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文字沟通技能训练.doc

上传人:pc****0 文档编号:8679839 上传时间:2025-02-25 格式:DOC 页数:6 大小:36KB
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文字沟通技能训练 目的 一、 通过对目前的和期望的文字沟通效果,确认改善的领域。 二、通过掌握有效的文字沟通技能,获取更好的结果。 三、培养和发展文字沟通技能。 文字沟通分析单  阅读下面的各项内容和要求,完成后面的分析表。 1. 在分析表的第一栏,根据你的工作填写那些你经常要写给他们文字材料的人(或一类人)的姓名(或职务)。 2. 我们将文字沟通材料分为三类: "肯定"的文字沟通; "否定"的文字沟通; 指示做什么的文字沟通。 在分析中,我们要把精力集中在最常用的文字沟通材料上--信件,包括备忘录,便条和各种类型的信。现在,开始填写第一栏,然后确定写给每个人的文字沟通材料类型(即"肯定"型、"否定"型和指示做什么类型),并把它们填写在第二栏里。 3. 在第三栏中确定这些信件属于下面两种情况的哪一种: 由你直接写给他们的; 对他们的文字沟通材料的回复。 4. 在第四栏,根据对你工作的重要程度,将第一栏填写的受信人进行排序。 5. 在第五栏,根据你写给第一栏人的困难程度进行程序。如果需要,可做补充说明。 6. 检视已填写的所有内容,确定应对哪类文字沟通材料加以重视,并把你的决定记在第六栏中。 分析表  主要受信人 “肯定” “否定” “指示” 直接回复 受信人的 重要程度 写给受信人 的困难程度 是否应 加以注意 备 注           文字沟通  一、 有效的文字沟通 1. 传达必要的、精确的信息。 2. 发信者的表述对特定的情境应是恰如其分的。 二、提高文字沟通水平应注意三个阶段 1. 写作准备阶段: 思考: 写给谁? 写什么? 为什么? 提纲: 主要点 使用索引卡 整理: 按逻辑排列各要点的位置 去掉无关的和重复的内容 2. 写作过程 文字沟通有三种主要类型: ① 肯定型 ② 否定型 ③ 指示型 ① 写肯定型: 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 写否定型: 用"缓冲"式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能,建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 写指示型: 以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始 表述建议或要求,及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难,尽早完成工作。 3. 检查 ① 是否表述准确。 ② 是否有不适当的描述。 ③ 有否文法、文字上的错误。 文字沟通技法概要  要想通过文字的沟通达到预期的结果,表达的准确性是至关重要的。在工作中,人们经常要用文书的形式来转达信息;因而文字沟通的有效性是管理者必须熟练掌握的一种基本管理技能。 文字沟通的内容千差万别,但其写作可归结为三个阶段: 1. 写作前的准备阶段; 2. 写作过程阶段; 3. 写作后的检查阶段。 1. 写作前的准备 ① 思考: a) 写给谁--你是写给谁看的。 b) 写什么--确认你所要发送出去的信息。如果你是回复一个信函,就要分析交弄清回复的关键点。 c) 为什么--为什么需要写?达到的目的是什么? ② 提纲 把你准备写的关键全都列出来,这对尔后的写作及修改都有帮助。 ③ 整理 根据提纲,把你所要表达的要点按逻辑编排顺序,去掉那些无关的和重复的内容。 完成上述三步,就可以着手写了。 2. 写作过程 有人曾经说过:在写作过程中,写作的目的要绝对清楚地牢记心中。在信件写作方面,虽然内容千差万别,但大致可以分为三类: (1) 转达肯定的信息; (2) 转达否定的信息; (3) 转达指示的信息; (1) 转达肯定信息信件的写作方式。 这类信件可能是同意某种请示,提供一个机会,或者是一些好的消息。在写这类信件的时候,可按下列格式进行: a) 直接了当地给受信者好消息,使之高兴。 b) 然后解释这个好消息,目的是解除受信者可能产生的一些疑问。 c) 用好祝愿来结束信件,目的是使受信人知道,你在与他分享愉快的感觉。 (2) 转达否定信息信件的写作方式。 这种信件可能是对要求的一种否定,或者是一个坏消息。下面几点是写这类信件时的格式: a)信的开始以一种自然的、渐进的方式叙述,为受信者接受坏消息先行辅垫。 b)在给出坏消息之前给出一些背景方面的信息,对受信者进行暗示,使之有进一步的思想准备。 c)给出坏的消息,要清楚、准确。不能使受信者产生误解。 d)如果有可能的话,建议选择其他方式,这样做减缓受信人的心理压力,使之易于接近现实。 