4.10加油卡管理业务控制矩阵.docx

4.10加油卡管理业务内部控制矩阵
业务目标
业务风险
控制点
适用单位
不相容
岗位
控制点分值
控制点相关资料
相关制度索引
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露;6准确性
1
2
3
4
5
6

1. 卡片管理

1.1
经营风险：未按规定建立卡片台账，造成管理信息失真，加油卡密钥丢失，造成损失。
1.1油品销售事业部设立制卡中心，由市场信息处、零售管理处负责管理，对省（市）分公司卡片管理工作实施监督。依据《中国石化加油卡密钥管理系统章程》，加强对加油卡密钥系统的安全管理，防范加油卡业务风险。各级零售管理部门依据《中国石化加油卡卡片管理办法》，对卡片订购、制卡、入库、领用以及黑卡、坏卡处理等进行记录。
油品销售事业部
分分（子）公司
经办
审核
3
卡片管理台账；

2.14.12

1.1
1.2
经营风险：售卡网点未及时上报所需卡片数量，影响经营。
1.2售卡网点按规定向上级零管部门上报本地区所需用户卡数量，结合本网点的实际情况做好用户卡的领用、保管和对外销售工作。
分（子）公司
经办
保管
稽核
3

2.14.12

1.1
1.4
经营风险：内部卡使用不规范，造成损失。
1.3加油站对安装在本站的PSAM卡的跟踪管理和本站领用的员工卡、维修卡、验泵卡的保管、使用，要有相关书面记录。员工卡交接要建立规范的交接手续，由交接双方签字确认。验泵卡和维修卡由公司零管部门指定的管理人员保管，不得随意挪做它用。
分（子）公司
经办
保管
3
内部卡使用记录；
员工卡交接手续
2.14.12

1.1
经营风险：未及时核对和处理差异,造成管理信息失真。
1.4对卡片领、发、存、回收、上缴的台账要日清、月结、年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存的盘点，将实际卡片库存与系统和手工台账进行核对，如库存不符及时查明原因。提出处理意见报省（市）分公司零售管理部门。
分（子）公司
记账
稽核

3
卡片库存盘点和核对记录
2.14.12

2. 售卡（充值）网点的设立

1.2
1.3
1.4
经营风险：网点设立未按规定审批，造成损失。
2.1地市公司零管部门根据售卡（充值）网点设立原则提出建议,上报省（市）分公司零管、信息部门审批。
分（子）公司
经办
审批

2
售卡（充值）网点审批表
2.14.12

3. 售卡充值

1.2
1.4
2.1
经营风险：开户审核不严，造成损失或管理信息不完整。
财务风险：交易不真实，影响财务报告。
3.1发卡网点营业员应按照《加油卡章程》审核用户开户有效证件及《中国石化加油卡业务申请表》，并在各张表单上签名（盖章）后办理收款充值手续。
分（子）公司

3
中国石化加油卡业务申请表
2.14.12
√

货币资金
预收款项
1.2
1.4
经营风险：密码未妥善保管或空充值，造成损失。
3.2售卡（充值）网点人员应使用本人的员工编号和口令登录系统，充值时，先收款后充值，不允许空充值。用户以支票充值的，售卡（充值）网点人员应先给用户开具支票收据，待支票确认生效后才能充值。
分（子）公司

3

2.14.12

1.4
2.2
经营风险、财务风险：未及时将日报表与系统核对，造成损失，影响财务报告。
3.3售卡（充值）网点应对当天收到的充值款额（含工本费及手续费）与加油卡管理系统中显示的充值额以及打印的加油卡预收款日报表、发卡网点业务日报表中的相关数字进行核对，核对不一致的必须查明原因，原因不明的必须当天逐级上报省市公司相关部门予以解决。
分（子）公司
经办
稽核

5
加油卡预收款日报表；
发卡网点业务日报表
2.14.12
√
√

货币资金
预收款项
1.4
2.2
资产安全风险、财务风险：预收款未及时缴存，造成损失，影响财务报告。
3.4城区及有条件的非城区售卡（充值）网点应及时将充值营业款投入保险柜并每日缴存银行。银行收款凭据随加油卡预收款日报表及发卡网点业务日报表由财务人员复核后进行账务处理。偏远的网点必须每三天将充值营业款上缴银行。财务人员定期抽查售卡（充值）网点，监控资金上缴情况，核对交款凭证，确保资金及时足额上缴。
分（子）公司
经办
稽核

5
缴款记录；抽查记录
2.14.12
√
√

√
√
货币资金
预收款项
1.2
1.4
2.1
3.2
经营风险、合规风险：未按规定办理加油卡清户退款手续，造成损失，或导致违规套取现金。
财务风险：交易不真实，影响财务报告。
3.5加油卡清户退款。清户操作时售卡网点营业员必须收回该账户下持有的所有加油卡，并与系统卡账核对。自售卡网点受理清户手续日起，一个月后方可办理账务清算手续，个人用户清户时需出具身份证件并留存复印件，单位用户清户退款时只能将款项退还到单位账户上，不付现金。冻结户应由司法部门出具解冻通知书；代办清户应出具有法律效力的证明，并出示代办人的身份证件，方可办理清户手续。
分（子）公司

4
清户退款记录
2.14.12
√

货币资金
预收款项

4. 加油卡加油

1.3
2.2
经营风险、财务风险：未按规定核对，造成损失，影响财务报告。
4.1加油站每班营业终了，当值班长应负责对每个加油枪的当班加油卡付油数与加油卡管控系统中显示的加油卡付油数核对一致后，由交接双方当值班长签字认可，记账人员签字监交。
分（子）公司
经办
稽核

