某电梯销售有限公司程序控制文件.docx

程序控制

1.特殊特性
1.1在产品安装、维护质量前期策划过程中，应根据顾客的特殊特性和对过程的分析，最终确定特殊特性，并在相应的控制文件中进行标识和控制。标识的方法有两种，对于顾客提供的标识符号，按顾客的要求标识；如果顾客没有提供标识，按公司规定的符号进行标识。
2.可行性评审
2.1公司在签订产品合同之前，在产品质量服务质量前期策划时，应根据所需要的统计过程能力和规定的要求，对产品质量和售后服务是否符合所有要求的适用性进行评审，以确保产品对用户使用的可行性。
3.产品安全性
3.1公司在产品质量服务质量前期策划和过程控制中，应考虑适当的安全防护和产品安全性，并通过培训、控制等方式了解产品的安全因素。
4.产品适用性
4.1在产品销售策划过程中，对顾客的要求，应进行多方论证，分析论证结果并提交用户批准。
5.过程跟踪
5.1公司在产品销售前期、安装、售后服务等过程中建立过程跟踪制度，实现全过程控制、反馈和追溯。
6.控制计划
6.1根据工程项目由工程部施工队编制“施工方案”及进度计划。当产品生产交付和过程与用户要求存在明显的差异时，必须修订或更新控制计划。
7.修订和更改
7.1当发生下列任何一种情况以上时，应对控制计划进行适当的评审和修订：
7.1.1对产品有特殊要求；
7.1.2生产和安装过程计划更改；
7.1.3生产和安装过程不稳定；
7.1.4检验方法、频次等修订。
8.设施和工器具管理
8.1公司对安装设施、设备、材料、工器具进行策划，通过对施工现场和现有操作及物流分析和设备的平衡分析等最大限度地减少设备、材料的交转和搬运，便于材料的同步流动，最大限度消除浪费，减少非增值劳动，达到精益的施工效率。
8.2工器具管理
公司建立和实施了工艺管理体系，包括对电梯安装工艺保养、修理和更换及设备专职的维修人员。提供必要的技术资源进行工艺、工具量具检验。对于外委的工装、工具的使用情况进行跟踪、验收。
8.3支持文件
《设备管理制度》
《计量器具保管使用制度》。
9.总则
9.1公司对所有的订单进行评审，以确保顾客的要求已经明确并理解且可以满足。
9．2评审
在投标或接受合同或订单之前，销售部组织相关部门对标书、合同、或订单进行评审以确保：
a) 各项要求都有明确规定并形成文件；在以口头方式接订单、而对要求没有书面说明的情况下，公司应确保订单的要求在被接受之前得到同意；
b) 任何与投标不一致的合同或订单的要求已经得到解决；
c) 公司具有满足合同或订单的要求的能力；
d) 满足所有顾客的要求，包括国家质量技术监督检验检疫总局颁发的《特种设备质量监督与安全监督》等要求。合同评审的方式根据合同的不同分为会议、会签及专人评审。
9.3合同的修订
合同的修订由销售部组织进行,无论公司或顾客修改合同,都必须经过双方同意,并按该合同原评审程序进行评审,由销售部将修改后的合同复印件“合同修复记录”及时传递到相关部门。
9.4记录
销售部保存合同评审记录。
9.5支持文件
《销售合同评审程序》
《记录控制程序》。
10、文件和资料控制
10．1总则
公司建立文件化的《文件和资料控制程序》，用以控制所有与公司 质量体系要求有关的文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料（如标准和顾客提供的图样）。
10．2文件和资料的批准和发布
公司各部门应按《文件/技术资料保管使用制度》的要求，确保文件在发布前由发放部门人员审批其适用性，并制定现行文件修订状态的“文件和资料受控清单”及“文件和资料发放登记表”，以防止使用失效和/作废的文件。这种控制确保：
a) 在对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到相应的文件的有效版本；
b) 从所有发放或使用场所及时撤出失效和/或作废的文件，或以其它方式确保防止误用；
c) 公司内所有文件都有表明有效或失效版本盖红色“受控”印章，作废版本应盖“作废”印章，如作为法律和/或积累知识的目的保留的，应盖“作废参考”印章。
10．2．1工程规范
工程部按技术监督局的要求，进行顾客工程规范的控制，确保顾客所有的工程标准/规范其更改的程序文件能够在规定工作日内得以评审、分发、实施，并记录在施工中实施更改的日期、保存该记录。
