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实习生工作内容

Contents
一 认识SFDC和pipeline（简称为PPL） 1
二 操作SFDC系统和PPL 6
1 周一：0%关单+汇总（草表） 6
2，周一下午到周四：更新数据（20%-80%） 9
3，周四或周五：100%关单+汇总（更新和）+更新后的ppl分发给各销售 12
三 检查核对SFDC系统 13
1 导出详细信息 13
2 检查核对信息 14
四 特殊的代理商 16
五 招标信息查询 16
六 密码更改 17
1，销售人员密码修改 17
2，电脑密码修改 18
七 授权文件处理 18
八 邮寄快递 19
九 行业信息分类 19
十 协助处理销售信息汇总表 19
十一 合同整理 20
十二 其他 20
1，每天写report 20
2，其他事 20

CAD—MOL部门，目前该工作在中国仅两个实习生，北区北京一个，南区广州一个，东区没有。所以，北京实习生负责北区和部分东区销售人员数据，广州负责南区和部分东区销售数据。
广州负责的销售人员有：南区8人+东区3人。如果北区实习生有事不在，那么有可能需要进行汇总全国（听安排）。
目前负责的南区八人为：麦秋君（MQJ）；李黎(LL；LLX)；刘元坤(LYK)；杨涛(YT；YTX)；李浩(LH；LHX)；李祖琨(LZK)；王万红(WWH)；岳磊(YL；YLX)。
目前负责的东区三人为：陆晔虹（LYH）；谢媛媛（XYY）；邬歆(WX；WXX)。

一 认识SFDC和pipeline（简称为PPL）
先认识下pipeline，这是一个excel表格。每一个销售对应一个。一个excel中有三个工作表。分别是“pipeline conso”、“win lost”、“explanation”，还有三个隐藏表格。pipeline conso是整理20%-80%进程的case，win lost是整理0%和100%的case，explanation是一些数据的解释说明，隐藏表格是对这几个表格数据范围的限定。对于PPL的格式，我们做如下分解：
A列
Case ID
CAD-LHX2013-0910-001-南昌大学分析测试中心-DXR MIC
CAD-LHX2014-0102-001-南昌大学化学系-IS10
CAD-LHX2013-0910-004-南昌大学食品学院-IS50

这是Case ID，一般来说建立了就不能随便改动的，格式有严格要求：
CAD—，部门，基本都是这个开头；
LHX，销售人员字母缩写，不足三位的用X替代，如李浩，LH，但是CaseID必须是三位，所以LHX；
2013-0910，是建立这条记录的年月日；
-001，是该天预售的第几台仪器；
-南昌大学分析测试中心，这是买这台机器的单位简称；
-DXR MIC，这台机器的型号缩写。

B列
Date of Creation
2013/9/10
2014/1/2
2013/9/10

这是公式，根据A列过来的日期，之前都写好了，不用自己写函数了。

C
D
E
F
Project Name
Account Name (Chinese)
Contact Person (Chinese)
Contact Information (Phone)
Analysis Test Center of NanCang University
南昌大学分析测试中心
徐招弟
13767184985
Nanchang university chemistry department
南昌大学化学系
王洪明
13755666748
Food College of NanCang University
南昌大学食品学院
刘伟
13970916758
C-F列是买产品单位的详细信息，C列和D列是在SFDC中对应的是客户；E列和F列对应的是联系人。

G列
Application
19 University
19 University
19 University
G列是买产品单位的性质，可供选择的有很多，有下拉菜单（这属于规范格式，如果出现没有下拉菜单，则格式有误，需要修改添加！）。（查看范围可以右击表格那，选择Unhide，选择Name definition-G列就是可供选择的项目，但这不经过DeDe批准不能随意增加或减少项目，只是作为一个了解、查询），但这个与SFDC中的选项不一定一致。比如这里有19 university，但是SFDC中没有这个选项，而只有AcademicResearch-Other。 在SFDC中这需要你：1，职业判断或者百度这单位的性质；2，参考以往类似单位的填列。
比如CAD-LHX2014-0307-001-安特-iS10 的单位为安特（惠州）工业有限公司，销售人员的G列为55 QualityLabs，而在SFDC中并没有这个选择，所以通过判断或者百度，知道这SFDC选择other general industry。

