秘书工作职责范围.docx

办公文秘--秘书工作职责范围
第一章 秘书工作概述

学习目标：
理解秘书的涵义，了解秘书部门是秘书工作的组织形式，担负着秘书人员的组织，协调和管理工作，是领导机关的综合性辅助部门。本章要求掌握秘书工作的性质、特点、作用以及原则，并结合实践理解秘书机构组织形式和基本职能。

情景案例：
2004年5月，为了了解企业秘书对秘书职业的认识和秘书工作的感受，《人力资源》杂志社记者在沈阳和上海等地采访了多家企业的秘书人员。下面是记者的采访侧记。
人物之一：付小秋，男，29岁，满族，毕业于沈阳大学冶金机械专业，英语四级，现就职于辽宁宏远商业(沈阳)有限公司，担任秘书科科长。
大学毕业后，付小秋曾经在质量技术监督局工作过五年，后来应聘到宏远商业(沈阳)有限公司，担任管理干部，半年后被董事长看中，就开始了职业秘书生涯，目前在这个岗位工作了三年。
总结这几年做秘书的体会，小付觉得自己学到了很多东西，而且觉得做秘书是学无止境的。刚开始做秘书的时候很辛苦，因为大学所学的专业和秘书基本上不沾边，所以一时有点理不出头绪来，经过三年的锻炼，自己在各个方面都有了很大的提高，现在基本上已经能够得心应手了，平时除了管理一些文书和安排董事长日常工作外，经常要单独处理一些公司的对外事务。
他说，做秘书服务意识一定要强，所谓想老板之所想、急老板之所急，把事情想周到、做周到。做秘书男性更有优势，因为老板大部分都是男性，那么陪老板出差和应酬，男性更方便一些。尤其是现在社会上有些人对年轻、靓丽的女秘书有一些偏见，所以很多老板为了避嫌和工作方便更愿意选择男秘书。
他认为，做秘书形象是很重要的，年龄并非很重要，因为秘书对外是代表公司形象的，不一定很漂亮，但是要求气质比较好，整洁、干练。
人物之二：任晓晶，女，25岁，汉族，毕业于东北财经大学金融专业，英语四级，现就职于辽宁宏远商业(沈阳)有限公司，担任办公室负责人。
她大学毕业后直接应聘到宏远商业(沈阳)有限公司，担任文秘，平时的主要工作是负责整理文件和档案管理，虽然这个工作很平凡，但是要非常认真，不能出一点差错。由于表现出色，现已被提升为董事长办公室负责人。她很喜欢这个职业，觉得自己的性格也非常适合这个职业。
做一名合格的秘书应该有很深的文化底蕴，要不断学习，更新思想，拓宽视点，要具备处理应急事件的能力。她认为，做秘书女性更有优势，因为女性感性思维比较强，做起事来更细心一些。做秘书年龄不是很重要，但是形象是很重要的，因为秘书是代表公司形象的。
人物之三：丁霞，女，23岁，汉族，毕业于首都经贸大学公共管理专业，英语四级，现就职于上海某台资生物工程公司，任董事长秘书。
在读大学三年级时，她就开始在父亲的房地产公司帮忙，当父亲的助手。大学毕业后，只身闯荡上海，应聘到这家台资企业，目前已在这家公司工作了一年半。由于在父亲公司积累的工作经验，她很快便适应了新工作和新环境。她认为秘书是一个综合性比较强的职业，外表不一定很重要，只要落落大方、衣着得体，实力才最重要。对于一个成功的秘书也没有年龄和性别的要求，做一名合格的秘书需要多方面的能力，如知识水平、社交能力、应变能力、承上启下的能力等。
她说，关于人们对女秘书的偏见，的确有个别现象，尤其在外资企业，有的女秘书和老板关系暧昧。关键是秘书自己要摆正位置，坚持原则。眼下做秘书很锻炼人，也能学到很多东西，增长很多见识，可以丰富自己的人生经历。

第一节 秘 书

秘书与工人、农民、教师、工程师、律师等一样，已成为一种社会职业。所不同的是，秘书职业不是仅存在于某一个行业领域或某一类组织机构中，而是工农兵学商等各行各业，政治、经济、文化、科教等各类组织机构中，大多都有秘书，都需要秘书工作。
一、秘书的涵义
《辞海》中，秘书有五种涵义：一是指职务名称之一，是领导的助手。二指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员。分一等秘书、二等秘书和三等秘书。受使馆馆长之命进行工作，享有外交特权与豁免权。四指宫禁里的藏书。《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书”。五指谶纬图箓等书。谶纬，指汉代流行的宗教迷信。“谶”是巫师或方士制作的一种隐语或预言，作为吉凶的符验或征兆。“纬”对经而言，是方士化的儒生编集起来附会儒家经典的各种著作。“图箓”即谶书。
关于现秘书的涵义，仍在不断地探讨和争论之中，比较有代表性的大致有以下几种：
1997年12月中华人民共和国劳动部 《秘书职业技能标准》中指出“秘书：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。