e)用良好的祝愿结束信件。不要为坏消息辩解,以免引起反感。 (3) 转达指示的信件写作方式。 这类信件一般是指示他人进行某项工作,开展某些活动、同意你的见解或提供你的信息等。下列几点是写作这类信件应注意的: a) 信件的开头对受信人应具有吸引力,使其有兴趣读下去。吸引受信人的方法可以用直接的提问(例:你想获得……),也可以是直接的叙述(例:这是你……),或者是一种命令式的口气。 b) 表述事实、要求或建议。当这些与某种利益有关时,使受信者屈从。 c) 清楚地指示受信者如何去做。 d) 鼓励受信者克服困难,尽快完成任务。 3. 写毕后的检查。 信件完成以后,应检查: a) 是否有不准确的地方,如错误的描述、夸大的事实、忽略的问题或错误的数字、日期等。 b) 有否文法、文字上的错误。 文字沟通练习  第一部分 写一封信或便条,应清楚地、简明扼要地表达你要说明的问题。下面是一项练习,要求每个学员写一封信,然后分成两至三人一组,互相传阅你们所写的信,并根据各自对信的不同见解进行讨论。 信的背景材料。 1. 这是一封复信,信中你要拒绝来信者的请求。 2. 来信者是一位骨干员工,他提出脱产进修的要求。 3. 在写信前,先新闻记者一下你手中的有关材料,然后独立完成它,写在下面的空白处。 第二部分 下面分组,相互传阅信件,就下面几个项目完成对信的评价: 1. 是否清楚地表达了自己的目的。 2. 信的结构是否符合前面所讲的要求。 3. 换种方式表达是否效果更好。 4. 对文字进行评价,评价的内容如下: (1) 信中有否使用不常用的词句?如有,请把它们记下来,考虑用什么词句来替代; (2) 信中有没有容易引起受信人误解的地方,如果有是哪些,应如何修正这些表达。 (3) 信中写了多少句话,数一下记下来。 (4) 数一下每句话的字数各为多少,画出一张分类表,例如10个字以下的句子有3个,10至15个字的句子有2个等。 5. 讨论信件能否更简洁些。 6. 重新写过这封信,并谈谈有什么感受。 文字沟通能力训练 (之二)  一、 目的 1. 在前面训练的基础上,进一步提高文字沟通技能。 2. 此训练为提高群体间的文字沟通能力。 3. 培养沟通文字的准确性。 二、训练内容安排 1. 管理游戏 2. 小组讨论 三、时间安排 大约三个小时。 教师指导概要  序号 内 容 时 间 1 2 3   4 5 6 7 8 讲述课程安排 向学员讲清游戏规则和注意事项 将学员分组,每组人数不少于两人,共四组,发放材料,进行拼装,材料为一张拼成的图形、拼图规则和拼块 老师给出答案和信息统计结果,分发分析及讨论提纲进行小组讨论 每组派一名代表,发表本小组的讨论结果,并组织课堂讨论 小组讨论,总结收获 再拼一组图型,用总结的方法 教师做简要总结 5分钟 5分钟 50分钟   40分钟 20分钟 25分钟 30分钟 5分钟 备注   游戏规则  一、 将学员分为四个小组,每组至少两人。 二、游戏需要四个相邻的小房间。如果没有条件,可选大礼堂、或户外场地,各组彼此不能影响。 三、每组桌子上只准有纸和笔。 四、 发给每组一张拼图结果图形和一组硬纸拼图片。 五、 每组选一名传送员,他不能说话,也不能指导如何拼图,只负责传递书面信息和硬纸片,并观察沟通效果、沟通障碍,以便讨论时用。 六、 每个小组应用最大的创造力和最有效的方法努力实现小组的目标--寻找出拼出大希腊十字的方法。 七、 当哪个小组找出实际拼出十字的办法并有证明的根据时,通知指导老题。 八、 组内沟通可以自由口头交流,小组间沟通时,只能通过联络卡。 九、 拼块转移应遵循两条规则:第一,每小组均可根据其他小组的要求转递任何拼块,也可向其他小组申请任何拼块;第二,每小组桌上至少保留三块。 十、 不得将拼块向一个小组转移,因为在日常工作中,不可能由一个群体承担全部任务。 拼图结束后,每小组根据老师所给的答案,进行分析和讨论。 组间沟通联络卡   送: 小组 自: 小组 一、 拼块转移要求: 二、有关拼图结果的见解: 三、其他建议 信息分析表  逐一分析每张收到的联络卡,将所有沟通内容分为三类:有效的信息、无效的信息和引起混乱的信息,并分析和推论原因,填入表中。 有效的信息摘要 有效的原因 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10   无效的信息摘要 无效的原因 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10   引起混乱的信息摘要 产生混乱的原因 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10   讨论提纲  讨论的目的在于认清如何避免出现文字沟通中的错误。 一、 文字沟通的障碍是什么? 二、应该如何进行有效的文字沟通? 三、应改善哪方面的沟通技巧? 四、总结本组的经验、见解和建议,并选一人代表本组发言。 要点记录
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