各部门职务构成及职责描述.docx

北京西直门华星贸易大厦有限公司
部门职责文件

新华信管理咨询制作
2002年10月8日

北京西直门华星贸易大厦有限公司
组织结构图
行政部
董事长
总经理
副总经理
财务部
人力资源部
总经理办公室
销售部
招标采购部
物业管理中心
工程部
客务部
保安部
财务总监
退管会

物业管理中心组织结构图
物业管理中心主任

客务部
工程部
保安部
行政部

人培主管
值班经理
客务主管
应收主管
运营主管
行政主管
质控主管
内勤
内保主管
消防主管
空水主管
文秘兼调度
强电主管
弱电主管
综合维修主管

物业助理
商务员
物业助理
档案文秘
弱电领班
强电领班
空水领班
综合维修领班

强电运行技工
强电维修技工
弱电维修技工
空水运行技工
空水维修技工
综合维修技工

目 录
财务部部门职责 1
人力资源部部门职责 2
总经理办公室部门职责 3
销售部部门职责 4
物业管理中心部门职责 5
物业管理中心行政部部门职责 6
物业管理中心工程部部门职责 7
物业管理中心保安部部门职责 8
物业管理中心客务部部门职责 9
招标采购部部门职责 10
退管会部门职责 11

财务部部门职责

部门名称：
财务部
部门编制：
共3人
直属上级：
财务总监
岗位设置：
财务经理1人，财务主管1人，会计员（兼出纳）1人
部门职能：
根据国家有关法规制定和贯彻执行各项财务制度、政策和财务实施细则，办理财会事务，为公司经营决策和日常财务管理提供可靠的依据。保证公司财务的正常运转。控制降低成本，提高经济效益，促进公司近期、中长期经营目标的实现。

主要职责：

1. 负责贯彻执行国家有关法律法规制度及公司的各项财务管理规章制度；
2. 参与公司的各项重大事项决策，如对外投资、弥补亏损、利润分配等；
3. 负责组织检查公司各部门的资金收支情况和财务制度执行情况；
4. 负责编制年、季、月度财务报表及分析报告；
5. 负责设置会计科目明细账，并完成明细账的记账工作及总账汇总工作；
6. 负责审核报销单据、发票等原始凭证，并按照费用报销的有关规定，办理相关现金收支付业务；
7. 负责会计原始凭证、账册、报表等会计资料的整理、归档工作；
8. 协调与工商、税务部门、银行及客户的关系；
9. 总经理或上级交办的其它工作。

人力资源部部门职责

部门名称：
人力资源部
部门编制：
共3人
直属上级：
总经理
岗位设置：
人力资源经理1人，薪酬考核主管1人，招聘培训主管1人
部门职能：
贯彻执行国家有关劳动、人事工作的方针、政策、法规和规定。按照现代企业制度的要求，结合公司各项业务发展的需要，开展劳动人事工作，不断探索人事制度、用工制度、分配制度和保险制度的改革，逐步完善公司的激励机制和保障机制。

主要职责：

1. 根据公司的发展战略，编写人力资源规划报告并提交总经理审阅；
2. 负责拟订公司人力资源管理制度报总经理批准后予以实施；
3. 定期编制公司员工情况汇总表，并对岗位设置和人员编制的调整提出建议；
4. 参与公司重大人事任免事项；
5. 负责公司的人力资源开发、利用及人才储备工作；
6. 负责大厦本部员工的招聘、培训、配置、晋升和解聘工作；
7. 负责物业中心员工招聘、录用和解聘的最终审核工作；
8. 负责制定大厦本部员工薪酬考核方案，审批物业中心员工薪酬考核方案并组织实施；
9. 负责员工的档案管理、社会福利和保险等相关事务办理；
10. 负责公司与社会保障局、统计局等相关部门的业务往来；
11. 负责其它的人力资源例行工作；
12. 总经理或上级交办的其它工作。

总经理办公室部门职责

部门名称：
总经理办公室
部门编制：
共8人
直属上级：
总经理
岗位设置：
办公室主任1人，主任助理1人，档案管理1人，车辆管理1人，法律顾问1人，办公室员工3人
部门职能：
维护公司运行秩序，协调公司运行过程中的各种关系，提高公司运作效率；为公司领导层提供行政事务支持与服务，为公司员工提供后勤保障等工作。

主要职责：

1. 负责拟订公司行政管理规章制度，报总经理批准后予以实施；
2. 负责组织有关部门贯彻执行董事长和总经理部署的工作任务和计划；
3. 负责为董事长和总经理提供日常行政事务支持与服务；
4. 负责拟定公司公文、信件、会议纪要、季度和年度工作总结；
5. 负责公司法律事务的管理和咨询工作；
6. 负责对公司日常运行进行调度安排，包括安排公司领导日程，车辆管理，会议管理等；
7. 负责公司营业执照、法人代码证书的管理使用工作，以及公文信函、文件资料、电话传真、印鉴、介绍信的管理和使用工作；
8. 负责公司各类资料的档案管理工作；
9. 负责公司综合性后勤保障及员工福利工作；
10. 负责组织安排、接待外单位的来访参观、协作及业务联系配合工作；
11. 负责企业文化建设活动以及公司策划管理；
12. 负责汇总各类信息并上传公司领导；
13. 董事长或总经理交办的其它工作。

