竣工资料编制办法(试用).docx

青岛公路基建项目
竣工文件编制办法
（试用）

总 则
第一条 为了使青岛公路基建项目竣工文件编制的标准统一、规范、系统、完整和正确，保证工程项目档案内在质量，根据交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》和交通厅《山东省公路工程项目文件材料立卷归档实施办法》，结合本工程的具体情况，现制定本编制办法，以便于各有关单位在施工过程中按照统一标准和要求及时、准确的收集整理资料，更好地做好竣工文件的编制工作。
第二条 竣工文件是竣工验收的基础资料。主要来源于公路建设的全过程，反映的是项目建设的客观状况和规律的信息，它包括文字、图像和音像等表达形式。由于本工程项目建设时间长，参建单位多，涉及面广，形成的资料繁杂，因此，必须重视资料的积累与管理，使项目资料收集、整理与工程建设同步，做到边施工、边整理，保证资料的真实、准确。以便更好的为项目建设决策服务，为项目建成后的运营服务。
第三条 本办法与现行标准、制度、规范有冲突的以现行标准、制度、规范为准。
第一部分 竣工文件材料立卷归档办法

第一章 组织与职责
青岛公路基建项目各参建单位应在各级交通、档案行政主管部门的领导下，坚持集中统一管理的原则，实行统一领导、统一制度，依法对所辖范围内公路工程文件材料立卷归档工作进行监督、检查和指导。
建设项目各参建单位把文件材料立卷归档工作作为项目建设的重要组成部分，纳入公路工程项目管理，明确各自职责，成立项目档案工作领导小组，实行领导人责任制，在项目实施过程中，领导小组要履行事前指导、中间检查、层层把关的职责。各单位并配备兼职档案管理人员，具体负责资料的收集、整理和立卷归档工作，保证项目建设与项目档案工作同步进行。
项目档案工作领导小组，要及时组织设计、施工、监理、使用等单位的项目负责人和工程技术人员，定期对参建单位自检后形成的档案资料的完整性、准确性和系统性进行检查和验收，存在问题的要限期整改。

第二章 公路工程竣工资料的分工收集与整理组卷
凡是反映与青岛公路基建项目建设有关的重要活动，从规划、立项、堪察设计、施工到竣工使用全过程中形成的，具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程档案。其归档范围按本办法附件一《公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表》执行。
公路工程文件材料必须按文件材料形成的不同阶段、施工工序先后顺序由形成材料的单位负责及时收集、整理、组卷。公路工程文件材料按下列分工收集与整理。
（一）项目准备阶段工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集组卷。项目建议书及批复、工程可行性研究报告及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收鉴定书、验收委员会名册、征地拆迁文件、招标投标与评标文件、承包合同、合同协议，以及交、竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告应分别根据文件材料形成的阶段、性质和内容分类收集、整理、组卷。
(二)公路工程设计文件由建设单位负责收集。地质勘察材料、总体规划设计、初步设计、方案设计、技术设计、施工图设计、工程概预算等文件材料，按项目、阶段、专业结构分别整理、组卷。变更设计文件和变更图纸，按文件在前，图纸在后顺序组卷。
（三）公路工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责收集、整理、组卷。凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。凡由建设单位对档案进行汇总并负总责的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，及时向建设单位移交。其中，开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序组卷。单位、分部、分项（汇总表）工程质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项工程质量评定(放在首页)，按检验顺序组成专卷。原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录（不含工程检验性试验记录）等，按单位工程分别单独组卷。若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部（项）工程组卷。重大质量事故处理和施工中遇到的非正常情况记录，分别单独组卷。会议纪要和监理文件，按单位（项）工程组卷。
（四）公路工程监理工作形成的监理文件材料由监理单位负责收集、整理、组卷。监理单位与建设单位、施工单位等单位之间的有关质量、进度和投资以及合同管理的往来函件和报告等，均应分类编号归档保存。管理性文件如监理工作指令、开工令、临时停工令、复工令、会议纪要以及有关单位的来往文件等，监理单位按阶段、问题分类整理组卷。依据性文件如监理规划、监理实施细则等，在文件形成后组卷。工作性文件如工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付、合同管理，要分别单独组卷。监理月报按年度组卷。组卷时过程文件一并归档。没有结论的请示和报告可单独存放，待竣工验收后处理。
监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按分项分部工程排序单独组卷。
（五）科研课题文件材料由承办单位负责收集和整理。
（六）交通安全设施和机电系统项目文件材料由承办单位负责收集和整理。
（七）声像（照片）档案由形成单位按时间整理组卷。

