空中会议室业务手册.doc

空中会议室业务手册

二〇一二年四月
1. 空中会议室业务简介
电话会议业务是为满足企业对电话通信的高级需求而产生的新一代电信增值业务，使用该业务可帮助企事业单位召开所有分公司和部门的全国范围内的电话会议。中国铁通空中会议室业务可以为用户提供功能齐全，使用简便，经济实惠的电话会议服务，非常适合大中型企事业单位及时、快速、高效地解决多方开会、指挥、讨论、咨询、培训等问题。
中国铁通空中会议室是一项卡式电话会议业务，主要是为了给企业客户提供一种便捷的电话会议手段，企业无需自建会议平台，只需购买铁通会议账号，使用任意一部电话拨打铁通卡式会议电话业务接入号（本网用户拨打10228，他网用户拨打4007010228，境外可拨打86-10-51910228），即可使用电话会议功能。
铁通公司空中会议室业务是一项全国业务，既可以提供本地和省内电话会议服务，也可以提供跨省电话会议服务。全国漫游的空中会议室业务使用全国统一的平台，用户在全国范围内任何地方，都可以使用电话进入会议平台。
空中会议室既可以提供预付费业务，也可以提供后付费业务。通过购买空中会议室账号，用户在任意一部电话上都可以使用铁通电话会议业务，会议费、功能费等从会议账号中扣除。
用户完全自主召开会议。用户既可以通过预约的方式召开会议，也可以随时召开立即会议；用户可以自行选择采用召集式电话会议（会议召集人逐一对与会者电话发起呼叫，召集所有人参加会议）或汇聚式电话会议（各个与会者分别拨打接入号进入会议平台，选择正确的会议号参加会议）方式开会；用户可以通过电话机或WEB页来实时主持会议。

2. 空中会议室产品介绍
2.1 系统结构及容量
2.1.1系统概况
空中会议室系统是建立在铁通中心机房的一套独立的电话会议系统，为全国的电话用户提供电话会议业务。空中会议室系统是由综合交换单元、数据库服务器、认证服务器、WEB服务器，同时包括网络设备以太网交换机、路由器、防火墙设备，以及用于系统管理维护的终端设备（包括系统监视、业务管理、会议控制等功能）组成。
2.1.2系统容量
铁通空中会议室系统可以提供的单场会议最大容量为240方，系统最高可支持720方的会议用户同时使用。
2.2 空中会议室产品介绍
2.2.1 空中会议室的使用范围
可以使用空中会议室业务的用户包括铁通本网的普通电话用户、IP电话用户；中国联通的移动电话用户、一般电话用户、IP电话用户；中国移动的移动电话用户、IP电话用户；中国电信的一般电话用户、IP电话用户；中国网通的一般电话用户、IP电话用户。
空中会议室业务可以全国漫游使用。
2.2.2 空中会议室的产品形式
空中会议室给客户提供了一种便捷的电话会议手段，客户无需自建会议平台，只需购买空中会议室产品，使用任意一部电话拨打铁通卡式电话会议业务接入号，即可使用电话会议功能。
铁通会议电话系统提供预付费注册账号、后付费注册账号、预付费帐号卡（含预付费充值卡）等多种产品形式。
三种产品均为卡号+密码形式，用户获得卡号、密码后，即可使用电话会议功能。
三种产品在电话会议功能和使用方法上基本一致，主要区别在于办理方式、管理模式及缴费方式。
详见下表：
产品类型
预付费空中会议室注册用户
后付费空中会议室注册用户
预付费空中会议卡用户
开户方式
厅台办理，网运OA提交申请工单
厅台办理，TBSS营业系统申请
填写《“空中会议室”卡申请表》向总部市场部申请
用户帐号、初始密码下发
帐号在网运OA中申请，初始密码为随机分配，工单竣工后，省级空中会议室管理员登陆WEB管理界面查询用户初始密码
帐号在TBSS营业系统中进行选号，初始密码由TBSS系统随机生成，竣工后通过TBSS查询
帐号、密码通过加密电子邮件下发给省级空中会议室管理员，加密密码由省级空中会议室管理员向总部空中会议室系统管理员（010-5一八44196）索取，制卡完成后由省级空中会议室管理员向总部系统管理员（010-5一八44196）申请激活
计费方式
预付费，允许设置透支额
后付费，支持预存款，无法设定消费上限
预付费，不允许透支
支持优惠
会议使用费折扣
支持多种优惠套餐
无
交费方式
厅台缴费，省级空中会议室管理员登陆WEB管理界面执行充值操作
厅台缴费，TBSS向省计费系统下发账单
只能用预付费充值卡充值，填写《“空中会议室”卡申请表》向总部市场部申请预付费充值卡
公免帐号及测试帐号
不允许
不允许
允许
帐单及发票
用户可通过WEB界面查询详单和费用明细，厅台无法提供帐单，用户充值只能提供手写发票
TBSS系统向省计费下发账单，各省自行打印发票，用户可通过WEB界面查询详单
用户可通过WEB界面查询详单和费用明细，厅台无法提供帐单，用户购卡只能提供手写发票
适用范围
他网企业用户，规避欠费风险
本网企业用户，信誉度良好的企业协议用户
用于公免帐号、演示帐号、用户测试帐号，前期不对外进行销售