销售部部门职责

部门名称：
销售部
部门编制：
共4人
直属上级：
总经理
岗位设置：
销售经理1人，销售经理助理1人，销售主管1人，销售秘书1人
部门职能：
负责大厦的销售工作，积极开发客户资源，为大厦顺利运营做好前期和基础性工作。

主要职责：

1. 负责拟订公司销售管理规章制度，报总经理批准后予以实施；
2. 负责大厦招租过程中的前期市场调研、市场拓展和销售策划；
3. 负责完成指定的大厦租赁任务；
4. 负责与外部中介机构的联络和合作事宜；
5. 负责市场营销及其他相关活动的策划与执行；
6. 负责大客户的全程管理和跟踪；
7. 负责客户资源及网络的开发与建设；
8. 负责与客务部等有关部门做好客户交接工作、客户档案管理工作和客户信息反馈；
9. 总经理或上级交办的其它工作。

物业管理中心部门职责

部门名称：
物业中心
部门编制：
共47人
直属上级：
总经理
岗位设置：
物业中心主任1人，行政部7人，客务部9人，工程部26人，保安部4人
部门职能：
全面负责大厦的物业管理工作，维护大厦物业的运行秩序，提高物业的运作效率和经营效益，为大厦的进一步发展提供稳定的利润来源。

主要职责：

1. 负责拟订物业中心的各项管理规章制度，报总经理批准后予以实施；
2. 负责拟订物业中心重大经营项目方案，报总经理批准后予以实施；
3. 负责制订物业中心年度经营计划并执行；
4. 负责大厦日常的运行，包括人事行政工作、消防保卫工作、客户服务工作、工程管理等；
5. 负责物业中心对内对外的联络和接待工作；
6. 负责处理大厦的各种突发事件；
7. 负责向招标采购部提供物业中心物资需求信息和资料，必要时给予技术支持；
8. 总经理或上级交办的其他工作。

物业管理中心行政部部门职责

部门名称：
物业中心行政部
部门编制：
共7人
直属上级：
物业中心主任
岗位设置：
行政经理1人，行政主管1人，人培主管1人，质控主管1人，值班经理2人，档案文秘1人
部门职能：
维护物业中心运行秩序，协调物业中心内外部关系，提高物业中心运作效率；为物业中心员工提供后勤保障等工作；根据物业中心各项业务发展的需要，开展劳动人事工作。

主要职责：

1. 负责拟订物业中心行政管理制度，报物业中心主任及总经理批准后予以实施；
2. 负责物业中心各项日常行政管理工作，包括印章使用保管、办公设备管理、会议管理等；
3. 负责与大厦各职能部门之间的沟通与协调工作；
4. 负责物业中心员工的招聘、配置、晋升和解聘工作并向人力资源部报批；
5. 负责拟订物业中心员工薪酬考核方案，并向人力资源部报批，经批准后组织实施；
6. 负责制定物业中心年度培训工作计划，汇总物业中心各部门的专业培训计划，并组织实施；
7. 负责物业中心的后勤保障服务工作；
8. 负责配合招标采购部的工作，准确传达需采购物资的信息；
9. 负责与物业管理行业主管部门的联系和沟通；
10. 总经理或上级交办的其它工作。

物业管理中心工程部部门职责

部门名称：
物业中心工程部
部门编制：
共26人
直属上级：
物业中心主任
岗位设置：
工程经理1人；文秘兼调度1人；弱电主管1人、弱电领班1人、弱电维修技工2人；强电主管1人、强电领班1人、强电维修技工2人、强电运行技工4人；空水主管1人、空水领班1人、空水运行技工4人、空水维修技工2人；综合维修主管1人、综合维修领班1人、综合维修技工2人
部门职能：
负责大厦各种设施设备维修管理工作和设备更新改造，保证大厦设备运行节能、环保，负责客户进住大厦的二装监理，为客户提供最佳的硬件服务。

主要职责：

1. 负责拟订设备维修管理制度、操作规程、工作程序、重要设备和关键部位的设备管理规定，报物业中心主任批准后予以实施；
2. 负责拟订工程部年度预算、设施设备维修保养计划和人员培训计划，报物业中心主任批准后予以实施；
3. 负责大厦的动力、房屋、水暖、空调、消防、通讯、网络、有线电视、电梯、机器等各系统设施设备的维修保养工作。保证各种设施设备正常运转，为大厦各部门业务活动的开展和客户的活动要求提供技术保证；
4. 在春备夏、秋备冬的原则下，每年做好春秋中间期和冬夏送冷送暖期的设备检修工作，提前制订维修与检修方案，并组织具体落实；
5. 配合各部门做好重要接待活动、大型会议等临时性设备的安装、调试与管理，保证接待规格和业务需要；
6. 负责收集设备技术信息资料，建立健全设备技术档案；
7. 负责客户进住大厦的供电、空调、给排水、消防、电梯、弱电系统及建筑装修项目的方案审核、监理、验收及相关资料备案工作；
8. 总经理或上级交办的其它工作。