1997年12月常崇宜主编《秘书工作概要》“秘书是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务、办理文书、联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手。”
傅西璐先生提出：“秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手”。
秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策、综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
国际秘书联合会对“秘书”下的定义是：“秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”
“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：《领导·秘书·智囊》，《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986年第2期）
“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员”。（史玉峤、陶菊怀主编：《现代秘书学》）
这些看法，各有道理。形式逻辑定义的方法是把某一概念包含在它的属概念中，并揭示它与同一个属概念下的其他种概念之间的差别，即“种差”。定义的公式是：被定义概念=属+种差。
在给秘书下定义的时候，容易出现的以下几个误区：第一，外延过宽。如说秘书是“职务的名称之一，是领导助手”。殊不知领导机关的各个部门的工作人员无不是领导助手。第二，内涵过窄。如说秘书应以从事文字性、文牍性类工作的人员为主（“秀才”、“笔杆子”）。第三，对秘书的要求与估价过高或过低。前者如将秘书称为“辅佐”、“智囊”、“高参”；后者如将秘书说成专事“三办”（办事、办文、办会）的人员。
这里，我们采用的定义：秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。原因在于：把“人员”确定为秘书的属概念，比“国家工作人员”、“公务服务人员”、“助手”更符合秘书个人的身份。把种差确定为“辅助管理、综合服务”，是从秘书的服务对象和职能两方面揭示它的本质属性，并把它和其他人员区别开来。
二、秘书的分类
1、横向分类，就是秘书的类别。从服务对象和经济来源分，分为公务秘书和私人秘书两类。从所属部门分，可分为党务、行政、军事、司法、经济和文化秘书等，其中可细分为若干小类。如在经济部门可分为工业、农业、商业秘书等；在文化部门，可分为教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研秘书等。从具体工作分，可分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外交秘书、生活秘书、教学秘书、法律秘书等。
2、纵向上分类，即秘书的层次。指两方面内容：一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次（也有人分为中央、省市、县、基层四个层次），因而相应地有三个层次的秘书。另一方面，在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分，以一个省市级政府机关为例，高级秘书指秘书长、办公厅（室）主任，他们参政议政，深入到决策的全过程，是领导的重要助手，有的人本身就是领导成员。中级秘书一般指文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等工作，其工作成效，对领导决策起重要作用。初级秘书指从事一般日常工作的秘书，如接待、联络、会务、印校、收发及财务等。须明确，高级、中级、初级之分只是相对的。
国外秘书人员，根据各人承担责任的大小和资历等方面条件的不同，也分不同的层次，如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。

第二节 秘书工作

一、秘书工作的内容
秘书工作千头万绪，包罗万象。就其具体的工作内容来看，在各级各层、各行各业因层次不同专业不同而表现出很大的差异。但就其基本的工作性质来看，不外乎都担负着协助领导加工信息，综合情况，研究决策，协调关系，办理文书档案，处理来信来访，管理机关事务这样一些任务。这些任务有一个共同的特点，可以概括为“辅助管理，综合服务”。
