办公自动化系统用户手册.doc

OA办公自动化系统 简明使用手册

一、使用OA系统前须进行的配置
1. 在浏览器地址栏输入，停止3721，Google，Yahoo等工具所带的阻止弹出窗口的功能，改为对当前网站允许弹出窗口！
有些浏览器需点击工具(T)－>弹出窗口阻止程序(P) －>弹出窗口阻止程序设置(P)

添加要允许的网站地址：*

2. 设置OA系统站点为“可信任站点”，操作步骤如下：
在IE窗口，点击工具(T)－>Internet选项(O)

弹出如下窗口：

点击“安全”标签－>选择“受信任的站点”－>点击“站点(S)”

弹出对话框，输入OA系统域名或IP地址，同时取消“对该区域中的所有站点要求服务器验证(https:)(s)的单选”

输入完后，点击“添加(A)”,添加成功如下图：

点击“确定”，返回上一窗口：

点击“自定义级别(C)”，弹出如下窗口：

将如上图显示中的5个选项，均设置为启用
完成后，点击“确定”，系统提示：

选择“是(Y)”，返回上一窗口，点击“确定”退出。
3. 使用中所遇功能问题，请查阅相应模块的使用说明。或咨询管理员。

二、登陆OA系统的方法：

打开浏览器在地址栏输入下列地址:

此时进入统一身份认证的登录界面:

输入用户名和密码,用户名为8位教工编码,如果不知道或忘记了工号可以通过点击文本框下面的“忘记工号”的链接查询自己的工号。

进入OA系统主界面

“待办事宜”模块上方有“PDF阅读器下载 ”、“Word控件安装包下载”，供用户下载安装控键，用户须安装控键后才能阅读和修改文档。
点击右上方“OA首页”，可回到OA主界面。
点击右上方“待办事宜”或界面中间的“待办事宜”模块，可看到当前正待处理的文件。
点击左边的功能菜单，可见菜单下拉列表

在主界面下方，有系统帮助文档，提供各种说明及下载服务，如下图所示：

用户可根据需要下载相关文件，在线查阅OA系统各项说明文件等。

三、校发文管理模块说明
3．1 如何进入发文管理
用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“发文管理”，显示有权限看到的文档页面。
该页面显示发文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、发文时间和拟稿人。用户可以点击文件标题查看文档的具体内容。
通过点击页面中的“已办发文”，可查看已办结发文的信息。
通过点击页面中的“发文登记薄”，可查看发文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。该页面显示登记薄的生成条件、起始日期和结束日期。用户可以进行新增、删除的操作，也可点击生成条件查看登记薄的具体内容。无权限的用户不可对登记薄进行操作。

3．2 发文管理流转
3．2．1 拟稿
例以教务处秘书为拟稿人，开始起草。点击“校发文管理页面”中的“拟稿”按钮，弹出拟稿页面（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出）：
1）   标题和联系电话为必填项。
2）    点击“选择”按钮，在弹出的选择部门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。
3）   附件：当用户填写完相应资料，点击“保存”按钮后，通过“添加/修改”按钮进行附件的添加/修改。
4）      点击“起草正文”图标，将打开一word窗口，用于起草正文：
如果遇到word窗口不能正常显示，如图下所示：

将鼠标移至窗口上方的“单击此处查看选项……”处，如下图所示：

点击“安装ActiveX控键”，即可使用word窗口输入文档。
有些电脑可能在打开word窗口后须等一段时间，系统会弹出对话框，提示：是否安装控键？点击“是”即可。
起草完毕后，保存退出，无异常系统提示保存成功。
同时“起草正文”图标，更新为“修改正文 只读正文”，如想修改，点击“修改正文”图标。
填写完毕后，点击“保存”及 “下一步”按钮（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出），继续流转，弹出选择人员窗口，通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。

3．2．2 拟稿单位复核
在拟稿环节中，文档被发给教务处负责人，现以教务处负责人进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档：
待办事宜如果积累过多，主界面上将无法全部显示，可点击待办事宜图表或下方的“更多” 查看。待办事宜中显示的各条信息也都可以在个功能模块中查看到。
点击需要办理的文档，打开弹出窗口，点击“键盘批注”，可修改正文，系统将自动保存修改痕迹；或点击“只读打开”，阅读正文。
在“填写意见”框中，输入意见或点击“选择” 按钮，选择已设置的语句（可在“个人事务”——>“常用短语”中进行设置）。
完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，弹出选择人员窗口。
通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。

