系统设置+厂家+客户.docx

1、系统设置 1
1.1公司设置 1
1.2部门设置 3
1.3角色设置 4
1.4员工设置 6
1.5报表管理 8
1.6数据字典 10
1.7单号设置 12
1.8数据库备份 13
2、厂家管理 14
2.1厂家资料 14
2.2厂家联系人 17
3、客户管理 18
3.1客户资料 18
3.1.1新建 19
3.1.2修改 20
3.1.3删除 20
3.1.4查询 21
3.1.4.1客户基本信息查询 21
3.1.4.2客户往来记录查询 21
3.1.5导出 22
3.2客户联系人 22
1、系统设置
在初次使用系统之前，必须对系统的相关参数进行设定。
1.1公司设置
公司信息包括公司基本信息、联系人信息、公司简介等相关信息，其中部分信息将会运用到样品单、报价单、外销合同等模块。点击主界面工具栏上的“系统设置”，弹出二级菜单选择“公司设置”，如下图所示：

点击“新建”按钮，系统弹出公司添加界面，如下图所示：公司信息包括公司基本信息、联系人信息、公司简介等相关信息，添加完成点击“保存”即可，点击“取消”即取消新增操作。

默认公司：在制单时出口商信息默认调用默认公司的信息。
公司LOGO指定：点击“上传”按钮，再点击弹出窗口的“浏览”按钮，找到公司LOGO在本地保存的路径，选中并打开，最后点击“上传”按钮即可，如下图：

1.2部门设置
公司信息设置完成后，即可进行部门信息的设置，从而对公司内部人员进行分部门管理。
点击主界面工具栏上的“系统设置”，弹出二级菜单选择“部门设置”，如下图所示：

选择上图红色方框，填好相应信息后，点击“新增”，则增加一个新的部门。
所属公司即公司简称：所属公司下拉框调用“系统设置—公司设置”模块的数据。
是否启用：定义该部门是“启用”或“禁用”。
注：在“系统设置—员工设置”模块增添员工信息时不能引用被禁用的部门记录。
若部门记录被员工引用，此部门信息无法删除，需要删除此部门下的员工后才允许删除。
1.3角色设置
部门信息设置完成后，即可进行角色信息的设置。角色可以实现对公司员工进行分角色管理，使分工明确、权限分明，防止出现误删除、误修改等越权的操作。请根据自身管理的方式，添加角色，分配相应的操作权限。
点击主界面工具栏上的“系统设置”，弹出二级菜单选择“角色设置”，弹出角色设置主界面：

选择上图红色方框，填好相应信息后，点击“新增”，则增加一个新的角色。
角色名称：根据自身的管理、分工方式增添角色。例如：系统管理、业务经理、业务员等。
角色状态：角色状态分为“启用”和“禁用”。
备注：可以填写该角色具有的权限等备注信息。
注：在“系统设置—员工设置”模块增添员工信息时不能引用被禁用的角色记录。
角色添加完毕后，可进行权限分配：点击“权限”按钮，弹出如下图所示，分配适当的权限后，点击“保存”按钮即可。

注：在删除角色记录时，若角色记录被员工引用，则无法删除。
1.4员工设置
公司信息、部门信息、角色信息添加完毕后，在此模块添加公司员工信息。系统支持员工分部门，分角色管理，使分工明确、权限分明，防止出现误删除、误修改等越权的操作。
点击主界面工具栏上的“系统设置”，弹出二级菜单选择“员工设置”，系统弹出员工设置主界面：

点击“新增”按钮，系统弹出如下图所示，添加完成后点击“保存”按钮即可。

员工基本信息：
登陆名：系统登陆界面填写的用户名。默认密码为123456；
用户名：用户的英文名；
中文名：用户的中文名；
所属公司：调用“系统设置—公司设置”模块的数据；
所属部门：调用“系统设置—部门设置”模块的数据；
所属角色：调用“系统设置—角色设置”模块的数据；
注：给新增的员工分配角色即赋予员工该角色具有的所有权限。
邮件账号信息：
邮箱地址：此业务员的邮件地址；
邮件帐号：登录邮箱的帐号；
邮箱密码：登录邮箱的密码；
POP3服务器：邮箱的POP3服务器地址，如新浪邮箱的话输入，请查阅具体邮箱的设置方法；
SMTP地址：邮箱的SMTP地址，如新浪邮箱的话输入，请查阅具体邮箱的设置方法；
端口号设置：邮件服务器的端口号默认为“110”和“25”直接默认即可，无需修改，请查阅具体邮箱的设置方法。
注：邮件账号信息必须添加正确，才能保证系统邮件系统的正常运行;
员工添加完毕后，即可分配相应的权限：
用户权限分配：点击“角色权限”按钮，弹出权限分配界面，在相应的权限前面打勾，保存即可。
报表权限分配：报表权限是指是否有查看统计报表的权限。统计报表包括销售分析表、员工业绩表等。点击“报表权限”按钮，弹出报表权限分配界面，在相应的权限前面打勾，保存即可。
注：员工具有的权限是当前分配的权限和员工所属角色的权限的总和。
为了避免其他人员登入软件，请修改员工登陆密码：如图所示，

