营销策划展览展销活动策划.docx

课 题
第七章 展览展销活动策划

课时分配
6课时
教学目的

通过本章的学习，使学生掌握公共关系专题活动——展览展销活动的策划、组织与实施等各环节的工作。
重点
公共关系专题活动——展览展销活动组织与实施

难点
活动方式和实施步骤、经费预算、效果评估

课堂导入
用八分钟时间喊一位同学讲节庆活动或者是赞助活动的案例，顺便考勤。导入新课。

教学内容

教学内容

第一节 展览展销活动概述
一、概念：
二、功能（作用）：
1、对一个城市而言，展览展销活动是一个城市的“面包”，而直接牵动着一个城市的贸易，交通运输，房地产，餐饮饭店，旅游等产业的迅速发展，并创造大量的就业机会。
2、对一个企业而言，展览展销活动是传播信息，展示产品与服务，提高企业知名度可信度的一个极好的平台。
三、特点：
1、传播的复合性：
2、沟通的双向性：
3、印象的直观性：
4、参展的实效性：
四、类型：
1、按展览的性质分：
2、按展品的内容分：
3、按展览的规模分：
4、按展览的场地分：
5、按展览的期限分：

第二节 展览展销活动的组织和策划
一 、组织程序：
1、确定展览展销活动的主办单位、承办单位、协办单位；
2、进行筹备工作：
3、开幕式
4、展览展销活动的正式开展。
5、闭幕式
6、展览展销活动的处理工作（如效果评估测定）
二、展览展销活动的策划、组织与实施：
1．明确主题和目的：
2、确定参展单位、项目：
3、明确参展商和参观者的类型：在展览会的策划阶段，就应该对参展商和参观者的性质、层次、范围、数量、需求特点等进行分析预测，以决定展览的地点、规模、传播形式、接待规格、收费标准等。
4、选择展览地点和场地：
5、培训工作人员
6、成立专门的新闻和接待服务机构：
7、设计制作展览徽记，以及相关的纪念品、入门券，工作人员的胸卡等。
8、制定展览会的经费预算
9、设计布展
10、安排有关配套活动
11、展览展销活动的效果测定：
三、企业参展应注意的问题：
1．制定目标
2．决策分析
3．寄发请柬

教学方式方法

展示东盟博览会文字、图片资料，让 学生分析讨论，导入展览业的功能

展示房车节图片资料让学生了解展览会的特点

结合全国第十四届书市案例讲授，要配合看图片案例讲解

结合全国第十四届书市案例讲授，要配合看图片案例讲解

注意及时启发学生思路，随时提问，让学生集中注意力

拓展练习
桂林市大地公关公司明年5月将承办中国第五届书市，地点在桂林国际会展中心，届时来自全国各地的出版社将云集桂林，与会人数将达十万，此次书市，商机无限。
假如你是桂林市大地公关公司的策划人员，请你拟定此展览展销活动的策划方案。你将如何策划此次书市的一系列活动，以活跃书市气氛，吸引公众的特别是媒介公众的眼球？
假如你是广西师大出版社的营销人员，你将如何利用此次书市扩大出版社的知名度和美誉度，树立你所在的出版社的企业形象，以扩大出版社的图书发行量？

学生课后思考，并以策划小组为单位，每小组写一份策划书交至我的邮箱中

课堂小结

在下课前两分钟归纳本次课的内容
布置作业
1．请同学们在课余上网查找、浏览有关展览展销活动的案例，以开拓视眼，拓展知识。
2．企业为什么热衷于参加展览展销活动？参加展览展销活动应注意什么问题？

课后复习与完成

板书设计框架，见课件

板书设计框架，见课件

第一节 展览展销活动概述
一、概念：
二、功能（作用）：
1、对一个城市而言，展览展销活动是一个城市的“面包”。
2、对一个企业而言，展览展销活动是传播信息，展示产品与服务，提高企业知名度可信度的一个极好的平台。
三、特点：
1、传播的复合性：
2、沟通的双向性：
3、印象的直观性：
4、参展的实效性：
四、类型：
1、按展览的性质分：
2、按展品的内容分：
3、按展览的规模分：
4、按展览的场地分：
5、按展览的期限分：

