公司业务档案管理.doc

时间
发布时间
执行时间
备注
制定
1998-10
1999-1-1
事务所脱钩改制
第一次修订
2006-12
2007-1-1
新审计准则实施
第二次修订
2007-12
2008-1-1
新底稿指南发布
第三次修订

第四次修订

第五次修订

业务档案管理
（天职国际业规106号）

1．概述
1.1 为规范本所业务工作底稿形成业务档案流程及业务档案的管理工作，制定本规程。
1.2 本规程适用于财务报表审计业务，其他业务参照执行。
1.3 本规程的主要内容包括：
（1）业务工作底稿的验收与交接；
（2）业务工作底稿的归档工作；
（3）业务档案的日常管理。
2．业务工作底稿的验收与交接
2.1将业务工作底稿按照业规207号《财务报表审计工作底稿模板》等规程和本规程要求整理为业务档案是项目外勤主管的责任，质监与技术支持部负责业务工作底稿的验收，不符合要求的业务工作底稿不得验收，档案管理人员负责业务档案的装订与管理。
2.2 外勤主管应当在报告出具60个工作日内将工作底稿整理成业务档案，送质监与技术支持部验收。如符合要求，质监与技术支持部将“未归档底稿欠条”退还外勤主管，如不符合要求，验收人员应将不能验收的原因列出清单（附件13）与工作底稿一并退还外勤主管。
2.3 质监与技术支持部在验收业务工作底稿时要注意以下事项：
（1）底稿是否按照当年模版编制；
（2）底稿是否已按规定分册（每册为2.2厘米/200页左右，超出部分应当对其进行适当分册，但尽量不要对工作底稿的大类进行分割），同时在第一本档案的财务报表审计工作底稿总表“档案册”栏中填写册号；
（3）每册首页是否为目录页，且底稿已按目录顺序排好，并编制索引号和交叉索引号；
（4）底稿是否已按规定贴好指示标签；
（5）底稿中很小的单据，如邮局的挂号单等小于A4纸的纸条，是否已粘在A4纸上；
（6）底稿中是否有应交未交原件或收到原件后未撤出复印件的情况；
（7）底稿中是否有热敏纸传真件(由于热敏纸上的字在一段时间内会消失，所以应复印该传真件)；
（8）底稿中横向排版的表格是否有超过十张以上表头未朝左侧的现象；
（9）底稿中是否有订书钉、曲别针、大头针等金属物；
（10）与审计过程和审计结论无关的资料如被审计单位账页、凭证、单据等复印件以及空白底稿、草稿、已经替代的底稿是否清除；
（11）年审底稿（D类审计项目除外）是否已区分当期档案和永久性档案，并分别整理。
2.4 业务工作底稿的接收。档案管理人员接收到的业务工作底稿包括两部分，其一是盖章人员移交的业务流转控制表及其业务报告正本；其二是验收人员移交的其他工作底稿。
3．业务档案的归档工作
3.1业务档案归档工作由五个步骤组成：业务档案整理、登记、装订、装盒及入库码放。
3.2业务档案整理。档案管理人员在进行业务档案整理工作时要注意以下事项：
（1）整理过程中要拆除金属物。
（2）材料纸面过小的，要粘贴或托裱在标准A4纸上，装订部分过窄或有字时，应用纸加宽。
（3）在进行底稿整理时，如发现底稿中有很明显的问题，如：未贴标签，页码混乱等，要及时将档案退回验收人员，重新整理、验收。
3.33献）告流转控制表每天由盖章人员在临业务档案登记。档案管理人员在整理业务档案的同时应填好“业务台账（业务档案登记表）”（附件1，电子版）后5项内容（前面的内容由软件自动生成）。
3.4业务档案装订。装订工作是要将整理好的底稿与报告、流转表整合在一起，附上封皮、备考表及封底的过程。步骤如下：
（1）根据业务台账（业务档案登记表）记录，找出相对应的业务报告流转控制表及其业务报告正本，并且查看该份报告是否有补充或修改的情况，若有此情况，则要替换原报告，只留最终报告正本。
（2）根据业务报告流转控制表及报告打印每册底稿的案卷封面（附件4，使用统一的特殊纸张），封面上应当写清被审计单位名称、业务项目名称、报告文号、卷数等信息。
（3）装订时要将流转表、报告正文放在目录中标明的位置，如果该报告有过补充修改，要特别注意业务报告修订（补充）审批单的位置，且要在每本档案底部附上卷内备考表（附件4）及封底。
（4）即将装订时要最后检查一次档案内是否有金属类物品,以保障装订时人员安全。装订要做到牢固、整齐、美观，不压字，不漏页，不影响阅读。
（5）档案装订统一采用左端两孔式,两孔将档案平分为三等份并距左端1公分左右（装订时请正确操作装订机，并注意安全，装订完毕要及时关掉电源）。
（6）档案管理人员应及时将已移交的业务档案进行装订，每年度终了90个工作日内，档案管理人员应当对上年出具业务报告的业务档案装订归档完毕。
