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文秘专业实习讲义

一、实习目的
实习教学环节是文秘专业教学计划的重要组成部分，是提高学生实践能力，学以致用的重要环节，也是潍坊科技职业学院培养应用型人才目标的具体体现。实习教学由各班级按教学大纲组织实施。为明确集中实习环节的教学要求，特制定本教学大纲。
二、实习形式
进入实际工作环境，一人一岗，利用现实的秘书环境、氛围进行仿真的模拟操作，使学生有强烈的职业感。 形式多种多样，灵活自由，主要采用集中实践、社会调查、毕业实习、毕业作业组成个学期的实习教学计划。
三、实习内容
（一）集中实践学习 地点------教室与礼仪室
实训 1
（一）内容：认识秘书职业
（二）训练目的：提高对秘书素养及其职业道德的认识，对照秘书职业素质的基本内容，找出自身的差距与努力方向，设计秘书职业形象。
（三）训练方式：
1、案例分析，讨论“秘书现象”，掌握合格秘书的职业基本素质
2、自测“我适合当秘书吗？”，找差距，加强对后天学习实践重要性的认识
（四）项目能力培养体现提高对秘书素养→文化内涵→秘书职业道德等方面的认识。
（五）训练环节与对应能力训练
1、 组织学生结合自己的观察与体会，讨论“秘书现象”，增强秘书职业认识。对应能力训练：秘书职业道德的认识、表达能力
2、 完成自测，对照秘书职业要求，找出自身差距，明确努力方向，加强实践锻炼学习。对应能力训练：秘书职业要求、自我学习能力
（六）学生结果性材料与成绩考核
1、讨论结果书面报告一份，70%；
2、讨论过程表现考核，30%。
实训 2
（一）内容：秘书礼仪训练，重点训练接拨电话、迎送客人、传递名片、行走姿势等内容。
1、训练目的
通过训练，了解秘书职业的基本礼仪规范，掌握秘书工作中常见礼仪的基本要求。
2、训练方式
情景创设，模拟角色扮演，分组进行。
3、能力培养
体现秘书礼仪素养→文化内涵→秘书职业形象设计等。
4、训练环节与对应能力训练
（1） 秘书接听、拨打电话规范训练接听电话姿势，用语，语气；拨打电话用语，语气；转叫电话用语，语气；婉拒电话的接听。对应能力训练：秘书职业素养，处事应变能力，语言表达与沟通能力。
（2） 、迎、送客行为举止训练引导客人进门礼仪，进电梯、汽车礼仪训练；引导客人出门、上（下楼梯）、下车等礼仪训练。对应能力训练：秘书职业素养，公关交际能力。
（3） 、传递名片规范训练分发名片基本规范；接收名片规范；传递名片介绍训练。
5、能力训练：人际交往能力，人文素养内涵。
6、生结果性材料与成绩考核过程训练程序要求、书面报告一份， 70%；过程表现考核， 30%。
实训 3
一、内容 办会工作
1、 训练目的
通过训练，掌握会议组织工作的基本要求和一般程度，熟悉会议筹备方案的主要内容，注重会议组织分工协调的重要性；熟悉会议材料的基本种类及一般要求。
2、 训练方式
2.1.结合学校实际情况，拟题“学校学生专业技能与就业专题研讨会”； 2.2.以5－6人为一组，确定小组负责人；2. 3.每组就会议主题集中发表意见（书面）。
3、项目能力培养
体现组织协调能力→调查研究能力→文字与语言表达能力
4、练环节与对应能力训练
4.1会议方案策划
（ 1）确定主题：专业技能与就业。
（ 2）确定会议时间、地点与规模。
（ 3）确定会议议程。
（ 4）确定小组分工
4.2、会议方案成文对应能力训练：文字组织与事务分析能力。
4.3会议材料准备
（1） 撰写会议通知；
（2）各种确定发言专题内容；
（3）组织专题调查（课外准备）；
（4）调查数据（材料）分析；
（5）撰写发言稿。对应能力训练：应用写作能力、调查研究能力。
4.4书面文稿处理
（1） 文字输入、编排设计、文稿编号；
（2） 文稿校对，缮印；
（3） 打印、装订；