第二节 展览展销活动的组织和策划

一、组织程序：
1、确定展览展销活动的主办单位、承办单位、协办单位；
2、进行筹备工作：
3、开幕式
4、展览展销活动的正式开展。
5、闭幕式
6、展览展销活动的处理工作（如效果评估测定）
二、展览展销活动的策划、组织与实施：
1、明确主题和目的
2、确定参展单位、项目
3、明确参展商和参观者的类型
4、选择展览地点和场地
5、培训工作人员
6、成立专门的新闻和接待服务机构：
7、设计制作展览徽记，以及相关的纪念品、入门券，工作人员的胸卡等。
8、制定展览会的经费预算
9、设计布展
10、安排有关配套活动
11、展览展销活动的效果测定：
三。、业参展应注意的问题：
1、制定目标
2、决策分析
3、寄发请柬

第七章 展览展销活动策划

【教学目的】
通过本章的学习，使学生掌握公共关系专题活动——展览展销活动的策划、组织与实施等各环节的工作。
【重点】
公共关系专题活动——展览展销活动组织与实施
【难点】
活动方式和实施步骤、经费预算、效果评估
【教学内容】

第一节 展览展销活动概述
一、概念：
展览展销活动是一种常见的商务公关专题活动形式，是指企业通过参加或举办展览展销去推展企业的产品或服务的一种专题活动类型。它通过现场展示和示范来传递企业信息，树立企业形象。它以边展边销，以展促销为主要表现形式，是一种典型的营销公关活动。
二、功能（作用）：
展览业是一个朝阳业。会展经济一般被认为是高收入、高赢利的行业，其利润率大约百分之二十至百分之二十五以上。据专家测算，国际上展览业的产业带动系数大约为 1 ： 9 ，即展览场馆的收入如果是 1 ，相关的社会收入为 9 。举办展览展销活动有着自身独有的功能：
1 、对一个城市而言，展览展销活动是一个城市的“面包”，而直接牵动着一个城市的贸易，交通运输，房地产，餐饮饭店，旅游等产业的迅速发展，并创造大量的就业机会。从国际上看，在瑞士日内瓦，德国汉诺威、慕尼黑、杜塞尔多夫，美国纽约，法国巴黎，英国伦敦，以及新加坡和香港等这些世界著名的 " 展览城 " ，会展业为其带来了巨额利润和经济的空前繁荣。
大型国际会议、展览活动的举办对主办城市而言，能够迅速提升城市功能，增强东道主与会展相关领域的国际交流合作，促进城市经济、科技、文化的发展，改善城市形象、提高城市知名度，拉动城市建设，促进城市功能的充分发挥，改善投资环境，推动城市经济发展与国际接轨 。会展集商品展示、交易和经济技术合作等功能为一体，并具备信息谘询、投资融资和商务服务等配套功能，在贸易往来、技术交流、信息沟通、经济合作诸方面发挥着日益重要的作用，在中国经济舞台上扮演着越来越重要的角色。
　 会展经济不仅可以培育新兴产业群，还给交通、旅游、餐饮、广告、金融等带来巨大商机，并牵动第一、第二产业发展。各地会展业纷纷出现，不仅产生了可观的经济效益，也从多方面带动和促进一个城市或地区的整体经济发展，北京、上海、大连等市政府都把会展列为当地经济发展新的增长点。随着会展业高速发展，会展经济对中国各地旅游、城建、科技、经济等多个方面产生了重要影响。美国一位市长曾说：“如果在我这个城市开一个国际会展，就好比有一架飞机在我们头顶上撒美元。”据统计一个参展商的消费额比一个度假游客的消费额高出2~3倍。展览本身需要的通讯电信业，装饰业，广告业，印刷业，商务办公及礼仪服务等相关行业，也因此获的发展机会。展览业还为城市创造了大量的就业机会，如美国的达拉斯市每年因举办各类展会，吸引了来自世界各地的60多万客商，他们占用了全市20%的旅馆客房，并为这座城市制造了1 2万个就业机会。比如中国的上海，目前上海年举办展会数量已达300多个，与会展相关的企业近2000家，其中主营会展的企业511家，具有主办国际会展资格的企业24家，展馆总面积近17万平方米。上海会展业的行业带动比值为1：9，预计2010年上海世博会参观人次将打7000万，仅门票，餐饮等直接收入将达90亿元左右。
