电力办公室行政秘书岗位说明书.docx

办公室行政秘书岗位说明书
岗位名称
行政秘书（兼行协专责）
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任、文秘主管
工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职：协助主任做好行政及部门内部管理工作；负责行协及公司班组管理、标准化管理、现代化管理等企业管理工作；
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：协助主任行政管理工作，完成督办、查办工作
工作时间百分比：40%
工作
任务
负责公司重要会议决议的落实及公司领导交办事项的督办、查办工作
频次：日常
负责对公司规章制度执行情况进行督查与考核
频次：日常
负责公司行政、综合管理制度调研与完善
频次：2次/年
负责搜集经营生产、行政管理及行业信息、资料，为领导决策提供参考意见
频次：1次/月
负责办理行政缴费及涉外事务相关材料的组织报送工作
频次：不定期
负责办理公司营业执照年检手续
频次：1次/年
负责办理公司工商登记变更手续
频次：需要时
职
责
二
职责表述：负责班组管理、标准化管理、现代化管理等企业管理工作
工作时间百分比：30%
工作
任务
负责建立班组管理档案，组织编制、完善班组建设管理办法、考核细则；设计、完善班组管理考核指标
频次：1次/年
组织有关部门进行班组检查、考核、评比、总结交流经验
频次： 日常
收集、整理国家、行业标准，组织编制、修订公司工作标准、管理标准并组织实施
频次： 1次/年
深入基层检查、指导标准实施，掌握和了解标准化管理实施过程中存在的问题并协调解决，提出工作建议
频次： 日常
负责组织开展现代化管理活动，推荐申报公司现代化管理成果
频次： 1次/年
职
责
三
职责表述：负责行业协会联络、沟通与交流工作
工作时间百分比：40%
工作
任务
参加中电联火电分会、省电力行协各种会议
频次：日常
组织参与中电联火电分会、省电力行协各项调研、交流活动
频次：日常
负责与中电联火电分会、省电力行协日常联络工作
频次：随机
负责锦州市外商投资企业协会联络与配合工作
频次：6次/年
职
责
四
职责表述：协助主任完成部门资金、计划等内部管理工作
工作时间百分比：10%
工作
任务
编制本部门月工作计划、月资金预算
频次：12次/年
编制、审核本部门、部分处室材料领用计划
频次：12次/年
负责协助主任管理费用，定期了解汇报部门费用开支情况
频次：12次/年
负责督促部门工作计划实施、进行内部效能监督考核
频次：12次/年
负责公司印刷品管理及印刷费审核工作
频次：日常
负责公司领导和本部门主任、文秘主管交办的临时工作
频次：日常
权力：
在总经理授意下，代表公司参加外事活动权
受主任委托，有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力
对部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权
对公司各项管理制度和规范执行情况的检查权
各部门有关资料和报表的索取权
公司印刷费费用的审核权
对公司企业管理工作的指导权和监督检查权
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
市工商局、经委，省电力公司、电力行业协会有关单位
任职资格：
教育水平
大学专科及以上学历或中级及以上专业技术资格
专业
公共管理、企业管理或与公司业务性质相关的专业
培训经历
公司内部规章制度培训、岗位知识培训、行政管理培训、管理技能培训等
经验
3年以上相关业务岗位工作经验，2年以上管理岗位工作经验
知识
掌握企业现代化管理知识，知晓电力生产过程，了解相关法律知识
技能技巧
一定的口头表达能力、公文报告编写能力，熟练使用计算机办公软件
其它：
使用工具设备
一般办公设备：计算机、传真机、打印机、文件柜、电话
工作环境
独立办公室
工作时间特征
正常工作时间，偶尔加班，偶尔出差
所需记录文档
工作计划，工作日志、会议记录等，
备注：