2.2.3会议申请方式
根据会议申请开始的时间上分为以下两种会议：立即会议和预约会议。
立即会议：只要拥有空中会议室的账号、密码，用户可以随时申请召开会议并逐一召集与会者。会议费用实时从账号上扣除。即时会议会受到空中会议室系统最大容量的限制（最大可支持720方的会议用户同时使用），在某些高峰时段，用户可能会因为系统资源已被其他用户的会议占满而无法召开立即会议。
预约会议：对于计划召开的会议，用户可以预先进行预约，预约的内容包括预先设定会议的开始时间和结束时间、与会者数量、与会者参加会议所使用的电话号码，如果会议需要加密，还可以预先设定密码。经过预约的会议，空中会议室的系统会自动为用户预留足够的资源，以避免因为高峰时段资源不足而影响用户重要会议的召开。
2.2.4会议召开方式
根据会议召开的方式，分为召集式、汇聚式、混合式三种方式。
召集式电话会议：召集式电话会议的前提条件是主持人必须首先进入会场，设定好与会者参加会议时所使用的电话号码，并通过会议平台系统向各个与会者的电话发起呼叫。该种会议方式下，各个与会者的电话只需支付接听费。
汇聚式电话会议：召开汇聚式电话会议的前提条件是主持人必须提前告知所有与会者预定的开会时间，主持人必须在约定的会议时间之前建立好会场并首先进入会议，与会者在指定的会议时间拨打空中会议室接入码（本网用户拨打10228，他网用户拨打4007010228，境外可拨打010-51910228）进入电话会议系统，进行必要的身份验证之后参加会议。该种会议方式下，各个与会者所使用的电话需要支付拨打空中会议室接入码所产生的本地通话费。
混合方式：混合式电话会议是汇聚式和召集式的结合，申请召开混合式会议后，主持人既可以对与会者发起召集式呼叫，与会者也可以在会议过程中拨打空中会议室接入码参加电话会议。

