酒店客房管理系统设计方案.doc

酒店客房管理系统

方案书

目录
1. 公司介绍 4
1.1 公司简介 4
1.2 思迅荣誉 5
2. 项目分析 6
2.1 背景 6
3. 核心优势 6
3.1 企业优势 6
3.2 产品优势 7
4 系统简介 9
4.1 概要总述 9
4.2 网络架构 9
4.3 客房管理系统功能列表 11
5. 客房管理功能介绍 13
5.1 功能说明 13
6 客房库存管理系统 22
6.1 库存管理系统 22
6.2 仓库管理 23
7 系统需求 25
7.1 硬件 25
7.2 软件 25
8 服务体系 25
8.1 服务宗旨 26
8.2 服务时限 26
9 客户案例 26
9.1 本地客户 26
10 方案报价 26
10.1 系统软硬件报价 26

1. 项目分析
1.1 背景
随着旅游业的发展，酒店、餐饮娱乐行业竞争日趋白热化，竞争范围已不仅仅局限于 经营规模、价格等硬件因素，经营策略、服务质量、管理效率等软件因素也影响到一个企业的发展，因此引入全方位的电脑服务和电脑管理系统迫在眉睫。同时，国家建设部已做出明确规定：凡星级酒店在项目审批时，其设计方案必须包括电脑管理系统，否则不予立项。美世家客房管理系统正是致力于在软环境上帮助酒店企业提升效率，把全方位的信息化管理真正意义上的融入到企业的日常管理中去。
行业的深入细分，需要更为专业的产品来推行促进其经营与管理。推广高效的管理理 念，其中重要的一点就是要有专业、准确、到位的功能将先进的技术与管理方法引用到 业务流程中，而正是出于这个目的，美世家客房管理系统紧随市场的需求，跟据市场变 化正逐步的推出适用于各个细分行业的产品。
美世家客房管理系统的开发及销售团队都在时刻关注着行业的细微变动，紧跟时代的 步伐，不断着力于产品更新与改进，保证产品的一直处于行业和领先水平！我们始终坚 定不移的以客户的利益为引导核心，推崇先进、科学、高效的管理理念，并以专业、简 易、稳定的产品带给我们的客户，推进客户信息化建设与管理，实现更为高效、低成本、 规范的管理模式，有效的提高企业的竞争优势。
系统通过建立系统网络，将流程与信息服务有效联系起来，满足经营者在客户化服务，流程化管理，资源调配优化的基础上，实现人性化服务理念，增加市场竞争优势。
根据SISS在数据库应用开发和行业顾问方面的多年经验，经过对市场深入细致的分析和研究后，SISS针对酒店业对于系统的功能、安全性和灵活性的要求，提出基于本公司成熟产品《美世家客房管理系统》V3.0版本的解决方案。
2. 核心优势
2.1 企业优势
美世家客房管理系统是深圳万国思迅软件有限公司在多年行业经验的基础上，结合国内行业客户的实际需求和国外先进的管理理念而设计开发的，专门针对酒店客房企业的现代化信息管理系统。

n 思迅软件在餐饮娱乐行业、零售行业占领先地位。思迅软件长期致力于餐饮娱乐行业零售流通业与商业自动化信息化技术研究开发与推广应用，是国内最早的餐饮娱乐软件专业开发商之一，也是目前国内餐饮娱乐行业信息化解决方案的领导供应商和服务商。

