龙川至怀集高速公路档案编制办法.docx

目 录
1 竣工文件编制总体要求 1
1.1 总则 1
1.2 组织机构及职责 2
1.2.1 组织机构 2
1.2.2 各单位职责 2
1.3 竣工文件管理控制措施 4
1.3.1 总体控制措施 4
1.3.2 过程控制措施 4
2 竣工文件构成与整理 9
2.1 竣工文件组成 9
2.2 竣工文件的归档范围与责编单位 9
2.2.1 建设单位 9
2.2.2 设计单位 10
2.2.3 施工单位 10
2.2.4 监理单位 10
2.2.5 科研单位 11
2.3 竣工文件的整理方法 12
2.3.1 工程档案的形成与整理 12
3 竣工文件编制及质量标准要求 18
3.1 竣工文件编制要求 18
3.2 声像档案编制要求 19
3.2.1 工程声像档案质量要求 20
3.2.2 公路工程声像档案归档范围 21
4 竣工图编制 21
4.1 竣工图编制的一般规定 21
4.1.1 竣工图基本概念 21
4.1.2 竣工图的编制范围 22
4.1.3 竣工图编制方法 22
4.1.4 竣工图绘制要求 24
4.1.5 竣工图的汇总 25
4.2 单项工程竣工图编制规定 26
4.2.1 定线数据竣工图 26
4.2.2 路线平面、纵面竣工图 26
4.2.3 路基工程竣工图 27
4.2.4 路面工程竣工图 28
4.2.5 大、中桥梁工程竣工图 29
4.2.6 小桥、涵洞、通道竣工图 30
4.2.7 互通式立交工程竣工图 30
4.2.8 收费设施工程竣工图 31
4.2.9 交通安全设施工程竣工图 32
4.2.10 监控和通信工程竣工图 32
4.2.11 供电照明系统竣工图 33
4.2.12 服务区土建工程竣工图 34
4.3 竣工图编制流程 34
4.3.1 前期基础资料准备 36
4.3.2 竣工草图绘制 36
4.3.3 竣工草图绘制检查 36
4.3.4 竣工草图报送 36
4.3.5 监理单位审核 37
4.3.6 管理处抽查 37
4.3.7 竣工图定稿 37
5 竣工文件组卷及整装要求 37
5.1 竣工文件组卷要求 37
5.2 案卷内科技文件材料的排列 39
5.3 案卷的构成及编目 41
5.4 案卷装订要求 44
6 竣工文件电子化管理 45
6.1 电子化基础工作 45
6.1.1 试验检测数据处理系统 45
6.1.2 图文资料与竣工档案管理系统 46
6.2 电子文件管理办法 46
6.3 电子文件形成 47
6.4 电子文件扫描质量要求 48
6.5 电子文件的归档 49
6.6 电子文件的移交和接收 50
7 竣工文件审查 51
8 竣工文件验收和移交 52
9 工程交（竣）工档案专项验收 53
10 附则 54
附件 54
附件1合同段单位、分部、分项工程划分原则表 54
附件3分项工程质检用表目录 54
附件5文件材料归档范围、保管期限及责编单位一览表 54
附件6监理、施工单位综合文件分类大纲 54
附件7 建设、监理、施工单位文件案卷题名案例 54
附件8档案盒格式 54
附件9卷内目录填写案例 54
附件10 档案移交书 54

1 竣工文件编制总体要求
1.1 总则
（1）为规范广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目竣工文件材料立卷归档工作，保证建设项目档案质量，使其能够完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）、广东省档案局广东省发展改革委员会《转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发<重大建设项目档案验收办法>的通知》档发[2006]32号、《交通建设项目档案专项验收办法》交办发[2007]436号、《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发[2010]382号)、《公路工程竣(交)工验收办法》交公路发[2010]65号、《关于印发广东省交通运输厅关于公路建设工程项目档案的管理办法》粤交办[2012]406号、中华人民共和国行业标准CJJ/T117-2007《建设电子文件与电子档案管理规范》、GB/T11822-2008《科技技术档案案卷构成一般要求》、《照片档案整理规范》及国家有关规范、标准和规定，结合本项目的具体情况，特制定本暂行办法。若有新的制度或规定,将另行发文，两者有冲突的话，以管理处新发文件为准。
（2）本办法所称竣工文件是指广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目在提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工等全过程中形成的具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。
（3）竣工文件是工程建设的原始记录，是对工程建设整个过程的真实记载，又是检验工程质量、结算工程建设投资、交付使用、建立固定资产的重要依据，它还是新建工程投入运营、使用、管理、维修、养护、确保生产能力的参考依据。在工程改建、扩建时，也将是不可缺少的重要基础及依据性资料。
（4）竣工文件的形成、整理、编制和归档工作应当与广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目建设、竣（交）工验收同步进行。
（5）广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目各参建单位在进行竣工文件编制工作时，均应遵守本办法。
（6）凡建设期间国家、省、市等上级主管部门颁发新规定时，项目各参建单位均应按要求执行新规定，涉及向不同部门移交档案时，应按接收部门要求或相关规定执行。
1.2 组织机构及职责
1.2.1 组织机构
为保证各参建单位能在各自职责范围内做好与本项目有关文件材料的形成、积累、整理和归档工作，管理处明确了档案工作分管领导并建立项目档案管理架构（见图1），各参建单位应根据管理处要求层层建立档案管理岗位责任制。
连平段项目管理处