物业管理中心保安部部门职责

部门名称：
保安部
部门编制：
共4人
直属上级：
物业中心主任
岗位设置：
保安经理1人，内保主管1人，消防主管1人，内勤1人
部门职能：
全面负责大厦的治安、消防工作，维护大厦的工作秩序，及时有效的处理各种突发事件，做到寓安保工作于服务之中。

主要职责：

1. 负责拟订大厦治安保卫管理制度和责任制度，报物业中心主任批准后予以实施；
2. 负责治安保卫委员会和治保小组的组织管理工作，建立群防体系,定期整理安全信息并上报物业中心主任及公安机关；
3. 负责建立客户及物业中心员工基本情况档案，加强对重点部位人员的审查工作；
4. 负责使用保安监视系统，对大厦实施24小时监控，及时发现安全隐患和治安问题,并将解决情况上报物业中心主任；
5. 负责拟订各种治安、消防突发事件的应急方案报物业中心主任批准后予以执行，并对物管中心员工进行应急方案有关知识的培训；
6. 负责处理各种突发事件，做好报案登记和笔录，配合公安机关的案件调查和侦破工作；
7. 负责各项外围治安和交通工作；
8. 负责拟订大厦消防安全管理规定和岗位责任制，报物业中心主任批准后予以实施；
9. 负责各项日常消防安全工作，并组织全员消防安全考评工作；
10. 配合工程部和消防设备生产厂家，对大厦消防系统和设备设施进行维护保养，并定期检测；
11. 负责配合公安消防部门及其他主管部门的工作，建立良好的外部关系；
12. 总经理或上级交办的其它工作。

物业管理中心客务部部门职责

部门名称：
客务部
部门编制：
共9人
直属上级：
物业中心主任
岗位设置：
客务经理1人，运营主管1人，客务主管1人，应收主管1人，物业助理2人，商务中心3人
部门职能：
负责提供各类客户服务项目，及时将客户需求传达给有关部门作为工作指导和完善大厦服务功能的依据，积极开发新的服务项目，不断提升大厦的服务水准和客户满意度，以促进实现精品物业的经营目标。

主要职责：

1. 负责高质量的完成客户服务工作并建立良好的客户关系，例如客户入住管理，车场租赁，客户投诉处理，定期沟通和拜访；
2. 负责收集、整理和反馈客户意见及需求，并及时传达给有关部门作为工作指导和进一步完善服务水平与功能的依据；
3. 负责商务中心、员工餐厅和康体中心的日常行政管理和服务工作；
4. 负责监督大厦有偿服务分包商的经营情况；
5. 积极开发新的客户服务项目；
6. 负责大厦客户应收租金、应收费用的管理及客户欠款的催缴工作；
7. 负责制订各项环境管理计划并执行，负责保洁公司的管理和大厦公共区域绿化环境管理；
8. 负责公司部分对外联络工作；
9. 总经理或上级交办的其它工作。

招标采购部部门职责

部门名称：
招标采购部
部门编制：
共3人
直属上级：
总经理
岗位设置：
投标采购经理1人，采购主管1人，库房管理员1人
部门职能：
全面负责公司各项物品的采购和库房管理工作，既做到成本控制，又及时满足各部门的物资需求。

主要职责：

1. 负责拟订公司招标采购管理规章制度，报总经理批准后予以实施；
2. 收集各个部门的经审核的采购需求计划，制定大厦统一的采购计划，报总经理批准后执行；
3. 负责招标前和各部门沟通了解所需物资的详细资料；
4. 对物资的供应商及分供方进行质量、价格及服务的综合评估工作；
5. 按照采购计划和各部门汇总的所需物资资料制定招标计划并进行招标工作；
6. 负责保管采购的物资，对物资进行定期盘点；
7. 编制库存物资清单，招标采购汇总报告并呈报总经理和财务总监；
8. 负责日常库房管理工作；
9. 总经理或上级交办的其它工作。

退管会部门职责

部门名称：
退管会
部门编制：
共4人（其中兼职1人）
直属上级：
总经理
岗位设置：
退管会主任1人（兼），工作人员3人
部门职能：
负责处理公司各项历史遗留问题，做好非在职人员的管理工作，并协助党办、工会的工作，为公司的经营活动营造和谐的人际环境。

主要职责：

1. 负责公司对外欠款（截止到大厦开业前）的催缴工作；
2. 负责公司应付外单位款项（截止到大厦开业前）的处理工作；
3. 负责再就业服务中心人员的管理；
4. 负责离退休人员、内退人员等非在职人员的管理；
5. 做好党办、工会各项工作；
6. 负责处理公司其它历史遗留问题；
7. 总经理或上级交办的其它工作。