10．3文件和资料的更改
除非有特殊原因，任何文件和资料的更改必须由原批准部门和/或人员进行审批。若由其他部门 和/或人员进行审批时，必须获得原审批所依据的有关背景资料。
10.4支持文件：
《电梯销售与建设单位衔接程序》
《施工方案设计过程控制管理程序》
《施工方案设计编制/审核/批准程序》
《工程施工管理程序》
11、采购
公司确保采购的产品符合规定要求。
11．1现安装用批准的材料
提供经过批准的供方名单，公司将从该名单上供方处采购有关材料。
11．2采购资料
需求计划由工程部编制，采购计划和资料由供应部负责编制，采购资料划应清楚地说明订购产品的资料，包括：
a) 类别、型式、等级或其他准确标识方法；
b) 规范、图样、过程要求、检验规格及其他有关技术资料（包括产品、程序、过程设备和人员的认可或鉴定要求 ）的名称或其他明确标识和适用版本；
c) 适用于的质量体系标准名称、编号和版本。
采购资料在发放前由工程部技术负责人对规定的要求是否适当进行审核。
11.3支持文件：
《采购工作程序》
《采购工作管理制度》
12、顾客提供产品的控制
a) 公司不存在顾客提供的产品，列出本条是为了与《特种设备质量监督与安全监督》《特种设备安全监察条例》等质量体系要求的编号一致。
13、产品标识和可追溯性
3.1产品标识：
b) 验收移交单；
c) 会议记录；
d) 安装检测报告。
质量检查组负责标识的确定及标识物保管的监督检查。
相关部门负责标识的实施、标识物的保管。
3.2可追溯性
在规定有关追溯性要求的场合，质量检查组组织对每个或每批产品安装进行唯一性标识并加以记录，确保需要时能够使产品的可追溯性得到有效实施。
14、过程控制
策划直接影响安装质量和服务过程，确保这些过程在受控状态下进行。受控状态包括：
为保证产品质量，公司安装和服务的方法制定了如下程序文件：
《过程控制程序》
《售后服务管理程序》
《客户投诉管理工作程序》
14.1安装现场的清洁
公司按《工程施工管理细则》执行，确保安装现场设施处于清洁、有序的状态，并清理生产产品的现场。
14.2应急计划
公司制订了《电梯故障紧急处理制度》
14.3预防性维护
公司对安装过程的电梯设备进行标识，为机器/设备的维护提供适当的资源，并建立有效的、有计划的全面预防性维护系统，这个系统包括：维护保养周期、维护保养技术规范。
15、过程监视和作业指导书
公司为所有负责过程操作的人员提供过程监视和作业指导书，以便正确的操作并确保在工作岗位易于得到。过程指导书由工程部负责编制。其内容见《电梯安装工作指导规范》、《电梯维护保养工作指导规范》、《电梯安装调整调试指导规范》和《安全操作规程》。
15.1维持过程控制
公司保证执行电梯安装维护技术标准，有效实施控制计划和过程流程图。
除非顾客另有要求，现行过程能力应符合电梯安装维护标准。
已在控制计划中确定的特性是不稳定的或能力不足时，应增加100%检验以控制过程输出，同时制定全面的纠正措施计划，包括具体的时间和规定的职责，以确保过程稳定和有效。当顾客要求时，这些计划应由顾客评审和批准。
15.2更改的过程控制要求
当顾客对过程能力或性能的要求不同于上述规定时，控制计划中应加以注释。
15.3作业准备验证
当进行作业准备(如作业的初步运行\材料的改变\作业更改\运行时间过长的停顿),均进行作业准备验证。作业准备人员应易于得到作业指导书。作业准备验证采用排列比较和控制图法。见《施工方案》。
15.4过程更改
工程部负责过程更改及保存更改生效的日期和记录，见《施工方案》。
15.5外观项目
公司产品被顾客确定为“外观项目”，公司确保：
a) 在检验区有适当的照明；
b) 维护和控制标准样件和评价设备；
c) 对电梯检验人员进行资格认可。
16、供方产品检验和试验
16.1 总则
电梯产品检验试验由产品生产厂家按照《检验和试验控制程序》以满足规定要求。所需的检验和试验及相关的记录在相应的程序或工艺规程中作了详细的规定。
16.2计数特性的接收准则
所有计数数据接收抽样计划的接收准则是零缺陷。见各种检验工艺规程。
16.3进货检验和试验。
16.4公司确保未经检验或未经验证合格的产品不投入使用。
