某公司人事助理职位说明.docx

目录
1.职位概述 3
1.1员工档案的管理 3
1.2员工合同的管理 3
1.3员工生日相关事宜 3
1.4员工意外保险 3
1.5工伤保险的理赔 3
1.6外联事务 3
1.7工作居住证的办理 3
1.8各类证明的出具 3
1.9部门文件的管理 3
1.10各类员工数据的提供 3
2.工作内容描述 34
2.1员工档案的管理 34
2.1.1一级档案 34
2.1.2 二级档案 37
2．2员工合同的管理 312
2.2.1 签订劳动合同的意见征求 312
2.2.2 劳动合同的制作 318
2.2.3 劳动合同的签订 321
2.2.4 劳动合同申请公章 321
2.2.5 劳动合同的发放 321
2.2.6 员工合同管理流程图 322
2.3． 员工生日相关事宜 323
2.3.1 整理过生日员工名单 323
2.3.2 编写生日祝词 324
2.3.3 生日卡片的制作 324
2.3.4 请黄先生为生日卡片签名 325
2.3.5 生日卡片的发放 325
2.3.6 员工生日卡片制作流程图 325
2.4员工意外保险 325
2.4.1 保险的签订 326
2.4.2 参保人员的更新 329
2.4.3 保险金的申请 330
2.5工伤保险的理赔 330
2.5.1 工伤理赔流程图 330
2.5.2 工伤理赔款的支付 333
2.5.3 工伤理赔案件的总结 334
2.5.4 工伤相关资料 334
2.6外联事务 334
2.6.1 港澳通行证的办理 334
2.6.2外籍员工《工作居留许可》的办理 338
2.7薪金发放 345
2.7.1薪金发放流程的前期工作 345
2.7.2工资结算流程 345
2.7.3 制作银行报盘的工资明细表 348
2.7.4办理工资卡的流程 348
2.8各类证明的出具 349
2.8.1 在职员工的证明 349
2.8.2 已离职员工的证明 350
2.9部门文件的管理 351
2.9.1 内联单的管理 351
2.9.2 部门例会会议纪要的存档 351
2.10各类员工数据的提供 351
3.工作时间安排和分配 352
3.1月工作安排 352
2.2周工作安排 353
2.3其他工作的时间安排 353
4.岗位任职资格 354
4.1学历背景 354
4.2工作经验 354
4.3基本技能和素质 354
5.附件 354

职位说明书

1.职位概述
1.1员工档案的管理
1.2员工合同的管理
1.3员工生日相关事宜
1.4员工意外保险
1.5工伤保险的理赔
1.6外联事务
1.7工作居住证的办理
1.8各类证明的出具
1.9部门文件的管理
1.10各类员工数据的提供

2.工作内容描述
2.1员工档案的管理
2.1.1一级档案
我公司与北京市职业介绍服务中心海淀分中心签订《集体委托保存员工档案的合同书》，凡是公司招聘的北京城镇户口员工转正后须将档案转入公司集体户头存档。海淀分中心为我公司代办相关人事档案管理业务。其内容包括：档案寄存管理、存档人员职称评审、生育管理、
出具各类人事证明，提供应届毕业生接收服务（为委托单位提供应届毕业生就业政策咨询，申报应届大中专毕业生需求计划，为接收的大中专毕业生按转档案，办理转正定级手续等）。

a. 办理员工档案的调入
拥有北京城镇户口的员工转正后，人力资源部将通知其办理转档手续。通常会有以下两种情况：
* 员工同意将其档案转至本公司集体户头；有以下三种情况：
-档案存放在原单位或职介的员工至人力资源部领取《商调函》及《委托存档人员登记表》，由其本人填写完整后，到其档案存放地办理档案调出手续。
-档案存放在街道的员工将求职证交人力资源部，领取《委托存档人员登记表》，由其本人填写完整后，至档案存放地办理档案调出；同时人力资源部为其办理招工手续，即填写《招聘职工花名册》并申请加盖公章。
-在我公司实习的有北京市城镇户口的员工毕业转正后，需到人力资源部领取《高等学校/中等专业学校毕业生见习期考核鉴定表》及《委托存档人员登记表》，由其本人将两份表格填写完毕后交回人力资源部，由人力资源部为其将表格其他部分完成，并申请加盖公章。

