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外国秘书工作概况论述题
1.在人类政治、经济、科学、文化领域中，秘书有什么作用？
答：在人类政治领域，首先，在国家的组织体系中，秘书机构是各级各类国家机构中的组成部分；在国家实行统治的过程中，秘书工作是一个不可缺少的辅助环节；在国家公务人员联合体中，秘书是具有特殊辅助和服务职能的工作人员。其次，无论是资产阶级政党，还是无产阶级政党，无论是执政党、参政党还是在野党，只要有党的组织存在，就有党的秘书机构；只要有沉积管理活动，就有党的秘书辅助和服务性工作。再次，一般社会公众在参与政治活动时，也要与秘书工作发生某种关联。
在人类经济活动领域，首先，在各种经济决策过程中，每一个环节都需要秘书工作的辅助和服务；其次在经济运行中，各举措都需要秘书的办文、办会、办事的公务辅助；再次，在经济变革调整中，秘书和秘书工作是不可缺少的纽带和中介环节。
在科学文化领域中，首先，任何国家的科技研究机构、管理机构、文化团体、学校，都有综合办公的秘书部门和秘书。秘书工作是这些机构维系日常公务有效运转的不可缺少的辅助环节。实践表明，综合性的秘书辅助和办公服务，有利于优化科技文化的管理。其次，在科学技术文化发展中，秘书的近身辅助和服务，不仅对科技文化管理是必不可少的，对科技文化活动主体（群体或个体）的积极辅助作用也是不可低估的。
在国际交往中，不仅大量会见、会谈、会商、签约需要秘书做筹备和辅助工作，而且在某种情况下秘书还可作为领导人的代表，从事国际交往活动。

2.东方早期奴隶制国家留下的远古文书包括哪些方成的内容？
答：从已经发掘的出来的文物材料来看，东方早期奴隶国家留下的远古文书包括以下几方面内容：
（1）宗教活动方面的内容。这是古代东方国家文书中最常见、数量最丰富的文书。两河流域和古埃及的宗教文书以宗教祭祀活动为主，实际上就是古代祭祀会议留下的会议文件和会议记录片印度宗教文书以记载佛祖事迹、佛教典籍为主，是宣传佛教信仰和教义的记言记行性文书。还有常见的崇拜神灵、宣扬君权神授、进行权力争夺的档案文书。
（2）国王活动内容。这类文书是当年秘书性人员为国王或大奴隶主记录战功、炫耀胜利而撰拟的。这些纪年史料，是古代东方国家文书的重要内容之一。
（3）经济方面的内容。两河流域泥板文书中，关于社会经济活动的记载已经比较普遍，数量也比较多，可见当时两河流域的经济发展，已达到相当高的水平，优于世界其他地区。埃及纸草文中也有不少关于古代社会经济活动的内容。从古代经济文书内容的广泛性来看，当时的秘书性活动，已经广泛地涉及社会生产和经济活动的各个领域。
（4）军事和外交方面的内容。古代东方国家之间频繁的战争和签约修好结盟等军事外交活动，是古代政治活动的重要内容。古代秘书性人员为记载军事外交活动，留下了不少珍贵的文书。埃及的古代文书中，就记载有法老与巴比伦王、亚述王、米坦尼王、赫梯王等之间的外交函件和军事条约。
（5）法典方面的内容。法律典章是实施国家管理、规范社会行为的重要工具。古代东方国家的法典大多刻于石柱、石板、石壁上，所以有相当一部分保存比较完整。现已经发现的比较著名的法典有汉穆拉比法典、亚述法典、赫递法典、苏美尔法典、俾拉拉玛法典等。从这些法典的表述方式来看，当时秘书性人员在撰拟法律文书的手法、体式方面，均已达到了一定的水平。
（6）科学文化方面的内容。科学文化活动是人类社会生活的重要内容。古代秘书性活动中也记载了这类活动的史实。如在埃及古代文书中就有大量关于医学、数学、文学、天文台、气象等方面的知识和经验的记载。这类文书，对我们了解古代社会科学文化的发展状况，具有极为珍贵的史料价值。古代东方国家的文学作品也成发掘出的文物中大量发现。如刻在墓壁上的古埃及民歌，反映水手冒险生涯的《遇难船故事》，以及古亚述文学的代表作《吉尔加美什史诗》等。

