连锁企业人力资源助理岗位职务说明.docx

岗位说明书
岗位名称：人力资源助理 说明书编号：

岗位编号
02
部 门
人资部
部门定员

组 别

直接上级
人资主管
直接下属
无
工资级别

月薪标准

审 核

批 准

序号
工作内容
工作标准
1
参加晨会
1、晨会：每周一~周五8：30开始
2、安排办公室所有人员在教育实准时出席
3、会议结束后1小时内将会议记录（会议精神总结）交主管
4、早汇报晚请示
5、认真听取他人意见，接受上级的安排指导
2
打扫办公区卫生、值日安排
1、每月30日张贴《办公区值日卫生表》
2、轮到值日时要求在早上8：30前完成办公区清洁卫生打扫
2、保证地面、墙面、门窗、桌椅等的清洁卫生，达到卫生标准（整洁美观）
3、组织大家每周五下午6：00点大扫除
3
核算门店工资
1、每月1日收集考勤表，如实登记出勤、缺勤表现人员
2、每月1日安防提交门店开、闭门时间表，与门店核实后将迟到记入考勤
3、每月1日财务提交门店盘点差异表，如实登记，做好备份
4、每月1日信息部提交门店绩效表
5、每月2日完成考勤汇总及门店绩效工资，奖惩明细导出系统
6、每月3日开始算门店的工资，6日早上8：30交工资表给主管
7、每月一五日发门店工资条，签字并确认准确无误
4
发放办公物资、耗材请印物品等
1、 每月5日收电子邮件《物资领用申请表》在《物资需求表》上做好登记。
2、 分析《物资需求表》结合上月实际用量和提报量进行调整需求数量
3、 每月11日发放物资
5
办公物资、耗材管理及请购
1、办公物资、耗材包括：
①个人办公用品（如笔、笔记本等）、公共办公用品（如打印纸、印务等）
②门店耗材（如收银纸、价签纸等）
2、请购流程
①每月12日整理库房，统计物资数量并提交库存报表给主管
②如有物资补充，每月一三日填写请购物资单，注明品名、规格、单位、请购量、库存量、上批单价、预估计单价、预估计金额
根据每月用量请购，确保证门店正常工作的开展
③请购由请购人申请，部门主管及副总经理审核，董事长批准
3、采购流程
①每月一三日确定小样
②通知订货，根据货品要求限供应商7个工作日内将货送到指定地址
（连卷袋由物流收货，其余在行政部收货）
③验收严格按照《收货标准》执行
4、管理及请购严格按照《办公物资管理制度》执行
6
办理水、电、物管费用借款手续
1、每月5日借陶然店、北泉店、金龙店、双龙店、龙府店、怡合店、广场店的水、电、物管费用并交到各店物业管理处
2、每月5日填写校园店电费请款单，打款到金凤凰实验中学
3、每月10日写洛带店的电费请款单，打款到电力局
4、每月20日借东升店、黎明店、长柏店、柏林店、小丽店的水电物管费用，交物业管理处
5、按时支付门店水电、物管费用，熟悉每店每月水电费大约费用
7
办理水、电、物管费及其他报销费用
1、 每月一五日填写陶然店、北泉店、金龙店、双龙店、龙府店、怡合店、广场店
当月水电的起止度数，每月30日填写东升店、黎明店、长柏店、柏林店、小丽店、校园店、洛带店的水电起止度数
2、 办理还款、报销手续
3、 必须有经理、副总签字，财务审核，董事长批准
4、认真如实填写每一项费用明细
8
设施、设备的维修督促
1、每月一五日统计当月故障设施、设备，报维修部
2、未遇维修日，急需维修的设施、设备，应证实后5分钟内通知人员维修
3、详细说明故障情况，跟踪维修状况，限3个工作日内解决故障
4、报修费用需经经理、副总签字确认
5、保证门店正常工作的开展，不得影响门店营业销售
9
安防事务
1、每月3日财务提交本月门店<盘点时间安排表>，将表复印件交安防，安防做好时间监控调整
2、每月17、一八号要求门店班、店长更换一次安防密码，通知安防调整
3、每月17、一八号对安防系统进行抽查，掌握安防的异常状况
10
巡店检查门店人员出勤、礼仪、着装、服务、卫生、安全等情况
