成本数据建议.docx

陈
关于完善基础数据报送的建议
吕总:
成本核算是公司所有数据最终的汇集地，是公司进行成本控制、监督生产效率和出成、分析公司盈余亏损的基础，因此，成本核算必须准确，要不然，公司的盈余亏损只是主观想象。然而成本核算的正确性一方面来源于成本核算方法的选择的正确性,另一方面来源于整个公司报送到财务成本管理的基础数据的正确性。其中，基础数据是整个公司成本核算的根本，没有基础数据或基础数据不正确，成本核算的准确性只是空谈。好比没有油盐姜醋，厨师技术再好也作不出丰盛的佳肴。

1、基础数据在企业管理中的重要性：
从成本核算的角度来说统计与仓管性质是一样的，都是基层数据的整理与报送人员。从数据流转的角度看，生产车间，只是生产物资在生产过程中暂存的流转仓库而已，而我们通常所说的仓库，原料仓，辅料仓，成品仓之类的，是在生产数据的流转过程中起补充作用辅助仓库。在目前市面上所有的数据管理软件中，基本上也是沿用这一思路为基础设计的。所以在仓管与统计两个岗位：在同一公司内，能力要求也差不多，工资水平也差不多。
仓储物料管理好坏很大部分体现在仓库现场管理，并直接通过T6系统反映出生产领用状况，如果仓库管理混乱，则生产物料的管理与库存就是个无底洞。
要想使公司的生产管理数据能有条不紊的在T6系统中反映出来，仓库工作相当重要，兵马未动，粮草先行，做好仓库管理工作，是公司生产顺利开展的加油站，蓄水池。对公司的正常运行起到不可低估的决定性作用。是公司生产有序运行的基础，
公司必须明确认识仓库管理的重要性，仓库作为公司的物料与货品的集散地，担负着非常大的作用，公司里大部分的流动资产都集中在仓库，仓库的流动顺畅与否，物料进出的频繁，物料的收发是否正常有序，直接关系到公司的生产进度是否达到预定目标。仓库物料数据的准确性关系到生产是否按计划运作，如果产品没有及时出库给客户，会造成跑单或投诉，仓库的重要性由此可见。
库存的有效控制与利用，不间断的维护仓库数据，增加有效库存精准控制，就能降低运营成本，减少浪费，增加盈利。仓库是公司生产运营的连接点，仓库数据的准确与否，物料进出是否及时准确，帐目是否日清日结，是否能保证帐实相符，是一个合格仓管员的基本能力的综合体现，是公司生产是否能够有序进行，能否在最大限度内控制合理成本的有力保障。是公司所有原始的内部数据与外部数据归集的重要来源地。是公司基础数据管理是否到位的最基本体现。当初我面试时，吕总说公司的仓库与车间有用友软件在用，当时我就说过，采用软件做数据，虽然能提高效率，但如果不能有效利用软件的长处，充分利用软件的应有功能，则会导致基础数据更加混乱不堪，从而增加数据整理的难度与工作量。
2、现有基础数据的不足：
我们公司的车间统计人员报送的基础数据从目前来看，由于车间主要是计件工资产量为主，基本能反映生产的实际情况，因为计件工资要核对，等于是有计件员工对数据进行监督。但是由于只有产量工资一个数据，其它的数据不能同步报送，还是存在一些问题，
我们公司的仓管，目前有人负责的主要是原料仓、辅料仓、成品仓、白坯仓、染定仓等，但大多依赖于系统，不能做到基本上随时帐实相符，平时仓库的库存数据不能在T6系统中如实反映，月底的盘点意义不大。一个月30天，只有一天是准的，再准确，也是为了应付盘存，有什么意义呢。经过了解，原因是方方面面的很多。总结一下统计与仓管的岗位不足之处
主要表现在以下几个方面：
2.1不规范：
公司统计人员报送的基础数据是反映公司生产的真实信息，是公司管理人员工作运用的第一手数据。但是因为工作不同，公司各个部门考虑的角度也不同，因此要求的数据并不一样。车间管理者有自己的要求，成本核算人员也有自己的要求，报送给成本核算人员的基础数据必须按照成本核算人员的要求报送。但是我们统计人员报送的数据各车间只有T6系统提供一种统一表格，提供的数据没有可比性、可操作性，对于后期的成本控制可用性不大，不规范。而各仓库，则根本拿不出规范的仓库报表。除了系统内前期输入的原始数据与系统自动生成的各类表单，拿不出一张数据经过人为修正的电子报表或手工报表，由此可以估计，在没有T6系统前，仓库与车间的物料管理，是没有库存报表的，或者报表不准是没关系，不必负责的。