3．2．3 校办秘书初核
在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。
编号，修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．4 校办秘书复核
在上一环节中，文档被发给校办秘书王镇，现以王镇进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。
修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．5 校办负责人复核
在上一环节中，文档被发给校办主任史健勇，现以史健勇进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。
修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．6 校办秘书送校领导
在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。
清稿、正式成文、套红头后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．7 校领导校发文签发
在上一环节中，文档被发给主管校领导，现以主管校领导进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。
校领导填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．8办公室秘书办文
在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。
点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．9 校办秘书分发
在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。
点击“分发”按钮，选择查阅或办理人员，点击“确定”按钮，发送文件。
点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．10 部门归档结束流转
在上一环节中，文档被发给教务处秘书严秀文，现以严秀文进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。
点击“打印封面”按钮，打印发文单。
点击“结束流转”按钮，结束本次流程。

四、收文管理模块说明
4．1 如何进入收文管理
用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“收文管理”，显示有权限看到的文档页面。
该页面显示收文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、收文时间和拟稿人。用户可以点击文件标题，查看文档的具体内容。
通过点击页面中的“已办文件”，可查看已办结收文的信息。
通过点击页面中的“收文登记薄”，可查看收文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。

4．2 收文管理流转
4．2．1 收文登记
例以校办秘书为拟稿人，开始起草。点击“收文管理页面”中的“新增”按钮，打开新增页面，填写完毕后，点击“保存”按钮，此时可上传附件。
附件上传完毕后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。

4．2．2 收文拟办
在登记环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。
完成批注和填写意见并保存后，点击“下一步”， 继续流转，选择发送人员并发送文件。

4．2．3 秘书办理
在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。
根据校办主任意见，点击“送领导”按钮，可将文件分发给多位领导。

4．2．4 领导审批
在秘书办理环节中，文档被发给校领导，现以校领导进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。
校领导完成意见后，保存并点击“提交意见”按钮，继续流转，自动回复校办秘书处。

4．2．5 部门会办
在领导审批环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。
根据领导批示，点击“下一步”按钮，将文档发给相应选择人员。

现以会办部门秘书进入系统。
会办部门秘书收到来文后，点击“我要办理”，填写意见后，点击“下一步”， 选择发送人员并发送文件。

4．2．6 部门领导签阅
在部门领导签阅环节中，文档被发给部门领导，现以部门领导进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。
部门领导填写意见后，点击“下一步”，回到部门秘书。

部门秘书将文档发送至校办秘书。
校办秘书点击“结束流转”按钮，结束本次流程。

文件转入“已办文件”页面，选中需要归档的文件，点击“归档”按钮将文件归档。

五、部门报告模块说明
5．1 如何进入部门报告
用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“部门报告”，显示有权限看到的文档页面，
该页面显示收文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、收文时间和拟稿人。用户可以点击文件标题，查看文档的具体内容。
通过点击页面中的“已办文件”，可查看已办结收文的信息。
通过点击页面中的“发文登记薄”，可查看收文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。

5．2 部门报告流转
5．2．1 拟稿
例以教务处秘书为拟稿人，开始拟稿。点击“部门报告页面”中的“拟稿”按钮，进入“拟稿”页面。
1）标题和联系电话为必填项；
2）点击“选择”按钮，在弹出的选择部门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。
3）附件：当用户填写完相应资料，点击“保存”按钮后，通过“添加/修改”按钮进行附件的添加/修改。
4）点击“起草正文”图标，将打开一word窗口，用于起草正文。
如果遇到word窗口不能正常显示，如图下所示：

将鼠标移至窗口上方的“单击此处查看选项……”处，如下图所示：

点击“安装ActiveX控键”，即可使用word窗口输入文档。
有些电脑可能在打开word窗口后须等一段时间，系统会弹出对话框，提示：是否安装控键？点击“是”即可。
起草完毕后，保存退出，无异常系统提示保存成功。
同时“起草正文”图标，更新为“修改正文 只读正文”，如想修改，点击“修改正文”图标。
填写完毕后，点击“保存”及 “下一步”按钮（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出），继续流转，弹出选择人员窗口，通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。

5．2．2 部门负责人签发
在拟稿环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。
点击“键盘批注”图标，将打开正文word文档，可进行批注修改，并可保留修改信息痕迹。
完成批注和填写意见后，点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。

若在上一环节中，文件需要其他部门会签，文档将被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。
点击“会签”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。

文档被发其他部门领导，现以该部门领导进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。
点击“键盘批注”图标，将打开正文word文档，可进行批注修改，并可保留修改信息痕迹。
完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。

5．2．3 部门秘书上报
在上一环节中，文档被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。
部门秘书点击“编号”按钮编写发文字号。
点击“清稿”按钮，清稿后保存文件。
点击“正式成文”按钮。
保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。

5．2．4 校办初审
在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。
校办秘书填写意见后，保存并点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。

5．2．5 校领导签发
在上一环节中，文档被发给校领导，现以校领导进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。
校办秘书填写意见后，保存并点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。

5．2．6 校办秘书转办
在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。
点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。

