酒店财务部采购部服务流程与规范.docx

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第10章财务部服务流程与规范 10．1 财务部组织结构与责权 10．1．1 财务部组织结构财务部岗位设置图人员编制财务总监总监级人采购经理财务经理经理级人稽核主管成本控制主管财务主管收银主管会计主管主管级人营业点收银领班总出纳领班级人外币兑换员现金出纳员银行出纳员核单员夜审员日审员明细账会计总账会计成本会计应收账款会计工资核算会计应付账款会计信贷收款员收银员资产管理员成本管理员投融资专员预算管理员文员员工级人相关说明 10．1．2 财务部责权部门财务部部门负责人财务经理直接领导财务总监职责 1．制定酒店财务管理各项规章制度并组织实施监督，同时根据实际情况不断完善 2．制定酒店财务部工作操作规范与各阶段的工作计划 3．负责酒店财务收支汇总平衡 4．负责酒店资金的收支管理 5．负责酒店财务预算管理与成本控制 6．负责酒店财务状况分析，定期提供报告 7．负责酒店发展所需资金的筹集、规划运用、使用分配管理 8．负责酒店内新开项目的预测与风险分析 9．严格执行国家的外汇管理制度，统筹酒店的外汇管理工作 10．负责酒店财务信息化管理的建设与推进 11．协助人力资源部做好财务部员工队伍建设 12．完成酒店领导临时交办的其他工作权力 1．有权参与酒店经营战略的制定并有建议权 2．有权参与酒店各阶段经营计划的制定并有建议权 3．具有酒店内财务管理计划、发展的决定权或建议权 4．有权对违反酒店财务制度的行为和过失提请处罚 5．具有各部门费用报销的审核、审批权 6．具有财务部组织机构建立、员工考核的权力 7．具有财务部内部员工聘用、解聘的建议权 8．具有要求相关部门配合相关工作的权力 9．具有财务内部工作开展的自主权 10．其他相关权力相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．3 收银处服务流程与规范 10．3．1 不同结算方式服务流程与规范流程名称不同结算方式服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范账款结算准备工作结束收银 1．准备工作（1）收银员到岗后整理工作台，检查收银机能否正常工作，查看打印纸、色带是否清楚，是否需要更换（2）与收银领班一起清点备用金与其他款项，清点无误后，在登记本上签收（3）领取该班次所用的账单和收据，检查账单和收据是否顺号，如有，及时更换（4）查阅交接记事本，了解上一班的遗留问题，以便及时处理 2．账款结算（1）处理现金结算 ①收银员开具账单，告知客人应付钱款，将账单交给客人，请其签字、确认 ②客人确认并支付现金后，收银员应唱收现金数量并当面验收现金的真伪 ③依据账单复核钱款数无误后，收下现金并为客人找零（2）处理信用卡结算 ①当客人提出用信用卡结算时，收银员首先要核对以下内容 ⅰ核对信用卡是否在本酒店的接受范围之内，根据各自的标志来识别 ⅱ核对信用卡正反面是否有疑点，包括大小、原料、图案、颜色以及背面签名是否有涂改、双重及无签名情况 ⅲ核对信用卡的起止日期是否有效：过期或未到期卡没有支付能力不予受理 ②核对有效后，进行刷卡，然后在签购单上压印信用卡号（注意压印清晰，无颠倒），并将日期调至压卡当日 ③在签购单上填写经客人确认后的金额、持卡人的证件号码（国内发行的卡）和经办人姓名等，然后将签购单交给客人签字 ④核对签购单上的签名与信用卡背面的签名是否一致，如不符应重压单再签 ⑤若客人消费总额超过信用卡规定限额，应致电银行授权中心申请授权，获得授权号码后，将其填写在签购单的授权号码栏内 ⑥结算手续办完后，双手将信用卡递送给客人，取下签购单持卡人联和已盖过付讫章的账单第一联，将其订在一起后递送给客人（3）处理支票结算 ①客人提出用支票结算时，收银员应请客人出示证件并查验支票，具体查验内容如下 ⅰ辨别支票的真伪 ⅱ检查支票是否过期，不得接收过期及超过限额的支票 ⅲ检查支票上的印鉴是否清楚、完整 ⅳ及时统计限额支票的消费，一旦超出限额，立即通知各营业点停止签单消费 ⅴ告知客户其消费已超出支票金额，需及时补交，以免影响其消费 ②查验无误后，使用黑色签字笔或黑色墨水笔填写支票，填写内容包括酒店名称、日期、客人消费金额和个人签名并请客人在相应的位置签名 ③将客人的姓名、证件号码抄录在记录本上后将证件归还给客人并向客人致谢（4）处理挂账结算 ①客人要求挂账时，收银员应询问客人是住店客人还是非住店客人 ②若是住店客人，则按以下步骤进行挂账结算 ⅰ请客人出示房卡，在电脑中查询客人是否可以挂账。