工程合同分类编号规则.doc

第三章合同分类编号规则
1 目的
为实现合同的标准化管理，加强合同档案管理，制定本规则。

2 范围
本规则除特别指明外，适用于集团公司及其分公司作为一方当事人签订的所有合同。
3职责
3.1 集团公司财务中心与运管中心负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。
3.2 各公司合同/档案管理人员负责本规则的具体实施。
4.方法和过程控制
4.1合同分类编号应遵循下列原则
4.1.1 适应集团公司以房地产为主营业务的合同管理需要；
4.1.2 集团公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。
4.1.3 本规则合同分类编号符合集团公司《档案管理制度》的规定，如档案管理制度发生变化，本规则相应执行，如全宗号。

全宗号
公司（总部）
隆尧分公司
故城分公司
德州分公司
……
代吗
HS
HS01
HS02
HS03
……

4.2 合同分类编号
4.2.1 合同分类
合同共分为三个属类：工程类合同、销售租赁类合同、管理类合同。各类合同均按级编码进行分类编号，各级编码之间以“-”号分隔。

属类
工程类合同
销售租赁类合同
管理类合同
代字
1
2
3

4.2.2 工程类合同
工程类合同编号方法，下分四级编码。
4.2.2.1一级编码
为工程项目简称中两个汉字的拼音第一个声母（大写），如香湖美地简称“香湖”，代码为XH。集团公司统一按下表中代码执行。对各分公司新开发项目的代码，应由各分公司管理合同的职能部门对项目简称代码进行明确规定，并在确定后报集团公司财务中心备案。

项目名称
瑞景华庭
花香漫城
唐尧花园
香湖美地
香湖大酒店
隆尧灯具城
衡德商贸城
在水一方酒店
金宝产业园
……
代吗
RJ
HX
TR
XH
XD
LD
HD
ZS
JB
……

4.2.2.2二级编码
根据开发期数分为“一期”、“二期”、“三期”、„„“跨期”， 代码分别为01Q、02Q、03Q、„„KQ。“跨期”指不能确定具体期别列入跨期待分摊。
4.2.2.3三级编码
工程类合同共分六类，相应编号按下列括号中汉字表示。
a）土地合同（土地）：包括房地产项目合作开发与土地使用权出让、转让等合同；
b）前期合同（前期）：包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询等合同；
c）施工合同（施工）：包括建筑、安装、装饰、市政等施工或安装合同；
d）工程材料设备采购合同（采购）：包括材料采购、甲方付款乙方收货 的三方合同、设备购买等合同；
e）园林环境合同（环境）：包括室外环境施工和采购合同；
f）营销包装合同（营销）：包括策划、销售代理、样板间装修、户外广 告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷等合同。
工程类合同
土地合同
前期合同
施工合同
工程材料设备采购合同
园林环境合同
营销包装合同
代字
土地
前期
施工
采购
环境
营销

4.2.2.4 四级编码
根据合同签订日期先后顺序编流水号，在前四类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。
4.2.2.5分类编号结构
全宗号+类别号（HT）+属类代字（1位）+开发期数（3位）+二级属类（2位汉字）+流水号（4位）。
4.2.2.6编号举例
故城分公司香湖美地一期第一份施工类合同
编号：HS02-HT-1-XH-01Q-施工-0001
总部花香漫城一期第2份环境类合同
编号：HS-HT-1-HX-01Q-环境-0002
4.2.3 销售租赁类合同
销售租赁类合同编号方法，下分二级编码。
4.2.3.1一级编码
区别合同的项目归属、开发期数，编号方法同工程类合同4.2.2.1、4.2.2.2。
4.2.3.2二级编码
为具体房号的编号（包括苑名、栋号、单元号、房间号），可以用汉字、字母或数字综合表示，具体形式不作规定，但各分公司自行编号的形式必须一致。
4.2.3.3其他要求
同一套商品房、车位/车库、库房的排号协议、认购书、抵押贷款担保合同与相应的销售合同共用一个编号。商品房、车位/车库、库房销售后与业主签订的合同按销售合同的补充合同处理，如工程维修合同。
4.2.2.4分类编号结构
全宗号+类别号（HT）+属类代字（1位）+开发期数（3位）+具体房号（苑名、栋号、单元号、房间号）。
4.2.3.5编号举例
故城分公司香湖美地一期1号楼3单元501号销售合同
编号：HS02-HT-2-XH-01Q-1号楼3单元501号
或HS02-HT-2-XH-01Q-01-03-0501
总部花香漫城二期地下车库48号车位租赁合同
编号：HS-HT-2-HX-02Q-车库48号
4.2.4 管理类合同
管理类合同编号方法，下分三级编码。
4.2.4.1一级编码
管理类合同是指不能归入任何项目的合同，管理类合同共分四类，相应编号按下列括号中汉字表示。
a）劳动合同（劳动）：包括所有劳动合同；
b）固定资产管理合同（资产）：包括固定资产（含办公用品）采购、维修、维护等合同；
c）融资合同（融资）：包括借款合同或综合融资授信协议等合同；
d）其它合同（其它）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。

管理类合同
劳动合同
固定资产管理合同
融资合同
其它合同
代字
劳动
资产
融资
其他

4.2.4.2二级编码
按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。
4.2.4.3三级编码
根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。
4.2.4.4分类编号结构
全宗号+类别号（HT）+属类代字（1位）+二级属类（汉字2位）+年份（4位）+流水号（4位）。
4.2.4.5编号举例：
总部2005年第8份劳动合同
编号：HS-HT-3-劳动-2005-0008
故城分公司2011年第7份固定资产管理合同
编号：HS02-HT-3-资产-2011-0007
4.2.5补充协议
4.2.5.1 编号方法
补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号以一位阿拉伯数字标识。如：流水号为0088合同的第一份补充协议的编号为“…0088（1）”。
4.2.5.2 纠纷处理合同
对于纠纷处理合同（如与业主因商品房买卖合同纠纷而签订的协议），若纠纷系因公司与该当事人在先合同的履行而发生，可将其作为该在先合同的补充协议处理，编号方法同4.2.5.1。
4.2.7.3编号举例
故城分公司香湖美地一期第五份采购合同第二份补充协议
编号：HS02-HT-1-XH-01Q-采购-0005（2）
故城分公司香湖美地一期1号楼3单元501号房维修合同（排序至第三份补充合同）
编号：HS02-HT-2-XH-01Q-01-03-0501（3）

《合同分类编号规则》

合同档案(HT)
工程类合同
1
项目名称
汉字简称2位
开发期数
01Q、02Q、03Q、
…、
KQ
土地合同
土地
HT—1—项目简称—开发期数—工程合同分类简称—0001～9999
前期合同
前期
施工合同
施工
工程材料设备采购合同
采购

园林环境合同

环境

营销包装合同

营销
合同档案(HT)
销售租赁类合同
2
项目名称
汉字简称2位
开发期数
01Q、02Q、03Q、
…、
KQ
具体房号的编号（包括苑名、栋号、单元号、房间号）

HT—2—项目简称—开发期数—具体房号
管理类
3
劳动合同
劳动
年份
年度号
HT—3—管理合同分类简称—年度号—0001～9999
固定资产管理合同
资产
融资合同
融资
其它合同
其它

注：此管理办法自2014年起执行，华山地产采购合同已编号到了HS-HT-1-HX-采购-0098

今后发生的合同请接着以上编号编写流水号。