广告公司管理流程.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,流程管制系统,July 1,2003,目录,序言,Brief,流程,交件流程,流程步骤,开立工作卡,创意简报,创意发展,报价,完稿,出片打样,媒介/印刷,开立发票,资料储存,采购订单,Freelance,服务,序言,流程管制，即是在广告公司内策划一个有系统、,有纪律的制度来执行对品质、价格及时间的控制。,从工作的开始至终结，流程管制部与客户服务部、创意部及对外供应商都有着紧密联系。,本手册是设定正确的工作程序，并介绍每一个步骤使流程管制的运作更流畅。,序言,流程管制的职责,正确的开立工作卡号,审核工作卡签名,跟踪工作进度,提供第三方报价,处理第三方付款申请及其它事物,作品存档,Brief,流程,1.明确工作要求,2.,备齐相关资料,3.,初拟交件时间,1.清楚工作内容,2.明确创意小组/工作小组,视觉中心经理应该和视觉设计人员,同时听取艺术指导的工作要求,视觉中心经理 1.确定工作人员,2.清楚交件时间,视觉设计人员 1.清楚工作内容,2.同意交件时间,填写工作卡,或,Action Memo,Brief,各部，,并签字确认。,各部签字同意后，,交流程管制开工作卡号或,Update,工作内容。,流程管制拷贝副本,交相关各部人员。,客户服务部,创意总监,创意小组,视觉中心,制作部,Print/TVC,流程管制,None,Print,Production,制作部 1.清楚交件时间,2.安排供应商,3.预估外付成本,流程管制部 1.开立工作卡号,2.跟踪工作进度,3.准备内部成本报价单,交件流程,-1,达到要求可以提案,或交给客户服务部,创意小组,检查文字，排版正确,视觉中心经理：确保准时交件,视觉设计人员：1.排版准确,2.准时交件,创意小组,确定完稿文字,/,画面准确签字,视觉中心,确定完稿打印稿和文件准确,签字,LAYOUT,FINAL ARTWORK,视觉中心,Creative Works,报告流程制管外发费用,如插图、拍照、租片等,客户服务部,创意总监,创意小组,制作部,Print/TVC,流程管制,内部成本报价单,Estimate,印刷/出片/打样费用,电视广告制作/拷带费用,None,Print,Production,客户服务部,确定完稿内容准确签字,流程管制提醒交件时间,流程管制,确定各部签字后送交出片,交件流程,-2,创意总监：整体品质检查,签字,创意小组：1.检查文字内容,签字 2.检查色彩、图片,视觉中心：1.检查尺寸、,签字 呈像精度,2.检查是否掉字、,掉图,制作部：1.检查网片/网线,签字,2.,检查打样稿质量3.品质监控,4.掌控外付成本,1.品质掌控,2.控制时间,3.控制成本,Film output/Color proof,Printing/TVC,视觉中心,各单位确认签字后送交媒介,客户服务部,创意总监,创意小组,制作部,Print/TVC,流程管制,None,Print,Production,客户服务部整体检查无误签字,送交媒介部或送印刷,创意部：整体品质检查,客户服务部：内容审查,确认无误后,送交媒介部或送交客户,流程步骤,1.,开立“工作卡”,1.1 客户服务部收到客户工作要求。,1.2 客户服务部填写,“工作卡,*,1,”,。,1.3 客户服务部向创意部相关人员,*,2,简报工作，创意部同意并于“工作卡”上,签名后，交至流程管制部。,1.4 流程管制开出工作编号并将“工作卡”拷贝副本分派给客户服务部、,创意部相关人员。,1.5 流程管制部建立工作档案，工作开始。,没有工作卡，没有工作！,*,1,注:工作卡（,Job Requisition Brief,）,请见附本,1,。,*,2,注:创意总监根据工作内容指定创意小组、视觉中心或制作部接单工作。