第三章 竣工档案分类编号
一、编号原则
为了统一青岛公路基建项目竣工档案分类和编号，实现竣工档案检索体系现代化，使青岛公路基建项目竣工档案分类条理，保持成套性、完整性的原则，依据《交通部科学技术档案分类编号办法》和交通厅《山东省公路工程项目文件材料立卷归档实施办法》的规定，按照项目建设的不同阶段对竣工文件材料进行分类编号。
二、档号编制方法
档号由档案分类号和案卷顺序号组成，青岛公路基建项目工程竣工文件材料分为五级类目。一至三级类目的代号固定不变；四级类目为工程项目代号，可用建设项目起止点汉语拼音第一个字母和某段起止点的汉语拼音第一个字母组成，中间加“· ”符号（例如：青岛公路基建项目，项目代号为“QGJJ”）；五级为基本类目，按单项工程竣工文件材料形成的先后分为八大类,分别用1、2、3、4、5、6、7、8表示（详见附件一）。档号的形式如下：
GL5·1·××·×—××（用4号宋体字）

五级类目的案卷顺序号,从“1” 开始编写
五级类目：依据附件一，八大类排序
四级类目：工程项目代号
三级类目：道路
二级类目：公路工程
一级类目：公路代号
三、档号章
（一）档号章内容包括分类号、案卷顺序号、件号和页数（其格式与尺寸如下图），档号用4号宋体。档号章内的“档号”可刻至四级类目，五级类目可用炭素墨水填写, 五级类目的案卷顺序号暂用铅笔填写。
（二）档号章的位置用红色印泥加盖在每件文件首页的左上角，距上边沿1cm，距左边沿2cm的位置。