2.2 不全面：
2.2.1统计数据的不全面：
这从一个方面就可以说明，例如生产数量。工业企业员工的生产数量从质的角度可分为合格品与不合格品两大类，从量的角度可分为完工与未完工两大类。车间基础数据的T6数据报送最少包括了这两部分，甚至更多。但公司实际只有合格品这一部分，而这两部分恰恰是成本核算与控制的最基本依据与基础。如果这个数据每天不真实准确及时地报送，我们核算出来的成本就与真实数字就会有很大的误差，核算出来的结果就不能充分发挥其应有的作用。
2.2.2 仓库数据的不全面:
仓库则是没有进行存货核算，也没有进行定期清仓、执行物料先进先出等基本原则。在T6系统能大辐降低工作量的前提下，甚至有仓库出现大批量的在库物料没有入帐。当车间需要仓库提供数据进行配合时，由于仓库不能提供准确可信的数据，从而不同程度影响到生产、采购、销售等各部门的计划执行进度。
2.2.3生产计划不全面:
生产计划不但要包括现有的货号、品名、数量、各车间的工艺要求等，还需有各车间计划内生产进度、合理损耗等指标，我们的口号是要做丝袜精品，那么我们的标品生产的员工工资都是高工价的，那行标品的参考标准是什么呢，国际标准？国家标准？省标？行业标准？还是公司的标准 ？只有生产计划全面了，才能对生产部门起到监督作用，数据才有可比性，比出差异，才能为考核提供依据，促进管理与品质的良性循环。
2.3数据没有衔接性：
这是一个相当大的问题，牵涉的人多，面广，难度也大，几乎涉及整条数据链的所有部门。依据现在的数据报送现状，报送再规范、再及时、再全面，都回避不了一个硬伤----数据不衔接。特别是各车间统计人员报送的数据。她只是根据各班序报送的数据，自己没有去核对，去调查数据的真实性。各班序报送的数据为了谋求自己的利益，有些数据难免有夸大，这样可以增加某些人的工资，减少次品率。如果统计人员要求不严格，就不能杜绝类似的事情，报送的数据就不真实。同时各批次产品的工资在本车间本工序的工资总额执行情况是否有超出或节余，均没有数据可依。这本应是车间管理与统计人员的职责所在，是互相配合做好内控的一个着力点。他们不单单是数据报送者，还是一个数据的维护者、内控措施的执行者。

2.4 费用反映不及时：
当月的费用就是当月的费用，如果当月的费用下月报，那么当月生产的产品就不能全部反映所有的成本，而下月生产的产品负担的成本就大。特别是我们公司的产品品种很多，生产周期短，如果不注意这一点，计算出来的产品的成本就忽高忽低，人为的造回大误差，使计算结果失真。
产生上述问题有些是公司统计人员的素质或能力问题造成的，有些是公司管理混乱造成的，还有就是一些历史遗留问题一直没得到解决。

3、改变现状可采取的措施
公司要想提高成本核算的结果的可应用性，必须加以完善基础数据的报送工作，重视基础数据的重要性。成本管理牵涉到公司的各个方面，与公司的各部门都有联系，基础数据的报送同样也是如此。从我们公司的目前情况来看，我建议可以从以下方面来进行操作：

