档案管理系统_需求规格书(1).docx

档案管理系统业务需求规格书

2.1.1.2实体分类配置

分类号
分类名称
A
党群工作类
A01
党务工作
A02
组织工作
A03
宣传工作
A04
纪检监察工作
A05
工会工作
A06
共青团工作
A07
协会工作
B
行政管理类
B01
政务工作
B02
企业策划、管理工作
B03
法律事务工作
B04
人事管理工作
B05
劳薪管理工作
B06
教育工作
B07
后勤管理
B08
审计工作
C
经营管理类
C01
经营决策管理
C02
经营业务管理
C03
服务质量管理
C04
计划管理
C05
财务管理
C06
股票管理
D
生产技术管理类
D01
运行维护管理
D02
基本建设管理
D03
科技工作管理
E
基本建设类
E01
通信工程
E02
基建工程
E03
建筑工程
F
设备仪器类
F01
生产设备
F02
非生产设备
G
电信产品类
G01
电信产品
G02
通用产品
G03
其它产品
H
科学技术研究类
H01
电信基础理论研究
H02
电信技术研究
H03
软科学研究
I
会计档案类
I01
账簿
I02
凭证
I03
报表
I04
其它
J
员工档案类
J 01
公司人员
J 02
死亡员工
K
声像档案类
KGP
光盘档案
KLX
录像带档案
KLY
录音带档案
KZP
照片档案
L
实物档案类
LJB
奖杯
LJNP
纪念品
LJP
奖牌
LJQ
锦旗
LJZ
奖章
LZS
证书
M
图书资料档案类
M01
书籍
M02
杂志
M03
图册
M04
信息
Q
全宗卷
Q01
档案管理
Q02
档案收集
Q03
档案整理
Q04
档案鉴定
Q05
档案统计
Q06
档案保管
Q07
档案利用
ZM
专门档案
ZY
重要档案
LT
联通划转
WT
卫通划转
HS
华盛划转
2.1.1.3档案库配置

档案类别
档案库名称
备注
原系统
历史数据
文书档案
传统立卷
科技档案
传统立卷
会计档案
传统立卷
实物档案
传统立卷
声像档案
传统立卷
待组卷档案
传统立卷
电子档案
传统立卷
划转档案
联通划转-工程档案
传统立卷
卫通划转-文书档案
传统立卷
卫通划转-工程档案
传统立卷
华盛划转-财务档案
传统立卷，分公司无此类档案
文书档案
文书档案
一文一件
专门档案
一文一件
重要档案
一文一件
全宗卷档案
一文一件
合同档案
合同档案
一文一件
审计档案
审计档案
一文一件
科技档案
工程档案项目库

传统立卷
工程档案案卷库
工程档案卷内库
设备仪器档案项目库

传统立卷
设备仪器档案案卷库
设备仪器档案卷内库
会计档案
会计凭证档案
一文一件，分公司无会计档案库。
会计报表档案
会计账簿档案
会计其他档案

特殊载体档案
声像档案
一文一件
实物档案
一文一件
权证档案
一文一件
图书档案
一文一件
员工档案
员工档案
一文一件
2.1.1.4数据字典配置
名称
数据
编码
名称
数据
编码
保管期限
永久
01
密级
明文
01
长期
02
秘密
02
短期
03
机密
03
5年
05
绝密
04
10年
10
企业秘密
05
15年
15
企业机密
06
25年
25
实物类别
奖杯
01
30年
30
纪念品
02
文件类型
公司收文
01
奖牌
03
公司发文
02
锦旗
04
部门收文
03
奖章
05
部门发文
04
证书
06
签报
05
印鉴
07
传真电报
06
资料类型
书籍
01
任免通知
07
杂志
02
合同
08
图册
03
审计材料
09
信息
04
会计类别
账簿
01
编研类型
组织机构沿革
01
凭证
02
大事记
02
报表
03
文件汇编
03
其他
04
年鉴
04
载体类型
纸质
01