n 公司在全国所有的省份及大中城市设有分公司、办事处及服务机构，拥有一支由资深管理专家、出色行业顾问及专业软件工程师组成的高素质团队。

n 思迅为客户提供专业化、特色化的管理咨询、项目实施、系统维护、专业培训、优化升级等全程服务，还配备了先进的技术支持中心，以call center（呼叫中心）、在线服务系统、传真、电子邮件、现场支持等多种手段为思迅产品用户提供7天*24小时的全方位高质量技术支持服务。
2.2 产品优势
美世家客房管理系统软件能够满足现代酒店客房企业经营管理模式的调整需要，适应组织机构的多变性、核算管理模式的多元化，交班功能的多样化，真正起到了“指导、控制”作用，为经营决策、营运管理提供有力的信息支持，对于提高员工工作效率，降低各项成本及改善服务质量都有十分积极的作用。
3.2.1. 简洁流畅的模块划分
n 美世家客房管理系统在功能模块划分和联系上遵循酒店通用的业务流程和工作习惯，力求从使用到运行上均符合用户思维方式。操作简洁易用，让客户提高工作质量的同时享受工作的乐趣。
3.2.2. 人性化的界面设计
n 门店操作简单化、流程标准化，可直观简单的查看各个房间的状态 。
n 直观的房态图显示，让操作更加简洁，流程更加清晰，同时提高了工作效率，让客户更加轻松的完成各种服务。
n 业务功能清晰，简单化的操作，易学，易懂， 易上手。
3.2.3 完善快捷的预定接待流程
n 将预定、接待、收银、咨询工作整合在一起，实现一站式服务，接待人员可轻松解决客户需求，有效的提高工作效率；预定时能准确提供房间状态，可轻松预知未来房态，有效的提高客房使用率。特殊的黑名单管理机制，可及时提醒接待人员对黑名单用户采取有效的措施。
3.2.4 强大细致的餐饮娱乐管理
n 对于美世家V4等其它系列产品可做到帐款转移无缝连接，可根据项目需要选择相应的软件。
3.2.5 灵活准确的结算方式
n 支持部分结算及反结帐。
n 支持现金、信用卡、会员储值卡、协议单位挂帐等多种结算付款方式。
3.2.6 便捷智能的夜审功能
n 提供预审功能，支持自动夜审和手动夜审两种方式。客户可根据实际运营情况选择合适的夜审处理方式。
3.2.7 多样化的交班方式
n 提供三种交班模式设置：发生制、收付实现制、班次制。通过交班了解每个班次，操作员的营业情况，详细的金额收入数据，准确把握资金的流动
3.2.8 全面丰富的会员管理
n 支持多种类型会员卡，系统提供了会员管理、会员卡设置（可持卡或者不持卡）功能，可以设定不同的会员类型，每个会员类型都可设置不同的会员价方案 ；支持会员积分和会员卡消费，提供会员状态管理功能，可根据实际情况将会员卡设置成相应的状态，如挂失状态等。
3.2.9 先进高效的协议客户管理
n 系统提供协议客户管理功能，可根据实际业务设置相应的协议客户，并可针对不同的协议客户设定不同的协议价格。同时不同的协议客户在不同的时期可灵活地设置不同的协议价格和挂帐限额，确保系统能更有效的与实际业务相结合。
3.2.10 优秀实用的报表自定义功能
n 完善的报表自定义，提供多种报表模式的打印，顾客可以自己设定需要的报表格式。
3.2.11 清晰严谨的报表统计分析
n 系统提供了丰富的报表功能，从多角度统计分析每日的营业数据。
3.2.12 可靠的系统安全
n 不同的操作员具有不同的操作权限，经过系统管理员的划分，严格设定相应人员可查询或操作的功能.对特殊操作权限进行单独设置，可根据工作职责进一步划分相应权限，确保营运安全。
4 系统简介
4.1 概要总述
思迅美世家客房管理V3系统 是深圳万国思迅软件有限公司在多年行业经验的基础上，结合国内行业客户的实际需求和国外先进的管理理念而设计开发的，专门针对客房酒店企业的现代化信息管理系统。
本系统以界面直观、易学易用、功能全面、系统稳定为主要特点，能从根本上满足现代酒店企业的管理高效、分析精确、降低成本的要求，帮助企业实现物流、信息流、资金流的科学管理，为企业提高自身竞争力奠定坚实的基础。
适用范围：非连锁的星级酒店、商务酒店、经济型酒店等。
系统主界面如下：

