公司文件格式及操作细则.doc

公司文件格式及文件操作细则
一、目的和适用范围
1. 目的
为减少发文数量，提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
2. 适用范围
文件管理内容主要包括：公司上报下发的各种文件、资料和与工作有关的相关资料。
二．管理职责
　 按照分工的原则，各部门各类文件由各部门自行管理。
三．文件的审批
  各部门文件由部门主管签字、直属上级领导逐级审批。
四．文件发放
公司下发的文件，由文件起草部门协商确定发放范围，经上级领导审批后，由部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。文件的发放范围不得随意更改，增发时须按原发放程序办理。
五．文件管理
文件的印发、存档，应遵从本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录；并及时交有关领导及有关人员传阅。
流程：文件→文件夹→杂志匣→文件柜
1、 按事由用文件夹对文件进行分类；按照一件事一个文件套的原则，每个人准备若干个文件夹；
2、 按类别或内容将使用中的文件整理到文件夹；可以用文件夹的颜色对文件类别进行区分，专用的文件夹分门别类的存放（做好标签登记），或以颜色区分做到一目了然（如：红色表示紧急文件夹……）。
3、 文件夹收集到轻便杂志匣中；把文件夹整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上；
4、 责任人外出或离职时，务必将轻便杂志匣放到“使用中文件柜”上；用标签纸制作杂志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类；
5、 由于可看到文件夹的标签，还易于检索；每个人都应该备有“使用中的轻便杂志匣”，并在标签处填入人名。
6、 使用开放式文件架，检索、管理都很方便，避免文件私有化。
六、电子文档
电子档文件的管理建立单独的档案文件夹不同类别的文件放在相应的文件夹里（如：在公文文件夹里分别建立通知、函、行政命令文件夹、再按照文件的时间建立文件夹做到所有的文件一目了然
1、通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有序状态。
2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障导致的文件丢失。
3、对重要文件做好电子文件的保密工作，即准确设定电子文件的访问权限。
七．文件损坏/丢失
文件在有效期内丢失或损坏，应由丢失或损坏文件的部门人员提出更换/补发；
1. 丢失文件，文件管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的文件号；
2. 损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件号不变，不再重新登记。
八．文件的作废
作废的文件应及时收回并销毁，时效性受控文件不再收回和销毁，逾期自行作废。 对有必要存档或为积累知识而保留的作废文件须有作废标记，以免误用。作废的文件如果不及时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。可参照以下的方法进行：
1. 按文件进行废弃；
2. 按文件夹进行废弃；
3. 按项目进行废弃；
4. 按颜色进行废弃。
九．文件的领取及保存
1. 领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。
2. 对文件进行分类可分为保存型文件和保管型文件。
3. 保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类，把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹，保存型文件箱中，并标明“作废日期”，文件保存到期后立即废弃、扔掉或销毁。
4. 永久保存的文件资料，可以使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等，节约成本 。
 十．记录保管
1. 一般文件，在文件作废后仍需保存1年。
2. 重要文件在文件作废后仍需保存2年。
操 作 步 骤
一、文件分类
常用文件可分为：公文类、资料类、表格类、……
公文类：
1、请示类(下对上)：
A、地区:店铺对公司 B、地区:各部门对公司
C、公司对总公司
2、通知类(上对下)：
A、总公司对各部门 B、销售部门对店铺
C、店长对店员
3、函( 平级部门或对外单位)
A、平级:公司各部门对各部门
B、对外:本公司对其它事业单位
4、行政命令
A、晋升考试通过后管理层人员的任命
B、调动 C、人事任命
5、非正式公文类
A、晋升提报名单 B、市调报告
公文格式
1、公文型式：

等级
收发文对象
内容
通知
上对下
公司对商铺
店长对员工、公司对部门
营销方案、晋升名单、作业流程…
请示
下对上
部门对公司领导
店铺对公司领导
晋升提报请示、
申请物料、费用等……
告报
下对上

工作提案或事件
函
平行单位
部门/分店

行政命令
上对下
总裁对全体
人事调动、任命
制度实施方案
(备注：部份级别的人事任命可以直接用通知的格式)
2、非（正式）公文型式
提案、市调报告、公文附件不需签审，内容应全面周全以便领导阅览。
3、收发方式
1、传真：（需用传真发送的文件：请示详见公文范本 ）
此格式主要针对需要用传真发送的文件，如不需传真发送直接；用电子文件扫描发送电子档则直接用原文本格式；
2、复印件、电子档案
二、目视管理
以不同的颜色标识区分文件夹的类别、做到一目了然（如：发文文件或文件夹红色表示紧急文件1天之内签发、黄色为较急的文件2天之内签发、绿色为一般文件五天之内签发）

三、建立文件目录
1、建立文件目录：（在每个文件夹的第一页建立文件目录方便查找文件）
发文时间
文件名称
文件编号
页码
备注

CG-

2、建立存档目录（对所有文本文件存档保存、电子档案文档定期整理保存）
序号
编号
发件部门
文件名称
收件部门
发放日期
签收人
经办人
1

2

3

3、建立发文登记表
发文时间
文件名称
接收部门
接收人

四、文件要求：（具体要求见公文范本）
1、文件的编号：如：FG-HR-070801编号依次表示FG-CW、HR-各部门代码（人资部）、130601-一三年六月第一次发文文件各部门代码，其后以此类推。文件顺序号：01，02，03……以此类推。如进入下一个月份则文件顺序号从01开始编起，如130801。便于管理保存。
总公司各部门缩写
公司:FG、财务部门：CW、人事部门：HR、销售部门：XS、商贸物流部门：WL、 综合部门：ZH……
店铺分类：（如）XX店
文件保密等级：
1) 绝密：
极端秘密的文件，处于最高秘密级别的文件（信息等），“绝密”是最重要的公司秘密，泄密会使公司的安全和利益遭受特别严重的损害；授权副总级以上（含副总）查看。
2) 机密：
“机密”是重要的公司秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重的损害；授权经理级、主管级、店长级以上（含店长级）查看。
3) 秘密：
“秘密”是一般的公司秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受损失；授权所有公司管理干部查看。
4) 公开：
没有什么影响，可以公开的；授权公司全体员工均查看。
2、公文格式：（详见公文范本）
A、标题字体二号，黑体，应包含发文单位，具体事由，公文体裁，可根据情况略发文单位
B、受文单位(注：受文单位以标准名称为准；如发送至个人须说明所属单位及全称)
C、正文为仿宋体三号字，排版为字间距加宽0.7磅，做到一行28个字，段落间距为固定值的28磅，在正文中应写清楚内容，语言简洁明了
D、签字从左到右，从小到大依次排开
E、总部名称：XX商贸有限公司