河北新时代医院妇科微创会议执行方案.docx

2005首届妇科微创医学新进展研修班
会议工作执行方案

中国 ● 石家庄
二零零五年六月

全案策划 马桂清
目 录

一、会议目的………………………………………………………………………………………………………………3
二、会议概况………………………………………………………………………………………………………………3
三、会议议程………………………………………………………………………………………………………………4
四、会议执行人员架构及职责分工………………………………………………………………………………………5
1、嘉宾接待组职责细分 ……………………………………………………………………………………………5
2、学术活动组职责细分 ……………………………………………………………………………………………6
3、宣传媒介组职责细分 ……………………………………………………………………………………………7
4、会务接待组职责细分 ……………………………………………………………………………………………11
5、客户公关组职责细分 ……………………………………………………………………………………………12
6、后勤保障组职责细分 ……………………………………………………………………………………………13
五、突发事件变动应急预案 ……………………………………………………………………………………………13
六、会务组工作人员联系电话一览表 …………………………………………………………………………………14
附件1：石家庄首届妇科微创医学新进展研修班通讯录（样本）……………………………………………15
附件2：石家庄首届妇科微创医学新进展研修班报到登记表（样本）………………………………………………15
附件3：关于举办石家庄市妇科微创医学新进展研修班的通知………………………………………………………16
一、会议目的
通过半年多的发展，河北新时代医院的知名度得到了很大程度的提高，包括各个妇科诊疗科室的技术水平和临床疗效也取得了较大的进步，为了使我院腹腔镜、宫腔镜妇科微创技术在石家庄地区乃至省内各地区得到更为广泛的推广，进一步提高河北新时代医院的医疗技术内涵，由石家庄市医学会主办、我院承办的妇科微创医学新进展研修班即将召开，通过本次会议的召开，将与石家庄地区各级医疗单位的妇产科建立联系，为进一步的医疗合作及目标医疗市场的开拓建立友好基础，并通过本次会议的宣传推广，进一步提升我院在业内的知名度和良好形象。
二、会议概况
★ 会议时间：6月10日、11日两天
★ 会议地点：主会场：石家庄市汇源大酒店；分会场：河北新时代医院手术观摩厅
★ 参会对象：石家庄地区市、县、区级医院妇产科主任，参会人数在150人左右
★ 与会专家：关铮教授（中国人民解放军总院）、杜瑞京教授（石家庄市第四医院）、高坦兵主任（陕西省核工业215医院）、屈向红主任（河北新时代医院不育不育科）。
★ 与会领导：市医学会李继芬会长、苏敬梅秘书长、市卫生局戴建华处长、新时代医疗集团董事长陈国荣、总经理林珍华、河北新时代医院李道珍院长
★ 会议形式：专家讲课、手术演示观摩。
★ 会议宗旨：传播知识、建立网络。
三、会议议程
2005石家庄首届妇科微创医学新进展研修班议程安排
日期
时 间
内 容
主 讲
地 点
备注

10
日
安
排

8:30
参会人员报到

酒店405房间

9:00—9:30

开
幕
式
医学会李会长讲话
李继芬

酒店四楼会议室

市卫生局领导讲话
戴建华
新时代医院领导讲话
李道珍
参会代表与领导、专家合影

9:30—11:50
腹腔镜治疗系统在妇科临床中的最新进展
关 铮
酒店四楼会议室

12:00—14:00
自助午餐、午休

酒店一楼宴会厅

14:00—15:30
腹腔镜在不孕不育诊疗中的临床应用
关 铮
酒店四楼会议室

15:50—17:50
临床观摩关铮教授手术全过程

河北新时代医院

18:00—22:30
接待晚宴、会员联谊交流会

酒店一楼宴会厅

11
日
安
排
8:30—9:00
腹腔镜对肌瘤的规范化诊断与创新医疗
高坦兵
酒店四楼会议室

9:30—11:30
宫腔镜在妇科临床中的应用
屈向红
酒店四楼会议室

12:00—13:20
自助午餐

酒店一楼宴会厅

14:30—17:30
临床观摩高坦兵教授手术全过程
河北新时代医院

颁发证书、参会代表返程
医学会

四、会议执行人员架构及职责分工

会务组

嘉宾接待组

学术活动组

宣传媒介组

会务
接待组

客户公关组

后勤
保障组

危机公关组

■ 会务组
组长：林振华
成员：陈国山、许广辉、薛成德、罗臣、孔楠、闫咏梅
职责：会务组由各小组组长及核心成员组成，是本次会议的中枢系统，需要全面了解本次会议的宗旨目的及进展流程，负责会议全过程的工作安排、分工协调，并时刻督办、落实各分支小组的具体工作，有效协调各小组的工作分工与衔接，会务组成员有权监督管理各组工作，杜绝工作差错发生，工作地点跟随会务代表而调整。