档号
2×1cm

件号

页数

4×1.5cm

第四章 竣工档案案卷构成及质量要求
一、竣工档案术语
（一）案卷：由相互联系的若干文件材料组合而成的一种档案保存单位。
（二）卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。
（三）卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。
（四）档号：档案的编号，由档案分类号和案卷顺序号组成。
二、组卷要求
（一）组卷要遵循公路工程文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，保持案卷内文件材料的系统联系，科学分类，便于查找利用。
（二）案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须真实、准确、齐全、完整，且做到手续完备。
（三）案卷内文件材料的制作和书写，原则上除原始记录资料可书写外，其余所有文字说明、表格均应打印。卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，纸张便于长期保管，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3）,禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不能长久保存的书写工具书写，凡由易褪色书写材料制成的文件材料（复写纸、传真纸），应复印保存。
（四）案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件在归档过程中允许有一定数量的重复。
（五）监理单位和施工单位若有相同档案资料，应由双方单位各自整理归档，便于查找。
（六）竣工文件分为正本和副本。正本为各种资料原件，副本可为复印件。正本除在竣工文件中各卷重复使用且无足够数量原件而使用复印件外，其余均应为资料原件。禁止原件、复印件混存。
三、卷内文件材料的排列
（一）卷内文件材料，按路线统一的里程桩号，由小到大排列；按工程的结构由下到上排列。
（二）文件正文与附件为一件；正文与处理单、拟办单为一件；请示与批复为一件，且批复在前，请示在后，按照最高指示在前的顺序依次排列组成为一件。
（三）管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列。管理性文件分类要准确，每一卷内的文件原则上不超过20件。
（四）项目技术文件材料按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列。
（五）报表、名册、招投标文件等，按其原来的装订方式，一册（本）为一件。
（六）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等顺序排列。
（七）科研项目文件材料按课题准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
（八）竣工图按里程、专业、图号排列。
（九）卷内文件材料一般文件材料在前，图样在后。
四、案卷的编制
案卷由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。
（一）案卷封面的编制
1、案卷封面采用案卷外封形式，外封面印制在卷盒的正表面，式样见本办法附件二。
2、案卷题名：应包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。若属桥梁工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的基本内容；在案卷题名中不显示合同段标识，只反映本卷确切的内容及桩号。每一案卷题名都要写：“青岛公路基建项目”字样，统一印制在档案盒中央部位，在外封面“案卷题名”编制时无须再填写。具体题名要求如下：
（1）管理性文件案卷题名的名称可写成“表”或“文件材料”。
①建设单位、设计单位、总监代表处管理性文件案卷题名的表示形式：
（××段）+责任者+问题+名称
示例：总监代表处关于安全生产管理工作文件材料。
②施工、监理单位管理性文件案卷题名的表示形式：
××段+桩号+问题+名称
示例：G204流亭至元庄高架桥大修工程kx+xxx-kx+xxx段关于安全生产管理工作文件材料。
（2）项目技术文件材料案卷题名的表示形式（施工、监理、设计单位）
××段+桩号××工程××结构××部位××名称。
示例：平度躬崔路大修工程kx+xxx-kx+xxx路基工程土（石）方填筑检测表。
3、编制单位：填写案卷形成单位。
4、编制日期：填写案卷形成日期。
5、保管期限：填写其规定的保管期限（附件一）。
6、密级：按保密规定填写。
7、档号：填写档案的分类号和案卷顺序号。
8、档案馆号：暂不填写。
9、填写案卷封面内容时，打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。案卷封面中“案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限”内容填写时，用3号宋体字；档号用4号宋体字。
（二）案卷脊背的编制
1、案卷脊背的项目有档号和案卷题名。格式见本办法附件三。
2、卷脊档号内容填写用4号宋体字分两行横排打印，第一行填写分类号到四级类目，例如：GL5·1·×××· ，第二行填写五级类目和五级类目案卷顺序号，例如：×－×× 。
3、脊背“案卷题名”内容，根据卷脊的厚度用3号或4号宋体字打印，从右至左竖行排列，首行空两个字。桩号打印要横排，字头向右。“青岛公路基建项目”这几个字不能省略。
4、卷脊内容统一打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置，贴纸要求比脊背宽度窄2mm,以防取放档案时把纸边拉卷。
（三）卷内目录的编制
卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，不装订，它由下列项目组成（样表见本办法附件四）。
1、件号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1依次标注。
2、文件编号：填写发文机关对文件材料的原始编号或图样的图号，若文件材料上有则填上，没有就空着。
3、责任者：填写文件材料的直接形成部门，可采用通用的标准简称。
4、文件材料题名：
①原文上有标题的，可以照录下来，填写文件材料标题的全称；
②没有标题或标题太简单而不能说明文件材料内容的，应自拟标题，自拟标题应外加中括号。
③填写时开头空格两个字，以段落式填写，一横格内不能超过三行字。
5、日期： 填写文件材料的形成日期。填写时可省略“年、月、日”，单月单日可用零补充。如2007年8月8日可填写为“20070808”，详见本办法附件四。
6、页数：填写每件文件材料的总页数。如有附件的文件，填写每份文件题名所在的页号，最后一份文件填写题名页号至最后页数首页上标准的页号。如果是一件为一卷填写文件，标注文件起止号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页数中填写每册的页数，并在备考表中注明合计件数的总页数。卷内文件材料页号的编写要求如下：
①案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
②页号的位置：有文字或图样的单面文件材料，在右下角编写页号；双面文件材料，正面在右下角，反面在左下角编写页号。
③卷内目录、备考表不编页号。
④件内页数要求以件为单位编写流水号。
⑤页号暂用铅笔编写。
7、备注：留待对卷内文件变化时作说明用（如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此标注具体载体的档号）。
（四）卷内备考表的编制
1、卷内备考表排列在卷内文件材料尾页之后。
2、卷内备考表应标明案卷内文件材料的件数、总页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。总页数填写卷内每件文件页数相加之总和（具体格式见附件五）。
3、立卷人：即档案整理组卷人签名，即谁立卷谁签名。
4、审核人：由组卷单位负责人审查后签名。
5、立卷时间:填写完成立卷的日期。
6、审核时间：填写审核案卷完成的日期。
五、案卷的装订
（一）案卷采用不装订形式，文件材料以件为单位放在卷内。案卷内各部分内容的排列顺序为：借卷守则—卷内目录—文件材料—备考表。借卷守则:统一印刷在卷盒内左侧。
（二）项目技术文件应根据组卷要求，以件为单位进行装订，并制定统一的件封面（式样见附件六）、件内目录（式样见附件七）。
件封面的内容包括：工程项目名称、文件题名、编制单位、编制日期。
件内目录编制要求：
1、“文件材料题名”拟写应详细具体，便于检索。例如：路基土石方填筑，可按填筑层次拟写目录。
2、“页次”填写每份文件首页上标注的页号，最终件标注起止页号。
3、件内目录中其他栏目编写参照“卷内目录”编写要求。
（三）管理性文件以每份文件作为一件，每一件中5页纸之内用固体胶粘贴，5页纸之上采用三孔一线方法装订，每一卷内的文件原则上不超过20件，不编件内目录，不加件封面。文件处理单放在相应文件之下，与原文件为一件装订，纸张规格为A4型号。
（四）案卷内文件材料在装订前必须取掉金属物，采用三孔一线方法用白色档案专用线装订，装订线距左边10mm，孔距80mm，文件材料装订时靠装订边和下边取齐。
（五）横表格的文件材料装订时，表头要求在左，左侧装订。
（六）装订线压住文件内容的，必须予以粘贴补宽；对原件有破碎或小页纸的，要求粘贴在A4纸上。
（七）纸张规格大于A4型号的，要求按297×210mm折叠成手风琴式。
（八）图纸可以装订或不装订，不装订的图纸需逐张加盖档号章。
六、卷盒、卷内表格的制作
(一)卷盒的外表尺寸305mm×220mm；厚度尺寸20mm,30mm,40mm,50mm,60mm 。
（二）“借卷守则”统一印刷在卷盒内左侧，（式样见附件八）。
（三）卷内表格规格按照交通部《交通文件材料立卷归档办法》中规定的卷内表格样式及尺寸执行。

