旦经上级机关批转执行，便“升格”为上级机关的意志和要求，必须得到认真的贯彻落实。
（4）内容构成：报告原由，意见或建议，提请批转。
2．报告内容上的类别归属（小类别），往往是为了方便教学的需要，实际
运用时没有必要都在标题中加以体现。
3．新规定：“一般不得越级请示和报告。”

七、函
（一）定义
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（二）几个要点
1．“不相隶属关系”的通俗理解：
▲井水不犯河水。
▲有事临时联系，无事不相往来。
2．坚持“函来函往”（平等协商、平等往来）
3．“函复”≠“复函”
▲函复＝用函答复（动词）
▲复函＝用来答复的函（名词）
4．为什么有的“请示”收到的是“复函”
［例文］
关于召开市交通工作会议的复函

交通局：
你局《关于召开全市交通工作会议的请示》（交局〔199×〕×号）收悉。市人民政府指示，同意你们的请示，会议时间、地点、会程安排由你局具体负责，其余事项按请示要求由市办统一办理。
特此函复。

××市人民政府办公室
一九九×年×月×日
5．请批函≠请示，答复函≠批复
（1）行文关系不同
（2）措辞、语气不同
6．“函”的效力
“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。（国办函〔2001〕1号文）

八、意见
（一）定义
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（二）准确理解上述定义
1．国办函〔2001〕1号文的解释：
“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见仅供对方参考。
2．具体解说：
（1）上行性意见
一般是下级机关针对某些牵涉面广、政策性强的重要问题，提出解决办法，呈请上级批转给有关单位贯彻执行。采用上行性意见行文的下级机关，由于受到隶属关系和职权范围的限制，不能直接给有关单位行文，于是采取间接、迂回的方式，将自己的见解、办法呈请上级批转，一旦得到上级的批准，这些见解和办法便“升格”为上级的要求，贯彻实施起来反而比直接行文更有效。
［例文一］
关于对在乡“五老”人员实行定期补助的意见

省人民政府：
据反映和调查，现在农村中的老堡垒户、老游击队员、老交通员、老党员、老苏区干部（以下简称“五老”人员）生活比较困难，尤其是解放战争时期的“五老”人员生活困难问题日益突出。根据党中央、国务院关于加强优抚工作和保障低收入人群的基本生活有关精神，各级政府应认真解决好“五老”人员生活困难问题，确保他们安度晚年，体现党和政府对在战争年代为革命事业作过贡献的老同志的关怀。为此，提出如下意见：
一、“五老”人员的确认部门与补助标准
全省“五老”人员，由县级以上民政部门负责确认。对评定为“五老”人员的对象，列入当地优抚对象范围管理，由各级政府实行优待照顾……
二、“五老”人员的确认条件
（一）老堡垒户：在革命战争年代……
（二）老游击队员：解放前脱产参加革命武装队伍……
（三）老交通员：解放前为党组织和革命人员做通信联络工作一年以上……
（四）老苏区干部：1949年9月30日以前……
（五）老党员：1949年9月30日以前加入中国共产党，现仍保留党籍的党员。
上述五种人员在革命战争时期没有失节叛变，没有泄露革命机密，没有做过损害革命活动和革命组织的事情，才可以确认其身份。
有的人员具备多种身份，如既是老党员，又是老游击队员，既是老堡垒户，又是老交通员，则选择其参加主要革命活动的一个身份确认，不确认多种身份。
有固定工资或离、退休金收入的“五老”人员不属定补范围，不需确认其身份。
三、“五老”人员的确认办法
确认“五老”人员，由乡镇政府组织召开当地老革命人员座谈会研究提名，乡镇政府依照上述规定条件初步审查确认；然后……
确认“五老”人员和发放定期定量补助，由其常驻户口所在地的民政部门负责……
四、“五老”人员的补助办法
各市、县（区）要在今年底前完成确认“五老”人员身份工作，“五老”人员花名册于今年12月15日前上报省民政厅备案，自2001年1月起对“五老”人员实行普遍定期补助。定期定量补助享受终身，去世后停止发放。原来已享受定期补助，其标准高于本文件规定标准的，按原标准执行；低于本文件规定标准的，按本文件规定执行。
以上意见如无不妥，请批转各地执行。

广 东 省 民 政 厅
中共广东省委组织部
广 东 省 财 政 厅
二○○○年八月四日

（2）下行性意见
一般是上级机关直接主送下级机关，要求贯彻落实某法规、政策的精神，或对下级的工作提出具体要求、实施方案等。前者如《中共广东省委、广东省人民政府关于贯彻落实〈中共中央、国务院关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定〉的意见》，后者如《国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见》。
（3）平行性意见
一般适用于向平级或不相隶属机关提出见解或建议，供对方参考。其行文特点与函颇为接近。例如：清理和整顿典当业作为一项政策性强、涉及面广的专项活动，需要经贸、公安、工商等部门齐抓共管。对于清理整顿后准备予以撤销的典当行，各地经贸部门和公安部门往往会及时将处理意见告知工商部门，提请吊销营业执照。此时如果使用意见行文，这一类意见就属于平行性意见。
［例文二］
关于增加中文秘书专业现代汉语课时数的意见