员工将档案调出后，交至人力资源部，由人力资源部开具工资证明，统一将档案存放在北京市职介中心海淀分中心的集体户。由职介审查，材料齐全者，入档；材料是否齐全，主要看该员工的档案中，是否包含《委托存档人员登记表》、原档案存于街道的还要看是否包含《招聘职工花名册》、由实习生转为正式员工的看是否包含《高等学校/中等专业学校毕业生见习期考核鉴定表》：材料不齐全者，返回，补齐后，重新办理。

* 员工不同意将其档案转至本公司集体户头；有以下三种情况：
-退休人员可将退休证件复印件交人力资源部。
-下岗、待岗人员将单位出具的证明的复印件交人力资源部（本人身份证明及社会保险交纳情况证明）。
-档案暂不能转入公司的员工必须出具书面说明材料交至人力资源部备案。

b.办理员工档案的调出
已将档案存至我公司集体户头的员工办理离职手续的同时，人力资源部将《档案转移通知》发至该员工，通知他公司将保留他的档案在海淀职介继续存档一个月，一个月之后，将其档案转入其个人户头或转移至街道。

在接到人力资源部发的转档通知之后，离职员工到人力资源部领取转档介绍信，该员工凭此介绍信到海淀分中心办理转档手续。

c.流程图
参照以下流程图，我们简单回顾一下有关一级档案调入及转出的相关事宜。本人出具书面说明
交人力资源部备案
公司录用的北京市城镇户口员工
不调档（含不能调档）
调档
档案存原公司或职介的员工
档案存街道的员工
档案存学校的原实习生
至人力资源部领取《商调函》
员工至人力资源部领取《招聘职工花名册》
员工至人力资源部领取《高等学校/中等专业学校毕业生见习期考核鉴定表》
员工及公司填写完整之后加盖公章
本人填写《委托存档登记表》
员工至原档案存放地办理档案调出手续
将档案交至人力资源部
人力资源部将档案交至职介中心
存入海淀职介
员工离职时，至人力资源部领取《转档介绍信》
员工到海淀职介办理档案调出手续
存入海淀职介
审查不合格
审查合格

d.存档费用的结算
每年2月份前往北京市职业介绍服务中心海淀分中心查询本年度存档人数及存档月份明细，经过核查确定前一年的员工存档费用，申请支票后，通知海淀职介的联系人携发票到公司来取存档费用支票。

e.相关联系人及联系方式
北京市职业介绍服务中心 海淀分中心
地址：北京市海淀区西三环北路27号 （北科大厦5层）
冀燕玮 （存档部部长）
电话： [phone]
传真： [phone]
邮编： （Post）100089
手机： [phone]

2.1.2 二级档案
a.二级档案的内容
员工从入职我公司之日起，公司就为其建立起一套二级档案，二级档案即该员工入职我公司后的所有与其个人有关的资料信息。一套比较完整的二级档案包括：职位申请表、个人简历、面试标准问题、面试评核表、入职须知、身份证复印件、学历证明复印件、体检报告、培训考试答卷、培训记录表、培训评核表、紫玉山庄员工操守规定、周报月报、转正文件（包括转正申请书、转正评核表、转正通知书）、调职调薪记录、奖惩记录等。

b.二级档案的存放及管理
*正式员工
公司里所有正式员工的二级档案均按照部门分别存档管理。
现有的存档方式为：一个部门所有员工的二级档案装订于一个打孔文件夹中，并在文件夹扉页做一个目录，列出“序号/姓名/性别”三项，以便进行对二级档案的查找和管理。

