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关于推行办公室“5S”管理的通知

为营造干净整洁的办公场所，塑造良好的公司形象。提高工作效率，改善工作质量，优化工作流程，科学规划时间及目标管理，培养优秀工作习惯，塑造高效率的企业氛围。公司再次推行办公室5S管理。现将推行工作步骤安排日下：
一、 宣传学习阶段，各部门员工要深入领会推行5S（整理、整顿、清扫、清洁、修养）管理的必要性与重要性；（9月1日-10日）
二、 组织实施阶段，各部门员工要从自身做起，将办公桌区域整理干净。参照样板图片摆放物品。（9月11-20日）
三、 制度制定阶段，由综合部制定办公室5S管理制度。（9月21日-30日）
四、 循序推进阶段，由综合部牵头各部门领导参与开展不定期监督检查（持续）

同仁们：为我们的工作为我们的心身创造舒适的环境而共同努力吧！

办公室5S管理制度（试行）
一、 目的：
为营造干净整洁的办公场所，提高工作效率，塑造良好的部门形象，特制定本制度。
二、 5S定义：
1、 整理（SEIRI）：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西，目的是把“空间”腾出来活用。
2、 整顿（SEITON）：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理，目的是不浪费时间找东西；
3、 清扫（SEISO）：将不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污渍状态，目的是清除“脏污”，保持职场干净、明亮；
4、 清洁（SEIKETSU）:将前3S实施的做法做到制度化、规范化，维持其成果，目的是通过制度化来维持成果；
5、 修养（SHITSUKDE）:培养文明礼貌习惯，自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，目的是提升个人品质，成为对任何工作都讲究认真负责的人。
三、 推行区域：
第一部分：个人办公桌及周围区域
第二部分：公司文件柜及公共区域（地板，办公桌，椅子，文件柜，饮水机等）
四、 5S工作开展
1、 整理阶段
⑴、推行步骤：
①、现场检查：对工作现场进行全面检查
②、区分必需和非必需品：使用频率在每天、每周、每小时的物品即为必需品
③、清理非必需品：将必需品留下，非必需品分类后放入抽屉，柜子或者移出工作区域。
常用程度
使用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品，或者是不能再用的物品。
丢弃或者装箱放入公司储藏室
中
过去6个月中只使用1-2次的物品
装入档案袋中，贴好标签，放进文件柜中
一月只使用1-2次的物品
高
一周使用1-2次的物品
装入文件夹中，贴好标签，放进抽屉中
每天都使用的物品
装入文件夹中，贴好标签，放进文件筐中
每小时都要使用的物品
按处理先后顺序（已处理，，正在处理和待处理）摆放于办公桌上
2、 整顿阶段
⑴、推行步骤：
①、分析现状：从物品的名称、分类、放置进行规范化。
②、物品分类：根据物品的特征进行分类（文件，电话，电脑，文件筐等）
③、决定储存方法：物品存放进行定置管理，实现人与物的最佳结合，
④、实施：按照决定的储存方法和摆放位置，对物品进行存放。
3、 清扫阶段
⑴、推行步骤：
①、从工作岗位扫除垃圾灰尘：个人办公区域自己动手，每天执行。公共办公区域走道等由清洁工清扫;工作区域干净整洁，每天保持。
②、整修：清扫中发现问题及时整修或保养。
4、 清洁阶段
⑴、推行步骤：
①、整理、区分工作区域的必需品和非必需品。
②、撤走各个岗位的非必需品。
③、整顿、规定必需品的摆放场所。
④、规定物品的摆放方法,粘贴标签，统一标识。
5、 修养阶段
⑴、推行步骤：
成为他人的榜样,具备了成功的修养,努力遵守规章制度,认真学习公司的各种文件,对待任何事情都要认真负责。
办公室个人区域物品摆放标准
一、桌面位置摆放
1、办公文件、票据不能散乱放置于办公桌上，应分类放进文件夹、文件盒中
2、经常使用的文件夹、文件盒不能在办公桌面上重叠堆积，应进行分类编号，整齐存放在文件框中

3、不经常使用的文件夹、文件盒应进行分类编号整齐存放在储藏室的文件柜中。
4、从文件柜中取出的资料用完后及时返还至文件柜
5、正在使用的文件资料分待处理、未处理、已处理三类整齐放于办公桌面，做到需要的文件资料能快速找到。下班后统一归类，需要继续处理的存放于活动柜第二个抽屉。

6、文件柜中的所有文件应摆放整齐有序，不得出现报纸、杂志等与工作无关文件。
7、办公用品如笔、尺、橡皮、订书机、起钉器、剪刀等，应放在办公桌一侧或放于第一层抽屉，不能散乱于办公桌上，取用后放回原位。
8、办公桌面应放置电脑、正在使用的资料、文件框、台历、电话、茶杯等办公必备用品。
要求摆放整齐，衣服、手套、包等私人物品不能放置在办公桌面。

9、办公电脑桌面整洁，所有文件有清晰的目录。

二、活动柜抽屉整理

办公室5S管理制度检查表
5S内容
工作内容及标准
自查频率
考核评分符合为1不符合为0
整理
=扔掉废弃物
将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸杂志等按公司要求方式废弃
1次/日

将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放在文件柜中
1次/日

从文件柜取用的资料用完后及时返还至文件柜
1次/日

将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌抽屉
1次/日

将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类整齐放于办公桌面上，做到需要文件资料能快速找到
1次/日

整顿=摆放整齐
办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品，要求放置整齐有序。
2次/日

笔、纸、橡皮、尺子等办公用具整齐放于桌面一侧或抽屉中
随时

办公桌面、活动柜抽屉内物品应整齐有序、分类放置、不存放废弃或与工作无关的物品
1次/日

柜内、框内各种资料、票据分类整齐存放，并根据资料内容统一标识。
1次/日

清扫=打扫干净
每天上班前对自己的卫生区进行清洁
1次/日

文件柜、文件框表面要保持洁净、无灰尘、无污迹
1次/日

办公桌面、活动柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹
1次/日

清洁=保持整洁，持之以恒
上班时间随时保持
随时

自我检查，对发现的不符合项随时整改。
随时

下班前整理好当天资料、文件、票据、分类归档。

下班后整理办公桌上的物品，放置整齐；整理好个人物品，定置存放。
1次/日

素养=人员保持良好精神面貌
上班时间仪容整齐大方
1次/日

言谈举止文明有礼，对人热情大方，不大声喧哗
随时

工作时间精神饱满，乐于助人
随时

工作安排科学有序，时间观念强
随时

备注：员工每日进行自检
综合部随时进行检查