第一总监办
第二总监办
第三总监办

第五合同段

路基桥涵（收费站1座）第二合同段

路基桥涵第一合同段
路基、桥梁第三合同段

路基桥涵第四合同段

第六合同段

第七合同段

第八合同段

第九合同段

路基、隧道第十合同段

土建工程第十一合同段

第十二合同段

第十三合同段

第十四合同段

土建工程第十五合同段

第十六合同段

图1 项目档案管理架构
1.2.2 各单位职责
管理处就参加本项目建设和管理的监理、施工单位档案管理职责规定如下：
1.2.2.1 建设单位
广东省龙怀高速龙川到连平龙连段管理处对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理、科研等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
项目档案业务上受省交通厅及省、市档案主管部门的指导与监督。在工程开工前编制该项目的竣工文件编制办法并组织各参建单位进行学习。
管理处将根据工程进度填写《国家、省重点项目档案管理登记表》并报送省档案局、省交通厅等行业管理和上级部门。
1.2.2.2 监理单位（或试验检测中心）
（1）监理单位必须成立与项目档案管理相适应的管理机构和人员，明确分管工程档案的领导，在管理全过程中不允许随意更换项目档案管理人员（管理处要求更换除外）。
（2）按时完成与工程监理有关的档案收集、整理、保管和移交工作。
（3）各监理单位应将竣工文件的编制和档案整理工作作为工程质量监理工作的内容之一，对承包人进行监督管理。
（4）及时全面审查施工单位上报的工程档案，监理必须慎重行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责。
（5）督促和协助施工单位技术负责人审查竣工文件编制是否完整、准确，并签字确认，切实保证竣工文件的内在质量。
（6）协助管理处对各参建单位的原始记录情况、资料整理情况、电子文件的编制情况进行检查并形成相应的记录文件，并责令各参建单位限期整改在检查中被发现的问题。
（7）监理单位要参与项目档案预验收和正式验收，并在项目档案验收会议上汇报项目档案质量的审核情况，并配合及协助项目档案验收组的档案验收工作。
1.2.2.3 施工单位
（1）施工单位必须成立与项目档案管理相适应的管理机构和人员，明确分管工程档案的领导，在管理全过程中不允许随意更换项目档案管理人员（管理处要求更换除外）。
（2）负责施工单位职责范围内竣工资料的形成、收集、积累和整理。
（3）按时完成与工程施工有关的档案收集、整理、保管工作；按项目档案的规范要求进行自检，提供需要计量的工程的相应档案资料、工程图纸等。
（4）负责竣工图的编制。
（5）对上报的项目档案的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、档案管理组和业主的签认，施工单位仍不能免除在该方面的责任。
（6）按管理处要求上报档案资料及电子资料的整理情况。
（7）施工单位应参与项目档案预验收和正式验收会。
1.3 竣工文件管理控制措施
1.3.1 总体控制措施
（1）工程档案管理工作应与高速公路建设同步进行，即从项目立项开始就着手进行文件材料的收集、积累和整理工作。在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。全过程对竣工文件的质量控制，实现竣工文件的形成、整理、归档要按“三个同步”来进行，即：工程立项开工与工程资料收集同步、‚工程施工过程与工程资料形成同步、ƒ工程完（竣）工验收与合同交（竣）工资料验收同步。
（2）本项目将建立“四纳入”和“三参加”制度对档案工作实施管理。“四纳入”即将建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责中；纳入经济责任制。“三参加”即建设项目专职档案员要参加工作例会和工程质量评定会；参加设备开箱验收；参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收。
（3）项目档案管理工作质量的高低是衡量高速公路建设质量的一个重要方面。对于未能按要求完成竣工文件编制和档案整理工作的，管理处将通过扣发工程质量保证金等措施督促相关单位做好档案管理工作。
1.3.2 过程控制措施
本项目以档案管理系统为载体，制定全方位的档案管理方案；全程跟踪、监督档案管理进度，有效保障项目档案管理工作及时、真实、准确、完整、系统。
1.3.2.1 建立健全档案资料管理体系
为有效开展档案管理工作，项目管理处、监理单位、施工单位共同成立项目档案管理小组。在日常档案培训、检查、电子化、竣工图编制、档案验收工作中，以小组为单位开展工作。档案管理小组要求监理单位及各施工单位成立竣工文件编制小组，形成档案由专人负责编制，专人进行管理。
1.3.2.2 明确编制标准，进行专业人员培训