2.2.5 空中会议室的用户界面
空中会议室的用户可通过多种方式来对自己的空中会议室进行查询和管理，管理界面包括：
电话管理流程：拨打空中会议室管理接入码，按照语音提示进行管理操作；
通过WEB方式进行管理：访问空中会议室网站（）进行管理操作。
2.2.6 空中会议室的主持方式
空中会议室为用户提供了两种主持会议的方法：
1、空中会议室的用户可以通过主持人的电话机按键主持会议，由于电话机按键比较繁琐，主持过程中主持人需要反复查找按键命令、会场中各个与会者的序号、电话号码等，这种方式仅适合于小型会议。
2、用户也可以通过登陆空中会议室网站（），进入“会场控制”模块，下载安装JAVA控件程序后，即可通过WEB页面主持会议，用户能够从WEB页面上清楚地了解到各个与会者的状况，主持人的管理功能也都以按钮的形式直观地体现出来，这种方式适用于主持大中型会议。
2.2.7 与会者权限
空中会议室为与会者提供了多种会议过程中的权限：主持人、发言人、听众、监禁。
主持人：主持人永远具备发言权，每场会议必须有且只能有一个主持人，主持人进入会场之后会议才能开始。只有主持人有权改变其他与会者的发言模式。
发言人：具备发言权的与会者。发言人如果使用普通电话机，会将环境噪音带入会场，同一时刻发言人超过10人有可能因为噪音叠加而在会场中产生杂音与啸叫，因此会议中要尽可能减少发言人数量。发言人最好使用具有静音功能的专用会议终端，以便在不需要发言将会议终端设置为静音状态。
听众：不具备发言权，只能旁听会议内容。
监禁：被监禁的与会者既不具备发言权，也不能旁听会议内容。适用于某些讨论需要个别与会者回避的情况。
3. 资费
3.1 资费结构
用户使用空中会议室的费用由三部分构成：接入通话费、会议使用费、其它服务费。
3.1.1 接入通话费
接入通话费，指的是用户拨打空中会议室接入码所产生的通话费。接入通话费由各个与会者所使用的电话终端支付。例如：某一与会者拨打10228参加会议，作为主叫方，这位与会者的电话支付通话的基本费用。如果通过召集式参加会议，与会者只需接听电话就可以参加会议，不需要支付接入通话费，如果与会者使用的是移动电话，则会支付相应的手机接听费或漫游接听费。
3.1.2 会议使用费
会议使用费由会议申请人统一支付，从空中会议室会议账号中扣除。会议使用费是按照用户开会的方数、时长来收取。计算会议使用费的总额是每个与会者参加会议实际时长的总和，例如：主持人参加会议90分钟，3个与会者各参加会议60分钟，则会议费为90+60+60+60=270分钟乘以会议使用费费率。
3.1.3 其它服务费
会议预约费：是系统为用户预留资源时所收取的押金，如果用户按时召开预约会议则退还用户，如果未按时召开则视情况扣除预约费。是对用户预约会议行为的一种制约，可以防止用户对会议资源进行超额预约，例如预约超过实际会议的召开时间范围、预约超过实际会议的总人数，这都将恶意地占用会议中心的资源，而预约费用可以对用户的这种行为进行制约。
会议录音费：是对会议录音服务收取的费用，按照录音时长收费，与会议方数无关。
3.2 资费标准
（一）开户费
针对预付费和后付费的注册用户，收取一次性开户费60元/号。账号卡用户无开户费。
（二）接入通话费
不论何种方式会议，用户以主叫方式直接拨打会议接入码接入会议平台，固定电话运营商对其归属主叫用户收取本地营业区内通话费；移动电话运营商对其归属主叫用户收取本地通话费或漫游费。
（三）会议使用费
不论何种会议方式统一向用户会议帐号收取会议使用费0.4元/分钟/方。
（四）其他服务费
1、会议预约费：
向会议发起者收取200元/次。会议发起者可以在召开电话会议四小时以前进行会议预约,若会议发起者在预约时间未召开会议，则系统将为会议发起者保留会场半个小时，在此时间内召开会议，则不收取预约费用。
若会议发起者在会议召开前的四小时之外取消预约或会议按时召开，预约费可全部退款；
若会议发起者在会议召开前的四小时至半小时内取消预约，预约费可退款50％；
若会议发起者在会议召开前的半小时之内取消预约或在规定时间内未召开会议，预约费则不予退款。
2、会议录音服务费，按1元/分钟收取。
3.3 优惠套餐
3.3.1 预付费注册用户优惠套餐
空中会议室预付费注册用户只支持会议使用费整体打折一种优惠套餐。
3.3.2 后付费注册用户优惠套餐
空中会议室后付费用户支持更灵活的优惠套餐，尤其是在会议使用费的基础上进行了细分，可以根据更详细的帐目类型进行优惠，包括：
l 本地呼入会议使用费
l 本地呼出会议使用费
l 异地呼入会议使用费
l 异地呼出会议使用费
l 录音费
l 预约费
在细分帐目类型的基础上，可以支持根据呼入-呼出方式、本地-长途会议制定差异化的优惠政策。
支持的优惠方式包括：
l 整体打折
l 最低消费
l 分帐目类型打折
l 分帐目类型包月限时
l 分帐目类型分段跳档等
4. 空中会议室业务功能
4.1 空中会议室管理网站功能
4.1.1 网站登陆
空中会议室用户可登录访问管理网站，输入正确的空中会议室账号、登陆密码、验证码后，即可登陆。