3.5业务档案装盒。档案装订后应及时装盒，装盒时应尽量将盒装满，节约空间，在档案盒封面写清档号（本分所本年度档案盒流水号）和分所名称（附件5），档案盒脊部写清档号、册数等内容（附件6）。
本所用的档案盒分两种，厚度为3CM和5CM，3CM的档案盒适合装超过平均厚度，但没有必要分册的较厚档案；5CM的档案盒适合装平均厚度两册档案。
3.6业务档案入库、码放。档案盒横向应以档号从小到大、从上往下、从左往右的顺序码放,相邻层及档案柜要以S型顺序码放，码放时要整齐、美观，档案码放不得过挤，否则不方便今后的使用。
4．业务档案的保管
4.1 档案管理人员应及时将业务部门移交的业务档案进行归档，并根据业务台账（业务档案登记表）清理已超过60个工作日尚未移交的业务档案，及时与项目外勤主管联系催促移交。某外勤主管如存在超过90个工作日尚未移交业务档案的，档案管理人员应向质量主管报告，暂停其业务报告编号，在移交业务档案前、未经批准不得出具业务报告。
4.2 业务台账（业务档案登记表）的统计与报送。各分所于每个季度终了的5个工作日内向总所质监与技术支持部报送业务台账（业务档案登记表）的电子版，总所质监与技术支持部经汇总后在季度终了的10个工作日内上报主任会计师。年度终了的30个工作日内各分所向总所质监与技术支持部报送年度业务台账（业务档案登记表）的纸制版。
4.3永久性档案
4.3.1根据《中国注册会计师审计准则第1131号——审计工作底稿》第11、12条“在记录实施审计程序的性质、时间和范围时，注册会计师应当记录测试的特定项目或事项的识别特征。识别特征是指被测试的项目或事项表现出的征象或标志。如在对被审计单位生成的订购单进行细节测试时，注册会计师可能以订购单的日期或编号作为测试订购单的识别特征。” 的规定，业务人员在查阅有关资料后底稿中一般不要求复印相关资料，取得这些资料作为永久性档案保存的目的是备查。因此永久性档案的主要功能是备查作用，并具有使用频率高、多年反复更新使用的特点。
4.3.2 永久性档案的保管应以单独的系统保管。当期档案以业务报告号为识别特征编制业务台账（业务档案登记表）；永久性档案以客户名称（被审计单位全称）为识别特征编制“永久性档案登记表”（附件2）。
4.3.3 永久性档案的保管由业务部门负责（分所也可以由档案管理人员统一保管）。
项目完成后，业务人员应按要求整理永久性档案（包括填写更新记录、编制索引号并粘贴标签等），打孔后根据底稿厚度放入合适的文件夹（以能保证正常翻阅为宜），在文件夹脊部按永久性档案盒脊部填写格式（附件7）注明档案编号，与业务工作底稿一起交由质监与技术支持部进行验收，通过后由外勤主管统一将所负责项目的永久性档案交到部门秘书处。
业务部门秘书应做好登记编号工作，档案室为各业务部门开辟专门存放区域。业务部门秘书每季末应将本部门的永久性档案登记表报档案管理人员，并与档案管理人员一起对永久性档案进行核对。
4.4电子档案的保管
电子档案主要指本所出具的业务报告和按规定需同时提供的电子类工作底稿，由质监与技术支持部负责收集整理，每年度结束后，档案管理人员应当汇总全所的电子文档进行刻盘归档。 总部档案管理人员在年度终了的90个工作日内将各分所业务报告的电子文档收集整理，并刻盘保存。
5．业务档案借阅与归还
5.1当期档案借阅
业务人员根据业务需要借阅当期档案的，填写“档案借阅审批单”（附件8），到档案管理人员处办理借阅手续。
5.2永久性档案借阅
业务人员根据业务需要借阅永久性档案的，填写“永久性档案借阅审批单”（附件9），到业务部门秘书处办理借阅手续。
5.3在办理档案借阅时，应注意以下事项：
(1)档案借阅只限所内正式员工办理借阅手续，实习生、学生不得办理借阅手续。
(2)档案借阅审批单，应由借阅人签字，谁借谁负责，不得代借。
(3)因特殊情况，外单位需调阅本所档案时，对方单位需出具书面调阅函，经审批后由项目所在业务部门指定人员办理借阅手续。
(4)业务档案的借阅时间一般不得超过30个工作日，每个业务人员所借档案一般同时不得超过5份，否则档案管理人员有权要求其先归还再续借。
(5)档案借阅人应当保持案卷整洁，不得损坏、涂改、拆页，保证档案的完整和安全。
5.4在归还借阅的档案时，应注意以下事项：
（1）归还档案时，档案管理人员要检查档案的完整性，收回后将借阅单退还借阅人。
（2）归还的档案若出现损坏、涂改、拆页等现象，档案管理人员应要求借阅人恢复原样，必要时填写“业务档案毁损、丢失报告单”（附件11），并追究借阅人的责任。
（3）借阅人员若将档案丢失，应填写“业务档案毁损、丢失报告单”，写清楚丢失原因，并逐级上报处理。