■ 嘉宾接待组
组 长：薛成德 成 员：
职 责：
★ 会议前期：联络与会专家领导，6月8日前与所有与会专家领导进行沟通，落实会议当天出席情况；
★ 根据情况在会议召开前安排与会领导、专家及主要会务人员碰面交流，沟通会议开幕式安排情况；
★ 6月9日安排人员到车站接关铮教授，并妥善安排专家的食宿，并提前向专家介绍会议情况；
★ 6月10日清晨（具体时间根据实际情况而定）安排专人及车辆接相关专家及领导，具体人员提前沟通；
★ 本次会议由石家庄市第四医院杜瑞京教授做会议主持，需要提前沟通会议执行流程，以书面形式交给对方；
★ 会议期间专人负责专家及领导的行动安排，妥善照顾其个人生活，保证专家及领导满意；
★ 提前沟通，合理安排与会领导和专家位次顺序（包括主席台就座及合影），并在入场时专人引导；
★ 相关专家及领导发言稿提前准备，并在会前与其进行有效沟通，杜绝差错发生；
★ 会议结束后，妥善安排相关专家及领导的送达工作，保证其安全、满意抵达目的地。
备 注：
★ 明确本次会议的目的及程序，高效、合理、妥善安排各项工作事项。
★ 微笑服务，充分展现个人魅力，代表医院做好与专家及领导的沟通工作，真正做到名企风范。
★ 一切会务人员务必遵守会议秩序，不得擅离职守，严厉杜绝随处走动、提前离开等现象发生。
物料筹备：领导讲话稿、会议桌牌、嘉宾接站牌、接站车辆等
专人保管物料，以防物品丢失！

与会专家及领导名单

单 位
姓 名
职 务
备 注

与会领导

石家庄市医学会
李继芬
会长

石家庄市医学会
苏敬梅
秘书长

石家庄市卫生局
戴建华
处长

河北新时代医院
李道珍
院长

新时代医疗集团
林珍华
总经理

与会专家
中国人民解放军总院
关铮
教授

陕西省215医院
高坦兵
教授

石家庄市第四医院
杜瑞京
教授

河北新时代医院
屈向红
主任

■ 学术活动组
组 长： 许广辉 成 员：
职 责：
★ 负责整个会议的学术活动安排，包括开幕式、专家授课、手术观摩，做好时间与相关事件的沟通协调工作；
★ 参照议程安排认真领悟会议内容，并与专家进行前期沟通、中期引导、后期总结等相应会务工作；
★ 根据会议需要督促相关部门做好会场内外的相应物料准备工作，会议所需装备提前准备妥当；
★ 提前选定优秀的会议主持人，在会议进展过程中进行有效的穿插主持，保证不冷场、不连贯现象发生；
★ 手术观摩为本次会议的重点工作之一，病例选择（根据专家需要选择相应病例，对相应患者进行有效的安抚优惠工作）、熟练掌握并落实观摩流程（包括观摩时间、地点、程序、人群分配、现场讲解员、现场协调员），对整个观摩过程作详细安排并严格落实，并在首次观摩过程中穿插对医院的参观，合理安排参观流程及讲解员的培训。
★ 负责安排颁发学分证书，做好颁发时间及相应登记工作安排，在会议即将结束时颁发为宜；
★ 负责联络、迎接，并协助美国顺康公司技术人员完成腔镜技术操作，其它未尽事宜，根据会议需要灵活安排。
物料筹备：专家讲义（包括幻灯制作稿）、幻灯机及笔记本电脑）、激光笔、……
专人保管物料，以防物品丢失！
学术活动安排概况
日期
时 间
内 容
主 讲
地 点
备注

10
日
安
排

九点开始

开幕式

医学会李会长讲话
李继芬

酒店四楼会议室

市卫生局领导讲话
戴建华

新时代医院领导讲话
李道珍

参会代表与领导、专家合影

9:30—11:50
腹腔镜治疗系统在妇科临床中的最新进展
关 铮
酒店四楼会议室
授课
14:00—15:30
腹腔镜在不孕不育诊疗中的临床应用
关 铮
酒店四楼会议室
授课
15:50—17:50
临床观摩关铮教授手术全过程