登陆成功后的界面如下图：

注意：为确保用户账号安全，密码连续三次输入错误，系统将锁定本机24小时内无法登陆。如不慎被锁定，用户可清空本机浏览器cookies（一般位于浏览器菜单栏“工具”中的“internet选项”中清除cookies）或更换其它电脑即可正常登陆。
4.1.2 预约会议
对于计划召开的会议，用户可以预先进行预约。预约会议需要设置的参数较多，适合通过网站进行预约，不建议通过电话语音流程预约会议。
会议预约界面如下：
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会议成员编辑页面如下：
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图示中各步骤具体操作如下：
1、 进入“会议管理”模块；
2、 进入“登记会议”模块；
3、 选择“呼叫方式”， “呼入”只允许汇聚方式参会、“呼出”只允许召集方式参会、“混合”同时支持汇聚和召集。注意！如果需要会议系统在开会时自动对与会者发起外呼，“呼叫方式”必须选择“呼出”；
4、 选择“会议方数”，支持3-240方，由于系统会提前8小时预留会议资源，因此预约会议方数过大会造成资源的严重浪费；
5、 选择“是否录音”，只有选择“录音”，才能在会议过程中随时开启或关闭录音功能；
6、 选择“开始时间”和“结束时间”。注意，所有时间以系统时间为准（系统时间在管理网站下方有实时显示），“开始时间”必须在当前系统时间一五分钟以后；
7、 设置“会议密码”。与会者通过拨打业务接入号采用汇聚式参加本次预约会议时，需要通过输入“主持人密码”、“发言人密码”、“听众密码”来确认进入会场后的身份，通过电话语音流程收听本次会议录音时，需要输入正确的“录音密码”；
8、 会议预约成功后，将会提示是否添加会议成员，进入“会议成员编辑”页面。也可稍后在“会议查询”（详见4.1.3）中进入“会议成员编辑”添加会议成员。注意：只有事先通过“成员管理”（详见4.1.4）录入的成员才能被添加到会议中；
9、 在此区域中选择一个或多个成员，或选择一个或多个部门中的所有成员；
10、 在此区域中为选定的成员设置会议权限，主持人必须有且只能有一个；
11、 已添加到会议中的成员在此区域显示。
4.1.3 查询并修改会议
此功能可以查询与修改所有立即会议、预约会议。

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xxideadownx/sound.asp
图示中各步骤具体操作如下：
1、 进入“会议管理”模块；
2、 进入“会议查询”模块；
3、 拥有立即会议权限的用户，在会议查询中将可以查到唯一的一条立即会议记录，立即会议无法删除，会议的发言人密码、听众密码、最大方数等信息用户无法自行修改，点击“详细”按钮可查询立即会议的主持人密码、发言人密码、听众密码，点击“成员”按钮可以修改立即会议的成员（成员设置对今后所有的立即会议有效，详见4.1.2）。
4、 当前预约的会议可以删除，但在会议召开前的四小时之内删除将扣除预约费（扣除比例详见3.2），点击“修改”按钮可修改会议的起止时间、主持人密码、发言人密码、听众密码、最大方数等信息，点击“详细”按钮可查询会议信息，点击“成员”按钮可以修改会议的成员（成员设置仅对本此预约会议有效，详见4.1.2）。
4.1.4 成员管理
通过成员管理可以极大地方便电话会议的主持和召开。
预先将参会人员的姓名、电话号码添加到成员列表中，在主持会议过程中就可以直观地看到成员的姓名，而临时与会者只能看到电话号码。
“张三”、“李四”等预先录入的成员与临时与会者在会议主持界面中的区别见下图：
临时
成员

成员管理界面如下：
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图示中各步骤具体操作如下：
1、进入“会议管理”模块；
2、进入“成员管理”模块；
3、成员的“主用电话”是指参加会议所用的电话号码，各成员的“主用电话”不得重复，固定电话不论本地异地都必须加长途区号，例如01051910228，手机号码前无须加0，例如一三600000000；
4、成员的“姓名”是指成员在会场中所显示的名称，姓名不超过5个字，各成员的“姓名”不得重复；
5、“部门”是对成员的分组管理，“部门”相同的成员可以批量管理；
6、“手机号”仅作为备注信息。

批量导入成员
需要批量导入会议成员时，专门为大型会议开发了空中会议室成员导入工具ConAssistant.exe，可发放给会议规模较大的用户使用，使用方法如下：
1、运行ConAssistant.exe后，在电脑桌面左上角显示如下图所示主界面：

2、当鼠标离开主界面后，软件将自动缩小到电脑桌面的左上角，如下图所示：

3、ConAssistant.exe运行后，在电脑的右下角托盘中会显示该软件的图标。
4、使用ConAssistant.exe导入存有会议成员信息的文本文件。
点击ConAssistant.exe主界面中的“导入文本文件…”按钮，如下图所示，选择需要导入的成员信息文本文件即可。软件将自动提示导入的成员数量，并对文本文件中错误的格式予以提示。（成员信息文本文件制作方法见第7条）
点击此按钮

5、启动IE浏览器（必须是Internet Explorer，不支持360等其他浏览器），登陆空中会议室增加会议成员界面，进入“会议管理”模块下的“成员管理”栏目，点击“增加”按钮，进入下图所示界面：

6、使用ConAssistant.exe将会议成员导入空中会议室，点击“将会议成员导入会议室”按钮后，可看到会议成员列表中的数据逐条减少，待全部成员输入空中会议室系统后，操作完成。如图下图所示：
点击此按钮

