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商务秘书的文档工作处理
刘永涛
（新疆轻工职业技术学院新闻传播学院普08文秘班）

【内容摘要】从秘书工作实践者的角度，分析了建立社会主义市场经济体制和全球经济一体化的新形势下商务活动中秘书的文档处理工作面临的严峻挑战。阐释了文件是档案的来源，档案是文件的归属。办理完毕、具有保管利用价值并经系统整理归档的文件，实现了文件向档案的转化。文秘人员是文件的重要形成者，其形成文件的质量，直接关系到档案工作的质量和效率。我们在社会实践中，需要凭借文书这一工具来进行彼此之间的联系，进行信息的交流。文书的系统整理和保存，最终形成了档案，文件是档案的基础，档案是文件的精华。这就要求我们秘书从业者要顺应经济发展形势，除了要扎实自己的基本秘书知识，还要学习和掌握电子计算机与通讯网络技术的应用、信息的传递等知识，不断适应新技术发展的需要，提高综合素质。强化“文档一体化”意识，随着办公自动化体系和计算机网络技术的不断发展和更新，传统的文秘和档案工作分块管理的状况，在某种程度上已不能适应商务活动中秘书文档工作处理的需要。致使处理文档工作操作和衔接过程中存在着诸多不规范和脱节的现象，从商务秘书文档工作的全局出发，在公文生成与归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统。 “文档一体化”的实质就是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。探讨了应该如何准确把握新形势下企业秘书工作的定位特点发展趋势，和实现人生价值，并针对商务秘书人员如何适应形势发展，提高综合素质和文档处理工作的能力，提出了一些个人看法及意见。

【关键词】商务秘书 文档工作 发展趋势 文档一体化

目录

论文摘要·······················································1
关键词·························································1

一、阐释商务秘书的含义及文档工作处理在商务活动中的重要作用·····3
1.叙述商务秘书文档工作的具体内容···························3
2.商务秘书在商务活动中发挥的重要作用·······················3
二、网络新技术发展形势下，商务秘书应如何适应···················5
三、从案例中反映商务秘书工作中文档工作重要性···················5
1.商务秘书应提高自己的综合素质·····························6
2.素养提高对商务秘书文档处理的作用·························7
四、商务秘书文档处理工作三强化·································8
1.强化“文档一体化”意识···································8
2. 强化"全过程管理"工作····································8
3. 强化"文书部门立卷"工作··································9
五、总结我们学习新的文档处理方法对我们发展的重要性·············9
参考文献·······················································10

商务秘书的文档工作处理
一、阐释商务秘书的含义及文档工作处理在商务活动中的重要作用
随着市场经济的深入发展，尤其是加入世界贸易组织（WTO）以来，在全球化的语境中，商务秘书的发展趋势越来越明显，商务秘书已成为各类秘书岗位的一个重要分支，其队伍庞大，人数众多，远远超过党政秘书队伍的数量，成为市场经济条件下新兴的社会职业群体，是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。商务秘书是指在各种工商企业中从事秘书工作的一类人员的总称。商务秘书是商务活动中重要的不可或缺的辅助力量，商务秘书在各种商务活动的组织中负责文档工作处理，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员，在商务秘书从事的各项活动中，文书档案管理是核心的工作内容，文书和档案是社会管理活动中紧密联系的两种事物，文件是档案的来源，档案是文件的归属。将文书学，文书工作.档案学及档案管理是文秘专业的文档关系。在商务秘书的工作中，文档工作处理无疑是不可或缺的组成部分，是商务秘书工作中的重中之重。