H列
Product
DXR Micro
Nicolet iS10
Nicolet iS50
H列为产品型号，有下拉菜单。前面ID是简称，可以通过这列查询销售人员是否选择有误。一般来说，一种简称可能对应好几样产品，比如有些销售ID直接写IN10，可能指的是Nicolet iN10 Family，或者Nicolet iN10或者Nicolet iN10 MX。只有当销售写的IN10，而产品写的Nicolet iS10，则有可能是写错。这时需要打电话询问该销售到底是什么型号（电话号码在帐号密码那张EXCEL表格中）。
I
J
K
Qty
Forecast Orders ($)
Orig. Date of Forecast (mon/yr)
1
250,000

1
40,000

1
60,000

I列是产品数量，J列是产品总金额（如I列为2，产品单价为3000，则J列填写6000）。K列不用管。

L
M
Forecast Booked (mon/yr)
Forecast Shipment (mon/yr)
Sep-2015
Nov-2015
Oct-2015
Dec-2015
Dec-2015
Feb-2016
L列是Forecast Booked，对应SFDC的结束日期（如下图右上红圈内），SFDC的日期除非关单（0%关单和100%关单两种情况）情况填制为当天日期，否则一般都是L列月份的20号，
M列是Forecast Shipment，对应SFDC的请求交货日期（如下图左下圈内），请求交货日期至少要晚于结束日期，也是20号。在销售没填列时，将L列月份加两个月即为该列时间。
这两个时间中，L列时间非常重要（SFDC中属于必填项目），销售填列完全是预估，可能影响该月或者该季度的预期。

N列
Sales Rep.
Li Hao
Li Hao
Li Hao
这列是销售人员，有下拉菜单！与前面caseID显示的人可能不一致。因为case ID前半部分（如CAD-LHX2014-0307-001）是不允许变动的。即使这条case转移至另外一个人，那只有N列变动一下，ID是不变的。

O
P
Q
R
S
Project Status
Win Chance (%)
Lost Reason
Competitor
Remark (Lost details)
Deciding
60%

JY,Renishaw

Initial Contact
20%

Bruker

Review
50%

PE

O列和P列是重要数据，有下拉菜单。
O列对应SFDC中采购进程(买方的进度)；P列对应SFDC中阶段（卖方的进度）。如下图红圈内。

对于O列，Excel中表格名称为 Explanation中，有对应阶段百分比（如下表）。
比如：Deciding，在下表中得知对应50%，那么SFDC中填50%；
Initial Contact，在下表中得知对应25%，那么SFDC中填25%；
Review，在下表中得知对应75%，那么SFDC中填75%；

Porject Status=buying process对应O列
Initial Contact
25%
Deciding
50%
Review
75%
Win
100%
Cancel
0%
Delay
我们涉及不到
Lost
0%
对于P列，按照百分数在SFDC中选择就可以了。
对于Q列或者S列，是有关说明、备注，或者丢单原因，或者进单原因，或者囤货等等。相对而言，只有关单（0%关单和100%关单）时，才需要特别关注这两列。
对于R列，竞争对手列，如果为多个竞争对手，在SFDC中选填一个就可以。还得注意，因为SFDC中大部分是英文产品，有的销售写的中文名称，这时需要知道中文名称对应哪种英文。比如岛津就是shimadzu。这列也是SFDC中必填项目。

T
U
V
BU
PL
Province
Molecular
Mol - Raman
Jiangxi
Molecular
Mol - FTIR
Jiangxi
Molecular
Mol - FTIR
Jiangxi
T列全为Molecular,U列为公式，V列为客户所在省份。V列之后全部为公式（要保证公式存在并且正确）。

二 操作SFDC系统和PPL
1 周一：0%关单+汇总（草表）
首先，建立该周新文件夹，文件夹分为“原始、更新后、其他”三个子文件。原始文件夹放下载Dede和Guo Miao发来的原始表格，再将原始表格复制到更新后表格，并在更新后文件下的表格中查看有无筛选、隐藏列。其他文件夹放该周其他资料。
然后，打开更新后文件夹的文件，检查是否有依照上周更新后的表格更新，如果没有用上周返发的表格更新，或者其他没按照要求来，则马上写一封邮件通知该销售，同时cc给黄文和Dede。
同时，依照上周更新后的表格vlookup，看是否有case缺失、新增。时刻需要留意有没有删case。通过上期数量以及新增数量，至少心里要对case数量有个数。
Case缺失要打电话给销售询问具体情况。
新增的case通过caseID查看是否为上周日期，如果不是，则需要打电话向销售询问情况。如果是上周日期，则确实为上周新增case。
再次，通过函数对比表格中更新情况，将更新的主要内容（一般为：ID号、两个时间、百分比阶段、产品型号、产品金额、竞争者、所有人）通过黄底标记。
方法见下一页。