美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”三个词来概括，有一定代表性。结合我国的实际情况，我国政府机关和企事业单位的秘书工作大致有以下15项内容：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项。这15项工作是就秘书整体而言，当然不是说每一个秘书人员都要做这此。一般来说，机关、单位层次高、规模大，秘书人员多，分工也就细一些。每位秘书担任的工作项目少一些，但单项技术要求要高一些，反之，基层单位秘书工作项目多，任务也就更重。
二、秘书工作的性质
关于秘书工作的性质，秘书学专家有不同的概括，其中比较有代表性的有如下几种：
王千弓把秘书工作的性质概括为“五个对立统一”：被动性与主动性的统一；事务性与思想性的统一；机要性与群众性的统一；经常性与突击性的统一；综合性与专业性的统一。
上海、武汉秘书学者概括为“两性”，即
1、辅助性：指秘书从属、接近领导，而不担任领导工作。 秘书只是辅助领导工作，而没有决策权。主要从3个方面发挥作用：一是为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见；二是为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用；三是处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。
2、综合性：指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作，而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。主要是了解与掌握情况，传递信息，辅助领导。
常崇宜先生把秘书工作性质概括为4点：
1、智力与非智力性；（领导的助手、“耳目”和参谋）
2、同领导的高度一致性；（最佳状态——与领导达到“默契”的程度）
3、工作内容的广泛性；（“不管部”）
4、秘书应是“杂家”基础上的专才。（素质要求上的“杂”“专”结合）
李欣归纳为4点：从属性；政治性（含政策性）； 事务性；被动性。
傅西璐先生关于秘书本质特性的观点：“综合辅助性”。一是贴近领导核心，辅助领导工作；二是不在领导职位，参谋领导之政；三是没有领导权力，隐含领导权力；四是贯彻领导意图，反映群众利益。
学术界对秘书工作性质的看法还可归纳为“七性”：一是工作位置的政治性（公务秘书工作的政治性更加明显）;二是工作地位的从属性（与生俱来不可改变）;三是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）;四是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）;五是工作效果的潜隐性;六是工作方式的被动性;七是工作范围的赋予性。
上述见解，仁者见仁，智者见智，互有交叉，提法不一。但经过实践的检验，其基本精神至今仍是正确的。
笔者认为，辅助性和服务性就是秘书工作区别于其它部门工作的特殊之点，是秘书工作最基本的性质。要揭示秘书工作的基本性质，就要深入研究秘书工作的辅助性和服务性。
1、辅助性。这是秘书工作最根本的属性，这是由秘书部门对领导部门的从属关系所决定的。① 所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及到哪里，它的工作范围就要扩大或延伸那里。
② 能参加领导班子的各种会议并共同研究问题，能提出各种解决问题的方案，但只有发言权而无表决权，更无决定权。
③ 秘书人员在处理任何问题时，一般只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其事。
2、服务性。秘书工作其实就是一项服务性的工作，出发点应是为领导工作创造方便条件和良好环境，以促进工作效率和质量的提高。不仅要为所在单位的领导服务，为所在单位的其他部门服务，也要为所在单位的下级和群众服务。这与秘书工作的辅助性密切相关，因此，秘书工作要重视服务，要使上下左右都满意。
三、秘书工作的特点
秘书工作的特点是由秘书工作的基本性质决定的，与秘书工作的性质具有同一性。
1、政治性。我国的秘书工作是为人民政权服务的，与党和国家的根本利益密切相关，它要协助领导制定和贯彻各项方针政策，它要经常接触党和国家的机密。因此，秘书工作具有强烈的政治色彩。