1.叙述商务秘书文档工作的具体内容
商务秘书已不再是过去的简单的行政事务人员，优秀的商务秘书应该拥有积极的工作态度与工作热情，良好的工作技能和专业素养，应该在平凡的工作中为上司、公司创造并增加价值。专业的商务秘书代表了公司良好的人员素质、标准的管理，以及优秀的企业文化。同时，许多在事业上取得成就的人士，他们的第一份工作是秘书或行政人员，通过了解公司的运作，洞察企业的发展与变化，为职业生涯打下良好的基础，商务秘书，文书和文档工作的业务性都比较强，必须学习和掌握其基本知识和技能，这是做好本职工作的基本条件。文书(文件)处理工作的总任务是简明、精确、有条理地办理与管理文件，为有效推进企事业单位工作服务。其具体任务包括收文的登记、拟办、分发、承办、催办、注办和发文的拟稿、核稿、签发、缮印、传递以及文件的整理、立卷、归档、保管、提供查阅等三个层面若干环节的工作。这些环节环环相扣，构成商务活动信息运转的流程，从而保证企事业单位工作有条不紊地顺利完成。文书档案工作的主要任务是文档的收集、整理、鉴定、检索、编研、利用及统计等环节的工作，其中，利用是中心环节。做好文档工作，为本部门、本单位中心工作服务，是作为一个商务秘书的根本任务，也是检验秘书文档工作优劣的标尺。

2.商务秘书在商务活动中发挥的重要作用
我们在社会实践中，需要凭借文书这一工具来进行彼此之间的联系，进行信息的交流。文书的系统整理和保存，最终形成了档案，文件是档案的基础，档案是文件的精华。文书(文件)处理工作的总任务是简明、精确、有条理地办理与管理文件，为有效推进机关工作服务。其具体任务包括收文的登记、拟办、分发、承办、催办、注办和发文的拟稿、核稿、签发、缮印、传递以及文件的整理、立卷、归档、保管、提供查阅等三个层面若干环节的工作。这些环节环环相扣，构成机关信息运转的流程，从而保证商务活动有条不紊地顺利完成。这是我们做好商务秘书的工作任务。
由于商务秘书文书档案管理工作是通过秘书办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为秘书中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，商务秘书秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。
文件是档案的来源，档案是文件的归属。办理完毕、具有保管利用价值并经系统整理归档的文件，实现了文件向档案的转化。文秘人员是文件的重要形成者，其形成文件的质量，直接关系到档案工作的质量和效率。例如，某份文件，如果缺少主题词，档案人员在著录标引时，就要花费很长时间通览全文，提炼出并不十分准确的主题词；某份文件的定稿，如果书写材料不耐久，档案人员在整理时就要复制(印)附在定稿之后，这既影响了档案的质量，又大大降低了工作效率。因此，要努力提高文秘人员的综合素养，其中的技能修养、知识修养，是检验文秘人员称职与否的标准，而品德修养、作风修养，则涉及到文秘人员合格与否。只有文秘人员具备了一定的综合素养，其经手办理的规范性文件材料才能为文书档案提供准确、真实、可靠、具有较高价值的原始材料。由此可见，秘书人员的高素养是文书档案管理工作的重要基础条件。
商务文秘工作是文书档案管理工作的重要源头和基础，档案管理工作是现代文秘工作的直接资源库。公文作为文档管理工作与文秘工作相互衔接的主体，是档案的主要来源，是文秘工作的最主要、最直接的产品，其质量的优劣既反映了文秘工作者的学识才干和业务水平，又直接影响到档案管理工作的质量和效率。高质量的文书档案首先必须要有高质量的公文，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础上。公文从产生到运转的每一个环节，尤其是公文向档案转化的关键环节上，档案工作的具体要求始终贯穿其中。
在一些中小企业，由于受机构设置和人员编制的限制，文书档案管理工作往往都是由文秘人员兼任。实际工作中，档案和文秘工作二者的衔接往往存在一些问题，如公文格式不标准、附件不规范、原稿不齐全、书写材料不符合要求、文种使用不当、办文程序混乱等。这就要求文秘人员必须具有较强的档案书档案工作关于实行统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理工作方面的业务修养。

二、网络新技术发展形势下，商务秘书应如何适应
   随着办公自动化体系和计算机网络技术的不断发展和更新，传统的文秘和档案工作分块管理的意识，严格按照国家规范办理好每一份公文，为公文转化为档案创造有利条件。同时，文秘人员还应按照文状况，在某种程度上已不能适应实际工作的需要。一些文秘人员档案意识淡薄，档案管理人员也很少考虑文秘工作，致使两者在具体实际操作和衔接过程中存在着诸多不规范和脱节的现象。针对这种现象，档案界提出了“文档一体化”的思路，就是从文秘和档案工作的全局出发，在公文生成与归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档生成一体化、管理一体化、利用一体化，实现文秘工作和档案工作的信息共享和规范衔接。“文档一体化”的实质就是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。