本项目以“建设一流项目，创建一流工程档案”为竣工文件编制的基本宗旨，以认真贯彻国家有关规定为竣工文件编制的基本法则，以竣工文件的形成、整理、编制和归档工作与项目建设和竣(交) 工验收同步进行为竣工文件编制的基本要求。在此准则下，结合项目特点并根据项目实际情况，按照交通部门对公路工程档案的有关规定，借鉴其它高速公路的宝贵经验，管理处、编制《广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目竣工文件编制办法》，下发给各施工单位及监理单位，统一模式，使资料收集工作有章可循，有据可依。开工后，档案管理小组举办档案资料管理培训，同时，为达到档案移交进馆的要求，邀请上级档案主管部门专业人员进行现场授课指导。
为提高全线档案资料员的专业素质，要求全线所有的档案员都参加档案编制学习，符合资格后才能参与本项目的竣工档案资料编制工作。
1.3.2.3 统一单位、分部、分项工程划分原则
工程开工之前应按《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1-2004）及广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目合同段单位、分部、分项划分原则表中的要求进行单位、分部、分项工程的划分，为竣工文件的编制做好准备工作。
管理处依据相关标准结合项目实际情况，统一了本项目单位、分部、分项工程划分原则（附件1）。由施工单位依据工程划分原则，完成本项目单位、分部、分项工程划分工作并由监理单位审核通过后，报备管理处。
施工过程中，若由于工程变更等原因，
导致工程划分变动的，由施工单位依据划分原则调整工程划分报监理审查通过后，报备管理处。
1.3.2.4 统一工程单元编码原则
本项目引进了档案管理系统。为方便系统各软件间共享、关联及网络查询，管理处要求各施工单位在公路工程质量评定检验系统启动后，完成系统中分项工程所含工程内容的细化工作（细化为单个构件）的同时对细化工程单元进行工程编码。为统一本项目各合同段工程单元编码，管理处明确了档案系统中分项工程细化内容编码原则（附件2）。
1.3.2.5 统一工程用表
项目施工技术资料需用到的各类评定表、质量检查表、施工检查表、试验记录表，监理组织施工单位根据工程实际情况并结合广东省质量监督检查站的公路工程管理用表，统一了广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目工程用表，同时明确“分项工程质检用表目录”（附件3）。各施工、监理单位根据各合同段的实际情况选填相关分项表格。若施工过程中，因施工工艺变化，在“分项工程质检用表目录”没有相关用表时，施工单位应向监理单位或业主单位提出，由监理单位草拟相关用表，报业主批示后增加使用。
监理单位指导各施工单位建立统一的施工文件整理台帐，以避免施工过程中因工程实体的变化和表格的变化，而导致竣工资料的不必要返工。
1.3.2.6 依据工程划分，统一工程质量评分程序
依据单位、分部、分项工程划分，为避免因理解方式不同导致出现不同的评分方式，各监理及施工单位均遵照《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1-2004）有关规定进行评定。
1.3.2.7 推行资料首件制
为保证各参建单位同种工序质检资料用表统一和填写规范，本项目要求各监理单位对质检资料管理实行“首件制”。具体实施要求如下：
（1）每个不同类型的分项工程开工时，监理单位应组织施工单位和驻地办编制工序资料样板和工序用表目录。
（2）在各单位编制的资料样板和工序用表目录的基础上，监理单位根据管理处印发的分项工程质检用表目录和施工现场情况，结合所管辖各施工单位不同施工工艺，审核工序用表后，印发分项工序用表目录和填写要求，并同时报备管理处。
（3）在监理单位印发分项工序用表后，各施工单位应组织各工区资料员进行培训，培训应有记录，避免因个人理解差异造成资料用表和填写形式不统一。
（4）当涉及2个监理单位同类型分项工程同种施工方法的工序用表不一致时，由管理处召集相关人员讨论并统一。
（5）若涉及因施工内容、方法和工艺等发生变化，出现管理处印发的施工用表不适用的情况时，由监理单位组织施工单位按表格变更程序办理增加或修改用表，并同时报备管理处。
1.3.2.8 利用档案系统平台实现竣工资料电子化管理，提高竣工资料的利用价值
项目从立项到竣工验收整个过程会形成大量的竣工资料，竣工资料的形成、保管、检索利用变得困难，采用先进的管理手段对竣工资料进行管理将会提高竣工资料的利用价值。
（1）项目开工后，利用竣工文档系统对各种管理性文件进行电子化管理，减少资料查询和检索利用的工作量。
（2）从项目开工就电子化管理设计图纸，并采用竣工文件管理系统进行管理便于查询和检索，以提高其在施工过程中的利用。
（3）施工、监理单位在完成纸质的基础上通过扫描实现电子化，运用档案管理系统完成档案文件的整理组卷及归档工作，同时为计量支付提供可靠的依据。
（4）施工过程中根据设计图纸、变更图纸、变更工程数量表及变更令形成电子版竣工图，并采用档案系统进行管理，为工程计量支付、结算、决算及审计提供可靠的依据。