我公司的员工信息电子数据库，是我们进行人员数据分析，人员查找，员工合同管理等最重要的数据资料库。其项目内容包括：
序号/部门/员工编号/姓名/合同情况/性别/政治面貌/职务/出生年月/身份证号码/婚姻状况/子女情况/户口/出生地/存档情况/家庭电话/手机呼机/学历/职称/证件/专业/民族/参加时间/入司时间/劳动合同起始时间/劳动合同终止时间/办公电话/
招聘渠道/所受奖罚/参加外训/家庭通讯地址
其中，“合同情况”指该员工的合同现在所处的状态：待做（旧本合同书已用完，即将使用新的合同）、待签（已通知合同期满的员工到人力资源部续签合同，等待过程中）、申请公章 （合同书准备就绪，并且员工已在乙方处签名，公章申请的过程中）、待发（新的合同书生效，已通知该员工来人力资源部领取，等待过程中）；
“参加时间”是指我公司在职正式工第一次参加工作的时间；
“入司时间”是指在职正式工入职我公司的时间；

表样如下：

截止至每周五的中午11：30，对本周入离职的人员名单进行更新。根据从招聘助理处接收的新入职员工部分二级档案，按照部门的划分将其信息录入上表；同时根据从人事主管处接收的本周离职人员名单，将名单中的员工从此表中搜索出来，并将其完整信息剪切、粘贴至离职人员名单表格中，该表格样式如下：

定于每个月的1~5日之间，根据本月入离职人员名单汇总，将保险柜中的文档版员工二级档案进行更新。其工作内容主要包括：
-将有发生内部调动的员工二级档案，从原部门转入新部门；
-将本月新入职的员工二级档案，归整入其所在部门的文件夹中统一管理保存；
-将本月离职人员的二级档案从原所在部门的文件中取出，并封装在档案盒中保存，作为该员工的备案资料信息。

*临时工的信息资料管理
我们建立了一个临时工的信息资料库，不同于正式工的电子数据库，临时工的数据资料我们只保存了其姓名、部门、性别、身份证号、户籍和入职时间。
并且我们要求俱乐部、保安部、总务部、工程部、物业部、销售部这几个有临时工在职的部门于每个月的25日将当月临时工入离职情况发送邮件至人力资源部，由人事助理统一对现有的临时工信息资料库进行数据更新。

c.员工职员证的发放
员工在人力资源部办理完入职手续之后，由其本人持人力资源部出具的《入职通知单》于周二下午到市场推广部照相，以办理职员证。市场推广部将职员证做好以后，分批交至人事助理，各新入职员工于每周四下午可前往人事助理处领取已印刷好的职员证。
人事助理应根据部门库存中新职员证塑料套及挂绳的数量，及时到总务库房领取。

d.健康证的收管
*健康证的种类
我公司现收管的健康证分为：北京市卫生局监制的《北京市公共卫生从业人员健康体检合格证》公共场所类型和食品卫生类型，以及由中华人民共和国卫生部监制的《预防性健康体检/卫生培训合格证》共三种类型。一套完整的健康证明是指IC卡形式的《北京市公共卫生从业人员健康体检合格证》和《卫生法规知识培训合格证》共两张，或者红色小本形式的《预防性健康体检卫生培训合格证》一本。所有健康证的有效期均为一年整。

*健康证的收管
我们公司新入职的俱乐部所有员工、物业部及总务部保洁都需办理健康证，并在办理完入职手续之后交人力资源部人事助理收管。
因此我们采用了表格登记的形式，以规范健康证件的管理。
如下表：

健康证管理情况

姓名
北京市 公共卫生健康体检 合格证
卫生法规知识培训合格证
体检日期
取走日期
领取人
　小丽
　√　

　2005.05.11

　小田
　√　
　√　
　2006.02.16

　小明
　√　

　2006.02.22

　小李
　√

　2006.02.20

采用此表格能够直观而全面的掌握所管理的健康证及其所有者的信息，从而了解所保存健康证是否仍处于有效期，或者健康证是否已经被本人取走或别人代取，取走的日期以及等等。

*健康证续办费用的包销
我公司不承担初次办理健康证件的费用，但是健康证续办的费用，我公司予以报销。具体流程为：健康证件所有者到人力资源部取走即将或已经到期的健康证，至北京市卫生局或中华人民共和国卫生部办理健康证的续办。手续完成后，将新办的健康证交至人力资源部收管，人力资源部登记完毕后，由其本人填写报销单，凭发票至财务部办理健康证续办费用的报销手续。
2．2员工合同的管理
2.2.1 签订劳动合同的意见征求
a.首次签订劳动合同的意见征求
员工入职满一个月，公司应当与其签订劳动合同。因此在员工入职后25天左右，由人力资源部征求部门经理意见，决定是否与其签订劳动合同。