（4）材料发放。对应能力训练： Word处理能力，事务处理能力，严谨细致的工作作风。
5、学生结果性材料与成绩考核
（1）会议方案一份（以小组为单位），40%；
（2）会议通知一份，现场撰写，电脑输入，教师巡查打分，20%；
（3）专题发言稿一份（以小组为单位），40%。
实训 4
1、 内容 秘书的“办会”工作，举行模拟会议
2、训练目的 通过训练，掌握会议组织的全方位内容，掌握会议期间的组织、协调、服务工作的基本要求，学会合理控制与调节会议节奏与气氛，做好会议文书工作。
3、训练方式 以班级为单位，举行一次“学生专业技能与就业专题研讨会”。设置情景：标准会议室，设定上级领导或院方领导、来宾若干人。成立会务组，礼仪服务人员若干人。以小组为单位专题发言。
4、项目能力培养 体现会务组织协调能力→文字组织（应用写作）能力→语言表达能力
5、训练环节与对应能力训练
5.1会前布置、准备议题、会议方案审核会场布置：座位牌制作与放置；会场环境布置音响准备等。对应能力训练：事物分析判断能力，会务处理能力，审美与效率意识培养等。
5.2会议组织控制会议主持人确定与表演：语言表达、应变协调等；小组发言人角色扮演；自由发言。对应能力训练：语言表达能力，临场应变能力，胆量强化意识，会务控制能力等。
5.3会务服务与材料整理资料发放规范训练：方位、顺序、姿势、用语等；茶水服务，礼仪训练；会议记录：除会务服务组，主持人外，原则上每位学生均作记录。
5.4对应能力训练：会议控制能力，服务质量意识，文字速记能力，秘书常用技能等。
6、学生结果性材料与成绩考核交会议记录一份， 30%；、大会秘书组会议纪要一份， 50%；若为主持人，填写角色扮演自评表一份（教师设计），教师测评时作参考。过程表现，测评 20%。
实训 5
1、内容 公文办理。
2、训练目的 通过训练，熟悉公文与文书的基本联系与区别，掌握公文的基本类型及公文处理的基本程序和基本要求。
3、训练方式 教师准备 8－10种文书（含公文）；学生分组，讨论、判断，进行专业分类；以 1－2种公文为例进行收发文处理训练。
4、项目能力培养体现 国家公文认识训练→公文处理能力（程序规范训练）→国家标准意识强化→公文撰写能力。
5、训练环节与对应能力训练
5.1公文材料分类（结合公文自动排版系统软件进行认识训练）对提供的8－10种公文进行分析、分类。对应能力训练：公文基本认识，公文标准，秘书软件应用能力。
5.2公文处理程序操作训练
（1） 收文处理程序训练：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。重点操作熟悉前六个环节。
（2） （2）发文处理程序训练拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、印记、分发、传递、归档、销毁。重点熟悉前七个环节。对应能力训练：公文处理基本技能（规范性训练），公文撰写能力。
6、 结果性材料与成绩考核
6.1完成公文材料分类书面报告，50%。
6.2运用专业软件撰写1－2种公文各一则，标准编排，书面成文，50%。
实训 6
1、内容 接待工作
2、训练目的 通过训练，熟悉接待工作的基本原则、程序及一般要求。并从中培养学生的主动热情的工作意识、良好的自我形象塑造意识、周到细致的服务意识，提高公关与交际基本素质。
3、训练方式 设置接待模拟情景，以 4－6人为一组，分组对应训练。
4、项目能力培养体现服务质量完善意识（主动、热情、细致、周到）→自我形象塑造意识→公关与交际能力→文字速写能力。
2、 训练环节与对应能力训练
5.1准备工作 （1）情景设置，接待室布置 （2）物质准备：茶水、介绍材料等。对应能力训练，一般事务处理能力。5.2人员组织 （1）引导、服务、会见与会谈人员的安排 （2）礼仪及服务人员的形象设计（着装、举止、用语等）对应能力训练：组织能力及礼仪形象设计能力。5.3接待实施（1）接待规范模拟训练：方位、方式、行为举止等；（2）会谈记录：小组分工、专人记录、内容完整。对应能力训练：公关交际能力、文字速写与组织能力。