1.3.2.9 开展监督检查及指导工作
（1）在工程实施期间，档案管理小组通过定期检查和不定期抽查，要求各施工单位及监理单位随时保证资料的及时性、真实性及完整性。对发现的问题及时下发整改通报要求承包人整改落实。
（2）项目档案管理谨遵“提前策划、前紧后松”的原则，在项目档案管理工作完全规范之前，档案管理小组每月定期开展档案检查，并将检查结果形成检查通报予以印发。检查结果提交给管理处相关的部门，并针对检查情况进行评比，以此来鼓励与鞭策各施工单位。
（3）档案管理小组将会同管理处相关部门开展月度及季度大检查，并在检查通报中体现档案检查情况。
1.3.2.10 通过计量支付手段，确保工程档案资料与工程同步进行
为做到档案资料与工程同步，施工单位计量支付文件报管理处工程部预审时，对计量文件相对应资料进行审查，所申报计量的分项工程，如果资料不完善的不予以计量。
1.3.2.11 严格审查分项完工资料，有效控制竣工文件过程整理进度
通过竣工文件整理阶段性工作的控制，为合同段交工验收时，工程档案能与工程实体同步收口奠定基础。
管理处在通过开展档案检查和计量支付方式控制日常档案资料进度的基础上，结合以分项工程为控制单元，控制工程技术资料的阶段整理工作进度，将竣工文件的整理工作过程化。分项工程施工技术资料达到整理要求后，由监理单位签发分项工程完工证书，凭分项完工证书进行分项完工计量。
1.3.2.12 严把档案资料审查与入库关
各施工单位竣工资料编制完成后，交监理处预审合格，如果不合格，各单位应该按要求进行整改。
2 竣工文件构成与整理
2.1 竣工文件组成
（1）项目档案资料总共由十部分构成。
序号
项 目
序号
项 目
1
立项审批文件
5
施工文件
2
设计基础文件
6
监理文件
3
设计文件
7
竣工文件
4
工程管理文件
8
科研项目文件
表1 档案资料分类
（2）管理处结合项目管理模式、管理处机构设置及部门职能划分原则，对本项目档案资料归档范围、主要流向、保管期限及责任编制单位进行了划分（附件5）。
2.2 竣工文件的归档范围与责编单位
管理处负责组织协调本项目整个竣工文件的编制工作。施工、设计、监理单位在完成各自竣工资料的编制工作后，应分别向业主及有关档案管理部门移交。
依据本项目“项目文件材料归档范围、主要流向、保管期限及责编单位一览表”，特就各责编单位职责范围内的资料收集和整理作如下说明：
2.2.1 建设单位
建设单位完成责编单位为建设单位的所有资料的收集、整理和归档。其中，可行性研究、交（竣）工验收阶段所形成的文件材料由管理处会同相关主管部门负责整理立卷。管理处的综合管理性文件材料可按问题、时间或重要程度整理、组卷。
项目征地拆迁文件、招投标及合同文件、工程造价文件、工程决算及审计报告等有关文件材料分别由管理处相关部门根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理、组卷。
2.2.2 设计单位
本项目的设计资料由管理处相关部门会同设计单位完成收集和整理。工程项目设计文件材料包括设计基础材料和设计文件。地质勘察资料、初步设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计、专项工程勘察设计文件、设计计算书等，由管理处会同设计单位按项目、分不同阶段及专业分别整理、组卷。
2.2.3 施工单位
负责各自施工阶段形成的文件材料的收集、整理和组卷。
（1）工程项目施工阶段形成的文件材料，包括施工过程中产生的一切施工技术资料及原始记录、统计资料、综合文件等，原则上一律以合同段为单位分别编制，各合同段的起终点桩号以施工图设计为准。
（2）当一个承包人同时承建同一项目的若干单位工程时，工程施工综合文件可以合并组织，工程施工技术文件则应按单位工程组织。当一个单位工程由若干承包人承建，各承包人应各自组织整理所承建工程的工程施工文件材料，然后由管理处或指定的承包人进行汇总。
（3）竣工图（纸质竣工图和竣工图磁盘数据文件）是建筑工程在施工中所绘制的一种“定型”图样。它是建筑物、构筑物工程施工结果在图纸（或图形数据）上的反映，是最真实的记录，是竣工档案的核心。竣工图由承包人负责编制，因重大（特大）设计变更需要重新绘制竣工图，要分清原因，由责任方负责。
2.2.4 监理单位
建立单位完成工程项目监理文件材料的收集和整理。
工程项目监理文件材料，包括监理综合文件材料、监理指令、停（复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量及进度、合同等的管理文件，工程计量与支付（含监理单位及所管辖合同段）、与合同各方的往来文件、监理抽检资料等均由监理单位按合同段、阶段、问题分类等进行整理、组卷。
2.2.5 ，科研单位
科研项目文件材料由科研单位按课题从准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段收集整理相关资料。