2 、对一个企业而言，展览展销活动是传播信息，展示产品与服务，提高企业知名度可信度的一个极好的平台。这是因为：展览展销活动是一种有主题、有影响的大型公共关系专题活动，它往往有一定的新闻价值，能吸引媒介的注意力，成为媒介追踪报道的对象，因此，参展企业可以充分利用这一优势来制造新闻，传播企业信息，甚至还可以利用这一机会与新闻界建立起良好的关系；同时企业通过参展或举办展览可以直接促进销售，并与公众进行良好的沟通，建立联络。这就是越来越多的企业热衷于参加展览展销活动的原因。
三、特点：
1 、传播的复合性：
展览会多利用解说，广播，文字介绍，图表，照电，幻灯，录象模型，电影，音响效果，环境布局，面对面咨询，模拟或操作表演等等形式，给予观众立体性的传播效果。
2、 沟通的双向性：
展览会提供企业与公众双向沟通的良机：一方面企业介绍产品，发布商品信息；另一方面，公众又可以通过洽谈、咨询等方式，了解企业和产品，并将公众的反映、意见直接反映给企业，达到双向沟通的效果。
3、印象的直观性：
展示会通过实物展示，现场示范表演和操作，给公众的印象直观、生动、形象。这种直观的印象有助于增强公众对企业和产品的可信度。
4、参展的实效性：
展览会的目的就是为了宣传自我、增进效益（获得订单、销售产品）、展览会经常会成为新闻媒介追踪的对象。因此，对公众影响范围大，效果大。参展单位如能充分利用展览会大造声势、扩大自己的影响，往往能起到不花钱的新闻宣传效果。
四、类型：
1、按展览的性质分：
可分为贸易展览会和专题宣传展览会。贸易展览会的展示产品实物为主，通过实物广告形式来促销。专题宣传展览则以宣传教育为目的，通过实物、图片、模型、文字材料等形式，向观众宣传某种观念、思想或知识。例如爱国主义教育展览会（如在八路军办事处办的731 罪恶史展、西山公园的桂林博物馆等）。
2、按展品的内容分：
可分为综合性展览会和专题展览会。
综合型展览会 参展项目繁多、内容全面。如广州商品出口交易会（广交会），这种展览会通常由专门性的组织机构或单位负责筹办，规模一般很大。
专题展览会通常由企业或行业性组织，围绕某一特定专题举办，它的内容单一、规模较小，但展示的内容集中，如“全国书展”、“最新电子产品展示会”“国贸电子产品展”等等。
3、按展览的规模分：
可分为大型展览（1万平方米以上）、中小型展览（5000平方米）和微型展览。
大型展览通常由专业机构主办，参展者通过报名参加。小型和微型展览通常由专业机构主办，厂商或有关组织自办，主要展示本企业的产品或与本组织有关的主题，如企业的产品 陈列室、厂史展览室等。微型展览指橱窗展览、流动车展览等。
4、按展览的场地分：
可分为室内展览和露天展览。
大多数展览均在室内举行，能够根据产品特点进行设计、装修布局，不受天气的影响。但某些展览，如花展、灯会展、汽车展、机械展览等，所占场地 较大，通常在露天举行。
5、按展览的期限分：
可分为长期性展览、周期性展览和一次性展览。
长期性展览有比较固定和稳定的内容，包括样品陈列、文物展览等，如西山博物馆。周期性展览是定期举行的，如广州春、秋季交易会（广交会）。一次性展览则是配合某一主题活动临时设计组织的专题性展览。

