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报帐管理规定

1 目的
为加强员工因公外出或办理业务的报帐管理，明确报帐标准和要求，制定本规定。

2 适用范围
本规定适用于XX营销有限公司全体员工及临时聘请其他单位为公司办理有关业务的人员

3 现金借款的流程和报帐规定
3.1 个人和分(子)公司现金借款流程
3.1.1营销总部的人员借款：个人根据业务工作需要申请现金借款，本人填写现金借款单,先经所在部门领导及线领导按借款审批权限进行审批确认,后交公司财务部。
3.1.2 各分(子)公司的人员（包括销售公司的人员）现金借款：原则上在本分(子)公司借支，确须在总部借支现金的按公司《财务审批权限规定（B版）》办理。（本审批权限各分公司可作为参考资料，根据分公司的实际情况再次制定审批规定）
3.1.3 各分(子)公司日常用的现金借款（分公司向总部的借款）：经办人填写《内部拆借合同书》，先经所在分(子)公司领导签批，后经事业部领导及线领导在审批权限内进行审批签字后,再经财务部领导按权限进行审批。（具体的操作按《资金管理规定》和《内部拆借合同书》上的要求）
3.1.4 现金借款额度 单位：万元
序号
类 别
额度
备 注
1
驻外总经理
5万元以下
分(子)公司的人员特殊情况必须要超标准借款的必须经分总经理审批
2
驻外主管以上干部
1万元以下
3
驻外人员
0.5万元以下
4
总部副部长以上干部
2万元以下
特公司总部人员殊情况必须要超标准借款的必须经公司总裁副总裁以上领导审批
5
总主管以上的干部
1万元以下
6
总部人员
0.8万元以下
7
培训实习人员
0.2万元以下
3.2 现金借款的报帐规定
3.2.1 现金借款的报帐的审批权见《财务审批权限规定（B版）》
3.2.2 借款人必须在因公外出结束回公司（或办理业务）后10个工作日内，填写财务部规定使用的报销单，并按要求整理好报销发票。
总部干部、员工的各项费用报销，单据经所在部门正职（或其委托代理人）核实签字后送总部财务部审核报销；
营销公司下属各分（子）公司干部、员工的各项费用报销，单据经所在分公司正职（或其委托代理人）核实签字后送分公司财务主管审核报销；
营销公司下属各分（子）公司（指属销售公司身份的）干部、员工的各项费用报销，单据经所在分公司正职（或其委托代理人）核实签字，交分公司财务主管审核签字后，派人统一送回营销公司财务部，由财务部核对后送股司财务部报销。
3.2.3财务部（或分公司财务）对报销凭证审核完毕后，借款人原则上必须当即结清借款；确因特殊的情况未能还清借款的必须在三个月内还清，否则按规定扣罚。（连续出差超过三个月的除外）
3.2.4财务部（或分公司财务）应严格按借款时所填列的用途予以报销。与借款用途出入较大且未经批准的，财务部有权拒绝报销。
3.2.5 借款人因工作变动，如调离（包括公司内外调动）、辞职、解聘或解除劳动合同等，公司人事部门必须在该借款人所在单位及财务部确认其报清帐后方能签字放行。
3.2.6现金借款报销的具体要求和规定见本规定的第8、9项。

4 银行付款的流程和报帐规定
4.1 部门和分（子）公司银行付款流程
4.1.1 各部门根据业务的要求申请银行付款，先由部门经办人按付款申请书的内容正确填写付款申请书，经部门领导及线领导按付款权限进行审批确认后，送财务部领导在权限范围内进行审批。
4.1.2各分（子）公司根据业务的要求申请银行付款，先由分（子）公司经办人按付款申请书的要求内容正确填写付款申请书，经分（子）公司领导及总部业务部门领导（或线领导）按付款权限进行审批确认后，送财务部领导在权限范围内审批，审批合格后，财务部根据业务的要求安排资金，支付款项。
4.1.3各分（子）公司在权限范围内的银行付款，由分（子）公司经办人按付款申请书的要求内容正确填写付款申请书，经分（子）公司领导审批权批确认后，由分（子）公司财务主管审核后交出纳付款。
4.1.4财务部和分公司对没有经过审批的款项不能支付。
4.2 银行付款的报帐规定
4.2.1银行付款的报帐审批权见《财务审批权限规定（B版）》
4.2.2 采购员或经办人员在办理申请付款后十五天内，必须向对方单位索取报销凭证（即：发票，对收取发票的要求见本规定的第8项），根据办理的业务或采购的物资进行分类办理验收入库手续，办理完毕后交财务部。
4.2.3 如有余款留在对方单位的,经办人员必须负责在三个月内追回余款，逾期未能追回的视为个人借款。
4.2.4银行付款报销的具体要求和规定见本规定的第8、9项。