2.3 竣工文件的整理方法
项目档案主要包括项目行政档案和项目工程档案，项目行政档案部分在《（质量管理办法汇总）》中已有详细的介绍，在明确各参建单位档案资料归档范围的基础上，针对项目工程档案资料的整理方法作如下说明：
2.3.1 工程档案的形成与整理
项目实施过程中，针对各参建单位形成的项目工程档案，有关整理要求分述如下：
2.3.1.1 建设单位
2.3.1.1.1 可行性研究
在项目可行性阶段，按基建程序流程规定的先后顺序，遵循请示与批复配套，批复在前请示在后的排列顺序整理、组卷。
2.3.1.1.2 项目开工手续类文件
项目开工手续类文件包括开工申请及批复，施工许可证等文件，按程序审批先后顺序排列组卷。
2.3.1.1.3 征地拆迁资料
征地拆迁资料分综合部分、征地拆迁合同及相关文件、征拆往来文件三大部分整理。
（1） 综合部分资料主要按用地手续、征拆共用资料、征拆统计资料三类按时间先后顺序整理、组卷。其中用地手续含项目规划选址意见书、用地预审、规划许可及相关征地批文等，按行政办理程序的先后顺序整理。征拆共用资料含共用的测绘、评估合同以及征拆方面共用的其他资料，按时间先后顺序整理。
（2） 征地拆迁合同（协议书）及相关文件整理时以合同为主线，将与征拆合同事项有关的合同（协议书）签署过程中有关请示、合同谈判会议纪要及相关备忘录、合同（协议书）的费用支持、支付文件，合同（协议书）范围内的测绘、评估报告等资料形成的先后顺序整理、组卷。
（3） 征拆往来文件主要包括征地拆迁的请示报告及相关批复文件和征拆协调类来往文件。征拆往来文件按问题、类别、时间进行整理。整理过程中，不论请示或函件，凡协调同一问题的文件均一起归档。若文件无法按问题分类整理时，应采用类别（上行文和平行文）分类整理。其中来往文件归档须遵循请示与批复（来函与复函）配套整理。
2.3.1.1.4 项目招、投标文件
（1）招投标文件材料的组成，如下表所示：
招投标文件材料的组成
招、投标前期准备阶段文件
招标机构成立有关文件
标底编制有关文件：确定标底编制单位过程文件及标底文件
工程合同段划分有关文件
招、投标实施阶段文件
招标公告
资格预审文件含资格预审过程中有关请示、报告、审查表、核准表、资格预审文件的购买登记等有关文件
招标文件（含招标须知、合同一般条款、合同专用条款、合同量清单及其它附件、补遗书、招标文件的购买登记等有关文件）
投标文件（投标单位确定过程文件（如抽签通知及抽签表等）、投标邀请书、邀请投标单位资格预审文件、投标文件等）
评标、开标、定标阶段文件
评标文件（包括评标委员会的成立、评标专家等的确定文件、技术标书符合性及报价符合性审查等文件）
开标文件（包括标前会、开标会签到表、会议议程、会议记录等有关文件）
定标文件（包括定标原则等有关文件）
中标文件
包括发包申请、签发中标通知书申请等有关文件、中标通知书等。
（2）招、投标文件的归档整理
一般情况下，建设项目招、投标文件的归档过程在区别招投标内容的基础上，应基本遵循招、投标过程的几大阶段及基本程序，在招、投标阶段工作结束后三个月内完成归档工作。招、投标文件所有归档文件均要求为原件（正本），归档目录严格遵循科技档案卷内目录格式。
2.3.1.1.5 项目合同文件的管理
（1）合同分类：一般情况下，公路建设项目合同大致可分为以下七大类，其中D类合同列入征地拆迁资料中归档，其他合同按类别归档，如下表所示：
合 同 分 类 　
类别
名 称
类别
名 称
A类
建筑安装工程合同
E类
工程勘察、设计类合同
B类
设备及工具、器具采购合同
F类
工程监理类合同
C类
工程材料采购合同
G类
其他类合同
D类
征地、拆迁合同

