展会操作指导手册.docx

展会操作作业书

一、 专题展示会（新闻发布会、行业研讨会）的申请：
举办展会的代理商需提前一个月按XXXX计算机有限公司规定的专题展会申请详细填写并附加展会方案（展会议程、招商计划、工作安排等），以传真形式发至XXXX计算机有限公司市场部，市场部按规定审批确认后，将确认后的展会申请发回申请单位，双方即可按确认后的展会方案进行筹备。
二、 商品抵款的操作：
（一）、原则：商品抵款制度是指XXXX电脑代理商举办的教育电脑及教育软件产品的专题展会的广告费、场地费经XXXX计算机有限公司核定审批后，按有效费用的50%以现行代理价格折算产品与代理商。
（二）、操作方法：
1、 所抵款项是经XXXX计算机有限公司市场部审批确认的专题展会所花费的广告费、场地费的50%，对于会议所需相关资料，XXXX公司将按实际参会人数提供。
2、 举办展会的代理商请在展会结束后的五个工作日内，将本次展会中所花费的广告费、场地费发票，及刊登关于本次展会广告消息的报纸样张，一同传至XXXX计算机有限公司，经确认无误后，将按商品销售流程填写销售单，把折算后的产品发至代理商处。
三、专题展会的操作：
策 划 篇
XXXX教育电脑及系列教育软件展示会是XXXX计算机有限公司与当地代理商联合举办的有关信息化教学及系列教育软件应用的大型专题活动。其组织实施的目的是：
l 通过XXXX教育电脑及教育软件的演示，为用户提供软硬件一体化的解决方案
l 通过展示会，为用户提供交流经验的场所
l 突出当地代理商在XXXX电脑销售体系中的重要地位
l 代理商通过展示会的组办获得批量客户资源
l 树立XXXX计算机有限公司的企业形象及XXXX电脑的教育品牌形象
专题展示会以计划周详、安排有方、实施得体、资源集中、针对性强、命中率高为主要特点，为XXXX计算机有限公司联合代理商共同深层次开发市场奠定了基础。
一、 主题及标题：
配合XXXX计算机有限公司整体市场活动规划及导向、新产品推出、竞争需求和客户需求，制定活动主题。

二、 规模：
邀请100——150家有关单位参加
三、 协办单位：
四、 宣传：
（一） 宣传重点：
1、 XXXX电脑的教育定位
2、 配套的系列教育软件
3、 校园网的解决方案
4、 XXXX教育电脑的优势
（二） 媒体宣传：
1、 媒体选择：
l 以当地行业媒体及发行量大的报刊为主
l 必要时可通过电台、电视台作专访和报道
2、 形式；
l 软性广告：
（1） 介绍XXXX教育电脑及配套的系列教育软件；介绍校园网的解决方案；介绍XXXX计算机有限公司、当地代理商的专栏、报道
（2） 有关此次专题展示会的前期报道及新闻
l 硬性广告：
突出专题展示会及展示会主题；促销方案；优惠政策；服务承诺等
（三） 资料宣传
1、 宣传彩页：突出宣传重点
2、 邀请函：为进一步与客户沟通创造条件
3、 请柬：针对有关领导及重要客户
4、 调查表：加深客户对XXXX教育电脑的认识及了解客户需求
（四） 其他：小礼品、优惠卡及场地内宣传等。
五、 优惠方法：
1、 现场订购享受▁▁折优惠，结款日期以展示会结束后第三天为限。
2、 活动结束后恢复原市场零售价格。
3、 持有优惠卡的客户可在活动结束后凭卡▁▁折购买。
六、 热点：
1、 现场抽奖
2、 现场订购▁▁折优惠

七、 费用；
1、 原则上展示会总费用控制在10000——20000之间（展示会费用预算需报XXXX计算机有限公司审批）
2、 其中媒体宣传费用与其他费用的比例应在6：4左右
3、 展会由多家单位共同发起，则活动费用由组办单位平摊。
组 织 篇
一、 前期筹备；
（一） 确定主题及规模
（二） 人员：
1、 工作人员；
★ 指定专人负责展示会的组织筹备工作，必要时建立组委会
★ 组织展示会工作人员：主持人、接待员、演示讲解人员
★ 服饰要求
★ 会前组织、展会工作人员的专题培训
2、 参会人员；
★ 有关领导
★ 典型用户
★ 重要客户
★ 其他及潜在客户
★ 记者、同行等
（三） 物品：
1、 配备展示用机4—8台
2、 配备展示用投影系统一套（必要时配备幻灯机）
3、 制作横幅1——2条
4、 资料：设计并印制宣传彩页、邀请函、调查表、申购单、优惠卡、宣传画等
5、 软性资料：投影、演示资料；幻灯片；音乐
6、 其他：会议日程表、筹备时间表、讲稿、奖品等
（四） 场地：
1、 选择当地较有知名度、环境优良、规模适中（150—200人）的宾馆，会议室或多功能厅。
2、 场地布置
★ 横幅的悬挂及指路牌的制作放置
★ 展机的排放
★ 签到台——签到、发放资料、回收调查表、申购表
★ 领导及嘉宾席位
（五） 时间：