图 系统主界面
4.2 网络架构
4.2.1 网络架构结构图
系统的总体网络结构如下图所示：
图 网络构架主界面
4.3 客房管理系统功能列表
4.3.1. 客房系统

图 客房系统功能结构
4.3.2 客房系统流程
客人可分为散客或团体模式，根据客人需要可进行提前预定业务，通过预定转入住或直接进行登记入住可完成接待入住业务，客人退房时则根据客人账款进行结帐。完整流程图如下图所示：

散客业务流程：

团体业务流程：

5. 客房管理功能介绍
5.1 功能说明
5.1.1. 基础数据
基础数据信息是所有业务（预定、登记、销售、库存、帐款及数据分析）的 数据基础，所以在您准备开始使用系统处理业务时，首先要录入基础数据信息。
l 房间资料
房间资料档案界面功能如下：

图 房间资料界面
房间资料包含：房间基本属性、类型属性、楼层设置、其他属性，房间日耗品，租借物品等信息。
房间基本属性：包含了房间类型，楼层，编号等基础数据 ，房间编号最长为6位数字 或 3个汉字，系统将提供一系列相应报表来监控其租借情况和使用状态。
房类设置：添加房间类型，支持同类房间价格的设置同时可设置房间的普通信息（例如：早餐数量、床数、消耗品等）。系统将提供一系列相应报表来监控其销售和使用情况。

图 房型设置界面
楼层设置：添加楼层列表。
其他属性：支持对于可租借的物品进行设置，系统将提供一系列相应报表来监控其租借情况。
l 客房商品
客房商品是客房销售中必不可少的一部分，同时还是处理非房客消费的数据基础。客房商品档案界面如下：

图 客房商品界面
l 客人基本信息：提供客人信息的录入功能，可保存客人的相关信息如证件、地区、国籍、出入境口岸等信息。
l 客房折扣：可根据实际业务需要，对相应房类设定优惠折扣方案。
l 损坏赔偿品：对于客房物品进行价格设定，便于损坏的房间物品照价进行赔偿。
l 业务员：提供业务员的信息录入功能，同时可设置业务员的提成比例及相应的月销售计划。
l 客房服务员：提供客房服务员信息的录入功能。
l 费用码：设置每一种费用所对应的费用码，系统自带了预设的费用码，对于这部分费用码在系统中是不允许删除的。
l 基本代码：提供各种基础代码设置，如付款方式，客户来源，预定方式等
l 黑名单：记录各种需要提醒注意的顾客信息，如通缉犯或逃费客人信息。
5.1.2. 预定管理
预定管理是为预定业务定制的功能模块。
预定管理流程图：

主要完成顾客的预定登记，包括功能如下：
l 散客预定：主要通过电话形式完成顾客的预定信息登记，包括信息有：预定房类、预到时间、预定人信息等。
l 团体预定：主要通过电话形式完成团体顾客的预定信息登记，包括信息有：预定房类、预到时间、预定人信息等。
l 预定客流量表：根据日期查询，得到对应日期的客房使用情况，便于预定。
l 预定转登记：可以通过预订信息直接从预定状态转到登记状态
l 未来房态图：可查看到未来预定、预离的房间以及各时段房间的预计状态。
5.1.3. 接待管理

主要完成顾客的入住登记，包括功能如下：
l 预定转登记：主要完成预定顾客或团体抵店后，直接将预定信息转变为入住登记信息，方便操作等。
l 散客登记：主要完成顾客的信息登记，包括信息有：入住房类，入住房间号、预离时间、预定人信息等。
l 散客登记查询：主要完成对于入住及离店的顾客，登记信息的查询，同时对在住顾客提 供换房服务。
l 团体登记：主要完成团体顾客的信息登记，包括信息有：入住房类，入住房间号、预离时间、预定人信息等。
l 团体登记查询：主要完成对于入住及离店的团体，登记信息的查询。
l 散客出入团：主要完成对于入住散客进入团体帐户或团体中的成员改变为散客帐户。
l 入住状态变更：主要完成将入住的房间状态转变为其他类型。例如：钟点房转为正常房；正常房转免费房等。

