xxx分公司会议室使用管理办法.doc

xxx分公司会议室使用管理办法一、目的为了充分利用会议室的功能，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，制定本制度。二、适用范围1、本制度适用于分公司全体员工（含劳务工）。2、会议室类型：会议室名称地 点使用范围 容纳人数备注多功能厅新大楼九层公司级会议160人左右智真会议室新大楼八层公司级（超高清视频）会议10人左右301小型会议室新大楼三层公司级会议、部门会议、临时会议、紧急会议24人左右302高清会场新大楼三层公司级（高清投影）会议、经理办公会、公司月会、例会、培训30人左右303小型会议室新大楼三层公司级会议、部门会议、临时会议、紧急会议14人左右304标清会场新大楼三层公司级（视频电视电话）会议、经理办公会、公司月会、例会、培训100人左右305中型会议室新大楼三层公司级（投影）会议、经理办公会、公司月会、例会46人左右306贵宾室新大楼三层公司级领导接待、座谈11人左右沙发七楼会议室新大楼七层部门会议、临时会议、紧急会议30人左右六楼会议室新大楼六层部门会议、临时会议、紧急会议30人左右五楼会议室新大楼五层部门会议、临时会议、紧急会议30人左右一楼会议室新大楼一层部门会议、临时会议、紧急会议30人左右三、会议室的使用规定：1、会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪借他用。2、公司会议室的管理由分公司综合部统一负责。会议涉及使用的设备及设施由指定专人负责保管、管理与调试。3、非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。4、为了避免会议发生冲突，各部门如需使用三层各会议室、八层智真会议室、九层多功能厅，需提前1天向综合部提出申请并填写会议室使用申请表，以便统一安排；各部门如需使用一层、五层、六层、七层、八层会议室，需在各会议室管理人员处填写xxx分公司会议室申请使用情况登记表后，方可使用。临时召开的紧急会议需要占用会议室时，需提前2小时向综合部提出申请并登记。任何部门或个人使用公司各会议室都必须在会议室管理人员处填写xxx分公司会议室申请使用情况登记表后，方可使用。5、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员、使用设备等，以便提前准备，确保会议顺利进行，如有需要其他部门协办的事项需提前注明，以便根据实际情况做好相关服务工作。6、如遇到会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。7、 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱惜会议室的设备及物品，如视频设备、投影仪、背投电视、音响麦克、桌椅、地毯等，贵重物品由专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作。如因个人原因造成设备设施的损坏，须照价赔偿。8、 会议结束后，相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应及时报综合部，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。四、相关管理部门职责：1、综合部管理职责：综合部负责通知会议室使用时间及使用要求，做好各部门之间在会议室使用上的协调工作，并负责监督、考核物业公司的会场管理及服务工作。2、网络部职责：网络部负责对各会议室视频系统维护、管理和检修，系统维护人员要定期对物业服务人员进行会议系统使用、管理的培训。3、物业公司管理职责：（1）物业公司对各会议室应安排专人进行管理；（2）各会议室管理人员应熟练掌握各会场会议系统的各项功能；（3）各会议室管理人员负责会议室使用的登记、会务服务和桌签的使用；（4）会议室地毯、桌椅等的管理维护以及空调、灯光、音响、话筒、显示屏、茶叶、烟灰缸、投影仪等会务用具的使用管理；（5）会议室内的所有物品未经综合部批准，不得私自转借他人或挪借他用。若要借用会议室内的物品，需经综合部批准，并填写物品借用申请表，并要及时归还原处。（6）物业公司人员及时做好会议室的卫生保洁工作。五、会议室服务要求1、会议室物业服务人员必须热情主动、文明礼貌、仪表端庄，工作期间必须统一着装，必须服从综合部统一安排。2、各会议室管理人员必须自觉接受网络部系统维护人员的定期培训，要主动熟悉会务服务相关业务知识和技能，加强会务服务水平，提高应变能力。3、各会议室管理人员按照会议室使用申请表上注明的时间，必须提前15分钟做好相关准备工作，并按照使用要求提供相关会务服务，如：空调、灯光、音响、话筒、投影仪、显示屏、茶叶、烟灰缸、会标、桌签、会议用具、果盘、鲜花摆台等是否到位，并逐一对照落实。4、会议期间，会议室物业服务人员应每隔20分钟倒一次水。5、物业公司必须定期对会议室设备、设施进行定期检修，发现问题要及时修复，落实解决。6、会议结束后，物业服务人员应及时清理会场，离开会议室前必须关掉空调、灯光、门窗，并请会议室使用单位填写会议室物业服务情况考核表，主动征询参会人员意见。六、本办法最终解释权归分公司综合部。附件一：会议室使用申请表附件二：xxx分公司会议室申请使用情况登记表