口头交流技巧与写作技巧.doc

· 自我了解
· 积极倾听
· 口头交流技巧
· 领导才能
· 领导技巧
· 培训者能力
· 人际关系问题的解决
· 系统方法
· 写作技巧
· 忠告
· 主见
· 创造力
自我了解

自我了解就是对自己的个性怎样影响他人的准确感觉的程度。自我了解的获得源于我们对自己的影响，经历的新情况和从别人那里得到反馈。我们只有清楚了解自身的的价值和潜力，明白自身独一无二的个性，才能够更加真实的认清我们自身。显然，这种观察很难评估或传达给别人，自我了解的寻求总是其个人的探索。
自我了解之所以对管理者有价值，原因在于：
（1） 一个不恰当的自我概念能够激怒他人或使他人沮丧；
（2） 对自己有准确人事的人能够承担压力；
（3） 自我了解能够保证人们没有偏见。
一个加深自我认识的实践方式是从别人那里收集反馈的过程。这个过程描述了别人对它的印象。训练程序用来帮助培养受训者对他人的敏感性。小规模团体能够形成一个关系较近且相互支援的氛围，从而使参与者切实的认识自己并知道怎样观察别人。这样，一个特殊的观察场所出现了，它能够对所涉及的事物有一个多方面的影响。

积极倾听

倾听他人讲话是很困难的。除非你确实想听他人的观点，否则很少愿意主观倾听别人谈话的内容。你需要发展“放松的集中”的能力，它会向别人表明“我已准备好听你说”。有一些特殊的技巧可以帮助人们形成这种积极倾向的能力。例如反应、概述、澄清阐明和探询。
积极倾听对于管理者而言是很有价值的。因为：
（1） 可以获得更多的资料；
（2） 可以得到更好的方法；
（3） 可以暴露而不是隐瞒问题；
（4） 可以改善与他人的关系；
（5） 可以使人们觉得个人的工作倍受重视。
提高倾听技巧的一种实用方法是练习，并从你自己的能力上得到反馈。积极倾听是一系列技巧的集合，可以学习并可提高。好的聆听者是培养出来的而不是天生的。
口头交流技巧

口头交流的技巧包括语言的精致选择，有逻辑的表达，完整的讲述，冗长无用信息的避免，客观性和保持听众兴趣的能力。优秀的演讲者能够赋予每一词汇更丰富的渲染力。
口头表达能力对于一名管理人员来说是很有用的，因为：
（1） 可以表达和讨论重要观点；
（2） 管理者较易于说服别人，可以赢得更多支持；
（3） 同事之间较容易达成协议；
（4） 误解很少会发生；
（5） 争辩、辩论的质量会提高，决定会较快做出。
可以通过获得个人风格的反馈信息来提高口头表达能力，这种能力在经验丰富的专家指导下，经过反复巩固才获得的。
领导才能

会议虽然常常花费很大，而且有些管理者对开会也很反感，但是它仍然不失为一个好的交换信息、任务、决策或做计划的机制。很少有人能有技巧和聪明才智，在会议上不犯错。因此需要规则和控制，这个角色由主席扮演，他按照管理程序做事，挖掘每个人的潜力，作为主持的主席需要运用诸多的领导技巧，特别是自我了解的技巧。管理人员必须认清事实，采用系统的方法，有效的鼓励或控制员工，在各个部分间搭桥。
对管理者来说，管理才能是有价值的，因为：
（1） 无效的会议浪费时间和资源；
（2） 有效的会议能做出好的决议，解决问题；
（3） 有影响力的注意能有更好的职业可供选择；
（4） 与会者尊重真正的领导才能；
（5） 行为计划很可能带来良好的效果。
管理者可以通过种种途径提高自身的领导能力，如观察专家的工作、现场训练、出席理论研讨会与实践和技术训练。良好的智力、能力是成功扮演这一角色的必要条件，同时，主席具备的人格力量和与不同的人“打成一片”的能力也是十分重要的。
领导技巧