3.1完善公司数据管理制度，
3.1.1加强各部门的工作数据衔接;：
这是基础数据报送工作的基础。基础数据报送不能游离于各部门之外，它不是某一个部门，更不是某一个人的事，它是一条数据链，是整个公司的事，它把公司的各个部门连接在一块。生产企业的数据，来源于销售，形成于生管（计划），完善于生产，补充于仓储，结束于物流。公司制度的执行必须是一套制度执行到位，不能留弹性空间以防不必要的误会与人为的不公平，更不能同一个部门以各种理由执行双重标准。
3.1.2理清各部门的职责与权限:
各部门应独立完成各自职责。财务部门就是财务部门的工作，行政部门不能横加干预；生产部门就是生产部门的工作，销售部门的人不能越过生产部门负责人去指挥或影响生产工作，要不然，天下大乱，基础数据报送工作将无所适从，根据我的财务经验，伙食费从工资里扣，是工资的组成部分，是现金，应归财务部出纳操作，公司的事实是行政部在操作，业务部门话费报销也是一样，行政部制定后负责解释，执行是财务与销售部门的事，现在变成须经行政经手审批，这也是头一回听说。外贸包装物料、打样原料等进公司必须先进仓库，包装成品也须先进成品库再由仓库按手续出库，公司现在的实际是，外贸辅料收到后很多是不经仓库直接进车间，包装外贸成品不经仓库直接出库，这是典型的销售人员越过生产部门与仓储部门的人员直接干预生产（义乌企业这种现象很多很普遍）。以上仅是简单举例。

3.2加强生产预算计划编制工作：
俗话说，没有规矩就不成方圆。一个公司没有预算，没有计划，工作也将没有目标，失去方向，随心所欲，没有对比。我认为我们公司是以销定产，产销结合的生产方式。先确定什么时候销售什么产品，销售金额是多少；再确定什么时候生产什么，生产多少；再确定应在什么时候采购什么，采购多少数量，金额是多少；生产该产品需要多少工序，每个工序需要多少人，需要多少直接人工等等。这只是一个很小的预算，但是，必须要和规范基础数据报送工作一块进行的.

3.3强化存货档案建立:
重视存货编码的编制和应用：公司的产品、购买的原料、包装、半成品,成品、低值易耗品、水电等都是公司的存货，存货是公司的生命细胞，不重视存货的保管，就好像人类不重视自己的血液。公司的存货千千万万，名称各式各样，如果存货没有档案，那将杂乱无章，指东说西。公司在引进T6系统时应引入编码系统或清理一次存货，但现在看来公司似乎错失了这次大好的机会，存货是公司的流动资产，不入系统就说明公司存在有大批的帐外资产，存货的档案和存货的编码是一块编制的，一个存货编码就代表一个存货，即使它名称一样，但不是同一种东西。你说一种存货的名称，有可能仓库的管理人员不知是什么东西，但是说一个编码，他立刻就知道。一个存货的编码代表了这个存货的名称、规格型号、厂家、数量单位等等。存货的编码也是ERP里的BOM的要素之一，没有编码也就没有好的ERP管理，可见存货编码的重要性。而现在的仓库恰恰存在这种情况，象现在新款包装硬盒，采购（供应商）一个标准叫法，仓库一个叫法，包装车间又是一个叫法，不统一，由于没有按标准叫法提供给财务，到了成本核算这里，会计也没法从系统中调取数据。仓库的库存实物与数据，离开了仓管就两眼一抹黑，这是企业管理存在问题的实证。
我们公司的存货没有编码，只有货号。而且货号只有仓管知道.公司要充分利用现有管理资源，强化现有的数据管理系统。公司的存货需进行编码工作，按一类（外购、自产）、二类（使用或生产部门）、三类（连裤、九分裤、七分裤、短袜等）等进行详尽的设计编码并引入编码扫描软件与T6系统衔接。

3.4充分利用现有的管理资源与管理工具:
公司的各部门都在不太重视，没充分应用T6系统功能。特别是出入库不填写存货出入库单，而T6系统在系统物料不完整的基础上，也因各种原因流于形式，月初随机抽查了辅料仓与原料仓，辅料仓居然抽查到的物料没有一个是正确的，100%对不到，居然主动承认60%入库材料没有入帐。这种仓库还是第一次碰到。原料仓库地下室大致核了一下，还能对到几个，但六楼中转仓是关健，却没有帐。我想仓库管理最基本的几条，一、在库的物料品种，应全部上帐，疏忽属个别现象。二、帐目应日清月结，月底按时出具符合公司规范的库存报表，这是最最基本的要求，且不说帐目做的是否规范，帐实是否相符、是否先进先出等更高的管理要求。
存货编码的编制规范、重要性，在数据管理电子化的今天，是规模以上企业进行有效物料管理的必杀技，与生产数据的条码化管理一起，是减少管理成本支出，减少数据人为差错，增加数据准确度、透明度，增加工作效率的利器。
3.5目前尚有部分岗位的数据管理人员尚未到位
按照数据管理的要求，已知的至少有以下几个岗位的人员尚未到位： 定型车间统计，定型仓库统计，染色车间统计。按照生产数据链的说法，没有仓管、统计，数据链必然出现断裂，但由于人员没有到位，也就出现差错由法不责众变成由公司担责。表面减少管理的人力费用支出，实质人为的推高生产费用成本。

