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销售签约管理作业指引

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一、 作业指引目的
为指导项目销售签约前期准备、签约过程管理及签约后手续等，特编制本指引。
二、 适用范围
适用于所有新开发项目的签约业务的办理。
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三、 职责
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3.1 销售策划部
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3.1.1 负责组织相关部门起草《房地产买卖合同》范本；
3.1.2 负责制作《房地产买卖合同》附件图纸；
3.1.3 负责审核客户签约资料，负责签订《房地产认购书》、《房地产买卖合同》；
3.1.4 负责销售系统签约信息录入，合同跟踪录入；
3.1.5 负责审核并索取客户买卖合同备案资料；
3.1.6 负责编制准备合同备案资料并申请盖章；
3.1.7 负责全程跟踪客户签约工作。
3.1.8 协助财务管理部跟进银行抵押放贷；
3.1.9 负责建立客户档案。
四、 关键活动描述
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4.1 签约前期准备工作
4.1.1 收集楼盘资料：
1) 土地出让合同；
2) 建设用地批准书/国有土地使用证；
3) 建设工程规划许可证；
4) 施工许可证；
5) 预售证；
6) 交楼汇签表(核定交楼时间，由公司相关部门负责人签名)；
7) 合同专用图（由设计部门提供）；
8) 装修标准（由公司相关部门及工程部负责人签名）。
4.1.2 刻章/复印合同图及装标
根据资料制定刻章内容及复印有关资料。
4.1.3 领合同（行政部）
根据“预售证”的合同号领取已盖公章合同，并做好合同登记。
4.1.4 根据“预售证”的可出售房屋套数、车位套数和商铺的套数做好领合同的预算工作，制作“业主名册”(手抄本)、“领取《商品房买卖合同》签收表”、合同存查资料盒及客户领取合同资料盒。
4.1.5 合同盖章
1) 根据相应的资料给合同盖章。
2) 集齐各楼盘的资料（土地出让合同号、建设用地批准书/国有土地使用证、建设工程规划许可证、施工许可证、预售证等各章），按要求盖章。
4.2 签合同工作流程
4.2.1 接单
1) 每周一各楼盘将上一周所成交的认购书交回签约组；
2) 收单时应注意所交单的数量与交单表上的数量是否一致；
3) 如遇所交认购书的付款时间与认购付款方式不符时应要求楼盘的主管签名后再给项目经理及副总经理签名确认，最后再交回签约组；
4) 如是新盘开售的，应有第一项资料(交楼时间汇签表、合同图、装标、促销计划、价钱表)齐全的情况下才可以收单，否则拒绝收单。
4.2.2 核单
由每组负责核单的同事根据每周的展销会计划核单。(核单的同事须在认购书上签名)
4.2.3 约客
1) 打电话预约客户在指定的时间内到公司签署合同，咨询客户的付款方式、限购政策后资料是否齐全及是否办妥按揭手续，并提醒客户签署合同的地点、先转首期房款及其它相关费用和需提交的资料；
2) 每天于13：00后督促未按时来公司签合同的客户依时到公司签合同；
3) 签合同当天内须换发票。
4.2.4 写合同
1) 手写合同：约定客户后，按认购书确定资料填写合同。(写合同的同事须在认购书上签名)并在交单表上注明已写合同；
2) 网签合同：制定合同模板（根据公司批核的内容制定）。
4.2.5 签合同
1) 手写合同
Ø 礼貌招呼客户，请客户出示认购书，签约人员持认购书取合同给客户阅读；
Ø 如遇到客户不能理解的条款应予以说明(要求熟悉各楼盘的项目资料、合同条款、各相关的政策、法规)，并达至顺利签署合同；
Ø 指导客户签署合同（由业主本人签署合同，否则需提供公证处出具的委托书并由被委托人签署合同，未成年人由监护人签署合同），客户的资料：身份证、出生证（未成年人）、户口簿、委托书等（须修剪好）贴于合同的说明第2页上。客户的转账单上应注明所购楼盘、房号及业主名，复印2份，一份剪好贴在合同的第4页的页眉上，另一份交还客户存查；
Ø 业主身份证、户口簿、出生证等的名字和出生年月日必须一致，否则，不予办理；
Ø 委托书的内容必须要与所签的合同相符；
Ø 签妥合同后，将交款通知单客户联及“须知”贴于客户认购书背面，并提醒客户第二期房款的交付时间，公司将不作另行通知，逾期公司会收取滞纳金。指导客户按流程图办理其它相关手续。注：如已确权及已办房产证的，则不需粘“须知”。
2) 网签合同
Ø 礼貌招呼客户，请客户出示认购书，签约人员持认购书做好客户等候登记；
Ø 属于住宅限购的客户，收取家庭成员资料；按揭付款的客户，需出具律师所开出的按揭受理回执。