7、成员信息文本文件的制作：打开模板中的“会议成员.xls”文件，按照其格式进行成员录入或编辑。文件的第一行为标题行，不要进行编辑，从第二行开始为会议成员信息。其中“主用电话”列不能为空，其他列可以为空。“主用电话”格式为：固定电话一律加长途区号，手机号码前一律不加0。如下图所示：
标题行

8、编辑完成后选择EXCEL中的另存为选项，文件的保存类型为“文本文件（制表符分割）（*.txt）”,文件名根据实际情况灵活定义，点击保存即可。如下图所示：
保存的文件类型

4.1.5 录音管理
查询并下载会议录音，界面如下：
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1

图示中各步骤具体操作如下：
1、进入“会议管理”模块；
2、进入“录音管理”模块。
4.1.6 查询统计
会议话单、费用（只有预付费用户可查询费用）明细查询，界面如下：
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图示中各步骤具体操作如下：
1、进入“查询统计”模块；
2、“话单查询”模块可供用户自助查询所有与会者话单；
3、“费用查询”模块仅供预付费用户查询“会议使用费”金额（不包括预约费、录音费）及帐户余额；
4、“其他费用查询”模块可供用户自助查询会议预约费、录音费详细情况。
4.1.7 密码管理
修改空中会议室管理网站的登录密码。
4.1.8 帐务管理
仅供预付费用户使用。
预付费注册用户交费后可在此查询充值记录。
预付费卡用户可在此使用充值卡进行充值。充值卡只能为预付费卡用户充值，不能为注册用户充值。
4.1.9 会议通知
向已经预约成功的会议成员发送电话通知，界面如下：
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图示中各步骤具体操作如下：
1、进入“通知”模块；
2、“电话通知”模块；
3、可对目前已经预约成功的会议发出电话通知，系统会呼叫与会者，并自动播放预约会议的召开时间；
4、“添加成员”按钮可选择发送通知的范围，可选择对预约会议中全部或部分用户发出通知；
5、“通知时间”按钮可选择发送通知的时间。
4.1.9 通过WEB召开并主持会议
主持人可通过WEB召开并主持会议，界面如下：
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图示中各步骤具体操作如下：
1、进入“会场控制”模块；
2、进入“会场控制平台”模块；
3、使用会场控制平台必须安装java环境，用户可点击下载安装；
4、选择“立即会议”或“预约会议”，并选择相应的会议号。“立即会议”可随时召开和控制，如果没有可选的立即会议会议号，表明该用户没有立即会议权限。“预约会议”只有在预定会议时间内才可以通过web控制，如果没有可选的预约会议会议号，表明该用户目前没有正在召开的预约会议，或者预约会议逾期半小时未召开已被取消；
5、点击“登陆”按钮即可开始会场控制，用户可以通过“会场控制”页面对整个会场进行控制，在“会场控制”主页面上分为两个区域，下方是会议控制区，上方是会议成员状态显示区。在控制区主要是一些控制会议的操作按钮，在显示区则是把当前所有会议成员的状态显示出来，以及显示当前会议方数。主页面每3秒钟自动刷新一次，保持和当前会场状态同步。界面如下：