6．业务档案的拆卸
业务档案装订后不得随意拆卸，如因业务报告的补充、修订等原因确需拆卸的，需填写“业务档案更改、拆卸审批单”（附件10），按规定批准后，档案方可由档案管理人员拆卸，并由其及时装订好。（在档案尚未装订发生业务报告补充、修订的，根据批准的业务报告修订（补充）审批单直接将有关档案进行更换即可。）
7．离职员工档案清理
当业务人员办理离职手续时，应由档案管理人员清理有关业务档案，并在其流程表上签署意见。若存在有欠交工作底稿或未归还业务档案情况，档案管理人员应催其及时上交，若已将责任转移给其他员工的，应办理转借手续；如已丢失的，按档案丢失程序办理。未查清前，不得办理离职手续。
8．业务档案的销毁
根据中国注册会计师审计准则第1131号“会计师事务所应当自审计报告日起，对审计工作底稿至少保存十年” 的规定，保存期届满后按规定需要销毁的业务档案，应填写“业务档案销毁审批登记单”（附件12）并经主任会计师批准。

附件：1.业务台账（业务档案登记表）
2.永久性档案登记表
3.未归档底稿欠条
4.档案封面封底填写格式
5.档案盒封面填写格式
6.档案盒脊部填写格式
7.永久性档案盒脊部填写格式
8.档案借阅审批单
9.永久性档案借阅审批单
10.业务档案更改、拆卸审批单
11.业务档案丢失报告单
12.业务档案销毁审批登记单
13.业务档案验收单震中发