若可以，请客人在账单上签字，然后核对客人名字、房号是否与电脑中的记录一致 ⅱ确认无误后，选择挂账方式进行结账处理并将房卡归还给客人 ⅲ在登记本上记下客人的姓名、房号、消费金额和消费时间，在下班时将账单第一联送至前厅收银处并请前厅收银员在登记本上签收 ③若是非住店客人，则按以下步骤进行挂账结算 ⅰ确认客人是否在酒店可挂账客户名单之内，消费金额是否在酒店规定的信用额度之内 ⅱ若属单位挂账，应告知客人挂账单位授权人姓名，若是非授权人签单，应请其出示挂账单位临时书面授权书，收银员要检查消费金额是否在授权书消费限额内 ⅲ若属临时挂账客户（不在酒店可挂账客户名单之列的），必须严格按照酒店关于挂账的规定执行，由有权限的管理人员书面同意或担保 ⅳ请客人在账单上签名，注明挂账单位名称；旅行团挂账时，只可由领队签名 ⅴ客人签名后，核对账单上的签名与客人预留签名是否相符 3．结束收银（1）收银员清点当班取得的现金、支票和信用卡等，将其填入日报表，根据电脑中的营业收入和账单营业收入逐张清点，确保各种款项正确（2）逐项填写现金袋上的项目，并将日报表的财务联和现金、支票、信用卡及挂账授权书（非授权人签单时出具的）等一起放入袋内，在接班收银员或夜审员的监督下，将现金袋放入保险箱内（3）将用过的账单、日报表等整理好，放在指定位置，供夜审审核（4）对于未使用过的账单，要检查一下与已使用过的账单最后一张是否有连号，检查无误后，若下一班次继续使用，在领用栏内签字办理交接手续；若当天工作结束，应将未使用的账单退回领班处并办理退回签字手续相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．3．2 收/退预付款服务流程与规范流程名称收/退预付款服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范收取预付款询问付款方式退还预付款 1．询问客人付款方式（1）客人要求提供的服务（如住店、租用汽车等）需交纳预付款时，收银员需向客人说明预付款比率（2）根据客人入住或租用的天数，告知客人预付款数额并询问客人付款方式 2．收取预付款（1）根据客人的付款方式（如现金、信用卡、支票、挂账等），收银员按照不同结算方式服务规范收取预付款并填写预付款单（2）请客人在预付款单上签名确认，然后将客户联交给客人保存（2）若酒店部门经理级以上人员同意免收保证金，收银员应请担保人在登记单上注明原因并签字。对于手续不全的单据，有权拒收 3．退还预付款（1）客人消费结束时，收银员按照多退少补的原则进行结算（2）若需退给客人预付款，收银员应填写退款凭证，注明退款的日期、房号（住店客人）、金额、原因（3）请客人在退款凭证上签字，同时收回预付款单客户联，再按实际消费额开具正式发票。如遇单据丢失，请客人在退款凭证上注明（4）确认无误后，按照客人当初的付款方式将余款退还给客人，即收现金退现金，收支票退支票（不到支票起点金额可退现金）（5）若住店客人急需现金，要求预支预付款时，收银员应按照以下步骤操作 ①收银员填写现金支出凭证，注明付款原因并请客人签字 ②若客人使用信用卡提现（小额），应额外收取5％的手续费作为其他收入，填写凭证并请客人签字 ③按照酒店有关规定得到相关人员的批准后，将现金支付给客人相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．3．3 住客欠款催收服务流程与规范流程名称住客欠款催收服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范催收欠款核查欠款事实跟进催收情况 1．核查欠款事实（1）前厅收银处领班根据财务部发来的催款通知信，认真确认客人的姓名、房号、抵店和离店时间（2）凭应收欠款清单与前厅收银员核对欠款收取情况（3）核查欠款客人是否有担保人或介绍人，所欠款额数量等 2．