Ø 待客户填写好“乙方购房资料确认表”、确认付款方式、三联单签名，将身份证、户口簿及其它资料复印后，先让客户阅读“合同样板”等候叫号签合同；
Ø 登录“阳光家缘”，进入“房屋管理系统”按楼盘名称及房号进入分户表。录入客户资料及房价、付款表等。并再次检查复核，打印草稿；
Ø 如遇到客户不能理解的条款应予以说明(要求熟悉各楼盘的项目资料、合同条款、各相关的政策、法规)，并达至顺利签署合同；
Ø 指导客户签署合同（由业主本人签署合同，否则需提供公证处出具的委托书并由被委托人签署合同，未成年人由监护人签署合同），客户的资料：身份证、出生证（未成年人）、户口簿、委托书等（须修剪好）贴于合同封面背面；
Ø 身份证、户口簿、出生证等必须一致，否则，不予办理；
Ø 委托书的内容必须要与所签的合同相符；
Ø 签妥合同后，客户凭网上打印下来的缴款通知书到银行将首期房款转账到公司对应的监控账户上，转账后缴款通知书原件必须经银行盖章并连同转账单复印件一起交给签约小组贴于合同第2页页眉处，将交款通知单客户联及“须知”贴于客户认购书背面，并提醒客户第二期房款的交付时间，公司将不作另行通知，逾期公司会收取滞纳金。并指导客户按流程图办理其它相关手续。
4.2.6 业主资料登记
1) 合同签署后，由一位同事手抄业主名册、每天签约登记、登记单本和统计工作数量。另一位同事使用电脑登记业主名册并做每天签约登记表；
2) 与财务中心对数（当天已签的合同数量明细）。
4.2.7 追客户签合同
根据每天的约客情况及签合同情况，对没来签合同的客户要进行电话询问不来签合同的原因，督促客户在指定的时间前来签合同，并通知客户逾期不签合同的责任。
4.2.8 检合同
做好登记后，由各同事分工检查合同：(检后签名)
1) 业主资料是否齐备：身份证复印件、未满十八岁：出身证和户口簿复印件(其中一业主是未成年人的监护人，否则另需提供监护人的身份证复印件及由监护人签署合同)、境外人士提供护照复印件及中文翻译本(认证书)、委托书及委托代理人身份证复印件；
2) 合同号是否一致(3-6本)、房号、面积、管理费、总房价、单价、付款表、交楼日期、房间平面图、装修标准是否正确；
3) 检查需要业主签名的地方，签名是否齐全；
4) 检查完毕，将认购书按楼盘分类、分栋、分房号、楼层按顺序排列存档。
4.2.9 盖公章（合同章）
检查完毕的合同应及时送到行政部加盖公章（合同章）。
4.2.10 送财务部门
已检查完毕及已盖公章（合同章）的合同，填写送鉴登记本后送往财务部门确认并签收（包括可鉴证、不可鉴、已确权及即可办理房地产证的，全部先送至财务部门登记），由财务部门送往“当地房地产交易所”办理合同登记手续，如不能办理交易登记的由财务部门统一退回销售策划部。
4.2.11 客户领取合同
客户领取合同时要带齐资料，一次性付款的领原件合同，办理按揭的领取合同复印件。除在签收本上按号入座签收外，在客户的认购书、房款发票背后盖“已取合同XX件”的章。在合同上盖“此合同仅提供一份，如有需要请自行备份留底”。
4.3 合同登记后相关手续
4.3.1 财务部通知合同已登记完毕，核实套数后可以领回。
4.3.2 在业主名册登记已鉴证完毕的合同登记合同自编号，以便客户电话咨询。
4.3.3 分楼盘、栋号及房号将存查合同摆放回资料盒。
4.3.4 合同入“OA”的文档管理，校对存查合同。
4.4 交楼前工作
4.4.1 打印业主名册。
4.4.2 校对业主名册（对销控、认购书、存查合同。如有修改联系方式的要核对通信方式更改表）。
4.4.3 核实后将业主名册交客户服务中心签收。（需提前在交楼前一个月办理，并复印存查）
4.4.4 以上制表及复核均要签名。
4.5 其它工作
4.5.1 每2周制作“每周签约登记表”（按实际情况报告每周的签约情况及报告未签合同的情况报告）。
4.5.2 每月制作“挞定/退订统计表”（按实际情况报告每月的挞定情况及退订情况，统计挞定/退订总金额及总套数），并每季、每年各汇总一次。
4.5.3 协助客户办理盖章（如商铺、写字楼办理工商登记，住宅办理退税、户口迁移及提取公积金等）。
4.5.4 制作各楼盘的每月销售统计表（面积、套数统计表、销售一览表、财务对数表）。
4.5.5 每周六下午整理资料室及各楼盘资料。
4.5.6 备注：各楼盘必须先将客户认购书及定金收据（财务联）一同交到财务部后，客户方可办理签署《商品房买卖合同》及办理收款、开发票等相关手续。
五、 支持性文件
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5.1 流程及作业指引
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5.2 表单及模板
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5.2.1 签约情况一览表
5.2.2 楼盘销售一览表
5.2.3 楼盘销售总结一览表
5.2.4 未签约情况月报表
5.2.5 签约组差异表