（2）合同归档：合同归档可在合同分类的基础上进行。合同管理过程中，应按公司要求建立合同管理台帐明细表。
2.3.1.1.6 工程造价管理文件
工程造价类文件主要包含工程变更、延期索赔、计量支付三大块，每块整理时均以合同段为单位进行整理归档。
（1）工程变更文件包括工程变更令、工程变更单、变更工程预算审批单、变更工程预算审查意见书、变更工程预算申请书等。每一份变更文件都有相应的一个编号。整理时就按编号顺序整理，每份变更文件应按上述变更文件包括内容顺序排列配套整理。
（2）延期（索赔）文件包括：延期（索赔）审批单、延期（索赔）审查意见书、延期（索赔）申请书。延期（索赔）文件整理思路同工程变更文件一样。按延期索赔编号顺序整理，且每份延期（索赔）文件按延期（索赔）审批单、延期（索赔）审查意见书、延期（索赔）申请书顺序配套排列。
（3）计量支付按期中计量支付和交工计量支付分类整理。计量支付包括计量申请与支付，整理时应配套整理。
2.3.1.1.7 其他项目管理文件
这部分文件主要为管理处内部文件和各单位间的来往文件。管理处内部文件按文件类别整理组卷存档。来往文件根据行政档案部分的“分类大纲”进行整理。
2.3.1.2 施工单位
按“公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及责编单位一览表”划分，施工文件分为施工综合文件、施工技术文件材料、施工声像材料、其它原始资料四部分。
2.3.1.2.1 施工综合文件
根据“公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及责编单位一览表”表中所列的综合文件材料除合同段交工验收资料和施工、技术总结组专卷外，其他综合文件材料按文件形成的先后顺序整理、组卷。合同段交工验收是施工单位参与的一项重要工作。现特将合同段工程交工验收相关资料的形成和整理作如下说明：
合同段交工验收是施工单位根据《公路工程竣（交）工验收办法》（2004年第3号）自检满足交工验收条件的基础上向监理单位提出申请，待监理单位初验合格后，由施工单位向项目法人提出申请，项目法人在收到申请后组织验收的一系列活动。在交工验收过程中形成的一系列资料称为交工验收资料，主要包括交工验收申请及批复文件、交工验收检测报告、交工验收证书和工程项目质量评定审核。合同段项目工程通过交工验收后，项目法人应及时签发合同段交工验收证书。
2.3.1.2.2 施工技术文件
施工技术文件材料中，合同段标准试验及原材料出厂三证、质保书、质量检验报告，外购件成品的合格证及成品制造过程的检验资料等均要求施工单位按单位或合同段以时间顺序分类别组通用卷。合同段单位、分部工程质量评定资料组专卷。其他技术资料应在遵照单位、分部、分项工程划分的基础上，以分项工程为单位依次整理立卷。
下面就分项工程完工资料的整理要点问题说明如下：
分项工程完工证书资料由承包人负责完成，其基本应包含下述内容：
（1）中间交工证书；
（2）分项工程质量检验评定表；