3.东方早期奴隶制国家文书档案利用主要体现在哪些方面？
答：古代社会对文书档案的利用，大体包括以下几个方面：
一是国内事务中形成的文书，一般作为亡灵和凭证由秘书性人员将重要政务记载下来，主要用于巩固政权、为王室歌功颂德以及宗教仪式、法律诉讼和社会经济、社会管理事务等，如巴比伦新国王那波勃来萨即位时下令取消地方官吏的某些特权，地方官吏的反对，新国王害怕王权不稳，又下令查阅先王时期的文书档案，并以此为依据宣布恢复地方官吏的特权。文书档案作为依据的凭证，为其巩固政权起到了不可低估的作用。埃及法老谢提一世曾在神庙墙上刻写歌功颂德的文书。古代文书档案利用的范围比较广泛，在实行阶级统治和管理社会中有着重要的作用。
二是用于古代国家与国家之间的外交事务。每汉本国与其他国家签订条约或发生其他国际交往问题时，必须查阅以前积累的有关问题的外交文书档案，作为依据和凭证，以防出现疏漏或不当，正确妥当地处理外交问题。古埃及、古巴比伦和赫梯等国在周边小国都设有代理机构，相当于现代外交工作中的驻外使团，其作用是协调国家关系，扩充自身的势力范围。这类机构中就有不少处理外交文书的秘书性工作人员。
三是在科学文化事业中发挥重要的作用。随着社会生产力的发展，科学文化及历史资料方面的文件材料越来越多。历代学都十分重视对这方面的资料的研究，特别在编写历史著作方面，这类文书档案材料是不可缺少的基础性资料。如公元3世纪的埃及祭司马涅挺难，就利用神庙里保存的文书档案编写了第一部《埃及史》。巴比伦祭司的罗苏斯也利用神庙内保存的文书档案编写了一部古巴比伦史。二人都是同时代的秘书性工作人员。可见当时秘书性工作人员除了在办理文书档案辅助公务方面发挥职能作用外，在开发利用文书档案，辅助政治、外交、经济及科技文化管理方面，同样能够发挥极为重要的作用。

4.试述古希腊秘书性活动所涉及的领域。
答：古希腊秘书性活动所涉及的领域如下：
众神崇拜中的秘书性活动。古希腊人从公元前8世纪起开始修改筑祭坛、供奉台，后来发展为普造神庙。古希腊人认为，众神住在奥林匹斯山上，宙斯是众神之首，阿波罗是太阳神等等，人间万事万物都有相应的神主宰。因而，大量修建供奉诸神的建筑物，使得神庙成为了古希腊文化的象征和缩影。神庙等建筑的底座、两侧、柱石、额首、墙壁等处，铭刻着大量图纹、浮雕和文字。一般称之为铭文。这类神庙等建筑和铭文文书档案在古希腊各地都有，它为研究古希腊历史提供了重要的史料。从题铭文书档案实物可以看到，古希腊时代的秘书性活动，已涉及国家管理、宗教事务以及社会主义经济、文化等活动。秘书性活动的内容，已有办文辅政、操办祭祀会务和参与管理税收、账目等事务。可见，当今秘书工作的重要职能活动办文、办会、办事等，在古希腊时期已经发端。
神庙秘书性活动。公元前6~前5世纪，雅典、斯巴达等古希腊最大的几个城邦内的阶级斗争恶化、贵族、农民、手工业者三个等级之间矛盾不断加剧，因此对秘书性工作及文件档案集中保管和利用也提出来了相应的要求，对文件档案的利用和保管，已经成为一种政治斗争的需要，哪一方面的政治势力都不会轻易放弃。梭伦改革发生时，文书材料向元老院集中，元老院在阿瑞斯山上的阿瑞斯神庙里。文书档案向神庙内集中保存标志着题铭文书档案时代被神庙文书时代取代。伯里克利执政时期，修建了密特伦神庙。密特伦是土地神，传说来自东方，并代表平民利益。这样，密特伦神庙成了平民圣地和文书档案馆。这神庙内保存有五百人会议和公民大会的法令、会议记录、国家收入账目、财产决算、诉讼案卷等内容的文件材料。当时，贵族也有自己的神庙，即太阳神庙。贵族文书档案保存在太阳神庙内。太阳神庙设有祭司，具有预言者的职能。凡是重点、出航、缔约和其他重要活动，祭司作为预言者均要预告发出预言，日积月累，形成预言书。
王国秘书性活动。公元前4世纪末，马其顿王亚历山大建立了强大的亚历山大帝国。他为了建立和巩固专制王权，对平民民主势力和贵族势力均进行严厉的打击。平民和贵族的神庙遭到破坏，神庙内的文书档案也被洗劫。这时文书档案基本上归王室统管，史称王室文书档案。此时的秘书性活动主要为王国政权服务。亚历山大病死后，帝国分裂为三个王国和几个小国。各国王室不断地收集希腊原来保存的文书档案。埃及国王托勒密在首都亚历山大建立了世界著名的档案图书馆。在这个时代，王国文书档案及其档案馆发展到鼎盛时期。当时 学者洪在亚历山大图书馆从事研究工作，并能得到免费提供资料的服务。