16.5确定进货检验的数量和性质时，根据供方提供的合格证据，采取抽检、全检、验证的方法。
16.6如因生产急需来不及验证而放行时，需要经过总经理批准，质量检查组进行标识和记录并填写“紧急放行申请单”，一旦发现不符合规定要求时，由供应部部负责收回。
16.7进货产品的质量
进货产品的质量，公司采取以下一种或多种方法控制：
a) 统计数据记录与评价；
b) 进货检验和/或试验；
c) 当有可接受质量性能的记录时，对供方现场进行第二或第三方评定或审核；
d) 由认可的实验室进行的零件评价。
17、过程检验和试验
a) 质量检查组按检验工艺规程或相关工艺规程规定检验内容对供方产品进行检验；在所有要求的检验和试验或必须的报告收到和验证前，不得将产品放行；来不及检验例外。
b) 放行时必须经过总经理批准后才可放行，并在产品最终检验之前完成检验；
c) 采用统计过程控制或防错或目视控制方法防止缺陷的发生。
17.1最终检验和试验
a) 公司按技术监督局检验验收报告为最终检验和试验，且要求所有的检验和试验可以作为最终检验和试验的一部分，但应无后续操作影响该特性值；
b) 只有按要求的检验和试验活动已经完成，有关数据和文件齐备认可后，电梯才可以交付使用。
17.2检验和试验记录
质量检查组负责记录和保存检验和/或试验记录，这些记录清楚的表明供方产品按所有规定的验收标准通过了检验和/或试验。当产品没能通过某种检验和/或试验时，应有相应记录。
18、检验、测量和试验设备控制
18.1总则
检验、测量和试验设备在使用前由质量检查组对其进行检定和校准，确保其测量准确度，并与要求的测量能力一致。
检验、测量和试验设备的技术资料按要求可以提供的场合，当顾客或其代表要求时，公司提出供这些资料，以证实检验、测量和实验设备的功能是适宜的。
18．2控制程序
a) 工程部确定测量任务及所要求准确度和精密度的检验、测量和试验设备；
b) 工程部负责根据国际或国家承认的有关基准有已知关系的鉴定合格的设备进行外部委托校准和调整，外部委托校准调整时负责收集该资料。确定检验、测量和试验设备校准周期，并按规定的校准周期对检验、测量和试验设备 进行校准和调整。
19、校准服务
工程部负责确认影响产品质量的检验、测量和试验，设备按规定的周期或使用前送到有资格的商业/独立实验室或顾客认可的政府机构加以校准和调整，对于指定设备，若没有有资格的实验室进行校准，校准服务可以由设备原始制造者实施。
c) 质量检验组规定校准检验、测量和试验准则以及发现问题时应采取的措施：
d) 检验、测量和试验设备的校准状态的标识和/或记录粘帖在设备上或保存在工具盒内；
e) 质量检查组负责保存检验，测量和试验设备的校准记录；
f) 发现检验、测量和实验设备偏离校准状态时，质量检查组负责组织有关人员评定已检验和试验结果的有效性并形成文件；
g) 各负责部门确保校准、检验和试验设备适宜的环境；
h) 使用部门负责确保检验、测量和试验设备在搬运、贮存和防护期间其准确度和适用性保持完好；
i) 使用部门负责按规定的操作、保养和调校要求进行使用，防止检验、测量和试验设备（包括试验软件和硬件）因调整不当而导致失效。
20、补充验证
20.1当顾客要求时，必须满足附加的验证/标识要求。
21、不合格品控制
21．1总则
公司制订了《不合格施工工艺控制程序》以控制不合格工艺的记录、评审和处置，由工程部管理和实施。
21．2不合格工艺的评审和处置
公司规定了不合格工艺评审和处置的职责和权限，以便对不合格工艺进行评审。供应部、销售部、工程部负责对不合格工艺进行处置的监督。
质量检查组对不合格项进行统计分析，建立优先减少计划，并跟踪计划的进度情况。
22．纠正和预防措施
22.1总则
公司建立了分析内部和外部顾客抱怨的实际或潜在不合格原因，防止不合格的再发生，制定了《纠正和预防措施控制程序》。
任何纠正和预防措施，都要与问题的重要性和所承受的风险程度相适应。
工程部负责由纠正或预防措施引起的技术文件的更改，工程部负责管理性文件更改。
22．1．1解决问题的方法
当外部或内部出现与规范要求不符合时，公司采取有效的解决问题方法。包括以下的步骤：
a) 不合格描述；
b) 原因分析；
c) 纠下错施
d) 效果验证
e) 当顾客明确规定方法时按顾客的规定作出反映。
22．1．2防错