3.6、提高相关人员的素质，提高仓管统计人员的能力要求与工作职责。：
仓管、统计工作在公司的所有岗位中是比较重要的一个岗位，因为一切基础数据都是由仓管和统计进行统计和报送的。但是我们公司欠缺专业的统计人员，从我接触的人员来看，估计是从普工提上来的居多，属于非专业，不懂行。或者是从以前企业没上规模时就一直在做这一岗位，对产品、物料的实物与用途非常熟悉，但公司在壮大的同时，由于没有同步提高对数据的管理要求，数据重要性认识不够，对数据变化敏感性不强。简单的认为，车间统计就是给员工算工资。其实车间统计的工作包括：
3.6.1每天计算员工的计时产量、计时工资，计件产量，计件工资;
3.6.2产量包括每位员工生产的每款产品的正品、次品、废品、产品的返工率，标品率，各订单产品在本车间的生产进度汇报.
3.6.3每月本车间各种相关物料的领用及使用情况,包括针,线\机物料消耗等等.
3.6.4车间是一个流转仓库，各订单各款产品在本车间的转入转出情况，都要在规定时间内及时反映并汇报到相关人员。月底编制车间末完工产品库存表（相当于仓库报表）。
3.6.5同时在工资核算过程中，结合各员工的出勤情况与工资收入对比，为公司评比先进个人，先进集体等荣誉提供现实依据。
仓管一般情况下,要求也是一样:
3.6.6、要对物料熟悉，还要懂得仓库物料的科学摆放.
3.6.7、懂得物料的防火、防潮、防蛀、防盗、防压等等。
3.6.8、物料摆放要方便先进先出，方便月中抽查,月底盘存.方便出库，
3.6.9、所有物料品种应全部上帐，数据差错控制在公司允许的范围内。
3.6.10提高公司对基础数据报送人员的综合要求,对现有人员的能力进行全面测试,优胜劣汰.引入活水。
在电脑高度普极的今天，我认为我们公司招聘统计必须专业，除了对产品要熟悉，更要对数据敏感，责任心要强，必须具备基本的电子表格统计知识，不是拉上一个人就可以做统计、仓管。现在的公司统计，喜欢手工工作或者说手工工作量远远大过操作电脑，这对于习惯于电子表格数据操作的人来说，是不可思议的事，这种现象，是否可以认为，是在职统计仓管对电子表格不够熟练，或者是公司对统计仓管的要求不够全面导致的。公司对统计的业务要求过低。正常情况下，如果统计的业务量正常，在电子化普极的今天，用手工是不可能完成每日的工作量的，统计不单单只是单纯的统计基础数据，他还是一个成本数据的控制和监督者。有义务协助做好生产管理工作，及时反映数据报送中存在的问题。
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3.6.11，强化T6系统现有功能，让相关人员负起应有职责：
在目前市场上所有的生产管理软件中，义乌企业用得比较多的有金蝶，用友，格讯等，在会计界，有南金蝶北用友这一说（金蝶总部在深圳，用友总部在北京），都是资深软件，但我们公司的用友软件，功能没有很好的利用起来，这与公司对数据的重视程度不够、公司用人的业务能力要求低等直接相关。
我公司目前T6系统运用的实际情况是：各仓库仓管自行开具出、入库单，自行开退库单、自行开退货单并全部单据都自行审核。自行盘点，自行调整，无人协助，无人配合、无人监督。月底对库存数据的盘点，也是调整完后进行抽盘，发现不对自行改正，不必负责。
现在再说说软件的正规功能设置,所有的管理软件,思路大同小异：
A、 采购人员先要对比生产计划，参照系统库存，在T6系统制定采购计划，采购计划经采购员操作自动生成采购单，这样生产、计划等相关人员可以查询采购是否合理，并监督采购进度不致影响生产。也利于相关仓库监督采购进度。
