实验室异常情况调查处理相关规定.docx

目的：制定检验中出现的异常值时应采取的措施，查明原因（生产、取样、样品保存和检验），并采取纠正预防措施，避免重复出现。
范围：适用于在质检科处进行的各项成品检测、中间体检测、原辅料检测、工艺用水检测等。
职责：
1.检验人员职责：
（1） 检验人员的首要责任是获得准确的检验结果；
（2） 必须使用经过批准的检验方法；
（3） 使用经过校验和适当维护的仪器、设备，而且运行良好；
（4） 使用有效期内的标准物质、对照品和合格的试剂、试液；
（5） 在丢弃样品制备液、对照品液和标准制备液之前，检验人员应该核查数据对标准的符合性，并正确处理数据；
（6） 如在检验过程中发现差错，检验人员应立即停止检验；
（7） 出现OOS结果，及时控制样品、溶液至调查结束；
（8） 出现OOS结果，通知质检科科长，并协助调查；
（9） 与质检科科长等相关人员做出调查结论并完成相关调查报告。
2.质检科科长职责：
（1） OOS结果进行确认，对可能的原因进行客观及时的评估；
（2） 与检验人员讨论方法，确认检验人员知道并执行了正确的检验方法；
（3） 检查原始分析中得到的记录，包括图谱、计算、溶液、检验用材料、仪器和玻璃器具。确定有无异常和可疑信息；
（4） 检查仪器的性能、使用记录；
（5） 检查标准品、对照品、试剂、溶剂和其他用到的溶液，应满足质量控制标准的要求；
（6） 评估检验方法的执行情况，以保证是按照标准执行的，其标准的制定以方法验证数据和历史数据为基础；
（7） 如果OOS结果确定为实验室差错（培训、仪器、工作不仔细等），应组织相关人员进行根本原因分析，确定差错的来源，并采取纠正预防措施以避免再次发生；若属于检验人员错误，则需组织对检验人员进行再培训；
（8） 整个调查过程中的记录和证据。
3.质量部经理职责：
（1） 审核OOS结果的实验室调查报告；
（2） 若OOS是生产原因，参与生产等过程的调查；
（3） 负责异常调查报告归档及定期评估；
（4） 在产品的年度报告中对OOS结果进行评价；
（5） 批准检验异常情况调查报告；
（6） 指导实验室进行OOS结果的调查，并对调查过程及相关记录进行检查。
4.生产部
在全面调查时，负责生产情况调查工作。
5.工程部
在全面调查时，负责工艺用水制造情况及空调运行情况的调查。
定义：
OOS（Out of Specification）：包括所有超出标准或由法规、法定方法或制造商规定的可接受限度的所有可疑的结果。
OOT（Out of Trend）：指检验结果超出正常情况下的异常值或偏离趋势值；但没有超出规定的限度要求或放行标准。
检验中出现异常值时的处理规定：
1.通则
（1）检验过程中发现异常，检验人员应立即停止试验，继续进行是无效的。直到质检科科长同意，检验方可重新开始。
（2）出现检验结果超标时不可无条件地进行复检以得到合格结果。以复检所得合格结果代替初始不合格结果时，必须做出书面的合理的说明。
（3）所有OOS结果均需进行调查。调查应及时、认真负责，调查记录及报告应及时归档保存
（4）调查期限：发现OOS结果后要求在15个工作日之内完成调查，并填好个规定的表格；根据情况需要可延长到30个工作日完成上述工作。
（5）如果查明超标原因并将某批做报废处理时，则应查明该超标原因是否危及其它批或其它产品，并做出相应的处理。
（6）调查过程分类：分实验室调查和全面调查。
2.调查实验状况
（1）报告，确认
当OOS数据出现时，检验人员应迅速向质检科科长报告，质检科科长向质量部经理报告，以上报告过程应迅速，所有报告过程不能超出当天，检验人员并会同质检科科长于当天对以下各项进行确认：
a． 详细确认实验原始记录（包括仪器打印数据等）、核实原始数据；
b． 确认实验方法、实验状况、实验操作过程；
c． 确认实验所用的仪器、用具、试药、试液、标准品等；
d． 调查、确认样品的取样条件、保管状况等。
如确认OOS数据属于因计算错误或记录错误等造成时，检验人员应在检验记录上记录所发生的错误性质，纠正错误并重新计算或审核数据，而质检科科长则应在该份记录上签名及日期，以进行确认，不必作进一步调查。
如属于明显的实验室错误，如物料转移不完全、样品溶液有洒出等稀释错误、检测器波长设置错误等仪器参数设置不正确等错误，检验人员在报告质检科科长后，应将原始数据作废，按照检验方法要求重新进行检测，而质检科科长应在原始记录上有清楚注明“该结果无效”并在该份记录上签名和记录日期，以进行确认，不必再作进一步调查。
如经过上述审核差错原因不明确，但怀疑可能是仪器的偶然性故障，则用原始制备的样品溶液按照原先的检验方法重新检验。重新检验可根据检验人员的工作经验、检验的物料（是成品、中间体还是原辅料）、检验的难易程度，由质检科科长决定是本人复验还是他人进行。若通过重新检验原始制备的样品溶液确定了仪器的偶然性故障，检验人员在报告质检科科长后，应将原数据作废，按照检验方法要求重新进行样品检测，在原始记录上由质检科科长清楚注明“该结果无效”，并签名和记录日期，检验人员将纠正指示的内容、理由、日期等原始记录记入《实验室的调查相关记录》。
　　　　如果经前项调查后，不能明确OOS结果属于实验室错误，应进行全面的OOS调查，调查包括生产过程调查和附加的实验室工作――复核实验和再取样。
（2）复核实验
　　　 复核实验是对原有产生OOS结果的样品的再检验。如果是液体，可以是液体成品的原制剂单位或液体成品的混合物。如果是固体，可以是检验人员制备的相同混合样品的另一部分。
　　质检科科长要针对不同的产品和检验项目制定具体的复核实验计划，复核实验应是另一检验人员完成而不是最初的检验人员。执行复核实验的检验人员至少要和最初的检验人员有同等的资质。原则上复验一次即可。不可复验至取得满意结果。质检科科长在《复核实验相关记录》里记入必要事项（复核实验原因、复核实验具体计划、复核实验结果的判定方法、规格、复核实验结果的评价），指示进行实验。
（3）评价实验状况