催收欠款（1）前厅收银处领班书写催款留言条，注明需付款金额和付款期限，请客人到前厅收银处付款（2）请行李员将催款留言条送至客人房间（3）及时询问前厅收银处，客人是否按规定期限付款（4）留言催款无效时，应电话通知客人欠款情况及欠款金额，向客人说明酒店有关欠款的规定和针对拖欠款事宜作出的处理规定，请其在财务部催款通知信的规定期限内到前厅收银处付款（5）电话通知无效时，与保安和服务员一起到客人房间催收（6）将客人答应在规定期限内的付款时间通知前厅收银处和接待处 3．跟进欠款催收情况（1）前厅收银领班定期了解客人是否在规定期限内付款并做好记录（2）对未按规定期限付款的客人，应立即按酒店有关规定采取措施（3）详细记录客人欠款情况并报告收银主管相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．3．4 客人赔偿操作服务流程与规范流程名称客人赔偿操作服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范办理赔偿手续接收赔偿表做记录 1．接收物品损坏赔偿表（1）前厅收银处接收到物品损坏赔偿表后，应检查是否有客人的签字确认（2）若有，应及时将物品损坏赔偿项目入账并在记录本上登记客人姓名、房号、入账时间、损坏物品和经办人等 2．办理赔偿手续（1）客人结账时，收银员向客人出示物品损坏赔偿表，经客人确认后，请客人按赔偿金额付款（2）若客人要求将损坏物品带走，收银员应在物品损坏赔偿表上注明“此物品已带走”并请领班签字 3．做记录（1）收银员在记录本上登记客人赔偿办结时间和经办人（2）将账单和物品损坏赔偿表订在一起存档相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．4 财务处服务流程与规范 10．4．1 年度预算编制服务流程与规范流程名称年度预算编制服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范编制财务预算制订编制方针确定年度预算形成预算初稿修改预算初稿 1．制定编制方针（1）酒店总经理和财务总监根据酒店的战略发展目标，确定下年度酒店的整体经营目标和财务目标（2）酒店总经理召集预算管理委员会，根据酒店下年度的财务目标并结合之前的预算情况制定预算编制方针和大纲 2．各部门编制财务预算（1）财务处向酒店各部门下发预算编制方针和大纲（2）酒店各部门根据预算编制要求，编制本部门的预算并报财务处（3）在各部门编制预算的过程中，财务处要为其提供各种预算资料（如现金流量、收入、成本、资产、负债） 3．形成年度预算初稿（1）财务处汇总各部门预算并经测算、平衡、审核后，形成年度预算初稿，上报预算管理委员会审批（2）预算管理委员会召开会议讨论年度预算初稿并提出修改意见 4．修改年度预算初稿（1）财务处召集酒店各有关部门，下达预算管理委员会的修改意见（2）各有关部门按照预算管理委员会的意见进行修改后再报财务处 5．确定年度预算（1）财务处再次汇总修改后的各部门预算，将酒店年度总预算上报预算管理委员会审批（2）预算管理委员会审批通过后，报总经理审批（3）总经理审批通过后，财务处向各部门下发酒店年度总预算相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 11．3．2 采购控制服务流程与规范流程名称采购控制服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范选择供应商制订采购计划验收、付款签订采购合同实施采购 1．制订采购计划（1）采购部经理根据采购申请及采购物资库存情况制订采购计划，包括采购物资的具体信息（如名称、品种、规格、数量）、采购时间、采购预算等内容，经财务部经理审核后报酒店总经理审批（2）总经理审批通过后，采购部经理组织下属员工开始实施采购计划 2．选择供应商（1）采购员进行市场调查，找出三家以上有代表性的供应商进行综合考察，在考察中要重点了解供应商的实力、专业化程度、货物来源、价格、质量以及目前的供货状况（2）收到报价后，采购主管组织有关专家成立评价小组，对供应商报来的货品价格以及质量、信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商 3．