5.试述古罗马文书档案利用的领域及其说明的问题。
答：古罗马与古代社会前一时期相比，其文书档案利用的范围更为广泛和普遍。具体体现在以下三个方面：
（1）文书档案为政治斗争及巩固政权服务。古罗马执行政官西塞罗曾说，总督的一切命令和公告，都是要使奴隶手无寸铁。在统治阶级内部，贵族、官僚、包税人、包工头和骑士阶层，为利益和权力争夺，为夺政权和达到某种目的，也非常注重文书档案的作用，有时甚至不惜伪造或销毁文书档案。因此，当时有人说文书档案馆是伪造文件的工厂，文书档案是断送执政官的文字依据和记录。由此可以看出，文书档案及秘书性工作已与罗马的政治斗争，有了极为密切的联系。
（2）文书档案是社会公务活动的凭证。公务文书档案是在公务活动中秘书性工作人员代表组织意图而撰制的，是公务活动的历史记录。因此古罗马政府官员大进行审判活动和各种公务活动中，经常要利用各种文书档案文件，要查阅、摘抄和复制各种文件资料，作为凭证和依据加以利用。当时，外地官员也可以在国家文书档案馆内查阅、摘抄所需的文件资料，其管理中的保密制度和规定比较笼统，具有一定的随意性。
（3）文书档案是科学研究和学术活动的重要资料。人们进行科学研究和学术活动需要查阅有关文书档案时，要经过元老院和皇帝批准。在研究历法、天文、数学、医学等科学时，往往要查阅大师文献资料；在研究政务活动经验，研究法律、历史等问题时，往往也离不开大量的文献资料。古罗马著名的历史学家塔西佗曾著有历史巨著《历史》和《编年史》，也是在研读了大量文书档案历史文献的基础上撰写而成的。
史料表明，古罗马的政务和社会管理活动中，秘书性工作突然间文书档案工作发展研究中心为不可缺少的重要环节，已经成为实施政治统治、进行社会公共管理和开展科学研究的重要工具。

6.试述中世纪中期欧洲国王的秘书性工作。
答：中世纪中期，国王的秘书性工作随着社会的发展和王权的加强，而取得了长足发展。特别在英、法两国，秘书性工作的发展最为显著。
1086年，英王开始对全英土地、劳动力、财产状况等进行全面社会调查，产生了大量调查记录的文件材料。史称这套调查记录为“末日审判书”。从这套社会调查“末日审判书”的产生及影响来看，一是可见当时英国的秘书性工作已经具备全国统一进行大规模社会调查的能力；二是可见当时国王的秘书性工作特别是研究工作在体制和运作诫的种种弊端；三是可见调查研究不深入、不彻底、不真实，所得的虚假材料，对社会的消极影响是十分严重的。
1578年，英国女王伊丽莎白下令成立国家公文馆，以收藏内政文件和外交文件，原有的保存文书档案的“藏卷馆”就成为了历史档案馆。这说明，一是当时苗圃的文件生产量骤增，原有的史料与现实文书档案合存一处的体制已不适应社会管理和秘书性工作发展的需要了；二是说明英国的历史文献与现实文件，外交文件与内政文件，在管理、使用、保存上已经进行了分类，这也是秘书性工作的一大进步；三是国家文书集中统一管理，标志着英国文书档案工作又向前迈进了一步，文书档案在社会生活中发挥的作用越来越大。
法国国王当时的宫廷设六部，各部都有秘书性工作。国王的文书档案集中由库房部管理，与国王的军事管制同存一处，国王出巡、重点也带秘书性人员和文书档案同行，以便随时办文办事和查考利用文件档案。公元14世纪，法国将文书档案专存在王宫教堂内，称“宪典宝库”。 “宪典宝库”的建立，一是说明法国国王为了强化王权，对文书档案更加珍视；二是标志法国在集中保存国家文书档案上有了重大发展；三是对法国秘书性工作的撰拟文件昨利用文书档案均有很大的促进作用。
欧洲封建社会中期，国王的秘书性工作已成为其统治机器的重要组成部分。特别是是在办文辅政中形成、保管、和利用的文书档案，各国国王都十分重视。这一时期的文书档案有以下特点：一是不可接触性，二是神秘性，三是权力的凭证性，四是财富的等同性。

7.试述欧洲中世纪晚期国家机关秘书性工作情况。
答：中世纪晚期，欧洲国家封建王权的不断加强和发展，形成了一个以专制君主为核心的庞大的官僚机关网络，使原有的王室机关发展成为国家机关。
在英国，度支局属王室枢密院，负责财政事务，早期并无独立权力，地位较低，到中世纪中期，它独立设局，地位上升，成为掌握经济大权的机关。到中世纪晚期，度支局发展成财政部，与枢密院完全分开，各自有管理职能和权力，各自有其一整套办文、办事、办会日常公务系统。国家机关的秘书性工作由此产生。在法国，原属王室咨议院的一些部门独立出来，设立为国家机关。这些机关有首席参议院、税收局长、国库局、审计局、钱币局等十余个。这些部门由王室的部门发展成相对独立的国家机关后，依法拥有了独当一面的专项行政职能和相应的权力，有行文权，在其管辖范围内有整理权，并承担相应的责任。由此这些机关必须有一套日常办公体系，必须通过办文、办会、办事等秘书性工作，辅助机关主管履行职责。这样，法国的国家机关秘书性工作也就产生了。
这一时期的欧洲国家机关秘书性工作具有相对独立性、专业性强、保密程度高等特征，所产生的文书档案被视为各自的独家财产，其流传下来的文献资料，是研究中世纪国家政治体制、国家官僚机构演变的重要史料。

