2.3商品流通费用管理业务控制矩阵.docx

2.3商品流通费用管理业务内部控制矩阵
业务目标
风险描述
控制点
适用单位
不相容
岗位
控制点分值
控制点相关资料
相关制度索引
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；
5表达和披露；6准确性
1
2
3
4
5
6

1.费用预算分解落实

1.1
经营风险：未对预算费用进行分解和归口管理，导致费用支出失控。
未按规定维护基金中心和承诺项目，不能实现系统控制。
1.1分（子）公司经理（或总会计师）牵头，组织相关部门按月将股份公司下达的费用支出预算进行分解，纵向分解到各地市公司以及专业中心等具体开支单位，各地市公司以及专业中心负责人是预算管理责任人；实行归口管理的运杂费、人工费、财务费用、修理费等费用，横向分解到归口管理部门，分管经理是预算管理责任人。各费用开支部门根据分解的费用控制目标落实具体的控费措施，经同级预算管理责任人审核后组织实施。【ERP】财务部门在ERP系统中维护基金中心和承诺项目，并维护和下达经过批准的预算指标。发生预算外费用或超预算费用，须履行预算审批手续，财务部门根据经过审批的预算变动指标，在ERP系统中维护预算变更。
分(子)公司

15
预算指标分解表；
1.6.10

2.费用支出控制

1.1
经营风险：未按费用性质进行区别控制，影响费用控制效果。
2.1分（子）公司应根据费用支出的性质不同将其划分为固定费用和变动费用，固定费用按照下达的预算实行绝对额控制，变动费用与经营量挂钩实行吨油控制。
分(子)公司

2

1.6.10

1.1
经营风险：费用未实行归口管理或责任不落实，影响费用控制效果
2.2 分（子）公司应将费用支出根据其属性分解落实到职能部门，实行归口管理。

相关费用管理规定
1.6.10

2.2.1加油站日常运营费用由零管部门控制管理；油库日常运营费用由物流部门控制管理。
分(子)公司

2

1.6.10

2.2.2运杂费实行联量控制，由运行部门负责过程控制与管理，运行部门负责人为主要责任人。分（子）公司要积极优化资源流向，合理安排运输方式。对于水路、公路运输实行招标竞标或议标。
一、二次运杂费支出按规定权限审批。
分(子)公司

3
水路、公路运输招标竞标或议标书
1.6.10

2.2.3人工成本由人事劳资部门控制，人事劳资部门负责人为主要责任人。参见《3.2人工成本管理业务流程》。
分(子)公司

2.2.4财务费用按照资金集中管理原则，由财务部门负责日常控制与管理，财务部门负责人为主要责任人。
分(子)公司
经办
审核
2

1.6.10

2.2.5修理费的支出按照《中国石化股份公司销售企业修理费用管理办法》的规定由设备管理部门归口管理，维修项目实行分类管理，修理合同、修理费支出按照规定权限执行。
分(子)公司

2

修理合同
2.14.15

2.2.6商品损耗（溢余）按照进货、存储、零售等环节分部门归口管理，各单位和部门负责人为责任人，会计核算按照《中国石化股份有限公司油品销售企业成品油损溢核算管理办法》的规定执行。
分(子)公司

2

2.14.11

2.2.7其他费用的责任部门为费用实际支出部门和财务部门，相关部门负责人为主要责任人。
分(子)公司

2

1.6.10

1.1
2.1
经营风险、财务风险：未建立费用审批控制制度，影响费用控制效果和财务报告。
2.3分（子）公司应建立各项费用管理规定，明确费用审批程序及审批权限，并严格执行。业务招待费、办公费、通讯费、差旅费、会议费等公务性费用应制订开支标准。
分(子)公司
经办
审批
5
相关费用管理规定

√

销售费用
管理费用
财务费用
2.1
财务风险：未实行台账管理，影响财务报告。
2.4租赁费和长期待摊费用要建立台账管理，及时更新明细记录，定期与报表数据进行核对。
分(子)公司

3
费用台账

√
√

销售费用
管理费用
财务费用
1.1
经营风险：超预算未履行审批手续，影响费用控制效果。
2.5分（子）公司预算外费用支出由责任部门提出申请，说明费用开支用途、计算标准，经上级部门审核按规定权限报批后方可执行。
分(子)公司