第二节 展览展销活动的组织和策划

一 、组织程序：
1、确定展览展销活动的主办单位、承办单位、协办单位；
2、进行筹备工作：
成立筹备委员会，筹委会设主任一名（一般由知名人土或主要负责人担任），副主任若干名、秘书长一名。相对于一些综合型的展览会而言，展览筹委会应下设各种具体工作机构：
办公室。主要负责：前期确定承办单位、协办单位和邀请代表的名单，寄发预请通知和绘制登记表，落实事务型工作和发出请柬；负责协调筹委会各职能组之间的关系；组织开幕式和闭幕式。
秘书组。主要负责：起草各种文件章程；编印制作展览会会刊；印制和发放各种票证和请柬；发放展览会刊物。
展中组。主要负责：展位（或摊位）的联络、定位；刊物广告招商、组织参展企业在刊物上作产品宣传；协助参展单位布展；协调参展单位与筹委会的联络。
美工组。主要负责：展览会刊物的设计；整个展览会的设计，各展厅各展位的布局设计；开幕式、闭幕式台前及会场的设计；票证的设计，请柬的设计等。
接待组。主要负责：接待参展单位和客户；报道登记，填写各种登记表，办理食宿手续，发给代表证（或参展证）、 可供产品价格目录等；安排交通工具；帮助预定返程交通票据；为代表（或客户）热情服务，沟通与筹委会的联系。
外联组。主要负责：邀请上级领导及有关单位领导参加展览会开幕式以及观看展览；与办公室合作落实参展单位和代表名单；协调与公安和交通部门、电力部门及治安、防火部门的关系；协调与各参展单位的关系；协调与金融部门的关系以争取银行对会议的有力支持。
宣传组。主要负责：与新闻媒介联系，及时向新闻记者提供丰富具体的报道素材，以争取在报刊、广播、电视以及互联网上及时宣传有关展览会的情况，以争取舆论方面的支持；展览会期间的宣传鼓动工作，及时把会议情况通过简报的形式加以报道，及时交流各种信息；聘请会议需要的礼仪队及乐队。
财务组。主要负责：刊物广告、企业名录的收费；会议代表的报到收费；摊位、展位的收费；会议期间的各种账务往来、资金的管理。。
保卫组。主要负责：会议期间的防火、防盗工作，以及与当地治安部门协调工作；会议期间秩序的维持工作；配合秘书组搞好票证管理工作以及订票的发放及收取工作。
储运组。主要负责：参展品的仓储存放、运输工作；参展产品从车站、机场的接收、验货工作；参展品的发运及托运回原单位的工作。
工程组。主要负责：展览会会场的工程、安装、装饰工作；展览会的用电供水工作；与各展位（或摊位）配合，解决布展中的安装问题。
3、开幕式
4、展览展销活动的正式开展。
5、闭幕式
6、展览展销活动的处理工作（如效果评估测定）
二、展览展销活动的策划、组织与实施：
为了保证展览会能够顺利进行，企业或组织举办展览会时应注意以下几个问题：
1、 明确主题和目的：
任何公关活动都必须首先明确主题和目的。只有明确了主题和目的，对于展览展销活动的组织者来说才便于组织参展商，也便于策划本次展览的方方面面。对于参展企业来说，才便于选择展览展销活动，确定是否参展。
2、确定参展单位、项目：
参展单位和项目的多少直接决定展览会的规模。举办展览会的单位在明确主题和目的后，就应向有关企业发邀请函（邀请函见大地公关案例）和公开发布广告，公开发布广告可通过媒体发布，如电视、报纸、杂志等。