三、从案例中反映商务秘书工作中文档工作重要性
    文书、秘书和文档工作的业务性都比较强，必须学习和掌握其基本知识和技能，这是做好本职工作的基本条件。要学习党和国家颁布的各种文书档案规范性文件，熟悉和掌握文件处理的程序与方法、文件立卷的原则与方法以及档案的接收、整理、保管、利用、统计、鉴定的原则和要求。要学习公文写作的基本知识，提高公文写作能力与水平。同时，还要学习和掌握电子计算机与通讯网络技术的应用、信息的传递等知识，不断适应新技术发展的需要。
       刘处长秘书李浩然是北大中文系的高才生,写得一手好文章.前几天,他按照处长要求,完成一篇工作总结.刘处长在全公司总结大会上宣读了该总结,获得了全公司的一致好评.知道内情的人都说这是李秘书的功劳,李浩然得悉后,严肃地说:"不能这么说,我只是写了个草稿,最后还是处长定的稿."
上述案例中,刘秘书的做法对吗 你是如何理解秘书的"谋"而不"断"的 应该如何理解秘书要甘当领导身后的无名英雄。
案例讨论与分析：
秘书是为领导服务的,是领导的参谋和助手,但只是起辅助作用,只是"谋"而不"断",领导在做最后的决策之前,会让秘书做先期的工作.有时,秘书的工作能力,完成领导交给的任务比较到位,无须领导做更多的修改就采用了,但这不等于是秘书的意志,因为是由领导拍板的,就此已经转化为领导的意志了,而最终为此负责的也是领导文书、秘书和文档工作的业务性都比较强，必须学习和掌握其基本知识和技能，这是做好本职工作的基本条件。要学习党和国家颁布的各种文书档案规范性文件，熟悉和掌握文件处理的程序与方法、文件立卷的原则与方法以及档案的接收、整理、保管、利用、统计、鉴定的原则和要求。要学习公文写作的基本知识，提高公文写作能力与水平。同时，还要学习和掌握电子计算机与通讯网络技术的应用、信息的传递等知识，不断适应新技术发展的需要。秘书工作的任务概括起来是党组织的助手、领导的参谋、群众的桥梁、机关的管家。所谓党组织的助手，即作为一级党组织，其日常、具体的工作，必须通过具体的办事机构或秘书工作人员来办理；涉及路线、方针、政策性很强的问题，需要秘书工作人员调查研究、分析比较、综合归纳，然后根据党组织的指示 (意见)认真处理，真正起到助手的作用。