5．2．7 部门秘书存档
在上一环节中，文档被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。
点击“打印封面”按钮，打印部门报告单。
点击“归档”按钮，弹出归档选择窗口。
选择归档方式，点击“确定”按钮，完成文件归档。
点击“结束流转”按钮，流程结束。

六、会议管理
6．1 如何进入会议管理
用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“会议管理”，显示有权限看到的文档页面。

6．2 会议管理流程
6．2．1 拟稿
例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“会议管理页面”中的“新增”按钮，
填写完毕后，点击“保存”按钮，可添加/修改附件。
保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

6．2．2 部门审核
在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议管理”模块进入处理文档。
完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。

6．2．3 送会议秘书
在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议管理”模块进入处理文档。
若会议无冲突，点击“同意申请”，回复拟稿人。
本次流程结束。

校办秘书汇总会议日程后，用户可在“会议日程”页面查阅。

七、会议室申请
7．1 如何进入会议室申请
用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“会议室管理”，显示有权限看到的文档页面。
点击“会议室信息”页面，可见会议室信息资料及查询相关状态。
会议室查询
点击“未办文件”页面中的“查询”按钮，弹出查询界面，如下图所示：

已使用的会议室将显示“已使用”，将鼠标移至该处，标签显示被占用的时间段。

7．2 会议室申请流程
7．2．1 拟稿
例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“会议室管理页面”中的“新增”按钮
填写各项内容，会议名称与联系电话为必填项。
点击“查询会议室”按钮，弹出“会议室状态”窗口，如下图所示：

选择所需的空闲会议室，点击“确定”按钮。
填写完毕后，点击“保存”按钮，点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

7．2．2 部门审核
在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。
完成批注和填写意见并保存后，点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。

7．2．3 校办初审
在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档
判断申请会议室是否有冲突后，若有冲突，点击“拒绝申请” 按钮，将申请退回拟稿人；若无冲突，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。

7．2．4 校办审核
在上一环节中，文档被发给校办副主任，现以校办副主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。
若是借用普通会议室，判断是否同意借用，同意则发至会议室管理人员安排；若是贵宾室或大会场，发至校办主任复核。
点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

7．2．5 校办复核
在上一环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。
判断贵宾室或大会场是否同意借用后，点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

7．2．6 会议室管理人员安排
在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。
点击“同意申请”按钮，回复拟稿人，并安排相关会议事项。
本次流程结束。

八、用章管理
8．1 如何进入用章管理
用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“用章管理”，显示有权限看到的文档页面。

8．2 用章申请流程
8．2．1 拟稿
例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“用章申请页面”中的“新增”按钮。
填写完申请单后，点击“保存” 按钮。
按钮“打印封面”按钮，将用印登记单打印出来，交部门领导签字后送校办秘书办理用章手续。
点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

8．2．2 办公室审核
在申请环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“用章管理”模块进入处理文档。
收到由部门领导签字的纸制用印登记单，盖章。
点击“结束流转”按钮，结束本次流程。

九、礼品申购
9．1 如何进入礼品申购
用户登陆自动化办公系统后，点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“礼品申购”，显示有权限看到的文档页面。

9．2 礼品申购流程
9．2．1 拟稿
例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“礼品申购页面”中的“新增”按钮
点击各项礼品，可查看礼品相关信息，如下图所示：

填写完毕后，点击“保存”按钮。
点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

9．2．2 部门审核
在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档。
完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

9．2．3 校办审核
在上一环节中，文档被发给校办副主任，现以校办副主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档：
通过审核后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件

9．2．4 校办复核
在上一环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档。
通过复核后，点击“打印封面”按钮打印申购单。
经校领导申阅签字后，点击“同意申请”或“拒绝申请”回复拟稿人。
本次流程结束。

十、常见问题解答：
1. 问：打开OA系统主界面后，内容无法显示或只看到“OA系统帮助文档”栏？
答：可能该用户不是OA系统的授权用户，目前试运行阶段仅部门领导、部门秘书、学院办公室主任为OA系统的授权用户。
2. 问：点击“拟稿”、“新增”、“下一步”等按钮，无法弹出窗口页面？
答：有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出。
3. 问：文件已经发送出去，但发现有错，需要修改，怎么办？
答：当文件还留在你的“下一步”操作人处而他还没有处理或发送给其他人时，可以点击“文件回收”按钮，将文件收回，修改后从新发送。
4. 问：如何知道文件已经过了哪些人，做了哪些处理？
答：打开要查阅的文档，点击“流程跟踪”按钮可以查阅流程信息。
5. 问：处理文件时，需输入意见，如何设置常用语句？
答：在“填写意见”框中，输入意见或点击“选择” 按钮，选择已设置的语句（可在“个人事务”——>“常用短语”中进行个性化设置）。