在纠正和预防措施的实施过程中公司采用防错方法，其程度与问题的重要性和所承受的风险程度相适应。
22．2纠正措施
各部门负责根据照《纠正和预防措施控制程序》组织开展纠正措施活动。包括：
a） 有效地分析内、外部顾客的抱怨和产品不合格报告；
b） 组织相关部门对产品/过程/质量体系有关的不合格项产生的原因进行调查，并记录调查结果；
c） 各部门制订纠正措施；
d） 工程部跟踪措施进展情况，确保纠正措施的执行和有效性。
22．2．1纠正措施影响
不合格项采取纠正措施时，心须考虑消除其他类似的进程和产品及施工工艺中存在的不合格原因。
22．3预防措施
各部门负责组织开展预防措施活动。包括：
a) 利用适当的信息来源以发现、分析并消除不合格的潜在的原因；
b) 对任何要求预防措施的问题相关部门负责分析原因，质量检查组制订措施计划；
c) 责任部门负责按计划实施，质量检查组负责跟踪和验证措施的有效性；
d) 将采取预防措施的有关信息提交管理评审。
23．运输、搬运、贮存、包装、防护和交付
23．1总则
公司建立了《物料管理工作程序》和《物料储存管理办法》。
23．2搬运、运输
供应部负责采购产品的搬运方法的制订和搬运工作；工程部负责制订过程产品的搬运方法的制订和搬运工作；销售部负责成品运输方法的制订和运输工作。运输搬运过程中应防止产品损坏。
23．3贮存
供应部负责成品的贮存。应做到：使用指定的场地或库房防止产品损坏；账、物、卡相符；定期检查库存情况。
23．3．1库存
采用先进的管理办法，优化库存管理系统，缩短库存周转周期，减少库存量。
23．4包装
产品的包装按《产品包装图》进行，确保符合所有顾客的特殊包装标准/指南，包括适用的维修零件包装标准。
23．4．1顾客包装标准
顾客有包装要求时，应符合所有顾客的特殊包装要求。
23．4．2标签
公司保证所有发运产品都以合格证（包括：日期、检验员印章、产品编号、公司名称）进行标识。当顾客有要求时，按顾客要求进行。
23．5防护
公司对采购品、过程产品、安装验收前的产品进行适当的防护措施和隔离措施，确保产品处于完好状态。
23．6交付
在产品最终检验和试验合格后应采取保护产品质量的措施。当合同要求时，这种保护措施持续到顾客目的地。
23．6．1交付能力的监控
公司确保100%按合同或订单要求准时交付。包括采用顾客规定的运输方式和路线。销售部确保100%按时交付的措施的实施和监控。一旦未能确保100%按时交付，销售部、质量检查组负责分析原因并采取措施以改进交付能力。并与顾客就交付问题进行沟通。销售部负责公司的超额运费的记录。
公司不断优化开发评价和监控方法以符合顾客对已设定的前期时间的要求。
24．质量记录的控制
公司编制了关于质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的文件程序《记录控制程序》。各部门应保存好相关的记录，以证明符合顾客要求和质量体系的有效运行，包括来自供方的质量记录的控制。
公司确定了记录的保存时间和处理权限。所有质量记录清晰，保管方式便于检索，同时提供适宜的保管环境。当合同要求时，在商定期内质量记录提供顾客或其代表评价时查阅。
24．1记录保存
管理评审记录/内部质量审核报告以及纠正和预防措施报告，由质量检查组负责保存三年。
设备及工装档案、施工批准文件、采购订单及修改单由责任部门保存3年（顾客有特殊要求按顾客要求执行）。
其余由责任部门保存三年。
超过保存期的记录由责任部门按规定销毁。
25、内部质量审核
公司建立了用于策划和实施内部质量审核的文件《内部审核控制程序》用以验证质量活动和有关结果符合计划的安排，并确保质量体系的有效性。
内部质量审核分内部质量体系审核、内部质量审核和过程质量审核。
a) 内部质量体系审核
内部质量体系审核一般每年至少一次，审核内部和范围覆盖全部质量体系要素和班次、部门。根据审核活动的实际情况和重要性安排日程，并由与所审核的活动无直接责任的内部审核员进行。
b) 内部质量审核每月一次，由质量检验人员和相关人员（销售部、工程部）进行。
c) 过程质量审核
过程质量审核每二个月进行一次，全年审核覆盖公司所有的工序。由工程部、质量检查组等相关人员进行。