河北新时代医院
观摩
11
日
安
排
8:30—9:00
腹腔镜对肌瘤的规范化诊断与创新医疗
高坦兵
酒店四楼会议室
授课
9:30—11:30
宫腔镜在妇科临床中的应用
屈向红
酒店四楼会议室
授课
14:30—17:30
临床观摩高坦兵教授手术全过程
河北新时代医院
观摩
颁发证书、参会代表返程

■ 宣传媒介组
组 长： 闫咏梅 成 员：
职 责：
★ 在6月9日下午前完成宣传资料、会议资料的准备与装袋，所装物料见附表；
★ 在6月9日下午前完成会议现场（酒店会议厅、贵宾休息室、酒店餐厅、医院观摩厅、医院大厅等相关场地）的布展，所有展板、展牌、条幅、桌牌、导示牌等布置完毕，与后勤保障部沟通，落实拱门、气球的到位状况，具体内容见附表；对现场使用相关设备（音响、投影、观摩导线）提前进行调试，确保万无一失；
★ 6月9日前落实与会记者参会情况，会议新闻稿及记者礼品提前准备就绪，会议现场专人负责媒体接待，挖掘新闻线索，提供报料新闻，并在会议当天（会后）进一步跟踪，落实新闻刊登状况；
★ 专人负责会议现场影像资料的摄录，及时捕捉有效影像资料；合影照片的摄制妥善安排，专人负责摄影、秩序维护（会员准备就绪后再邀请领导落座）、提前选择场地、准备椅子（前排领导席）；安排两台照相机同时进行，确保万无一失，摄影摄像人员全程跟踪会议进程。
★ 做好会场内的宣传及议程监督执行工作，并跟踪专家领导进行有利于宣传的相应资料留存；
首届妇科微创医学新进展研修班学员会议资料

首届妇科微创医学新进展研修班拟邀媒体明细
物品名称
数量
到位时间
到位地点
备注
媒体名称
部门
记者姓名
人数
发稿形式
备注
手提袋

150套

9日下午

酒店会务组

燕赵都市报
热线新闻部
刘伟
1

封套画册、院报
最新版
燕赵晚报
省会新闻部
孙媛
1

专家讲义资料
关、高、屈
河北青年报
省会新闻部
张艳
1

会议议程表
详细议程
石家庄电视台
石家庄新闻

2

圆珠笔
医院
河北电视台
健康咨讯类

2

笔记本
医院
市广播电台
新闻台
李伟
2

参会代表证

餐票
自助餐

总体备用50套
手提袋准备10份
★ 妇科微创会议广告安排（暂略）；

桌牌制作名单：
石家庄市医学会李继芬会长、石家庄市医学会苏敬梅秘书长、石家庄市卫生局戴建华处长、河北新时代医院李道珍院长、中国人民解放军总院关铮教授、陕西省215医院高坦兵教授、石家庄市第四医院杜瑞京教授、河北新时代医院屈向红主任、主持人；市内代表报到席、郊县代表报到席、资料发放处、

2005年首届妇科微创会议现场气氛包装项目明细（后勤、宣传各1份）
场地
位置
类别
数量
内容
悬挂日期

汇源
酒店

门 前
气 拱
1
热烈祝贺2005首届妇科微创医学新进展学术会议隆重召开

条 幅
1
河北新时代医院预祝石家庄首届妇科微创学术会议成功举办

气 球
4
科技服务百姓 专业缔造健康；推广微创技术 服务女性健康；
牵手新时代 健康到永远；传播新时代医疗 服务新时代女性

会 场
背景墙
1块
见设计稿

条 幅
1
河北新时代医院预祝石家庄首届妇科微创学术会议成功举办
会场后墙
大 厅
海 报
1
热烈欢迎各地代表参加妇科微创学术会议，石家庄市医学会
河北新时代医院

医院

门 前
气拱门
1
热烈祝贺河北石家庄2005首届妇科微学术会议在我院隆重召开

条 幅
1
热烈欢迎首届妇科微创学术会议参会专家及代表莅临我院参观指导

气 球
4
尖端医疗技术 服务百姓健康；打造专业典范 树立医届新风；
发展微创技术 开创妇科诊疗新时代；营造康乐诊疗 呵护女性健康

会 场
条 幅
1
欢迎各地医疗代表光临我院观摩妇科腔镜手术

大 厅
海 报
1
热烈欢迎各地代表莅临我院参观指导，…… 河北新时代医院

3休闲厅

告示牌
1
致尊敬的各位候诊患者及家属：由于石家庄妇科微创学术会议在我院召开，并将于6月10日、11日下午在我院进行妇科微创手术观摩活动；由于参会代表较多，本休闲区将被临时安排为手术观摩区。在此期间，请您到二楼或一楼大厅休息或候诊，为此给您的就诊带来不便，敬请谅解并深表谢意！河北新时代医院