权证类别
土地证
01
电子
02
房产证
02
胶片
03
营业执照
03
磁盘
04
组织机构代码证
04
实物
05

2.1.2流程管理
2.1.2.1文书档案
Ø 移交工作流程
文员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）
具体说明如下：
1、OA系统定时推送文书档案到档案管理系统文书档案收集库。
2、各部门收发文文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、审批通过后各部门文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø 实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.2合同档案
Ø 移交工作流程
合同管理员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）
具体说明如下：
1、合同系统定时推送合同档案到档案管理系统合同档案收集库。
2、合同管理员对合同文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、审批通过后合同管理员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2、只显示部分合同著录项，如：合同名称，年度，经办人，经办部门，合同编号。
Ø 实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.3科技档案
Ø 移交工作流程
工程兼职档案员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）
具体说明如下：
1、工程系统定时推送工程档案到档案管理系统工程档案收集库。
2、各部门工程兼职档案员对本部门文件应于竣工3月后在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、审批通过后各部门工程兼职档案员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø 实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.4会计档案
Ø 移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
无电子借阅流程。条目不挂接原文。
Ø 实体借阅审批流程
财务共享中心/财务管理部（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2、实体借阅不提供对其他部门人员的直接借阅申请，由财务共享中心/财务管理部的人发起申请。
2.1.2.5声像档案
Ø 移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø 实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.6实物档案
Ø 移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
无电子借阅流程。
Ø 实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.7权证档案
Ø 移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
无电子借阅流程。条目不挂接原文。
Ø 实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.8图书档案
Ø 移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
无电子借阅流程。条目不挂接原文。
Ø 实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.9专门档案
Ø 移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø 实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.10重要档案
Ø 移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø 实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.11全宗卷档案
Ø 移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
无电子借阅流程。
Ø 实体借阅审批流程
无实体借阅流程。
2.1.2.12审计档案
Ø 移交工作流程
1、 审计部门的文员在档案系统的收集状态下录入审计档案的条目信息，然后把电子文件挂接到条目上（纸质需扫描）。
2、 审计部门文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、 审批通过后文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、 纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、 对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø 实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.13员工档案
Ø 移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø 鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø 电子借阅审批流程
无流程
Ø 实体借阅审批流程
无流程。
2.1.3权限管理
权限管理分为两类：对系统功能的操作权限和对档案数据的查看权限。权限管理涉及系统中的所有模块的功能使用及数据呈现。
综合档案管理员对角色进行授权，将相应的角色分配给用户。用户进入系统后，根据不同的角色权限，转到不同的工作模块。用户进入系统后，根据自己的相应权限，查看相应的数据。对于档案的利用查询，都是在档案的已归档基础上进行的，收集移交整理过程中的数据不对外提供利用查询。
2.1.3.1老系统数据
Ø 老系统的历史数据条目默认全部可见，原文默认全部不公开，需走借阅流程。
Ø 公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.2文书档案
Ø 文书档案条目默认全部可见。
Ø 文书档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø 公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.3合同档案
Ø 合同档案条目默认全部可见。对著录项要进行可见筛选。
Ø 合同档案原文全部不公开，全部走借阅流程。
Ø 档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.4科技档案
Ø 科技档案条目默认全部可见。
Ø 科技档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø 档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.5会计档案
Ø 会计档案条目默认财务管理部、财务共享中心、审计部可见。
Ø 会计档案不挂接原文。
2.1.3.6声像档案
Ø 声像档案条目默认全部可见。
Ø 声像档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø 公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.7实物档案
Ø 实物档案条目、原文默认全部公开，不需要借阅。
2.1.3.8权证档案
Ø 权证档案条目默认全部可见。
Ø 权证档案不挂接原文。
2.1.3.9图书档案
Ø 图书档案条目默认全部可见。
Ø 图书档案不挂接原文。
2.1.3.10专门档案
Ø 专门档案条目默认全部可见。
Ø 专门档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø 档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.11重要档案
Ø 重要档案条目默认全部可见。
Ø 重要档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø 档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.12全宗卷档案
Ø 全宗卷档案对外不开放。条目和原文都不公开。
2.1.3.13审计档案
Ø 审计档案条目默认全部可见。
Ø 审计档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø 档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.14员工档案
Ø 员工档案对外不开放。条目和原文都不公开。
2.1.3.15人员权限
Ø 在收集库中做收集整理的人员，只能看本公司本部门内的条目和原文。
Ø 省公司领导拥有省公司文书、声像、实物已归档档案的条目和原文查看权限。
Ø 省公司综合档案管理员拥有省公司及各分公司所有档案的条目和原文查看权限。
Ø 分公司领导拥有分公司文书、声像、实物已归档档案的条目和原文查看权限。
Ø 分公司综合档案管理员拥有本分公司所有档案的条目和原文查看权限。
Ø 省公司及各分公司的普通用户只能看本公司所有已归档且条目公开密级为“明文”的档案原文，其他不公开的档案原文需要走借阅。
2.2档案业务配置需求
2.2.1文书档案
2.2.1.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.1.2档号规则
Ø 档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号
Ø 档号例子： 2012-A01-01-0001
Ø 流水号长度：四位
Ø 排序关键字：按档号规则和成文日期排序
2.2.1.3文书档案著录项

序号
字段名
大小
备注
1
全宗名称
60
默认值为公司名称。OA导入。
2
档号
90
根据规则自动生成或手工输入
3
件号
8
自动生成或手工输入，4位数字如0001
4
年度
4
默认为当前年度。OA导入。
5
分类代码
100
选填。显示：代码+文字
6
文号
128
必填。OA中的收文导入时导入原文号。OA导入。