2、被动性。新时期秘书工作的辅助地位决定了它的被动性。主要表现在：总的来说秘书工作要根据领导工作的需要来安排；另一方面，现代秘书机构作为枢纽性机构，来往的公文、信件、电话都要经过这里，单位的大小事务，凡是无法分解到具体业务部门的工作，都要由它来承担。但这些事情变动性大，许多无法预先估计，只能随机应变。秘书工作的被动性，并不意味着秘书工作是消极的、无所作为的，关键是秘书人员要充分发挥主动精神，努力在被动中争取主动。
3、综合性。秘书工作机构就是一个综合性服务部门。新时期，秘书工作的综合性随着现代化管理进程的加快而愈显得突出。
4、全面性。秘书工作的内容涉及本机关的全部工作，秘书工作的活动范围十分广泛。凡是领导从事的工作秘书都要了解；凡领导参加的活动秘书都可参加；凡外来的人员都要首先找秘书机构取得联系，因此为领导工作服务的秘书工作就必然带有综合性和全面性的特点。
5、事务性。从秘书工作的内容上不难看出，秘书工作内容繁杂，包含很多事务性工作。
6、灵活性。秘书工作是一项既处理事务又与人打交道的工作，因此要求秘书具有灵活应变的能力。秘书工作经常会遇到突发情况，这就要求秘书能随机应变，正确而又妥善地待人接物，顺利完成任务。
四、秘书工作的作用
1、领导助手作用。秘书工作之所以重要，是因为它直接为领导服务，直接关系和影响着领导的工作，起着领导助手的作用。
2、领导参谋的作用。给领导当参谋是领导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的高要求。参谋作用体现在秘书工作各个方面。
3、沟通上下、协调左右的枢纽作用。秘书工作的枢纽作用，从纵向上，是做好承上启下、上传下达工作。秘书机构掌握着大量的、各种各样的信息，上级的精神通过这里传达下去，基层的动向通过这里反馈上来。从横向上，是做好单位各职能部门的协调、平衡工作。所以有的书说：“秘书部门是来自上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地，是领导工作指挥、联络系统的开关，是协调上下、沟通左右的桥梁”。
4、协助领导进行信息反馈的耳目作用。做领导者的耳目，就要调查研究，搜集信息。秘书机构除要获取准确、及时、全面的信息外，还要经过认真的综合处理，提取有价值的信息。
5、领导机关的门面作用。秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。说它“关口”，是因为文件、信息的上承下达都要经过这里传递和输送，它要把好文字关、用印关、保密关等好些关。说它是“窗口”，是因为内外联系，来信来访，大都由秘书机构出面办理，人们往往把它看成是代表领导的。因此，秘书机构和秘书人员的形象如何，影响很大。因此，秘书人员一定要起好门面作用，态度和蔼，用良好的工作作风和服务态度，使人愉快。
五、秘书工作的原则
所谓秘书工作的原则,是指我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。国家对此并无特别规定，学术界也较少讨论此问题。但是，在实际工作中，只有明确并遵循这些原则，才能正确完成任务，提高效率，少走弯路，并且有助于秘书工作机构的建设和秘书人员的成长。
1、准确。是对秘书工作质量的要求，也是提高效率的基础。秘书人员无论是为领导提供信息或向领导反映情况，还是协助领导起草文稿，都必须力求准确，数字要准确、时间要准确、概念要准确、名称要准确，有时一字之差，或一个标点符号用错，便会造成严重后果，如果差错出在关键之处，影响就更大了。所以秘书必须具有认真的态度，踏实、细致的工作作风
2、高效。是对工作效率的要求。秘书工作应及时、高效。要做到这一点，秘书人员必须具有很强的工作责任心，坚决反对拖拉、懒散的工作作风；其次要建立科学的工作制度，合理地安排各项工作，尽量减少环节，简化程序，还要改善工作手段，尽可能使用先进的技术设备，提高工作效率。
3、保密。是对秘书工作在纪律上的要求。古今中外，“秘书”一词，都含有秘密、机要之义，保守党和国家的机密，是对秘书部门的基本要求，也是其神圣职责。做好保密工作，要求秘书部门经手的文件，材料，不泄露，不遗失；要求严守保密纪律，领导层决定的事项在未公开之前，领导收到的各种文件、资料、函件的情况和内容，都不应外泄。要养成守口如瓶的习惯，应建立健全严格有效的保密制度，并严格执行。

第三节 秘书部门

一、秘书部门的涵义
