浅析公文中标点符号及数字的使用.doc

关注“小问题”促进“大规范”

  一一浅析公文中标点符号及数字的使用

    在公文审核工作中，我们往往比较关注政策法规、行文规则、体式格式、谋篇布局、遣词造句等方面的审核，而容易忽视对人名、地名、时间、数字、标点符号等方面的规范。其实这些所谓的“小问题”, 也是公文规范化的重要组成部分，直接影响公文质量和发文机关形象。下面，结合工作实践，撷取一些在标点符号、数字使用上失范频率较高的事例，加以简要分析，以求明其范勘其误。
    1、公文结构层次标题中标点符号的使用。文中第一层次标题后不加标点符号，第二层次以下标题后均应加标点符号。第一层次标题序数为小写汉字后加顿号；第二层次标题序数为小写汉字外加小括号，标题后一般标注句号或分号；第三层次标题序数以阿拉伯数字加圆点而非顿号来表示。
例如，某文件的层次标题为：
    四、加强领导、狠抓落实
     1、进一步完善领导体制，严格落实工作责任制各地各部门要坚持和完善党委、政府统一领导，… … 确保各项工作有人抓、有人管理，切实把任务落到实处。
以上标题层次有许多不规范之处，应改为：
    四、加强领导、狠抓落实
  （一）进一步完善领导体制，严格落实工作责任制。如果分三层的话，应将“1 、”改为“1 . " 公文中层次序号的使用不仅应掌握一般的规范，而且应当科学把握其内容层次问的内在逻辑关系。由若干独立观点组成的，须单独按上述序号使用方法；如果文中各个层次间联系十分紧密，层层递进，则应使用诸如“一是”“二是”“三是’，等序号。形式与内容的完美统一，才是优秀公文的要义。
    2、公文中引文标点符号的使用。文中直接引用语一般要用引号标明。凡将引用语独立来用，末尾的标点应放在引号的里边；凡将引用语作为作者自己话的一部分，末尾不用标点。目前公文中引文末尾标点使用混乱的情况比较突出，有的在引用语独立使用时，末尾的标点放在了引号之外；有的将引用语作为作者自己话的一部分使用时，末尾又加注了标点，这两种情况都不准确规范。以下是规范使用的两处引语。
省委办公厅《关于印发景春华同志在省委办公厅开展“干部作风建设年”活动动员大会上讲话的通知》中，有一处独立引用云川书记的批示：云川同志批示：“讲话稿甚好。办公厅的同志总体素质是好的，工作是勤奋谨慎的。… … 供参考。”（引文中的句号放在引号里边）车俊同志在全省组织部长会议上的讲话中，有一处引用云川书记的话作为该讲话稿的一部分：选作风好的人，就是要按照云川书记提出的“改革创新，真才实学、求真务实、公正廉洁”的河北干部队伍新形象的要求，真正选靠得住、敢负责、肯实干、口碑好的干部，树立鲜明的用人导向。（引号后未加注标点符号）
    3、概数中不得使用标点符号。所谓概数，就是相邻的两个数字并列连用。概数的使用有两个必备要素，一个是相邻的两个数字必须用汉字，另一个就是两个数字之间不得用顿号隔开。例如，消耗钢铁四、五十吨，有三、四十人参加了会议，置换了七、八十亩地，许多校舍建于六、七十年代，这些表述都不规范，应改为四五十吨、三四十人、七八十亩地、六七十年代。
    4、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作为语素的数字必须使用汉字。例如，五味子、“三个代表”、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、十七届三中全会，“十一五”规划之类，均为规范用法。在一件起草说明中有“某某方案4 易其稿”的表述，其中“4易其稿”作为惯用语，应改作“四易其稿”为宜。
    5、中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用汉字。例如，己丑年二月十日、腊月二十三、正月十五元宵节；七七事变、“一二•九”运动、五一、十一；十几个人、二十几次、几千年、几百万分之一，等等。
    6、统计表中的数值（正负数、小数、百分比、分数等）以及公历世纪、年代、年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数字。常遇到的不规范表述有：“在八十多年的发展历程中”、“早在公元前二千五百年”、“改革开放三十年来”、“下午五时前报送有关情况”，等等。均应改为“在80 多年的发展历程中”、“早在公元前2500 年”、“改革开放30 年来”、“下午5 时前报送有关情况”。
    7 、一般使用阿拉伯数字或汉字的情况。一是在公文中10 以上的数字及分数原则上使用阿拉伯数字；二是整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”、“大概”等表示的约数一般用汉字。这里讲一般使用哪套数字体系，言外之意不是绝对的、刚性的，是允许灵活变通的，但在使用中一定要牢牢把握得体和局部统一的原则。例如，比较孤立的普通数量结构（数词加普通量词），如果是十以下的整数，用汉字就较得体。如：一个人、三本书、看了十遍、三项议题、六个环节、八项主张，等等。“局部统一”就是要照顾“左邻右舍”，使用何种数字体系要考虑一段文字的前后要统一，一篇文稿的上下文要统一。例如如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，其中既有精确数字，也有用“多”、“余”等表示约数时，为保持体例上的一致性，其约数也可以使用阿拉伯数字。某文件中的如下表述体现了体例上的一致性：通过几年的发展，该区已入驻企业72 家，总投资近20 亿元，2008 年完成税收3000 多万元，吸引5000 多农民进城务工。