第五章 竣工图编制要求
一、竣工图应全面反映竣工路线、路基、路面、桥梁、路基防护、交通工程等全部施工实际造型和特征。
二、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图，凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。
三、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图幅变更面积超过10％的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。
四、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。
五、竣工图均按A3号纸（420mm×297mm）大小装订，对某些大的或结构复杂的结构物图纸，应先绘制A1号图纸，然后再缩小到A3图纸上。
六、竣工图、表的编号办法：对于施工图未变动的，其编号要保留不变；对于施工图有变动的，其编号要参照原设计图纸，按实际竣工图纸的数量重新编图号和页码。
七、竣工图所用图例和图幅应与原设计图一致。原设计图、表涉及的内容，竣工图、表均反映。
八、重新绘制的竣工图除应保留原设计图图标的内容，图纸标题栏上还应增加一栏“编制人”、“技术负责人”、“驻地监理”等栏目，并加盖竣工图章。
九、图纸按297mm×420mm(A3)规格装订成册对折入盒；大于A3规格的图纸应逐张按手风琴式折叠成297mm×210mm（A4）规格，图标外露 ；图纸目录中图号与页号对应的不编页号，不能对应的需重新编制卷内目录。
十、竣工图章应使用不褪色的红印泥，逐张盖在竣工图纸的右下方、竣工图标栏上方空白处，或盖在不压图形和文字的空白处。竣工图章的内容包括：编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理负责人，图章规格尺寸为80mm×60mm，(竣工图章样式见下图)。