5.1.4. 帐务管理

主要功能：实现前台常数据的统计，如交班对帐数据统计、收银查询,当日结 帐查询,催帐报表。
l 帐务处理：对散客，团体，联房的客户进行处理。主要功能有：押金处理，转帐，红冲，部分结算，结帐，帐单打印，反结帐等。
l 催帐报表：检查当前在住客人是否需要催缴押金
l 当日结帐查询：当日结帐客户的帐务信息，对已结帐的帐户可进行发票管理。
l 收银查询：查询酒店收银员的收银记录
l 交班：

主要功能：实现当前操作员的交班操作
Ø 发生制：根据当前收银员实际运营情况，将交班时间段内的所有收银金额上交，按付款方式分类。
Ø 收付实现制：根据实际运营情况，将交班时间段内的结帐实际收入且按整个班上交，按付款方式分类，同时给出费用情况。此种方式允许下放款给下班操作员，作为预备金。
Ø 班次制：选择班结，按照班次统计出所有收银金额，并进行详细的分类，对上班的结余和本班的操作进行记录统计。
l 历史交班查询：查询历史交班记录
5.1.5. 销售管理
5.1.5.1 协议客户管理
主要功能：办理签订协议，对协议客户帐务查询管理，对客户挂帐进行结算
l 协议客户管理：完成协议客户资料的维护操作，包括客户的协议，客户的协议价格，联系人等
l 协议客户帐务：对协议客户的帐务进行管理，结算，历史帐务查询。
5.1.5.2 会员管理

主要功能：设置会员参数，建立会员卡号以及会员卡的基本操作。
l 会员参数设置：设置会员相关的一系列参数，如：使用卡类、营业过程使用卡的一些规范等。
l 会员资料管理：完成会员资料的维护操作，包括会员类型、会员详细资料、会员其它资料。
l 会员异常状态处理：对会员的异常情况进行处理，包括有：挂失、止付（暂停使用）、作废、重新启用。
l 会员积分管理：对会员在营业过程中的积分进行管理，如积分的手工调整、积分明细查询、积分兑换礼品等。
l 会员充值管理：包括会员充值、会员间转帐、会员退卡操作等。
l 挂帐会员帐务管理：对会员营业过程中挂帐单据进行结算操作，包括：单据对帐生成帐款，帐款的收款操作。
5.1.6 客房管理

主要功能：设置客房状态，处理客房内基本物品。
l 自用房管理：新增，修改，查询自用房。
l 维修房管理：新增，修改，查询维修房
l 客房清理：罗列所有需要清理的房间，对已清理的房间进行管理
l 拾物管理：管理拾物情况和领用情况
l 失物管理：对失物进行一个登记管理
5.1.7 夜审
l 营业预审：对当日酒店营业情况进行预审，以保证夜审时营业数据正确
l 营业夜审：将进行营业夜审，主要实现过房租等业务操作

