篇一：秘书工作要点.docx

篇一：秘书工作要点
按。我是从大队办公室、公社办公室、县委办公室、地委办公室，一步步走过来的。从事办公室工作的人，旧社会叫衙役、现在叫秘书，干的是发文写作、扫地抹桌，端查倒水，盖章加戳，为领导服务、为机关服务，为基层服务的差事。几十年熬更守夜，伏案劳作，居然也乐此不疲。当了所谓领导干部还是不改秘书本色。材料自己写，不会打官腔，处世低姿态。电力局举办办公室人员学习班，叫我谈谈秘书人员的素质问题，我欣然接受，准备了一个稿子。现抛砖引玉，请网友们教正。
秘书工作是政治、经济和社会生活中的一项十分重要的，不可缺少的工作，是具有很强的政治性、机密性、专业性的工作。秘书工作起着上承下达、协调综合、沟通信息、参谋助手、督促检查、后勤保障的作用。秘书队伍是一支庞大的队伍。这支队伍的素质如何，是做好秘书工作的决定因素。
所谓素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德、品质和知识技能方面，经过长期锻炼和学习所达到的一定水平。秘书人员的素质要求同一般干部相比，有其共性，但更多的是带有秘书工作的特性。下面，我就秘书工作的特性，谈谈秘书工作者应具备的基本素质。
一、良好的职业品德
职业品德是担负着不同的社会责任的职工应遵循的道德准则。它通过人们的信念、传统、习惯和社会的舆论而起作用，成为人们评判是非，辨别好坏的标准，促使人们坚持正确的东西，追求美好的理想，抵制不良思想作用的影响，自觉地履行职业责任。秘书工作人员应具备哪些职业品德呢。
（一）热爱事业，安心本职
列宁说。“革命工作的分工是十分繁杂的，需要有一批传递文件、指示和进行各种联络的人。”秘书工作是一项事业，而且是自古就有、常盛不衰、永久存在的事业。从政治上讲，打江山、夺政权离不开文人谋士献计献策，坐江山保政权同样要靠这些人苦心经营；在军事上，正是一代一代的军师参谋，运筹帷幄，导演出一幕幕惊天动地的战争活剧，描绘出一幅幅变幻无穷的战争风云；在经济上，也正是一大批智囊秘书推波助澜，举起了一轮又一轮经济和社会发展的浪潮。我们的秘书工作者是军师又是管家；是参谋长又是服务员；是耳目又是手脚；是纽带又是桥梁。我们的各级党政机关办公室就是党和政府的参谋部、后勤部、情报部、协调部。对于这样十分重要十分特殊的事业我们要倾注一个深深的爱。只有热爱自己的事业才能安心这一事业，做好这一事业。“乐业而工作有恒”，这是最起码，最明白的道理。秘书工作是很有意思，很有味道的，钻进去，熟悉它、热爱它，就会觉得其乐无穷。问题就是要干出一番味道来。爱上自己的这个事业，就象科学家对待自己的科学事业，艺术家对待自己的艺术事业，运动员对待自己的体育事业一样。科学家对自己的研究项目，艺术家对自己的艺术实践，运动员对自己的竞技能力，那是追求不己，乐而忘己的。他们会为了自己的工作苦苦研究，孜孜实践，为失败而哭，为成功而笑，真正是注进自己的全部心血。热爱才有追求，追求才有勤奋，勤奋才有成果。愿我们的秘书工作同行，都热爱我们的这项工作，热爱我们的这个事业，从中追求我们的理想，寻找我们的情趣，干出我们的成效，达到我们的目标。有事业心而又有工作能力的人，无疑在秘书工作这个天地里，会大有作为，有事业心，即使能力差一点，因其专心致志，奋发图
强，也会不断前进，有所作为。须记“行行出状元”，“有志者事竟成”。试溯远近历史，有许许多多能人杰士出身于秘书行业，就是证明。最必要的前提是大家都要热爱自己的工作，都要有高尚的追求。
（二）埋头苦干，乐于奉献
埋头苦干，献身精神，对我党我国秘书工作者来说，绝对不是说教，丝毫不是空喊。很多很多同志，十年、二十年、三十年、四十年甚至五十年，一直做党的机要工作、秘书工作，勤勤恳恳、默默无闻，把青春，把年华，把生命献给了事业，不曾有一点份外要求。很多很多同志，工作起来不分昼夜，没有假日，也没有节日，什么时候有事什么时候干，没有事也不能离开岗位，伏桌睡、吃快餐、顾不了家务，很少娱乐。他们何尝不知道休息的必要、节日的愉快、家庭的伦乐。但是，首要的是服从事业需要。