(编制单位名称)
青岛公路基建项目竣工图
编制人
技术负责人
6×10mm
编制日期

监理单位名称
监理负责人

80mm
注：图章字体用4号仿宋刻制。
十一、竣工图采用统一制订的封面，用三孔一线法装订。(封面式样见本办法附件九)。

第六章 声像（照片）档案归档范围及编制要求
一、声像（照片）档案的归档范围
声像（照片）按《照片档案管理规范》（GB/T11812-89）的要求归档，其归档范围如下：
（一）国家领导及部领导人视察公路工程项目的录音、录像带及照片。
（二）省、市及行业主管部门的领导视察、检查工程项目时的录音、录像带及照片。
（三）反映项目建设的重大活动，如招投标仪式，承发包合同协议的签约仪式、开工典礼、通车典礼、重要会议等形成的录音、录像带及照片。
（四）记录项目建设过程中重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。
（五）工程建设过程中关键工序和隐蔽工程施工和检查验收时的照片。
二、音像档案编制要求
（一）音像档案要收集齐全，做到文字材料与音像材料相符。
（二）归档的音像档案，要经过系统整理，每盘音像要工整确切地标明：责任者、录制（摄制）时间、地点、内容（题名）、顺序号、保管期限、录制人等项目贴在背面上，并在卷脊处逐件编号，标明带长及年、月、日，填写卷内目录；保管期限可根据文件材料中相关的内容确定。
（三）音像档案，要按形成时间顺序排列，分别逐张编写流水号。
三、照片档案编制要求（由于本工程大都用数码相机，因此不需要底片，需要刻录光盘）
（一）照片档案分为照片和底片。
（二）照片和底片号：案卷内照片和底片的顺序号，照片与底片编号应相同。以每张照片为单位，从“1”开始编写，写在正面右上角。底片号应用铁笔横排刻写在乳剂面的片边部，装入底片袋内，并在底片袋的右上方标明底片号，然后按底片顺序号插入底片册。底片由拍摄单位保存。
（三）参见号：填写与本张照片有联系的其它档案的档号。
（四）文字说明：一般以一组照片为单位填写文字说明（分组说明），表示一组照片的内容基本上反映同一组题材。文字说明的内容要具备六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。要求文字简洁，语言通顺，一般不超过200字，用阿拉伯数字表示时间。
（五）总说明：一组（若干张）联系密切的照片的说明。
（六）案卷题名：一个卷要拟写一个案卷题名，写在封面。案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。案卷题名一般包括责任者、问题、名称三部分。
（七）照片档案保管期限，可根据文件材料中相关的内容确定。

第七章 档案的排序、移交与保管
一、档案的排序
项目建设单位负责按照立项审批、设计、施工、竣工、监理等不同阶段或性质，对辖区内移交的全部案卷进行系统整理和排序。其中施工阶段形成的案卷依路线前进方向，按照路基、路面、桥梁工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排序，并编写科技档案归档目录（案卷目录），其份数与竣工资料整理套数一致（式样见附件十）。
设备、科研形成的档案资料，由形成单位整理归档。
二、档案的移交
本项目工程建设单位和各承包单位在项目完成时，应按本办法附件一的要求收集管理，在其职责范围内完成项目文件材料的立卷归档工作。在工程项目交工验收后三个月内，办理移交经系统整理和通过验收合格的全部档案。
项目各单位在档案资料移交时，均要填写《科学技术档案归档接受签证单》（具体式样见附件十一）。对移交的资料，交接双方经清点核查后，相互办理交接签字手续。
三、档案的归档套数（待定）

附件一：

公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表

序号
归 档 文 件
保管单位
保管期限
一
可行性研究（GL5·1·QGJJ·1－××）

1
项目建议书及批复
交通主管部门

设计单位

建设单位
永久
2
工程可行性研究报告及批复
3
项目评估意见
4
环境评价报告书及批复
5
地质灾害评价及批复
6
压矿报告及批复
二
设计文件（GL5·1·QGJJ·2－××）

1
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩说明
建设单位
永久或长期
2
水文、气象等其它设计基础材料
3
总体规划设计
交通部档案馆
交通主管单位设计单位
建设单位
永久
4
审批的各阶段设计及有关文件
永久
5
公路用地图
长期
三
工程管理文件（GL5·1·QGJJ·3－××）

1
征用土地批准文件及红线图
建设单位
永久
2
公路建设用地呈报表
建设单位
永久
3
征地数量明细表
建设单位
永久
4
征地拆迁合同、协议、补偿协议书及土地证件
建设单位
永久
5
承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、定标及招标会议纪要、租赁文件
建设单位
永久
序号
归 档 文 件
保管单位
保管期限
6
技术规范的补充文件和修改文件
建设单位
长 期
7
施工执照（施工许可证）
建设单位
永 久
8
审计、档案、环保、劳动安全卫生、消防、规划、工程交工等验收文件
建设单位
使用单位
永 久
9
电、暖、煤气等供应协议书
建设单位
使用单位
永 久
10
工程总结及工程交接表（工程名称、主要工程数量、固定资产）
交通部档案馆交通主管部门建设单位
永 久
11
工程管理过程中形成的声像档案