8.试述美国各级主管希望得到的最佳秘书的具体要求。
答：美国各级主管对其秘书的要求，主要体现在以下几个方面：
（1）准时。美国主管要求其秘书自始至终遵守时间，在办公时间内一呼即应。经常迟到早退或生病制度的秘书会导致繁忙办公室的工作混乱。这样的秘书人员很快就会被解雇，被热爱秘书工作并能准确塞的秘书人员取代。
（2）可靠。主管十分重视申请者的气质和个性，以判断其可靠程度。如在办公室出现情况时，申请者是一到下班回家，还是留下来承担必要的责任。
（3）学习能力。主管一定会了解申请者的受教育程度。不仅要了解正式学历和文凭，而且要了解自觉情况和单科结业情况。这些都可以体现申请者学习的自觉性和学习能力。如果申请者有良好的学习能力和自觉性，即使在业务知识上有某一方面的欠缺，也可以通过学习迅速弥补。
（4）遵守指示的自觉性。主管希望申请者认真细心自觉遵守指示。始终想要按照自己的意愿行事的秘书，往往不愿意遵守别人的指示，对上司的每项指示都进行争辩和怀疑，这样就会对上司工作产生干扰。尽管秘书提出的明智意见和建议是受欢迎的，但上司更希望秘书对自己已经决定了的事情不做争论，因为有许多比解释某项决定的原因更重要的事情等待上司去做。上司更需要执行决定的秘书，工作高效的秘书，而不是阻力。当然，秘书发挥主观能动性积极开展工作是可贵的，但当上司做出决定时，一定要自觉地遵循上司的指示去执行。
（5）忠诚和保守机密。每一个上司都希望自己的秘书忠诚，能严守秘密。在办公室里，没有什么比说三道四的“快嘴”更令人讨厌的了，喜欢打听和散布小道消息，传播闲言和制造谣言的人，是不受上司和同事欢迎的。人们必须时刻提防他们，不让他们知道机密和重要信息，不管这种人的文化水平和业务能力有多么高，都不宜担任秘书。
主管对秘书的要求还不止这些，如对敏捷性、机智感、灵活性、工作责任感、谈吐举止、风度礼貌等，均有颇高的要求。

9.试述美国文书的归档步骤及注意事项。
答：一是通读档案文件材料；二是确定哪些文件可以归档贮存，并打上相应的记号；三是将数字归档号或名称或主题名称打在文件的上角，以标明所存文件的来源；四是在文件档案上记上档案经手人事部门的时间；五是检查已有的文件档案是否需要开列“互相参照条目”。如果这些文件有一个以上的题目，就在文件的边际上写“X”，并准备一张对照索引卡；六是将文件档案材料按同一分类存放，以便尽快分档；七是将一些必要的标记巾在备忘录卷宗上；八是移动回形针以免增加磨损，弄平折皱，补好已被磨损的文件页；九是将文件放到文件夹的适当格子中，日期最近的文件放在最上面，每份文件的左侧紧靠文件夹中，放进一张该文件的对照参考单。将特大尺寸的文件放在适当的位置。
做好以上十项工作后，下面的工作，一是要阅读、浏览档案文件；并将其按各自的需要编号；二是要根据文件的保存价值，确定其保存期，并标在文件档案上；三是相互参照目录卡，检查立卷的合理性；四是复查；五是分类放置文件档案。

10.试述美国文书档案管理的措施和程序。
答：建立健全文件档案存放、转移和控制的有关管理制度，是做好文件档案工作的基础。如果没有严格规范的制度，应可能发丢失、误传和难以查找等现象。秘书收到各种文件档案后，要根据其特征和要求，分别妥善保管。档案管理中心收到需贮存的档案时，也必须采取相应行星教室昨保护。在美国，除了被授权的秘书、人事部门或档案管理人员外，其他任何人不得从室中随意取走文件。
当某人正式提出申请要求借用一段时间并获准后，档案文件才能外流托管于此人。要办理的手续是填写一种专门报表、一份包括文件内容说明、日期、申请书和申请者署名的流动申请表。文件档案供出后，流动申请表放在供出档案原存放的位置，以便管理者了解档案文件的去向。对于机密档案文件的管理，必须遵照国家专门的规定办理。
办公室中不再使用的文件档案应送到档案中心或非常用档案保存处。档案中心或非常用档案保存处备有档案转移专用箱、档案转移表以及档案转移指示标签。
档案可以在一年或半年后定期转移，也可采取连续转移的方式。
不重要的档案收阅后可尽快销毁，不必归档。
此外音像档案、缩微档案等必须根据其特殊的性质要求，妥善保管。