邀请函和广告一般应写清楚本次展览展销活动的主题、目的、时间、地点、条件、参观对象、要求、费用预算等。
总之在展览会以前一定要确定有多少个参展单位（通过收到的回执单统计）有多少种项目参展，以便进一步准备。
3、明确参展商和参观者的类型：在展览会的策划阶段，就应该对参展商和参观者的性质、层次、范围、数量、需求特点等进行分析预测，以决定展览的地点、规模、传播形式、接待规格、收费标准等。
4、选择展览地点和场地：
展览场地和地点应选择在交通方便（桂林会展中心广场可停放1000辆汽车，见会展中心资料）辅助服务设施完备、安全保卫系统有效，展览场地和环境特定与展览主题和内容相吻合。展览场地大小视规模而定。（如小型展览会的地点通常选择在车站的候车室、图书馆门厅、酒店的大厅等等，而微型的袖珍展览指的是商品的窗橱展览和流动的展览车等）。
5、培训工作人员
展览会工作人员的素质和能力直接影响着展览效果，必须对展览会的工作人员如讲解员、接待员、服务员等进行与展览有关的专业知识培训，进行传播沟通能力和礼仪礼貌等方面的公关培训。特别是对大型展览会而言对工作人员的要求比较高，不仅要求工作人员具备良好的公关技能，而且还必须熟悉和掌握展出项目的内容，参展单位的概况甚至详细情况，以便回答参观者提出的各种询问。总之，这些工作人员应从举止、语言、服饰、态度到专业知识，都能使参观者感到满意。
工作人员是参展企业的形象窗口。作为参展商，工作人员良好的个人包装是首要优势。因为除了商品外，实际上代表其企业形象的工作人员也在被展览。工作人员的一举手，一投足，衣着打扮，风度仪态都会在短短三至五秒钟之内给客商留下第一印象。要给客人留下好印象，工作人员应该平易近人，热情好客, 参观商都希望自己是受欢迎的。简简单单的一句“请进来看看我们的新产品吧”足以让客人感受到足够的重视，并把他邀请进展位了。但不少参展公司工作人员却喜欢在展位里与其他同事闲聊，或坐在展位里看小说，甚至打瞌睡，那无异于对来来往往的客商说：“走开！我忙着呢！”
工作人员最好统一着装。 现在，越来越多的公司请相关专业公司为其员工设计订制统一风格和色调的制服以塑造企业的形象。总之，参展人员的整体形象和举止应该与公司形象和展位布置为一体。
下面是参加2006“广西文化舟”的桂林市旅游购物联合体北京参展人员行为规范：
1．作为“广西文化舟”桂林展团的一员，我们代表的是桂林的形象，因此每个人都要注意自
己的形象，仪容仪表要整洁，言语谈吐要礼貌，待人接物要亲切。
2．展会期间按要求统一着装。女士统一穿套装，男士统一穿白衬衣，黑西裤，打领带。
3．要服从上级领导的安排，按质按量完成展会的相关工作。
4．在京期间纪律严明，未经领导批准不得私自外出或者在外逗留和外宿。
5．每日由考勤人员召集并清点人员，严格遵守时间，统一组织前往展会现场。
6．所有人员要求每天按时作息，保证良好的精神和充沛的体力。
7．展会期间注意物品的保管，相互帮助，团结协作。
6、成立专门的新闻和接待服务机构：