方法：在本周表格中建立sheet1和sheet2，将上周更新后的第一个表格粘贴复制到sheet1，将本周表格和sheet1按照同样规则排序。在sheet2第一个单元格输入函数=if（pipeline consoA1！=sheet1A1！，“”，“XXX”），将该函数拉到S列，并按照“pipeline conso”表中 case数量 往下拉至一定行数。出现XXX单元格，是本周表格和上表格不一样的地方。确认是否是更新项。如果是更新项，通过黄底标记；如果不是，则查明原因。
如果存在某一行全是XXX，则可能为新增项目。
如果存在某一行后基本上是XXX，则可能新增项目在出现XXX第一行，将“pipeline conso”表和“sheet1”对比，如果确实是新增1条，则在sheet1该位置加一条空白行，刷新sheet2，检查是否还存在大量行XXX。

检查完后，将win chance为0%的case移入到WIN/LOST表格中，并且按下列操作：
将Forecast Booked（L列）改为今天，win chance（P列）改为0%，project status（O列）改为cancel/lost；再按照pipeline选择关单原因，如果销售没填写，先选择other，然后本周返发给销售时在邮箱里注明要销售补齐原因；如果PPL填写price，在系统中选pricing；
如果PPL填写cancel，在系统选中选project cancel；
如果PPL填写lost，在系统选选择customer lost budget；
如果销售PPL写的Customer Preference，在系统选Relationship；
如果写的是Specification，在系统选Brand Recognition 或者 Product Features。
有可能存在重复case，对于重复case，如果系统完整，作为0%关单处理；如果系统上是不完整的，你无法做任何修改，那先随意补充好完整信息（比如：产品未添加的情况也是不能够关case的），再进行关单，这时原因选择opportunity error（e.g.duplicate）。
（100%关单理由同此处）

最后，将上期汇总草表复制过来，保留前两行，删除后面的。再将该周刚处理好的表格复制粘贴到汇总草表中。复制完后，通过第二行格式，将V列以后格式重新调整，再删除第二行数据。
最后汇总表格检查但不限于下列：
1，case ID是否有重复，
2，第二列日期是否都是公式，
3，G、H列有无格式，
4，I、J是否有空白，
5，L列是否还存在目前日期以前的日期，
6，N列是否空白，
7，Pipeline Conso表格中win chance列是否有0%或者100%的数据（0%挪入win/lost表格中，100%可能关单存在延时，所以暂时直接改为80%），
8，Win Lost表格中win chance列是否有不是0%或者100%的数据（有的话需要查证是不小心移错了，还是别的什么原因），
9， 有公式的地方是否还存在并且是正确的公式。

检查完后，将汇总表以附件形式发给北区实习生进行全国汇总，同时cc给Dede和Guo Miao。如：

2，周一下午到周四：更新数据（20%-80%）
如果是更新：
如果是日期变动，只需要根据新的数据进行更改。
如果是客户变更，需要先查询系统中有没有这个新的客户，如果有的话直接改（按客户的英文名称选择更改）；如果没有则需要新建客户（点击客户-新建-输入PPL上写的客户英文名-输入PPL上写的客户中文名-填写客户所在省份、城市-保存）。

如果改了阶段的，直接改阶段百分数。
如果改了联系人的，可以不管。
如果改了行业的，直接改。
如果改了产品型号的，往下拉至产品，点删除，再重新添加。这时产品case ID一般有变动，查找时只需要输入前部分，如CAD-LHX2014-0307-001-安特-iS10，可以输入“CAD-LHX2014-0307-001”查找。如果产品金额变动，直接点编辑，重新输入金额即可。