11.试述美国秘书保密的主要范围及措施。
答：美国秘书的保密工作范围包括：
（1）美国的公文保密。美国公文分为非保密的（U）、秘密的（C）、机密（S）和绝密（ST）四个等级。这四种密级都通过印章标明在信件和其他材料上。
政府要求的一般标记程序：
一是所有保密文件，不论它是永久性装订的还是抄本或者复制件，都必须在封面（如果有的话）、扉页（如果有的话）、第一页、最后一页和封底（如果有的话）的顶端和底部，显著地标明保密等级或者加盖保密等级印章。
二是当文件中有几个密级的情况时，应当在文件的各个部分标适用的保密等级的缩写式：（TS）、（S）、（C）、（U）。
三是综合性文件中可能会单独使用大的组成部分，应当标适用的保密等级。这些部分包括备忘录或信件的附件和附录、方案或计划的附件和附录、报告的主要部分。
四是秘密文件的卷宗、文件夹和文件袋应在封面和封底上都显著地标其中文件的最高保密等级。
美国国防部为加强保密工作，还对有关保密的专用术语和定义编印了小词汇表。
随着时间和形势发展，秘密材料一旦不再需要规定的密级保护时，就降低这些材料的等级，直到公开化。美国国防部为绝密文件、机密文件、秘密文件的材料规定了自动降级的期限。
（2）美国档案的安全保密。美国的公务文件的保密要求放，都适用于档案管理。同时档案材料的保密安全措施还强调以下方面：一是要求专门的保密库房和保险柜，存放机密档案；二是机密档案文件可制成副本或缩微胶卷交律师或银行妥善保管；三是私营公司存有与政府签订的有关制造、加工、分配贮藏政府的机密物件或产品的合同，国防部都要求对每一份机密文件档案都编上专门的控制号；四是秘书和其他人员都必须能够识别档案文件上的保密标记，并按这些标记的要求办理；五是机密档案文件不得随便落入私人手中，不得毫无遮掩地遗留在书桌上；六是机密档案文件用一个镶有红边的信封装入，必要的用亲手交付的方法代替寄送的办法，交接中还要办理必要的手续。
（3）数据信息系统的安全保密。为了保护信息数据不受到计算机犯罪的威胁，一是对曾经使用计算机系统的人进行审计记录，记下时间、用户名字、个人存取的文件及退出系统的时间。计算机将这些数据保存在特定的安全文件中。如果发生计算机犯罪，这些记录可为专家提供控诉罪犯的必要证据。二是回拔调制解调器，保护计算机系统。三是编码加密，从而防止窃密者使用数据。四是使用反病毒软件，预防病毒传染。五是防止出现自然破坏和机械问题。六是注意各种安全事项。
通常的注意事项有：
①检查防盗设备，将计算机锁在桌面上。
②在机器内部安装小风扇控制高温，延长使用寿命。
③用稳压器防止电子噪声和电源跳跃，对付计算机系统的破坏。
④用不间断电源获得更多安全性。
⑤将保存的数据全部备份。
⑥始终审记软盘及软盘驱动器的基本使用注意事项。

12.美国秘书对办公环境的整理包括哪些内容？要注意哪些要领？
答：美国秘书对办公环境的整理包括：
（1） 领导办公室的整理。秘书对待这项工作应注意：
一是要了解和熟悉领导者的工作习惯和偏好，不要违背领导的工作习惯和程序而经其增添麻烦或干扰。
二是要在领导认可的前提下，为其整理办公桌，清理和叠好需要办理或正在商议中的文件，将已经办理过的文件资料取出并送到应该存放或处理的地方去。而经其是对已经存放了一段时间的材料，要格外小心。不能超出自己的职权范围去挪动或提取领导认为是个人的或私人的文件。
三是要保持领导办公桌上放置文件材料独特方式，要让领导需要某份文件时能够按习惯随手取来。
四是未经领导许可不要随便翻动领导极为重视的文件。
五是当领导从外面打电话要秘书在他的办公桌上寻找某份文件时，必须在找出所需文件后，将其他文件材料放归原处。
六是在为领导安排会见或其他活动时，要在领导和自己的工作台历上都留下记录，并要提醒领导准时参加。
七是要保持领导办公室的整洁、光照温度适当，确保领导有一个良好的办公环境。
八是妥善处理电话和来访者，减少领导办公时意外的干扰等。
（2）秘书办公室的整理。每天走进办公室，首先要调节房间的通风和温度，然后吞吐量办公桌，准备办公用品如笔记本和铅笔，准备随时记录电话或完成领导布置的记录任务。
查阅办公日历或电脑日程，确定当日必须做的全部工作，核实要做工作的日程表：约会、发薪日期、账目、纳税或保险费的付款截止期。提醒领导当天的约会或其他活动项目，并取出领导所需要的文件材料。
秘书在离开办公桌去做某件事情时，必须随手把桌上的文件或未写完的文稿清理存放好，避免丢失，每天下班离开办公室时，要进行清理，要制定好下一个工作日要做工作的清单，要说得好所有已经办好或未完成的文件或文稿，将它们放在抽屉里或者文件柜里。对那些特别敏感的或保密性材料，应存放到保险柜里。
秘书还应经常保持办公地点的清洁，定期清理办公桌抽屉，擦净电脑、打字机和其他办公设施。除了平时保持清洁外，还要定期进行全面打扫和清理，加强办公设备的保养和维护。
13.试述苏联秘书办公室的位置及办公室内的环境布置要求。
答：苏联秘书办公室地点安排上有以下要求：
一是秘书办公室要紧邻首长办公室，并与有密切关系的工作部门距离不远，最好在各处室办公室的中间，这样便于联系，提高效率。
二是秘书办公室内的用具、设备的摆放和要整齐有序，不能过于拥挤，更不能混乱无序。
三是秘书办公室内的活动空间不能太小，要充分合理地利用墙面、墙角和墙边。
四是秘书办公室内的办公家具、办公设备，要有利于提高秘书工作效率，桌椅的尺寸要适合的身高、体态等特点，照明、空调、隔音设备要完备，要使秘书人员在繁忙的工作中有一个良好的工作环境，能够实力充沛地、心情愉快地进行工作。

