办公室部门规划.doc

集美大学工商管理学院就业促进会
办公室部门建设
规

划

书

集美大学 工商管理学院学生就业促进会
办公室
2011年7月13日

前言：
集美大学工商管理学院学生就业促进会换届后，为了在新的学年里有明确的目标和工作安排。每一届的主席团和干部都必须有良好的“战略规划”理念，能够高瞻远瞩，运筹帷幄。每位在职部长都要拟定一份合理、可操作的部门规划书以保证在新一届就业会部门的发展及部门之间协调配合上有章可循。同时我们在做规划要牢牢把握就业会的宗旨：服务学生和提升自己。只有在规划中充分把握住组织的性质和宗旨，才能在今后的各项活动中做到不偏不倚。相信，就业会的明天会更加辉煌！
名称：工商管理学院就业促进会办公室部门建设

主题：建设一个优秀的、能充分与各部门协调合作的、服务于就业会的办公室
时间：2011-2012学年第一学期
目的：
1、建设一个能够完整系统的传承就业会文化，充分彰显办公室精神的和气质的部门。尽力在原有的文化精神进行创新，给它不断注入心得文化内涵（这点将在分享环节和平时工作中实现）。文化的力量常常体现在文化氛围的建设上，在潜移默化中，根深蒂固。
2、建立、完善并贯彻一套严密、实际、高效、分工明确、权责一致的办公室运作机制。使办公室能够良好运作。
3、打造一种极具归属感的部门氛围，形成具有凝聚力的部门。
4、培养新一届有能力、有思想、能够充分为就业会服务的干事，从而为就业会的生生不息的发展作贡献。
5、继续完善就业会的各种制度，并坚持贯彻，使就业会整体运作有组织有纪律。

具体内容：
一、部门成员结构构建：
1、纳新前各部门先做好纳新的准备，主要考虑要如何平衡男女比例，如何确定比较合理的专业、班级人数的比例，根据部门特色如何招收具有那些特点的新干事等。
具体安排是：办公室共需要8-10个干事，男女比例控制在1:1左右。专业比例尽量平衡。班级尽量避开同一个班级。可以根据纳新时实际情况做相应的调整，但必须保证一定的合理性）
2、根据面试时的情况，考虑表现出来的性格特征。进行比例分配。要考虑部门应该同时具备个性张扬与内敛、能讲与能做、敢闯与严谨的成员。（观察哪些有一定的领导能力，作为一个部门，即使有部长，有一个伙伴带头人也是很有必要的。还有，办公室的职能很大程度上是起草文件、总结概括、积极完成交派任务等。所以，在复试过程中，注意观察能记录、整理大家讨论内容，并能给出适当总结的成员。）

二、部门成员在就业会内部整体的整体考核与培训：
1、在复试时要着重把握就业会的精神面貌和精神气质，考察干事的积极性、态度、团队意识和责任感等（很重要的问题是要看应试者是否对大学甚至未来有一定展望和打算，无论如何就是不能过分安于现状，喜欢一味享乐）。
2、在全体大会上主要把就业会文化系统的进行介绍，说明清楚什么是就业促进会？就业促进会是干什么的？并且将就业会积极进取的文化、主人翁意识的文化等进行传播。这时，要干事要做好笔记，并认真思考（全体大会上要声明：大家做好笔记，这个有机会上台试着做会后总结！）。
3、在第三周前后举行一次全体成员的素质拓展。建议和提醒部门成员要把握机会，多认识几个朋友。最起码要记住姓名，以便往后有机会能够进一步了解。（这个活动要提前几天通知下去，让干事提早安排好时间，并有意识的提醒本次活动的重要性！）