5 所有的现金借款单、银行申请付款单、报账单经所在部门领导及线领导按权限审批后，交到财务部审核会计处，统一由会计审核后交财务线领导审批，一般3个工作日后可报账或付款，特殊情况除外。

6 住宿费报销标准
6.1 出差住宿按下表标准包干报销:
单位:元/天
岗位
档次
特 区
其余地区
本区县市
董事长、总裁、副总裁、总会计师、总裁助理、党总支书、总裁顾问
一
指标内实报（见指标计划）
指标内实报（见指标计划）
指标内实报（见指标计划）
常务副总、两大事业部副总经理
二
200
170
120
部门正职、分（子）公司总经理、高级职称人员
三
180
150
100
部门副职、分（子）公司副总经理或助理
四
160
130
90
各部门正科长、分（子）公司的科长、中级职称人员
五
140
110
80
各部门副科长、分（子）公司的副科长
六
130
100
75
各部门业务主管、分（子）公司的业务主管以及负责人
七
120
90
70
普通员工
八
110
80
60
6.1.1干部职别则是指由XX营销有限公司直接下文聘任的。
6.1.2 一身兼任多职的，按职别最高的标准执行。
6.1.3 上述职别划分同样适用于交通费报销标准。
6.1.4工会业务的差旅费从工会经费中开支。
6.1.5 特区是指深圳、珠海、厦门、汕头、广州、上海、北京、天津、重庆、海南省。
6.1.6 本区县市中的南宁、柳州、梧州、桂林、北海五市及防城港区按其余地区标准执行。
6.1.7 住宿费以正式住宿发票作为报销依据，按相应级别标准包干报销，超支自负，节约归已。
6.1.8 没有正式住宿发票或出差期间在亲友家住宿的，每天按住宿标准的50%补给。
6.1.9 住宿费按标准包干报销时，住宿的附加费、基金、人身保险费等不得另行报销。
6.1.10住宿发票必须注明出差人姓名、日期、住宿天数，不注明住宿天数的按一天算，凡有涂改或住宿发票不合格的一律按个人住宿标准的50%补给。出差在亲友家住的要注明，否则不按住宿标准的50%补给。
6.1.11差费报销表应填列单位、姓名、工资编号、职别、出差事由、出差时间、起讫地点、车船类别（火卧要注明）和金额等。其他栏不用填列。报销单必须用钢笔如实填写。
6.1.12在玉林无固定住所的人员因公回玉林出差，报账须经其部门正职领导审批，人力资源及企业文化部核实其在玉林是否有固定住所，无固定住所的人员住宿地点为：XX工会招待所，在其他地方住宿一律不予报销，报销的标准：六档以上干部按每天60元以内实报，其他人员按每天40元以内实报；伙食补贴和交通费按出差报；
6.1.13在玉林有固定住所的人员因公回玉林出差，可报销驻地至玉林来回车票（随车除外），在玉林期间交通费按每天15元补贴，住宿费和伙食补贴不予报销；
6.1.14专职小车司机或其他人员单独随同公司享受三档住宿标准的公司领导一起出差的，当住宿费超出其本人的标准时，当次可按所随领导相应的标准内实报实销，但必须经随同领导签字并与随同领导此次的差旅费一起报销方可享受。两人以上随同领导出差的，按其本人原标准执行。
6.1.15员工出差当天不能到达需途中转车的，可凭住宿发票按标准报销一天的住宿费。
6.2 驻外和学习的住宿费报销
序号
类 别
报销标准
备 注
1
公司的外驻人员
无住宿补助。