对所有内部质量审核的结果加以记录并通报被审核区域的责任人员。对审核中发现的问题，同相关部门负责人采取措施纠正。由审核员负责验证和记录所采取的执行情况和有效性。内部质量审核结果提交管理评审。
25．1内部质量审核计划
质量检查组年初制定内部质量审核计划，总经理批准。审核范围覆盖所有的班次。当发生内/外部不合格或顾客怨时，计划的审核频次应增加。
26、培训
公司建立了培训制度，以明确培训需求并对所有从事对质量有影响的工作的员工都进行培训。
工程部负责安排和协调公司内、外部培训活动。这些活动包括：
a) 确定培训需求；
b) 制定培训计划，实施培训；
c) 对培训效果进行验证；
d) 培训记录的存档。
对从事特殊工作的人员，由工程部制定对其教育水平、培训和/或经历进行资格考核。这类人员包括：
a) 内部质量审核员：
b) 质量检验人员；
c) 关键岗位人员；
d) 关键或特殊过程操作人员；
e) 试验人员；
f) 特殊工

文件编号规则
为规范公司文件管理和文件可控，特制定本规则。
1、受控文件
1.1文件编号
1.1.1行政文件编号为：ZCGS/XZ-；
1.1.2管理文件编号为：ZCGS/GL-；
1.1.3表格文件编号为：ZCGS/BG-；
1.1.4资料文件编号为：ZCGS/ZL-。
1.2文件分号
1.2.1 001--ΧΧΧ
1.3范例
1.3.1 ZCGS/XZ—001 文件编号为众诚公司行政文件，文件分号001号。
1.3.2 ZCGS/BG—016 文件编号为众诚公司表格文件，文件分号016号表格。
2.非受控文件
2.1文件编号
2.1.1行政文件编号为：ZCGS/XZ；
2.1.2管理文件编号为：ZCGS/GL；
2.1.3表格文件编号为：ZCGS/BG；
2.1.4资料文件编号为：ZCGS/ZL。
3.文件修改标识
3.1 文件版本和文件修改状态以“X/Y”Y方法标识，其中“X”用大写英文字母A-Z书写“Y”用阿拉伯数字0、1、2……书写。
3.2 文件内容发生更改修订时，要在修改码加1，如A/0变更为A/1，A/1至A/2……。
3.3 文件内容有重大变更时，要更换文件版本，修改码上A→B。
3.4 文件变更内容应在 “文件更改申请/通知单”中描述。
3.5 发到部门的受控文件只作版本状态登记及新版本取得后的更改，不负责版本修订。

文件控制管理规则
1.目的
对质量管理体系所要求的文件进行控制，确保质量管理体系有效运行的场所使用有效文件。
2.适用范围
选用于与产品质量（安装维护质量）和质量管理体系运行有关的所有文件，包括与产品有关的外来文件。
3.术语和定义
本程序采用GB/T19000-2000，《质量体系 基础和术语》和《质量手册》中规定的术语和定义 。
4.职责
4．1 公司总经办负责组织《质量手册》和《程序文件》的编写，制定《文件编号规则》，负责对质量管理体系文件的管理和文件的发放。
4．2 总经办负责产品工艺技术文件的管理和其他部门使用文件的管理
5.工作程序
5．1 文件的分类
5．1．1 文件的分类如下：
a) 包含形成文件的质量方针和质量目标的质量手册；
b) ISO9001标准要求和公司要求形成的程序文件；
c) 公司为确保其过程的有效策化、运行和控制所需的文件；
d) 程序文件要求的所有记录。
5．1．2 文件分受控状态和非受控状态两种。
5．1．3 受控文件由文件管理部门提出，管理者代表批准后，归档案。受控文件注明文件编号、分号；非受控文件只有文件编号。
5．1．4 文件的编号
公司对文件的编号做出规定，具体编号方法依据档案室制定的《文件编号规则》。
5．2 文件的版本修改状态标识
5．2．1 文件版本和文件修改状态以“X/Y”Y方法标识，其中“X”用大写英文字母A-Z书写“Y”用阿拉伯数字0、1、2……书写。
5．2．2 文件内容发生更改修订时，要在修改码加1，如A/0变更为A/1，A/1至A/2……。

文件控制程序
1、 目的
对质量管理体系所要求的文件进行控制，确保质量管理体系有效运行的场所使用有效文件。
2、 适用范围
选用于与产品质量（安装维护质量）和质量管理体系运行有关的所有文件，包括与产品有关的外来文件。
3、 术语和定义
本程序采用GB/T19000-2000，《质量体系 基础和术语》和《质量手册》中规定的术语和定义 。
4、 职责