签订采购合同（1）采购主管就采购事宜与供应商进行谈判和磋商（2）采购主管与供应商签订采购合同，具体内容包括物资名称、规格、数量、单价、交货日期，付款方式，违约责任等（3）采购主管将采购合同报采购部经理、酒店总经理审批 4．实施采购（1）采购合同审批通过后，采购员向供应商发出订货单（2）供应商收到订货单后，按合同要求及时发运物资（3）采购员跟踪供应商的发货情况，如有问题，及时与供应商沟通 5．验收、付款（1）收到采购物资后，收货员依据检验标准进行检验，将厂商、规格、数量以及检验单号码等填入检验记录表（2）若判定合格，则将物资标示为合格，填写检验合格单，通知仓管员办理入库手续，根据合同中的付款方式办理结账手续（3）若判定不合格，则将物资标示为不合格，填写检验不合格单，通知供应商办理退货手续相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 11．4 采购服务流程与规范 11．4．1 物资请购服务流程与规范流程名称物资请购服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范更新替换请购新增物品的请购补仓物品请购制定请购办法 1．制定物资请购管理办法（1）采购部经理结合酒店的实际情况制定酒店物资请购管理办法，报酒店总经理审批（2）总经理审批同意后，酒店各部门按照管理办法进行物资的请购 2．新增物品的请购（1）若部门想添置新物品，部门经理应撰写新增物品申请报告，经财务部审核后，报总经理审批（2）总经理审批同意后，部门经理填写采购申请表，表中要说明采购物品的名称、数量、需求日期、预算金额等，连同申请报告送交采购部（3）采购部经理审核同意后，按采购申请表上的要求，制订新增物品采购计划，报总经理审批（4）采购主管组织采购员按照新增物品采购计划进行采购 3．更新替换旧物品的请购（1）若部门欲更新替换旧物品，部门经理应先填写一份物品报损报告，经财务部审核后，报酒店总经理审批（2）总经理审批同意后，填写采购申请表（包括物品的名称和规格、最近一次订货单价、最近一次订货数量、提供本次订货数量建议等内容），连同物品破损报告送交采购部（3）采购部经理审核同意后，按采购申请表上的要求，制订更新替换旧物品的采购计划，报总经理审批（4）总经理审批同意后，采购主管组织采购员按照采购计划进行采购 4．补仓物品的请购相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 11．4．2 食品采购服务流程与规范流程名称食品采购服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范选择供应商制订采购计划实施采购验收、结算 1．制订食品采购计划（1）采购部经理根据酒店营业计划和餐饮部的采购申请编制食品年度、季度、日采购计划，经财务部经理审核后，报酒店总经理审批（2）总经理审批同意后，采购主管组织餐饮采购员实施食品年度、季度、日采购计划 2．选择供应商（1）餐饮采购员应根据采购计划的要求，进行市场调研，选择3～5家供应商，向其询价（2）收到报价后，采购主管组织专家成立评价小组，比较供应商所提供食品的质量和价格，最终确定一个质量好、价格低的供应商（3）采购主管与供应商就采购事宜进行谈判后签订合同，报采购部经理、财务部经理、总经理审批 ①对于年度采购任务，采购主管需同供应商签订采购合同，注明品名、规格、等级、数量、价格、交货方式、交货批量、验收标准、付款方式等具体条款 ②对于季度采购任务，指采购冰冻海、河等产品，因这些食品季节性强，只能进行批量采购。采购时，应同供应商签订合同，注明品名、规格，以及数量、单价、金额、交货方式、交货地、交货期以及验收、付款等具体条款 ③对于日采购计划，指采购蔬菜、鱼类、肉类等鲜活产品。采购主管同供应商签订采购合同，注明品名、规格、等级、数量、价格、每天的交货时间、验收标准、付款方式等具体条款（4）进行大批量或高档食品及原料采购时，采购部经理应亲自参与采购工作，对质量、价格加以控制 3．