2
外驻人员离开驻地到其他县、市出差的
住宿补助按正常出差标准
3
1.所有离岗外出学习的学历班
学员的住宿费
1.每天80元以内实报实销

所报票据要附上主管线领导批准的学习通知和报告。
2.非在岗员工外出短期学习（包
括外出实习、社会调查等）5天
以上至5个月以下的住宿费
2.每天80元以内实报实销
6.3 外出（桂林市、玉林市外）开会或非学历型的外出短期培训学习，由会议组织者统一安排住宿的，凭发票实报实销，但必须附有会议或学习通知。
6.4 由公司统一安排外出长期学习（5个月以上）的，所需一切费用按有关合同文件规定另外执行，原则上不得超过出差标准。
6.5 外出人员14：00～18：00离开住所，且当天开具有住宿发票的，可按半天报销，18：00后～24：00离开住所，且当天开具有住宿发票的，可按1天报销，没有住宿发票的，不予补贴。
6.6 请探亲假回家探亲的员工，一天不能到达、而且需转车的，可凭住宿发票报销一天的住宿费(80元以内实报实销)。
6.7 调动及分配来公司的人员,其住宿费原则上按上述相关规定报销(但须扣除原单位已发放的补贴费)，且必须是最短路线所发生的,绕道者绕道的住宿费由个人自理。

7 交通费报销标准
乘坐交通工具，原则上实报实销（市内交通费除外）。
7.1 乘坐火车
7.1.1报销标准
类别
乘坐条件
乘坐人员
报销标准

火车卧铺
连续乘车超过8小时或者晚上18时至次日早上7时之间、在车上时间超过6小时的
达到住宿费三档标准的人员
硬卧:实报实销
软卧:实报实销
上述以外的其他人员
硬卧:实报实销
软卧:报75%
7.1.2 符合乘坐卧铺条件而不坐卧铺的，慢车和普通直快列车按硬座票价的40%给予补助；特快列车按硬座的30%给予补助；乘坐软座或空调列车座位的，按票价的20%发给补助。软卧与硬卧的差价部分不予补发。
7.1.3 订票费及其他杂支费实行凭盖有全国统一发票监制章及收款单位公章的发票限额在每次40元内报销，超支自负。
7.1.4 退票费及超过目的地的车费应由个人负责。确属特殊情况，经部门正职签字确认后，可报销80% 。
7.2 乘坐飞机
乘坐飞机条件
报销标准
备 注
符合住宿费一档标准的人员
实报实销
往返机场可按乘坐出租车的费用实报实销，当天的交通费不再补给
符合住宿费二至四档的人员
实报实销
往返机场可在80元内凭票报销市内交通费，当天包干的15元交通费仍补给，超出部分可从个人的车贴指标中冲减（指有车贴指标的）
上述以外确因工作需要乘坐飞机的：①营销公司总部人员注明原因经主管副总裁签字批准；②分（子）公司人员注明原因经分公司总经理签字批准，且在本单位差旅费指标不超标（包括年度考核）的情况下。
实报实销
往返机场可在80元内凭票报销市内交通费,每天包干的15元交通费仍补给
不符合以上三点规定而乘坐飞机的
按乘坐飞机普通机票票面价格的40%报销或按火车硬卧票价报销,如飞机票价比火车硬卧票价低,可按机票票面价格报销.
往返机场可在80元内凭票报销市内交通费，每天包干的15元交通费仍补给
7.3 乘坐公路客车
出差人员乘坐公路客车可按客车票价在合理的范围内实支实报。
7.4 乘坐轮船
出差人员乘坐轮船可凭船票票价实支实销
7.5 市内交通费
类 别
交通费补助
备 注
不乘坐出租车（含外驻人员和桂林分公司人员）
每天包干报销（补助）15元
以出差天数（扣除整天在车上的天数）计算。当天到达的算1天，出发当天不到达的算在车上，不再报销
享受住宿费一档标准的人员乘坐出租车
实报实销,不再给予市内交通补助