■ 会务接待组
组长： 孔楠 成员：
下设报到接待组、会议迎宾组
▲ 报到接待组：
组 长： 成员： 登记4人、资料发放2人
职 责：
★ 本组全面负责参会代表的接待、报到、会议资料发放、相关问题解答等有关接待工作；
★ 6月8日前所有与会议报到、接待有关物料准备就绪，并作最后核查，物料详单附后；
★ 6月8日下午确定最后人员组合，并统一进行会议培训，进行模拟演示；
★ 6月9日协调相关部门输送会议物料，会务接待组进驻酒店，熟悉环境，做相关准备工作；
★ 6月10日清晨6:30所有岗位到位，等候参会代表报到；
★ 报道结束后第一时间整理出通讯录，并印发给每一位参会代表；
★ 会议报道组在报道结束后办公地点转移到会务组房间，专人值守会务组，任何时刻不可空缺；
★ 在会议过程中专人负责销售征订关铮教授的《妇科微创学》，提供样书，现场开票收费，承诺15天内寄书；
备 注：
1、为了加快报到速度，并合理安排会议住宿事宜，会议报到席分设市内报道席、郊县报到席，市内报到席设一个报到点、郊县设三个报到点，每个报到点设一名登记员，四个报到点共享两名资料发放员，报到地点选择酒店大厅；
2、会议资料每位参会代表一份，对于个别单位多名参会代表一起参加的酌情发放；
▲ 会议迎宾组
组长：　　　　　　　成员：迎宾3人：　　　　　　　 　　　　　　　　　　　
职责：负责整个会议的引领、迎接、送客工作，工作地点跟随会议代表的行动而改变；
★ 10日当天清晨：酒店门前两名迎宾，会议室两名（贵宾休息室1人）；
★ 与后勤保障组及时沟通，妥善安排参会代表的食宿问题（领导席、参会代表席分别设置）
★ 报名结束后门前及电梯口迎宾可以撤离，会议室迎宾全程跟会，会议之外负责用餐、住宿的引导；
手术观摩时，医院内部的引导、协调工作由院内导医负责，会议迎宾组负责协调；
备 注：会议接待组代表着承办方的形象，意即代表着新时代医院的形象，因此建议统一着装：半袖百衬衣，深色（黑色或深蓝色）裤子/裙子，佩戴领带/领结，女士淡妆修饰，男士注意发型整洁；迎宾人员佩戴绶带上岗。
并在工作中规范用语，微笑服务、热情接待、及时、高效解决对方的问题。
所需物料：绶带、果盘（嘉宾用）……

■ 客户公关组
组 长： 罗臣 成 员：
职 责：
★ 在会议前期进行系统分工，对参会目标医院详细了解、研究，熟知对方医院状况，寻找对方兴趣点和意向需求；
★ 会议前期对所有营销人员进行系统的公关培训，并安排时间进行实地模拟训练；
★ 会议当天清晨，协助会议接待组完成前期报道接待工作，同时进一步了解、记忆对方信息；
★ 报道结束后寻找一切可能机会对目标对象展开适度的营销公关工作，进一步了解需求，调查对方市场状况；
★ 以书面形式记录目标对象的信息（包括对方医院及相关个人的一切信息〈业务开展、个人兴趣等〉）
★ 会后及时、恰当地进行目标对象的营销跟踪工作，对有潜力的客户进行必要的拜访、洽谈；
★ 整个会议过程中的公关工作务必适度，切忌在对方不情愿的情况下打扰对方，更不要生拉硬拽，适度进行；
备 注：统一着装：半袖百衬衣，深色（黑色或深蓝色）裤子/裙子，佩戴领带/领结，女士淡妆修饰，男士注意发型整洁；迎宾人员佩戴绶带上岗。并在工作中规范用语，微笑服务、热情接待、及时、高效解决对方的问题。

■ 后勤保障组
组 长： 陈国山 成 员：
职 责：
★ 联络并落实庆典公司，准备拱门、气球、条幅的会议用品的制作安装（包括城管的审批工作）；
★ 医院门前的庆典物料摆放时间：9日至11日三天，酒店庆典物料摆放时间：10日至11日两天；
★ 负责参会代表的食宿安排，与酒店有效协调，保证参会专家及代表准时、高质量用餐；
★ 安排调度车辆，保证会议用车：联系大巴车辆（按150人计算），使用时间为10日、11日下午；
★ 安排人员负责会议资料、设备等相关用品的运送、各种资料、设备的岭屈、分配与管理；
★ 院内观摩时，专人维护现场秩序，如人群拥挤或堵塞立即进行疏通、协调工作。
★ 专人负责协调会议停车位，包括酒店停车与医院门前停车；
★ 对会议资料的发放进行监督，及时补充不足的物料，临时性的采购、制作、物料资料的搬运等。