三、部门各阶段的建设：
（一）、部门建设的初期阶段
1、部门在短期内开展部门会议，将全体大会的信息以电子信息或文档信息的形式传递给下一届干事。并要求在认真阅读。然后，留足时间进行自我介绍或用较轻松的活动让干事于干部、干事与干事能够有叫深的了解。并将事先准备好的部门成员信息引发给干事。
会上可以通过游戏的方式保证充分的交流沟通，牢固记住每个人的姓名，并要求每个成员会后都要将伙伴们的联系方式存入手机。
2、进行第二次部门会议，开始系统的介绍办公室文化、基本开会制度、开会流程、请假制度、考核制度、主要工作。着重介绍“八骏文化”（ 一名 绝地，足不践土。二名 翻羽，行越飞禽。三名 奔宵，日行万里。四名 越影，逐日而行。五名 逾辉，毛色炳耀。六名 超光，一形十影。七名 腾雾，乘云而奔。八名 挟翼，身有羽翅。）和“八骏精神”（自强、弘毅、求是、拓新、激情、卓越、责任、团结）。并留足时间将各骏具体确定下来。这样会促进他们产生强烈的归属感和认同感——八骏一体。
3、坚持隔周的部门例会，既要配合就业会各阶段的传统活动，又要在每周确定明确的部门讨论主题，主题主要围绕加强对就业会文化的了解、对身为就业会成员需要了解的知识的吸收和部门内部的深度交流。
内容包括：就业会文化、各职业的相关知识（如：什么是公务员？如何考公务员？现在要怎么做？）、大学生活的思考等。
4、加强非正式性的小聚，经常性的一起吃饭、聊天（正常西苑或万人的自费小聚）。
5、部长通过会议与伙伴进行讨论，对晨莺活动进行一些改进和提高的思考。并与其他部门负责人充分交流，保证晨莺的成功完满进行。期间，要着重让干事明白晨莺活动的意义，尽最大的努力调动部门伙伴参与晨莺的激情。
（二）、部门建设的发展阶段：
1、在初期建立起来比较牢靠的部门关系，为接下来的工作打下结实的基础。作为部长要积极主动的接受一些任务，负责活动的各个环节，并调动部门成员积极参与进来，真正通过实践锻炼各自的能力，加强内部合作的协调性，开始增强部门与部门间的合作与交流。深化成员间的相互了解。
2、在工作过程中，要身先士卒。最起码要全程到场，以调动参与者的工作积极性。同甘共苦才能建立深厚的情谊。从而，进一步巩固整个团体的感情。
3、要有计划的安排和分配给干事一些需要思考和具有创造力的工作。让他们尝试负责一些工作的统筹。并在工作后对他们提出一些建议（如：你在工作中有什么做得很好，还存在什么不足，是否做到及时反馈;我是怎么想的，并且会怎么做的，做这个工作会有收获）从而激发工作热情，锻炼工作能力。
4、轮流安排晨莺的负责人与部长共同处理晨莺的相关工作，如：通知、签到、会场宣传和秩序维持等。并与其他部门晨莺配合者多交流协商。保证晨莺活动的顺利进行。
（三）、部门建设的升华阶段：
1、鼓励干事积极和其他部长和主席团多沟通。可以安排相应的工作，并要求在部门例会上进行交流。
2、综合考虑部门与其他部门合作的需要，有计划的进行部门联谊活动，通过一些小活动促进部门成员的熟识、加强部门间的合作默契度。
3、定期的将部门的成员分配到其他部门旁听例会，认真做好会议记录，通过相互学习实现开会的高效、科学。
4、鼓励干事积极主动的参加每次活动的项目小组，在小组中努力奉献，积累经验，锻炼自己。并在部门例会上与伙伴们进行交流和分享。这样，不仅激发每个成员参与活动的积极性，从而促进整个部门热心参与活动的良好风气。
4、逐步转手晨莺的工作，交给表现良好的干事进行统筹和人员安排，部长们主要提一些建议，提供相关帮助。
5、着重培养部门内部比较积极、能力较强的干事，将一些工作逐步转手，并给足够的时间进行阶段性的培训。

办公室具体工作：
1、办公室主要工作：
a. 人力资源管理：制定人力资源发展规划，培训计划并实施，执行落实主席团考核计划，对各部门定期考核、表彰。
b. 文档管理：会内文件撰写、收集、整理、归档。
c. 规章制度完善：建设例会制度、值班制度、选拔制度。
d. 财务管理：组织编制学期内预算。
e. 会议组织工作：召开干部例会和集体会议，协调各部门工作、检查、督促和反馈会议决策的落实执行情况。
f. 场地申请：及时申请就业会活动所需的教室或学术报告厅。
g. 完成主席团交付的其他任务。

2、办公室工作具体安排：
a.每个季度末（5.30/8.30/11.30/2.30），要求各部门将该季度的活动负责或参与情况用文本文档交到办公室，办公室将和主席团共同审核，相应对部门表现采取相应的措施（表扬、提醒）。（附：考核制度）
b.履历表的制作和保管，这个将作为期末对整个组织进行综合评价、总结的重要材料。也是值得回忆的文档资料。
c.会议签到制度必须坚持贯彻，每个部门都要对干事和部长的到会情况有比较具体的落实。（为保证达到签到的真正目的，可以灵活实施，部长们必须通过平时开会的感觉（不需要按照非常具体的数据）给每个干事评个到会百分比（该数据必须具体）），部长的出勤情况将由平时的干部会议的签到情况写出出勤情况百分比（也许你是满勤，但是若由于过分沉默也可能影响到出勤的情况）。（附：会议基本要求）
d.财务上，办公室负责人必须做到及时和主席团财务负责人（蔡如森）进行对账，办公室财务负责人也必须及时写好相应的账单并妥善保管。有必要的话要有专门的簿子记录。
e.负责开会等一些事项的通知，希望个部长主席要及时回复，反馈，并且说明是否会到场。（其中，干部例会无特殊情况不允许请假，否则请直接向主席助理请假）
f.有办公室专门的人负责场地申请。（附：大型活动申请申请表及教室申请表）
g.物料由专门的负责人管理，负责办公室物料的借还和使用。并定期组织人员进行物料的整理。（附：物料增减表，物料出借表及现有物料清单）
2011-2012年第一学期办公室各部长工作具体负责表：
由第四届主席助理戴小珍对办公室进行灵活指导。
具体工作
负责人
向各部收取季度工作情况表
林里鹰
履历表的制作和保管
王茜
会议签到
林玮煜
办公室财务负责人
王茜
事项通知
林玮煜
物料管理
林里鹰
会议记录
轮流做

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2011年7月13日