6、学生结果性材料与成绩考核
6.1策划接待方案一份，40%； 6.2训练过程表现：根据学生自如、较自然、矜持、慌乱等不同表现情况分别打分，40%。 6.3实训报告，20%。
实训 7
1、 容 信息处理与调查研究
2、训练目的 通过训练，了解常见的信息收集途径与基本方法，熟悉并掌握调查研究的基本程序和方法。重点掌握网络信息收集处理方法，学会做调研。
3、训练方式 教师指导网络信息收集与整理基本方法；学生网络教室上机， 1人1机，按教师要求，进行收集、处理。按专题进行调研并完成调查报告。
4、项目能力培养体现 Internet熟练使用训练→信息捕获能力→信息筛选与整理能力→信息应用能力→拟定调查问卷、写作调查报告能力
5、训练环节与对应能力训练5.1网络信息收集 按要求进入中华秘书网、秘书在线等专业网站；浏览并收集最新有价值的秘书相关信息；收集 5条以上重要信息，下载。对应能力训练：网络资源利用方法训练，快速收集信息能力，网络与计算机基本操作能力。5.2信息整理与应用 （1）用Word软件处理下载信息，每条信息文字组成50－100字； （2）题选黑体，正文选宋体，均为小四号，页边距均为2.5，行间距固定值18磅编排信息文稿； （3）书面打印，供教学资源用。对应能力训练：电脑文稿排版处理能力，信息应用能力，文字组织能力。5.3调查研究 （1）设计调查问卷； （2）进行实地调查，撰写调查报告。 对应能力训练：思维策划能力，沟通能力，概括分析能力，写作能力。
6、结果性材料与成绩考核完成 5条以上信息的书面材料一份，20 %；书面文稿编排的美观、合理性 30%。专题调查报告一份 ,50%。
实训 8
1、内容 协调工作
2、训练目的通过案例分析与游戏训练，强化沟通协调技巧，提高交际与处理问题能力。
3、训练方式
3.1案例分析讨论 3.2分组游戏，共同探讨决定，小组展开竞争，完成任务。
4、项目能力培养体现 沟通能力 →协调能力→组织能力
3、 训练环节与对应能力训练
5.1教师提供若干案例，组织学生讨论。对应能力训练：思维能力、语言表达能力5.2分组游戏，组内商议，竞争完成协调游戏，对应能力训练：协调能力、包容能力、动手能力、组织能力。5.3讨论感悟游戏过程中职业秘书所必须具有的领导能力、影响能力、组织能力、沟通能力。
6、结果性材料与成绩考核游戏方案 20%讨论表现（表达、观点等） 30%情景中表现 (合作、创新、应急)50%
实训 9
1、 容模拟 秘书应聘面试。
2、 练目的：通过模拟练习，反思秘书工作应掌握的知识以及应具备的能力，使学生对秘书工作的基本要求及方法有全面的考虑，并熟悉秘书的应聘与面试方法与技巧。
3、 练方式：设计场景，教师扮演第一主考人，临场提问，学生两人一组，扮演第二主考人与应聘者。
4、项目能力培养体现 信息搜集能力 →创新能力→团队合作意识→语言表达能力→人际交往能力→沟
通协调能力→处事应变能力等。
5、训练环节与对应能力训练 教师扮演第一主考人，临场提问，学生两人一组，其中一人为第二主考人，另一人为应聘者。根据学号组队， 1号和最末一号组成一组，2号和倒数第二号……，以此类推。对应能力训练：分工合作意识、信息搜集能力。 在秘书应聘这个大主题下，具体内容不限，可以发挥想象， 创造新形式。每组模拟 8分钟。对应能力训练：创新能力，团队合作，语言表达能力，沟通协调能力，处事应变能力等。3. 模拟结束后将以上过程写成实训报告上交，同时要求整理好整个模拟方案设计以及模拟脚本，书面打印并上交，要求文字组织规范，排版合理美观。对应能力训练：文字组织整理能力， Word排版技术。
6、学生结果性材料与项目考核