14.苏联秘书为首长服务时，怎样做到信息资料服务的有效性？
答：秘书每天都要收到大量文件资料。他必须将大量的信息资料归类，并根据首长的指示和有关管理制度，将首长办理和阅知的文件资料送给首长，另外一些文件资料则按照管理分工分送给各部门或各有关工作人员。
送交给首长的文件分三类：一是定期性文件材料；二是首长在固定的时间内每天批阅一次的文件材料；三是首长需与有关主管负责人一同商议决定的文件材料。秘书应该从职权分工和首长批阅文件的需要出发，把握哪些问题首长需亲自答复，哪些问题首长批转给有关部门办理。秘书应具备正确差别和将文件材料分类处理的能力。对于最重要、最紧急的文件材料，秘书收到后应立即交首长处理。
秘书处理文件材料的过程中，必须遵守文件的使用规则和保密条例，保守国家机密是秘书的神圣职责。
对电话沟通中的信息，秘书也必须分类处理。电话记录中记载的首先必须了解的重要信息，秘书必须及时向首长汇报；而那些次要的、事务性的问题，则可由有关人员或秘书自己处理。有人来电话要求与首长通话，秘书应了解对方的身份、事由，然后向首长汇报；若首长正在处理重要公务难以分身时，秘书应简要地将来电话的情况向首长汇报，或建议在其他时间打来电话，或者由的副手处理。如果电话的内容十分重要、十分紧迫，而首长又不能立即接电话，秘书应将电话内容记录下来，并立即转交首长。秘书常收到寄给首长名下的文件资料，有些重要文件，要求首长做出书面批示，表明意见，指出执行的期限。秘书应将这些首长阅批的文件挑选出来，提醒首长及时阅批。对于各方面传递来的信息，秘书应选其重要的内容，及时精要地向首长汇报，首长若询问详情，秘书再具体地做详细汇报。对于发出的文件资料信息，秘书也必须分类处理，按急缓程度，发急件或普通件。
秘书要协助首长做大量的文件信息工作。在工作过程中，必须进行筛选、分类，按首长工作需要和文件信息资料的重要程度、紧急程度，恰当地进行处理。秘书人员做好这方面的工作，对提高首长的工作效率是大有裨益的，对处理好首长与秘书的关系也具有积极作用。

15.苏联秘书如何面对额外任务？
答：秘书在工作中要与机关各部门工作人员打交道，要得到他们的支持合作与帮助；各部门工作人员也有时要找秘书人员帮忙。这就形成了不少额外任务。
在苏联，制定了不少关于秘书的法规和细则，但是，秘书工作的范围有时很难严格划分清楚。秘书应该完成哪些任务，哪些任务与秘书无关，有时也难以严格区分。务机关规模、专业、任务、结构和职能的差别，领导秘书各有其特点。所以，分配给各秘书的任务或向其提出的要求也是各种各样的。
如首长缺席时副手主持工作，而副手的秘书又因公外出，他就必须为副手提供公务服务员 资料员请求秘书帮助整理目录；宣传部门请求秘书帮助编辑宣传墙；等等。在这种情况下，秘书不应该仅为个人工作打小算盘，而应帮助同事。但是，他必须牢记，额外的任务和请求，只能是在不干扰本职主要任务——从业务上和组织上保证首长的工作，及时而正确地撰写文件和完成机关工作的非公文性服务的前提下才能接受。如果定额外的任务和请求干扰上述秘书的本职任务，则要找出足够的理由，委婉地加以拒绝。

16.苏联秘书怎样进行时间调度？
答：时间是最为珍贵的资源。秘书分析自己的工作活动和对工作过程进行合理的安排，找出了一些节省工作时间、提高工作效率和改善组织方式的办法，采取了一些相应的措施。但是，对任务繁重的秘书来说，要完成一天的任务，仍常深感时间的不足。
在这种情况下，秘书人员一是要挖掘潜力和改进工作方式，反复思考如何提高自己的工作效率，向首长和有经验的同事与专家请教，以求提高工作水平；二是要立即采取可行的措施完成任务，想法就换工作时间或者谋求合作；三是要熟悉自己的日程计划，把握任务期限，把工作均匀地分配到各周各月，不致使有时工作负担过重，有时又过于空闲，较容易完成率的工作不要往后拖延 四是当大量工作任务来临时，应通过领导把任务分配给同事或其他部门去完成。充分地谋求合作与支持，也是解决时间不足困难的有效算途径。