（3）分项工程开工申请单、开工令；（确认是否以分项工程上报开工申请）
（4）分项工程施工方案，技术方案，质量、安全保证措施；
（5）质量检测资料（含测量资料，各种原材料检验及试验资料，工序质量检验资料、原始记录等，其中工序质量检验资料应与工序质量检验单配套整理）；
（6）其它（如会议纪要、质量事故报告单及质量事故处理文件）。
若有试验段，则试验段资料组卷时应排列在所有同类分项工程完工证书资料前。分项工程完工证书资料中第（5）项所包含内容因分项工程类型不同而发生变化。（其中分项工程中所涉及到的原材料及标准试验报告等均为复印件，供审查、签发分项工程完工证书所用，竣工资料组卷时一律抽出）。
2.3.1.2.3 声像资料
施工照片和录像是施工现场最生动、形象的原始记录。因涉及声像资料归档的除施工单位外还有建设单位和监理单位。因此，管理处将有关声像资料要求归档的内容和质量要求专设章节进行说明。请各参建单位参见本办法3.2“声像档案编制要求”的相关要求进行收集、整理和归档。
2.3.1.2.4 其他原始资料
其他原始资料包括施工日志、天气、温度及自然灾害等记录。施工日志是现场施工管理人员对现场管理的形成的第一手原始记录材料。整理时可根据管理人员负责范围时间顺序整理、归档。
2.3.1.3 监理单位
依据“项目文件材料归档范围、主要流向、保管期限及责编单位一览表”，监理单位归档资料大致分为综合文件、专项资料和来往文件三大类。
2.3.1.3.1 综合文件
综合文件按监理单位归档资料分类大纲列明的文件依据其形成时间的先后顺序进行整理。
2.3.1.3.2 专项资料
专项资料应根据专项内容按合同段进行整理，若专项文件有规定编号的应按编号的先后顺序进行排列，各分项文件应配套整理并遵循先总后分或先批复后请示的顺序进行排列。现就工程变更文件示例如下：如：广东省龙怀高速龙川到连平龙连段项目第一合同段工程变更文件，盒内文件排列顺序为LL01变令-001到LL01变令-010（设为已有的最大号）；每份变更组成文件的排列顺序为：工程变更令、工程变更单、变更工程预算审批单、变更工程预算审查意见书、变更工程预算申请书。其他类似专项文件的按同样方法进行整理。
施工质量抽检、检验资料的收集及整理方法类似施工单位施工技术文件材料的整理。但已进入施工单位分项工程完工证书资料的内容，监理单位不再重复组卷，如开工手续等。监理单位在整理施工质量抽检、检验资料时应根据不同合同段分别整理。
监理声像资料的整理请参见本办法3.2“声像档案编制要求”的相关要求进行。
2.3.1.3.3 来往文件
来往文件在不同类型的基础上（如：工程管理部、安全管理部、计划合同部、综合事务部等）区分来文单位进行整理。
2.3.1.4 科研单位
科研单位根据不同的科研项目分别整理、组卷。每个科研项目根据“公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及责编单位一览表”列明的“立项准备阶段、研究实验阶段和总结鉴定阶段”的三阶段进行收集、整理和归档。