实施采购（1）采购员根据电脑上采购申请表的品种、数量，在电脑订货单上输入价格，然后通知供应商按指定日期送货（2）对于特定的进口食品、数量或金额大的订货计划，根据使用部门的要求，上报总经理批准后才可订货（3）各部门的急需购买申请，使用部门须先文字通知采购员，后将需订货的品种、数量输入电脑，采购员以电脑采购申请表为准，按定价输入电脑并马上落实购买（4）在采购过程中，为使自己处于主动地位，采购部应尽可能在事先取得经餐饮部认可的食品样品后，支付供应商最少量定金。待符合样品原料全部到货后，再支付一定比例的货款并留有一定数额的尾款，以防原料中有不符合样品的原料夹带 4．验收、结算（1）食品采购后，直接进厨房的由收货员配合厨师长或其指定人员进行验收；入库的由收货员和仓管员一起验收（2）验收合格后，采购员将采购申请表、订单和验收单等交给财务部，由财务部与供应商结算（2）若在验收时，发现食品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、质量不符，采购员应与供应商联系，及时办理退货、换货手续相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 11．4．3 物品采购服务流程与规范流程名称物品采购服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范选择供应商制订采购计划实施采购验收、结账 1．制订物品采购计划（1）采购部经理根据酒店营业计划和相关部门的采购申请制订物料年度、月度和临时采购计划，报财务部经理、酒店总经理审批（2）财务部经理、总经理审批同意后，采购主管组织物品采购员实施物品年度、月度和临时采购计划 2．选择供应商（1）物品采购员应根据采购计划的要求，进行市场调研，选择3～5家供应商，向其询价（2）收到报价后，采购主管组织专家成立评价小组，比较供应商所提供食品的质量和价格，最终确定一个质量好、价格低的供应商（3）采购主管与供应商就采购事宜进行谈判后签订合同，报采购部经理、财务部经理、总经理审批（4）如采购物品属新品种，则需会同使用部门与供应商联系洽谈，取回样品（样本）进行试用，试用合格后，转入第（3）步骤（5）对大批量或高档物品的采购及新品种采购，采购部经理应亲自参与采购工作并对质量、价格加以控制 3．实施采购（1）合同审批通过后，物品采购员向供应商发出订货单 ①需购物品是酒店已确认或补充库存的，应按原定规格、型号、颜色、价格等要求办理，从原定供应商处按质、按量、按时购进 ②计划外和临时少量急需品，需经总经理或总经理授权的有关部门经理批准后，采购员才可进行采购，以确保使用部门需要（2）物品采购员要定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应商在交货期内交货 4．验收入库（1）物品采购后，收货员按照订单对物品的数量、质量等进行验收（2）验收合格后，直拨到使用部门的物品，收货员按照酒店有关规定办理领用手续；入库的物品，由仓管员办理物品入库手续。采购员根据合同约定为供应商办理结账手续（3）若发现物品同采购计划中的品名、规格、数量、价格质量不相符或有问题，应及时通知采购员，由采购员与供应商联系，办理退货、换货手续相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 11．4．4 鲜活货品采购服务流程与规范流程名称鲜活货品采购服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范采购鲜活货品填写采购申请表验收、结账 1．填写鲜活货品采购申请表（1）厨师长根据所需鲜活货品填写每日鲜活货品采购单，填写时注意以下内容 ①所需货物量是否与第二天的需求量相符 ②仔细检查是否有重复项目 ③次日是否有临时团队或宴会（2）厨师长将采购单交行政总厨批准，行政总厨审核时注意以下内容 ①货品量是否与第二天所需量相符 ②检查是否有重复项目 ③次日是否有临时团队，如有将所需货品及需求量加上 2．