具体操作方式为：
每天早上及时查看电子数据库，利用电子数据库来查找首签合同的明细。
将“合同终止时间”下拉列表选择为空白状态，然后再根据“合同起始时间”查找距离当天时间最近的即将与其签订合同的员工名单。
一般首签合同的意见征求单将提前3~5天时间发至各个部门经理的手中，并提醒经理提前1~2天将意见征求单返回至人力资源部。

举例如下：
总务部/ 张三/ 职务为：行政文秘/入职时间为2006-4-23/合同首签时间为 2006-5-23
则应在5月20日之前将张三的信息筛选出来，并为其制作一张合同首签意见征求单，交由人力资源部经理签字之后，发至总务部经理处进行意见征求。表样如下：

首次合同签订意见征求单

部门：总务部

以下人员入职将满一个月，如决定留用，公司将与其签订为期3个月的劳动合同。烦请您将意见于5月23日之前反馈至人力资源部。谢谢！
序号
姓名
性别
职位
到职日期
合同签订时间
是否同意首签
1
张三
男
行政文秘
2006.04.23
2006.05.23

人力资源部
2006年05月20日

部门经理签字确认：
2006年05月 日

若部门经理返回的意见为同意首签，则公司将与其签订期限为三个月的固定合同；
若部门经理返回的意见为不同意首签，则由部门经理找该名员工谈话，说明公司将不与其签订劳动合同。

下面让我们用流程图来总结回顾一下以上内容：
整理入职满25天，即将签订劳动合同的员工名单，列明细表，发至经理邮箱
整理出各个部门的意见征求单，并请经理签字
意见征求单用信封密封发送至各部门经理
各部门经理将意见征求单返回
与员工签订固定期限为三个月的劳动合同
由部门经理通知员工，不与其签订劳动合同
同意签订
不同意签订

b.续签劳动合同的意见征求
员工的合同到期前一个月应由人力资源部通知其续签合同或是不予续签。予以续签合同的员工，通知其携带本人保存的合同书于合同到期当天到人力资源部续签劳动合同；不予续签合同的员工，通知其到人力资源部领取《不予续签通知书》。

具体操作如下：
-根据人员电子数据库，对“合同终止日期”进行筛选，于合同到期前45天，将合同即将到期的人员名单整理出来，电子版发送给经理。
-按照不同的部门整理出续签合同的意见征求单，请经理签完字以后，发送至各个部门经理。
-请部门经理于合同到期前35天左右将意见征求单返回。根据部门经理返回的意见，提前三十天通知合同即将到期的员工续签合同或是领取不予续签通知书。

例如：
预算部 /李四 /职务为土建预算员 /合同于2006年6月25日到期
我们应当在5月10日左右整理出6月25日合同到期的人员名单，即可发现李四的合同在此即将到期的合同之内。在整理出6月25日合同到期的人员名单之后，
整理出各个部门的合同续签意见征求单，假设预算部只有李四一人于6月25日合同到期，则于5月15日左右给预算部经理发如下意见征求单一封：

续签合同意见征求单

部门：预算部

以下人员与公司签订的劳动合同即将到期，烦请您于2006年05月20日前将意见反馈至人力资源部（首次续签不可超过6个月）。

序号
姓名
性别
职位
到职日期
合同到期 时间
已签次数
是否同意续签
签订期限
（3个月/6个月/1年）
1
李四
女
土建预算
2006-3-6
2006-6-25
1

人力资源部
2006年05月15日

部门经理签字确认：
2006年05月 日

（在这里需要说明的是：关于合同续签的时间期限有3个月、6个月、一年三种。首次续签合同不可超过6个月。）

当预算部经理将意见征求单返回交至人力资源部后，接下来我们根据意见征求的结果分别施行两种不同的步骤。
若预算部经理返回的意见为同意续签，续签期限为6个月，则我们应于5月25日至6月15日之间通知李四携带本人保存的那本合同书于6月25日到人力资源部续签。
若预算部经理返回的意见为不同意续签，则我们应于5月20日至5月25日之间，通知李四本人到人力资源部来领取不予续签通知书，如下：