4
预算外费用审批记录
1.6.10

2.6 固定资产处置参见《7.5固定资产管理业务流程》控制点4.1-4.4。
分(子)公司

3

2.7 无形资产处置参见《7.6无形资产管理业务流程》控制点4.1-4.3。
分(子)公司

3

2.8应收账款处置参见《7.1应收款项管理业务流程》控制点7.1-7.3，存货处置参见《7.2存货管理业务流程》控制点6.1-6.4。
分(子)公司

3

1.1
经营风险：一般物资采购业务违反规定，导致费用上升或影响正常经营。
财务风险：交易不真实，影响财务报告。
2.9销售企业物资采购采取总部集中采购、事业部统一组织采购和分（子）公司自行采购三种方式，接受物资装备部监督检查。
总部集中采购物资由物资装备部在一级供应商网络内统一组织采购。
事业部组织采购的物资由油品销售事业部维护二级供应商网络，销售事业部、分（子）公司在二级供应商范围内组织采购。
分（子）公司要授权各类物资采购的归口管理部门，使用部门编报物资需求计划，经审批后报归口部门，归口部门采取合理采购方式实施采购。单项物资一次采购金额在30万元以上（含30万元）必须通过招投标方式进行。
物资采购按规定权限（参见1.4流程权限）签订采购合同，支付货款。
物资装备部
销售事业部
分(子)公司

3

√

存货
1.1
经营风险、财务风险：未按规定权限审批，增加成本，影响财务报告。
2.10分（子）公司的捐赠支出，按规定权限逐级报批后执行。
分(子)公司
经办
审批
3

1.6.10
√

营业外支出
1.1
2.1
经营风险：罚款支出未按规定报备，导致管理信息不完整。
2.11分（子）公司向国家有关行政管理部门、银行以及其他单位支付的滞纳金、罚款、违约金和赔偿金等实行备案审查制度。单笔支出超过5万元的要报油品销售事业部备案。
分(子)公司
经办
审批
3
备案记录

3.费用支出核算

2.1
3.1
财务风险：未按规定编制、审核会计凭证，影响财务报告。
合规风险：原始单据违反国家税收法律法规。
3.1财务部门对费用支出原始单据和有关材料的真实性、准确性和合规性进行审核、报销；根据费用支出的支付申请单、费用报销单等原始凭证编制会计凭证，并由专人复核和财务部门负责人审核签字（或盖章）。
分(子)公司
记账
稽核
审核
4

1.6.10
1.6.11
√

√
√
销售费用
管理费用
财务费用
2.1
财务风险：跨期费用核算错误，影响财务报告。
3.2财务部门对跨期费用，依据有关规定计算和分配，由财务部门负责人审核后进行账务处理。相关会计凭证需附计算依据。
分(子)公司
记账
稽核
审批
3

1.6.10
1.6.11
√

√
√
销售费用
管理费用
财务费用
1.1
2.1
经营风险：未按规定编报报表，导致管理信息失真，影响财务报告。
3.3各级财务部门按月编制相关费用支出等报表，经本单位财务部门负责人审核后报送上级主管部门，年度费用报表须经分（子）公司经理审核批准。
分(子)公司

5
费用报表
1.6.10
1.6.11

4.费用支出分析检查

1.1
2.1
经营风险：未按规定进行审计抽查和整改，影响费用控制效果。
4.1 分（子）公司审计部门每年对分（子）公司及下属单位的费用核算进行抽查，财务部门负责按审计结果整改落实。
分(子)公司

5
审计抽查记录
整改报告或记录

1.1
经营风险：未按规定编报费用支出分析，导致管理信息失真。
4.2 分（子）公司按月对费用支出情况进行分析，查找费用管理中的问题，提出改善的建议和措施。费用分析由财务部门组织，其他有关责任部门共同参与，分析结果应作为月度经济分析报告的重要部分，报送分管副经理（总会计师）和上级主管部门。
分(子)公司

6
月度经营活动分析报告
1.6.10

1.1
经营风险：未及时反馈和通报，影响费用控制效果。
4.3财务部门按月将费用支出情况反馈给相关责任部门，按月和年将下级公司的费用预算执行情况进行通报。
分(子)公司

2
反馈、通报记录
1.6.10

5.考核奖惩

1.1
经营风险：未按规定考核，影响费用控制效果。
5.1费用考核和奖惩按照分级管理的原则进行。各级分（子）公司绩效考核部门对费用考核结果进行通报并与工资总额挂钩，列入年度（月度）工效挂钩方案。
分(子)公司

15
考核记录
1.6.10