我们的工作形式上看来不过是抠抠文字、登登文件、接接电话、盖盖公章、弄弄纸张、说说劝劝，可说是辛辛苦苦、忙忙碌碌。人们感到了工作的苦，人们看到了事务的繁，但是没有人否认它的必要和重要。
所有这些集中到一点，这个工作名没有，利没有，有的是严格要求，有些时候还要为工作的失误受批评、作检讨。但是，正是因为这些，更突出表现了秘书、
机要工作人员的勤勤恳恳、埋头苦干的献身精神。这正是我们的光荣。
（三）服从组织，严守纪律
这种品德来自这样的需要。秘书工作人员是为领导服务的，是领导工作的助手。因此，其工作必须体现领导的指导思想，必须符合党的政策，必须紧贴领导的意图。秘书工作人员的积极性、创造性必须在这个前提下而发挥，不能别出心裁，搞“个人创作”；不能把不符合总意图的想法强加在领导身上；更不能同领导对着干，自以为是。如果秘书工作人员的想法符合党的政策，符合领导同志的指导思想，当然可以去办；如果想法仅是个人一些不成熟的考虑而强加领导同志，作为一个秘书工作人员是绝对不允许的。这不仅是一个职业道德，而且是一条纪律。秘书工作人员可以提建议，提想法，思想可以活跃一些，想问题可以开阔一些，但不能干扰领导同志的工作。
当然，我们不提倡盲从。但是，服务性、从属性是秘书工作的本份。秘书工作人员只能提建议，不能作决策，不能以自己的看法代替领导的意图。
（四）谦虚谨慎，平等待人
秘书工作人员在领导机关工作，接触机要，接近领导，在人们心目中，我们是领导机关的代表，领导的代言人。一言好歹，一事之成败，总是被群众认定是领导机关所为。因此秘书工作人员处事必须谦虚、礼貌。
人的谦虚、礼貌，精神文明修养，是工作态度的表现，凡是盛气凌人，气指颐使的，总是自以为高人一等，也总是适得其反，办不成事，还损名声。待人办事。对上时固然要尊敬、商量、求教；对下尤应注意态度和风格。依我们的体会，可以归纳如下：一忌命令口气，二忌急躁情绪，三忌言重伤人，四忌语调生硬。反过来，应是多说一些“您好”，多用一些“请”字，多同人家“斟酌”，“商量”，多对人表示感谢。
谦虚谨慎，平等待人，是高尚的品德。指手划脚，以势压人，居高临下，绷着面孔、冷言冷语，心不在焉，不是秘书工作人员应有的作风。
（五）求实务实，实事求是
秘书人员向领导汇报情况，反映问题，代领导起草报告，代领导机关撰拟文件，都必须坚持实事求是的原则，要有一说一，有二说二，好就是好，坏就是坏，不夸大缩小。引用的材料要真实可靠，不主观臆断或推测。给领导当参谋，出主意，要以客观事实为依据，不凭空臆想，不出馊主意。向上级机关报告情况，要实实在在，力求全面准确，有喜报喜，有忧报忧，不弄虚作假，向下级传达领导同志指示不走样，不任意发挥，不夹杂个人意见。在工作中一旦有失误和差错，应勇于承认，迅速改正，不文过饰非；属于正确的做法而被人误解，能坚持原则，耐心解释，有时还要忍辱负重。秘书人员还要有实干精神，说干就干的精神，真正做到“随喊随到、热情周到、随要随有、优质高效”。
（六）廉政律己，严守本份
秘书工作人员身在领导机关，上接近领导，下接触群众，使用权力是很方便的，在这种情况下，秘书人员说话，办事就很“有效”，其品德和纪律性就变得十分重要了：一不可不经授权就私用领导的名义批文件、写条子、发命令；二不可假托领导人的意图写条子、打电话、发命令为个人办私事，如果这样做，那就是以权谋私；三不能自作主张，擅自按自己的意思回答问题。这是纪律，也是职业品
德，高尚情操。
还有一条纪律必须遵守。秘书工作人员身处各级党政领导机关，必须自觉维护领导同志之间的团结。当发现领导同志之间有矛盾或出现不团结的现象时，除了重大原则性的分歧外，秘书工作人员要从党性出发，通过自己的工作促进团结，不能看风使舵，从中挑拨，添油加醋，加剧矛盾。
（七）保守机密，守口如瓶