通 知 书

致：李四小姐

你与公司签订的劳动合同将于2006年6月25日到期。经公司研究决定，劳动合同到期后不再续签。

请你在接此通知后至合同到期（2006月6月25日）期间办理工作交接，并请你在劳动合同到期当日（2006年6月25日）正式办理离职手续。
特此通知。

北京紫玉山庄房地产开发有限公司

2006年5月25日

此通知书的原件发至李四本人，并请李四在通知书的复印件上签名字、日期，留至人力资源部备案。
接下来，我们同样以流程图的形式来加强一下对以上工作内容的印象。
整理合同于45天后到期的人员名单，并列明细表，发至经理邮箱
按部门整理出续签合同意见征求单，并请经理签字
于合同到期前40天将续签合同意见征求单用信封密封发送至各部门经理，请求定期返回
各部门经理于合同到期前35天将意见征求单返回
提前10~30天通知员工于合同到期当天到人力资源部续签劳动合同
提前30~35天通知员工到人力资源部领取不予续签通知书，并签字确认
同意续签
不同意续签

2.2.2 劳动合同的制作
制作一本待签的信息完整无误的劳动合同，需要完成以下步骤：

a.首次签订的劳动合同书
首先是内容的填写：
-空白合同书第1页，“法定代表人”
属于北京紫玉山庄房地产开发有限公司的员工劳动合同，此处填写：黄美廉。
属于北京集祥物业管理有限公司及北京紫玉大自然康体俱乐部有限公司的员工劳动合同，此处填写：付传浩。

-空白合同书第2页，第二行“（以下简称乙方）”前，填写签订合同的员工姓名。

-劳动合同书的第一章：
第一条 本合同为期限合同。
空白处填写： “固定”两字。

第二条 本合同于 年 月 日生效，至 年
月 日终止。
空白处填写：合同签订日期；
合同终止日期。

第三条 试用期 月，试用期满前一周，经乙方申请，部门和公司批准，乙方成为甲方正式员工。
空白处填写：
首次签订 —— “半”
续签 —— 划去

-劳动合同书的第二章：
第五条 乙方在甲方的工作岗位为 部门。
空白处填写：员工所在部门

-劳动合同书的第四章：
第十一条 甲方每月5日前以货币形式支付乙方工资，月标准工资为 。
空白处填写：员工的月标准工资
填写规范为：￥XXXX.xx（小写），即XXXX（大写）元整

合同的内容已填写完整，接下来需在空白合同书的第1、2页相关空白处盖章。
第一页 甲方：

注册地址：

甲方处根据签订合同员工所属公司分别盖上其公司抬头：
北京紫玉山庄房地产开发有限公司
部门包括：外联部 人力资源部 财务部 总务部 预算部 市场推广部 销售部 经营发展部 外联部 项目部 工程部

北京集祥物业管理有限公司
部门包括：物业客服部 物业维修部 保安部

北京紫玉大自然康体俱乐部有限公司
部门包括：俱乐部客服部 俱乐部销售部 俱乐部餐饮部 俱乐部康体部 俱乐部酒店部

第二页 根据《中华人民共和国劳动法》和有关法律法规，
（以下简称甲方）
此空白处与第一页甲方处的公司抬头一致。
一式两份相同的合同完成后，最后的步骤是用口取纸在合同书的封面上贴上签订该份合同的员工姓名。
b.续签的劳动合同书
从劳动合同书的第8页起为劳动合同续订书，其填写方式，参考劳动合同书第2页上第二章内容。
完成以上的步骤后，一份待签的合同书就做完了。

2.2.3 劳动合同的签订
首次签订劳动合同的员工，在阅读完待签劳动合同书，并确认无疑义之后，在签合同书的第一页填上个人信息，第七页的乙方处签名，签日期。
续签劳动合同的员工，则只需在合同书第8页的续签记录上签名、签日期即可。