达到住宿费二至四档标准的人员乘坐出租车
实报实销,不再给予市内交通补助
指出差在外（桂林市区除外）
一般人员因特殊原因乘坐出租车，经单位一把手签认并注明原因的
实报实销，但需扣除当天市内交通费补助

其余人员一律不得乘坐出租汽车,否则费用自理。

出差期间,有公司汽车（货车除外）随行的。
取消市内交通费补助

7.6 .1出差人员（含探亲人员）自公司往返桂林车站的市内交通费
类 别
报销标准
备 注
公司 桂林火车站
单程可凭车票限额报销15元
车票必须是桂林市内交通车票（如三轮车票、出租车票等），并盖有全国统一发票监制章。
公司 汽车总站
单程可凭车票限额报销15元
用公司小车接送或随小车、货车出差的
不能报销
7.6.2出差人员（含探亲人员）自公司往返玉林车站的市内交通费
类 别
报销标准
备 注
公司 玉林火车站
单程可凭车票限额报销10元
车票必须是玉林市内交通车票（如三轮车票、出租车票等），并盖有全国统一发票监制章。
公司 汽车总站
单程可凭车票限额报销15元
用公司小车接送或随小车、货车出差的
不能报销
7.6.3各分公司员工离开驻点出差，从驻点到车站单程可凭出租车票报销20元市内交通费。
7.7 员工探亲
7.7.1公司员工探望配偶或探望父母的往返车船费（指火车或长途公路客车、轮船等,下同），凭有效票据及人事部门的探亲证明实支实报。
7.7.2 上述往返路线都必须是最短路线，而且随同家属不在报销范围之内。
7.8 调动及分配来公司的人员
7.8.1其交通费原则上按上述相关规定报销，但必须是最短路线;绕道者绕道费用由个人自理。
7.8.2其行李、家具等的托运费，每人（随带家属按50%计）在不超过500公斤范围内实支实报，超过部分由个人自负。
7.8.3 利用公司车辆接送的，个人负担50%的运输费用。
7.8.4 以上报销均须扣除原单位已发放的补贴费。
7.9 职工患病到外地就医，需家属护理的，其家属（人数由职工医院定）可凭正式发票报销往返一次的车船费。
7.10 离职带薪到外地学习的，经管理部审批后，每学期可凭票报销往返一次的车船费,绕道往返的拒绝报销。离开学校所在地到外地（不含公司所在地）实习的，一律按普通员工出差标准报销。
7.11 外出（桂林市、玉林市外）开会或非学历型的外出短期培训学习,会议期间如会议组织者开具有会务费、交通费、资料费等报销单据的，不再享受交通费补贴。

8.1 伙食补助标准
类 别
伙食补助标准
备 注
特 区
30元/天
按在特区的实际住宿天数计算、在途中时间按一般地区计算
其余地区及本区县市
20元/天
按出差天数计算
在桂林市、玉林市范围内（不含桂林、玉林城区）出差早出晚归：
单程在100公里以下；
单程100公里以上（含100公里）；
桂林、玉林城区内

10元/天
20元/天
无补助

误餐补助
误餐补助
下午15点以前回到桂林、玉林或本公司驻地；或者下午15点后离开桂林、玉林或本公司驻地出发的
按半天计补助
以客车时刻表时间为准
1、在岗员工到桂林市、玉林市或本公司驻地外参加各种学习、培训班:
时间不足1个月的；
1～3个月的；
3个月以上～5个月的；
5个月以上的；
学习期间离开驻地到外（公司所在地除外）实习或社会调查的
2、非在岗员工到桂林市、玉林市外出参加各种学习、培训班的