1.、每月16号上午洛带店，下午长柏店
2、每月17日上午龙府店、北泉店、东升店，下午黎明店、柏林店
3、每月一八日上午小丽店、怡合店、陶然店，下午广场店、金龙店
4、严格按照公司规章制度执行
5、规章制度参照《排班表》、《员工行为礼仪》、《服务标准》、《工服清洁卫生管理》、《现场管理制度》、《安全制度》等
6、每月19日完成《门店巡场记录》表，认真分析和做出新的建议并提交给主管
11
其它类合同的管理
1、每月9日整理其它类所有合同，归类存放，便于查找
2、合同签订年限详见《合同归类时间表》
3、严格按照《档案管理制度》执行
4、原件无遗失，无污损、BaoMi
12
组织库房盘点及耗材统计
1、 每月26日协助财务盘物资的数量
2、 每月30日完成耗材费用明细
3、 完成后必须有主管及总经理审核
4、 必须清楚看到每个部门的耗材费用，一个月的总费用
一三
工作总结与计划
1、 每月28日完成工作计划并交主管
2、 每周和主管沟通、总结
14
促销费用及伊利电费明细
1、 每月30日完成促销费用明细、伊利冰柜电费费用明细交主管确认、送财务
2、 确定促销人员离职时间、进场时间、商品损失
3、 促销人员管理费每月每人100元。
4、 根据冰柜实际用电量来核算
一五
通讯录排版、制作
1、 每月30号更新通讯录并发送到各部
2、 准确、无误
16
制度、文件、协议、表格、档案的管理
1、严格按照《档案管理制度》执行
17
完成公司、部门交办的其他任务、追踪结果并及时汇报
1、 积极、认真，按规定时间内完成
2、 完成后准确汇报结果
一八
负责人事信息的上传下达
1、 及时传达，保证工作完成
2、 必须做到：不误传、不谣传，保证信息准确
3、 保证信息传达途径通畅
19
并向上级推荐优秀人才
1、 及时向上级或有关部门推荐人才
2、 维护公司的人才政策
3、 随时收集人员应聘信息，随时注意表现优秀人员，主要表现：认真负责、能吃苦、不埋怨、工作能力强。
20
将权责范围内处理不了的事宜报告给主管
1、 认真对待，及时上报
2、 说明原因和事宜
21
完成接待工作
1、 礼貌服务，语言得当
2、 及时通知主管
3、 安排整个接待工作
4、 必须用到：您好，请，这边走，谢谢您，再见，请慢走。
22
接听电话，做好记录
1、 使用礼貌、规范用语
2、 做留言记录，并及时转达给主管
3、 BaoMi、无遗漏
4、 规范：电话响2声必须接起，接电话时用标准普通话“喂，您好，请问找那位”，若被找人不在，认真做好记录，询问到对方的电话号码并说明一定转告本人。
23
接受各类询问和投诉
1、 耐心、细心听取对方陈述
2、 及时解决对方期望的问题
1、 严格执行有关规章制度
2、 达到沟通的目的
3、 若遇到解决不了的事情，告诉对方不要慌张，我们一定能解决，要让对方知道我们是做服务行业，一定等做得非常好
24
新店证件办理及时间要求
依次办理以下证件及限时要求：
第一步：办理卫生许可证（7个工作日）
第二步：办理分支机构营业执照（卫生许可证申领后7个工作日）
第三步：办理组织机构代码证（3个工作日）
第四步：税务登记证（国、地税）（当日办理1个工作日）
第五步：烟草专卖零售许可证（30个工作日）
注:以上复印件必须加盖公司公章
25
卫生许可证办理细则
1、依次提交以下资料到办证中心卫生局窗口：
①《卫生许可证申请书》(在便民服务中心卫生局窗口领取表格)
② 卫生管理制度(在疾病控制中心购买20元/套)，卫生管理人员名单及健康证复印件（申请时要带从业人员健康证原件交卫生局工作人员检查）
③总公司工商营业执照复印件
④房屋租赁合同复印件
⑤总公司组织机构代码证复印件和法定代表人或负责人身份证复印件及任命书
⑥散装食品质检报告及厂家食品卫生许可证（包括米、面、油、冷冻食品）
注:以上复印件必须加盖公司公章
26
分支机构营业执照办理细则