5
5.1.8 增值服务
l 门锁接口
l 电话接口
l 身份证扫描接口
5.1.9 报表管理
主要功能：
l 预定报表：包括预定金报表、预定入住对比表、取消预定报表。
l 登记报表：包括团体客房报表、当前入住团体报表、当日宾客状态表、当前入住客人报表、历史客人报表。
l 帐务报表：包括迟付报表、冲帐报表、早餐(基金费)报表、当日房费收入情况报表、当日非房费收入情况报表、当前宾客帐户余额报表、非住客收入情况报表。
l 客房报表：包括客房商品销售报表、房间清理统计报表、客房一次性用品消耗报表、未归还租借物品报表、客房商品销售明细报表、客人来源统计报表、查房结果查询、客房损物明细报表、自用,免费房一览表、提前退房报表、换房情况表、客房续住查询、客房折扣报表、当前客房住客人数报表、免费房报表查询。
l 营销报表：包括业务员销售查询报表、业务员销售排行报表。
l 统计报表：包括客房营业报表、客房收款费用报表、客房类型分类统计日报表、客房类型分类统计月报表、客房类型分类统计年报表、客房日营业报表、房租商品收入报表
5.1.10 系统管理
系统管理模块是供企业信息系统管理员使用的功能，用于维护系统的日常数据处理、管理系统用户、自定义报表和定义业务规则等。由以下几个模块组成：
主要功能：
l 操作员管理：可以通过修改操作员密码，最低折扣，结帐优惠折扣，同时可以设定各个操作员的状态以及添加新的操作员。
l 操作员权限管理：操作员针对不同功能模块可以分配“打开”、“编辑”、“审核”、“打印”权限
l 部门岗位：可以添加新的部门、岗位的基本资料和各种要求，例如：学历要求，身高要求等。
l 系统设置：集中了酒店名称、常规参数、登记、客房等。其中常规参数是系统使用时的信息设置，在一定程度上，系统设置影响着企业开展日常工作的流程，所以企业在开始业务工作时首先要检查当前的系统设置是否满足本企业的要求；登记决定了特殊房间的收费的设置，如钟点房、长包房、凌晨房等。
l 数据库管理：数据库定时备份、恢复、优化、修复工具。
l 系统数据管理：提供数据库维护功能，包括数据导出、数据导入。
l 报表自定义：提供打印报表的设置功能，可以设置自己需要的报表格式。
l 系统日志：可记录前后台操作日志，可用于监控敏感操作，预防舞弊现象发生。
l 员工档案：设置维护员工档案等。
5.1.11 营业房态图
房态图的主要功能是记录每个房间的各种状态，便于操作员可以直观的看到当前时间内即将到达的房间，未清洗的房间，空闲的房间，同时可直接进行登记，退房，销售商品等各种服务
处理流程主要包括房间状态设置和散客直接登记，查房等。
主要功能：

图 前台营业界面
前台营业主要完成销售收银管理，主要分为接待、收银、结帐管理。
l 接待：完成宾客的接待工作，其中包括为普通宾客和预订宾客。
l 普通宾客接待：当宾客来到客房后，咨客将根据宾客的要求，按照客房的情况进行入住登记；
l 预订宾客接待：预订宾客都是预先打电话或其它方式，已经确定客房，且房态图中的房态为将到标记,双击登记的时候自动调出预定信息
l 入住登记：登记时，顾客按照客房类型点自己将要入住的房间号，确定无误后，散客保存同时入住，团体成员点成员入住表示入住。
l 房间处理：包含有续住、联房、换房、入团、出团、清扫等操作。
l 续住： 宾客比预期的离店日期要晚，需要把预离时间变长，此时系统自动判断押金是否够，然后进行续住
l 联房：两个或多个入住散客之间进行联房，也可以退出联房，然后进行统一结算。也可以单个结算；
l 入团：入住散客入某一个团体，然后根据需求，部门帐务由团体付，部分由个人付；
l 出团：团体中的某个成员需要出团，然后进行个人结算；
l 清扫：过完夜或者结帐完成后需要对房间进行清扫，且对一次性用品进行撤换；
l 留言：某客人对房间中的某个客人进行留言的管理
l 晨唤：根据客人的要求设置时间，然后到时间后进行一个自动的叫唤
l 租借物品：对客人租借客房的物品进行管理。
l 失(拾)物管理:对失或拾到的物品进行一个管理.
l 结帐: 完成宾客的买单工作，其中包括对宾客的优惠折扣，收费等处理。结单时电脑打单，收银员结帐的主要工作是按单收银，无需计价，节省了收银时问，由于电脑控制收银员的权限，前面列举的收银问题已具有可监控性，有力地保证了收银的安全性。收银方式多样化，包含有现金、支票、挂协议客户帐、信用卡、会员卡、礼券、免单、扣预付款、等多种付款方式。且支持特殊付款,如:部分结帐,临时挂帐.
6 客房库存管理系统
6.1 库存管理系统
该系统仅含后台管理系统。后台采购入库采用直连客房系统的模式，而客房销售数据实时写入库存数据库。