3 竣工文件编制及质量标准要求
3.1 竣工文件编制要求
（1）工程档案各部分文件材料内容必须依照有关技术规范及时和真实地填写，做到原始资料齐全、准确、系统。分项工程每完工一项要收集整理一项，确保各种原始资料收集及时性，为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。 （2）监理单位是竣工文件编制工作的监督者，也是竣工文件编制的直接参加者，不但要完成责任范围内的监理文件材料编制工作，而且要监督指导监理所管辖合同段承包人竣工文件材料的编制工作，要切实保证竣工文件档案的收集和编制质量。
（3）各种施工原始记录必须在施工现场和工序完成时同步进行，不得事后补填原始记录。
（4）中间交工证书是工程交工验收的重要依据，每个分项工程完工资料必须在分项工程完工后15天内报送驻地监理单位审核。若涉及砂浆、砼等强度资料，则要求在30天内报送驻地监理单位。
（5）对于承包人上报的分项工程完工资料，各驻地监理单位应在7天内审查完毕并签署意见。签署合格意见后，监理单位应及时将上述资料退还承包人，为竣工资料组卷做准备。与此同时，监理单位应完成分项工程监理抽检资料的整理并做好评定工作。对于审查不合格的资料，监理单位应及时退还承包人要求其完善修正。
（6）工程部应将工程档案管理工作纳入到正常的工程管理过程中，应在工程管理过程中，有计划、分阶段地对各监理单位及承包人分项工程完工资料的收集及归档情况进行督促检查。为便于管理处及时掌握资料管理是否与现场工程同步进行，各施工、监理单位应按《质量管理办法汇总》要求，填报“分部分项工程进展情况表”。
（7）合同段工程交工验收前，所有单位工程、分部工程的评定资料及分项工程完工证书资料，监理抽检、评定资料必须全部完成并通过项目管理处的审查；合同段工程交工验收后，要求监理单位及承包人按照科技档案整装组卷要求，在三个月内完成竣工档案的编制工作，依次向档案主管部门及管理处办理移交。
（8）各参建单位向档案主管部门及南粤交通工程档案室移交工程项目档案时，必须是按国家、广东省和档案接收部门有关档案整理相关要求，完成档案资料的整理。
（9）工程档案文件材料要求归档件为原始件，复印件应说明理由并加盖责任单位章后归档。案卷内文件要求字迹清楚、端正，图样清晰，图表整洁。破损褶皱的资料要进行修补整平，材料中的金属物应去掉。
（10）竣工文件、图表、试验、检测、自检等各种原始资料，要求文件材质优良，书写材料耐久，要求一律用碳素墨水填写或以电脑打字处理，严禁圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等易褪色的书写材料。不得用涂改液涂改，必要时可杠改。委托外单位做的试验资料，个别用退色笔、圆珠笔和双面复写纸填写的资料，归档时应衬垫白纸或保存经确认后的复印件，确保档案材料的安全。
（11）所有文件材料均应注明编制日期，第一签名人或以后签名人均应写出签字日期。签名部分原则上要求由相关责任人直接手写，不允许非责任人代签或打印、复印，由应用系统生成的报表需要打印后手工填写意见和签名。有关质量、计量、设计变更等文件审核、审批，签名人应写出明确意见（例如：同意、不同意、合格、不合格等等）。
3.2 声像档案编制要求
声像档案是指在整个工程建设过程中产生的录音、录像、照片。它是项目建设档案资料的重要内容，是直观、生动反映公路建设过程的特殊载体档案。由于载体的特殊性，在立卷中应单独整理。对于工程项目建设过程中的声像档案的制作、归档移交等规定如下：
（1）在报送竣工档案的同时，必须按规定的内容摄制、移交系统的工程照片及录像档案。条件不具备的单位，可提前委托其他单位或档案管理部门进行声像档案的跟踪摄制和制作。
（2）声像档案是工程竣工档案验收的内容之一，凡不具备完整、符合质量要求的声像档案工程，不发放《工程竣工验收证明书》。
（3）参建各单位向建设单位移交照片档案时应根据分说明写出照片档案的总说明。总说明中应该介绍整个项目或单项工程施工、竣工、管理情况，如果照片档案中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还就重点介绍相关内容。
（4）照片档案有专门的照片档案案装具，移交广东省档案馆的声像资料必须采用其规定的装具。
3.2.1 工程声像档案质量要求
3.2.1.1 照片要求
（1）由于摄影技术的改进，本项目采用数码摄影器材，要求将照片打印或冲晒出来，并将源文件制作成光盘归档。光盘中应保存与照片相符的jpg或TIF格式电子文件。
（2）照片图解要清晰、画面完整、不得磨损、划伤、有污渍。
（3）我们通常将内容相关、相近的照片编为一组，按组为单位编文字说明（即“分组说明”）。例：一些初步设计审查会的照片，我们可以把这些照片归为一组，写一个分组说明。说明这一组照片的内容，开会的时间、地点的人员情况（主要部门）、会议议题、结论及拍摄人等。照片只需注明该照片的背景或人物即可。这些照片只撰写一条题名，将分说明放在该组照片之前（空出一张照片的位置）的位置上即可。
（4）如果某一活动只收集了单张照片，则要以单张照片为单位撰写文字说明和填写有关各项内容，文字说明：不超过200字，用必要和简洁的语言在以下六个方面进行文字说明，即事由