6.1 模拟现场的表现50% 6.2. 实训报告20% 6.3. 方案设计10% 6.4. 脚本20%
（二） 进行社会调查
1、 会调查的意义与形式
社会调查的目的在于培养学生观察和认识社会的能力，提高学生对法律理论与实践的理解力，同时也为学生写作毕业作业提供选题思路。要求经济法律事务、文秘与办公自动化的学生都必须参加社会调查。社会调查的选题可由学生自己确定，但必须法律、文秘与办公自动化专业领域的问题，而且要小而具体。社会调查应先有一个调查方案（含调查目的、调查对象、调查内容和调查方法），并经过指导教师的批准后，开始调查。各指导教师应在选题方面为学生提供指导和帮助，在社会调查开始前组织一次集体辅导。调查对象可根据实际情况，经济法律事务专业学生可选择法院、检察院、司法局、律师事务所等与所学专业有密切联系的工作部门进行，学生可就近开展调查。
社会调查的形式可以是实际考察、问卷调查或资料调查，也可以是上述几种方式结合进行。
学生应组成调查小组进行调查活动，每个学生在调查基础上结合有关课程实习要求写出内容充实、文字通顺的调查报告。调查报告的字数要求不少于2000字。
集中实践环节的社会调查，不得用其它课程的作业替代。
2、时间安排
社会调查的时间为3周。在第二学年的暑假期间进行。
3、考核与成绩评定
（1）考核内容：参加调查活动的情况和调查报告
（2）考核标准：社会调查成绩分合格、不合格两等。
合格：调查活动真实；调查报告内容充实；调查报告结构规范；调查报告语言通顺；调查报告字数符合要求。
不合格：凡不符合合格的标准中所提到的任何一条要求，均视为不合格。
4、 成绩评定办法：
（1）成绩评定分初评和终评两个阶段。终评单位为政法系，初评单位由班级班主任、指导教师确定。
（2）初评阶段，学生调查报告不合格者允许重写一次。
（3）调查活动和调查报告经初评和终评全部合格后，成绩按30%记入实践课成绩，其中调查方案10%，调查报告20%。未参加社会调查，未提交调查方案、调查报告或调查报告不合格者不计分。
（三）毕业实习
毕业实习是学生大学学习阶段重要的实践性教学环节之一，通过实习,学生将进一步了解社会，增强对社会主义现代化建设的责任感、使命感，理论与实践相结合，进一步加深对所学专业理论知识的理解，培养学生解决实际问题的能力；通过相关专题调研，为写作毕业论文收集有关信息资料，打下基础。
1、实习方式
根据文秘与办公自动化的特点，综合考虑各种因素，毕业实习采取分散与集中相结合的方式。分散实习是指由学生自己联系实习单位按教学大纲要求的内容，在实习单位指导下进行实习。集中实习则由学校联系实习单位，在学校和实习单位的指导下完成实习任务，对分散实习的学生，组织教师随机抽查实习情况。
2、实习要求
（1）文秘与办公自动化的学生都必须参加毕业实习。
（2）学生按实习要求，理论联系实际，严肃认真地参加和完成实习任务，并注意培养自己的能力。
（3）实习期间，每日记录实习日记，并由实习单位作出实习鉴定，实习鉴定成绩分优、良、及格、不及格四等。
（4）虚心向实习单位工作人员请教，尊重其领导。遵纪守法，遵守国家法律和实习单位规章制度，遵守社会公德和社会秩序。
（5）实习结束后提交实习报告。字数不得少于2000字。
3、时间安排
毕业实习时间不得少于8周。在第六学期进行。
4、考核与成绩评定
（1）考核内容：参加毕业实习的情况、实习日志、实习报告等。
（2）考核标准：毕业实习成绩分合格、不合格两等。
合格：毕业实习活动真实；实习日志、实习鉴定、实习报告内容充实；实习报告结构规范；实习报告语言通顺；实习报告字数符合要求。
不合格：凡不符合合格的标准中所提到的任何一条要求，均视为不合格。
（3）成绩评定办法：
毕业实习经评定合格后，成绩按40%比例计入实习课成绩。未参加毕业实习，未提交实习鉴定、实习报告或毕业实习不合格者不计成绩。
（四）毕业作业