秘书人员特别要严守机密，是因为我们这些同志接触和掌握了大量重要的核心机密。秘书人员失密、泄密的原因，从大的方面分析，有两种，一是过失，如粗心丢失、麻痹被窃，说话流露、宣耀示人等；一是有意。秘书和非秘书人员发生的一切失密、泄密的原因，主要是前一种，但后一种也有。秘书不仅要严格遵守保密纪律，而且应该具有高度自觉的保密观念和良好的保密习惯。不该说的，绝对不说，守口如瓶；不该看的，绝对不看；不该记录的，绝对不记录。不在私人通信上或公共场所失密泄密，要谈吐有止，不能说起话来收不住，乱吹牛皮，嘴巴走火。
秘书工作人员不仅应该具有优秀的职业品德，还必须具备精明的业务才干，正如江泽民同志要求军队政治合格、军事过硬一样。提高业务才干，应当从以下方面做努力：
（一）有较高的理论水平和政策水平
秘书工作人员处于领导同志身边，又介于领导和群众之间，每天要接触大量实际问题，碰到许多纷繁而复杂的事情，如起草文件，接待来访人员，代表机关洽谈工作，解决问题，等等，必须明辨是非，处臵恰当。这是需要政治和政策水平的，没有这一条，很难把事情办好。同样一事情，有的人办得好，有的人办起来就很别扭，甚至违反党的政策，关键就在各人的政治水平如何。
政治水平高低的因素是多方面的，涉及立场、观点、方法与理论、文化水平等。政策水平高低的一个明显标示是对政策的精神实质的领会能力。如果不懂党和国家的政策，那就无法按政策、按领导意图帮助领导机关处理各种问题。懂得关于自然、社会和人类思维的普遍规律，学会用辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观和方法论观察分析现实中的各种实际问题，以社会实践去检验理论的真伪和是非，是秘书工作人员，特别是主体秘书人员才干修养的前提条件。只有这样，才能具有敏锐的洞察反应能力，较强的综合分析能力，较强的预见性和探索问题的能力。
（二）有精明干练的办事才能
秘书人员应当办事利落，思路敏捷，知识丰富，脑袋里能装下“百科全书”，是一个数据库、资料库。不管大事小事，需要时马上能答得出，查得到。办事要迅速而有条理，案前百事，能分清轻重缓急，大事不误，小事不漏。在工作中，善于变被动为主动，当机立断，以变应变，在意外情况发生时，“遇事不惊”、“临危不惧”，沉着冷静，解决矛盾。有人说，秘书人员虽然不必是“专才”，但必须是能文能武，遇事不慌不急、不分繁简巨细都能对付的“通才”。虽然此说稍嫌过高，但作为要求，作为努力修养的目标，还是对的。
（三）有较高的语言表达能力
秘书工作人员的业务才干之一，应当是会说会写。秘书工作人员不必是演说家，也不必是语言学家，但工作中说话之多，要求之严，又是同演说家、语言家很不一样的。说话是瞬间之事，不象写文章，可以从容修改润色。达意是否准确，全靠这一说，语言表达高低，决定了效果的不同。如有这么一件事，秘书人员奉令向各地打电话，询问某项通知发后的贯彻执行情况，有什么反映和问题。而打电话的同志却问是否收到了通知，有什么问题和意见。显然，两者是大不一样了：前者以贯彻执行为前提，问如何执行，有什么情况，反映和问题；后者则可理解为征求下边对通知有何意见。语言表达能力强大致体现在如下方面：
——口齿要清楚。这里主要是说话速度要适中，不要象打机关枪，也不要慢得使人心急；发音要正确，不要使人听不懂；吐字要确切，不要混浊不清，不要结结巴巴，不要夹带“零碎”，例如过多的口头语。
——语调要平稳。这里涉及的是说话的态度和心情；高低要适度，缓急要分清，语气要谦和，心情要坦荡，不要使人感到压抑、不平等。
——表达要准确。这里涉及的是说话的风度和使人正确理解说话内容；象写文章那样，词汇丰富才能挑词恰当，避免用语单调；说话明白就适可而止，切忌重复罗嗦、滔滔不绝；也忌晦涩难懂，简而舍义，使人摸不着头脑。
——语言要生动。一忌八股调，二忌官僚腔。这一点，写文章要注意，说话是口语艺术，更要注意。
欲达到上述要求，须平时多学习，多磨练，心里经常琢磨，在实践中注意应用。。
别人讲话时，秘书人员要专心听、用心记（主要是记忆、不是笔记）、细心领会，最好达到“心领神会”，触类旁通，举一反三。听别人讲话时，千万不可心神不定，思绪溜号；也不要打断别人，快嘴抢话。
（四）有丰富的现代科学文化知识和基本的业务知识.