2.2.4 劳动合同申请公章
整理已签订好的劳动合同书，并整理出Excel表的人员明细，

例如：
合同签订明细

制表人：刘雯

制表日期：2006.04.21
序号
部门
姓名
合同起始
合同截至
备注
1
财务部
小明
2006-5-25
2006-11-25
√
2
销售部
小红
2006-5-25
2006-11-25
√
3
预算部
小李
2006-5-25
2006-8-25
√
4
预算部
小张
2006-5-25
2006-11-25
√
5
总务部
小刘
2006-5-25
2007-5-25
√
6
总务部
小王
2006-5-25
2006-11-25
√

将合同签订明细与公章申请单一起用黑色文件夹密封装好，请经理签完字后，交至外联部审核，最后上交黄先生审批。
2.2.5 劳动合同的发放
一式两份的劳动合同书盖好公章以后，即打电话通知员工到人力资源部来领取其中的一份劳动合同书。
在这里应注意的是，劳动合同书属于机密档案，只能由签订合同的员工本人来领取。若该员工在电话通知后较长时间未到人力资源部来领取合同，则将劳动合同书用信封密封，用文件传递发送至该员工所在部门的部门经理，由其部门经理发至其本人。
另一份劳动合同则在人力资源部作为该员工的二级档案统一保存。

2.2.6 员工合同管理流程图
下面，我们仍然用流程图来巩固一下员工劳动合同管理的相关内容。
签订合同的意见征求
制作劳动合同书
发放不予续签通知书
由部门经理通知其不予签订劳动合同
同意签订
不同意签订
续签
首签
签定劳动合同
劳动合同申请公章
发放劳动合同
将劳动合同归入二级档案库存档

2.3． 员工生日相关事宜
2.3.1 整理过生日员工名单
每月18日根据员工电子数据库表格中“出生日期”，整理出下个月过生日的员工名单，如下表：
5月份生日员工

序号
部门
姓名
性别
生日
备注
1
外联部
魏京霞
女
5月21日

2
人力资源部
刘雯
女
5月24日

3
人力资源部
李林松
男
5月6日

4
市场推广部
鹿浩青
男
5月10日

5
预算部
胡伟
女
5月12日

6
预算部
罗健
男
5月20日

7
总务部
程龙飞
男
5月21日

8
工程部
怀宝文
男
5月21日

9
项目部
程晓报
男
5月12日

10
物业维修部
常磊
男
5月29日

11
保安部
李晓文
男
5月10日

12
保安部
卜祥华
男
5月25日

13
俱乐部客服部
隗娅楠
女
5月20日

14
俱乐部客服部
王剑虹
女
5月2日

15
俱乐部客服部
李丹
女
5月24日

16
俱乐部餐饮部
陈钢
男
5月18日

17
俱乐部餐饮部
李素霞
女
5月9日

18
俱乐部酒店
叶菲
女
5月1日

19
俱乐部酒店
苏莎莎
女
5月10日

20
俱乐部酒店
董晖
男
5月27日

21
俱乐部酒店
姜超
男
5月7日

22
俱乐部酒店
南伟
男
5月18日

并将此表格发送至经理邮箱。

2.3.2 编写生日祝词
为下个月过生日的员工编写生日祝词，希望祝词中的语言能够使员工感到温暖，贴心，能够使员工感觉到公司在关注，关心着他们。

举例如下：
魏京霞：
5月21日
心到、想到、看到、闻到、得到，连同生日祝福一起送到你的手中，希望能带给你和你的宝宝健康、好运与无尽的欢乐。

叶菲：
5月1日
祝昔日的“叶小胖”，今日的“叶小美”生日快乐！
祝你在新的部门学到更多新的知识，掌握更多新的技能，拥有更多的收获！

2.3.3 生日卡片的制作
每月20日，将制作生日卡片的美工单，及空白的生日卡片交至市场推广部。并将生日祝词以电子的形式发送。空白卡片用完后，填写领料单至库房领取。
每月25日左右，卡片制作完成。