学院教务处：
现代汉语课是高等院校中文秘书专业的一门基础课。它通过系统地讲授现代汉语的基础理论和基本知识，加强基本技能的训练，培养和提高学生理解、分析和运用现代汉语的能力，为他们将来从事语言文字工作打下坚实的基础。此外，实践证明，现代汉语课的开设对于中文秘书专业其他课程的学习也能起到极其重要的促进作用。我院除在中文秘书专业长期开设现代汉语课以外，还曾在行政管理、办公自动化两个专业开设过此课（考查课目），同样受到了学生的欢迎。尤其是不少来自基层的学生，原来对于现代汉语的基础知识缺乏应有的了解和认识，通过比较系统的学习，逐步强化了听说普通话、使用规范汉字、写作规范文章的意识，既初步养成了良好的语言习惯，又在学习和应用中提高了自身的语文素养。
目前我院现代汉语的课时数确定为64至72之间，这一数目远远不能满足课程本身的需要。我院的现代汉语课一直使用普通高等学校文科教材，按照惯例，上、下两册《现代汉语》至少需要120课时。鉴于我院开展成人教育的实际情况，原教材中的部分章节可以作为自学内容而加以压缩，但考虑到学科体系的相对完整，特别是秘书专业的毕业生即将面临着参加全国秘书职业资格统一鉴定的现实需要，原定的课时数已经在一定程度上影响了这门基础课的教学。因此，建议将中文秘书专业现代汉语课的课时数增加到80，其他专业的现代汉语课仍保留原定的72课时。
以上意见妥否，请研究决定。

行政学系现代汉语教研室
一九九八年九月二十五日

（三）意见与相关文种的区别
1．意见与请示的区别
上行性意见与请示都有请准性和求复性，都属于事前行文，二者有一定的相似性。但上行性意见一般是针对涉及其他单位的重要事项提出见解和方法，希望上级机关批准后，以批转性通知的形式转发给有关单位执行；而请示往往是要求上级机关对于本机关无权、无法、无力解决的难题施以援手，上级批复的对象仍然是请示机关本身。
2．意见与报告的区别
报告曾经有一个小类叫做“建议报告”，适用于向上级机关“提出意见或者建议”，其功能、行文特点均与上行性意见极为相像。但上级机关对于下级呈送的报告，一般是不予批复的，这就使得“建议报告”在实际运用中会遇到诸多不便。新《办法》将报告的适用范围压缩为“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”，对意见与报告的功能作了明确的区分，极大地便利了实际工作。
3．意见与决定的区别
决定可以用于“对重要事项或者重大行动做出安排”，这一功能与下行性意见有些类似。但二者的区别仍然比较明显：决定重在安排部署，集中体现了上级机关的领导地位和领导作用，带有明显的强制性和制约性，一旦发文，任何单位都必须无条件地执行；下行性意见虽然也具有指导性，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关也要遵照执行，但其约束力显然无法与决定相提并论。
4．意见与函的区别
平行性意见与函在不少方面颇为相似，但意见侧重于单方面地建议，函侧重于互相协商或商请批准。对于不相隶属机关送达的意见，受文单位可以将其中的见解、措施灵活运用，也可以仅作参考，一般无须答复；但对于函，无论是商洽工作、询问问题，还是请求批准有关事项，往往都要求及时函复。
（四）意见不得随意报送领导者个人
除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送意见。

第六节　培养良好、有效的写作习惯
一、逻辑要严谨
例一：
①企业月结算量达400多万，日均达500多万。
②企业在我社月均结算量达400多万元，日均存款近500万元。
例二：
①该户股东在伦教世龙工业区拟建占地37000多方的新厂房。
②该户股东为扩大发展空间，在伦教世龙工业区正在兴建占地37000多方的新厂房。
二、语法要规范
（一）单句
1．一句话不能没有主语
示例：
随着资本累积有所扩大，所有者权益明显的增长，进一步反映该公司综合实力和抗风险能力强。
2．一句话只能有一个主语
示例：
该企业负责人从事该行业多年，经营积极进取，拥有丰富的经验，有较高素质的管理人员，财务制度及内部管理制度完善，生产办公环境优越，员工精神面貌良好。
3．前后搭配要正确
例一：
中国纺织品出口贸易磨擦增加，为纺织业及相关产业的发展提供了不稳定因素。
例二：
经营模式积极进取。
例三：
交通网络较便捷。
4．句子成分要避免残缺不全
示例：
该企业属于科技开发生产型企业，一部分盈利都再投入到产品研发中去，因此企业投资活动现金流近三年都为负，这是由企业性质特点。
5．次要成分不能太长
例一：
由于水利工程建设具有投资周期长，投入资金量大，投入的资金转化成堤围、水闸、办公大楼等不容易变现的固定资产，资金回笼速度慢，盈利能力逐步增强等特点，×××没有能力在短期内归还全部的贷款。
例二：
公司法人代表黄xx凭借自身独特的设计风格和理念及10多年在装修设计、家居配套方面的磨练，积累了丰富的市场拓展经验，为日后经营发展打下了坚实的基础。
改：
公司法人代表黄××在装修设计、家居配套行业磨练了10多年，掌握了扎实的专业技能，形成了独特的设计风格，同时也积累了经营管理、开拓市场的丰富经验，为公司的发展、壮大打下了坚实的基础。
6．时态要正确
例一：
预期手外科医院在几年内仍然未有主要的竞争对手。
例二：
该司已在上海、北京、广州等地设立分销点，使该司营销网络增大，加强竞争力。
7．句式杂糅
例一：
（该企业）投入大量资金用于开发新型产品并已开始投放市场。
例二：
该公司经营企业市场前景较好，盈利能力较强，公司法人代表经营项目范围较广，且有意向日后与我部在房产经营、饮食经营及工业园入园等方面合作，可为我社的各项业务带