秘书工作人员除了语文知识之外，还要有社会知识和历史知识。历史本身是全面的、综合性的学科，学习历史，对于扩大知识面和提高综合研究能力大有好处。还要懂得一点哲学、政治经济学、法学、逻辑学等等。当然，在数学、物理、化学和其他自然科学知识方面，懂一些也有益处，比如处理有关这些方面的文件和事务，使用办公自动化技术很有用。在扎实的文化基础上，还要熟悉自己所在机关的政治、业务知识，通晓秘书工作的程序。做秘书工作，知识越多越好。知识面广，有利于提高思维的灵活性，增加思维的深度，容易发挥创造性，适应多种多样的工作。这里的关键是要有锲而不舍、坚持不懈的学习和追求精神。
（五）要熟悉机关领导同志的工作规律和生活习惯
秘书人员在工作中，无论是起草文件、开会，还是办理其他事情，要正确领会领导同志的意图，这只是问题的一个方面；另一方面还要熟悉机关领导同志的性格、作风、工作规律、生活习惯、健康及其他特征，以便达成默契，密切配合，做好秘书工作。每个领导机关的领导同志，都有自己的一套工作和生活规律，他们的性格特征、个人爱好、办事习惯，工作上要求，各人不一。有的比较谨慎，有的十分放手；有的思考问题很细致，秘书工作人员需要反复多次请示，才能摸清领导意图；有的思路简捷明快，交代意图干脆利落，但也可能缺乏深思熟虑，变起来也快；有的领导同志时间观念很强，交代任务雷厉风行，说干就干。秘书工作人员熟悉这一切，工作起来才容易对路，容易做到密切配合，事半功倍。领导同志在交代工作时常常用口语，大都是随想随讲，较少周密思考和细心锤炼，有时难免粗糙，这时就需要秘书工作人员敏捷理解，去粗取精，捕捉基本思想。还有的领导同志与秘书工作人员长期相处，关系密切，说话有时随便，简略、不完整、不连贯，这就靠秘书工作人员注意了解领导同志的思维活动和表达的完整内容。起草文稿时，有的领导同志参与讲话稿的讨论，修改工作，秘书必须掌握大量相关资料。领导同志在会上发表讲话，有的是即兴演讲，有的记在领导同志的小本本上，秘书就要及时作好录音，会后整理。有的领导同志离开稿子就讲不像话，秘书就必须为之准备全文，遇到视力不好的领导同志，还要考虑采用大一点的字体。
（六）要勤奋工作，主动负责
勤奋，应当是腿勤、手勤、脑勤。秘书工作是一种事务性工作，是一种服务性工作，有好多事情靠走走跑跑上蹦下跳；有好多事情又要登记、记录或写作；更多的是要求秘书工作人员勤用脑子，多想，多学。
篇二：秘书工作能力分析
现代秘书工作能力分析
摘要。现代秘书是一个综合性极强的工作岗位，只有具备了一定的知识和能力，才能胜任秘书工作。现代社会的发展对秘书职业提出了新的要求，秘书必须重构和整合能力结构，以适应时代的需要。当代秘书的工作分为三大模块，即办文、办会、办事。其中具体的工作是包括了处理公文，起草文件，综合情况、处理信访、承办会议、协调联络、信息调研、督促检查、公务接待、机关管理。这些工作中涉及到了书写能力、组织协调能力，应变能力、沟通能力等。同时，不同的工作能力对秘书的发展影响程度不同，因此必须要明确秘书不同工作能力之间的关系和秘书工作能力的结构。本文试图从能力结构方面对秘书应具备的工作能力和着重点进行探讨。
关键词：秘书工作能力
在社会主义市场经济时代，秘书的工作条件、环境、对象、方法等发生了深刻的变化，秘书工作经历了从单纯的办文办事到既办文办事，又出谋献策；从单纯地传递信息到综合处理信息；从被动服务到主动服务；从凭老经验办事到科学化管理的转变。现代秘书不但要为领导的日常工作提供全方位的服务，更要为领导者的决策与管理提供“智囊式”的服务，想要做好一名合格的秘书，除了具备思想政治素质、职业道德素质以外，还要有良好的工作能力，只有这样，才能在工作上游刃有余，并得到组织和领导的肯定和好评。
一、秘书工作能力
（一）文质彬彬，写作能力
写作能力主要是指撰写各种应用文的能力。秘书工作的一项重要任务，就是从事大量的文字写作工作。写作是综合能力的表现，一篇好文章，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，要做到内容与形式的统一，并不是一件轻而易举的事情。