展览会要有专门机构和人员负责新闻记者的接待，展览会的效果在一定程度上要靠媒介的传播、负责广告及一切宣传事物，如宣传海报、拍摄幻灯片、录像片、宣传小册子。另外，要有接待机构，负责接待有关参展者、参观者的来访、咨询、投诉、负责饮食、医疗、安全保卫、交通、保险等事宜，甚至对大型展览而言，附设负责产品的订购、文书、邮政、检、海关、商检、运输、旅游等配套服务机构。
7、设计制作展览徽记，以及相关的纪念品、入门券，工作人员的胸卡等。
8、制定展览会的经费预算
展览会的费用通常包括如下几项：（1）场地费用，如场地租金、水电；（2）设计装修布展费用；（3）职员费用，包括所有工作人员的薪金（包括模特）、伙食、车费等；（4）宣传费用，包括登广告，如现场的飘空气球等、印刷宣传品、联络记者的费用；（5）保险费；（6）运输费；（7）交际费；（8）不可预算费用（5-10%）根据实际列表。
9、设计布展：一般请专业人设计、布局、总的要求是与展品密切相关，追求新、奇、特艺术性，创造宣传效果和销售环境，吸引观者的目光，展示企业形象。
大型展示是现代社会传达与交流信息的重要手段之一，随着参展规模的不断扩大，企业注入的商业信息也在成倍的增长，大型展示除去显示的竞争实力，其宣传效果往往令顾客难以忘怀。对设计者来说大型展示提出了一个非同异常的挑战，因为普通展示设计中得出的经验，在这里是不适用的。
根据展览主题构思展览整体结构，拟订展览大纲，画出展览平面图和设计要点，撰写 布展脚本（包括文案、设计图、解说词），实物展品进场后进行必要的整修。在对展览展销的总体设计上，必须综合运用营销、美术、心理学、公关学等各方面的知识，对整个展览进行整体规划。（见有关深圳、会展中心照片）
设计布展从某种意义说它是企业商品的扩展延伸，大型展示设计质量的高低，直接影响企业参展的成功与否。设计者应准确的把握企业与商品的所有信息，以帮助参展企业抓住市场机遇，树立优良形象。
此外，组织者应搞好环境布局，安排好照明、音响设备，室内场地都应根据本次展览的特点做好相应的布置。
10、安排有关配套活动
展览会的举办过程中，可安排一些可视性和趣味性较强的配套活动，如策划和组织开幕式、闭幕式，许多稍大型的展览展销会需要安排专门的开幕剪彩仪式和闭幕式，事先确定剪彩嘉宾，可邀请名人，安排好开幕式和闭幕式的余庆活动，新闻采访等；还可组织有奖测验、有奖销售、门票抽奖活动等；组织外地参展商参观本地风景名胜等，以吸引人气，活跃展览会气氛。
11、展览展销活动的效果测定：
可以运用咨询台、意见簿、小型座谈、电话访问、问卷调查、有奖测验、新闻分析等方法进行，以此了解展览展销活动的效果。如果是贸易性的展览，可以从贸易成交额或定货量来分析展览展销活动的效果。
下面是深圳中国国际高新技术成果交易会展中心进行展览展销活动的效果测定参展商问卷调查表。
深圳国际礼品、工艺品、钟表及家庭用品
Shenzhen international Gifts,Handicrafts,Watches&Houseware Fair2002
2002.4.23.-26深圳中国国际高新技术成果交易会展中心Chian Hi-Tech Fair Exhibition Centre D馆 F馆 C馆
填好此表
换出馆单
参展商问卷调查