B、外购原（辅）料入库：仓管核对供应商、品名、数量、无误，质量合格后，在系统内用采购单自动生成采购入库单，在规定时间内将单据送财务后，由会计对单据进行审核后系统自动入帐；物料出库，则由物料接收车间的相关人员（原料是针织车间，辅料是包装车间等等）对出库单进行审核。
C、生产车间之间半成品结转,由上道工序生产车间开具出库单,由下一工序生产车间审核接收. 实行下道工序监督上道工序的移交数据、移交进度等。保证数据衔接。如果公司实行生产数据条码化,则这一步可省略,直接刷条码就可完成数据的结转工作。
D、 包装车间成品入库,由包装车间开具出库单,成品仓库仓管成品接收无误后审核
E、客服人员接到客户订单后,需发货的,有三种方法可操作:一是下订货单到成品仓,成品仓根据库存开具出货单,由客服下单人员审核入帐.二是客服人员将手工单据交到成品仓,成品仓根据实际出库量开具出库单,客服对出库单进行审核.三是客服下手工单或T6订货单,成品仓根据实际出货情况开具出库单并进行一审,客服人员二审后入帐.
F、如需打印,则可设定为所有的单据,均需审核后才能打印出来.为免重复打印,也可设置成只打印一次,打印二次以上需管理员特别授权才行.
3.6.12完善仓库物料抽、盘存制度、定期进行在库物料清理工作。
正常情况下，运行良好的仓库，在完善制度的监督下，
A、 每月末应有按时上报的规范库存报表。月中会有不定期的抽盘。
B、 帐目按公司要求，对在库物料会有不同标准的A、B、C分类，对各类在库物料的采购、储存、使用等情况，提供自已的看法与建议。
C、 由采购部门、使用（生产）部门、监督（财务）部门三方联合组织人员对各仓库进行月中抽盘，月底全盘。例如原料仓的盘存，应有织造车间的人参与，辅料仓库，应有包装车间的人参与，成品仓库应有包装车间或客服部的人参与，以此类推。盘查结果关联各仓管的考核。而不是由财务这一个部门负责盘存，财务只是负责在库数据的准确度，再说人手也不够，在实际工作中不但监督不力，而且还监督不全面，只能偏面监督数量，不能监督质量或因质量问题造成的及时退换货等问题。容易给仓管统计钻空子。
D、 在库物料的清理工作一般在公司生产的淡季进行，由公司出面，根据仓库提供的库存报表，进行一年一度的清理工作，清理对象包括：各仓库以前年份遗留的应清理末清理的库存；包括脏，破的原料、客户退回的成品次品、生产过程中形成尚未处理的次、废品。各仓库当年形成的，特别是外贸订单生产过程中因补单，追单形成的，以后再次使用可能性不大的在产品、包材等。这个工作要公司各部门联合才能少出差错，包括：生产、销售、采购、财务等，处理目标所涉部门限期拿出意见。公司高管拍板后执行。不是某一个部门所能完成的。（五楼白坏仓库我咨询了车间主任与仓管，涉及的需处理的产品数量品种不是很多，而且已放成一堆。四楼仓库主要是包装仓库的管理范畴许多物料没有纳入T6管理系统，造成许多的帐外资产，我叫两位仓管拿出相应的清理方案，也拿不出来（这个其实很简单的，根据生产实际，决定该库存的处理方式，是统一一次性处理还是分门别类处理，是包装后处理，还是就按在库状态直接处理。一旦决定，就可安排人员进行计时清理或承包清理，清理好后联系库存收购的商家进行估价售卖或联系有意向的经销商处理）。
再通过月中抽盘、月底全盘、择机清理等手段，使仓库逐步走向正规，但事在人为，专业的事，需要专业的人来做。能力决定结果，思路决定方向。如果没有合适的人来担当，现在需处理的在库物料有多少。现在的状况，只会在一个固定的周期之后再一次出现轮回。
3.6.12,完善仓库硬件环境,为提供准确基础数据创造条件:
仓库必须有独立空间,封闭环境,不然仓管不能及时掌握仓库数据,碰到月中抽盘,数据不准,还理由一大堆.这些理由,有的是借口,有的是事实.只有硬件措施到位了,事情才能做得更完美,比如五楼仓库,目前就不具备一个仓库条件基本的,它没有独立空间,没有封闭环境,任何人可以自由出入,在这样的现实条件下,再加上仓库与车间的作息时间不一致,要做到数据标准几乎不可能.只有隔出独立空间,才能逐步使数据趋向正规,还有原料仓库,由于货梯直通地下室,地下室与货梯并无隔离措施,仓库与织造车间的作息时间并不一致,这些都是仓库数据不准的理由,也是客观事实.
3.7、加强基础数据资料的保存：
这不单纯是仓管、统计报送的资料的保存，而是整个公司基础数据资料的保存，纸质资料包括生产车间各班序的生产记录、考勤记录、产品工艺等等的保存。必须按月、按期，甚至按品种、按批次、按客户、供应商保存，最后装订成册，装好标记。常用的资料各部门自行保管，不常的资料由公司集中统一保管。以供日后随时翻阅查询。电子资料则按时进行数据备份。这是公司整体数据管理的需要，就目前的管理水平来说，也是体现提升管理档次的一个重要体现。如果公司一直有保存资料的好习惯，我刚来时就不必四处找人要产品工艺，相关的工作进度会快好多，目前，公司的产品工艺，织造这块，与织造车间的配合较好，每月的数据更新较及时，就有力的保证了每月成本核算的按时开始，这只是现成的简单的一个例子。
3.8、成本费用反映要及时：
公司每天每月每个部门都要发生费用，当期的费用必须计入当期利润，当期的成本必须和当期的收入挂钩配比，是这个产品负担的成本必须要计入到这个产品中。如果成本费用反映不及时，当期的成本费用当期不反映，上面一切只是一种空谈，只是一种愿望，成本核算细化与规范也只是主观想象。有些成本费用支出是当期发生当期全部计入，有些成本费用支出是当期发生必须分摊到当期和以后各期的（待摊费用），还有些成本费用是以后将要支出当期必须计入的（预提费用），具体成本费用要具体情况分析。
3.9、明确各车间、各工序的职责范围：这是指生产部门，很多基础数据都是来源于生产部门的各车间、各工序。目前来说,数据提供最吃力的是染色与定型车间.这两个车间对核算来说数据相对比较复杂,一是都牵涉到对外加工.二是缺乏掌控相关数据的统计、仓管。这两个车站与其他车间相比，工作量也相对大些，但人员配置却是最薄弱的。因为这两个车间 的数据有部分是与本公司的产品数据相衔接的，如果没有相关的人员配置，初步的核算工作完成后，后续的细化工作就无法开展。影响整个计划的执行。
公司的生产统计分为两个部分，一是最基层的各车间、工序的统计，二是汇总统计员，也就是总统计，目前是张红仙在做，但按公司的现有规模，如果生产部门该做的数据全部做起来，总统计专门配备一个人都有得忙的，由于公司目前的基础数据提供还有待加强（仓库的数据，流程的完善等），成本的要求从无到有，目前还在核算阶段，所以很多总统计应做的工作，是我自已在做。如果进入成本分析阶段，则必须增加人手才行。
实际上，以上基础工作做好，我们公司现在应用的T6系统相关功能充分、规范的运用起来，则公司基础数据的面貌会得到很大的改观。

综上所述，个人认为，目前最迫切最重要的工作我认为有以下几项“
1、 以人为本，测试相关人员综合能力，优胜劣汰，提升公司整体数据管理的能力要求
2、 清理各相关库存，该入帐的入帐，该处理的处理；腾出空间利于物料管理，
3、 完善T6系统功能；生产数据条码化，充分运用现有T6系统的数据管理措施。
以上仅是代表我个人的建议，具体情况还要公司的各领导、公司的各部门协商。

财务部：
2013年8月26日