,2.,创意简报,2.1 创意工作发展前，必须有,创意策略（,Creative Brief）,*作为思考方向。,2.2 客户服务部同创意总监商讨后拟定创意策略,，,并得到客户同意。,2.3 客户服务部持客户确认的创意策略同创意总监一起向创意部简报。,2.4 客户服务部、创意部达成制作时间的协议后在“工作卡”及创意策略上签字。,（包括内部创意复审时间）。,2.5 客户服务部将同意之“工作卡”及创意策略交给流程管制部，开立出工作编号。,*创意策略,(Creative Brief),请见附本,2,。,流程步骤,3.,创意发展,3.1 创意部开展工作。,3.2 客户服务部与创意部进行内部创意复审。（如有必要，制作经理也需参加,3.3 创意提案稿须经创意总监同意后交给客户服务部。,（即使是使用电子档提案亦同）,3.4 客户服务部将创意备档后呈示客户。,3.5 如创意需要修改，客户服务部必须重新填写,Action Memo,*,12,同创意总,监一起向创意部简报，创意部同意签字后送流程管制部备档编号，并拷贝,副本分派给相关人员。,如创意需要修改，重复,3.1-3.5,*,1,注：,Action Memo,请见附本,3,。,*,2,注：新工作必须开立,“,工作卡,”,，以建立新工作编号。,而在同一工作号里发生的后续跟进工作，则开立,Action Memo,。,流程步骤,4.,报价,4.1 客户服务部填写工作卡或,Action Memo,交创意部及制作部签字后,交流程管制部。,4.2 客户服务部提供已批准的创意及所有资料（包括印刷数量、颜色、,纸质、尺寸、媒介刊物）。,4.3 流程管制部根据已记录的制作时间联系制作部创意部，开立,内部成本报价单,(Estimate),*,1,，并交给客户服务部。,客户部同意签字后，将内部成本报价单返还流程管制部。,4.4 客户服务部将,外部报价单,(Quotation),*,2,呈示给客户。,4.5 客户服务部将客户已签署的外部报价单交给流程管制部，,流程管制部第一时间交至财务部。,4.6 如工作取消，内部成本将按已完成部分的实际工作时间计算。,*,1,内部成本报价单,(Estimate),请见附本,4,。,*,2,外部报价单,(Quotation),请见附本,5,。,流程步骤,5.,完稿,5.1 客户服务部填写工作卡或,Action Memo，,由创意部和视觉中心经理同意签字后，送流程管制部备档编号，并拷贝副本分派给相关人员,进行完稿工作，及通知制作部出片打样准备。,5.2 创意部安排制作完稿前的准备工作。（如拍照、租片、电分、修图等）,5.3 创意部向视觉中心简报完稿制作。,5.4 视觉中心将完成的完稿打印，并取得各部门批准后交客户服务部。,（视觉中心 美术指导 文案 创意总监 客户服务部）,5.5 客户服务部将完稿备档后呈示给客户。,如完稿需要修改，重复,5.1-5.5,5.6 客户批准并签署完稿。,5.7 客户服务部将客户签署的完稿备档。如客户遇有特殊情况不能准时,签署完稿，又必须于时限内出片打样时，须由客户总监签署。,流程步骤,6.,出片打样,61 视觉中心人员取得签署的完稿，连同,M.O Disk,交给流程管制部。,6.2 流程管制部联系供应商，将完稿送交出片公司输出分色片及打样并按时送回。,6.3 流程管制部收回分色片、打样及,M.O Disk，,确认是否齐全。,6.4 流程管制部贴上内部审核表格并取得各部门批准后交二份打样稿,给客户服务部。（制作经理 视觉中心 美术指导 文案,创意总监 客户服务部）,6.5 客户服务部将呈示二份打样稿给客户，一份客户备底，一份签,署完归还广告公司交流程管制部备底。,6.6 如打样稿需要修改，客户服务部需重新填写,Action Memo,对创,意部、视觉中心及制作部作出简报，并抄送流程管制部。,如打样稿需要修改，重复,6.2-6.6,流程步骤,7.,媒介/印刷,7.1 客户批准并签署打样稿。