（此问卷只提供内部分析。除资料外，本会不会向外界透露个别公司资料）

1． 公司名称：
展位号 ：

2．贵公司在此次展览会期间是否接获定单？是□ 否□
（1）已签定的定单总直 人民币 港币 美元
（2）洽谈中的定单元总直 人民币 港币 美元

3．贵公司是否在此次展览期间建立了新的业务联系？
若有，请注明数目？

4．请对本次拓展活动就下列各点提出意见：
很好 好 一般 差
展览会时间 □ □ □ □
展览会宣传 □ □ □ □
惩办单位的服务 □ □ □ □
展览馆的服务 □ □ □ □
其他意见：

5．贵公司是否有兴趣参加由主办单位于2003年3月19日—22日在上海举办的“2003年上海季节礼品，赠品及家庭用品展览会”？ 是 □ 否□

签名： 日期：

深圳国际礼品、工艺品、钟表及家庭用品
二oo二年四月二十三日至二十六日
April 23—26 2002
买家登记表
Buyer`s Registration Counter in
进场时请将此登记表交回登记处，换取免费入场证。
Please present this complete card at the Registration Couter in
Exchange four free adimission badge.
1. 请附上名片Plesae Attach Business Card
姓名： 职位：
Name： position：
公司：
Company：
地址：
Address：
邮箱： 电子邮件：
Postcode： （E-mail）：
电话： 传真：
Tel： Fax：
2. 业务性质Nnme of Business(plesse)
□制造商 □政府机构
Manufacturer Govermment Department
□百货公司 □个体企业
□连锁商店 □独立零售商
Chain Store Independent Retailer
□批发商 □中央采购处
Wholesaler Central Buyer
其他（请注明）Other (Please Spccify)
3. 贵公司感兴趣产品Product Intrest(please)
□化妆品 □玩具
Cosmetics Toys
□礼品 □钟表
Gifts&Premium Watches&Clocks
□工艺品 □电子产品
Handicrafts Electronic
□家庭用品 □首饰
Home Appttcances Costuma
4. 阁下从以下何种途径得知本届礼品展

□互联网 □ 报纸
Internet Newspapol
□杂志 □朋友或同业友好
Magazine Frends or Colleagues
其他（请注明）Other (Please Specify)
5. 你是否有兴趣参加本公司主办的2003年上海春季礼品，赠品及家庭用品展览会（3月17—22日）
Are you interested in visiting “Shanghai Gifts Premium&Houseware Fair2003(Mar.17.-23)?(please)
□是Yse □否No

签名： 日期：
Signature: Date:

三、企业参展应注意的问题：
1．制定目标
各类企业应根据企业和产品的具体情况定出参展的目标。目标通常有以下几个：
（1）维护或树立参展企业的形象。参展对于企业树立形象来说既省时又省力。对于新企业来说参展可以帮助企业在短时间内建立客户关系，进入市场，被同行业所接受。而对老企业来说，则更应注重固定参加一些有影响力有规模的专业展，以便定时与客户交流联络。据一位资深的行内人士透露，对大多数的参展商来说，在展览会上鉴订合同的目的往往不在首位，而展览会的联络作用位居第一 ——寻找合作伙伴。（友谊情感联络）
（2）增加对市场的了解。尤其是行业性的专业展览，参展商很容易了解到其他企业的发展、产品状况、甚至是科技秘密。另外，在与观众的交流中了解市场的需要和潜力。这些了解比日常的市场调研要直观和准确。
（3）宣传产品和服务。展览会是一种立体的广告，为展商提供了一个充分展示自己的产品的机会，使客户增进对产品和服务的了解，便于客户接受。
（4）销售与成交。展览的时间虽然短，但便于客户直接与商家交流，大多数参展者都希望在展览会上达成一些协议和意向，认为是他们在展览会的最大收获。（如会展中心设有洽谈等）
2．决策分析
展览会是广告及促销的一个方面，就像所有促销一样，你必须首先确定你的目标，否则，就没有评估将来结果的基础。首先考虑一下该展览会是否覆盖了你所需的市场，决定是否参加一个展览会不要只因为你想看一看这个展览，展馆或是举办的城市，除非与市场有关。这是适合的地点吗？它必须能吸引正确的观众群，而且必须是适合你新产品的发射台。这是适当的时间吗？它必须适应你的产品生产计划，而且必须与你的其它广告和促销相吻合。如何能知道该展览会正是你所需要的呢？那么什么资料能帮助企业作出决策呢？
首先可以从国际展览会联盟（UFI）成员所主办的展览会中寻找有价值的展览会。国际展览会联盟是一个评估展览会主办者所提供设施质量的组织。它可以增强参加展商的信心，他们可以得到所要求的设施，同时也可增强参观商的信心，即该展览会值得花费时间和资金去参加。所以首先寻找是否有UFI标志。
企业还可以检查其他协会成员中是否有企业所希望的展览会。每个展览会都应是基本国展览会组织会的成员，也应是某个出口组织及有关行业贸易协会的成员。市场调研：不要忘记向当地商会询问本企业想参观或参加的展览会，还可以与本国驻展览会所在国使馆商务处。从他们提供的有价值的国际贸易资料中，企业就可以进行大量有成效的市场调研。该展览会往届的目录：从以往的展览会目录中，企业可以知道哪家公司曾经参加过该展览，比较这公司是否每届都参展、这一届是否仍要参展，这样即可得知他们是否参展成功。观众类别：对于以往参观展览会的观众类别很难评估，但是高水平的主办者已经开始制作观众类别的调研报告。他们会乐意向企业提供这些信息资料；事实上，观众类别的信息通常是他们为劝说企业参加展览会而向企业提供资料的一部分。媒体报告研究有关以住展览会的技术及贸易方面的新闻资料，会为企业提供有用的证据，帮助企业决定该展览会是否真正适合本企业。目击者：主办者的资料自然是为了试图劝说企业在展览会上订摊位，其中会有一些倾向性。那么本企业应寻找一些自己的资料，或许本企业的一个客户曾经参加过上届展览。他们怎样评价这个展览会？将他们的评价与展览会目录、新闻资料等综合在一起，那么企业就一定能作出正确的决策。
确定目标后，企业就可对各类型的展览进行筛选，以便做出最明智的选择。
（1）展览往往分为国际展、国内展。有的展览范围极广，如博览会，而有的专业展只限于该行业；另一方面，有的展览注重的是产品的展示，有的则侧重贸易的交流。参展者必须先对展览的性质、规模和范围有所了解，再进行重点考虑。
（2）对于专业展来说，展览的时间十分重要。如果展览时期恰好是该行业的经济繁荣时期，展览的效果自然会好。故通常在年初或年底的展览比较受欢迎，因为这个时候通常是企业制定计划的时间，企业的参展或参观都有可能对双方有所影响。场地也同样至关重要，展览会的场址是吸引参展商和观众的重要影响因素，直接关系着产品的市场。
（3）展览会的组织者是展览会中的灵魂，优秀的组织者意味着展览会成功了一半，所以对组织者应进行选择。
（4）企业做好参展预算十分重要，如果计算得当并有连续性，那么商贸展览会对于小企业来说是很好的投资。 在制定预算时，需要记住项目式：展台空间、建造拆除、特别的广告赠品、运输费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员费、广告、机票和酒店住宿等。当决定了成本以后，预测通过本次展览能得到的回报。
3．寄发请柬
为了取得展会成功，应发出一些请贴，注明你的展台和一些有关的新服务项目和新产品消息，与你的客户或潜在的客户共同分享这些新服务项目和新产品。当然，你完全可以配合使用展览会为你提供的展商专用请柬。
客户决定参加某个贸易展览会的第一原因，就是因为他们收到了参展公司或他们的销售代理发出的请柬。

【范例一】
下面是桂林市大地公关公司提供的一整套展览活动运作方案的案例

第十四届全国书市整体运作方案
第 十 四 全 国 书 市 桂 林 组 委 会
2003年11月30日

目 录
1、总则
2、竞标活动项目、项目费用及经费安排
3、竞标活动项目经济效益结构分析
4、开幕式
5、文艺晚会
6、高层论坛
7、百名小画家
8、百名小记者
9、征文及读书节活动
10、赠书活动
11、签名售书及见面会
12、书香才女大赛
13、“金书奖”评选大赛
14、广告、招商计划
15、补充说明

第十四届全国书市总体（除主会场活动外）工作方案
经新闻出版总署批准，第十