采购物资控制程序.doc

采购物资控制程序
1 目的
为对包装材料等物品的采购实施控制，确保采购物料符合要求制定本程序。
2 范围
适用于对本厂产品包装物和其它辅助物品的采购控制。
3 职责
3.1 各部门根据生产需要提报采购签呈，部门负责人审核，分公司总经理批准后，物料采购员实施采购。
3.2 品管部、生产部参与供方的评价、控制和重新评价工作，参与采购产品的验证。
3.3分公司总经理负责合格包装物料供方的批准。
4 工作程序
4.1供方分类
A类供应商，即原料供应商，见《合同原料饲养与回收控制程序》；
B类供应商，辅料、与食品发生接触产品的供应商；
C类供应商，其他供应商，如设备配件、卫生用品、办公用品、工具、刀具等。
4.2供方选择与评价
4.2.1供方考察：A类供应商由原料部负责进行考察，具体见《合同原料饲养与回收控制程序》。
B类供应商由品管部负责进行考察，并填写《供应商调查表》、《供方评价记录》。B类供应商要调查及收集资料的内容包括但不限于以下方面：
a)营业执照及相关的许可证如卫生许可证等；
b)主要产品类型以及产能、报价；
c）规模、人员、技术、设备设施的现状；经营历史和市场信誉、企业形象等。
d)食品安全管理体系认证证书（必要时或顾客有需求时）；
e)其他资格能力证明；
f)试作样品;
i)能提供质量保证书、官方产品检验报告。
C类供应商可根据了解样品或实物，以及报价单、品牌效应在采购前对其进行能力、质量和价格方面评价比较，不做资格评价、书面记录。
4.2.2供应商（B类）资料收集齐全后，由生产部组织有关部门（如品管部、销售部）等进行评价，评价结果填入《供方评价表》，经食品安全小组副组长审核，分公司总经理批准后成为合格供应商。品管部建立《B类合格供方名录》。
4.2.3合格供应商应在适当时机保持再评价，填写《供方评价记录》，确保其持续合格的供应能力：
a)每年应进行两次验证评价；
b)当出现严重的质量不合格时进行。
a） 如果连续三次出现供应不合格，应取消其合格供应商资格。
4.3采购实施
4.3.1A类采购，应与合格原料供方签订《饲养合同》，并制定相关约束措施。具体见《合同原料饲养与回收控制程序》。
4.3.2B类采购物只能选用《B类合格供方名录》中的供应商提供，如果不能从《合格供应商名录》选取择合格供应商，应执行4.2条的规定，或由分公司总经理批准选用其他供应商。订货时由采购员以电话或传真方式将采购产品要求内容以订货单传真方式传至相关合格供方，进行采购。
4.3.3应急采购：对于急用物资，由需求部门编制《签呈表》，经分公司总理批准后，由采购员按要求采购（仅限于C类采购）。
4.4采购验收
4.4.1包装物验收
4.4.1.1包装物验证必须符合下列要求：
a) 送货时，包装物必须遮盖严密，无运输中的灰尘污染;
b) 包装物的内外表面必须洁净；
c) 内径尺寸、厚度、用料符合包装物订货单的要求；
d) 纸箱各项指标符合《瓦楞纸箱GB 6543—86》的要求；
e) 袋子透明度好，有韧性。彩袋的印色必须清晰、无毒、不脱色；
f) 内包装袋的底部封口必须严密不漏气；
g) 包装物验收的抽样率不应低于5%，遇有不合格品时应扩大抽样率。
4.4.1.2整批货物不符合以上要求的数量在10%以下，可以对其进行挑捡，将不合格的退回，并按10倍比例扣除其合格品；不符合要求的多于10%，则整批货物作不合格处理，全部退回。
4.4.1.3验证合格的包装物，由检验人员在入库验收单上签字 ，可以入库。检验完毕由检验人员填写《采购物料验收记录》。
4.4.2设备配件、卫生用品、办公用品、工具、刀具等由采购人员验证，采购员认为有必要时可请物品使用人员参与验证。合格的使用；不合格的由采购人负责退货。
4.4.3对因相关化学性状可影响产品的采购物料，必要时可进行化验检测。
4.4.4对于验收发现的不合格，应标识并隔离后，通知采购人员与供方沟通处理，并记录处理方式。处理方式包括退货（包括整体与局部退货）必要时进行应急采购和。
4.5记录保持：采购记录按《记录控制程序》要求予以保持。
5 相关文件
原料采购与回收控制程序
记录控制程序
6 相关记录
供方评价表
合格供方名录
签呈表
采购物料验收记录