,7.2 客户服务部将客户批准的打样稿交还流程管制部。,7.3 流程管制部保留一份客户已批准的打样稿存档。,7.4 流程管制部把客户已批准的打样稿（包括菲林）交给客户服务部。,7.5 客户服务部将菲林交给媒介部，送至报馆。,7.6 如有印刷品，制作部与流程管制部安排印刷时间，并通知客户服务部。,7.7 制作部按时完成印刷品，并安排递送*,1,。,*,1,所有印刷品，运送前样本需交给客户服务部批核。,流程步骤,8.,开立发票,8,.1 在每月底(24日)前，客户服务部要负责决定本月可结束的工作并,可向客户收费，流程制管部整理所有供应商发票，如还没有收到，,应提醒有关人员进一步与供应商跟进。,8.2 月底，客户服务部填写,工作结束单*,。,8.3 流程管制部收到工作结束单，将集齐的供应商发票、采购订单及,已签回的报价单一起交给财务部。,8.4 财务部安排向客户收费及支付供应商货款。,*工作结束单,请见附本,7,。,流程步骤,9.,资料储存,9.1 工作结束后，根据每个客户，流程管制部会把所有客户已签署的打样稿、,报价及采购订单归档存放。,9.2 所有底片在工作结束后交由流程管制部归类储存，以备后用。,9.3 视觉中心将已完成的电脑完稿档案存入磁盘，并备档存放。,流程步骤,1.,序言,所有供应商的工作指定必须附有本公司的,采购订单,*,(Purchase Order),。,(,所有,Freelance,工作亦包括在内；如插画，,Interaction,创意制作等,),。,采购订单是本公司对供应商所提供的服务及双方同意的价钱作出的确认协议。,公司不会接受没有采购订单的供应商发票,。,供应商必须在工作结束后七天内将发票寄至本公司。如客户部或创意部直接联,络与供应商的工作，必须先至流程管制部处开出采购订单，才可进行工作。,所有由创意部、制作部及客户服务部发出的采购订单，如采购成本超过原有,给客户的报价，必须得到,客户服务部总监和总经理的签署批准,。,流程管制要掌握工作进行中的一切费用，并保证每笔费用都有收费,。,*采购订单,请见附本,8,。,采购订单,2.,程序,2.1创意部、或客户服务部向制作部提出外发采购申请，并清楚简报工作要求。,2.2制作部联系供应商并搜集三家报价，填写“采购订单”。,2.,3,制作部交采购订单给流程管制部，流程管制部开立“采购订单编号”。,2.,4,所有供应商报价统一由流程管制部交创意部,/,客户服务部主管及,总经理签核裁定。,2.,5,流程管制部准备内部成本报价给客户部。,2.,6,流程管制部将以签字核定的“采购订单”传给供应商，并请其签字确认传回。,2.,7,流程管制部保留采购订单原件于档案内。,2.,8,供应商在工作完成后将发票连同采购订单寄至流程管制部。,任何没有“采购订单编号”及获得签字核定的采购订单，公司概不付款。,采购订单,2.8 所有发票应连同采购订单送到流程管制部处。,2.9 流程管制部把发票核对于采购订单，保留复印一份并在工作结束后,交给财务部付款。,*,注：如发票上未附上采购订单，广告公司将会拒付供应商货款。,采购订单,1.,序言,Freelance,服务会在公司人手不足情况下才会聘用。在聘用,Freelance,服务前，创意部必须填写,“采购订单”,并获得流程管制部开立的采购订单编号后，,交创意总监,/,客户服务总监及总经理审批。,Freelance,发票，应在工作结束后七天内连同采购订单送至流程管制部。,无发票者，依规定必须扣缴税款。,公司将拒绝支付不通过正确程序聘用的,Freelance,服务款项。,Freelance,服务若无法提供三家报价，则应另行向客户服务总监及总经理说明。,Freelance,服务,2.,程序,2.1 创意部从流程管制部处取得,“采购订单”,。,2.2 创意部填写采购订单，列明工作详情及金额并获得流程管制部开立的,“采购订单编号”。,2.,3,由流程管制部统一交创意总监,/,客户服务总监及总经理签署批核。