1、 展会时间的确定
★ 避开各单位最繁忙工作日前后
★ 避开当地重大活动及展销会
2、 展示会场时间安排（半天——一天）
3、 制定会议议程时间表
4、 制定前期筹备时间规划表（包括广告时间）
（六） 招商：
1、 广告宣传：
★ 选择媒体：以当地行业媒体及发行量大的报刊为主
★ 形式：软广告——专栏、报道；硬广告——专题展示会
★ 宣传次数及版面大小
★ 宣传时间的确定：软广告；硬广告——突出优惠政策
2、 资料宣传：
★ 宣传彩页、调查表的发放
★ 信函：
（a） 信封的设计和印制
（b） 信函的内容
（c） 请柬的发送
（七） 优惠政策及优惠支持政策的制定
（八） 活动费用的预算
二、 会议现场
三、 会后收尾
1、 结算清单明晰
2、 参会及未参会客户的跟踪追访
3、 资料整理
4、 会后热卖活动
实 施 篇
第一部分 筹备
一、 计划：
在展示会前一个月开始准备筹划日期、地点及主题，并做相应的市场调查选择好主要针对对象。
二、 宣传筹备：
1、 广告宣传：
★ 软广告：在展示会前一个月准备好适应当地实际情况的宣传稿件（内容主要宣传XXXX电脑的教育定位，并针对当地教育界在信息化教学中存在的问题提出相应的校园网解决方案）并选好宣传媒体。

★ 硬广告：应在展示会前两个星期提交广告样稿，并指定媒体，确定宣传次数及版面大小
2、 主导宣传：
★ 信封：在展示会前一个月提交信封的设计方案及印制数量。
★ 请柬：在展示会前一个月提交请柬的设计方案及印制数量。
★ 发信：在展示会前半个月按当地的教育界名录发信。
三、 物资、场地、人员
1、 在展示会前两周将主题横幅制作出来，并将场地、投影仪、宣传彩页等物品落实。
★横幅：根据主要参展对象有针对性的对展会制定主题及名称
2、 从筹备之日起便指定一专门负责人负责该项工作的安排并组建一工作小组负责具体工作的落实。
四、 其他：
1、 在展会前一周邀请当地有关领导参加。
2、 在展会前半个月将展示会所需的各种讲稿准备好。（包括：公司领导发言稿、当地有关领导发言稿、主持人讲稿等）
3、 在展会前一周落实当地新闻媒体对展示会的报道和宣传情况
第二部分 实施
一、 实施宣传：
（一） 前期实施：
1、 ▁月▁日（展会前一个月）开始刊登软广告（大约每周两篇）、印刷信封、印刷请柬，由▁▁▁▁负责。
2、 ▁月▁日（展会前半个月）开始按当地的教育界名录写信封、准备讲稿、制作横幅、落实场地、投影仪、宣传资料等物品，由▁▁▁▁负责。
3、 ▁月▁日（展会前一个周）开始刊登硬广告、发信、送请柬、邀请当地有关领导、落实新闻媒体情况、对本次展示会进行演练，由▁▁▁▁负责。（硬广告按具体情况定，持续一周左右）
4、 ▁月▁日（展会前两天）打大型硬广告，核实当地有关领导的参加情况，发宣传单，由▁▁▁▁负责。
5、 ▁月▁日（展会前一天）打大型硬广告，布置展示会会场，作最后的演练，由▁▁▁▁负责。
（二） 会后实施：
1、▁月▁日（会后第一天）打硬广告，回访重点用户由▁▁▁负责。
（1） 广告：内容为庆祝展示会圆满成功，宣传优惠政策，连续

两至三天。
（2） 用户：组织人员为已交定金的用户安装软件并进行基本培训
2、、▁月▁日（会后第一周）打硬广告，联系用户，由▁▁▁▁负责。
（1） 广告：内容为XXXX电脑系列产品优惠销售月
（2） 用户：与展示会上登记过的用户进行联系及上门演示讲解
二、 会议实施：
（一） 概要：
1、 时间：▁▁年▁月▁日至▁▁年▁月▁日
2、 组织单位：▁▁▁▁▁▁代理商及XXXX计算机有限公司。
3、 地点：▁▁▁▁▁▁▁宾馆。
4、 重点对象▁▁▁▁▁▁▁▁。
5、 形式：讲座+现场演示+有奖问答+现场解答。
（二）参展产品：
主要展出XXXX电脑样机及系列教育软件。例：XXXX—清华泰豪多媒体教室演示。
（三） 内容及议程
上午：
1、 来宾签到、发放资料等
2、 主持人致开幕词
3、 当地有关领导讲话
4、 公司领导发言
5、 代理商发言
6、 XXXX计算机公司员工介绍产品
7、 老用户谈心得
8、 现场定货、现场热卖及抽奖
下午：
9、 技术人员讲解校园网解决方案
10、有奖问答
11、现场演示及自由使用
12、现场定货及现场热卖
13、大抽奖
14、其他
三、 销售办法
1、 印发参展人员▁▁折优惠卡
2、 现场交订金可以▁▁折