采购鲜活货品（1）行政总厨批准后，厨师长将每日鲜活货品采购单交给采购部（2）采购员根据食品日采购计划和鲜活货品采购申请表到指定供应商处采购货品或者供应商按照采购合同每天到酒店取鲜活货品采购申请表，于第二日（或规定时间内）按质、按时、按量送货 3．验收、结算（1）收到鲜活货品后，收货员配合厨师长或厨师长指定人员对其数量和质量进行验收（2）验收合格后，鲜活货品要直接入厨房，厨师长或厨师长指定人员应办理领用手续；采购员将采购申请表、验收单等交财务部，财务部与供应商结算相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．5 会计处服务流程与规范 10．5．1 日记总账制作服务流程与规范流程名称日记总账制作服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范登记日记账编制记账凭证核对账簿登记明细账登记日记总账编制会计报表 1．编制记账凭证（1）会计粘贴原始凭证并分类、编制成原始凭证汇总表（2）根据原始凭证汇总表编制记账凭证（收款凭证、付款凭证与转账凭证） 2．登记日记账（1）会计根据收款凭证、付款凭证登记现金日记账（2）根据收款凭证、付款凭证登记银行存款日记账 3．登记明细账（1）会计根据记账凭证和有关原始凭证或原始凭证汇总表登记明细分类账（2）在登记明细账时，可采用三栏式、多栏式和数量金额式 4．登记日记总账（1）会计根据记账凭证逐笔登记日记总账（2）在登记时，要尽量减少记账凭证的数量，以减轻登记日记总账的工作量 5．日记账明细账与总账核对（1）会计核对总账各账户的余额是否正确（2）核对总账和明细账是否正确（3）核对总账和日记账是否正确 6．编制会计报表（1）会计根据日记总账和明细账编制会计报表，经会计主管审核后，报财务经理审批（2）财务经理审批同意后，上报财务总监、酒店总经理审批相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．5．2 应收账款核算服务流程与规范流程名称应收账款核算服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范编制、复核凭证审核原始凭证期末账务处理编制明细表处理到账情况 1．审核原始凭证（1）应收账款会计对相关部门提交的原始凭证进行审核（2）若发现原始凭证存在不合规现象，在及时按酒店有关规定采取处理措施 2．编制、复核记账凭证（1）应收账款会计根据审核无误的原始凭证编制记账凭证（2）将记账凭证交给复核人员复核（复核的主要内容有总账科目、明细科目选用是否正确，应收账款下的往来单位名称、单证号等信息是否准确，各类收入计算是否准确）（3）复核通过后，由复核人员在凭证上盖章 3．编制应收账款明细表（1）应收账款会计根据记账凭证编制应收账款明细表（2）在登记明细账时，可采用三栏式、多栏式和数量金额式 4．处理应收账款到账情况（1）应收账款到账后，应收账款会计及时进行核销（2）若应收账款未能按时到账，应及时联系有关部门确认原因（3）会计处会同有关部门对应收账款未能及时到账原因进行分析，向欠债人发出应收账款催款通知单 5．期末账务处理（1）欠债人归还账款后，应收账款会计及时进行核销（2）欠债人拒不付款的，编制应收账款账龄分析表，正确计提坏账准备，记入当期损益，同时由企业法务人员开始法律诉讼相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．5．3 应付账款处理服务流程与规范流程名称应付账款处理服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范核对款项入账支付前的审批支付款项记账 1．入账（1）应付账款会计审核收货员转来的收货单和入库单据金额是否正确，是否有使用部门或者仓管员的签字（2）根据审核后的单据，记入各供应商应付款账户 2．核对款项（1）应付账款会计于酒店规定时间与供应商核对应付款项（2）若发现有争议的款项要进一步查明原因，保证双方应付款项一致 3．支付前的审批工作（1）应付账款会计审核供应商提供发票的真伪，审核金额与核对过的金额是否一致，审核发票的开具单位是否为酒店供应商（2）审核通过后，填写支票申领单并连同发票交会计主管核对审批，如有确切支付金额，还需填制付款记账凭证（3）会计主管将应付账款会计转来的付款凭证认真检查无误后，转交财务部经理审批，然后交财务总监批准 4．