①
国家、部级领导人视察公路工程
交通部
交通主管部门建设单位
永 久
②
省、市及行业主管部门的领导人视察公路工程
交通主管部门
建设单位
③
招投标仪式及工程项目重要会议声像材料
建设单位
四
施工文件（GL5·1·QGJJ·4－××）

1
开工报告、工程技术要求、
技术交底、图纸会审纪要
建设单位
使用单位
永久或长期
2
施工组织设计、施工方案、施工计划、
重要会审纪要
永久
3
分项工程开工申请单及附件
建设单位
永久
4
原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告
建设单位
使用单位
长期
5
原材料试验报告
长期
6
设计变更、工程变更改洽商单材料代用审批手续
永久
7
施工原始资料
长期
8
试验材料汇总表
长期
9
中间检验报验单及试验资料
建设单位
长期

序号
归 档 文 件
保管单位
保管期限
10
隐蔽工程验收记录
建设单位
使用单位
永久
11
工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告
长期
12
单位工程、分项、分部质量检验评定报告
永久
13
机电安装及调试记录
长期
14
专项检测及监控材料
长期
15
施工总结、技术总结
建设单位
长期
16
工程施工声像资料
建设单位 使用单位
重要永久或长期
五
监理文件（GL5·1·QGJJ·5-××）

1
监理规划、监理实施细则
建设单位
长期
2
合同管理文件
建设单位
长期
3
计划进度管理文件
建设单位
长期
4
工程技术规范及管理文件
建设单位
长期
5
工程质量控制文件
建设单位
长期
6
工程计量与支付
建设单位
长期
7
监理通知、开（停复）工令许可证
建设单位
永久
8
备忘录、会议纪要
建设单位
长期
9
施工质量检验分析
建设单位
使用单位
永久
10
监理工作会议记录或纪要
建设单位
长期
11
与各单位的来往文件
建设单位
长期
12
监理声像资料
建设单位
长期
序号
归 档 文 件
保管单位
保管期限
六
竣工文件（（GL5·1·QGJJ·6－××））

1
竣工图

（1）
总说明书
交通部档案馆、交通主管部门、 建设单位、 使用单位
永久
（2）
路线平、纵面竣工图
交通主管部门
建设单位
使用单位
永久
（3）
路基、路面竣工图
（4）
桥梁、涵洞竣工图
（5）
隧道工程竣工图
（6）
路线交叉工程竣工图
（7）
沿线设施及其它工程竣工图
（8）
环保工程竣工图
（9）
通用图
2
参建各方工程总结汇总（建设、设计施工、监理）
建设单位
永久
3
工程审计文件材料
建设单位
永久
4
财务决算、工程决算、支付报表
建设单位
永久
5
工程竣工申请报告
建设单位
永久
6
工程竣工验收报告
交通部档案馆交通主管部门建设单位 使用单位
永久
7
竣工验收鉴定书、验收委员会名册
8
工程竣工验收会议文件
9
工程竣工验收会议声像资料
七
沿线房建文件（GL5·1·QGJJ·7－××）

参照此表内容收集归档

序号
归 档 文 件
保管单位
保管期限
八
科研 （GL5·1·QGJJ·8－××）

1
课题报告、任务书、批准书
交通主管部门建设单位
永久
2
协议书、委托书、合同
永久
3
研究方案、计划、调查研究报告
长期
4
实验记录
交通主管部门建设单位 使用单位
永久
5
实验分析、计算、整理数据
6
阶段报告、科研报告、技术鉴定

注：1、参建单位形成的文件如需保存由各自单位复制归档。
附件二：案卷外封面示例
220

45
60

10
档 号
档案馆号

6×15
青岛公路基建项目
20

案卷题名

编制单位
编制日期
保管期限
45
密 级

305

注：①尺寸单位均为mm;②案卷外封面305×220；③外封面印制字体：“档号、档案馆号”用3号宋体字加粗；“案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级”用3号宋体字加粗，直线用细实线；工程项目名称“青岛公路基建项目”用1号宋体字加粗，印制在档案盒中央部位。
附件三：卷盒脊背示例
D