4．1 公司总经办负责组织《质量手册》和《程序文件》的编写，制定《文件编号规则》，负责对质量管理体系文件的管理和文件的发放。
4．2 总经办负责产品工艺技术文件的管理和其他部门使用文件的管理
5、 工作程序
5．1 文件的分类
5．1．1 文件的分类如下：
e) 包含形成文件的质量方针和质量目标的质量手册；
f) ISO9001标准要求和公司要求形成的程序文件；
g) 公司为确保其过程的有效策化、运行和控制所需的文件；
h) 程序文件要求的所有记录。
5．1．2 文件分受控状态和非受控状态两种。
5．1．3 受控文件由文件管理部门提出，管理者代表批准后，归档案。受控文件注明文件编号、分号；非受控文件只有文件编号。
5．1．4 文件的编号
公司对文件的编号做出规定，具体编号方法依据档案室制定的《文件编号规则》。
5．2 文件的版本修改状态标识
5．2．1 文件版本和文件修改状态以“X/Y”Y方法标识，其中“X”用大写英文字母A-Z书写“Y”用阿拉伯数字0、1、2……书写。
5．2．2 文件内容发生更改修订时，要在修改码加1，如A/0变更为A/1，A/1至A/2……。
5．2．3 文件内容有重大变更时，要更换文件版本，修改码上A→B。
5．2．4 文件变更内容应在 “文件更改申请/通知单”中描述。
5．2．5 发到部门的受控文件只作版本状态登记及新版本取得后的更改，不负责版本修订。
5．3 文件的编写。
5．3．1 与质量管理体系运行有关的文件，由公司组织有关职能部门编写。
5．3．2 工程部负责编写产品标准、作业指导书、工艺流程等文件。
5．3．3 质检组负责编写检验标准、检验规程、计算管理等文件。
5．3．4 各部门负责编写本部门使用的文件、作业指导书。
5．4 文件的审核和批准
5．4．1 文件发布前应得到批准，以确保其适宜性和充分性。
a) 《质量手册》由管理者代表审核，总经理批准。
b) 程序文件由总经办负责组织审核，管理者代表批准。
c) 工艺技术/质量文件由技术负责人审核，总经理批准。
d) 其他管理文件由总经办组织审核，总经理批准。
5.4.2 文件的评审与更新
a) 在文件实施过程中，由于内外部环境发生变化，如组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变时，需对原文件进行评审；
b) 公司规定每年七月对公司现行使用文件进行评审。
c) 评审的内容为文件的适宜性和充分性，是否需要更新，若需修改，修改后的文件须再次批准。
5．5 文件的发放
5．5．1 文件的发放由申请发文的部门填写《发文申请》，经文件签发人批准后，总经办负责按指定范围发放。
5．5．2 文件领用人在《文件收/发记录本》上签名领取。
5．6 文件的补发
5．6．1 需使用文件的人员未领到文件时，不得随意用他人的文件复印，应填写《文件发放/领用审批表》，经本部门负责人同意，总经理批准，在档案室办理领用手续。
5．6．2 文件破损严重，影响使用，按5.6.1办理领用手续,交回破损文件,补发文件，新文件的分发号沿用原文件分发号。
5.6.3 文件使用人将文件丢失后,应按5.6.1办理领用手续,档案室在补发新文件时给予新的分发号,并注明丢失文件的分发号作废,必要时,将作废文件的分发号码通知各部门,防止误用。
5.6.4 文件需要转发时,执行本程序5.6.1和5.6.2中的规定。
5.7 文件的更改和报废
5.7.1 文件需要更改时,文件更改提出人或部门负责人填写《文件更改申请/通知单》,说明更改原因,经管理者代表审核,上报总经理批准。
5.7.2 文件的更改经批准后,由档案室按《文件收/发记录》填写《文件更改申请/通知单》,文件持有人实施更改。
a) 更改时，更改人应在更改处签章，并注明更改几处；
b) 换页时，要撤回旧版页，换页人签章，更改日期为执行日期；
c) 无论是更改或换页，各单位文件管理人员都要认真填写文件的修改页；
5.7.3 作废的文件由档案室按《文件收/发记录》收回并记录,作废文件加盖红色“作废”印章，档案员填写《文件销毁申请单》，经总经理审批，统一销毁；
5.7.4 需要保留的作废文件,留用人/部门填写《文件销毁申请单》,经总经理审批,加盖:“留用”印章,方可留用。
5.8 文件的管理