支付款项（1）应付账款会计根据手续完备的支票申领单填写转账或现金支票，同时填写成批支票签章明细表，以便有关人员核对（2）将支票上交给财务部经理，由其在支票上加盖“财务支票专用章”，后交财务总监在支票上加盖财务总监人名章及总经理人名章，待预留印鉴盖齐后即可向供应商发放款项（3）通知供应商领取支票时，需在支票领用登记本上注明日期、支付内容、支票号、领取人亲笔签字、取票日期等 5．记账（1）应付账款会计根据已经支付的付款原始凭证编制付款记账凭证，检查实际支付金额与发票金额是否相符，按日期顺序编号交有关人员登记入账及输入电脑（2）随时核对替换无发票收货记录，于月底将当月未付款项编制转账凭证，挂入应付结算账款并输入电脑（3）每月编制应付账款账龄报表及现金流量表、资金预测表相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．6 审计处服务流程与规范 10．6．1 夜审工作服务流程与规范流程名称夜审工作服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范进行财务审核准备工作填写夜审报表送交日审办公室 1．准备工作（1）夜审员在上班前了解日审员的有关交班事宜，检查打印机和电脑是否正常（2）汇总各营业点的缴款凭证和账单，将其分成三类：前厅客房结账单及收银日报表；餐饮部的缴款凭证及账单；康乐部的缴款凭证及附件单 2．进行财务审核（1）夜审员核查酒店当日前厅及各收银处的各种账单、票据、结算凭证是否齐全，所有的单据必须准确，真实记载名称、数量、金额，同时输入电脑（2）核查散客和团队入住和离店的时间及用房间数、房价是否按规定收取，陪同房、免费房、折扣房是否有规定的批准手续（3）核查各营业点的各种优惠、折扣、减免、赠送是否符合规定（4）审核酒店当日各营业部门每班的收银员报告与交款表的数据是否一致（5）审核酒店当日各营业点各种消费项目明细表（6）审核各种签单、挂账是否符合规定，根据日明细账报表做好相应的分单（7）核对收银员的账单、收款收据、杂项支出、信用减免使用是否正确，以及所有单据必须联号使用，不得跳号跳页，作废账单是否三联齐全（8）核查转账结算的款项和因公招待账单是否正确，是否符合制度或审批手续（9）核对结账收入差额表中每笔冲账是否合理，是否有领导签准，并对日审、应收账款、收银员的合理调账要求，在做夜审前调整完毕，并写明各部位调账核减原因（10）根据收银员交款表做相应银行的POS机结算（11）完成各营业部的成本报表 3．填写夜审报表（1）财务审核无误后，夜审员将收银员上交的账单按部门分类汇总，统计出准确的各类消费总数及收入总额（2）做电脑系统数据备份，打印出各营业部门的各种报表、数据（3）根据各种报表和数据，编制酒店营业日报表，填写夜审报表，请另一名夜审员签字审核 4．送交日审办公室（1）各项工作完成后，夜审员将资料进行整理分类并做好夜审记录（2）将资料送交日审办公室，将发现的收款工作中存在的问题报告给稽核主管及有关领导尽快处理解决相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．6．2 日审工作服务流程与规范流程名称日审工作服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范进行日间审核准备工作填写日审报表收尾工作 1．准备工作（1）日审员准备好要用的笔、计算器、纸和工作表等（2）将需要审核的资料分类整理好后，放在工作台上 2．进行日间审核（1）日审员核算昨日夜审所做各种报表，检查夜审所做的报表是否按收银员提供的资料完成，报表是否平衡、完整，核对无误后上交稽核主管（2）查看夜审工作记录，及时处理查出的问题，在问题空格处注明怎样解决问题，对超出职能范围的问题，及时向稽核主管汇报（3）检查前一日发生的营业收入调整冲账是否合理，是否已按规定流程审批（4）核对前厅及各营业点收银处的发票、账单、报表及有关原始凭证的内容是否完整，有否错漏、虚假，账单、发票合计数与报表是否相符（5）检查转外客账的各种账单是否符合手续，检查各营业点住客转账收入与夜审员报表是否相符（6）检查离店客人余额表，如有未结账的款项，查明原因并及时作出处理（7）协助稽核主管对各部位收银情况进行监督及管理，发现问题及时纠正，保证收银按财务制度进行 3．