■ 危机公关组（由会务组成员担任）
职 责：紧急、突发事件的应急处理，与酒店进行各种有利于提升会议档次的协调工作；临时关系协调与维护。

五、突发事件变动应急预案
1、突发恶劣天气：车接参会人员—保护户外物资—不得擅离岗位—听从指挥—有效安抚参会代表，保证大家满意。
2、物资设备故障： 看护现场—向来宾解释—维持现场秩序—报告现场管理人员—使用备用装备—迅速维修。
3、资料物品不足：提前清点—提前发现—马上报告现场相应管理人员—及时补充资料—以其他形式代替。
4、参会人数不足：发现人员不足—报告现场管理人员—及时协调会议场地及用餐等事宜—由宾馆转到医院。
5、参会人数过多：报告管理人员—补充物资—改变场地—加强秩序—管理人员协助疏导—必要时考虑会议收费

六、妇科微创会议新时代医院会务组工作人员联系电话一览表
组别
姓 名
联系电话
职责范围
备注
嘉宾接待
薛成德

学术
活动
许广辉

会务
接待
孔 楠

客户
公关
罗 臣

宣传媒介
闫咏梅

后勤保障

附件1：
石家庄首届妇科微创医学新进展研修班通讯录
2005年6月 石家庄

编号
姓名
性别
单 位
职 务
电 话
手 机
地 址
邮编
房间号

附件2：

石家庄首届妇科微创医学新进展研修班报到登记表

单 位
姓名
性别
职 务
电 话
手 机
地 址
邮编
备注

附件3：
石家庄市医学会
关于举办石家庄市妇科微创医学新进展研修班的通知

各有关医疗保健单位：
为了使腹腔镜妇科微创技术在石家庄地区各级医疗机构得到更为广泛的推广，造福更多女性患者，由石家庄市医学会举办的石家庄首届妇科微创医学新进展研修班将于2005年6月10日至11日在省会石家庄举办。
届时，将邀请国内首席妇科微创专家、《微创妇科学》主编、中国人民解放军总医院（北京301医院）主任医师关铮教授，中华医学会妇产学会委员，中华腔镜学会会员、陕西省二一五医院妇科专家高坦兵教授等妇科微创专家就腹腔镜、宫腔镜治疗系统在妇科临床中的最新应用进行研讨，并将就腹腔镜对子宫肌瘤、不孕不育的规范化诊断与创新医疗等医学难题作专题报告和手术演示。本次研修班的主题为妇科微创医学新进展暨腹腔镜在我省妇科领域的应用情况交流，同时还将成为广大从事妇产科专业的医务人员难得的学习交流机会。
一、参会对象
省、市、驻军、县、区医疗保健机构中从事妇科临床及妇产科医疗管理的工作人员，每个医疗单位仅限两人参加。
二、报到时间
6月10日当天8：30前报到。
三、报到地点
石家庄市汇源大酒店405房间（会务组）
地 址：河北省石家庄市中华南大街46号
（火车站、长途汽车站下车沿自强路西行至中华大街口即到）
四、会议议程（见附表）
五、会议费用（全免）
因为本次会议以传播先进医疗技术，广泛普及腹腔镜临床先进经验为宗旨，因此，会务费（包括培训、资料、考察、手术观摩、省级一类继续教育学分证书、合影照片等费用）、食宿费全部免收，参会人员往返差旅费自行报销。
六、报名方法
参会代表须认真填写回执，并在6月5日前将回执传真至会务组：
联系电话：0311—85335598、13785198290、联系人：罗先生 0311—85333588、13832355263、联系人：孔女士
0311—83034674、13673182349、联系人：苏女士
传真电话：0311—85333588、13832355263、联系人：孔女士

附：石家庄首届妇科微创医学新进展研修班参会回执表
参会代表
姓 名

性别

职务

电话

年龄

职称

手机

参会代表
姓 名

性别

职务

电话

年龄

职称

手机

医院名称

网址

联系电话

传真

信箱

通信地址

邮编

是否住宿

其它要求

请将回执（复印有效）认真填写并于2005年6月5日前传真至会务组（为了避免遗漏，敬请来电确认），报名截至05年6月5日。