2.3.4 请黄先生为生日卡片签名
每月25日，将生日卡片送交至黄先生签字。

2.3.5 生日卡片的发放
每月30日，将已制作完成的生日卡片交至下月负责发放员工生日礼物的同事。

2.3.6 员工生日卡片制作流程图
整理过生日员工的明细列表，并发送邮件给经理
编写生日祝词
制作生日卡片
生日卡片请黄先生签字
生日卡片的发放

2.4员工意外保险
作为我公司的一项福利措施，我公司每年都为所有在职员工（包括临时工）上商业意外保险。2005年底，我们在太平洋人寿保险公司给员工上的意外保险如下：

紫玉山庄员工保险计划
投保险种:
主险:团体人身意外伤害保险
附加险:团体人身意外伤害医疗保险
保额保费测算:

险种
主险+附加险
保额
2万+5000元=25000元/人/年
保费
30元+15元=45元/人/年
投保658人保费合计
45元*686人=30870元
注:以上所有人员均按一类岗位人员测算保费
2.4.1 保险的签订
a.审核人身保险单，操作说明及委托书
例如：2005年底，与太平洋人寿保险的操作说明及委托书样板

操作说明

1、 投保人按实名投保，发生人员变动时，及时将人员变更情况加盖公章并以传真方式传给保险人。保险人在人员变更上登记收到传真的时间并盖章，由办理本保险的业务员（代理人）签名将确认件传回。变更人员的保险生效期以保险人收到传真的时间为准。
2、 人员变更后，每月根据传真件办理保险变更手续。
3、 北京集祥物业管理有限公司、北京建发建筑工程有限公司和北京紫玉大自然康体俱乐部有限公司委托北京紫玉山庄房地产开发有限公司代为办理其职工的投保手续。

中国太平洋人寿保险公司 北京紫玉山庄
北京分公司 房地产开发有限公司
2005年11月21日 2005年11月21日

委托书
兹委托北京紫玉山庄房地产开发有限公司代我公司办理职员本年度团体人身意外保险及附险事宜。
此致

北京紫玉大自然康体俱乐部有限公司
2005年11月21日

b.人员的核定
统计我公司所有在职员工的信息，核定人数，列出明细表。
例如：
序号
姓名
身份证号码
1
吴井元
13262919570702433X
2
王振海
372824197907210615
3
吴景雨
13262919800320431X
4
徐 杰
140212197509240031
5
张国文
132629197803034318
6
吴 林
132629490321431
7
吴景忠
13262919660719431X
8
房建波
410225198210170034
9
黄守才
132629195703104316
10
王树国
132626196509204319

c.申请支票
核定完全公司参保人数之后，确定参保的费用额度，写内联单主送黄先生，抄送财务部，申请支票。
例如：

内 联 单
文 号：HR0511-09 加急□ 缓急□ 普通□
标 题：关于申请支付团体人身保险费用支票事宜
附 件：
2005年11月，我公司需办理下一年度的团体人身保险，投保总人数为682人。需缴纳保险费的总额为：682*45=30690元。现申请一张金额为30690元的支票，以办理缴费手续。
请总经理批示！
主 送：黄先生
抄 送：财务部
转 送：
拟稿人：人力资源部 刘雯
部门经理：
部门经理：

经办部门经理1

经办部门经理2
建议/意见
建议/意见

回复/跟进期限
回复/跟进期限
打印日期：2005年11月24日 打印份数：1
北京紫玉山庄PURPLE JADE VILLAS

d.人身保险单盖章生效
人身保险单由我公司和保险公司双方盖章生效。

2.4.2 参保人员的更新
每周五根据当周入离职人员的名单，将原始人身保险单上的参保人员名单进行更新。
具体操作如下：
-将离职人员从参保人员名单中筛选出来，并查到他在参保人员表上的序列号，从原表中删除；
-将新入职人员的姓名及身份证号排列到已删除人员信息的原序号中去；
-将人员更新的明细发传真至保险公司；
人员更新明细例如：