7元/天
6元/天
4元/天
3元/天
10元/天

无伙食补助
学习、培训必须经公司领导批准、管理部审定
公司的外驻人员（桂林分公司的除外）
10元/天
1、对除公司驻地所租住房外，公司又另外租房给其住宿者，不再给予伙食补助。
2、夫妇同在一地且有固定住地的（不管夫妇是否同是XX员工，也不管固定住地是否XX出资），亦无伙食补助。
3、桂林分公司常驻人员的伙食补贴2004年按原通知执行，2005年1月1日按此规定执行
离开驻地到外地出差则按出差的相应标准给予伙食补助（驻地的10元/天不再补给）。

8.2 外出（桂林市、玉林市外）开会或非学历型的外出短期培训学习,会议期间如会议组织者开具有会务费、交通费、资料费等报销单据的，伙食补助按标准的50% 给予补贴, 但必须附有会议或学习通知。

9 报销凭证要求
9.1 报销凭证必须是合格的发票（或收据），不符合规定的发票（或收据），不得作为财务报销凭证，经办人员应拒收，审核人员应拒绝办理有关手续。
9.2合格的收据应是财政部统一印制的收据并盖有收款单位的财务专用章。
9.3合格的发票必须符合如下规定：
9.3.1 发票必须是报销联或发票联。
9.3.2发票必须有税务机关的发票监制章（并套印有全国统一发票监制章）。
9.3.3发票上的购货单位或客户名称，应是详细填写的公司名称。
9.3.4发票必须使用复写形式填制或打印，书写要规范（如大写金额“零”不能写“另”，等）字迹应清楚，不得涂改、挖补，而且大小写金额必须相符，全部联次的内容和金额须一致。
9.3.5发票项目必须填写齐全，如：发票的日期、购货单位名称、品名、计量单位、数量、单价和金额、收款单位名称等发票上所列的内容必须填写齐全。各项目内容应正确无误。
9.3.6 属增值税发票的，还必须符合以下规定：
①发票联和抵扣联加盖开票单位的发票专用章或财务专用章；
②购货单位名称、地址、电话、税务登记号（电脑票为纳税人识别码）、开户银行及帐号等各项必须填写（或打印）正确；
③销货单位名称、地址、电话、税务登记号（电脑票为纳税人识别码）、开户银行及帐号等必须盖蓝色条形章（或电脑打印），而且各项必须填写（或打印）正确。
④开具纳入防伪税控系统的增值税专用发票的，还要保持票面清洁、密码清楚，打印不得压线，密码区不得污损及其他字迹覆盖在上面，包括开票人、收款人在内的项目必须填写齐全。
9．4发票的票、物相符，票面金额与实际支付的金额相符。
9．5 发票的开票方与收款方必须一致（如：签订有合同协议书的合同协议书上的单位名称、收款单位名称、发票上单位名称必须一致）。
9．6 采购物资符合开具增值税专用发票条件的，必须向供货方索取增值税专用发票。
9．7 企事业单位开具的发票必须有填制单位的财务专用章和经办人的签名或盖章，个体户开具的发票必须有业主或收款人的签名或盖章。
9．8住宿发票的客户（住宿人）姓名必须与出差人姓名一致，还须注明住宿日期、住宿天数。
9．9复印资料的费用发票必须附上明细清单，注明复印的内容。
9．10业务招待费发票必须是饮食服务业专用发票。
9．11 船票必须有舱位。火车票必须有日期。出差乘坐同一趟汽车的车票，票面金额相等的，号码必须连续。
9．12 运输发票应是严格规范的、税务机关认可的，而且是购进货物或销售货物的运费，并且不能与其他杂项费用（如装卸费、搬运费等）混合开具，有抵扣联的要同时附抵扣联，加盖发票专用发票章或财务专用章，没有抵扣联的要加复印件一份。
9．13属公司办公用车辆（包括各部门、各分（子）公司）外出加油，凭正式的发票（发票上要求打上车牌号码）和填制公司规定的《机动车辆用油登记表》后，按审批程序进行审批报帐；总部的办公用车辆在桂林市内的加油要求按《公司车辆定点加油管理规定》执行。
9．14属公司办公用车辆（包括各部门、各分公司）修理所用的修理材料必须要有配件清单并加盖公章，经办人及验收证明人签字。总部的车辆维修必须到管理部指定的维修点维修，费用发票必须经管理部领导审批；车辆入户在股司销售公司的修理费用经股司车管科审批，在股司报销；各分（子）公司的车辆修理费用经分（子）公司总经理审批，财务主管核对后，在分（子）公司报销。
9.15票据的粘贴要求同：可报销的各项费用票据请分类按时间顺序、金额的额度进行粘贴（如：过桥、过路费按金额；差费里的车票、飞机票、住宿票、出租车票分类粘贴，订票费和机场建设费等杂费可贴在一起。）。经办人必须在发票（特别是没有实物数量的发票，如业务招待费发票等）的粘贴单上注明用途并签名，属购物和委托加工发票还必须填制验收入库单、领用单。