1.5报表管理
系统可以打印、输出各种带图或不带图的报表，包括：条码报表、样品清单报表、报价报表、订单报表、采购报表、出货报表等。各种报表的格式须先在报表管理模块上传。
点击主界面工具栏上的“系统设置”，弹出二级菜单选择“报表管理”，系统弹出报表管理主界面：

新增：上传新的报表格式。
修改：重新上传报表格式。
删除：删除不需要的报表格式。
报表文件添加界面：点击“新增”按钮，弹出如下图所示：

报表文件上传步骤：
1、选择报表类型名称，注意报表类型名称要选对，否则不能使用；
2、点击“浏览”按钮，找到后缀为.jrxml的报表文件；
3、输入报表名称，名称可以自定义，再点击“上传”按钮；
4、点击“保存”即可。
注：请将需要生成的公司的报表格式发送给我方的技术人员，由我方技术人员制作成.jrxml的格式，再传给您导入系统。
1.6数据字典
数据字典是系统基础信息，被其他模块调用。
点击主界面工具栏上的“系统设置”，弹出二级菜单选择“数据字典”，系统弹出数据字典主界面：

样品管理引用到的栏目：包装材料、产品分类、HS编码、包装类型、集装箱类型、样品材质设置、货币类型。
客户管理引用到的栏目：国别管理、省/州管理、客户等级、客户类型、目的港、起运港。
厂家管理引用到的栏目：地区设置、省份设置
包装材料：设置(内、中、外)箱盒的包装名称；
产品分类：添加样品的类别信息；
HS编码：主要包括HS海关编码、报关中文品名、报关英文品名、退税率这些信息。样品档案会调用退税率信息，参与外销价的计算；
包装类型：设置总的包装方案，包括包装方案名、内中外包装类型。内中外包装类型调用的是“包装材料”模块的数据；
地区设置：全国各省份的地区信息；
国别管理：全球各国别信息；
货币类型：其它模块调用货币的汇率值代入报价公式计算价格。例如：样品管理外销价计算公式、业务管理模块的报价公式都将调用货币的汇率。
集装箱类型：集装箱信息包括集装箱名称、集装箱体积、最大可装重等，其中集装箱体积和最大可装重参与样品管理模块集装箱装箱数的计算。若新增样品时，集装箱装箱数计算有误差，请确认此处的数值是否填写正确。
客户等级：客户的等级定义；
客户类型：客户的类型定义；
目的港：全球的目的港信息定义；
起运港：全球起运港信息定义；
省/州管理：国外的省/州信息；
省份设置：全国的省份信息；
样品材质设置：样品的材质定义。
1.7单号设置
点击主界面工具栏上的“系统设置”，弹出二级菜单选择“单号设置”，系统弹出单号设置主界面：

双击某个单号，即可设置相应单号的命名规则：
其他参数：客户编号[KH];厂家编号[CH];订单编号[OrderNo];
日期参数：四位数年份[YYYY];两位数年份[yy];月份[MM];日期[DD];
序号参数：全局序列号[nSEQ](n表示序列位数，2<=n<=4);客户序列号[nKHSEQ]( 2<=n<=4)，例如[2SEQ]表示单号从01~99，[3SEQ]表示单号从001~999。
在进行单号设置时可以根据贵公司的编码规则自由组合其他参数、日期参数、序号参数。
注：如果参数没有加中括号[],即显示参数本身。例如 YYYY-[YYYY]-[2SEQ]生成的单号即是
YYYY-2009-01到YYYY-2009-99，其中[YYYY]显示当年年份。

当前序列号：即单号当前显示的序列号。例如如果序号参数为[2SEQ]，则当前单号为24，再增加一条记录，当前序列号就显示为25。
归零：点击归零按钮后强制将当前序列号归零。序列号重新从1开始增加。
归零方式：，可按系统、按年、按月、按日归零，由系统自行控制，例如当定义为按日归零时，第二天的编号序列号从1开始，按月则第二个月的编号序列号从1开始。
1.8数据库备份
为了维护数据安全，避免由于电脑中毒或操作系统重装等原因可能导致系统数据的丢失，请定期进行数据库的备份，并将备份文件拷贝到移动硬盘上。点击主界面工具栏上的“系统设置”，弹出二级菜单选择“数据库备份”，系统弹出数据库备份主界面：