要写出完美的应用文，需要做到两个方面。首先，秘书人员需要有较高的文化修养。“言之无文，行之不远。”文学素养是提高写作能力的关键，没有较高的文学素养，秘书人员很难写出优秀的文稿，也就很难胜任工作。阅读文学作品有助于秘书丰富社会知识，树立正确世界观；并且只有拥有较强的文学修养，秘书才能更好地运用语言去表达自己的看法，才会更好地锻炼自己的思维能力。文字水平代表着秘书的服务水准，反映着秘书各侧面、全方位的素质和综合能力。其文学修养水平决定着文稿写作的深度和穿透力，文字水平的提高可以缩短秘书与领导认识水平上的差距，提高秘书辅助决策的能力。其次，秘书人员必须加强写作实践，具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，熟练掌握各类文章的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，勤学苦练，不断提高写作水平。要善于找到工作中的“点睛之笔”，善于总结所在单位的管理经验、领导的管理精华，要对所掌握的本单位管理方面的大量素材，及时进行提炼和升华，不定期地在行业内有重要影响的杂志和报纸上发表领导的署名文章，不断提高领导的知名度和影响力，
不断提高所在单位的社会形象。
（二）灵活处理，组织管理能力
秘书人员要经常按照领导的意图组织各类会议和活动。秘书的许多工作实际上都是办理各种各样的事务，因而较强的组织管理能力是提高组织工作效率的保证。如果缺乏一些现代化的、科学的组织管理方法，就无法把工作做好。因此，具有较强的组织管理能力对秘书来说至关重要。
秘书人员一方面要准确迅速地领会交办者的意图，熟悉掌握办事的程序和渠道，提高办事的效率，另一方面，要做到以下几点：（1）谙熟办事之道。秘书要熟悉办事的具体程序和手续。（2）善于相机行事。办事时一旦遇到意外的情况，要能随机应变，采用相应的补救措施。（3）善于待人接物。办事就是和人打交道，秘书要具有较强的交际能力，善于与人沟通，处理好各种人际关系。（4）区分轻重缓急.面对众多的事务性工作，秘书要想提高办事的效率，就要学好区分轻重缓急，先办重要的事后办次要的事情。
世事洞察皆学问，人情练达即文章。秘书人员在工作中要多接触，多观察，多总结，留意他人和领导处理问题的方法和技巧，不断积累，提高自身的组织管理能力。
（三）沟通能力，提升形象
秘书部门是沟通上下、联系左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，只有善于交际，才让人容易接近，容易被人信赖，办事的成功率才会高。秘书人员增强交际能力，需要处理好以下三种关系：一是处理好与领导的关系。秘书是为领导服务的，只有了解领导的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、工作方式、生活习惯、交际圈等，才能与其配合工作，以减少因彼此间不了解而产生的困惑。当发现领导的缺点时，要运用说话的技巧，在适当时机予以委婉的规劝，使其了解并乐意接受。当与领导意见相左需要争论时，要看准当面提出异议的时机，争论的语气要平和，要设身处地为领导着想，争取彼此的谅解，要善于提出解决问题的办法或处理问题的建议。当发现自己犯错误时，要把事情的原委向领导报告，坦诚认错。二是处理好与同事的关系。与同事愉快的相处是秘书人际关系中十分重要的环节。要善于和同事进行合作，对同事一视同仁，注意欣赏同事的优点，真心地关心同事，以正确态度对待同事的称赞、批评和嫉妒，做好领导与同事之间的意见沟通工作。三是处理好与来访者的关系。秘书工作的态度如何，直接影响单位的声誉，因此，秘书应在接待中应做到：欢迎来访者并记住对方的姓名，善于应付难以对付的来访者，把握和来访者谈话的分寸。
（四）听者有心，观察分析能力
观察分析能力首先要求秘书具有良好的理解能力，善于倾听和正确理解别人的发言，要能从冗长、反复的发言中概括要领，或是从激烈争论中抓住重点，并且能转化为清晰简明的表达。秘书要领会上司意图、方针政策、法律法规、口头的和书面的信息、理解人与人的关系等。缺乏正确的理解能力，乃至曲解、误解，就会造成沟通、交流等一切工作的障碍，就①①张莉.浅谈做好秘书工作必备的职业素养和能力[j].办公室业务，2010（12）：16-17.