4
交接班记录
2.14.12
√
√

营业成本
存货
1.4
2.2
经营风险、财务风险：未按规定编报、审核日报表，造成管理信息失真，影响财务报告。
4.2 加油站每日编制销售日报表、付油日报表及打印管控系统的IC卡销售日报副表，经上级零管部门审核后及时上报财务部门复核进行账务处理，参见《4.6成品油零售业务流程》控制点8.2。
分（子）公司
经办
稽核
5
销售日报表、付油日报表、IC卡销售日报副表
2.14.12
√

√
√
营业收入
货币资金
1.1
经营风险：未及时上传数据及处理差异造成管理信息失真。
4.3 加油站每日按时上传加油卡付油记录数据，保证省（市）分公司加油卡管理系统中的付油记录数据准确完整。发现数据异常，须填写故障单报送运维部门及时维护，并填写加油卡付油差异表及时上报零管部门。
分（子）公司

6
加油卡付油差异表；
2.14.12

5. 财务核对

2.1
2.2
财务风险：未按规定核对或入账不及时，影响财务报告。
5.1 售卡充值业务核对。财务部门加油卡核算人员每日凭经加油卡售卡（充值）网点负责人核实签字的《加油卡预收款日报表》及银行回单进行售卡充值款审核并及时入账，相关会计凭证须由不相容岗位人员稽核。
分（子）公司
经办
审核
3
加油卡预收款日报表
2.14.12
√

√
√
货币资金
预收款项
2.1
2.2
财务风险：未按规定核对或入账不及时，影响财务报告。
5.2加油卡付油业务核对。财务部门加油卡核算人员应每日凭加油站编制的《加油站销售日报表》、《加油站付油日报表》和管控系统打印的IC卡销售日报副表，与管控系统内数据进行审核（如有差异由零售管理部门查明原因）和账务处理。相关会计凭证须由不相容岗位人员稽核。
分（子）公司
经办
审核

3
加油站销售日报表；
加油站付油日报表；
加油卡销售日报副表
2.14.12
√

√
√
营业收入
货币资金
1.1
1.4
2.2
经营风险、财务风险：未及时处理系统故障，造成损失，影响财务报告。
5.3加油卡付油交易数据错误处理。当加油卡系统产生错误交易时,信息部门系统运维人员及时分析产生错误的原因，对错误交易记录进行跟踪处理，建立加油卡系统交易数据错误记录台账，及时归集加油卡错误交易记录。对确实无法更正处理的错误记录，由信息、财务、零售三个部门确认，经经理签字报油品销售事业部批准后处理。
油品销售事业部
分（子）公司
信息部门
零售部门
财务部门

5
加油卡系统交易数据错误记录台账
2.14.12
√

√
√
营业收入
2.2
财务风险：未及时核对，造成财务信息失真。
5.4内部核对。月度终了，各级财务部门应对财务账面加油卡业务充值额及付油额分别与加油卡管理系统数据进行核对，发现不一致应会同零管、信息部门查明原因，提出处理意见报分管副经理和总会计师。
分（子）公司
记账
稽核

5
差异分析表
2.14.12
√
√

营业收入

6. 调价操作

1.4
3.1
经营风险、合规风险：未按规定调价，违反国家成品油价格有关规定，造成损失。

6.1所有IC卡加油站，在接到上级分公司调价通知后，在规定时间点对所有加油机做下班、上班操作，手工抄好加油机累计数，并做一次日常数据传输。
分（子）公司

3
销售日报表
2.14.12

7. 异地结算

2.1
财务风险：未按规定办理异地结算，影响财务报告。
7.1加油卡异地加油，由油品销售事业部统一发起异地结算，每月向各省（市）分公司下发上月的结算报表和仲裁调整表作为依据进行线外财务结算。
油品销售事业部
分（子）公司

6
结算报表；
仲裁调整表
2.14.12
√

√
√
应收账款

8. 监督检查

1.1
1.4
经营风险：对系统监控不到位，造成损失。
8.1信息部门每日对系统数据进行监控，对未上传数据情况、数据异变情况、卡账卡钱包匹配情况以及系统账与财务账的匹配情况做出分析汇总记录，并交给零售、财务部门。
分（子）公司
信息部门
零售部门
财务部门
4
运行监控分析记录
2.14.12

1.1
1.4
经营风险：未及时分析系统存在问题，造成损失。
8.2零管部门会同信息部门和财务部门定期分析加油卡系统、业务运行中存在的各种问题，并提出处理意见。
分（子）公司
信息部门
零售部门
财务部门
4
分析材料
2.14.12

9. 运行维护

1.1
经营风险：故障未及时处理，造成损失。
9.1加油站和发卡网点建立规范的故障上报机制。遇到问题做到及时上报，对故障维护情况要有记录，相关签字和手续要齐全。
分（子）公司

4
故障上报记录
2.14.12

1.1
经营风险：对系统监控不到位，影响系统正常运行。
9.2信息部门每月对系统故障原因进行分析总结，并对常见的故障制订相应的预案。
分（子）公司

4
故障分析材料；
应急预案
2.14.12

1.1
经营风险：未按规定签署合同，影响系统运维。
9.3省（市）分公司在与当地集成商签署涉及加油卡系统有关运行维护方面的合同时，需经油品销售事业部审批后方可实行。
分（子）公司

5
运行维护合同及批复
2.14.12

10. 系统培训

1.1
经营风险：未及时进行培训，导致操作人员技能不足。
10.1省（市）分公司按照《加油卡工程培训大纲》对加油卡系统运维和应用人员适时培训，在系统升级时必须及时将有关升级信息传递到相关人员，确保其准确操作加油卡系统。
分（子）公司

5
培训计划和记录
2.14.12