有效的领导能力是一系列重要的交流技巧。如果使用不适合的领导方式，就会失去很多机会。有效的领导者由两个杰出的品质：一是设计和交流所谓强者印象的能力；另一个就是支持和指导他们的追随者所需的交流技巧。
支持的行为意味着你必须去了解下属，关系他们的想法和感受，鼓励他们做得更好。指示行为意味着告诉下属去做什么，并给他们指出做这些事的正确方法。每一个下属都需要支持和指导。这决定于下属执行这项任务的意愿和能力。当下属变得更有能力时，他们就不再需要领导的过多的支持性为了。
领导技巧对管理者来说是有价值的，因为：
（1） 大多数管理者的能力是由在这个角色中的表现来评价的；
（2） 减少他人的不满的行为；
（3） 提高总体水平；
（4） 人们会贡献出更多的自然能力，因此他们有更大的工作满足；
（5） 提高利用优秀人才的程度，使阻止受益。采用特殊的训练课程、模仿、工作中的劝告和训练等可以提高管理者的领导技巧。他们可以从现存体系得到的反馈中受益，这通常是从属下完成的问卷中收集到的，讨论这些数据，可以揭示出存在的优势和问题。此外，有许多训练还可以影响领导情境。
培训者能力

管理者的一个主要任务就是通过帮助员工提高个人能力来使自身素质和能力得到不断的提高。这是一种极具效率的管理方式。对于提高组织绩效的质量，培训和发展是不可或缺的。一些管理者认为培训工作无关紧要，并且认为培训常常干扰他们关注于“重要”问题的注意力。这种看法是极其错误的。事实上，培训是最有效的管理工具之一。
培训技术包括指导、试验、征询、教练，获得回馈，远距离学习、团队建设、审视、评价和项目评估。如果组织内缺乏对特定设施或装备的需求，那么这些技术就常常以非正式的形式展开。管理者可以将其管理空间转化为学习环境，并因此更有效的利用组织内资源来提高员工的学习热情。
培训能力对于管理者而言，是十分有价值的，这是因为：
（1） 管理者可以拥有控制员工绩效的可接受的技术；
（2） 随着员工更富有的能力，整体的道德感将增加；
（3） 减少不良绩效状况产生的状况；
（4） 产出标准将在质量、数量和可行性中获得改善。
可以通过阅读、接受别人指导、参加特别的培训课程的形式来发展自身的培训能力。管理者也可以从了解人力资源发展的状况和促进人们学习的各种因素过程中获得相当的收益。
人际关系问题的解决

对下述六个问题的回答有助于解决人际关系中存在的诸多困难：
（1） 你解决人际关系的问题的方式是什么？
（2） 你希冀的行为与既定行为之间细微的差异有哪些？
（3） “困难”任务或组织是如何看待交流困难的？
（4） 你正在采取哪些方法去解决诸多困难？为什么这些方法没有得到明显的效果？
（5） 为了使行动更加依据既定的规则而展开，你是否制定了不断反馈和提出忠告内容的合适战略？
（6） 如果你的战略失败了，你准备怎样做？
人际关系间交流问题的解决对于管理者而言，是十分有价值的。这是因为：
（1） 可以发现手下工作效率低的员工，并且有助于提高其能力；
（2） 管理者会更加有利的提高自己发展的空间；
（3） 当人们看人际关系交流的难题已被积极的加以解决时，提高绩效的热情和动机便得到进一步的激励。
提高个人解决人际交流难题技巧的有效方式是在导师的帮助下，从经验积累中学习。通过实践，回馈和征询他人意见，交流技巧的学习便会得以高效的进行。
系统方法

用有条理的方法来解决问题和做出决定就叫做系统方法。它强调理性、逻辑、严格和有条理的态度及技巧。他们从科学研究的优秀传统中吸取精华，但还需要直觉和创造过程结合起来。
一种系统的方法对管理者是有价值的，因为：
（1） 问题可以被有效的解决；
（2） 决定会更加明智；
（3） 减少管理者的不安和压力；
（4） 会议会更高效；
（5） 减少无谓的追求，节省时间。
学习第一手的经验，阅读、观察专家工作和参加特殊训练课程，这些实际方式可以提高你使用系统方法的能力。管理者发现系统训练的价值后，就会很容易的理解和把握它在日常管理工作中的巨大作用。
写作技巧

写作技巧包括词语的选择，句式结构的安排，段落的划分；逻辑线索的展开，文章的总体结构平衡和相关图形的说明。这些技巧之外，富有逻辑的思考，相关概念的合理使用，事件的表述更是十分重要的。论文、报告和建议书都是管理者写作成果的一部分。说明书、信件、定期报告等也是管理者常常所要求的。
绝大多数管理者往往花费大量的时间用于阅读、写作和分析数据。管理者的任务在于处理计算机所难以解决的复杂问题。同时，管理者还必须预先明晰能做什么，应该做什么。产量、生产技术和市场份额的提高及个人相关政策的修订都是管理者必须给予高度重视的问题中的一小部分。对于敏锐分析当前现实，写作分析是必不可少的。
在组织的各个层次上，写作技巧都是必须的。技术人员必须具有写出让人能够读懂的报告的能力；而销售人员则应能够写出清晰、结构均衡的信件，这些文件代表着组织的对外形象，所以具有良好的写作能力是相当重要的。对于规模庞大的组织更是如此。
写作技巧对于管理者是有价值的。这是因为：
（1） 更重要的思想将被充分的考虑；
（2） 能够更好的剖析复杂的环境；
（3） 写作中所反映的想法能够被充分的考虑；
（4） 把某些事情写下来是一条有价值的原则；
（5） 人们的表现可以通过其写作的质量来加以评定。
可以从专家那里和参加特定的写作培训班来获得提高写作的技巧。而管理者也可以从质量上乘的文件中来模仿，从而提高其写作技巧。
忠告