3、 在优惠月中可以优惠够买并赠送小礼品
四、 培训班和专题讲座
五、 其他
1、 在当地应有不少于两次关于展示会活动的报道。
2、 产品的宣传海报及演示样机，由XXXX计算机公司负责提供。
3、 展会期间如有新产品促销价格，将另行通知。
4、 展会结束后，所有新产品恢复原价销售（注：优惠卡可滞后一到两个星期）。
5、 奖品及奖项设置
跟 进 篇
专题展示会是XXXX计算机有限公司与当地代理商联合举办的，会后的跟进是达成购买的关键步骤。
由于展示会前的周密准备和展示会的圆满成功，在当地市场已形成了一批准用户群，前期已经作好宣传与讲解，如何促成购买是会后跟进的关键。
一、展会前后的媒体宣传
1、 在硬性广告上提出展示会的活动主题。
2、 会后在软性广告上报道展会圆满成功，后期还有活动。
3、 XXXX计算机公司也将利用媒体优势在全国性报纸跟踪报道各地展会情况，造成全国联动，相互促进，推动大市场向前运动。后期活动和展会紧紧相连，起到连带效果，花一次钱，办两件事，同时又有连续性，让用户感到无时不在，又可带动一批新用户，引发XXXX电脑系列产品在当地大规模销售。
二、 展会后的善后工作
1、 整理展会签到名单及调查表和申购单
分出三个等级用户
★ 展会印象良好，即可购买名单（一类）
★ 展会后有计划购买名单（二类）
★ 展会后可培养潜在用户名单（三类）
2、 制作展会后资料
★ 优惠月政策单页资料
★ 优惠月横幅
★ 多种版本宣传资料放门市发放
三、 优惠销售月活动
以优惠价格、优质服务为主题在门市开展销售活动
★ 在门市张挂横幅
★ 跟进一、二类用户，促成购买

★ 对第三类用户进一步宣传，引其到公司洽谈
★ 与样板用户及大用户建立良好关系

展示会招商宝典
确定展示会主题、规模及用户对象后，就可以进行招商工作，根据不同的用户基数，采取不同的方式及手段。
一、 通用招商模式
（一） 媒体宣传（硬性广告）：
1、 大众媒体：
（1） 传播范围广
（2） 用户基数大
（3） 针对性差
（4） 反馈率低
（5） 易操作
2、 专业媒体
（1） 传播范围小
（2） 用户基数大
（3） 针对性强
（4） 反馈率较高
（5）易操作
（二） 独立操作：
1、 电话、传真；
2、 寄送邀请函；
3、 寄送请柬或入场券；
二、 协作招商模式
（一） 传媒服务协作：
1、 文化传播公司：
（1） 传播范围较大；
（2） 用户基数较大；
（3） 针对性较强；
（4） 反馈率较高；
（5） 有效反馈率高；
（6） 较难操作。
2、 大中专院校：
（1） 传播范围小；
（2） 用户基数小；
（3） 针对性较强；
（4） 反馈率较高；
（5） 有效反馈率低；
（6） 易操作、可靠性差
（二） 营销渠道协作：
1、 代理经销商：
（1） 传播范围小；
（2） 用户基数小；
（3） 针对性强；
（4） 反馈率较高；
（5） 有效反馈率高；
（6） 易操作。
2、 业内合作伙伴：
（1） 传播范围小；
（2） 用户基数小；
（3） 针对性强；
（4） 反馈率较高；
（5） 有效反馈率高；
（6） 较难操作。
（三） 行业用户协作：
1、 展会协办单位：
（1） 传播范围小；
（2） 用户基数小；
（3） 针对性强；
（4） 反馈率低；
（5） 有效反馈率低；
（6） 较难操作。
2、 典型行业用户：
（1） 传播范围极小；
（2） 用户基数极小；
（3） 针对性极强；
（4） 反馈率低；
（5） 有效反馈率极高；
（6） 较易操作。

XXXX电脑专题展会申请

申请单位名称

展会主题

时间

展会规模

展会地点

协办单位

主要宣传媒体及形式

展会主要针对对象及目的

活动期间销售政策伏惠方法

大致费用预算

展会筹备与实施计划安排
展会所需资料物品

XXXX计算机公司意见

负责人签字

展会费用冲抵表
年 月 日

展会时间

展会地点

费用名称
金额
备注

合计

冲 抵 产 品
产品名称
单价
数量
金额
备注

合计

应收：
预收：

总经理： 市场部经理： 渠道经理：