50

档 号
20

GL5 ·1·QGJJ·
×－××

30
305

案卷题名

20

青岛公路基建项目
××××××××××××××××

145

40

注：①尺寸单位均为mm ；② D=20、30、40、50、60 ；③卷盒脊背印制字体“档号、案卷题名”用2号宋体字加粗。④档号内容填写用4号宋体字，案卷题名内容填写根据脊背的厚度用3号或4号宋体字。
附件四：卷内目录示例
卷 内 目 录
件号
文件
编号
责任者
文件材料题名
日
期
页
数
备
注
1

XXX工程公司
XXX工程kx+xxx-kx+xxx段上面层施工检测表
20070809 - 20070915
194

2

3

注：①字体：“卷内目录”用2号宋体字加粗；“件号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页数、备注”用3号仿宋体加粗；内容填写用仿宋四号字体。②表格线条用细实线。

附件五：卷内备考表示例
170

卷 内 备 考 表

说明：

240

件数 5 总页数 865

立卷人 立卷时间
审核人 审核时间

注：①尺寸单位：mm；②字体：“卷内备考表”用小一号宋体字加粗，其余均用3号仿宋字体。

附件六：件封面示例

青岛公路基建项目

文件题名：

编制单位：
编制日期：

附件七：件内目录示例

件 内 目 录
序号
文件
编号
责任者
文件材料题名
日
期
页
次
备
注
1

XXX工程公司
XXX工程kx+xxx-kx+xxx段上面层施工检测表
20070809 - 20070810
11

2

XXX工程公司
XXX工程kx+xxx-kx+xxx段上面层施工检测表
20070811
6

注：①字体：“件内目录”用2号宋体字加粗；“序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注”用3号仿宋体加粗；内容填写用仿宋四号字体。②表格线条用细实线。

附件八：借卷守则示例

借 卷 守 则

一、严 守 国 家 机 密
二、禁 止 涂 改 抽 拆
三、切 勿 私 自 携 出
四、不 得 转 借 散 失
五、妥 善 保 护 案 卷
六、用 毕 即 刻 归 还

注:①字体：“借卷守则”宋体小初字体加粗；其余均用宋体1号字体加粗。

附件九：竣工图封面式样示例
青岛公路基建项目
×××工程竣工图
（K××+×××- K××+×××）

设计单位
4×15

施工单位

监理单位

建设单位

注：尺寸单位：mm;字体：除“××竣工图”用0号黑体外，余均用3号仿宋体。
105
65

附件十：案卷目录示例
青岛公路基建项目
案 卷 目 录
单位：
序号
档 号
案 卷 题 名
日期
页数
保管期限
备注
1
GL5·1·QGJJ·4－1
XXX工程KX+XXX-KX+XXX段下面层施工检验表

2

3

注:①字体：“济南至菏泽高速公路案卷目录”用宋体2号字体加粗；“序号、档号、案卷题名、日期、页数、期限、备注”用仿宋3号字体加粗；内容填写用仿宋4号字体。
附件十一：科学技术档案归档接受签证单
科学技术档案归档接受签证单
归档案卷目录共 页
保管单位
保管材料
卷
册
袋
盒
合 计
文字材料

图纸

声像（照片）

合计

归档单位： 负责人： 移交人：
接受单位： 负责人： 接受人：
接收日期： 年 月 日

注：①字体“科学技术档案归档接受签证单”用宋体2号字体加粗，其他字体用仿宋三号字体，内容填写用仿宋4号字体。

第二部分 施工单位竣工档案编制细则

一、管理性文件
1、按问题 、重要程度和时间等进行分类、组卷。大致可分为前期文件，合同管理、费用管理、计划进度、质量检查、施工技术、设计变更等。
2、其他文件：如：安全生产管理文件、防汛措施、廉政建设、综合性会议材料、内部管理制度等以标段为单位按时间顺序分别组卷。
3、为了便于操作，查阅方便，尽可能将同一问题的文件组织一卷。
4、各单位主要对本单位形成的与本工程项目有关的文件进行整理、归档。如果本单位向上级部门上报的请示，需由文件批复单位收集、整理、归档，且批复在前，请示在后，按