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图示中各步骤具体操作如下：
1.显示区
在显示区每一排显示5个成员信息，每一个成员状态框分为三部分。在左边是一个复选框，用来对个别成员操作的时候选择成员用，在右方显示该成员名称和电话号码，如果是临时呼入或呼出的用户则用临时用户来代替成员名称。每个成员状态框都有一个底色，用于标识此时成员的状态。颜色和成员状态的对应可通过“图例”按钮察看。成员状态包括：主持人、与会者、听众、空闲、拨入、校验密码、呼叫、振铃、被叫忙、久叫不应、空号、小会场、听众申请发言等。某成员进入“听众申请发言”状态的时候，不但其底色相应改变，还要能持续闪亮直至其被允许发言，以在页面上起到提醒WEB主持人的作用。
2、“会场操作”区域：
会场控制中可以在增呼号码中输入想要召集入会议的电话号码（固定电话不论本地、异地都要加区号，手机号不论本地异地不加0）以及该号码进入会场后的身份，包括主持人、发言人和听众。注意：第一个进入会场的必须是主持人，因此请首先增户身份为主持人的号码。
3、“会场开关”区域
会场控制中共有5个开关：录音开关、报数开关、追呼开关、加锁开关、音乐开关。勾选这些开关，就能激活相应的功能，取消勾选，就可以停止该功能。
录音开关：对会场进行实时录音，直到关闭开关或会议结束。
报数开关：对会场与会者情况和进出会场变化进行报数。
追呼开关：一旦开启此功能，将会对所有主动退出会场的与会者发起最多3次追呼，该与会者接听追呼电话后自动进入会场，此功能主要为了避免大型会议中个别用户的意外断线。（主持人在宣布会议结束前应提前关闭追呼开关）
加锁开关：一旦对会场加锁，则不允许任何人进入会场，即使他输入了正确的密码。
音乐开关：在要求所有与会者等待时可以播放音乐。
4、“主控区”区域
控制区提供对会议的控制功能，包括“主控区”、“会中会”、“其他功能”三个模块，分别提供有：群呼、呼叫、拆线、发言、禁言、关闭会议、音量调节、开启小会场等按钮，以下将分述这些按钮的功能。
呼叫按钮：当在会议进行过程中，需要对预先登记的成员进行呼叫时使用此功能。此时需要通过在成员状态框中的复选框来区别哪些用户需要被呼叫，如果在控制区的全体复选框被选中，则呼叫全体成员。
群呼按钮：可以呼叫全体在册成员（在“成员管理”页面内登记的全体成员），当在会议进行过程中按此按钮，可以将还未入会的在册成员全部呼叫入会。
拆线按钮：当在会议进行过程中，需要把某个成员或全体成员拆出会议时使用。对成员的选择方法和呼叫功能一样。
发言和禁言按钮：当在会议进行过程中，可以对入会的某个成员或全体成员进行发言和禁言操作。发言按钮可使听众变为与会者，禁言按钮可使与会者变为听众。
监禁和解禁按钮：当在会议进行过程中，可以对入会的某个成员或多个成员进行监禁和解禁操作。监禁按钮可使与会者无法收听会议内容，解禁按钮可使被监禁的与会者回到会场。
换主持人：当在会议进行过程中，可以选择一个已进入会场的与会者，并将会议主持人的身份转移给这位与会者。
音量调节：在“其他功能”面板中，选择一个用户，即可对其音量进行调节，须注意的是只能调节单个用户的音量，当同时勾选多个用户时，无法调节音量。

4.1.10 会议过程中修改会议
会场控制中可以将编辑好的会议成员（成员编辑请参考4.1.4）导入会场，具体的方法是：
最小化会场控制网页，最大化空中会议室用户WEB管理页面（会场控制网页与空中会议室用户WEB管理网页是两个独立的IE窗口），进入“会议查询”，查找到当前会议（预约会议可能有多场，立即会议只有一场），点击“成员”按钮，选择需要加入会议的成员，并指定该成员的身份（包括主持人、发言人和听众），成员中必须有且只有一个主持人，然后最大化会场控制网页，点击“重新获取正式成员”的“获取”按钮，刚刚添加的成员就会显示在会场中，选择这些成员并发起呼叫，就可以将他们带入会场。注意：与前面的增呼功能一样，第一个进入会场的必须是主持人，因此请首先增户身份为主持人的成员。
预约会议过程中如果发现最大方数不足或者预定会议时间不够，同样可以参照上述方法：最小化会场控制网页，最大化空中会议室用户WEB管理页面（会场控制网页与空中会议室用户WEB管理网页是两个独立的IE窗口），进入“会议查询”，查找到当前正在召开的会议，点击“修改”按钮，可以修改最大方数和会议结束时间。

4.2 空中会议室电话语音流程功能
使用任意一部电话拨打铁通卡式会议电话业务接入号（本网用户拨打10228，他网用户拨打4007010228，境外可拨打010-51910228），首先选择语言种类，随后输入空中会议室帐号，即可使用电话语音流程各项功能：按“1”参加预约会议；按“2”召开或参加立即会议；按“3”收听会议录音；按“4”进入会议管理功能。
4.2.1 参加预约会议
在电话语音主流程中按“1”即可参加预约会议。
如果此时有正在召开的预约会议，则会提示用户输入会议密码，输入“主持人密码”、“发言人密码”或者“听众密码”，就可以使用相应的身份进入会场。“主持人密码”、“发言人密码”和“听众密码”由用户在预约会议时设定。
如果此时没有正在召开的预约会议，则会提示用户“会议不存在”。
4.2.2 召开或参加立即会议
在电话语音主流程中按“2”即可召开或参加立即会议，随后会提示用户输入会议密码。
如果用户输入“立即会议主持人密码”，就可以召开一场立即会议，并以主持人的身份进入会场。
此时主持人可以输入第一个与会者的电话号码，并按“#”确认，系统会自动呼叫该与会者；呼叫接通后，主持人与对方通话，确认其身份，再次按 “#”号键即可将其加入会议，按“*”号键则挂断此通话，超过一分钟没有按“#”号键，系统也会自动挂断通话；主持人输入第二个与会者的电话号码，重复上述操作，以添加更多的与会者。
如果用户输入“立即会议发言人密码”或者“立即会议听众密码”就可以参加当前的立即会议。如果此时没有正在召开的立即会议，则会提示用户“会议不存在”。
“立即会议主持人密码”、“立即会议发言人密码”和“立即会议听众密码”开户时由系统随机分配，作为初始密码交给用户。“立即会议主持人密码”可通过电话语音主流程中的“会议管理”进行修改，“立即会议发言人密码”和“立即会议听众密码”客户无法自行修改。
4.2.3 收听会议录音
在电话语音主流程中按“3”即可收听会议录音。
输入正确的会议录音密码，既可收听指定场次的会议录音。
4.2.4 会议管理功能
在电话语音主流程中按“4”即可进入会议管理功能。会议管理的主流程如下：