忠告可以帮助人们更好的了解自己，去解决个人问题并采取诚实的、积极的生活方式。这需要情感和情绪被尊重，即使他们会显得不合逻辑。管理者不愿意去钻研忠告这一复杂主题，但他们可提高应付诸如愤怒、疑惑、有压力、压抑、焦虑、骄傲、热情、恐惧这些感情的能力。
人们通常认为管理是一种严厉和强硬的行为，不需要建议者那种“软弱”的技巧。但是实际并不是这个样子，人的行为是受感情和情绪影响的，管理者应参与到建设积极的关系这门艺术中去。这需要建议者的敏感和技巧。
忠告对于管理者有价值，因为：
（1） 管理者与他人的关系更为融洽；
（2） 为工作和个人有问题的员工提供帮助；
（3） 潜在的严重问题会被及早检验出来；
（4） 当计划改变时感情因素就考虑进来，因此操作计划有很大的成功机会。
可以通过在指导下的练习和评论来提高忠告技巧。概念在开始是很有用，但技巧要在练习中总结。特别要指出的是，闭路电视能帮助管理者发展某种技巧，而不能形成主导形式。

主见

通过观察，一个较为普遍的现象是一些人在坚持自己方式方法方面要比其他人强得多。这种坚定、清晰并且具备个人意识的能力被定义为主见。
主见对于管理这是十分有价值的，因为：
（1） 各施所长会使人们感到“英雄有用武之地”；
（2） 其他人更关注一个有主见的管理者；
（3） 好的想法可以得到员工的认可和遵从；
（4） 权威人士的行为往往使人们深信不疑；
（5） 尽管人际关系难于协调，但仍要比对问题认识不清所带来的痛苦和危害要强。
管理者可以通过实践来提高他们的主见。参加特别的研习班，能够帮助管理者甚使自身所处的环境，认清能够阻止其坚持己见的相关因素。同时研习班还传授一些具体的判断技巧。例如传递清晰的信息；避免“批评”；重复你的观点；注重强调等。主见训练班对于未成年人或存在一些先天不足的团体，特别有用。
创造力

行业和科技的变化对今天的管理者已经产生了深刻的影响。对此做出的积极反映莫过于大胆的创新和对传统组织的等级制度的置疑。管理者必须成为锐意进取的改革者和富于创造的创新者。
创造力的形成需要就保持既定情境所需各种技术和观点的交流。你必须不断产生新的想法，收集信息，展开研究，评价风险和把握机会。有创造力的人能够重视人们习以为常的常规惯例，并在混乱和不确定性清理出明晰的内在线索。对于有创造天赋的人们，他们必须在清晰又充分的状况下，做出决定，唯有此，才能提高其预测的技能。事实上，即使我们在休息的时候，下意识所迸发的火花往往能提供更强大的创造力和更细节化的信息。
有心的想法仅仅是创造过程的一部分，新概念和新方法必须要与其他人交流。因为极端和背道而驰的想法往往更具诱惑力，所以创造力并不是很容易控制的。革新必须在冷静而又充满激情的矛盾状态下展开。成功的创造要求新的方法能在实际环境中得以良好的运行。管理者必须学会在想象和现实间协调，如果他们想扮演的是既富有创造力有切实可行的角色。创造力对管理者是有价值的。这是因为：
（1） 有创造力的管理者更有可能很好的应对变化和抓住机会；
（2） 当管理者更富创造力时，其决策的质量和数量也会获得进一步提高；
（3） 管理者可以从个人的工作中获得更多的挑战和满足；
（4） 组织顾客获得更好的产品和服务；
（5） 竞争优势更可能得以保持。
可以通过自学、创造性技术实践、团队建设和计划工作等实际手段来提高个人的创造力。创造力的基础是个人的自由度，所以个人必须时刻检验创造力受阻的环节和原因。有创造力的个人需要学会如何将个人的思想贡献积极的受益于他人。