收文编号

OA导入。
7
文件题名
128
必填。OA导入。
8
文件类型
64
OA类型，如签报，通知等。选填，OA导入。
9
拟稿人
20
必填。OA导入。
10
成文部门
64
必填，OA导入。
11
成文日期
10
必填，日期格式如2007-03-27，OA导入。
12
责任者
64
选填。发文默认为各公司名称
。收文按OA中的来文机关导入。OA导入。
13
页数
12
选填，手工填写。
14
密级
12
选填，默认为明文。OA导入。
15
保管期限
12
选填，默认为永久。OA导入。
16
载体类型
20
选填，默认为纸质。OA导入。
17
导入日期
24
选填，OA导入。
18
归档日期
10
选填，日期格式如2007-03-27
19
整理人
24
选填
20
整理日期
24
选填
21
备注
128
选填。OA导入。

附件标题
300
选填，手工填写。
22
盒号
20
选填.3位数字，年度大流水。
23
份数
4
选填，默认为1。OA导入。

2.2.1.4文书档案报表
Ø 归档文件目录(A4 纵向 每页10行)

归档文件目录

序号

档号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1

Ø 盒内备考表

盒内文件情况说明

整理人：
检查人：
整理日期：

Ø 脊背
无
2.2.1.5文书档案要求
1、各分公司和省公司文书档案需求一致。
2、导入OA系统里面的所有文书档案。
2.2.2合同档案
2.2.2.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.2.2档号规则
Ø 档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号
Ø 档号例子： 2012-B03-01-0001
Ø 流水号长度：四位
Ø 排序关键字：按档号规则和签约日期排序
2.2.2.3合同档案著录项

序号
字段名
大小
备注
1
全宗名称
60
合同系统导入。默认为公司名称。
2
档号
90
自动生成或手工填写
3
年度
6
合同系统导入。默认为当前年度
4
件号
4
选填。
5
发起号
60
合同系统导入。必填
6
合同编号
60
合同系统导入。必填
7
合同名称
120
合同系统导入。必填
8
合同金额
60
合同系统导入。必填
9
合同类型
6
合同系统导入。
10
承办部门
60
合同系统导入。必填
11
承办人
20
合同系统导入。
12
承办人电话
60
合同系统导入。
13
签约日期
20
合同系统导入。
14
生效日期
20
合同系统导入。
15
终止日期
20
合同系统导入。
16
有效期
20
合同系统导入。
17
对方名称
60
合同系统导入。必填
18
分类代码
60
选填
19
页数
8
手工填写。选填
20
责任者
128
合同系统导入。选填。默认为各公司名称
21
密级
8
合同系统导入。默认为企业秘密
22
保管期限
12
合同系统导入。默认为永久
23
整理人
24
选填
24
整理日期
10
选填
25
载体类型
20
默认为纸质
26
盒号
90
选填
27
归档日期
20
系统默认日期。手工填写。
28
备注
128
合同系统导入。
29
导入时间
20
合同系统导入。
30
份数
4
合同系统导入。默认为1

2.2.2.4合同档案报表
同文书档案报表样式。
2.2.2.5合同档案要求
各分公司和省公司合同档案需求一致。
2.2.3科技档案
2.2.3.1整理规则
传统立卷整理方式
2.2.3.2档号规则
Ø 档号规则：年度-分类代码-保管期限-案卷号
Ø 档号例子： 2012-E03-01-0001
Ø 流水号长度：四位
2.2.3.3科技档案著录项
科技档案项目库
序号
字段名
大小
备注
1
全宗名称
60
默认值为公司名称。工程系统导入。
2
年度
4
默认当前年度。工程系统导入。
3
项目编号
20
必填。工程系统导入。
4
项目名称
128
必填。工程系统导入。
5
项目承办部门
60
必填。工程系统导入。
6
项目负责人
60
必填。工程系统导入。
7
分类代码
30
选填。
8
备注
128
选填。工程系统导入。
9
导入日期
20
选填。工程系统导入。

科技档案案卷库
序号
字段名
大小
备注
1
全宗名称
60
默认当前全宗名称。
2
档号
20
根据档号规则自动生成
3
案卷号
20
选填
4
年度
20
必填，默认为当前年度
5
题名
200
必填
6
密级
20
必填，默认企业秘密
7
保管期限
20
必填，默认永久
8
分类代码
20
必填，参照实体分类
9
总页数
4
选填
10
编制单位
100
选填
11
编制日期
20
选填
12
载体类型
20
选填
13
立卷日期
20
选填
14
整理人
20
选填
15
盒号
20
选填
16
份数
4
选填，默认为1
17
备注
100
选填