1、欢迎词管理，可以录制欢迎词，每个与会者进入会场后将自动播放欢迎词。
2、密码管理，可以修改WEB登陆密码、立即会议主持人密码。
3、费用管理，可以使用充值卡充值（仅限预付费空中会议卡用户），可以查询帐户余额（仅限预付费用户）。
4、预约管理，可进行会议预约，但流程操作过于繁琐，建议用户使用WEB管理页面进行会议预约。
4.3 空中会议室电话主持功能
主持人除了可以使用WEB管理界面主持会议，也可以使用主持人电话按键操作实现主持功能，听众也可以通过按键申请发言。按键与功能对应列表如下：

编号
功能提示
操作码
1
自动群呼与会者
＊1＃
2
修改某电话号码与会者级别
＊6＊电话号码＃
3
会议进程中增呼与会者
＊4＊电话号码＃
4
呼叫系统管理员
＊7＃
5
会议加锁
＊81＃
6
会议解锁
＊80＃
7
开放报数功能
＊71＃
8
关闭报数功能
＊70＃
9
开放/关闭与会者提示指令
＊92＃
10
收听功能提示帮助
＊999＃
11
会议录音
＊941＃
12
会议结束录音
＊940＃
一三
结束会议
＊93＃
14
听众申请发言
88
一五
与会者全为听众
＊31＃
16
与会者全为发言人
＊32＃
17
开放背景音
＊961＃
一八
关闭背景音
＊960＃
19
开启追呼
＊91＃
20
关闭追呼
＊90＃
21
主持人离开会场
＊0＃
22
播放会议录音
＊9＃
23
报会议人员总数
＊98＃

4.4 常用的会议召开方式
空中会议室的开会方式灵活，各种开会方式适合于满足不同用户的实际需求，常见的会议召开方式有以下几种。
4.4.1 通过WEB召开大型预约会议
适用场合：
要求具备电脑和上网环境，适用于大型重要会议的情况。
开会流程：
登陆WEB管理页面预定会议，会议方式选择“混合会议”，设定主持人密码、发言人密码、听众密码（如果经常开会，每次会议的密码建议保持一致，以免反复通知密码）。
收集所有与会者的姓名、电话等信息，并转换为标准格式，使用“成员批量导入工具”将人员信息录入系统（详见4.1.4）。
选择电话通知或邮件通知功能，向与会人发会议通知：会议时间，会议账号，发言人密码，听众密码。
到达预设开会时间时，主持人首先使用“主持人密码”进人会议（详见4.2.1）。
主持人电话接入会场后，可以使用WEB管理页面外呼与会者。或者由发言人和听众使用“发言人密码”和“听众密码”拨人会议。
主持人点名，会议开始
会议结束，主持人和与会人分别挂机或者主持人通过WEB界面的“会场控制”结束会议。
优点：
通过预约可以确保会议在预定的召开时间顺利召开；利用“成员批量导入工具”也可以快速将大批人员信息录入系统；与会者既可以自行拨打接入号参加会议，也可以由主持人发起外呼参加会议，当与会方数过多时，要求与会者按时自行拨打接入号参加会议可以减少主持人的操作压力。
缺点：
由于采用混合式会议方式，无法设置系统在预定的会议召开时间自动外呼与会者（当与会者过多时，不适合发起自动外呼，因为一旦触发与会者电话上的语音信箱、呼叫等待、呼叫转移等各种呼叫转接服务后，很容易造成会场混乱）。