17.英国秘书处理与上司及同事的要注意哪些方面？
答：在实践中，英国秘书要与其上司建立和保持这种融洽的合作伙伴关系，必须注重以下方面：融洽的合作伙伴关系，必须注重以下方面﹕一是必须保证所有的公共事务都处理的没有差错，使上司放心，使上司相信他的工作主动性和工作能力；二是必须能圆满地处理各种询问电话，使上司相信其在办公室内处理的所有问题都能保密；三是必须向上司传达报表、流水帐等重要数据，使上司不用费力查询就能把握全局情况；四是必须坚守岗位，能够妥善处理紧急情况和突然发生的事件，使上司对其负责精神和应变能力感到满意；五是必须在上司外出期间自觉、主动地尽职尽责，使上司不在时对日常公务和有关管理问题放心；六是必须在言行举止和工作效率上高标准地严格要求自己，是上司以有此精明干练、文明、高雅的秘书为荣；七是必须细心周密地办好上司需要办理的一切琐事，包括上司应赠送给别人的鲜花和贺卡，秘书都要做好准备，使上司在作中避免疏漏等。
英国秘书要忠于他的上司，忠于上司领导管理的那个机构部门。为此，秘书一是必须知道并尊重每一个经理人员、每一个同事的作用，通过与所有同事全面有效的合作，为上司及其机构作出更大的贡献，合作与尊重是秘书与同事建立和保持良好关系的基础；二是要创造愉快而和谐的工作环境；秘书与其他秘书和其他部门的工作人员要保持真诚友好的关系，在遇到紧急事务和情况变化时同心协力，全力以赴，紧张而心情舒畅地共同工作。三是要在与同事交谈中不要夸夸其谈、哗众取宠，要谦虚谨慎，严守机密，不加入闲聊和说是道非，避免浪费宝贵的办公时间；四是在有个人抱怨和感到委屈时，秘书可向上司申诉和说明，但不能在同事中发泄不满情绪。否则不仅无助于问题的解决，而且会影响各方面的关系；五是要热情帮助和指导刚参加工作的年轻同事，从思想方法、工作技能、业务知识、工作作风与态度等多方面促进青年同事迅速成长，并以身作则，为他们作出榜样。

18.英国秘书筹备会议工作的主要内容及筹备秘密进行的会议的注意事项。
答：英国秘书筹办会议工作大体有以下内容：一是根据领导批示拟订会务工作计划，全面、周密、有序地安排有关会务工作的细节。二是发出会议通知，英国公司通常在会前7至14天发出通知，会议通知一般包括会议议题、时间和地点。三是与领导者商议会议议事日程，秘书应把需要注意的事项和要解决的问题逐一记录下来，以便按时序写入议事日程。拟订会议议程要遵守有关事务的习惯性顺序，如大会主席团和主席的确定和宣布，应是会议的首项事务。大会议事日程应印发给每一位与会代表。主席的议事日程上要附加有关资料提供其领导会议进行的有关材料。一般与会者的议事日程主要是按时序安排要议定的问题。四是要安排发言顺序。五是要收集整理有关修正案的提议，并及时提供给大会主席，通过提案附议，按惯例交会议讨论表决。六是记录出席人数。记录有关表决时投票计票结果，并向与会者公布，投票应在公正公开的监督下进行。七是要协助大会主席排除可能出现的干扰，以保证会议的正常进行。
对于不面向公众召开的秘密进行的会议，秘书应协助领导者注重以下事项：一是议事应在个人或团体的权限范围内；二是要限制议事办法。会议主席有权从一项修正案跳到另一项修正案，略去那些他认为不重要的或重复的修正案；当会议决定对某些问题不行动时，要按会议章程和规则达到法定的多数票；四是会议的动议须正式成文，动议要在会前交给主席或秘书，提出动议者就该项动议发言并有权在讨论结束时进行答辩，附议者对该项动议只能发表一次态度。如果无人附议，就得放弃该项动议，不得重新再提。动议提到会议上应成为问题，当它通过后，就称为“决议”。一项不包括在议事日程上的问题的动议须经会议同意“作为紧急事件处理”方可提出，或者包括在“其他事项”这一惯例条目下。五是要妥善处理不信任案，当会议成员感到十分不满或与主席意见分歧，可对主席投不信任票，此事一量发生并取得法定票数时，主席必须辞去主席职位，让位于他的助手或会议提名的另一个人。六是要组织选举活动，准备好投票箱和选票，投票进行的方式一般在组织的议事规则或章程中规定。七是处理决议事项，决议是会议通过的正式决定，必须按惯例有人提议、附议并提交到会上，决议在会上正式通过后，不得在该会上予以取消，决议后的附加条款或铁路局是决议的附文，附文不同于修正案，它不是改变决议而附加内容，附文也要有人提议并提交给会上。八是安排提案者行使答辩权，提案已经过了充分讨论后，提案者有答辩权，即允许他答辩一次，答辩后将其提议在会上进行表决。