会给秘书工作带来极大的被动，甚至会给秘书所服务的机构工作造成不可估量的损失。提高理解能力，一是要通过阅读，吸取养料；二是通过观察、揣摩，增强感性认识。三是通过沟通交流，对照、发现，积累经验，丰富阅历。
如下面一则案例：a公司与b公司合作近两年，成交了近百万的生意，双方关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。a公司总经理给b公司总经理发了一封电邮，b公司总经理看了以后很生气，他把秘书叫过来，说：“我们公司决定今后断绝与a公司的一切业务往来，你马上发电邮过去。”秘书看得出，这项决定是在总经理盛怒下作的，对公司、对总经理本身都没有好处。于是秘书把这电邮打好，没有马上发出去，等过了一段时间，她观察到总经理怒火已经平息了，才将打好的信件送他过目，并问：“这样写可以吗。这封信要不要发电邮出去。”这时总经理果然在懊恼刚才的决定，得知电邮还没有发出去后，松了一口气，并对秘书的细心表示赞赏和感谢。
案例中的秘书具有细致的观察能力，她观察出领导当时的心情，如果按领导说的做，那么对a公司是一个巨大的损失，秘书也不会得到老板的好评。如果不做，则有违老板的旨意。她通过一个合理的方式解决了这一矛盾。秘书只有时时、事事、处处做个有心人，善于察言观色。眼观六路，耳听八方，才能协调处理好各类事务，最终也会被领导赏识，实现自身的价值。
（五）未雨绸缪，应变能力
应变能力是面对变化的环境能够沉着应对、妥善处理问题的能力，它是秘书其他能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才智经验的全面检验。对于一个秘书而言，其工作没有固定不变的、刻板的模式可以因循，难免会出现意想不到的新情况、新问题。一个出色的秘书应该审时度势，正确判断主客观因素的变化，随时准备对自己已有的计划和进行中的行为做出相应的调整，以适应变化的情况。
在面对突发问题时，要求秘书做到。（1）善于观察。秘书要善于观察环境的变化，并能针对变化及时做出自我调整。（2）反应敏捷。能够准确地捕捉变化着的新情况、新问题，从而迅速地做出判断、分析和概括，并采取有效的措施。（3）从容镇定。发生意外情况时，秘书要善于控制自己的情绪，不能惊慌失措，要沉着冷静。要针对不同的情况采取不同的策略和方法，要具体问题具体分析，学会灵活变通的处理非常问题。
（六）职业技能
职业技能是并不需要深厚的理论基础而主要靠反复练习获得的运用某项专门技术的能力，它是当代秘书高效率实现秘书活动所必须的能力。现代社会，秘书要具备运用现代化办公软件、硬件的能力。
科学技术的飞速发展尤其是办公自动化系统和设备的广泛应用，为秘书进一步提高工作质量和效率创造了良好的条件。作为秘书，必须提高技能，熟练操作计算机、办公自动化系①①陈华.秘书工作“中”的艺术[d].广东：暨南大学，2012.
统以及各种文字处理机具（文字处理机、复印机、誊印机等）、声像信息机具（照相机、收录机、微缩机、电视电话会议系统等）、通讯机具（电传机、电报传真机、多功能电话等），以适应工作需要。
二、秘书工作能力结构
（一）秘书工作能力是一个有机的能力系统
能力结构是在行为主体身上表现出来的具有复杂结构的心理品质的总和，是一个有机的能力系统。在上文中分析了秘书工作中所必须的具体能力，主要有写作能力、组织管理能力、沟通能力、观察分析能力、应变能力和职业技能。应该看出，秘书的工作能力结构并不是以上具体工作能力机械相加的总和，而是各基本因素有机结合所构成的体系。首先，我认为，秘书的工作能力结构是一个具有层次性的金字塔结构。秘书最基本的工作是撰写公文与组织各类会议，因此，写作能力、组织管理能力、职业技能是从事秘书工作所必须具备的基本能力。另外，秘书在工作中要与各类人物和各种事情打交道，而具备良好的沟通技能，观察分析能力、应变能力能让秘书在繁杂的工作中脱颖而出，成为领导的得力助手，得到领导的赏识和认可，从而为自身获得进一步提升的机会，因此，良好的沟通能力、观察分析能力和应变能力处于秘书工作能力结构中更深的层次。拥有了这样的高超技能，能让一个普通秘书向高级秘书迈进，实现职业生涯的新辉煌。其次，在秘书实际的工作中所运用的工作能力不是某一种简单的能力，二是各个能力之间的有机整合。例如在面对突发事件时，一个表现良好的秘书是在清楚的观察分析局势情况下做出的反应。所以说，对于秘书的工作能力，要结合具体情况，坚持联系的观点，不应该孤立的去看待。
（二）“术业有专攻”——全面把握，重点突出
“通才”与“专才”的争论一直不休，而秘书也面临着这样的问题。笔者认为，秘书应该做到全面把握，重点突出。即在全面掌握秘书所具备的工作能力基础上，重点培养某一方面的能力，深度与广度兼备。秘书可以称之为“杂家”，现代秘书要具有广博的知识。作为辅助领导实施管理的秘书工作具有很强的综合性，其工作的涉及面是比较广泛的，凡是领导会涉及到的工作内容，秘书都会涉及。因此，现代秘书要努力培养自己成为具有广博知识的复合型的通才，以适应其职业特性。而从纵向层次说，秘书要具备从事本职业工作的足够的知识深度，具备从事行业实务工作的广度，做到“术业有专攻”。秘书应该着力培养自身突出的优势能力，形成自己独特的资源优势。
（三）秘书的工作能力是知识、智慧和实践活动的结晶
纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。能力是知识与实践结合的产物，是知识在实践当中得到验证并转化成实际的、经验性的成果而使人类得以掌握并能实际运用的、“活”的知识。现代秘书必须把知识转化为实际能力。知识是停留在书面上的、具有“历史”性的、相对固化、相对静止的成果。使知识转化为实际能力，应该是现代秘书学习知识的出发点和目的。①①谈青.试论现代秘书的知识结构和能力结构[j].中南民族大学学报（人文社会科学版），2006，26（6）：119-124.