人员变更明细

序列
原序号
原名单

更新后名单
身份证号
1
161
申永涛

（删除）

2
265
肖振刚

刘俊起
132430530314201
3
252
刘芳

康新国
610426197207242017
4
534
王俊杰

朱海正
132532721231183
5
590
王俊杰

张福友
132430590723201
6
526
贺京军

王立旺
110224195709053813
7
529
常宝奎

高兴法
342622790605771
8
552
苗向利

朱军
132532660822183

-保险公司发传真至人力资源部核实确认。
-每月进行投保费用的结算。
当当月入职人数多于离职人数时，应增加参保费用，应增加的费用为（12-当月月份）×（入职人数-离职人数）×45元
当当月入职人数少于离职人数时，应由保险公司退还部分参保费用给我公司，应退还的费用为（12-当月月份）×（离职人数-入职人数）×45元

2.4.3 保险金的申请
意外事故发生后，应由部门发内联单至人力资源部，并在事故发生的五日之内通知保险人（即保险公司的经办人）。
同时，在意外伤害治疗结束后的30日之内，由人力资源部填写意外伤害医疗保险金给付申请书，并凭下列证明和资料向保险人申请给付保险金。
证明包括：
-主险、附加险的保险单及公司的证明；
-被保险人（及发生意外伤害的员工）的户籍证明或身份证明复印件；
-公安等部门出具的意外伤害事故证明（如果只是普通的意外事故，由公司出证明材料即可）；
-县级以上公立医院或保险人认可的医疗机构出具的附有病理检查、化验检查及其他医疗仪器检查报告的医疗诊断证明、病历、及医疗费原始单据、结算明细表和处方。
-我公司办理本次保险金申请的经办人的授权委托书及身份证明。

2.5工伤保险的理赔
2.5.1 工伤理赔流程图
工伤理赔流程比较繁杂，在此以流程图形式进行说明：

工伤办理流程
员工发生工伤事故

员工持身份证到指定医院或医疗机构进行医治（紧急情况可就近进行急救）；将取回材料交给部门秘书。
（应取材料及相关说明见“备注1”；定点医疗机构见附表）

部门秘书发内联至人力资源部说明工伤事件，并上交工伤办理所需的相关材料。
（应交材料见“备注2”）

人力资源部为发生工伤事故的员工开出相关证明，并填写《工伤认定申请表》4份。
（相关材料见“备注3”）

人力资源部至朝阳区劳动和社会保障局申请工伤认定。
（办理手续流程及备忘见“备注4”）

带领发生工伤的工友到朝阳区劳动和社会保障局进行工伤鉴定。

人力资源部从朝阳区劳动和社会保障局领取相关材料。
（应领取材料见“备注5”）

人力资源部到朝阳区社保中心办理工伤理赔手续。
（应带材料见“备注6”）

工伤赔付款拨付到公司帐户后，人力资源部填写《支付凭证》，并审批签字。

工伤员工或其所在部门秘书到财务部领取工伤赔付款项。

备注1：
①加盖“工伤医疗专用章”的医保处方；
②诊断证明；
③检查、治疗费用明细；
④收据。
⑤员工发生工伤已抢救为主，可先到就近医院进行抢救，为保证工伤理赔流程的顺利进行应优先考虑工伤医疗机构。

备注2：
①备注1中所含四项材料；
②受伤员工身份证复印件2份；
③受伤员工的书面说明：包括事故发生的时间、地点、原因、经过及受伤部位。
④受伤员工若无《工伤证》，则应同时提交一寸照片一张。

例如发生工伤的基建队员朱守亮的书面说明：
2005年10月16日早7：30分左右，我公司工程部基建队员工朱守亮在行政楼三层西南角小屋进行房屋装修的过程中，不慎从人字型木梯上跌落下来。现场感觉脚与腰部受伤，即立即被送往医院急救。
由医院诊断得知：该员工左脚踝骨、大小骨骨折；腰部第九根肋骨骨折。
备注3：
①发生工伤事故的员工与公司的劳动关系证明（正式工提供合同复印件；临时工开相关证明书）；
②工资报酬的领取证明。
③《工伤认定申请表》需填写完整并盖公章（需要公章申请）。

例如发生工伤的基建队员朱守亮的劳动关系证明：
证 明
朱守亮，男，身份证号：320324197510025691。
于2005年03月10日入职，任职于工程部基建队。