　　质检科科长根据复核实验结果和初次实验结果的比较分析，按一下两条对有无异常数据、有无实验误操作等进行确认和评价，将结果记入《复核实验相关记录》中并向质量部经理提交。
a.能够判定初次实验结果是有实验室操作（实验室异常）引起的情况下，用复核实验结果代替初次实验结果
b.初次实验状况无异常、复核实验和初次实验的结果也无显著差异时，在全部结果的基础上进行判断。若不能确定引起实验异常的原因，应进行生产状况的调查。
　　质量部经理对质检科科长提交的复核实验记录的内容进行确认，指示下一步措施。
3.调查生产状况
经前项调查未发现实验室异常，或未能得到合理的结论时，质量部经理应与生产部经理进行联络，要求对生产状况进行调查，将调查的内容记入《实验异常联络/生产状况调查》中，生产状况调查的内容：
a． 调查、确认批生产指令单、批生产记录等；
b． 调查、确认生产制造调查、生产工艺过程；
c． 调查、确认所使用的原辅料；
d． 调查、确认生产人员情况；
e． 其它必要项目。
以上调查（生产状况的调查）原则上应在5个工作日内完成。
生产部经理针对生产方面进行调查后应向质量部经理提供报告。生产部经理应尽快将生产状况调查结果记入《实验异常联络/生产状况调查》中的相关结果报告项，质量部经理应对相关结果的内容进行确认、评价后，实施适当的处理措施。
4.再取样，再实验
有下列情况应进行重新取样检测：
（1） 调查显示原样不具有批代表性；样品不正确、样品被污染时；
（2） 当QA决定全面调查时，留做原样复验的样品不足；
（3） 原结果不合格，复验结果又合格，引起全面调查时。
重新取样必须采用原取样方法进行取样，取样的数量与原样相同。若原取样方法不合适，必须立即重新拟定新的取样方法并颁布实施。
质检科科长制定复验计划，具体要求参见“复核实验”，实验结果记入《复核试验相关记录》。
5.对全面调查结果的处理决定
（1） 经过全面调查，OOS原因找到，发现是由实验室因素或取样原因造成的。“复核检验”若合格，则发合格报告，放行该批物料或者产品；并采取相应的纠正预防措施。
（2） 经过全面调查，OOS原因找到，发现是由生产因素造成的，则本批判为生产偏差，OOS调查转变为批生产偏差调查，并评估对已放行批次的影响。
（3） 经过全面调查，OOS原因仍不明确，并且“复核检验”也不合格，则本批判为不合格，并可以采取进一步检验以判断不合格原因，以便采取纠正和预防措施。
（4） 经过全面调查，OOS原因仍不明确，但“复核检验”合格，则将所有实验室结果提供给质量部经理，组织GMP会议讨论，以便做最终决定。
6.其它必要对应措施
（1）实验室异常
质检科科长对该检验人员进行再培训（做相应的培训记录），校验或修理仪器（仪器修理记录），当检验方法或取样方法本身有可能存在问题时，对检验方法或取样方法进行再确认，针对已发生的实验室异常采取再发生防止措施，并在以后的工作中得到反映。
（2）生产情况的异常
如有必要，质量部经理应进一步调查该生产情况异常对如下两方面的影响。采取对应措施：
a． 因生产条件（原辅料、工艺条件）引起质量异常时，对此生产条件下生产的其它批号产品。
b． 应生产操作者的误操作、机械设备的误动作等引起的质量异常时，对该生产操作者或该机械设备生产的其他批号产品及其他产品。
另外，生产状况和实验状况都没有异常，对质量异常的原因不能做出合理解释时，召开质量风险会议，进行商讨研究以确认适当的对应措施。
7.最终报告
质检科科长将以上的对应结果和生产经理的生产状况调查结果及质量风险会议讨论结果共同记入《实验异常调查结果报告》后，汇总至质量副总。
其他注意事项：
对于本处理规定的应用，有以下注意事项：
1.平均化（averaging）
虽然将实验数据取平均值是合理且适当的处理办法，但因平均值不能体现每个实验数据的变化，故应注意以下事项：
（1）对每个超过标准外实验数据进行充分地调查研究，不能未经科学有据的说明，就简单地超过标准外实验数据和标准内的实验数据混在一起取平均值。
例如：在标准范围为97.0～103.0％（n＝3）的实验中得到如下实验数据：
1）96.5％ 2）97.5％ 3）97.5％
此时，平均值为97.2％，在标准内。但如不能对实验数据1）96.5％做出科学合理的解释，就不能以此平均值进行判定。
（2）对于微生物限度实验，因为样品质量的最终判定是以平均值来下结论，所以数据中出现个别异常值时，仍以平均值作为实验结果。不必对异常值进行确认实验。
2.异常值确认实验（Outliner Test）
对初次实验的超出标准数据调查后没有结论时，可以应用此实验进一步摸索，找出答案，异常值确认实验得出的不满意结果不能丢弃。
3.标准范围内质量异常（Unexpected Results）的处理
本处理规定即对标准值外异常值适用也对标准值内异常值（虽然在标准值内，但与通常实验数据有较大差异－Abnormal Data）适用。以下情况属于标准值内异常：
a． 超出最近20～30批样品的实验数据的平均值±3σ范围。
b． 一组数据中有一个相对于其他数据的偏差超出该实验通常的数据偏差。
c． 超出警戒线。（OOT结果）
出现标准值内异常值时，按以下程序进行处理：
先按实验室状况调查，若确认为实验异常造成，重新计算或复核实验合格后，放行；若确认不是实验异常造成，则要求调查生产状况、工艺用水制备等现场状况，经调查处理后，若确认异常值为生产或工程等生产现场异常后，则判定为标准值内异常，由质量部经理综合评价对产品质量的潜在影响，确认是否放行；若在生产现场或这工程等找不带原因，则要求进行复核实验，根据复核实验结果，进行判定，并由质量部经理综合评价对产品质量的潜在影响，确定是否放行。
4.样品溶液的保存及调查
出现异常值后，需要进行调查，所以对实验中的样品溶液的废弃应加以注意。
5.记录和报告的保存管理
对异常情况的记录按年进行独立编号，编号形式如：QC－年份（2008..）－序号（01..），存放于质保部。
各记录，报告与同批生产记录分开保存管理。
各记录，报告，均按同批生产记录保存期限进行保存管理，但有关工艺用水的记录，报告保存四年。