科技档案文件库
序号
字段名
类型
备注
1
全宗名称
60
默认值为公司名称。工程系统导入。
2
档号
90

3
卷内流水号
8
自动生成或手工输入，四位数字如0001
4
年度
4
默认为当前年度。工程系统导入。
5
分类代码
100
必填
6
所属部门
60
必填
7
所属阶段
30
必填。下拉（前期文件，设计文件，施工文件，竣工文件）。默认为空
8
文件题名
120
必填。工程系统导入。
9
成文日期
12
必填。工程系统导入。
10
文（图）号
20
选填
11
图符
4
选填。默认空。A0,A1,A2,A3,A4,其他
12
版本号
20
选填
13
文件页数
10
必填
14
图纸张数
10
选填
15
责任者
60
必填
16
保管期限
8
必填，默认永久
17
密级
8
必填，默认企业秘密
18
载体类型
10
纸质，光盘，磁带，磁盘。默认为纸质
19
整理人
12
选填
20
整理日期
12
选填
21
归档日期
12
选填
22
导入日期
12

23
备注
128
选填
24
份数
4
默认为1。工程系统导入。

2.2.3.4科技档案报表
同文书档案报表样式。
2.2.3.5科技档案要求
各分公司和省公司科技档案需求一致。
2.2.4会计档案
2.2.4.1整理规则
2.2.4.2档号规则
Ø 档号规则： 全宗-年度-分类代码-保管期限-件号
Ø 举例说明： 01-2012-I02-15-0001
件号为4位数字，件号排序依赖Excel表格中的顺序号导入到件号中。
2.2.4.3会计档案著录项

序号
字段名
类型
备注
1
全宗名称
4
选填。
2
档号
20
自动生成。只读
3
件号
4
只读
4
分类代码
8
选填
5
文件题名
128
必填
6
年度
4
必填
7
月份
4
选填（凭证档案须必填）
8
第几册
4
选填
9
共几册
4
选填
10
起止日期
24
选填
11
总张数
4
选填
12
凭证编号
100
选填（凭证档案须必填）
13
责任者
64
必填
14
编制日期
10
必填
15
编制单位
60
必填
16
归档日期
10
选填。默认为当前日期
17
保管期限
8
必填。默认为永久
18
密级
8
必填。默认为企业秘密
19
载体类型
16
选填。默认为纸质
20
盒号
90
选填。
21
备注
128
选填
22
整理人
8
选填。
23
整理日期
10
选填。默认当前日期
24
份数

选填。默认为1

2.2.4.4会计档案报表
同文书档案报表样式。
2.2.5员工档案
2.2.5.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.5.2档号规则
Ø 档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号
Ø 档号例子： 2012-J01-01-0001
Ø 件号长度：四位
Ø 排序关键字：按档号规则排序
2.2.5.3员工档案著录项

序号
字段名
大小
备注
1
全宗名称
20
默认当前全宗
2
年度
20
必录项，默认为当前年度
3
档号
20
根据档号规则自动生成
4
件号
20
自动生成或手工输入，四位数字如0001
5
题名
300
必录项
6
人员名称
30
必录项
7
职务

选填
8
工作单位

必填
9
材料名称

选填
10
材料形成时间
20
必录项，格式化编码：YYYY-MM-DD
11
何时何地转来
300
必录项
12
何时转向何处
100
必录项
14
分类代码
20
选填
15
密级
20
选填，默认为企业秘密
16
保管期限
20
选填，默认为永久
17
页数
20
选填
18
载体类型
20
选填，默认为纸质
19
整理人

选填
20
整理日期

选填
21
归档日期

选填
22
盒号
20
选填
23
备注
200
选填
24
份数

选填，默认为1

2.2.5.4员工档案报表
同文书档案报表样式。
2.2.5.5员工档案要求
各分公司和省公司员工档案需求一致。
2.2.6实物档案
2.2.6.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.6.2档号规则
Ø 档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号
Ø 档号例子： 2012-L01-01-0001
Ø 件号长度：四位
Ø 排序关键字：按档号规则及发放时间排序
2.2.6.3实物案著录项
序号
字段名
大小
备注
1
全宗名称
60
默认值为全宗名称
2
档号
50
根据规则自动生成
3
件号
8
自动生成或手工输入，四位数字如0001
4
题名
128
必填
5
文字说明
200
必填
6
年度
4
必填
7
归档部门
64
必填
8
发放单位
64
必填
9
发放时间
10
必填
10
责任者
64
选填
11
分类代码
36
选填
12
密级
12
选填，默认明文
13
保管期限
8
默认为永久
14
归档日期
10
选填
15
备注
128
选填
16
移交人
12
选填
17
移交部门
60
选填
18
移交时间
12
选填
19
整理人
12
选填
20
整理时间
12
选填
21
份数
4
选填，默认为1

2.2.6.4实物档案报表
无报表
2.2.6.5实物档案要求
各分公司和省公司实物档案需求一致。
2.2.7声像档案
2.2.7.1整理规则