图 库存管理系统功能结构图

6.2 仓库管理
仓库业务是为酒店库管部门定制的模块，方便酒店开展日常的库管工作。以入库出库为中心的库存管理，并同客房管理系统数据库实时处理。仓库业务是核心功能之一，库存的变化影响着其它部门的工作。
客房仓库管理系统界面：

主要功能：
l 库存盘点，将系统库存与实际库存对比，得到实际损益情况：
1. 通过系统自动生成每一次的盘点编号，在本次盘点中，将使用同一个编号进行盘点处理。
2. 生成盘点编号后，根据具体的需要，确定本次盘点的范围。
3. 进行实际的库存数量清点。
4. 将实际的库存数量输入系统盘点单。
5. 如果盘点数量有异议，可以通过复查的方式重新清点数量，然后修改盘点单。
如果确认本次的盘点数量，可以通过审核盘点单，使本次盘点生效，同时修改库存，生成盘点报表。
l 耗料单：用于查询过期、库存告警、负库存商品。
l 入库单：对没有填写采购单的原料，进行直接入库操作。
l 出库单：总仓向二级仓库调出二级仓库不管理的原料。
l 库存价调整：对原料的成本价进行调整。
l 报损单：对损坏的原料生成报损单，报损单审核后，系统将冲减相应原料的数量。
l 库间调拨：原料调拨提供了不同部门之间原料的调入/调出。
l 退库单：将已入二级仓库的原料（该原料为二级仓库不管理）退回一级总仓库。
7 系统需求
7.1 硬件
为使系统能更好地发挥其性能，我公司对本方案中所涉及到的硬件建议采用以下地型号和配置（或使用等同配置地硬件设备）。
硬件方案：
项目
推荐配置
服务器
中高档品牌服务器，多CUP/2G以上，硬盘80G以上,2G内存以上
后台客户机
P4 1GM Hz / 20GB / 1GB
前台POS机
兼容机或主流的品牌POS机
7.2 软件
系统软件方案：
项目
软件要求
服务器
Windows 2000/2003 Server 简体中文版
数据库
MS SQL Server 2000中文企业版
后台客户机
Windows 2000/XP简体中文版
前台POS机
Windows 2000/XP简体中文版

8 服务体系
对于大型的系统集成及应用软件项目，优质的售后服务是保证客户系统连续、稳定、高效运行必不可少的强大后援。SISS作为优秀的应用软件和系统集成供应商，全心致力于开创中国知识经济的新时代，一贯把服务放到与集成和软件同样重要的地位上，始终把满足客户需求、提供优质全面的服务作为企业宗旨；SISS在提供软件开发和系统集成服务的同时，帮助您解决技术疑难问题，为您的系统稳定运行提供后盾，并不断提高系统运用水平，最终使SISS的服务成为实现您事业宏图的得力工具。
8.1 服务宗旨
l 以客户为本
本着 “以客户利益为最高利益”的原则，始终以用户的出发点作为判断和决策的依据，确保系统正常、稳定地运行。
以追求最佳的时效性为第一要义
对于银行的任何业务系统，时间的损失往往直接意味着金钱的损失。所以，对任何不可预测的故障及灾难，如何能够在第一时间内恢复系统的正常运作是我们在考虑售后服务技术方案时首先考虑的因素。为此，SISS针对不同的情况制定有多套技术方案。
8.2 服务时限
自系统正式运行起一年以后为止。
9 方案报价
9.1 系统软硬件报价

硬件价格：
名 称
单 价
数 量
金 额
备 注

软件价格：
名 称
单 价
数 量
金 额
备 注
服务器端

管理系统

通讯模块