秘书部门即秘书机构，是指党和国家机关、群众团体、部队、企事业单位从事秘书工作的机构。它是秘书群体和个体活动的组织形式，是秘书人员从事秘书工作的地方，是党政机关、人民团体、企事业单位等组织内部的综合性办事机构和参谋性机构。秘书部门是一个组织中的重要构成部门，是秘书人员为完成秘书工作任务，按照一定的方式组织起来的整体。 秘书部门有广义和狭义之分。
广义的秘书部门，是指处于机关单位综合枢纽地位，直接隶属于机关首长，全面辅助领导机关，为领导工作和机关工作服务，具有参谋、助手、沟通、协调、督查等功能的办公部门。一般来说，在高层称为办公厅，在基层称为办公室，包括其下属的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待、值班等部门。1985年全国秘书长会议指出：“办公厅有秘书、警卫、调研、通讯、档案、信访、交通、保健、保密和生活服务等等业务。”
狭义的秘书部门，是指各级办公厅(室)中的专门从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，以领导工作为直接服务对象，以文牍性、机要性工作为主要任务，包括办公厅（室）中的秘书、文书、机要等业务部门。
临时性秘书部门，是指举办大型活动或联合召开大型会议时所调协的秘书工作机构，往往采用“秘书处”或“秘书组”的名称，但有时也可采用“办公室”这一名称。
我们常说的秘书部门大多是指广义的秘书机构。
二、秘书部门的名称
我国秘书部门的名称大体有三类：一是“办公厅(室)”。二是在“秘书”一词后冠以“局”、“处”、“科”、“股”、“室”来命名的秘书机构，如：秘书处、秘书科、秘书室。它们一般属办公厅(室)下设的部门机构，具体负责文书、会议、联络、接待等工作。三是以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构。如：“信访办公室”，就是专门接待人民群众来信来访的秘书部门；“机要局”，就是专管机要工作的秘书部门。这类秘书部门一般承担组织内部信访、机要等专职工作，这类称谓各地不统一，而且秘书机构的职责也不尽相同。
这里我们要分清两个误区：并非所有的“办公室”都属于秘书机构，如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、台湾事务办公室、工业交通办公室等就不是秘书机构，因为这些机构所承担的职能并非秘书机构的职责。在秘书部门内也有非秘书性质的部门，如：“汽车队”、“保安处”、“文印室”等。另外，有些地方也会把一些尚未成熟的或难以独立的部门也放入秘书机构，于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书性质的部门的现象。
秘书部门按工作时间，可分为常设性的秘书机构和临时性的秘书机构；按社会性质，可分为公务秘书机构和私人秘书机构。按服务对象，可分为群体服务的秘书机构和为个人服务的秘书机构。
三、秘书部门的设置
秘书部门的组织形式是与秘书部门的组织职能联系在一起的，两者之间是表里关系。影响秘书部门组织形式的主要因素是机关单位的性质和规模。
国家机关分为五个管理层级，秘书部门也相应地分为五个层次。
中央机关设办公厅，下设部门为局。
各省、自治区、直辖市及中央各部、委，设办公厅，下设部门为处。
各市及省、自治区、直辖市所属各厅、委，设办公室，下设部门为科。
各县及市属各局、委，设办公室，县机关办公室的下设部门为股，而市属局、委的办公室大多不设下属部门。
各乡镇及县属局、委，设办公室，一般不设下属部门。企事业单位无论其规模大小，秘书部门都不能叫做办公厅，只能称为办公室。规模较大的单位，办公室可下设部门。
秘书部门的下设部门多少不一，如市委办公室，一般设秘书科、机要科、综合科、督办科，有的还设接待科、组保科等。
市和市级以上的党政机关一般都设秘书长，秘书长的职责是总领整个机关的秘书工作，但党中央不设秘书长；群众团体和学术团体一般都设秘书长，负责处理该团体的日常事务工作和会议的准备工作。企事业单位不设秘书长。
秘书部门大多称之为办公厅或办公室，但也有称之为秘书处或秘书科的。
有些级别较低的机关，如地级市的区以及乡镇，大多采取党委办公室和政府办公室合署办公的形式，即“两块牌子，一套班子”。而有些单位，办公室已不完全是秘书部门，如党委办，不仅要承担办公室的职责，而且组织工作、宣传工作、统战工作，甚至连工会、共青团的工作也归人其中，只是内部的工作人员才有专职的分工，真可谓是“一套班子，几块牌子”。
总之，秘书部门的组织形式是根据工作的实际需要而确定的。我国秘书部门的组织结构的类型主要有:
1．单一制结构模式
秘书部门的单一制，又称职能统兼式结构，俗称“一人班”，是指只具备一名专职或兼职的秘书人员直接为领导人员或业务部门提供综合服务的组织结构模式。
机关单位的秘书工作全部集中在一个秘书部门，所有秘书工作诸如文书、会务、信息、信访、接待、档案等任务全部由专职秘书承担、负责和办理，并且直接与领导机关或业务部门联系，这就是秘书部门的单一制结构模式。
单一制的秘书部门，一般设置在某些小型组织如乡镇党政机构、基层企事业单位中，国外也存在单一制结构模式的秘书部门。因为这些组织的规模较小，人员不多，业务单一，行文较少，对外联系有限，所以诸如上传下达、督促检查、会议安排、公文处理、来访接待、事务管理，基本上只需要一名专职或兼职的秘书人员承担。俗话说，“麻雀虽小，五脏俱全”，单一制结构模式看起来只有一名秘书工作人员，但却体现了秘书部门的一整套功能。
单一制结构模式的优点是：任务清楚，权责分明，行动迅速，与上联系紧密，与下沟通容易，便于领导者直接指挥、调遣，易于满足领导者的工作需要。缺点是：秘书人员承担的任务过多，负荷过重，从事的业务繁杂琐碎，既会造成秘书人员的精力分散，又会导致秘书工作忙乱，也会使得秘书业务难以精通。
2．分设制结构模式
秘书部门的分设制，又称为职能分工式结构，是指根据领导人员和领导机构的工作实际和需要，在设置办公室的同时，又设置若干与办公室平级的其他秘书部门，如对调研、档案、信息、信访、接待、文书、督查、机要等工作分别设立专职部门，以适应秘书机构职能分工的需要。
这种结构模式，比较适宜于大中型机关或单位，比如中共中央、国务院的秘书部门采取的就是这种结构模式。因为像中共中央、国务院这样的机关或单位，公务多而杂，联系宽而广，要处理的公文浩如烟海，要接待的人员遍及中外，只有采取这种分散管理的结构模式，由相应的职能部门或秘书人员分别承担各项秘书工作，才能适应大型机关职能分工复杂的需要，才能发挥秘书人员的专业特长和才能。
分设制结构模式的优点是：有利于秘书人员尽情发挥个人业务专长，秘书业务的开展和分工落到实处，秘书机构的规范化、科学化管理，减少办公环节，提高效率，使秘书人员与领导配合默契，领导指挥得力。缺点是：不便于直接为领导者服务，协调不力会造成工作失调，秘书活动更加需要领导机关的指挥和协调，秘书业务重复交叉、政出多门、易生混乱等。
3．综理制结构模式
秘书部门的综理制，又叫总体办公室结构模式，是指根据机关或单位的整体需要，只设置一个办文、办事、办会等秘书事务均归口管理的综合办公部门，而在它的下面再根据专业化分工和分级管理的原则设置一些派出机构或不同专业、层次的内设机构。
一般来说，综理制结构模式的秘书部门在组织内部分2—3个层级。就我国而言，在中级机关(一般为地、市、县级以上的机关单位)的综理制秘书部门为2层机构，而在高级机关(一般为省级以上的机关单位)的综理制秘书部门为3层。
这种结构模式的秘书部门的一个最大特点就是一个单位或机关只设置一个综合性的秘书部门，虽然还有其他一些分支机构，但整个秘书工作全部集中在秘书机构管理。
秘书部门的综理制结构模式的优点是显而易见的：实行专业分工，整体效益明显，利于工作效率的提高；权力更加集中，责任更加分明，利于统一领导、规划和协调；信息反馈迅速，工作程序简化，人力、物力得以节省，便于为领导工作服务，也便于为整个机关工作服务。这种结构模式在我国机关和单位中都加以普遍采用。
当然，缺点也是存在的：一是办公室负责人事繁责重，协调能力要求更高；二是秘书人员既要具有较高的分工协作精神，又要具有多方面的专业知识和工作能力；三是秘书部门在横向联系上要协调配合，在纵向联系上要分级负责和管理，并实行职能分工，避免秘书工作内容的交叉和重复。
四、秘书部门的性质
从秘书部门的涵义中可以看出秘书部门的主要性质，主要表现在以下三个方面：
(一)从所处地位看，是一种从属性机关
凡党政机关、人民团体、企事业单位总在其领导机关下设置秘书机构，如全国各省、市、自治区人民政府下面设置办公厅等。
办公厅、办公室等秘书机构虽然处于一个特殊的位置之上，但它大多附属于党委、政府等领导部门。也就是说，秘书机构总都直接隶属于某一方面的领导机关，不同于独立实施党和政府某项权力的机关，也不是自成一家、独立决策的部门，各层次、各类型的秘书部门都依附于所在地的领导班子，都是为领导部门做一些辅助性的工作。
(二)从活动内容看，是一种综合性机关
无论领导者个人或群体的活动，还是各职能部门的工作，都需要统一计划、综合协调，否则管理秩序就会杂乱无章。有人戏称秘书部门是“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，可见秘书部门所管理的范围是如此的广泛。