附录一：

附录二 实验室的调查相关记录
RE-QAP005031-1(1) 编号：QC－ －
品名（样品）

样品批号

实验项目

实验日期
年　　　月　　　日
实验人员

调查理由

实验室调查结果
实验状况

实验方法

实验的操作顺序

实验的记录

实验的计算

分析仪器

使用器具

试药・试液・标准品・标准溶液

样品的保存状況

取样方法

其他

备注

评价结果
（质检科组长）

签名
年　　月　　日
指示事项
（质检科科长）

签名
年　　月　　日
评 价
（质量部副总）

签名
年　　月　　日

附录三 复核实验相关记录
RE-QAP005031-1(2)编号：QC－ －
品名（样品）

样品批号

实验项目

实验日期
年　　　月　　　日
实验人员

指示内容
（实验计划）

指示日期
年　　月　　日
指示人
（质检科科长）

实验结果

复验日期
年　　月　　日
实验人员

复核日期
年　　月　　日
复核人
（质检科组长）

评价结果
（质检科组长）

签名
年　　月　　日
评价结果
（质检科科长）

签名
年　　月　　日

附录四
实验异常联络/生产情况调查
RE-QAP005031-1(3)
编号：QC－ －
样品名称及规格

样品批号

调查内容

实验人员

日期
年 月 日
质检科科长

日期
年 月 日

实验异常联络/生产情况调查结果报告
调查结果

车间主任

日期
年 月 日
生产部经理

日期
年 月 日
QA

日期
年 月 日

质量部经理

日期
年 月 日

附录五
实验异常联络/水处理情况调查
RE-QAP005031-1(4)
编号：QC－ －
样品名称及规格

样品批号

调查内容

实验人员

日期
年 月 日
质检科科长

日期
年 月 日

实验异常联络/水处理情况调查结果报告
调查结果

车间主任

日期
年 月 日
生产部经理

日期
年 月 日
QA

日期
年 月 日

质量部经理

日期
年 月 日

附录六
实验异常调查结果报告
RE-QAP005031-1(4)
编号：QC－ －
实验异常种类
□标准外、□标准内、□其他
样品名称规格

样品批号

实验异常调查的内容及结果：

实验异常调查结论：

实验异常处理措施：

对其他批次产品或这其他品种产品的影响调查结果：

预防再次发生的措施：

报告整理人

日期
年 月 日
生产部经理

日期
年 月 日
QA

日期
年 月 日
质量部副总

日期
年 月 日
本报告保存至
年 月止