5．8．1 文件经编制、审批后，原版文件交档案室，档案室填写《文件归档登记簿》予以归档保存。
5．8．2 各部门领取文件后，应在本部门的《文件收/发记录》上表明受控状态。
5．8．3 每年总经办应总结文件发布、更改情况，向各部门发布《现行有效文件夹目录》。
5．8．4 各部门文件管理人员按《现行有效文件目录》进行自查；在每次内部质量管理体系审核前，全面检查各类在用文件的有效性，核查使用者手中的文件，发现问题及时解决。
5．8．5 外单位/部门需借阅/复制文件时，应填写《文件借阅/复制记录》，经总经理批准后方可借阅/复制。原版文件一律不得外借。
5．8．6 文件夹持有人换岗或离开前，应将所有文件夹交给档案室。
5．9 外来文件夹的控制
5．9．1 直接引用的各类外来货文件，保留原文件编号，管理者代表负责识别其适用性，外来文件的发放和管理执行本程序5．6条款。
5.9.2 工程部定期检查公司内使用的有关国际标准、国家标准、行业标准等外来文件是否为有效版本，如变更并应及时通知使用部门。
5.10 文件控制的有关记录由各部门执行《记录控制程序》的规定。
6. 支持性文件
6.1 《记录控制程序》
6.2 《文件编号规则》
7. 质量记录
7.1 文件发放／领用审批表。
7.2 文件收／发记录。
7.3 文件更改申请通知单。
7.4 文件销毁通知单。
7.5 文件归档登记簿。
7.6 发文稿纸。
7.7 文件借阅／复制记录。
7.8 现行有效文件目录。

记录控制程序
1.目的
　　　对记录进行控制，以提供符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据。
2.适用范围
适用于提供产品（产品安装维护）、过程和体系符合要求及体系有效运行的记录控制。
3.术语和定义
本程序采用ＧＢ／Ｔ１９０００-２０００《质量管理体系　基础和术语》和《质量手册》中规定的术语和定义。
4.职责
4.1各部门负责本部门使用的记录格式并进行管理。
4．2总经办负责审核记录格式，并对各部门记录的使用情况进行检查。
5、工作程序
5．1记录格式的制定和更改
5．1．1各部门根据质量活动的实际情况和要求，设计适宜的记录格式，经公司审核，报管理者代表批准后，正式使用。
5．1．2各部门根据质量活动的要求，需要补充新的记录或修改原有的记录格式时，按照本程序5.1.1条款。
5．2记录的类型
5．2．1记录的类型为：
证明产品（产品安装维护）、过程和质量管理体系与符合性有关的记录本；
证明质量管理体系是否有效运行有关的记录；
供方提供的记录。
5．2．2记录一般以书面形式，也可呈任何媒体形式，如硬拷贝或电子媒体。
5．3记录的使用
记录填写人应用钢笔或圆珠笔真实、完整、准确地填写，字迹要清晰，能正确辨认，不允许涂改。因笔误需正时，填写人签章并注明日期。
5．4记录的管理
5．4．1记录应有编号和序号，易于识别和检索，记录的编号各部门执行《文件编号规则》。记录的序号由记录的产生部门按自然数排列。
5．4．2档案室负责指导全公司的记录管理工作，编制《记录清单》，清单上应注明记录名称、编号、保管部门及保存期。
5．4．3各部门收集本部门及本部门相关的来自供方的记录，建立本部门记录清单，按记录的名称、施工的时间，保存期限不得低于三年。
5．4．4记录保管理部门应按类别、时间须序把成册的记录贮存在文件柜中，并建立《贮存清单》便于存取和检索，存放设施要防盗、防潮、防蛀等。
5．4．5需查阅人向记录档案室外说明理由，经其同意后，查阅人在记录存放地点进行查阅，当合同有要求时，记录可提供给顾客及其代表查阅。
5．4．6记录超过保存期限时，保管部门填写《文件销毁申请单》，经总经理同意后，对其进行焚烧或粉碎性销毁。
5．4．7档案室负责不定期地对各部门记录使用情况进行检查，并负责修订公司《记录清单》。
5．5有关的记录由各部门负责管理，并执行本程序。
6.支持性文件
6．1文件编号规则
7.质量记录
7．1文件销毁申请单
7．2记录清单
7．3记录贮存清单

采购控制程序
1 目的
为对本公司起重设备安装施工过程中的采购过程控制，制定本制度。
2 范围
本制度规定了公司起重设备安装施工所需物资采购控制及分供方评定的职责、控制内容及报告和记录。
本程序适用于本公司起重设备安装施工生产所需物资采购的管理。