秘书部门作为统一指导秘书活动的主管部门，其主要活动就是围绕领导的活动展开的。其涉及面极广，既要为领导人收集信息，提供方案、意见，也要协助控制，沟通协调，还要办文、办事、办会，大至方针政策的制定，小至车辆安排、来访接待等等。
(三)从工作性质看，是一种辅助性机关
行政学将行政组织分为领导机关、职能机关、辅助机关、咨询机关和派出机关，辅助机关又可分为专门性辅助机构、综合性辅助机构和服务性辅助机构三类。
秘书机构就是综合性辅助机构，它既不同于领导机构，因为它无权作出决策；也不同于其他业务性机构，因为它不是某一方面的业务主管，其任务是直接辅助领导机关全面处理各项日常工作，以保证领导有充足的时间和精力投人领导活动中，提高领导效率。其活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督，它主要是围绕领导成员的工作做些辅助性工作，是直接影响领导活动的工作机构。
秘书机构都是由辅助行政首长或机关长官决策、管理的需要而产生的。因为领导人员肩负着政治和行政领导，在个人有限的时间和精力内不可能亲自担负各种各样的日常工作，不然势必顾此失彼，效果不佳。因此，秘书部门便作为辅助领导人员之领导的辅助机关应运而生。张金鉴在《行政学之理论与实际》中说：“其主要职务不过在与各部门密切之联络，使消息灵通，传递敏捷耳；彼之职务在收集编制有关各部门之材料及图表，以供行政元首之参考，使之得有所依据，对各行政机关有效适合之指导与监督或藉此以决定行政上之程序与方法。”由此可见，秘书部门不仅不是权力机关，而且不是工作的实施机关。
五、秘书部门的基本职能
(一)综合办事职能
周恩来同志曾指出，秘书部门的工作就是“参与政务，管理事务”。秘书部门是一个综合办事机构，设置秘书部门的目的就是为了综合处理事务，直接为党政机关等领导部门办事。它的第一职能就是办事，而不是决策，应为领导决策服务；又拥有综合的职能，不同于其他部门大多是比较单一的职能，综合权是它独有的职能；秘书工作的赋予性很强，秘书部门的职权限于同级领导职能范围内，不能超越。当领导赋予秘书部门某些职权时，它的职权就可能延伸，但不能超越同级领导的职权，更不能排斥、取代其他部门的职权。秘书部门办事的态度如何，将直接影响全局的工作，因为领导机构和领导人员的很多事情都离不开秘书部门的辅助性工作，大都是在秘书部门得以最终完成的。
秘书部门的事务性工作很多，如文件的起草收发，电话传真的接收，会议的组织安排，来信来访的接待，也要辅助决策，充当助手参谋的角色，又要沟通协调，督促检查，还要发挥“窗口”、“门面”的作用。有的秘书人员这样概括秘书部门的工作：“琐琐碎碎，婆婆妈妈，忙忙碌碌，上上下下。”
如果说领导机关是一列运转的机车车头，那么秘书部门就像使这车头得以运转的枢纽，时刻都在活动着。要使车头运转灵活自如，关键在于提高秘书部门的办事效率。追求效率，是现代高科技社会的一个共同面临的课题，也是中国实现现代化必须解决的问题。秘书部门办事的效率，关系到领导工作是否顺利和畅通。
(二)枢纽协调职能
被称之为“现代经营管理理论之父”的著名管理学家法约尔最先提出了管理的五大职能，其中一项就是协调。所谓协调，是指防止系统中出现不协调的现象，以及纠正不协调的行为而使之协调的管理活动。不少专家学者认为，协调是最富艺术性的一项管理活动。如果把协调解释得通俗一些，那么就是化解矛盾，避免冲突，使机关单位保持和谐的状态。协调的涵盖面相当大，包括上下关系的协调，即领导与被领导之间的协调；左右关系的协调，即部门与部门之间的协调；内外关系的协调，即本机关、本单位与他机关、他单位的协调。机关单位的领导者负有协调的主要职责，但领导者不可能事必躬亲，这就需要作为领导参谋助手的秘书部门协助领导通过协调沟通，消除隔阂，化解矛盾，排除障碍，理顺关系，使之目标统一、步调一致、同心协力、密切协作，以达到最高的工作效率和最佳的工作状态。
秘书部门是辅助领导者进行协调的主要部门，在机关单位中处于中心位置，是组织系统纵横管理网络的交集点，是各级领导活动的中心，是总部所在地。一个单位的职能可以离开总部，但是秘书部门不能离开总部。因为机关领导工作总是依靠秘书部门发布政令，以发挥中枢领导的指挥作用。秘书部门通过文件、会议和其他工作方式，传达上级和领导的指令、任务，反映、上报下级和其他部门的情况，同外单位保持经常性联系，传递信息，起着