,2.4 流程管制部将采购订单传真至,Freelance,处，确定所需服务并请其传回。,Freelance,服务,出片打样,要提前把媒体的出片清单给我，我会按照你们提供媒体清单上的要求填写输出公司的出片单据,请在给我之前要确认好以下几点：,媒体名称,所需要的颜色（单色、,4C,）,出血尺寸,网线（杂志是,150-175,线、报纸是,80,线,-133,线，主要是根据投放的媒体而定）,要出的数量,完成的时间,提示,：以上六点是最主要的，输出公司在我们公司的附近，五一后国家规定打样公司必须搬到,5,环以外，给特别急的工作带来了不便，在这里提醒各位，提前有媒介出片计划的最好是能提前出，即使有问题了也可以来的及重新出，我不赞成只出片不打样，因为我们做好的文件到了输出公司需要转存，这样的话中间可能会出现问题，如果只要片子的话很难查出细微错误的地方，而且也无法判断颜色是否正确，给媒体刊登会很危险。,平面制作,客户经常会有不同平面制作的工作，我把长出现制作物品的周期及要注意的地方介绍一下：,平面印刷品,a,普通,4,色印刷（,3,天）,b,特种纸,4,色印刷（,7,天，也要根据纸张而定）,c,后期制作包括复膜、刀膜、打笼、压线、折页、起凸、压凹、骑马钉、烫金、烫银、平装、螺旋钉、裱糊、串绳等工艺,（,7,天）,d,特殊制作要根据实际情况而定,2.,光盘印刷刻录（,5,天）,3.,礼品制作,建议：,数,量,少,的话购买现成的礼品，数量多的话可以制作，因为现在好多礼品需要开模具，,一般开模具的时间较长费用较高，如果数量不多的话开模具成本和时间都不合算，即使是现成的礼品也要提前一周到,10,天通知制作部，因为礼品大部分集中在南方，我们需要时间寻找，而且也需要路上来回的运输时间。,4.,外包装（,15,天）,5.,喷绘（,3,天）,TVC,制作,以下是完成工作所需的大约时间，请参考,录制播出带数量在,10-40,盘 至少需要,1-2,天时间,录制播出带数量在,50-100,盘 至少需要,2-3,天时间,录制播出带数量在,100,盘以上 至少需要,3-4,天时间,刻录普通,VCD,、,DVD1,盘（,15,秒、,30,秒、,60,秒广告）需要,1,天时间,刻录分级菜单,DVD1,盘（,15,秒、,30,秒、,60,秒广告）需要,2,天时间,刻录普通,VCD,、,DVD1,盘（专题片）需要,1-2,天时间,刻录分级菜单,DVD1,盘（专题片）需要,2-3,天时间,录音混音,在客户确认演员后，约演员及音棚时间需,2-3,天,提示,：一定要开,ACTION MEMO,，把工作号写清楚，因为每个月底我们会根据供应商提供的对帐单做付款申请，如果没有特殊情况，最好不要后补,ACTION MEMO,，因为每天会有不同的客户复制,BETA,带，工作杂、多，所以只是口头说的话，容易出错，耽误大家的工作。,ESTIMATE,？,拿到客户签好的,QUOTATION,请及时给我，我会在下班后做,ESTIMATE,，不要等到客户通知最后一天要发票的时候，才着急做,ESTIMATE,，因为做好的,ESTIMATE,需要主管签字，然后复印后把原件送给财务，所以中间需要些时间。,公司付款程序？,在工作发生前，需要拿到供应商提供的报价申请,PO,单，我会根据工作内容填写,PO,单，找相应的主管签字，然后是总经理签字，等到工作完成后,7-10,天后开始做付款申请，而且是每周固定的时间同时会有,10,封左右的付款申请到财务，如果是你们自己找的供应商或,FREELARCER,的话请及时到我这申请,PO,单，最好不要等到供应商开始催款的时候才给我，要马上付款（杜绝当天给我单子当天或第二天就要付款的现象），,ACCOUNT,不要拿供应商提供的发票，我会通知取支票的时候让供应商用发票换支票，这样的话发票不容易丢失，之前发生过丢失发票的情况，到最后公司还要多补税钱。,