毕业作业是检验学生综合运用所学知识分析问题和解决问题的能力的独立作业，是对学生在校期间学习情况的一次综合总结，是整个教学活动不可缺少的一个重要环节。
1、要求
（1）法律（文秘与办公自动化）的学生都必须完成毕业作业。
（2） 毕业作业的形式是写一篇毕业论文。
（3） 毕业作业的选题应是法律专业范围内的问题，题目要小而具体，注重选题的应用性。
（4） 毕业作业的体裁，为法律专业学术论文，但不能以单纯的案例分析代替毕业作业。
（5）作为毕业作业的毕业论文，应观点鲜明，材料翔实，结构严谨，语言流畅，书写整洁。
（6）毕业作业的字数不得少于4000字。
（7）毕业作业应确保由学生个人独立完成，不搞集体创作。
2、时间安排
毕业作业的时间为5周，在毕业前，毕业实习完成之后进行。
3、指导教师
（1） 指导教师必须是中级（含中级）以上专业技术职称，并从事法学专业教学满三年以上的高校教师；或具有法学本科学历，从事法学专业教学满三年的专职教师；或具有法学本科学历,在政法部门从事法律实务工作满五年并具有中级以上法学专业技术职称的人员担任。其资格由学院负责审查。
（2） 指导教师只能指导本专业或相关专业的毕业论文，不得跨专业指导。
（3） 毕业作业指导教师指导学生人数不得超过10名
（4） 指导教师应为学生写好毕业论文提供全过程指导，不得少于10学时。
4、答辩
每位学生均须参加答辩，毕业作业一般应由分校一级组织进行答辩，每个答辩小组由电大专职法学教师和外聘专家等至少三人组成。答辩教师资格不得低于指导教师资格。各指导教师不得主持答辩自己所指导的学生。
5、考核与成绩评定
（1） 考核内容
论点是否鲜明；论据是否充足；论证是否充分；语言是否流畅；字数是否符合要求；卷面是否整洁。
（2） 考核标准
毕业作业成绩分为优、良、及格、不及格四等。
a优
论点鲜明，有新意；论据充足；论证充分；语言流畅；字数符合要求；卷面整洁。
b良
论点鲜明；论据充足；论证充分；语言流畅；字数符合要求；卷面整洁。但缺少新意。
c及格
考核内容中的六个方面总体表现一般，或某一方面需要改进。
d不及格
毕业作业内容、学术观点上存在严重错误，或抄袭他人学术成果者。
（3） 成绩评定办法
a指导教师应根据学生写作态度和论文质量给出建议成绩；
b经过口头答辩，由答辩小组根据毕业论文与答辩情况给予成绩；
c成绩一般由学院大学部教务处负责审定，学院大学部分管院长负责抽查。
d初审及终审办法由学院大学部制定实施细则，并报学院备案。
e大学部教务处将组织对学生毕业作业的抽查
  四、实习的意义
1、校内实习基地的设立，弥补了课本理论知识的不足，使学生有机会把理论与实践结合起来，加深对理论知识的理解掌握，并且自己真正体会从事法律工作的严肃性、神圣性。
2、建立校外实习基地，解决了学生找不到实习单位的难题。往年学生自己找实习单位或者由老师负责联系，但是很难找到较好的实习单位。很多单位不愿意接待学生实习，怕影响企业的正常工作。实训基地解决了实习单位的问题。
3、解决了学生在实习过程中接触不到有用的东西的问题。即使有一部分学生找到了实习单位，但是由于企业的一大部分的信息属于机密，学生在实习过程中大部分时间都是做一些端茶倒水的工作，并没有起到真正实习的效果。在实训基地每个学生都是一个独立的法律服务人员，使学生在完成工作中发现问题、解决问题。
4、提高学生的实践能力。实习的过程实际就是一个实践的过程，学校要求学生实习根本目的就是在于提高学生的实践能力。实践能力就是在不断的实际操作过程中锻炼出来的，所以经过几项实训内容的操作，学生的实践水平必定会有所提高。
5、进行一定的社会调查，可以使学生更深入的接触社会，了解社会，发现问题，提高对社会及法律工作的认识。
6、经过实习教学，有利于学生毕业后的就业。学生通过实习、培训，提前认识了社会，认识了法律机构，有利于他们在毕业后迅速进入工作角色。