19.英国对秘书的品质要求包括哪些内容？
答：英国对秘书人员的品质要求，对数量众多的公司秘书而言，主要有商业品质和个人品质两方面。对秘书而言，还有政治品质方面的要求。
（1）商业品质。所谓商业品质，指的是适应公司经营管理需要的秘书工作知识和技能。主要包括，一是秘书工作技巧，要有高标准的速记、打字技能，能够尽到秘书的职责，具有高明的社交技巧；二是具有良好的组织才能，能妥善地组织一切活动，使办公室的日常工作准确可靠，无论在什么情况下都能高效地获得圆满的结果；三是讲究效率，具有强烈的责任感、工作可靠，随时准备承担责任，接受领导授权给他的工作，对日常的纷繁的公务能够仔细、周密、尽职尽责地完成；四是能准确地把握工作权限，在其授权范围内，能够积极主动地完成各项工作任务，无需等待领导者的具体指示；五是具有高明的交际艺术，在回答询问、接待来访者和接电话等工作中，善于同不同身份的人打交道，善于取得他们的理解、合作与好感，使人们对公司产生良好的印象；六是具有保密意思，在工作和谈话中严守公司机密；七是准时，秘书人员在完成工作任务、安排约会、组织会议等活动中，有强烈的时限意识，准确地按时完成任务，做好各方面的准备工作；八是要有预见性，能够按时工作发展需要，事先做好计划和各种必要的准备，以保证领导工作顺利进行；九是要忠诚。这是品质中最为重要的品质。公司领导者对这一点要求极为严格，而秘书人员也应把这一点作为职业首先中的首要要求。
（2）个人品质。英国对秘书个人品质方面的要求，主要指秘书在职业活动中的行为和表现，要符合秘书职业要求。其具体内容，一是上班时要穿著入时，整洁大方；二是在接电话和接待客人时要举止文雅，平易近人，富有幽默感；三是要适应性强，乐于助人特别在他人处于艰难困苦时能主动地热情地给人以帮助，在改变工作内容、调整工作节奏或处于繁重工作时，能有很强的适应性；四是要有广泛的兴趣，渴望从读书、看报中获取和增加知识，对领导者所从事的工作能主动积极地去学习和提供服务；五是讲礼貌，彬彬有礼，富有同情心，能得到周围的人的理解，支持和合作。

20.日本秘书工作规范化的主要内容是什么？
答：（1）办公行为规范化。
①研究工作的步骤。什么样的工作都需要一个合理化的步骤，以免徒功和无序，重新干则是最浪费时间的。秘书工作考虑时间和竞争，要专家研究工作的步骤。
②测定所需的时间。领导人布置一件工作，问什么时候能完成，回答“不知道，干干看吧”，这样的秘书是不合格的。平时要测定自己的工作速度，必须进行训练，找到基本的规律，养成习惯，使工作时间没有太大的误差。
③养成计划习惯。不论从事什么工作，都需要养成有计划、按步骤进行的习惯。秘书工作的过程也是经营管理的过程，秘书的工作也需要采取经营管理的特点。
④认真负责，思考周密。秘书的下班时间，多数不固定。因为秘书经常和领导人在一起工作，下班时间就不一定能准时离开。如果在领导人之前走时，秘书一定要向领导人说：“还有事吗？如果没有什么事，我想先走了。“报告一声再下班，这是秘书应讲的礼节。下班前还要核对一下清理工作是不是忘了。
（2）办公环境规范化。
一般应注意以下问题：
① 桌子和椅子是否歪斜。
② 椅子的扶手上和靠背上的套子脏不脏，有没有皱折。
③ 窗帘脏不脏，拉窗帘的轨道是否好使。
④ 烟灰缸和废纸篓是不是空的。
⑤ 日历上的日子是不是准确。
⑥ 钟表走得准不准。
⑦ 物品和电话上是否有灰尘。
⑧ 镜框是否悬挂倾斜。
⑨ 插的花是否有枯了的和折断了的。
⑩ 香烟和火柴是否充足。
⑪ 报纸、杂志是否摆放整齐。
（3）办事程序规范化。
日本秘书无论做什么事情，都要求从基本程序着手，按照“计划——实行——检讨”三个基本环节，规范运作。
计划：一是要明确目的；二是要列出几条可行办法；三是将各种办法撰拟出计划书；四是选择最适当的计划书；五是周密思考实施计划的必要措施、合适的顺序、恰当的工具、材料、组织以及时间等。
实行：一是要按已定计划实行；二是遇到计划预料外的情况要进行适当调整；三是遇到有疑问不能自行判断时，一定要 先请教上司后再实行；四是只要认定计划目标是正确的，无论遇到怎样