2记录控制程序.doc

1 目的
对管理体系记录进行控制和管理，为贸易、过程和活动及其绩效符合要求并有效运行提供客观证据和可追溯性；为保持和持续改进管理体系提供信息。
2 范围
适用于公司管理体系运行所有记录的控制和管理。
3 职责
3.1 行政人力资源部负责管理体系有关记录的控制。
3.2 公司各职能部门负责对其实施活动进行记录和管理，并保持记录真实、可靠和完整。
4 工作程序
4.1 记录的分类
4.1.1 与管理体系运行有关的记录
a) 内部审核、管理评审全套资料；
b) 合同评审报告、记录；
c) 供方评定报告、记录；
d) 职工教育培训记录；
e) 环境因素识别与评价记录；
f) 经过评价，需要制定的管理方案和运行控制记录；
g) 不符合、不合格品评审报告、记录；
h) 纠正和预防措施报告、记录；
i) 其它与管理体系运行有关的记录。
4.1.2 与贸易质量有关的控制记录
a) 销售记录；
b) 资料检验、审核记录；
c) 采购物资检验记录；
d) 采购设备验收记录；
e) 贸易过程记录；
f) 顾客反馈信息处理记录；
g) 其它与贸易质量有关的记录。
4.1.3 日常运行中环境管理要求的记录
a) 环境绩效检查记录；
b) 其它与环境管理运行有关的记录。
4.2 记录编号
4.2.1 记录编码
××/JL－××－××
记录序号
标准条款号
记 录
公司代码

4.2.2 编码说明
JL─“记录”拼音缩写。
标准条款号─所有记录按标准条款号对应编制。
4.3 记录的实施
4.3.1 记录的管理
公司管理体系运行有关的记录由公司相关职能部门控制与管理。
4.3.1.1 记录格式的管理
a) 公司应使用统一规定的记录格式；
b) 与管理体系运行过程有关的记录（包括各类评价报告、管理方案等）应由相关主管部门统一设计格式后进行编制；
c) 日常生产运行中要求的记录，由相关部门统一格式进行实施；
d) 行政人力资源部管理所有记录，汇总所有记录表式，建立记录明细表，便于检查和追溯。
4.3.1.2 记录的编写
a) 与管理体系运行有关的各类报告（记录），由公司相关职能部门按要求组织编写；
b) 日常运行中管理要求的记录和与质量有关的控制记录由操作人员在现场工作中填写，其填写的记录字迹要工整、清晰、便于查阅。
4.4 记录的检查
4.4.1 公司的各类检查，应将记录的检查作为一项检查内容。
4.4.2 行政人力资源部每半年对各部门的记录组织一次检查，并做好检查记录。
4.5 记录的收集与管理
4.5.1 与管理体系运行有关的各类报告（记录）的收集与管理
a) 合同评审报告（记录）由市场管理部收集并保存三年；
b) 职工培训记录由行政人力资源部收集并保存三年；
c) 供方评定报告（记录）由财务管理部收集并保存三年；
d) 与贸易有关的各类报告（记录）由市场管理部收集并保存三年；
e) 与环境管理有关的识别、评价记录及相应的管理方案、运行措施等由行政人力资源部收集并保存三年；
f) 其它与体系运行有关的记录由各主管部门收集并保存三年。
4.5.2 采购物资的检验记录
a) 物资的检验记录由市场管理部分类保存三年；
4.6 记录的归档
每年年底，公司各主管部门对各自收集的记录进行分类、编号和标识后存档。
4.7 记录保存的环境及条件
记录保存环境应做到防潮、防火、防盗、防虫蛀、鼠害等。
4.8 记录的借阅
4.8.1 需借阅记录时，应填写记录“借阅登记表”，经记录保存部门负责人同意后方可借阅。借阅者应在指定日期归还，到期不归还由记录保存部门负责追回。
4.8.2 当合同有要求时，记录可提供给顾客查阅。顾客查阅记录需经市场管理部批准。
4.9 记录的处理
4.9.1 与管理体系运行有关的记录超过保存期限后，由记录保存部门填写“记录处理登记表”，经公司管理者代表批准后，由行政人力资源部予以销毁处理。
4.9.2 生产过程中的记录超过保存期限后，由记录保存部门报领导批准后，自行处置。
5 相关文件
5.1 程序文件
《文件控制程序》 （ CS/CX-01-2011 ）
6 相关记录
6.1《记录清单》 （ CS /JL-02-01 ）