3．术语
本程序采用GB/T 19000-2000《质量管理体系 基础和术语》和本公司《质量手册》中的有关术语及其定义。
4．职责
4.1 工程部是物资采购的主管部门，其他各部门配合实施。
4.2 质保部负责对物资采购合格分供方评定管理及物资采购的验证。
5．工作程序
5.1 采购计划
5.1.1工程部根据项目施工计划、施工的实际情况及库存情况，制订出所需施工项目的物资采购计划，报主管领导审批。
5.1.2临时性的采购任务，应提出追加计划，并说明追加原因（设计变更，临时追加任务等）。
5.1.3采购计划由采购员、保管员分别保管，作为物资验收的依据。
5.2 采购物资的分供方评定和选择
5.2.1分供方的基本条件
5.2.1.1经国家有关部门批准成立，合法经营的产品生产或经销单位。
5.2.1.2生产的产品符合相应标准，质优价廉。
5.2.2证明材料
采购人员应根据实际情况收集下列资料之一，以证明分供方有生产合格产品的经历和生产、技术、质量保证能力，并确保资料真实可信。
5.2.2.1与产品质量保证能力有关的质量控制文件（如质量手册、程序文件、产品标准等）。
5.2.2.2有令人满意的相同或类似产品经历和业绩资料（如生产许可证、质量认证、企业荣誉证书等）。
5.2.2.3生产规模、技术装备水平、自然状况等（如企业简历、报刊的报导等）。
5.2.2.4产品价格目录、产品说明书、合格证、检验报告单等。
5.2.3分承包评定
5.2.3.1分供方评定由工程部负责统一管理，工程部按工程的安排具体实施。
5.2.3.2可选择下列评定方法
a 调查分供方质量保证能力，对照产品标准，审核其质量控制文件；
b 评价分供方的产品样品，对比类似产品的历史情况，必要时可通过检测、试验进行验证。
c 考核与评价分供方的生产能力及技术状态；
d 借鉴其他单位对分供方的评价及对其产品的使用效果；
e 对距离较近的分供方可进行现场考察；
f 根据产品价格目录等资料或货比三家的办法，分析对比产品的技术经济性；
g 使用分供方的产品。
5.2.3.3对分供方评定（包括考察、考核、控制等活动）后应做好评定记录，记录需
载明评定时间、评定内容、评定人、评定结论。评定记录由评定单位领导签署意见，报工程部审批确认。分供方的评审资料由工程部审批并保存。
5.2.3.4工程部根据分供方的有关资料确定合格分供方名单，报公司主管经理批准后执行。
5.2.4对合格分供方的控制
5.2.4.1通过日常供货的检验，包括质量记录（合格证、材质单、说明书等）的核对，对合格分供方进行考核和评价。
5.2.4.2当分供方产品质量有较大波动或出现特殊情况时，可根据实际情况进行不定期的评审或现场监督，并将可能导致合格分供方调整的结果反馈到工程部。
5.2.4.3根据控制和评审结果，工程部调整合格分供方名单，报公司主管经理批准后下发执行。
5.2.5建立合格分供方档案
工程部对合格分供方的评定资料要妥善保管，归入合格分供方档案，档案包括下列内容：
1） 分供方评定计划
2） 各种证明资料（包括来自分供方的资料）
3） 考察评定记录
4） 其他记录和资料等
5.3 采购文件
5.3.1材料计划表
5.3.2采购文件的管理
5.3.2.1采购文件要认真填写、印章齐全、涂改处要加盖名章。
5.3.2.2采购文件要妥善保管，保存期不得低于二年。采购文件过期销毁要登记，由主管领导批准，材料员、保管员共同进行。
5.3.2.3采购员向分供方提供的订货合同等采购文件，必须清楚明了，避免出现理解上的偏差。
5.3.2.4其余按《文件控制程序》和《质量记录控制程序》执行。
5.4 采购的实施
5.4.1采购应优先在合格分供方中选择合适的分供方。需要建立新的合格分供方时，应按5.2规定执行。
5.4.2有特殊理由，需在合格分供方之外采购时需经部门领导同意，报主管经理批准。
5.4.3采购员必要时可以去分供方处监造、催货。
5.4.4对用户制订的分供方，采购人员也不能放松控制；对其供应的产品质量与用户有异议时，应请用户写出书面意见。
5.4.5对采购实施情况要随时记入采购台账，并按月报工程部备查。
5.5 采购物资的搬运
采购物资的搬运由采购人员负责车辆及人员的准备，负责采购物资搬运过程中的标识及采取必要的防护措施，确