添加产品的方法：
关键词搜索，在需要的产品上打钩，点“选择”，输入价格和数量。

如果case转移，所有人变更，就选择SFDC上“业务机会所有人-更改”，进入以下界面进行更改保存。

如果是新建：
先找客户是否存在，存在该客户，直接在客户增添业务机会。根据销售的PPL粘贴复制内容即可，填好后添加产品。

必填项目：

业务机会名称：粘贴复制
业务单元：MOL
主要竞争对手，如果选择other还需填详细信息
结束日期：根据销售的PPL选择
金额：根据销售的PPL或者复制
采购进程：根据销售的PPL选择
阶段：根据销售的PPL选择
行业：根据销售的PPL选择
预计发货时间：根据销售的PPL选择

如果不存在该客户，则按上面添加新客户新建。
注意：SFDC中建立新的业务机会的前提条件是客户要存在SFDC中

如果是case转移
比如，wu xin 的一条case转给xie yuanyuan。
CaseID是不能变的，包括中间名字缩写部分。
操作方法：PPL上将wx的case剪贴到xyy的PPL上。
登录wx的SFDC，查询该记录，在机会所有人选择更改。选择xyy，保存。

结果：wx的SFDC无法查看该case，而xyy的SFDC上新转入了这条case。

3，周四或周五：100%关单+汇总（更新和）+更新后的ppl分发给各销售
周四或者周五根据Dede发来的关单清单，一般只在ppl上做修改。根据dede指示有可能需要新建等。
(Dede一般发来两周的关单信息，所以存在上周关单的case，这样的case在Pipeline conso表里找不到的，要去win lost表格找。再找不到的要找原因，是不是名字错了，是不是产品名称改了导致ID变了等等。)
找到这条case，将其移到win/lost表格中，将Project Status 改为win，将win/chance改为100%，将Forecast Booked改为当天或者Dede清单上的日期，将金额改为Dede发的清单上的金额，关单原因跟前面0%关单一样处理。如果为新的case，问dede是直接新建还是不用管。
更新后同0%关单后汇总一样，检查一样，也是发给北区实习时，抄送给dede和Guo Miao。
并且同时，将更新后的PPL返发给销售，将更新过程中销售出现的问题（发现问题时可以写个草稿，比如预计发货日期早于结束日期、不能自己将0%或者100%的case挪入到win lost表格中等）及时反馈给销售人员。
如下：

三 检查核对SFDC系统
1 导出详细信息
每周一和周五用黄文的帐号和密码登录SFDC系统，导出所有销售的SFDC的信息，进行检查核对。

（1），用黄文的帐号和密码登录SFDC系统，点击报表（Reports）

(2)，进入Reports & Dashboards界面，选择右侧的CAD—PPL—Checking，点击进入

（3）进入CAD—PPL—Checking界面,Booking Date(结束时间)，问Dede选择相应的时间段，Opportunity Stage 点击下拉框，选择Any，最后点击Export Details(导出详细信息)。将导出的文件保存在文件夹中，命名规则如下（0511—导出数据）

2 检查核对信息

（1）项目取消和丢掉的关单
采购进程是体现客户对该项目的进度。0%代表项目取消（客户自身原因取消）或业务机会重复（含信息错误）。
当客户已采购其他品牌（含国产）的设备，也就是说我们丢单了。则采购进程应填100%，而不是0%。
当客户因自身原因取消项目或业务机会重复（含信息错误）， 则采购进程应填0%，而不是还停留在非0%
阶段是体现我方销售进度，除了因重复&信息错误而0%关单外，其他原因0%&100%关单的，都需填写详细关单原因。（否则年底将集中让各位补填功课）。
举例：
下面是错误的填写范例，客户买了对手的产品，采购进程应填100%

项目取消了，但采购进程还没调整

（2）漏添加产品
图中要有产品显示数量[1]

或在报表中体现在product name里，如果为空，则需要补填。

（3）结束日期

过期的单子：结束日期早于当前日期

未过期（20%—80%）的单子，结束日期不得早于当前日期

（4）交货日期

必须添加且要在结束日期之后

（5）潜在客户

对于潜在客户进行甄别并对qualified的进行转换或合并业务机会

如果是open leads ,判断它是否qualified；
如果已经qualified，要进行转换（leads 转换为有效的CASE，也就是新建CASE）或者合并至业务机会（Leads与原有CASE合并）

（6）备注信息

描述中添加最终用户联系人以及联系方式

四 特殊的代理商

Dede会给你发一个如上图所示的tegent文件，需要核对检查文件中新增添的Case，看是否在刘元坤的SFDC系统中存在，如有没有更新的，缺失的Case要统计出来返聩给刘元坤，