此外，秘书要在实践当中积累经验，提高能力。能力是知识与实践结合的产物，知识只有在实践中才能转化成实际能力。如果秘书要培养和提高自己的能力，就要充分重视实践，向实践学习，在实践中学习，在实践中积累经验，在实践中锻炼和提高自己的能力。
三、结论
秘书的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。它是各种知识、智力与实践活动的综合结晶，只有通过努力学习和实践才能形成和发展。发展自身的工作能力是秘书适应职业要求，提高职业水平的关键，是秘书形成良好的自我生态的核心。总之，秘书应该是符合时代要求、具有时代竞争力的人才。在世界经济一体化，国际竞争日益激烈的今天，秘书只有不断地完善自己的知识结构和能力结构，充分提高自己的综合素质，才能不断地适应时代变化，成为一名优秀的秘书。
参考文献
[1]陈华.秘书工作“中”的艺术[d].广东：暨南大学，2012.
[2]张莉.浅谈做好秘书工作必备的职业素养和能力[j].办公室业务，2010（12）：16-17.
[3]郭冬梅.浅谈现代文秘应具备的基本素质[j].办公室业务，2012（8）：98.
[4]林银香.浅谈秘书工作人员自我素质的提高[j].消费导刊，2008（3）：124-126.
[5]虎宏建，李建红.浅谈文学修养对秘书工作能力的影响[j].综合论坛，2009（11）：308.
[6]吴坚.现代秘书素质论[j].湖南商学院学报（双月刊），2001（2）：91-93.
[7]谈青.试论现代秘书的知识结构和能力结构[j].中南民族大学学报（人文社会科学版），2006，26（6）：119-124.
篇三：文秘工作应具备哪些气质
文秘工作应具备哪些气质
身为，本身工作应具备一些气质，你知道是哪些吗。下面一起来。
秘书工作就为领导服务、为各部门服务、为人民群众服务，其核心就是为领导当好参谋、搞好服务，秘书工作无小事，每一个工作环节都关系到全局的发展，所以秘书工作对秘书工作者要求特别高，要做一个合格的秘书，必须善于学习、勤于实践、敢于创新、甘于奉献，使自己具备一点即通的灵气、举重若轻的大气、与时俱进的锐气、默默无闻的;傻;气。
一、善于学习，培养一点即通的灵气
当今社会已进入知识经济时代，日进千里，领导者素质越来越高，趋向于高学历、高水平，秘书工作所面临的环境也越来越复杂，要求秘书工作者必须具备一点即通的灵气，举一反三的悟性。求木之长者，必固其根本;欲流之远者，必浚其泉源。培养灵气必须加强学习，学习之匙能开所有问题之门。一是端正学习态度─从零点起。态度决定一切，要有一种为人徒的心态，谦虚谨慎，一切从零开始。要有求饥若渴的学习欲望，学习上要不知足;要有只争朝夕的学习精神，舍得花时间，甘于流汗水。二是丰富学习内容─破万卷书。加强政治理论学习，加强党的方针政策学习，学会用马克思主义的方法、立场和观点来观察、分析和解决问题;加强秘书业务知识学习，熟悉工作流程，提升业务能力，提高工作效率;加强市场经济、法律和行政管理等相关知识学习，加强文学修养，拓宽知识领域，优化知识结构，熟悉新鲜事物，克服本领恐慌。三是拓展学习方法─采众家长。常言道：山不辞碎石方能成其高，海不辞滴水故能成其大。只有不断地汲取他人的智慧和长处才能不断地提高自己的能力。人伴良贤智转高，要向领导同志学;人民群众是智慧的创造者，要向群众学;三人行必有我师，要向同事学和业务骨干学;他山之石可攻玉，要借鉴其它单位的成功经验。
二、勤于实践，培养举重若轻的大气
秘书工作每天都要面对许多纷繁细乱的事物，要和各种人群打交道，经常会遇到各种预料不到的事情，这就要求秘书工作者必须有一种举重若轻的大气，泰山崩于前而面不改色，要胸有成竹，具备驾轻就熟的工作方法。实践出真知，实践出人才，只有通过不断的实践才能培养举重若轻的大气、驾轻就熟的工作方法。一是做小事要用;放大镜;。