1、依次提交以下资料到办证中心工商窗口的
①《分公司设立登记申请书》(在便民服务中心工商局窗口领取表格)
②公司章程（法定代表人签署）
③ 总公司营业执照副本的复印件
④分公司房屋租赁合同复印件及租方产权复印件
⑤总公司出场地划拨证明及股东会议决议
⑥公司出具的分公司负责人的任职文件及身份证复印件
⑦食品卫生许可证复印件
注:以上复印件必须加盖公司公章
27
组织机构代码证办理细则

1、依次提交以下资料到办证中心质监窗口
①组织机构代码证申请表（在便民服务中心质监局窗口领取表格）
②分支机构营业执照复印件(副本)
28
分支机构税务登记证办理细则（国税）
依次提交以下资料到国税局
①税务登记证申请表（在国税局领取）
②分公司营业执照复印件
③负责人身份证或法定代表人身份证复印件
④分支机构代码证复印件
⑤分支机构租房合同复印件
⑥总公司的验资报告、章程复印件
⑦总公司税务登记证复印件
注:以上复印件必须加盖公司公章
29
分支机构税务登记证办理细则（地税）
依次提交以下资料到办证中心地税窗口
①税务登记证申请表（在便民服务中心地税局窗口领取）
②分公司营业执照复印件
③负责人身份证或法定代表人身份证复印件
④分支机构代码证复印件
⑤分支机构租房合同复印件
⑥总公司税务登记证复印件
注:以上复印件必须加盖公司公章
30
烟草专卖零售许可证办理细则

1、依次提交以下资料到烟草公司
① 申请表（在烟草公司领取）；
②法定代表人身份证原件及复印件一张。
③法定代表人一寸免冠照片两张，七寸经营场所照片两张
④经营场所合法使用证明（房屋租赁合同）
⑤组织机构代码证原件及复印件一张.
⑥经营资金证明原件及复印件。
⑦工商营业证照副本原件及复印件一张.
注:以上复印件必须加盖公司公章
31
烟草证年检
1、 每年3月份年检所需资料如下：
① 烟草证年检报告书（在烟草局领取）
② 门店烟草证原件及副本
③ 委托书加盖公司鲜章
④ 法人身份证复印件及委托人身份证复印件及原件
注：以上复印件必须加盖公司公章。
32
营业执照年检
1、每年3月—6月年检所需资料如下：
①营业执照年检报告书（在工商窗口领取）
②卫生许可证复印件
③烟草证复印件
④总公司营业执照副本复印件
⑤分支机构营业执照副本复印件
⑥营业执照原件副本（总公司和分支机构）
注:以上复印件必须加盖公司公章
33
营业执照变更
经营范围有变化的才需要变更
①.营业执照原件（正、副本）
②营业执照复印件（正、副本）
③需要变更经营项目的专卖证复印件
注:以上复印件必须加盖公司公章
其他责任
1、保守各类人事信息秘密；2、自身提高思想觉悟、反贪污；3、向上举报不良行为者，维护公司利益；4、协助防火、防盗 5、杜绝贪污、受贿行为

人力资源助理任职资格
性别：男女均可
年龄：23—30岁
身高：男：170，女：160
视力：正常
语言：普通话标准
知识
1．教育：大专以上学历，人事管理、商业、企业管理、行政管理专业或相关专业优先
2．培训：计算机操作，财务知识，营销知识，相关人事系列知识培训
3．经验：二年以上本业态工作经验，有人事工作经验者优先
4．技能：熟练电脑操作，熟练使用办公设备
能力
1．良好的公关交际、沟通、协调能力
2．文笔流畅，一定的文字书写能力
3．良好的语言表达能力
4．一定的观察、总结、分析、判断能力
5．优秀的团队合作
性格特征
细心、积极主动、热情大方、遇事冷静、善解人意、有良好的服务意识
身体状况
身体健康、精力充沛、五官端正
品质
有爱心、细心有耐心、心理承受力强、头脑清醒、灵活、责任心强、原则性强、有吃苦耐劳精神及团队合作精神
涉及知识
计算机应用知识、商品知识、文秘专业知识、人事管理日常工作流程、档案管理、公关、礼仪服务规范知识
技术能力
熟悉人事管理工作方法和技巧，熟悉本组的工作流程和方法，人事软件；合同法、心理学、公共关系学、秘书学、行政管理学
使用设备
电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备、工具
身体姿势
坐：100％
工作情况
1．场 所：办公室
2．时 间：8小时
3．交往对象：店内各部门职员
4．其 他：人事手续繁琐，工作接触人员多
晋升途径
人力资源主管
补充信息
1、 熟悉国家、当地的人事政策、法规；
2、 熟悉门店的人事构成及人事制度；
3、熟悉门店结构、各部门分布及各项规章制度及相关部门的工作流程；