4.4.2 通过WEB召开中小型预约会议
适用场合：
要求具备电脑和上网环境，适用于中、小型重要会议的情况。
开会流程：
登陆WEB管理页面，进入“成员管理”，将经常参加会议的人添加为成员，输入该成员的姓名、电话、部门，这些成员会自动按照“部门”这一属性来分组，以便于召开部门会议。也可以使用“成员批量导入工具”将人员信息批量录入系统（详见4.1.4）。
登陆WEB管理页面预定会议，会议方式选择“呼出会议”，设定主持人密码、发言人密码、听众密码（如果经常开会，每次会议的密码建议保持一致，以免反复通知密码）
预约成功后，可点击“成员编辑”按钮，可以把预先输入的成员预设为本场会议的主持人、发言人或听众。当到达会议开始时间后，“空中会议室”系统将会自动呼叫所有预设的与会者
注意：预设成员时，需要设置每个成员的身份，例如“主持人”、“发言人”和“与会者”，必须将其中一个成员预设为“主持人”（有且只能有一个主持人），会议才能正常召开
选择电话通知或邮件通知功能，可以向预设的成员发会议通知
到达预设开会时间时，“空中会议室”系统将会自动呼叫所有预设的与会者
主持人、发言人、与会者接听电话后自动进入会场，此时主持人可以使用WEB管理页面进行会议控制
主持人点名，会议开始
会议结束，主持人和与会人分别挂机或者主持人通过WEB界面的“会场控制”结束会议。
优点：
通过预约可以确保会议在预定的召开时间顺利召开；系统在预定的会议召开时间可以自动外呼与会者。
缺点：
由于采用召集式会议方式，与会者无法自行拨打接入号参加会议，只能由主持人发起外呼参加会议。

4.4.3 通过WEB召开例行会议
适用场合：
要求具备电脑和上网环境，适用于人员固定、会议时间固定的例行会议的情况。
开会流程：
首次召开例会时，登陆WEB管理页面，进入“成员管理”，将经常参加会议的与会者添加为成员，输入姓名、电话，并按照“部门”分组。也可以使用“成员批量导入工具”将人员信息批量录入系统（详见4.1.4）。
登陆到WEB管理页面后，进入“会议管理”下的“会议查询”，点击唯一一场“立即会议”的成员编辑按钮，选择需要的会议成员
*注意：导入成员时，需要设置每个成员的身份，例如“主持人”、“发言人”和“与会者”，必须将一个成员作为“主持人”，会议才能正常召开
成员添加完成后，进入到“会场控制”页面，点击“重新获取成员”按钮，刚才选择的成员就会被导入到会场
进入“会场控制”，召开“立即会议”
首先选择被设置为“主持人”的成员，点击“呼叫”按钮，将主持人电话呼入会场
主持人电话进入会场后，在会议控制界面中选中其他会议成员，点击“呼叫”，系统会自动同时呼叫所有的成员，各成员接听电话后自动进入会场。
此后如再召开例会，无须再进行成员设置，直接进入“会场控制”，召开“立即会议”即可，所有与会人员的设置都会保留。
优点：
初次召开会议设置完成后，此后如再召开例会，无须再进行成员设置，直接进入“会场控制”，召开“立即会议”即可。
缺点：
由于采用立即会议的方式，系统不会预留会议资源。
4.4.4 通过电话召开小型临时会议
适用场合：
适用于小型临时会议，无需WEB支持，只要有一部电话，随时随地开会。
开会流程：
主持人拨打空中会议室接入号，输入会议账号
根据语音提示选择“立即会议”
输入“主持人密码”后进入会场
主持人输入第一个与会者的电话号码，并按“#”确认，系统会自动呼叫该与会者
呼叫接通后，主持人与对方通话，确认其身份，再次按 “#”号键即可将其加入会议，按“*”号键则挂断此通话，超过一分钟没有按“#”号键，系统也会自动挂断通话
主持人输入第二个与会者的电话号码，重复上述操作，以添加更多的与会者
与会者全部到场后，主持人点名，会议开始
会议结束时，主持人和与会人分别挂机。
优点：
无须电脑和网络支持，只需要电话就可以召开会议。
缺点：
通过电话召开和主持会议仅适合小型会议，当与会者过多时召集会议拨号的过程耗时很长，当有人发言时，不能及时限制他人的发言权，容易导致会场秩序混乱。

5. 计费及摊分
5.1省间结算相关定义
空中会议室业务省间结算相关定义
1、.销售空中会议室卡或帐号的省分公司称收费省。
2、用户拨打