小事中孕育着大事，这是秘书工作的特点，如日常值班、上传下达、会场布置、后勤服务、接人待物等，不能不说是小事，但稍有不慎，就会捅大漏子，对全局工作造成不得的影响。因此必须胸怀大局、放眼宏观，要能;一叶而知秋;，拥有洞穿事物本质的能力，做到政治敏感、眼光犀利、小中见大、以大代小和以小促大。要建章立制，对看似小事的经常性工作，写在纸上，贴在墙上，记在心上，抓在手上，形成规矩。同时，还要注意从中找出规律性的东西，高屋建瓴，举一反三，抓一项带动几项，管原则不管具体，督结果不查细节，使老工作有新意。二是遇事杂要像;计算机;。办公室工作千头万绪，任务琐碎繁杂。要避免眉毛胡子一把抓，头脑要像计算机一样有条不紊，绘制一张清晰、规则的运行图。哪个该为，哪个不该为，哪个重点为，哪个非重点为，不能乱为。要分清主次，避免重要工作没抓住，次要工作用力过了头，吃力不讨好，事倍而功半。要领会意图，不了解领导意图，是盲人骑瞎马，到处乱撞，干不好还会南辕北出。吃透了领导意图，办事才有方向。要掌握下情，摸清了下情，办事才会有的放矢，迎刃而解。要遵守规矩，没有规矩不成方圆。不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，能处理的敢拍板，要反馈的不截留。三是碰急事要像;稳压器;。办公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突发性的事情也会随时出现，秘书工作者必须敏感、冷静，不能盲为。要泰然处之，不管事情多么突然，多么紧急，要冷静地进行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时提出解决预案，供领导决策。要沉着应付，在处置急事和突发性事件时，要边请示，边按领导要求协调相关单位，边组织力量进行处置。三者要有机结合，穿插进行，不能丢三落四，使问题复杂化以致妨碍问题的解决。要有主见，面对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站。但必须胸有主见，既不能乱表态、乱许愿，又不能唯唯诺诺，态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。四是做难事要像;救火队;。在处理各种事务中，有时会出现一些超出预见、超出职责、难以预料的事情。对这些事，秘书工作者必须坚持做到：不回避矛盾，敢于冲在前面，不怕丢面子，个人受点委屈也在所不辞;不怕得罪人，将自己的荣辱名利抛于脑后;不怕麻烦，跑断腿、磨破嘴、饿扁肚子也心甘情愿。
三、敢于创新，培养与时俱进的锐气
创新乃活力之源，乃事物进步的根本动力，没有创新，工作无异于无源之水，臭气熏天。秘书工作最忌墨守陈规。作为一个秘书工作者，要有前瞻性和发散性思维，要想领导之所想，想领导之未想，如果做不到这点，由领导支配着自己，被领导牵着鼻子走，这样是不合格的。因此，做什么事情，秘书都要想在前面，要走在前面，要写在前面，要有一股与时俱进的锐气，一股初生牛犊不怕虎的生气，要敢于突破常规，开拓创新。一是创新要从面上着眼，纲举目张。要创新思维方式，要打破惯例，开阔思路，用新的观念谋划工作，分析新情况，研究新问题，探索新路子。要创新制度，加强制度建设。要提高秘书工作效率，追求零误差必须要实现规范化和制度化管理，要用科学合理的制度规范每一个工作环节。要创新工作方法，发挥主观能动性，谋新策、出新招、创新意，把创新的理论和要求体现到工作中去。要创新服务内容。出主意当参谋，实现由被动服务向主动服务、滞后服务向超前服务、常规性服务向创造性服务转变，使服务内容更周到，领导同事群众更满意。要创新服务方式。要适应信息技术快速发展带来的新变化，
努力创新服务手段，探索电子化办公，提高工作效率。二是创新要从点上着手，循序渐进。千里之行始于足下，创新也可以是一种改进，要从细节上总结升华，量的不断积累才会有质的飞跃。要从日常工作中做起，要从每一件小事做起，要从每一个工作环节做起。拓宽工作领域，拉长工作链条，改进工作方法，规范工作流程，都是一种创新。比如，遇到一件从来没经手过的事情，经过认真思考，最后圆满完成了工作任务，得到了领导的认可，及时把这种临时性的做法予以总结，使之经常化、制度化，这就是创新。再比如，在借鉴别人、总结自己的基础上，把原来的工作方法进一步规范化、科学化，使之更加符合工作的特点和规律，更能符合形势和任务的要求，这同样是创新。总之，要多留心，多借鉴，多研究，创造性地开展工作，要用一种蓬勃的锐气使工作不断推陈出新。
四、甘于奉献，培养默默无闻的;傻;气
秘书工作具有从属性、辅助性、被动性，秘书工作必须以服务为第一要务，并切实将服务意识转化为自觉行动。要搞好服务秘书工作者就要有吃苦耐劳、无私奉献的精神，要有一股默默无闻的;傻;气。树立不为名、不为利、埋头苦干的为民思想，两耳不闻名利事，一心只干手中活。甘为绿叶衬红花，甘为他人作嫁裳。一要树立;吃亏是福;的思想。秘书一天到晚忙个不停，工作强度大，工作时间长，工作内容杂，辛苦幕后无人知，风光台前没有份，如果没有不怕吃亏的精神，没有吃亏是福的