上传下达、沟通左右、联系内外的重要作用，这就要求秘书部门要有协调观念。有人把一个机关单位独立管理体系比作人的肌体，领导决策机构是大脑，各职能部门和基层单位是四肢，秘书部门则是联结大脑与四肢的中枢神经系统，起着传导上下、协调四肢的特殊作用。
(三)信息管理职能
秘书部门是整个机关单位信息的集散地，是各种情况的汇合部门，掌握着大量信息，包括各种统计数据、文件、汇报、会议记录、上级指示、生产情况、思想动态、调查资料、群众反应等材料。信息管理乃是秘书部门的一项经常性的工作。英国学者P·佐克杰博士认为：“从最广泛的意义上说，信息可按其创造能力来加以评论。高质量信息可使接受者认识环境，并随着环境的变化采取必要的对策。”由此可见，为领导者提供高质量的信息具有
难以估量的价值。秘书部门要发挥信息的功能，就要管理好信息。
信息工作既是领导掌握情况、进行决策和指挥工作不可或缺的手段，也是领导机关联系实际、联系群众、改进作风的重要方面。领导者要作出正确的决策，有效地指挥所辖地区的工作，就需求全方位地了解各方面的情况，广泛听取干部群众的呼声，全面掌握社会动态。作为从属于领导机关的秘书部门，理所应当眼观六路，耳听八方，积极主动地收集信息，整理加工信息，及时向领导者提供有用的信息。
随着现代社会的迅速发展前进，未来的时代是信息的时代，信息管理在秘书部门中的地位和作用将会越来越突出。
(四)助手参谋职能
秘书是各级领导机关、单位、决策者的有力助手和咨询参谋。秘书部门所起的助手作用包括起草文件、组织会议、调查研究、提供信息、参与决策、督促查办、帮助领导安排工作日程，受领导委托处理文件、参加会议、传达指令、协调关系、办理事务等等。秘书的助手作用发挥得越充分，领导就越能摆脱琐碎繁多的事务，腾出更多的时间和精力投入到更重要的事情中，抓好大事，把握全局。
随着领导职能的转变和决策职能的强化，要求秘书人员既办文办事，承上启下，又参与政务，辅助决策。在领导活动中，决策是其主要职能。任何一个重大的决策和付诸实施的计划，都不是单凭领导者个人的经验和现有的知识和权力所能决定的，而是要经过周密的调查研究、科学预测和论证等前期工作，靠集体的经验和智慧才能完成。
秘书人员的重要任务之一是为方针、政策、计划的制定或执行而进行一系列的开发性调查研究、探索性调查研究、专题性调查研究，并为决策者提供决策方案。秘书人员参与决策，但本身不是决策者，因而在决策中其地位与领导者的地位完全不同。徐瑞新、安成信、李欣主编的《秘书学导论》中认为，“对待秘书工作的参谋职能问题上，要防止两种倾向”，“一是夸大参谋职能，混淆决策与为决策服务两个层次的界限”，把秘书说成是领导的“外脑”
和“思想库”，把秘书人员列入了决策者的范畴，这是十分错误的；“二是否定参谋职能”，认为秘书人员不应介人决策中。这两种倾向都不能很好地履行秘书的职责。
秘书部门辅助领导决策贯穿于决策的整个过程之中，秘书部门的任务主要是为领导决策前、决策中和决策后提供多方面的服务。这就要求秘书部门和秘书人员注意把握领导最关心和急需解决的问题，经常深入调查，进行政策研究，不失时机地为领导提供真正有用的信息、资料、文件等决策依据；积极向领导提出工作建议和决策预案，辅助领导进行决策，从而起到参谋作用。在决策实施过程中，秘书部门通过督促检查，可以发现许多新情况、新问题，并进行归纳概括和研究分析，向领导提出有观点、有深度的参谋意见，使决策进一步完善，更加符合实际，最终达到最佳的效果。
(五)督促检查职能
督促检查是秘书部门的一项重要职能，是新时期党和政府对秘书工作的新要求。从根本上说，督促检查是对各级领导工作作风的监督和检查。督促检查的范围十分广泛，主要体现在领导作出决策后，秘书部门要落实，要了解各部门贯彻执行的情况，密切注视各项工作的进展情况，了解工作中的困难和阻力，找出根源和解决方法，通过宣传党的路线、方针、政策进行上情下传，通过转达下级的问题、要求等进行下情上达，是下传上达的“中转
站”。重点是党的路线、方针、政策和重大决策、重要工作部署以及领导的批示和交办事项的贯彻落实情况。
此外，秘书部门还要为领导亲自进行督促检查活动做好设立项目、确定重点、安排日程、整理材料等服务工作。
(六)后勤保障职能
秘书部门作为领导的助手，除了调查研究、信访、编写简报等的核心工作，还有一个后勤保障的问题。安排会务工作，安排外出车辆、司机，管理调配平时车辆，打印、复印、核对文件，本机关单位的生活、环境和财务管理等，均属后勤工作内容。看似细枝末节的事情，如果处理不好，就会影响整个单位正常工作。做好后勤保障工作，必须坚持主动服务、勤俭节约、按政策办事、确保高效率等原则。
(七)“不管部”职能
秘书部门向来有“不管部”之称。凡是机关内其他职能部门不管的事务，领