10 报帐规定
10.1上一次未报清账之前不能再次借款，特殊情况需借款的，必须经副总裁或总会计师批准。
10.2原则上不准代他人进行现金借款，特殊情况需代借款的，必须要有委托书，经副总裁或总会计师批准。
10.3专职小车司机或其他人员单独随同公司高级职员出差，按所随同领导标准报销时，无住宿发票的不再按本人标准的50%补给，所随领导可报出租车票的，陪同人员也不再享受15元/天的交通补贴。
10．4 如购买胶卷及扩印等的发票，除公司作宣传广告使用外，其余须附底片一起经财务部审核人员审核验证后方可报销。
10.5购买办公用书籍，必须由各部门指定人员管理并办理书籍入库验收手续方可报销。
10.6 各分（子）公司租房必须具备经审批生效的合同协议，租赁费、水费、电费必须要有当地的正规发票并注明起止日期，水费、电费用要有抄表的数据。（应交费的度数=本次抄表数-上次抄表数）
10.7公司各部门、各分（子）公司所订报纸、杂志内容必须与业务或市场营销有关，刊订费必须是邮局正规发票并注明所订报纸、杂志名称，娱乐性报纸不予报销。
10.8各分公司员工从出差当天到回来当天（期间）的伙食费、住宿费、交通费按出差规定报销，不再给予长驻补贴。
10.9购买金额较高（金额在200元以上）的办公用具（低值易耗品），如计算器、办公桌、沙发、开水器、皮包等，必须按《零星采购管理规定》的审批流程办理完毕方可报销。
10.10 各部门、各分（子）公司的主管以上管理干部、高级职称、中级职称人员以本XX营销公司下文聘用为准。
10.11因特殊情况乘坐软卧、飞机，住宿费超标要实报的，要注明原因经部门正职签字后再经总会计师或副总裁批准，在本部门费用指标内报销。
10.12凡只写有“食品”、“礼品” 或“办公用品”字样的发票一律不予报销。

11考核
11.1 对于弄虚作假，做假帐、报假帐（如虚开发票、伪造票据、多次外出的车票连号，虚报出差、出差天数多报，坐车时间多填，与实际出差不相符），涂改发票、提供虚假报告、先斩后奏的行为，视情节轻重给予不同的处罚：
11.1.1情节轻微的，一律没收非法所得或活动所得，给予公司范围内通报批评、同时处以个人作假金额2倍扣罚；
11.1.2情节严重的，一律没收非法所得或活动所得，给予公司范围内通报批评、调离工作岗位处理，同时处以个人作假金额5倍扣罚；
11.1.3情节严重，影响恶劣的，一律没收非法所得或活动所得，给予公司除名处理，并应按有关规定，追究经济责任或法律责任。
11.2借款人逾期（三个月内）不报帐或不还清借款的，除从本人工资中扣回借款外，同时扣罚占用资金利息（按同等的银行借款利率）。
11.3借款人因工作变动，调离（包括公司内外调动）、辞职、解聘或解除劳动合同的，公司人力资源部门必须在该借款人所在单位及财务部确认其报清帐后方能签字放行。否则，造成借款无法收回，责任由人力资源部承担。
11.4除以上三点外，对违反本规定的行为，给予公司范围内通报批评。

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