五 招标信息查询
每天下午四点，就可进入网站

选择的红外包括但不限于红外分光光度计、红外光谱仪、近红外xxx等。一般招标单位为小学、中学、幼儿园的都不属于，招标为视频的也不属于。。
选择的拉曼，一般为拉曼光谱仪。
选择的核磁，一般为核磁共振，不要医用的、医院的、以及100hz以上的。

点开信息，通过Ctrl+F，输入关键字查找。如果找到相关的招标信息，复制招标信息，放入邮件正文中，放大字体，加红关键词。主题上注明招标情况+日期（比如：中标信息11-19）。根据招标地发送给不同的人。

南区：广东、广西、湖南、湖北、云南、贵州、四川、重庆、江西、香港、澳门。
东区：上海、江苏、浙江、安徽、福建
北区：剩下的省份都属于北区。
招标地为东区和南区的，发送给Dede、mandy，cc给Guo Miao、北区实习生。
招标地为北区的，发送给Guo Miao、北区实习生，cc给Dede、mandy。

六 密码更改
1，销售人员密码修改
一般来说，销售人员的密码基本上是由系统指定的时间修改。当你登录某个人的SFDC时，系统会自动弹出对话框，告诉你该修改密码了。这时只需要你自己想出一个与之前不同的密码，哪怕是改下英文大小写、改下英文和数字的顺序都可以，将改好的密码编辑邮件发送给该销售，并cc给北区实习生、Dede、郭淼(Guo Miao)就可以了。比如可以有一个通用模板：

To：XXX
Cc：Dede；Guo Miao；Kan Wenchao
Subject：XXX的SFDC密码更改

Dear All,
xxx的SFDC密码已变更为：123456thermo
烦请各位及时更新自己的销售账号记录。谢谢！
Thermo Fisher
ABC
020-83145111
如下例子：

2，电脑密码修改
一般来说，电脑密码也是由系统指定的时间修改。电脑密码也就相当于该邮箱的密码。但是电脑密码更改是会收到一封主题为《Network Password Change Required》的邮件（见下图）。这时，自己改好的密码就可以了，不用编辑邮件发送给谁。

七 授权文件处理
按照邮件要求，打印所需要的word等相关资料，有时还要按dede要求拿几份彩页。将所有资料找dede盖章，再扫描盖章后的文件发送给dede或相关人。将资料按照下面第七点邮寄快递执行。

八 邮寄快递
按照dede给的地址，填写以下几个地方：
1， 寄件人信息的联络人：Dede
2， 收件人信息收件公司：按要求
3， 收件人信息联络人：按要求
4， 收件人信息地址：按要求
5， 托寄物内容：文件/资料 数量：1
6， 寄件人签署：Dede

所有快递交给前台，并自己在前台的寄件信息表上填写相关信息。
如果寄的合同，需要先将合同号记下，再封快递口！！再连同快递编号写在邮件主题发送给dede，
如果是其他东西，需要将快递编号发送给相关人，包括dede。
注：所寄的东西都要记下快递编号！并且最好问清楚哪些是寄的，哪些不是寄出去的文件。

九 行业信息分类
前面标号不能动。查找地址，判断该公司的行业。按照细分规则细分。

十 协助处理销售信息汇总表
文件名称为“lead-01”。将之前处理过的电话咨询、招标网站查询、邮件咨询等信息归入表格中。
A客户名称：最终用户名（比如大学，研究院，xx局，实验室）
B行业：不写
C收信息日期：加入日期，比如发邮件的日期
D来源：招标网：日期、产品、招标编号、用户、对手、中标制造商等
Call center：区别于上者，无招标编号，并点链接看
仪器信息网
邮件
E设备名称：尽可能写详细
F省份：填写
G市区：广东省的要具体到市，其他省份可选择不填
H招标编号：来源于招标网时才写
I备注：重要信息，比如联系人信息，中标公司，中介机构等

十一 合同整理
按省份将合同分类，打印标签，在每条标签上贴上双面胶，在标签上标明编号和产品型号，再剪成小标签。将小标签贴在合同第一页右边。再将合同按省份分类，依次将标号的小到大排列、打孔、归档。

十二 其他
1，每天写report
每天下班前，需要写一份report（模板：report）并以附件形式用邮件发送给Dede，并cc给Guo Miao。

2，其他事
有时还有其他事情，如给客户打电话等。按要求完成即可。

20