1.商务秘书应提高自己的综合素质•
所谓领导的参谋，即领导者处理大量的工作，时间、精力、水平都有一定的限度，加之有的到了新的工作岗位，不熟悉新的情况，需要秘书人员帮助出主意，当参谋。实践证明，许多正确的意见，往往是秘书人员在调查研究、分析综合的基础上提出来的。所谓群众的桥梁，主要是指秘书工作接触面广，能够把群众的意见、愿望和要求，尤其是带有苗头性、倾向性、政策性的问题和意见，及时反映给领导，使领导做到心中有数，按照关注民生的要求，帮助群众解决实际困难和问题，充分调动群众的积极性和创造性，使党的方针、政策和上级的指示顺利地得到贯彻和落实。所谓机关的管家，就是要把机关管好，建立健全各项管理制度，提高机关工作效率。商务秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。
因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一，为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强秘书队伍建设。第一，以公务员基本素质要求为基本条件，在配备文秘、文档管理人员时，应选调那些所学专业的有关人员；第二，对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求；第三，在所属业务管理部门的指导下，对商务秘书、文档管理人员，特别是秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核，合格者，给予相应的书面认可
。
2.素养提高对商务秘书文档处理的作用
商务秘书人员的素养，是文档工作的重要基础。文秘人员作为领导的助手与参谋，其主要工作是记录、抄写和起草文件。记录有领导口授记录、接待来访记录、电话记录、会议记录等。抄写即对字迹潦草或因起草过程中经多次修改或勾划的文稿进行誉写，以便继续修改或交付缮印。文件的起草是文秘工作的重要组成部分，也是一项经常性的工作。特别是一些涉及方针、政策性文件的起草，首先必须要吃透两头，即掌握上面的方针政策精神，调查了解下面的实际隋况，形成初稿文字，而不是依葫芦画瓢照抄照搬，这样形成的文稿才能做到真实、全面、生动，便于有效贯彻实施。 因此，要努力提高商务秘书人员的综合素养，其中的技能修养、知识修养，是检验秘书人员称职与否的标准，而品德修养、作风修养，则涉及到文秘人员合格与否。只有文秘人员具备了一定的综合素养，其经手办理的规范性文件材料才能为文书档案提供准确、真实、可靠、具有较高价值的原始材料。由此可见，文秘人员的高素养是文书档案管理工作的重要基础条件。
四、商务秘书文档处理工作三强化
实现商务文秘工作和档案管理工作规范衔接的"三强化"措施，要实现商务文秘工作和文书档案管理工作的规范衔接，我认为应着重从"三强化"抓起。
　　（一）强化"文档一体化"意识
　　"文档一体化"的实质是把商务秘书工作和文书档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是"文档一体化"的基础性工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识。档案，是人们社会实践的历史记录，是历史的折射和缩影，是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，使人们了解它的历史传统和发展现状，靠什么？靠的是档案，靠的是大量的文件材料。可以说今天的文件，就是明天的材料。所以，每一个文秘人员头脑中都要有"档案"二字，不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按"文档一体化"的要求，规范办理好每一份公文。
（二）强化"全过程管理"工作
　　首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是"全过程管理"的前提。
　　其次，要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是"全过程管理"的基础。此外，还必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，不能设想一个人员素质不高、更换频繁的工作队伍能创造出优秀的工作业绩。
　　第三，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前对审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按机关报标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对"文件处理单"、"发文稿纸"等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件"件数"的同时，严格控制文件的"份数"，禁止滥抄滥送。
　　第四，商务秘书要依靠先进的装备和技术。社会已经进入信息时代，科学技术日新月异，落后的文件设备和档案工具已经不能适应《档案法》、《格式》和《办法》的要求，因此，配置性的优良的设备和工具，是"全过程管理"的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。
　　（三）强化"文书部门立卷"工作
　　"文书部门立卷"是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责"及时整理（立卷）、归档"。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写"案卷类目"，将其及时"对号入座"，使文件的立卷工作日常化。"文书部门立卷"主要是做好平时归卷工作，关键在于"及时"二字，及时收集，及时分类，切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷；联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。需要指出一点的是，当遇到工作人员因故调离工作岗位是时，应将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，以保证档案材料的完整齐。
在社会日益发展的今天，商务活动越来越频繁，商务秘书文档工作处理对我们这些秘书工作者来说是个挑战，尤其是新技术的出现更是对我们的一次大的挑战，我们要努力学习新知识这样才不会落伍，我们要强化自己的综合素质，在这新一轮的挑战下坚定步伐，努力学习这些新知识，新的文档处理方法，只有这样我们才不会被经济发展的潮流淘汰，相信通过我们努力的学习，我们在文秘这条路上会越走越远。

主要参考文献

[1]张丽琍：《商务秘书实务》，北京，中国人民大学出版社，2004

[2]岳凯华：《秘书学概论》，湖南，湖南大学出版社，2008

[3]葛建国：《文书与档案管理》，北京，中国劳动社会保障出版社，2007

[4]汪 溢：《秘书文档管理》，天津，大连理工大学出版社，2008

[5]徐彦、戈秀萍.、何柳：《文书工作与档案管理》，东北，东北财经大学出版社，2007

[6]范国渠：《办公自动化教程》北京，清华大学出版社，2008

[7]王　励：《王瑞成．秘书理论与实务》，北京，科学出版社，2008