填写日审报表（1）日审员根据核对后的各项收入编制凭证，及时做电脑汇账，连同电脑结账单或营业点收入明细表一起交稽核主管（2）根据日审工作情况，填写日审报表（包括日审调整表、收益总结表等），并报稽核主管审阅 4．收尾工作（1）日审员将需夜审员修改的电脑报表部分或应由夜审员解决的问题，以及传达的通知、协议等事宜及时做日审留言（2）把每日审核过的各类原始账单、报表按日期、序号存放并妥善保存相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．7 成本控制处服务流程与规范 10．7．1 成本核算服务流程与规范流程名称成本核算服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范审核出库单据审核收货记录核算成本编制统计表 1．审核收货记录（1）成本管理员每天从采购部的收货员处拿回当日的收货报告，将其按各个厨房及库房分类（2）复核收货报告的计算是否有误，如发现问题及时处理 2．审核出库单据（1）成本管理员每天审核各部门的领料单，检查签字是否齐全（2）按照出库货物类别，分类计入各部门 3．核算当日成本、成本率（1）成本管理员将核对计算后的收货报告，按各厨房、餐厅计算当日的采购金额并记录（2）将各个厨房餐厅每天从仓库领取的食品计算出金额并做好记录（3）将每天夜审报表中的各厨房、餐厅的收入金额与每天各厨房、餐厅采购金额和出库金额的合计数，减去员工用餐和宴请金额，计算各厨房当日成本率 4．编制费用统计表（1）成本管理员根据审核后的收货报告和各部门的出库单据，编制各部门每月费用统计表（2）编制各部门实际发生费用与预算对比表，与预算相差较大的要找出原因并通知相关部门相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期 10．7．2 盘点工作服务流程与规范流程名称盘点工作服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范进行盘点盘点前的准备撰写盘点报告账务处理召开盘点会议 1．召开盘点会议（1）财务总监制订盘点计划，包括范围、日期、人员组织等，报总经理审批（2）总经理审批同意后，组织相关部门召开盘点会议，传达盘点计划 2．盘点前的准备工作（1）财务部向相关部门下发盘点通知和盘点表格（2）各部门在经理的领导下，做好以下准备 ①准备好盘点工具 ②堆置存货，应力求整齐、集中、分类 ③对于现金、有价证券等，应按类别整理并列清单 ④各项财产卡依编号顺序事先准备妥当，以备盘点 ⑤各项财产账册应于盘点前登记完毕，将有关单据如入库单、领料单等装订成册（一月一本） 3．进行盘点（1）库存物品的盘点 ①财务盘点人员以日常收货入库单、领料单、内部调拨单输入电脑后的数据为依据，在账账相符的前提下对实物逐一进行盘点 ②若有疑问及时查出原因，核对账实相符后，财务部打出收发存汇总表，由财务部盘点人员和仓管员签字认可（2）餐厅的食品原材料、酒吧的酒水饮料、客房的客用品、印刷品、清洁剂等当期实际结存物品的盘点 ①部门盘点人员清点物品数量，盘点时按顺序逐一盘点，防止漏盘、错盘、重盘等现象发生 ②盘完后将原始盘点表编号并注明盘点时间及地点后交给财务部核对 ③若有异议，财务部将部门盘点表汇总，制成正式盘点表交盘点部门主管对照原始盘点表审阅并签字认可（3）客房部、餐饮部布草、瓷器、玻璃器皿、不锈钢用品等低值易耗品的盘点 ①客房部、餐饮部每月底对以上物品进行盘点，并于次月1日前将部门盘点结果及报损报告交财务部 ②财务部每季度对以上物品进行盘点，客房部、餐饮部应予以配合（4）固定资产的盘点（每半年进行一次）：财务部与各部门相关人员一起对各类固定资产的数量、规格、物品编号、摆放地点及损坏情况进行认真记录并与原始记录核对 4．撰写盘点报告（1）盘点结束后，财务部将所有的

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