商务交流总结.doc

会议带来哪些机会：
1. 受益于别人的知识和观点。
2. 从同事的背景和经历中获得大量的信息。
3. 对所执行政策或决策的参与感
4. 更好的了解和正确的评价同事，促进团体合作精神。
5. 与别人交换你的个人思想
6. 以别人的眼光来评价自己的信念，态度和观点。
决策方法：权威决策法，投票表决法，趋同决策法；一致同意决策法
权威决策法：由主席直接决定，快速高效，大数人可能没有机会表态
投票表决法：投票的时机很重要，可能会引起群体分裂；少数人因为不同意而拒绝承担责任
趋同表决法：倾向于多数人的决定；决策周期较长；要求所有人都静态，往往很难达成
一致同意决策法：要求所有人都同意；实际很难达成
形成阶段：形成阶段；动荡阶段；规范阶段；运行阶段
形成阶段：受抑制，被监视，戒备而又具有温和的行为时期。
动荡阶段：信心增加，与个性，态度，标准，信仰等相关的冲突出现，感情表达强烈。
规范阶段：组织，制度和标准得以建立，有更高的任务有待完成。
运行阶段：具有内聚力，相互支持，有灵活变通性和生产能力。
领导风格：民主的，独裁的，自由放任的
主席的职责：
1. 设定会议的目的，明确会议的主题
2. 确定会议议程，明确参加会议人员
3. 安排会场，布置会议设施；指明会议记录员和会场协助人员。
4. 明确讨论范围，确保与会人员按顺序依次发言
5. 控制会议进程，做最后的会议总结
导致会议失败的原因：
会议目的不明确； 会议本身没必要召开； 没有提前做好准备； 不应该参加会议的人员出现了；
会议的时间安排不合适 ；会议的地点安排不合适 ；与会者的参与方式不正确 ；主席未尽到应尽的职责。
有效交流给企业带来哪些好处：
建立良好的工作关系；更有效的做出决策；提高工作积极性，提高工作效率。
如何集中注意力保持良好倾听：
抵制分心；记笔记；以开放的心态听；保持兴趣的听；帮助讲话者；听前做好准备....
视觉辅助手段：白板，翻板纸，模型或试验；实物；幻灯片，投影仪，闭路电视 一般原则：直观，辅助性
开会的目的：咨询；做决定；提出想法；解决问题；说服对方；谈判；总结；分享信息；交流观点
演讲计划：目的？听众？演讲形式：主题演讲结合自由提问？结构：开场白，正文和结束语？
内容？视觉辅助手段：投影仪，幻灯片等。
演讲目标类型：告知或描述；指示或解释；说服或激励；招待或娱乐性；
群体规模扩大产生哪些后果：
1. 完成任务花费的时间减少。
2. 群体可能对一些小问题降低了敏感度。
3. 采取一致同意的决断减少，独裁式的决断增加。
4. 经常在群体中做出贡献的人与群体中的其它人鸿沟加大
5. 领导者要花费更多的时间来协助工作。
认真倾听的意义：鼓信关解理
对他人是一种鼓励；可以了解全部的信息；改善人与人之间的关系；解决异议和问题；可以促进人与人之间进一步的理解。
商业信函的类型：
肯定的：订单；中性的：个人证明；否定的：拒绝信贷；说服式的：推销信
视图演示的优点：吸信理呆趋数关口别
吸引注意力；及时提供信息；易于理解；避免呆板；表明趋势；突出特殊数字；显示某种关系；强化口头信息；突出显著区别
影响群体有效性的不可控变量：
群体变量：群体规模；成员的个人及心理特点；成员的和谐共存；成员原来的地位；预先建立的交流渠道
环境变量：群体的自然位置；群体在组织等级制度中的位置；群体在组织/社会的相互关系
任务变量：任务性质；任务困难程度；任务要求
影响群体有效性的可控变量：
领导风格；群体对任务的激励；成员间的友好关系；成员参与的方式与程度
讲话适用于小组讨论；面谈适用于人与人之间的交流，访问客户等；打电话适用于长距离的交流，即时讨论解决问题。
电话：快速高效，平等，遮盖作用；
邮件：节约成本，可以搁置等待，可以存档，方便回顾；
传真：节约时间；节省费用；比信函方式随便一些；可以更快速的作出回复
工作网：在工作中，人们通常不单独处理事务，在他们周围有一群提供信息及支持的人形成的工作网，他们互相帮助，建立并维持良好的关系。直接上司，直接下属，总裁，顾问，各部门经理，同事，顾客，供应商，工会，低级职员