注：服务器IP、登录名、密码、数据库名不要随意更改，有疑问请咨询我方技术人员。
确认信息无误后点击确定，即完成备份，系统弹出如下图所示：

注：数据库文件可在服务器或者工作站端执行，但备份所生成的文件存放在服务器目录中。
2、厂家管理
厂家管理即对厂家资料科学集中的管理以便于查询、调用。厂家资料是业务管理中重要的基础性信息，这些信息将会用于采购订单的生成和打印，所以务必填写完整。
2.1厂家资料
点击主界面工具栏上的“厂家管理”，弹出二级菜单选择“厂家资料”，系统弹出厂家资料主界面，在该模块中，可进行厂家的新增、编辑、删除等操作：
新增：在厂家资料主界面，点击“新建”按钮，弹出厂家添加界面，供应商信息包括基本资料、银行账号、财务联系人等，添加完成后点击“保存”按钮即可。如下图所示：

注：系统自动生成“厂家编码”(厂家编码规则设置请参考“系统设置-单号设置”)；
产品类型：厂家类型分为产品、配件、包材，请根据厂家的情况选择；
厂家规模：厂家规模分为大型、中型、小型，请根据厂家的规模自行选择；
所属省份调用“数据字典—省份设置”模块的数据，该模块的数据默认为我国的34个省级行政区；
红色项为必填项目。
修改：点击“修改”按钮或直接双击进入，系统弹出厂家修改界面如下：修改完毕点击“修改”即保存退出。厂家修改界面相当于厂家详细信息查看界面，除了查看厂家的基本信息，也可直接点击“厂家联系人”查看该厂家的联系人信息，采购记录，报价记录等。并支持对厂家联系人进行增、删、改操作。

注： 厂家联系人记录调用“厂家管理—厂家联系人”模块的数据。
删除：对于没有使用或不需要的厂家记录，可以进行单条删除或批量删除。在需要删除的厂家记录前打钩，然后点击“删除”按钮即可。也可直接点击操作下的“删除”图标删除单条厂家记录。

注：若厂家资料在样品档案被引用，则出现如下图提示：

查询：系统提供厂家搜索功能，通过相关条件和参数，就可以快速查找到供应商。系统可以根据厂家编码、厂家全称、厂家简称进行模糊查询和精确查询，如下图所示：

2.2厂家联系人
厂家信息设置完成后，即可进行厂家联系人的设置。点击主界面工具栏上的“厂家管理”，弹出二级菜单选择“厂家联系人”，系统弹出厂家联系人主界面：

在厂家联系人主界面上，点击“新建”按钮，弹出如下界面，添加完成点击“保存”即可。

3、客户管理
客户资料广泛用于征样、报价、订单的生成和打印中，所以应先将客户资料录入到系统中，在需要使用客户信息的地方就会自动填充信息。
3.1客户资料
点击主界面工具栏上的“客户管理”，弹出二级菜单选择“客户资料”，系统弹出客户资料主界面，在该模块中，可进行客户的新增、编辑、删除等操作：

3.1.1新建
在客户资料主界面，点击“新建”按钮，弹出客户添加界面，客户资料信息包括基本资料、唛头信息等，其中红色的项为必填项。添加完成后点击“保存”按钮即可。添加客户的窗口如下图所示：

注：系统自动生成“客户编号”(客户编码规则设置请参考“系统设置-单号设置”)；
若给客户绑定业务员，则可通过设置员工权限，使业务员只能查看绑定的客户资料。员工权限设置请参考“系统设置-员工设置”权限分配操作。
国别、省/州、客户类型、客户等级、价格条款、付款方式下拉框选项在“系统设置-数据字典”模块进行设置。
3.1.2修改
对已经存在的客户资料进行修改。在客户明细列表中，选中客户再点击 “修改”按钮，或直接双击进入。系统弹出客户资料编辑界面，修改完毕后，点击“修改”按钮即保存退出。
3.1.3删除
对于没有使用或不需要的客户记录，可以进行单条删除或批量删除。在需要删除的客户记录前打钩，然后点击“删除”按钮，也可直接点击操作下的“删除”图标，系统弹出确定框，点击确定即可。
注：若客户资料在样品档案或业务管理模块被引用，则系统会提示客户资料被引用不能删除。
3.1.4查询
3.1.4.1客户基本信息查询
系统提供搜索客户的功能。可以在查询框内根据客户编号、客户简称、国别、业务员字段进行精确和模糊查询。当输入完相关参数后，点击“查询”按钮，系统即将结果显示在客户资料明细列表中。

3.1.4.2客户往来记录查询
双击某条客户信息，进入客户编辑界面，在客户编辑界面可查看到与该客户有关的各个记录。如该客户的拜访记录、报价记录、寄样记录、订单记录、客户索赔记录等。

3.1.5导出
系统提供客户资料导出功能，选择需要导出的客户资料，再点击“导出”按钮，则系统弹出如下图所示界面，点击保存按钮即可将客户资料以Excel文档的形式保存在计算机上。

3.2客户联系人
客户信息设置完成后，即可进行客户联系人的设置。点击主界面工具栏上的“客户管理”，弹出二级菜单选择“客户联系人”，系统弹出客户联系人主界面。
在客户联系人主界面上，点击“新建”按钮，弹出如下界面，添加完成点击“保存”即可。